A AKKC Aalborg Kongres & Kulturcenter, hvor Kommunalpolitisk Topmøde afholdes. Du kan læse mere om AKKC på www.akkc.dk. Arrangement for kommunaldirektører Under de politiske gruppemøder torsdag formiddag afholder KL og kommunaldirektørforeningen et fagligt arrangement for kommunaldirektørerne. Arrangementet foregår på Hotel Hvide Hus, der ligger lige ved siden af kongrescenteret. Tilmelding sker via Kommunaldirektørforeningen. Nærmere information om program og sted vil blive lagt på www.kl.dk/kt2009 den 7. marts 2009. B Beretning 2008 KL s beretning 2008 beskriver igennem en række konkrete artikler KL s virksomhed i det forgangne år. Beretningen giver et billede af KL s politiske arbejde og de aktiviteter, der er iværksat for at indfri KL s politiske målsætninger. Beretningen beskriver både de fælleskommunale indsatser, interessevaretagelse og giver reportager fra de fem KKR. Beretningen sendes ud sammen med mødematerialet den 6. marts 2009. Beretningen vil fra den 7. marts 2009 også kunne hentes på www.kl.dk/kt2009. Busser Der vil køre busser fra Aalborg Lufthavn til Aalborg Kongres & Kultur Center torsdag morgen fra kl. 8.15 til kl. 8.45. Under mødet kører der busser mellem kongrescentret og hotellerne: Køreplan offentliggøres på www.kl.dk/kt2009 den 7. marts 2009. Herudover vil der fredag den 20. marts 2009 køre busser i pendulfart i tidsrummet fra kl. 12.00-12.45 fra kongrescentret til Aalborg Lufthavn. Sidste bus kører fra kongrescentret kl. 12.45. D Deltageroversigt Den 20. februar 2009 bliver der lagt en deltageroversigt på www.kl.dk/kt2009, som herefter opdateres hver fredag frem til mødets afholdelse.
Delegeretoversigt Der vil blive lagt en oversigt over alle delegerede på bordene torsdag morgen på topmødet. Distribution af informationsmateriale Trykt informationsmateriale, reklametryksager o.l. må kun distribueres under topmødet efter skriftlig aftale med KL. Henvendelse herom skal rettes til KL s ledelsessekretariat, Arzu Türkoglu, art@kl.dk, senest den 12. marts 2009. E Ekstra stemmeberettiget til gruppemøder fra V og C Ved de politiske gruppemøder, har de delegerede, der er valgt af kommunalbestyrelsen, stemmeret. Fra Venstres (V) og Det Konservative Folkepartis (C) grupper i hver kommunalbestyrelse kan vælges yderligere én repræsentant med stemmeret på gruppemødet. Denne repræsentant skal være medlem af kommunalbestyrelsen. På tilmeldingssiden anføres Yderligere stemmeberettiget V eller Yderligere stemmeberettiget C ud for den pågældendes navn. Alt gruppemødemateriale sendes direkte til de enkelte politikere. F Fakturering Umiddelbart efter Kommunalpolitisk Topmøde 2009 sender KL en faktura og en liste over kommunens deltagelse. Eventuelle afbud, der er registreret på tilmeldingssiden før den 4. marts 2009, faktureres ikke. Festmiddag Festmiddagen afholdes torsdag kl. 19.30 01.00 i kongrescentret. Festmiddagen indledes med velkomstdrinks kl. 19.30. Under middagen vil der være underholdning. Efter festmiddagen vil der være live musik og bar. Når festen slutter kl. 01.00, vil der være busafgang til udvalgte hoteller. Køreplanen offentliggøres på www.kl.dk/kt2009 den 7. marts 2009. Formandens beretning Formandens beretning bliver lagt på www.kl.dk/kt2009, umiddelbart efter beretningen er afholdt, torsdag den 19. marts 2008, ca. kl. 11.00. Beretningen vil også blive lagt i foyeren i Aalborg Kongres & Kultur Center. 2
