Afviklingsplan StudieRock 2015

Transkript

1 Afviklingsplan StudieRock

2 Indhold: Overall info.... Organisation og ansvar. Afvikler Frontstage.. Backstage. Tidsplan.. Walkie Talkie.. Cateringplan... Pladsplan... Beredskabsinstrukser.. Overall info. Tusind tak for din villighed til at hjælpe med StudieRock Vi vil bestræbe os på at levere et afslappet, hyggeligt og rart arrangement og det kan vi ikke gøre uden dig!:) Vi vil bestræbe os på at også du får en god dag/aften og det vil vi gøre gennem tilstrækkelig og klar information og ved at sikre at du får mad og drikke, et godt og positivt arrangement. Vi er alle ansvarlige for at bidrage til denne oplevelse på bedste vis Husk at læse nærværende og vær særlig opmærksom på beredskabsinstrukser bagerst i afviklerplanen. 2

3 Organisation & ansvar: StudieRock 2015 arrangeres af de videregående uddannelsesinstitutioner med Syddansk Universitet i spidsen og Kolding Kommune. Foreningen MusikKolding er hyret som afvikler-organisation og har dermed ansvaret for selve afviklingen af StudieRock Nedenfor skitserer vi MusikKoldings interne organisationsdiagram i forbindelse med afviklingen af StudieRock, således at I som hjælpere på dagen og andre eksterne samarbejdsparter kan se hvem der er ansvarlige for hvad og dermed også hvem der referer til hvem: MusikKolding Christian Haugk Frontstagemanager Lise Jelsbak Boder Security Catering Barer Ind- og udgang hjælpere Controller - Jesper Søvndal Kontanthåndtering Dankort Mobile Pay Kasseapparater Ad Hoc Backstagemanager Christian Haugk hjælpere EL Scene Backstagevogne Stagemanager Claus B. Henrisken Afvikler: Foreningen MusikKoldings afvikler og hovedansvarlige for arrangementet er Christian Haugk (CH) og Lise Jelsbak (LJ). Data: Christian Haugk - chau@kolding.dk, tlf.: Lise Jelsbak lijh@kolding.dk tlf.: Skulle der være tvivl om noget, uanset hvad så kontakt ovennævnte. Afvikleren fungerer som hovedansvarlig og koordinator og skal kontaktes ved tvivl, ændring af aftaler på dagen inden disse forekommer og i det hele taget hvis der er spørgsmål eller andet. Afviklerens rolle på dagen er at sikre at alt går som planlagt og samtidig sikre løsninger, hvis der opstår behov for dette. Afvikleren vil således cirkulere på og udenfor pladsen og kontakte jer på forskellige tidpunkter for at høre hvordan tingene fungerer. Afvikleren er således også koordinator i forhold til myndigheder, beredskab, bands og hjælpere mv. 3

4 Frontstage: Ansvarlig: Lise Jelsbak Hansen, Controller: Jesper Søvndal Jønsson, Frontstage definerer alt på selve pladsen, dvs. boder, ølvogne, hjælpere tilknyttet disse, ind- og udgangskontrol, security, catering, kontanthåndtering mv. Alle hjælpere med opgaver i relation til ovenstående refererer til Lise. Jesper er primært på opgaver vedr. kontanthåndtering, Dankortmaskiner, kasseapparater, crew-id, T-shirts mv. Frontstage afholder et samlet infomøde udenfor kantinen (inde) på Syddansk Universitet, kl. 15:00, fredag den 4. september. Alle hjælpere med opgaver frontstage vil på mødet blive briefet nærmere ift. opgaver, forplejning, sikkerhed mv. Ligeledes vil der blive udleveret T-Shirt samt crew-id til frontstageareal. Backstage: Ansvarlig: Christian Haugk, chau@kolding.dk, Stagemanager: Claus B. Henriksen, clausbhenriksen@gmail.com, Backstage definerer det areal der er bag ved hegnet/scenen, hvor teknikere, bands og backstagehjælpere holder til. Alle backstagehjælpere refererer til Christian og Claus. Udover hjælpere vil der også være teknikere/managere fra bands, teknikere fra Skolander Lyd & Lys samt folk fra leverandør af scene. Vi arbejder med et opstillings- og klargøringshold (hold 1) som arbejder fra 06:30 til 14:30, et afviklings hold som arbejder fra 14:30 til koncerten er slut, og et nedpaknings- og oprydningshold (hold 2), som arbejder fra kl. 23:30 til slut (ca. 02:00). Der er briefing som anført nedenfor: Hold 1: kl. 06:30 backstage (opgaver, igangsætning mv.) Afviklingshold: kl. 14:30 backstage (sikkerhed, kommunikation, praktik) Hold 2: kl. 23:35 backstage (opgaver, igangsætning mv.) 4

