Samsø Festival Danmarks Hyggeligste Beredskabs og sikkerhedsvurdering Af Samsø Festival 2009
Indholdsfortegnelse : Ledelse Beskrivelse af Samsø Festival Planlægning Sikkerhed ved opbygning Pladsens indretning Scener Bod områder Camping områder Vagter Samarit og læge beredskab Brandsikkerhed Bilag med oversigtskort Bilag med ansvarspersoner Bilag med telefon liste Bilag med bartider Bilag med musikspilleplan Telefon liste Ledelse Samsø Festival ledelse består af en bestyrelse på 7 personer samt 3 bestyrelses suppleanter. Suppleanterne arbejder på lige fod med bestyrelses medlemmerne. De fleste med op til 15 års erfaring i at lave festival. Hvert medlem i den 10 mands store ledelse har flere ansvarsområder under sig, alle med hver sin område-formand. Hver område-formand har sammen med sin subformand sine medhjælpere i området at tage vare på. Alle formænd og subformænd er samlet til formandsmøde i foråret inden festivalen for at blive orienteret om nye tiltag mv. og for at følge op på sidste års evaluering som holdes med formændene kort efter festivalens afvikling. Dagen før festivalen går i luften er der igen en briefing af formænd samt subformænd. Efterfølgende mødes formændene med sine medhjælpere som orienteres om gældende regler og ikke mindst om hvor brandmateriel forefindes samt flugtveje. Desuden instrueres om vagtvogn og samaritternes placering. Det påpeges meget kraftigt overfor medhjælpere at ingen er beruset under sin vagt. Beskrivelse af Samsø Festival Samsø Festival er en tilbagevendende begivenhed som altid afvikles i uge 29. Der spilles musik på den store scene samt en mindre scene i et telt inde på festivalpladsen. I et mindre telt i bod området (kaldet Bette Bo ) findes en lille scene hvor blandt andet den årlige talentkonkurrence afvikles. Den store scene, hvor de store navne spiller, og en scene i teltet (Rullen), hvor der bliver spillet musik, mellem skiftene på den store scene.
Som nævnt bliver der på den store scene spillet musik af navne, som er mere kendte, samt er af den genre, som festivalen er kendt for. Musikken i Rullen er mere baseret på navne, som er up comings bands, samt i dagtimerne en del børneunderholdning. Der bliver solgt max 5.000 billetter. Udover det er der ca. 1.400 medhjælpere, samt ca. 600 gæster, VIP, m.m. Vi forventer størst publikums intensitet når pladsen åbner, samt ved afvikling af hovednavnene på de 2 scener. Publikums adfærd på Samsø Festival er generelt præget af en positiv stemning og godt humør. Festivalens størrelse, samt indretningen af samme, gør det overskuelig at overvåge publikums adfærd. Festivalens gæster er bred aldersmæssigt, lige fra den næsten nyfødte til pensionisten som er med sine børnebørn på festival. ( dog mest i dagtimerne) Planlægning Planlægningen af festivalen starter allerede efter evaluerings mødet om efteråret med alle formændene. Ud fra dette møde bearbejdes hvilke tiltag der er nødvendige at få på plads inden næste års festival. I løbet af vinteren drøftes alle forhold ned til mindste detalje så at når vi når hen til uge 29 så er der så meget som muligt planlagt ned til mindste detalje. Det er af stor nødvendighed at alle detaljer er klar da vi er afhængige af færgeruter der i forvejen er booket op i sommer perioden er booket op. Sikkerhed ved opbygning. Vi gør meget ud af at sikkerheden i forbindelse med opbygningen er i top. Alle der anvender kørende materiel skal have de nødvendige kurser og beviser for at arbejde med det ind lejede materiel. Traktorer, gummigeder, truck, samt kørekort. Festivalen udsteder lokalt kørekort/truck bevis som skal forevises på forlangende.