Forslag fra kommunerne til delegeretmødets dagsorden I henhold til KL s love, 5, stk. 1, skal forslag fra medlemskommunerne til delegeretmødets dagsorden være KL s bestyrelse i hænde senest 1 måned før mødet afholdes. Det vil sige senest den 19. februar 2009. Frokost og forfriskninger Frokoster finder sted i Aalborg Kongres & Kultur Center for de deltagere, der er tilmeldt. Deltagerne kan frit vælge, hvor de vil spise. Fredag er der en slags frokost, der kan indtages som enten takeaway eller spises i kongrescenteret. Der er en bar i forhallen i kongrescentret, hvor det er muligt at købe forfriskninger. G Garderobe Der er overvåget garderobe i kongrescentrets kælder. Garderoben er betjent under hele topmødet og festmiddagen. Der er også mulighed for at hænge overtøjet i nogle af de andre garderober i kongrescentret. Disse er uden betjening og på eget ansvar. Gruppemøder Gruppemøderne finder sted i tidsrummet kl. 10.15-13.00 torsdag den 19. marts. Der vil blive serveret kaffe og frugt i forbindelse med møderne. Fordeling af lokaler til gruppemøderne vil stå i programmet, der udsendes den 6. marts og i gruppemødematerialet, som udsendes lige op til topmødet. H Hotel NHG (bookingbureau) og Vejle Rejser varetager reservation af hotel og bestilling af transport. Du finder linket på www.kl.dk/kt2009. NHG er under mødet placeret i forhallen i kongrescentret ved siden af KL s Information. Henvend dig til NHG, hvis du har spørgsmål eller ændringer til hotel, flybilletter eller buskørsel. Nye betalings- og annulleringsbetingelser Indtil 180 dage før ankomst kan aftalen frit afbestilles. Herefter kan maksimalt 50% af det enkelte hotelarrangement afbestilles efter følgende regler: Efter 180-80 dage før ankomst kan op til 50% afbestilles vederlagsfrit Efter 80-40 dage før ankomst kan op til 25% afbestilles vederlagsfrit Efter 40-20 dage før ankomst kan op til 10% afbestilles vederlagsfrit Efter 20-14 dage før ankomst kan op til 5% afbestilles vederlagsfrit. 3
I tilfælde af udeblivelse eller for sen annullering er hotellet berettiget til at fakturere for hele opholdet. NHG vil ved for sen annullering bestræbe sig på at gensælge værelset mod et annulleringsgebyr på kr. 300,-. Ændring eller annullering af hotelreservation foregår elektronisk frem til den 26. februar 2009, herefter foregår al kontakt på mail eller telefon. Den 19. december 2008 opkræver NHG et depositum. Det resterende beløb faktureres den 26. februar 2009 og skal være betalt inden ankomst til Aalborg, for at der kan garanteres for værelset. I Information KL s Information er placeret i forhallen i kongrescentret. Henvend dig i Informationen, hvis du har spørgsmål til lokaler, har glemt dit navneskilt eller mødemateriale, skal afhente en fax eller lignende. Faxnummeret i Informationen er: 9935 5581. M Mødemateriale Mødematerialet udsendes den 6. marts 2009 og vil blive lagt på www.kl.dk/kt2009 den 7. marts 2009. Minikonferencer Der afholdes tre minikonferencer på topmødet. De tre minikonferencer finder sted fredag fra kl. 9.15. Det er ikke nødvendigt at melde sig til minikonferencerne på forhånd. Man kan på dagen vælge, hvilken minikonference man ønsker at deltage i. På www.kl.dk/kt2009 vil der op til mødet blive lagt nærmere beskrivelse af minikonferencernes temaer. P Parkering Der er ikke gratis parkering i parkeringshuset eller i området omkring Aalborg Kongres & Kultur Center. Det koster p.t. 6,- kr. i timen fra kl. 8.00-18.00. Partibetegnelse Alle lokallister i Danmark benævnes med bogstavet L. 4
