Boligselskabet BSB Glamsbjerg Referat af organisationsbestyrelsesmøde torsdag den 21. marts 2013 kl. 17.00 på Glamsbjerg Hotel, Søndergade 3, 5620 Glamsbjerg. Dagsorden: 1 Boligselskabet BSB Glamsbjerg... 2 1.1 Orientering fra formanden... 2 1.2 Bestyrelseshonorar... 2 1.3 Boligselskabets årsregnskab... 2 1.4 Revisionsprotokol... 3 1.5 Bestyrelsens årsberetning... 3 1.6 Boligselskabets budget... 3 1.7 Godkendelse af styringsrapport... 4 1.8 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab... 4 1.9 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 4 1.10 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 1.11 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 5 1.12 Udlejningsforhold... 5 1.13 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler... 6 1.14 Digitale syn... 6 1.15 Personaleforhold Generel orientering... 8 2 Boligselskabets afdelinger... 9 2.1 Årsregnskaber... 9 2.2 Lån til Krengerupvej afd. 8014... 9 2.3 Sammenlægning af afdeling 8013 og 8014 med 8052... 9 2.4 Driftsbudgetter... 10 2.5 Orientering om driftsforhold... 11 3 Næste møde... 11 4 Eventuelt... 11 Deltagere fra bestyrelsen: Ole Larsen, formand Rene Nielsen, næstformand Hanne Roth Larsen Uffe Frejdal Nielsen - Afbud Egon Nielsen - Afbud Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Regionschef Domea - Afbud Martin Skytte Sørensen, Driftschef Domea Domea Boligcenter Svendborg, den 4. april 2013 Side 1 af 12
1 Boligselskabet BSB Glamsbjerg 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formand Ole Larsen bød deltagerne velkommen til dagens møde, og gav en kort orientering om det forgangne år. Ole Larsen kom ind på følgende emner: De Gamles Hjem er nu færdiggjort. Sammenlægning af afd. 13 & 14 med 52. Udlejningssituationen er ok. Fremtidssikringsanalyse for Tofteog Stentevej er modtaget og gennemgået med Domea, som følger op på denne. Fælles orientering med Martin Skytte vedr. Domea 2015. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,08 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,44 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Den nuværende fordeling fastholdes. 1.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2011/2012 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et underskud på kr. 551. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Bestyrelsen godkendte årsregnskabet. Side 2 af 12
1.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2011/2012 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Revisor skriver i de afsluttende regnskaber for 2011/2012, at der er god likviditet i afd. 80-06, 80-10, 80-51, det vil sige, at saldo for likvide midler overstiger summen af saldi for henlæggelser. I afd. 80-14 anmærker revisionen, at afdelingen pr. 30. sep. 2012 har en underfinansiering af ejendommens anskaffelsessum på kr. 19.145. I afd. 80-52 anmærker revisionen, at afdelingens likvide midler, pr. 30. sep. 2012, ikke svarer til summen af saldi for henlæggelser. Dette skal ses i sammenhæng med den opsamlede underskudssaldo på kr. -130.142. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Protokollen blev gennemgået og godkendt af bestyrelsen. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Den skriftlige årsberetning blev taget til efterretning. 1.6 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2013/2014 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Der budgetteres med jævn udvikling af indtægter og udgifter. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Budgettet blev godkendt af bestyrelsen. Side 3 af 12
1.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Styringsrapporten blev gennemgået og godkendt. 1.8 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet BSB Glamsbjerg kan vælge 1 repræsentant. Repræsentanten vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller 1 repræsentanter til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Formand Ole Larsen indstilles. 1.9 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen vælger 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. Ole Larsen og Hanne Roth Larsen deltager. Side 4 af 12
1.10 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet BSB Glamsbjerg kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Ole Larsen og Hanne Roth Larsen deltager. 1.11 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Som dokumentation for målsætning om administrativ ledelse vedlægges uddrag af Domeas Mål & Resultater. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Bestyrelsen tog den årlige rapportering til efterretning og besluttede, at fastholde de nuværende målsætninger og handleplaner. 1.12 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 24 personer. Heraf har 19 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 90 personer. Heraf har 83 personer for tiden valgt at stå i bero. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bro på liste Fraflytnings procent 8006 10 10 7 30,00 8051 48 14 12 14,58 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Side 5 af 12
Orienteringen blev taget til efterretning. 1.13 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne blive energimærket. Prisen for dette system er 1.995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1.140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 1.14 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. Side 6 af 12
En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Side 7 af 12
Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198000 anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres x Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet x Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling x Digitalt syn blev besluttet med ovenstående afkrydsning som præcisering. Martin Skytte oplyste, at udover ovenstående priser, skal organisationen påregne en udgift for fremskaffelse af bl.a. tegningsmateriale m.m. samt deltagelse i møder med Aarstiderne Arkitekter. 1.15 Personaleforhold Generel orientering Der har ikke været tiltrædelser eller fratrædelser i den forgangne periode. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Bestyrelsen accepterede, at Martin Skytte foranlediger en engangs udbetaling til Torben Johansen, på kr. 5.000,- for det gode resultat, jf. deres overenskomst. Det gode resultat er opnået på Flemløse Plejecenter, hvor Torben J. har stået for en meget billig belægningsudskiftning i atriumgård kontra et tidligere modtaget tilbud fra en anlægsgartner. Side 8 af 12
2 Boligselskabets afdelinger 2.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2011/2012 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 8006: overskud på kr. 114.981 Afdeling 8010: overskud på kr. 223.613 Afdeling 8013: balance Afdeling 8014: underskud på kr. 101.295 Afdeling 8051: overskud på kr. 173.005 Afdeling 8052: overskud på kr. 20.902 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Bestyrelsen godkendte afdelingernes regnskaber. 2.2 Lån til Krengerupvej afd. 8014 I forbindelse med afholdelse af regnskabs- og budgetmøde d. 04-03-2013 med organisationsbestyrelsen, orienterede Martin Skytte v/domea om, at afdelingen mangler ca. kr. 130.000 ved en husleje stigning på 10,19%, for at regnskabet balancerer. Organisationsbestyrelsen bedes derfor tage endelig stilling til, om dispositionsfondens midler evt. kan benyttes til at yde afdelingen et lån som tilbagebetales over xx antal år, eller om organisationsbestyrelsen vælger at yde beløbet som et tilskud til afdelingen. Endeligt låne- eller tilskudsbeløb drøftes på mødet. Alternativt kan organisationsbestyrelsen vælge en kombineret løsningsmodel af ovenstående, eller naturligvis helt at undlade ovenstående. Det indstilles, at bestyrelsen tager endelig beslutning. Bestyrelsen besluttede at yde afdeling 80-14 et tilskud på kr. 130.000,- fra dispositionsfonden. Dette tilskud er på betingelse af, at afdelingen accepterer en sammenlægning med afd. 80-52 på kommende afdelingsmøde. 2.3 Sammenlægning af afdeling 8013 og 8014 med 8052 En sammenlægning af afdeling 8013 og 8014 med 8052 kan tidligst ske 01.10.13, da afdelingerne skal køre selvstændigt i et år, inden en sammenlægning kan udføres. Side 9 af 12
Det indstilles, at bestyrelsen godkender opstartsforløb af sammenlægning, og at det bringes videre til afdelingsmøderne. Bestyrelsen godkendte indstillingen. 2.4 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 2013/2014 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Alle budgetter er gennemgået og godkendt af afdelingsbestyrelser eller organisationsbestyrelsen. Afdeling 8006: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 719.000 og indebærer en lejeregulering på 1,64 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 21. maj 2013. Afdeling 8010: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.383.000 og indebærer en lejeregulering på 4,16 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 22. maj 2013. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes, at efter aftale med organisationsbestyrelsen er resultatkonto nr. 203.6 (343 t. kr.) brugt til at afvikle lån vedr. forbedringsarbejde på konto nr. 125. (88 t. kr.). Samtidigt er konto nr. 120 nedjusteret med (125 t. kr.). Afdeling 8013: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 700.000 og indebærer en lejeregulering på 0 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 22. maj 2013. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes, at der ikke foreligger sammenlignelige regnskabstal. Afdeling 8014: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 487.000 og indebærer en lejeregulering på 10,19 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 22. maj 2013. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes, at der ikke foreligger sammenlignelige regnskabstal tillige, at budgettet er væsentligt reduceret. Budgettet afhænger af beslutning i punkt 2.2 Lån til Krengerupvej afd. 80-14 Afdeling 8051: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 4.591.000 og indebærer en lejeregulering på 2,61 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 21. maj 2013. Til budgettet kan i øvrigt bemærkes, at efter aftale med organisationsbestyrelsen er resultatkonto nr. 203.6 (82 t. kr.) brugt til at afvikle lån vedr. forbedringsarbejde (garage, bad, kontor) på konto nr. 125. (44 t. kr.) Afdeling 8052: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 2.897.000 og indebærer en lejeregulering på 3,50 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 21. maj 2013. Side 10 af 12
Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Budgetterne blev godkendt under forudsætning for afdelingsmødernes senere godkendelse. 2.5 Orientering om driftsforhold I afd. 80-10 arbejdes der primært med løsningsforslag på udsatte facader. Facadepuds ses en del steder ved terræn, revnet eller afskallet. Forholdet er bemærket over for hovedentreprenøren, men skal ligeledes indarbejdes i det langsigtede driftog vedligeholdelsesarbejde. I afd. 80-52 arbejdes der i øjeblikket på løsning vedr. forældet brand anlæg. Såfremt anlægget evt. går i stykker, kan der ikke længere skaffes reservedele. Det betyder at der 24 timer i døgnet skal pågå brandvagt, hvilket er temmelig dyrt. Tilbud på nyt anlæg er indhentet, og der arbejdes på sagen i samarbejde med kommunen. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 3 Næste møde Der blev ikke fastsat ny mødedato. 4 Eventuelt Der var ikke noget under eventuelt. Mødet afsluttet kl. 19,00 Referatet godkendt: Ole Larsen Formand Side 11 af 12
Referatet tilsendt Repræsentantskabet Øvrige deltagere Thomas Holluf Tinus Lassen Svendborg den 4. april 2013 MSK/PP Side 12 af 12