Alle der arbejder i højder er påbudt hjelm ( scene opbygning ), der gøres meget ud af finde personer der også i forbindelse med deres dagligdag er vant til at arbejde på stilladser og lignende. Kran arbejde udføres af ind lejede firmaer. Pladsens indretning Hele området hvor der holdes festival er opdelt i flere områder. Selve pladsen Hvor kun betalende publikum, gæster og festivalens egne medhjælpere har mulighed for at opholde sig. Backstage Hvor kun de optrædende og deres gæster opholder sig når de ikke er på scenen. Samt ledelse og andre som arbejder i området Bod området Hvor alle salgsboder er placeret, her har alle adgang. Området er dog indhegnet med kontrol ved indgangene, for at kontrollere at folk ikke tager egne drikkevarer med ind i bodområdet. Der findes 3 områder for camping. Et som er forbeholdt festivalens egne medhjælpere i telt, camplet eller campingvogn. Et som er forbeholdt festivalens egne medhjælpere og vip s i telt, camplet eller campingvogn. Endeligt et område til festivalens gæster hvor også medhjælpere kan camperer. I forbindelse med dette område er et specielt område for gæster med campingvogn. Hele gæstecampingområdet er indhegnet. Primært for at kunne kontrollere og holde øje med at kun folk der har købt billet til festivalen kan opholde sig og campere i dette område. I vagtvognen samt ved indgange til festivalens områder, forefindes kortmateriale over festivalområdet som indeholder indtegning af indgange, toiletter, scener, back-stage områder, barer, samaritter, brandmaterialer. Opholdssted til politiet til afhøring og lign. anvises på et møde der afholdes med festivalens vagtansvarlig hvor politi og personer fra Samsø Redningskorps deltager. I alle områder patruljerer vagter døgnet rundt. Alle med kontakt til vagtvogn via professionelt radio udstyr.
Fra vagtvognen har man hele tiden overblik over hvad der sker rundt på hele festivalen i det den har radiokontakt til alle vagtgrupper rundt på festival området. I vagtvogn og i alle festivalens boder og barer findes telefon med adgang til det offentlige telefon system. Rundt om festivalen etableres i samarbejde med Samsø Kommune ensretning af trafikken samt parkeringsforbud. Der findes belysning rundt om hele festival pladsen, samt i bodområderne. På camping områderne er der belysning ved hjælp af lyskæder, og ved hjælp af projektører. Ved ind og udgange er der ekstra belysning ved hjælp af projektører (byggelamper). Der er placeret vandhaner på alle områder både indenfor og udenfor hegn, hvor der kan tappes drikkevand. I alle telte hvor publikum befinder sig er der belysning ved hjælp af lyskæder, samt ophængt nødbelysning som tænder ved et evt. strømsvigt. Ligeledes findes lovbefalede UD skilte ved udgange fra telte. I alle telte forefindes brandspande, samt flugtplaner. Alle elektriske installationer etableres af kyndigt personel, erfarne elektrikere og maskinmestre som betjener generatorer. Alle installationer er udført efter gældende forskrifter og i samråd med repræsentanter fra Elrådet Alle personer i ledelsen kan kontaktes via telefoner Dette sammen med ca. 70 bærbare radioer gør at kommunikationen kan ske hurtigt dersom problemer skulle opstå. Vagter Vagt funktionen er opdelt i flere funktioner. Der er hold som tager sig af kontrol af armbånd ved forskellige indgange. Der er hold som 2 og 2 patruljerer rundt i bod området camping områderne selve festival pladsen, samt nogle som patruljerer på strandbakkerne og selve stranden.
Skulle der opstå problemer tilkaldes det professionelle vagthold, der består af folk som politiet har godkendt. (De Gule Vagter) Ved hver optræden er det aftalt med Produktions Maneger (PM) hvor mange vagter der skal være foran scenen. I tilfælde af problemer ved og foran scenen er kommandovejen følgende. Vagter giver via radio besked til vagtvogn om problemets omfang, de kontakter vagtansvarlig, som tager stilling om hvad der evt. skal ske (evt stop af musik i samråd med PM eller kontakter de professionelle vagter i tilfælde af optøjer). Der er 2 ind- og udgange til festpladsen. Disse ind-/udgange er bemandet med 4 til 6 personer af gangen. Deres opgave er at tjekke om gæsterne har gyldig billet, samt at de ikke medbringer ting, som kan være til skade for dem selv og andre. Kontrollen på festpladsen foretages af pladsvagterne, som i det tidsrum der er gæster på pladsen, rundere blandt publikum for at iagttage om der opstår uregelmæssigheder. Campings områderne er ligeledes bemandet 24 timer i døgnet og fremgangsmåden er her den samme. Med hensyn til parkeringsarealerne har vi parkerings områder med Parkering på eget ansvar, men der bliver jævnligt runderet på disse områder. Scenen og bagsceneområdet ledes af den ansvarlige (PM). PM har fuld ansvar for overholdelse af de gældende EU direktiver i forbindelse med leverance af lyd og lysanlæg, overholdelse af sikkerhedsprocedure vedr. opstilling, montering og nedtagning af udstyret, samt ansvarlig betjening af udstyret under festivalens afvikling. PM er på sceneområdet under hele opstilling/afvikling og nedtagningsperioden. Der forefindes bølgebrydere ( frontbarrierer) foran den store scene og foran scenen i rullen. PM har direkte kontakt til sikkerhedspersonale under hele festivalen. Sikkerhedspersonalet er formanden og subformænd for pladsvagter og scenevagter. PM, samt vagtansvarlig Anders H. Laursen, musikansvarlig Kirsten Vadmand samt formanden for festivalen, Einar Mortensen har beføjelse til at afbryde koncerten i situationer hvor der vurderes at der kan opstå en sikkerheds risiko.
