Dato: 27. maj 2014 Brevid: 2309476 Driftsaftaleopfølgning pr. 31. marts 2014 på Socialområdet I dette notat gives en endelig opfølgning på Driftaftale for Socialområdet 2013 og den afledte effekt for målopfyldelsen i 2014. Der gives samtidig en status for implementering af strategier på Socialområdet og økonomisk styring, der er en del af Driftaftale for Socialområdet 2014. 1. Driftsaftalen for 2013 Der gives en status på følgende områder: 1. Plan for implementering af strategi for Socialområdet 2. Udvikling af know-how til etablering af særlige tilbud 3. Dokumentation på enkeltsagsniveau 4. Kvalitetsvurdering 5. Gennemsigtighed: Indhold og pris 6. Økonomisk styring 7. Arbejdsmiljø 1.1. Plan for implementering af strategi for Socialområdet I forbindelse med implementering af strategien på Socialområdet blev der i 2013 arbejdet med fem projekter. Alle tilbud på Socialområdet var involveret i et eller flere projekter. På tværs af de fem projekter blev der arbejdet målrettet med information om de enkelte projekter. En gang om måneden var der nyheder om projekternes aktiviteter og resultater på Socialområdets Intranet. Let adgang til information om projekterne anses som væsentlig for, at implementeringen af strategien bliver nærværende for de knapt 1.400 medarbejdere på socialområdet. 1.2. Udvikling af knowhow til etablering af særlige tilbud En del af strategien for det regionale socialområdes mål er, at udvikle tilbud til borgere med helt særlige behov, herunder at udvikle særforanstaltninger og specialiserede enkeltydelser, der understøtter lokal inklusion, herunder udredning, aflastning, kurser og rådgivning. Baggrunden er, at stadig flere af de opgaver, der henvises til tilbud på det regionale socialområde, vedrører mennesker med helt særlige behov. Socialområdet har knowhow til løsning af sådanne opgaver. Betingelsen for forsat udvikling er imidlertid, at etableringen af særlige tilbud følges tæt og at høstede erfaringer om fagligt indhold og organisatorisk tilrettelæggelse gøres tilgængeligt, for behandlingen af kommende sager. Status og erfaringer i 2013 Ved driftsaftaleopfølgning pr. 31. august 2013, var der etableret 20 pladser på særlige vilkår. Side 1
Tabel 1. Oversigt over pladser pr. 31. august 2013 Socialt tilbud Antal pladser Bakkegården 5 Bo og Naboskab Sydlolland 2 Else Hus 1 Himmelev 1 Kofoedsminde 4 Platangårdens Ungdomscenter 7 Der blev ved driftsaftaleopfølgning pr. 31. august 2013, gjort status for de erfaringer, der i forbindelse med etablering af pladser på særlige vilkår, er høstet både fagligt og organisatorisk. 1.3. Dokumentation på enkeltsagsniveau En anden del af strategiens mål er, at der skal udarbejdes retningslinjer for tilbuddenes dokumentation på enkeltsagsniveau, der kan anvendes på tværs af det samlede socialområde. Formålet er i første række at dokumentere sammenhængen mellem indsats og resultat i den enkelte borgers sag. I anden række er formålet at opbygge en systematisk viden om hvordan forskellige typer indsatser virker under forskellige betingelser, dvs. en begyndende evidensbasering af tilbuddenes arbejde. Dokumentation på socialområdet har udgangspunkt i det sociale journalsystem Bosted, der skal ensrettes og tilpasses de indikatorer for kvalitet, der arbejdes med både centralt på socialområdet, blandt andet ifølge kvalitetsmodellen, og lokalt i de enkelte tilbud. I august 2013 forelå 1. version af den fælles retningslinje for, hvad der skal dokumenteres og hvordan der skal dokumenteres. Med udgangspunkt i den fælles retningslinje blev der i efteråret arbejdet med den bedst mulige opsætning i Bosted. 1.4. Kvalitetsvurdering En tredje del af strategien sigter på, at der udarbejdes en manual/model for en årlig kvalitetsvurdering af de regionale tilbud på Socialområdet. I 2013 blev der indgået politisk aftale om en tilsynsreform, der betyder, at det lovpligtige tilsyn pr. 1. januar 2014 overgik til det nye Socialtilsyn. Kvalitetsvurderingen er grundlaget for det ansvar Region Sjælland har for driften af de sociale tilbud og medvirker således både til at borgerne får den hjælp de har brug for og at kvalitetspotentialer i de enkelte tilbud udfoldes. Den endelige version af kvalitetsvurderingsmanualen, der vil indeholde procedure for dataindsamling og vurderings- og opfølgningsprocedurer foreligger 31.maj 2014. Ekstern evaluering - Den danske kvalitetsmodel: Som led i tilbuddenes arbejde med den danske kvalitetsmodel på det sociale område gennemfører tilbuddene årlige interne kvalitetsovervågninger og en gang hvert tredje år gennemføres en ekstern evaluering. Ved udgangen af 2014 er alle tilbud blevet ekstern evalueret. Side 2