5 Tidsplan: Torsdag den 3/9: Kl. Aktivitet: 15:00 Load in - køletrailer - royal unibrew 15:30 Load in - Generator/el-grej 16:00 Load in - arr.kontor (MK-grej) Fredag den 4/9: 06:30 Load in - scene 07:00 Load in - Manitou hegn mv. 09:00 Load in bandvogne 10:00 Load in - lyd/lys 10:00 load in - Royal Unibrew - barer mv. 12:00 Load in - diverse boder/toiletter mv. 16:00 Pladsen åbner 17:00 MUSSE 17:45-18:30 Omstilling 18:30 Scarlet Pleasure 19:30-20:15 Omstilling 20:15 Carpark North 21:30-22:15 Omstilling 22:15 Suspect 23:30 Pladsen lukker Walkie talkie: Der er et begrænset antal walkies til rådighed og de fordeles jf. nedenstående. Det er vigtig at der er en stram disciplin for brugen af disse, da kanalerne skal være tilgængelige i forbindelse med opståede situationer der skal håndteres. Nærmere info om brugen gives i forbindelse med briefing: Følgende personer/positioner får en walkie: Christian Haugk Lise Jelsbak Hansen Jesper Søvndal Jønsson Claus B. Henriksen Security (1 stk. de har deres eget system herudover) Mixertelt Bar 1, 2 og 3 (baransvarlige) Samaritter (1 stk.) Catering (1 stk. ansvarlig) I alt 11 stk. 5

6 Cateringplan: Cateringansvarlig: Jytte Gøttig, Vi sørger naturligvis for at der er sandwiches og varm mad på forskellige tidspunkter i løbet af dagen. Da det er en lang dag med masser af travlhed håber vi på jeres fleksibilitet og forståelse ift. planlægningen, men vil forsøge at arbejde efter følgende plan: Morgenmad til morgenholdene Frokost ved 12 tiden Sandwich om eftermiddagen Aftensmad (3 hold i tidsrummet 19:00-20:30) Nat-sandwich til nedpakningshold Pladsplan: 6

7 Beredskabsinstrukser: Formål: Formålet med denne beredskabsplan er at sikre at arrangør og hjælpere er bedst mulig forberedt til at håndtere kriser og ulykker i forbindelse med afvikling af StudieRock, fredag den 4. september 2015 Dækningsområde og periode: Beredskabsplanen skal sikre at alle ved hvem der foretager hvad i uforudsete situationer. Ligeledes hvem de skal kontakte og hvordan de skal forholde sig under følgende situationer: Brand Personskade Ved større krise/ulykke vil offentlige instanser have ansvaret og ledelsen på skadeområdet. I de situationer hvor det kræves, vil beredskabsorganisationen (BO) i samarbejde, bistå med at sikre bedst mulig beredskab fra lokalt hold. Beredskabsperioden er gældende fra fredag den 4.. september 2015 kl. 16:00 23:30 Sikkerhedspersonale: Sikkerhedspersonalet udgøres af foreningen MusikKoldings ansvarlige ledelse, samt ansvarlige teknikere og frivillige på dagen, samt et security team Beredskabsinstrukser ved personskade: Stands ulykken: Stop eventuelle maskiner og arbejdsprocesser. Afspær om muligt området Red: Giv livreddende førstehjælp. Sikre vejrtrækning: 1. Skab frie luftveje 2. Giv kunstigt åndedræt 3. Sikre blodcirkultationen 4. Stands blødningen 5. Giv hjertemassage Alamér: Oplys: Ring til alarmcentralen via mobiltelefon eller telefon fra SDU, tast Fortæl at der er brug for ambulance og; Hvem du er At du ringer fra arr. StudieRock Adressen, Universitetsparken 1, 6000 Kolding Det telefonnummer du ringer fra 7