Priser Topmøde inkl. festmiddag kr. 2.800,- Topmøde ekskl. festmiddag kr. 2.200,- Regnskab KL s regnskab vil dels fremgå af beretningen, som sendes til mødedeltagerne den 6. marts 2009, dels blive lagt på www.kl.dk/kt2009, og dels blive offentliggjort i Danske Kommuner, som omdeles på bordene torsdag den 19. marts 2008. Rygning Det er ikke tilladt at ryge inden for i Aalborg Kongres & Kultur Center. Under festen torsdag aften vil der blive etableret en udendørs bar for rygere på terrassen. S Sekretariat under Topmødet KL s sekretariat kan kontaktes på telefon 9935 5535. Stande Der vil være én stand for hver af de tre minikonferencer i foyeren hele torsdagen. Således vil der fra topmødets start være fokus på de tre udvalgte kommunalpolitiske områder, som minikonferencerne skal give inspiration til. T Tale- og stemmeret I henhold til 4, stk. 1, i KL s love, udpeger hver af KL s medlemskommuner en tale- og stemmeberettiget delegeret for hver påbegyndte 8.000 indbyggere i kommunen. Der kan dog ikke vælges et større antal stemmeberettigede delegerede end antallet af kommunalbestyrelsesmedlemmer i den pågældende kommune. Med tale- og forslagsret, men uden stemmeret, deltager endvidere de medlemmer af KL s bestyrelse, der ikke er valgt som stemmeberettigede delegerede. Dirigenten kan i særlige tilfælde give ordet til ministre, folketingsmedlemmer og andre indbudte gæster. Ordinære delegeretmøder er offentlige i henhold til lovens 5, stk. 8. Taletid For at overholde tidsplanen for Kommunalpolitisk Topmøde skal KL opfordre eventuelle talere til at holde korte indlæg og gøre opmærksom på, at dirigenterne - hvis det bliver nødvendigt - har mulighed for at begrænse taletiden. Ta ordet-sedler ligger på bordene torsdag morgen og afleveres 5
enten i en kasse foran podiet umiddelbart efter formandens beretning eller i en postkasse placeret foran KL s sekretariatet i forhallen inden torsdag kl. 14.00. Topmødetelefonen Telefonen har åbent hver dag fra kl. 10.00-12.00. Telefonnummeret er: 2427 4726. Du kan også sende en e-mail til kt@kl.dk. Transmission af Kommunalpolitisk Topmøde 2009 Topmødet transmitteres live på KL s hjemmeside www.kl.dk/kt2009. Efterfølgende vil der være mulighed for at gense transmissionen på hjemmesiden. Transport Der er indsat ekstrafly både den 19. og 20. marts 2009. Hvis disse afgange bliver udsolgt, oprettes der ventelister. Billetter bestilles på www.kl.dk/kt2009 via link på tilmeldingssiden indtil den 26. februar, herefter er al henvendelse til Vejle Rejser enten pr. mail eller telefonisk. Spørgsmål om fly- og togbilletter bedes rettet til Vejle Rejser på telefon 7642 9999 spørg efter Martin eller Camilla. Flyafgange 18.marts København-Aalborg 17.30-18.15 19.marts København-Aalborg 07.00-07.45 19.marts København-Aalborg 07.45-08.30 20.marts Aalborg-København 11.00-11.45 20.marts Aalborg-København 13.30-14.15 20.marts Aalborg-København 14.30-15.20 Betingelser - transport Økonomibilletter Billetterne udstedes dagen efter reservation. Billetterne kan efter udstedelse ikke ændres og/eller refundere Navneændring er ikke muligt. Fleksible billetter Billetterne udstedes 14 dage før afrejse. Ændringer inden for samme selskab, klasse eller rute er muligt mod kr. 150 pr. ændring Krediteringsomkostninger kr. 350,-. Det vil sige, at honoraret krediteres Navneændring kr. 400,-. Navneændringen skal dog foretages senest 24 timer før afrejse. 6
Vær opmærk på, at ved køb af billetter hos Norwegian, er det ikke muligt at ændre navn efter bestilling. Det er også muligt af efterregistrere dine eurobonuspoint. Dette sker på SAS.dk, under Eurobonus, Sådan optjener du point, Efterregistrer. Point kan efterregistreres indtil 6 måneder efter rejsen. Læs mere herom på SAS hjemmeside. Husk at gemme dokumentation (boarding pass). V Vegetar Frokost torsdag og fredag Ved begge frokoster vil der være alternativer for vegetarer. Festmiddag torsdag Er du vegetar, skal du henvende dig til tjeneren ved middagens start. Derefter vil du få serveret en alternativ forret. Hovedretten er buffet med udvalg for vegetarer. Å Åbning KL s formand Erik Fabrin byder velkommen, og åbner topmødet torsdag den 19. marts kl. 9.30 i Aalborghallen. 7