Med indførelsen af det lovpligtige socialtilsyn pr. 1. januar 2014 er det blevet relevant at se på den danske kvalitetsmodel på det sociale områdes samspil med Socialstyrelsens kvalitetsmodel. Det er aftalt, at de fem regioner i 2014 fortsætter arbejdet med den danske kvalitetsmodel i lyset af tilsynsreformen, så der skabes sammenhæng i de krav tilbuddene stilles overfor. 1.5. Gennemsigtighed: Indhold og pris En fjerde del af strategien har fokus på, at kommunerne stiller krav om gennemsigtighed i forholdet mellem indhold og pris ved visitation til tilbud på Socialområdet. Oplysninger herom formidles dels på Tilbudsportalen, i servicedeklarationer, på hjemmesider mv. og dels i enkeltsager i de kontrakter, der i stadig større omfang er grundlag for de enkelte visitationer. I 2013 har de enkelte tilbud arbejdet med en ensretning af beskrivelser af tilbuddets information på Tilbudsportalen, i servicedeklarationen, på hjemmesiden mv. Beskrivelsen er grundlag for revision af tilbuddets servicedeklaration for året 2014. Der blev lavet en fælles skabelon, udsendt fra Socialafdelingen i efteråret 2013 1.6. Økonomisk styring Aktivitet og forbrug følges op i tæt dialog mellem administrationen og de enkelte tilbud. I stadig større udstrækning udfordres de sædvanlige metoder til økonomiopfølgning af, at kommunerne efterspørger andre pladser/ydelser end de sædvanlige takstbelagte pladser. Der er behov for konstant at overveje, hvordan økonomistyringen kan forbedres. I forbindelse med indgåelse af driftsaftaler for 2013 blev spørgsmålet om behov for ændring af den hidtidige styringsmodel, hvor over- og underbelægning på det enkelte tilbud reguleres med +/- 70 % af en pladspris, drøftet med alle tilbud. Der blev indgået aftale om, at regulere med 100 % af en pladspris ved over- og underbelægning med et enkelt tilbud. 1.7. Arbejdsmiljø Trivselsundersøgelsen Trivselsundersøgelsen fra 2013 viser, sammenlignet med undersøgelsen fra 2011, en let tilbagegang på alle områder, mindst på ledelse, samarbejde og engagement, størst på job og organisering og krav i arbejdet. Trivselsundersøgelsen viser samtidig, at Socialområdet i forhold til Region Sjællands samlede resultat ligger over benchmark på motivation. På målingens andre områder ligger resultaterne for Socialområdet under benchmark, tydeligst på tilfredshed og job og organisering. Sygefravær Det gennemsnitlige sygefravær steg i 2013 på trods af forskellige initiativer for at opnå en reduktion af sygefraværet med 10 %. De sociale tilbuds arbejdsmiljødrøftelser i 4. kvartal 2013 viser, at der arbejdes systematisk med indsatsområder som f.eks. forebyggelse af faldulykker, højt arbejdspres, ændringer i opgaver m.m. Side 3
Psykologisk kriseberedskabsplan Som et element i implementering af Strategi for Socialområdet blev nedsat et arbejdsmiljøprojekt på tværs af tilbud, som udarbejdede en psykologisk kriseberedskabsplan, der ud over funktionen som beredskabsplan, er en forudsætning for, at socialområdets tilbud kan indgå i den centrale aftale om krisebehandling i Region Sjælland. Kriseberedskabsplanen er implementeret på tilbuddene i sidste halvår af 2013. Risikovurdering På Socialområdet er et relativt højt antal arbejdsulykker. Med henblik på at mindske risikoen for vold fra beboere er udarbejdet en fælles retningslinje for risikovurdering. Retningslinjen er gældende på alle tilbud i Socialområdet. Tilbuddenes implementering af risikovurderingen er gennemgået i dialogmøderne i november/december 2013 og er i drift. 2. Samlet konklusion Fire projekter fra 2013 fortsætter i 2014 med nye mål for arbejdet. Erfaringer fra 2013 er grundlag for tilrettelæggelse af det videre implementeringsarbejde i 2014. Temaet Økonomisk styring videreføres i driftsaftalerne for 2014, idet der fortsat er behov for fokus på udvikling af metoder, der sikrer såvel bevillingsoverholdelse som ro omkring taksterne. Arbejdet foregår i dialog mellem administrationen og de enkelte tilbud. Alle tilbud er i driftsaftalerne for 2014 forpligtet til at arbejde med nedbringelse af sygefraværet med 10 %. 