Referat bestyrelsesmøde MØDETID: 22-06-2015 kl. 18.15 MØDESTED: Sundkrogsgade 19, 2100 København Ø MEDVIRKENDE: Titel: Navn: Formand Næstformand Kasserer Sekretær Medlemssekretær Medlem Suppleant Suppleant Rebecca Friis Hjortegaard Christoffer Terp Andersen Flemming Steen Danni Jacobsen Rikke Paving Tine Holmgaard Larsen Leif Bodilsen Anne Donaldsen FRAVÆRENDE: Titel: Navn: Medlem Nanna Dehlsen NÆSTE MØDE: 28-07-2015 Kl. 18:30
1. Opfølgning på opgaver fra sidst a. Rydning af ting fra klubhus (Rikke) i. Klublokalet hos B93 er nu blevet tømt og tingene er kørt ud til Klaus Glad på lager. Vi har følgende ting opmagasineret: 1. Højtalersæt 2. Billedrammer med KTK billeder 3. Projektorlærred 4. Banner ii. Følgende ting er opmagasineret hos Mads Winther: 1. Projektor 2. 2 Fatboys b. Indsamling af nøgler til klubhus (Tine) i. Går planmæssig og Tine er pt. halvvejs igennem listen af nøgleindehavere. Medlemmer med nøgler bedes kontakte Tine med henblik på at aflevere nøglen hurtigst muligt. c. Undersøgelse af muligheder for fremtidigt klubhus (Rebecca) i. Ansøgningsfrist 1. september til Kommunens pulje til klubhuse. Medlemmer med ideer til mulige klubhus/lokaler bedes kontakte Rebecca. d. DCU medlemskab (Flemming/Leif) i. Vi afventer bekræftelse fra Sjællands Cykel Union på, at vi er blevet medlem. e. Ventelistesystem (Rikke) i. 124 medlemmer er pt. på venteliste til at få en plads i klubben. f. Plan for talentudvikling og Søren B. kontrakt (Tine) i. Kontrakten er skrevet og afventer pt. godkendelse i TTCs styregruppe g. E-mail til nye medlemmer (Rebecca) i. Rikke hjælper med at sortere listerne i Klubmodel og sender e-mails på de nye medlemmer til Rebecca 2. Meddelelser fra formanden a. Opfølgning på medlemsdag i. De fremmødte medlemmer var positive overfor Bestyrelsens strategi for 2015-2017. Strategien er tilgængelig på hjemmesiden, hvis man ikke kunne komme med til mødet. 3. Økonomi v. Flemming a. Bilag 1: Oversigt maj 2015 b. Det lader til at 40 mangler at betale kontingent for 2015. Der vil blive fulgt op på dette med det samme.
4. Sponsoreksponering a. Vægtning af sponsoreksponering baseret på sponsorat: Vi lever op til alle vores forpligtelser overfor vores sponsorer. 5. Dato for medlemsdag i oktober. Medlemsdagen er fastsat til 31.10.2015. Nye medlemmer optages i løbet af oktober måned og starter officielt d. 1. november i klubben.
Udvidet Bestyrelsesmøde kl. 19.00-21.00 6. Nyt fra udvalgene v. udvalgsrepræsentanter a. Træningsudvalg: Anne Donaldsen i. Der er lavet en analyse af medlemmernes fremmøde til træning, som vil blive brugt som redskab til planlægning af træningstider og træningspas. Morgensvømning i Bellahøj fortsætter sommeren over. b. Aktivitetsudvalg: Mette Bækgaard Olsen i. Næste arrangement er Sommerfesten hos Flemming lørdag d. 29. august. I slut september introduceres Mountainbike til klubbens medlemmer primær fokus vil være på medlemmer som ikke tidligere har prøvet at køre MTB. Der arbejdes mod at lave et foredrag omkring skadesforebyggelse i november måned. c. Kommunikationsudvalg: Daniel Drammelsbæk i. Logoerne er nu blevet opdateret på hjemmesiden. Morten Strømstad er i gang med at rydde op i det resterende indhold. Arbejder på at lave en hash-tag -kampagne hvor klubben og sponsorerne bliver eksponeret. d. Eliteudvalg: Ole Vinnergaard i. Søren Binderup er blevet ansat af TTC til at opbygge en talentpulje til TTC i samarbejde med Tri4s ungdomsudvalg. e. Sponsorudvalg: Danni Jacobsen i. Klubtøjet bør ankomme i uge 28 som annonceret. Der arbejdes for nuværende på et våddragtsarrangement d. 2/7 hvor man kan prøve HUUB våddragter i forbindelse med klubtræningen. Mere herom meldes ud snarest. Der er ved at blive lavet flag og side til klubtelt med sponsorlogoer. Der arbejdes på planlægning af VIP arrangementer i forbindelse med DM ½ ironman i Ålborg, CPH IM og DM Hold, hvor sponsorerne inviteres til at deltage som led i at gøre dem en integreret del af klubben. f. Stævneudvalg: Nicolai Jensen i. Der arbejdes på at finde en overordnet koordinator for 4:18:4 i Amager Strandpark.
7. Gennemgang af konsoliderede handlingsplaner og projektplan a. Bilag 2: KTK86 strategiradar i. Strategiradaren viser de initiativer der er i hvert udvalg, som skal bringe klubben frem til visionen i 2017. Strategiradaren skal vise de særlige initiativer der er i udvalgene og ikke drift. b. Bilag 3: Projektplan 8. Gennemgang af tidslinje 9. Evt. i. Handlingsplaner bliver sendt tilbage til udvalgene med feedback på hvilke ting der skal opdateres. Projektplanen vil herefter blive opdateret og brugt som opfølgningsværktøjii. Der skal laves en mappe i clouden som alle udvalg har adgang til og hvor handlingsplaner, strategiradar og projektplan kommer til at ligge. a. Bilag 4: Samlet tidslinje for 2015 b. Medlemsundersøgelsen flyttes til september/oktober a. Datoer for bestyrelsesmøder 2. halvår bliver: i. Juli, Tirsdag d. 28/7 kl. 18:30 ii. August, Tirsdag d. 25/8 kl 18:30 (Holdes hos Rebecca) iii. September, Mandag d. 28/9 kl. 18:30 (Udvidet bestyrelsesmøde) iv. Oktober, Mandag d. 26/10 kl. 18:30 v. November, Mandag d. 23/11 kl. 18:30 vi. Januar, Tirsdag d. 5/1 kl. 18:30