8 Hvad der er sket Hvor mange tilskadekomne der er tale om. Red: Giv almindelig førstehjælp Fortsæt den livreddende førstehjælp Skaf tæpper o.a mod klimaet/kulde Hent forbindingsstoffer og tildæk sår og læsioner Giv psykisk førstehjælp tal beroligende med den/de tilskadekomne Ambulance: Orientér: Oplys: Modtag ambulance ved indkørslen til campusområdet Sikre at sikkerhedspersonalet informeres Fortæl hvad der er sket; Hvor mange der er kommet til skade At en ambulance er rekvireret Hvem du er Sikkerhedsmøder: Alle involverede parter vil modtage skriftlig beredskabsplan, risikovurdering og afviklingsplan der beskriver de respektive opgaver og udførelse af disse. Herudover vil der blive afholdt briefing om afvikling, sikkerhedsprocedurer og beredskabsplan fredag den 4. september Overvågning og tilsyn på dagen: På dagen vil sikkerhedspersonalet have ansvaret for overvågning og tilsyn af de forskellige dele af koncertpladsen. Det vil således være MusikKoldings ledelse, frivillige i boder, backstagefolk, opsynsfolk, securityteam samt politihjemmeværnet der vil overvåge arrangementets forløb med henblik på at forebygge kritiske situationer. I tilfælde af brand: Instruktionen udsendes som en integreret del af nærværende beredskabsplan (side 4), ligesom den gennemgås ved briefing den 4. september Yderligere indeholder afviklerplanen som også udsendes samt briefes 4. september 2015, et kort over koncertpladsen hvor også nødudgange/flugtruter anskueliggøres. I tilfælde af personskade: Følger ovennævnte beskrivelse af Beredskabsinstrukser ved personskade. Denne udsendes som nævnt inden koncertdag og gennemgås også i forbindelse med briefing den 4. september Kort over koncertplads, der er en integreret del af afviklingsinstruksen der også udsendes og briefes den 4. september 2015, indeholder udover nødudgange/flugtruter også anvisning af ambulancevejen. 8

9 Beredskabsinstrukser ved brand: Evakuering: Anvis publikum til en af nødudgangene Red: Alamér: Oplys: Bring personer væk fra farezonen. Ring til alarmcentralen via mobiltelefon eller telefon på SDU, tast Fortæl at der er brand og; Hvem du er At du ringer fra arr. StudieRock Adressen, Universitetsparken 1, 6000 Kolding sig at de skal benytte indkørsel via Buen til Campusområdet Det telefonnummer du ringer fra Hvad der er sket Om og i givet fald hvor mange tilskadekomne der er tale om. Bekæmp: Begræns: Brandvæsen: Orientér: Oplys: Forsøg at slukke branden med nærmest egnede brandmateriel. Udsæt ikke dig selv for fare. Forsøg at begrænse branden med nærmest egnede brandmateriel. Udsæt ikke dig selv for fare. Modtag brandbiler ved indkørslen ved Buen til Campusområdet og vis brandfolkene til skadestedet. Ligeledes sikres at brandfolk ser oversigtstegninger over koncertplads. Sikre at sikkerhedspersonalet informeres Fortæl hvad der er sket; Hvor det brænder Om der er tilskadekomne eller personer i fare At brandvæsen er alarmeret 9