3. Driftsaftalen for 2014 I forhold til Driftsaftalen for 2014 gives der en redegørelse for følgende områder: 1. Implementering af strategi for Socialområdet 2. Udvikling af know-how til etablering af særlige tilbud 3. Dokumentation på enkeltsagsniveau 4. Økonomisk styring 5. Arbejdsmiljø og trivsel 3.1. Implementering af strategi for Socialområdet Strategien for Socialområdet sætter rammer for områdets udvikling frem til 2016. Det er et vilkår for implementering af strategien, at der på Socialområdet er stor variation i de målgrupper / opgaver, som tilbuddene beskæftiger sig med, og derfor forskel på, hvordan der meningsfuldt kan arbejdes med strategiens forskellige elementer. Der er derfor et varierende antal af tilbud der deltager i de enkelte projekter, men alle tilbud er i deres driftsaftaler forpligtet til at arbejde med relevant outcome fra projekterne. De erfaringer, der er gjort i arbejdet med at implementere strategien i 2013, bliver der taget højde for i 2014. Det har betydet, at der i 2014 har været fokus på opstart af projekterne og organisering af projektarbejdet. 3.2. Udvikling af knowhow til etablering af særlige tilbud Servicemål: Pr. 31. marts 2014 gøres der status for antal eksisterende pladser, der er etableret på særlige vilkår. Side 4
Der er etableret 19 pladser som særforanstaltning. Siden sidste status 31. august 2013, er 4 særforanstaltninger ophørt og i samme periode, er der etableret 3 nye særforanstaltninger. Særforanstaltningerne er fordelt på nedenstående tilbud: Tabel 2. Oversigt over pladser pr. 31. marts 2014 Socialt tilbud Antal pladser Bakkegården 6 Bo og Naboskab Sydlolland 1 Else Hus 1 Himmelev 2 Kofoedsminde 4 Platangårdens Ungdomscenter 5 Servicemål: Pr. 31. marts 2014 er redskaberne i værktøjskassen formidlet til alle tilbud og tilbuddenes anvendelse understøttes. Redskaberne i værktøjskassen er opdateret pr. 31. januar 2014 og formidlet til alle tilbud. 3.3. Dokumentation på enkeltsagsniveau Servicemål: Pr. 31. marts.2014 gøres der status over arbejdet og de mål, der er nået i perioden. Arbejdet i dokumentationsprojektet følger projekt- og tidsplanen, der er udarbejdet for projektet. De fælles retningslinjer for dokumentation på enkeltsagsniveau og opsætning i Bosted er i pilottest på tilbuddene. Hvis der er brug for flere fælles retningslinjer vil det blive et arbejde, der kommer til at foregå på et senere tidspunkt. Dokumentationsprojektet vil på styregruppemødet i juni have udarbejdet forslag til tidsplan for det videre arbejde. Arbejdet med at afprøve værktøjer til effekt- og resultatmåling indgår også i pilottesten på tilbuddene, og planlægning af arbejdet er i gang. 3.4. Økonomisk styring På Socialområdet er udviklet en praksis, hvor der følges op på aktiviteten af takstbelagte pladser og tillægsydelser i forhold til forbrug i tæt dialog mellem Socialafdelingen, Koncern Økonomi og de enkelte tilbud. I stadig større udstrækning udfordres de sædvanlige metoder til økonomiopfølgning af, at kommunerne i stigende grad efterspørger andre pladser/ydelser på Socialområdet end de sædvanlige takstbelagte pladser. Derudover er der en problemstilling i, at tilbud med vigende belægning, uanset bevillingsoverholdelse, kan risikere takstudsving to år efter. Der er behov for konstant at overveje, hvordan økonomistyringen kan forbedres. Servicemål: Pr. 31. marts 2014 gøres status for udvikling af metode, der skaber overblik over gennemført aktivitet og prognose for fremtidig aktivitet. Side 5
Servicemål: Pr. 31. marts 2014 gøres status for udvikling af metode, som gør det muligt, som led i økonomistyringen, at forudse det forventede regnskabsresultat. Der er i samarbejde med Produktion, Forskning og Innovation igangsat proces omkring udvikling af metode til at skabe overblik over gennemført aktivitet og prognose til fremtidig aktivitet samt metode til at kunne forudse det forventede regnskabsresultat. 3.5. Arbejdsmiljø og trivsel I driftsaftalen for 2014 forpligter tilbuddene sig på at arbejde med trivsel, det psykiske arbejdsmiljø, forebyggelse af ulykker og nedbringelse af sygefraværet med 10 %. Strategi på socialområdet beskæftiger sig med de udfordringer det giver for medarbejderne ikke altid at have mulighed for at yde det, som fra en faglig synsvinkel, er det bedst mulige. Strategiens mål er i arbejdsmiljøarbejdet at skabe klarhed og forståelse for de ændrede vilkår, der gælder for opgaveløsningen på det sociale område. MED-Social har besluttet, med afsæt i Arbejdsmiljødrøftelsen, Driftsaftalerne og Strategien, at igangsætte et arbejdsmiljøprojekt. Fokusområdet i arbejdsmiljøprojektet opdeles i fire temaer: Nedbringelse af sygefraværet Trivsel og sygefravær Forebyggelse af arbejdsulykker, herunder fokus på det psykiske arbejdsmiljø, vold og trusler. Forståelse for ændrede vilkår for opgaveløsningen. Side 6