PM er i direkte kontakt med festivalens ledelse. PM har direkte kontakt til samaritterne på pladsen. Der afholdes morgen møder hver dag under festivalens afvikling mellem PM og den musik ansvarlige fra Samsø Festival. Der er alkoholforbud for samtlige medarbejdere i scene-området. PM besidder en professionel lønnet stilling. Samarit og læge beredskab I nærheden af vagtvogn er placeret samaritter vogn. Der er døgnvagt i samaritter vognen. Holdet består af frivillige sygeplejersker, samt folk fra sundhedssektoren. Samaritter folkene har et godt samarbejde med øen s praktiserende læger samt Samsø Sygehus. Samsø Redningskorps er ligeledes orienteret om navne på de forskellige indkørsler til festivalen. Brandsikkerhed Placering af alt brandslukningsudstyr ifølge vedlagte kortskitse. (Bilag A) Ligeledes er pladsen indrettet, således at gældende brandregler overholdes, herunder flugtveje. Alt brandmateriel tilses dagligt og der føres protokol over tilsynet. Der er opsat oversigtskort der viser placering af brandmateriel, samt ved alle indgange til festivalens områder. Alle installationer af VVS, herunder gas, etableres af kyndige uddannede VVS personer. I bodområdet har alle bodlejere fået påbud om at have mindst 1. stk pulver slukker med, hvor der laves mad endvidere brandtæppe. Alle skal skilte med brandslukningsudstyrets placering.
Der tillades kun 1 ekstra gasflaske ved hver bod, hvor gas anvendes til tilberedning af madvarer. Alle salgsboder samt festivalens egne madboder gennemgås af den på Samsø ansvarlige veterinære myndighed, inden åbning. I lege området er der indlejet forskellige hoppeborge, klatrevæg med videre, der findes også en mindre sandkasse samt en mindre rutschebane der sker i et lukket rør. Der skiltes med at ophold her er på eget ansvar. Alle medhjælpere er pålagt at være ædru når man møder på sin vagt samt under vagten, der almindeligvis er på 4 6 timer. Overholdes dette ikke sendes person væk, sker det igen klippes armbåndet og personen blacklistes til næste års festival. Der er tegnet relevante forsikring overfor vore medhjælpere, hvis de evt. kommer til skade under arbejdet. I det hele taget afvikles festivalen i en særdeles fredelig atmosfære, hvor alle har det mål at være med til at skabe Danmarks hyggeligste festival. På vegne af Samsø Festival Einar Mortensen
Vigtige telefon numre. I hele juli måned fungerer en telefon nummerserie fra festivalpladsen således at opkald fra nummerserien 8792 3900 8792 3999 vil være fra festivalens område. Hovednummer 86591815 vil besvares på alle tider af døgnet, i uge 29, i dagtimer af kontor personale, i nattetimerne af den døgnbemandede vagtvogn. Andre vigtige numre er : 8792 3901 Einar Mortensen Formand for festivalen mobil 21704596 8792 3906 Anders H. Laursen Vagtansvarlig mobil 22124405 879 23931 Vagthavende i vagtvogn 8792 3941 Asley Cooke Produktion Maneger (musik og sceneansvarlig) 8792 3900 vagthavende i information kan omstille til alle på festival området 8792 3905 Thomas Svoboda, Pladsansvarlig mobil 23423105 8792 3942 Vagthavende samaritter Leder Hanne Stautz mobil 20252302