I reform til fremtiden Nyhedsbrev for Danmarks Domstole 5. september 2006 1. Opslag af mellemlederstillinger 2. Rettidig tinglysning frem til digitaliseringen 3. Ny generation af domstol.dk og udpegning af webredaktører 4. Reformkonsulenternes rolle i efteråret 5. Sådan fungerer en afdelingskasse 6. Overførelsen af data 1. Opslag af mellemlederstillinger Domstolsstyrelsen vil i den kommende tid opslå mellemlederstillinger ved de nye byretter. Hvis du har spørgsmål m.v. til proceduren i forbindelse med besættelse af for eksempel funktionschefstillingerne, er du derfor velkommen til at kontakte Christina Ottesen, som er kontaktperson i styrelsen vedrørende disse stillinger, på tlf. 33 92 95 59 eller på e-mail cho@domstolsstyrelsen.dk. Retur til top 2. Rettidig tinglysning frem til digitaliseringen Som det fremgår af Reformnyt59, skal opgaven med tinglysning fortsat varetages af de nye retter i år 2007. Tinglysningsretten overtager først tinglysningsopgaven for hele landet i år 2008. Det er præsidenterne for de nye byretter, der har både det judicielle og det personalemæssige ansvar for driften af tinglysningen frem til digitaliseringen. For Danmarks Domstole har det stor betydning, at vi viser, at vi kan løfte opgaven med tinglysning, også i tider med omstrukturering. I takt med at de nye retter bliver etableret og medarbejdere eventuelt overgår til andre opgaver, kan opgaven med at få udført tinglysningsopgaven rettidigt, blive en udfordring for de nye præsidenter. For at imødegå eventuelle vanskeligheder med udførelse af tinglysningsopgaven, har Domstolsstyrelsen nedsat en arbejdsgruppe, der løbende følger med i retternes tinglysningstider. Hvis en ret ikke overholder 10-dages-fristen, eller styrelsen i øvrigt bliver opmærksom på, at retten har problemer med tinglysningsopgaven, så vil retten blive kontaktet af tinglysningssekretariatet. Kontakten sker med henblik på en drøftelse af, hvilke tiltag som kan komme på tale for, at retten igen kan overholde 10-dages-fristen. Først og fremmest vil mulighederne for at få hjælp fra rettens andre afdelinger blive undersøgt. Andre mulige tiltag er overarbejde for rettens medarbejdere, bistand fra naboretter, besøg af bedste praksis-konsulenter til gennemgang af arbejdsgange i tinglysningen, bistand fra ambulanceholdet m.v. Chefkonsulent Anja Olsen, er arbejdsgruppens repræsentant og kan kontaktes på mail ano@domstolsstyrelsen.dk eller på tlf.nr. 33 92 95 34. Det vil fortsat være muligt at rekvirere bistand fra ambulancetjenesten ved at kontakte fuldmægtig Maria B. Rye Tarp
Side 2/5 på mail mat@domstolsstyrelsen.dk eller på tlf.nr. 33 95 53 78. Retur til top 3. Ny generation af domstol.dk og udpegning af webredaktører Som beskrevet i Bestyrelsens nyhedsbrev nr. 58 er det planen, at vi den 1. januar 2007 lancerer 2. generation af domstol.dk. Det betyder, at der ikke skal ske sammenlægning af de nuværende hjemmesider men at alle retter i stedet får en hjemmeside på den nye tekniske it-platform Microsoft Sharepoint 2007. Projektet indebærer i første omgang, at den fælles informationsarkitektur på domstol.dk skal justeres, så den bliver mere modtagerorienteret, designet skal fornyes, og vi skal have enkelte nye funktioner på hjemmesiden f.eks. abonnement på nyhedsbreve. I styrelsen arbejder vi lige nu på den fremtidige informationsarkitektur på domstol.dk men vi vil meget gerne have retternes eventuelle input og forslag til forbedringer af den nuværende arkitektur. Når ovenstående er på plads, vil redaktørerne blive tilbudt kursus i det nye system. Kurserne er planlagt som 2-dages kurser og vil finde sted i styrelsens lokaler i Store Kongensgade fra medio november 2006. Kurserne vil også indeholde brush-up i vedligeholdelse af intranet. Før vi kan indkalde til kurserne, har dog vi brug for at vide, hvem der bliver byretternes fremtidige web-redaktører. Byretspræsidenterne vil blive orienteret nærmere om udpegning af webredaktører på kommunikationskurset den 20. september 2006. Det skal dog nævnes allerede nu, at webredaktørerne kan se frem til følgende opgaver i årets sidste måneder: Første halvdel af november: Klargøre/sammenlægge intranet Sidste halvdel af november: Kursus i hjemmeside December: Klargøring af hjemmeside I begyndelsen af november 2006 vil vi invitere alle retspræsidenterne til en forevisning af domstol.dk. Vi modtager gerne retternes input og forslag til den nye informationsarkitektur på domstol.dk for eksempel på baggrund af ønsker fra brugerne. Kontakt Marianne Linde mak@domstolsstyrlsen.dk senest den 8. september 2006 Retur til top 4. Reformkonsulenternes rolle i efteråret Domstolsstyrelsen har fået flere henvendelser fra reformkonsulenter, der gerne vil vide, hvad deres rolle er her i tiden efter udnævnelsen af byretspræsidenterne og lovforslagets vedtagelse. Spørgsmålet om reformkonsulenternes rolle har senest været drøftet
Side 3/5 på et møde i Reformstyregruppen kort før sommerferien, hvor der var enighed om at opretholde ordningen med reformkonsulenter også efter sommerferien. Reformkonsulenterne har først og fremmest været et informationsbindeled mellem styrelsen og byretterne. Det har således været reformkonsulenternes primære opgave at holde sig orienteret om reformen og således være i stand til at besvare spørgsmål fra kolleger om reformen, ligesom reformkonsulenterne har formidlet spørgsmål om reformen videre til styrelsen. Derudover har reformkonsulenterne bidraget til løsningen af forskellige vigtige opgaver ved blandt andet i forbindelse med informationsmøderne at stå for planlægningen af eftermiddagens arrangement. Vi ved derudover, at flere reformkonsulenter har medvirket til, at Store brevdag den 12. maj blev en god oplevelse for mange af deres kolleger. Vi mener stadig, at det er nyttigt at opretholde ordningen med reformkonsulenter, selvom vi godt er klar over, at der for mange er blevet færre spørgsmål at skulle svare på eller formidle videre på grund af udnævnelsen af de nye byretspræsidenter. Først og fremmest er der i drejebogen lagt op til, at reformkonsulenterne også i efteråret 2006 skal løse forskellige opgaver sammen med den nye byretspræsident og den nuværende embedschef. Derudover sender styrelsen fortsat mange vigtige oplysninger ud via Reformnyt om ledige stillinger, it, bygningssituationen og andre forhold, som mange af de øvrige medarbejdere ved retterne måske ikke har tid til at holde sig orienteret om. Vi ønsker derfor indtil videre at opretholde ordningen med reformkonsulenter, men håber dog, at det generelle reformarbejdspres for de fleste reformkonsulenter er blevet lidt mindre her efter sommerferien. Retur til top 5. Sådan fungerer en afdelingskasse Som beskrevet i Reformnyt67 bliver mange kasser midlertidigt til afdelingskasser pr. 1. januar 2007. Hvordan fungerer en afdelingskasse så? Ja, som udgangspunkt i betjeningen som en almindelig hovedkasse. Kassesystemet er indrettet, så man kan arbejde med flere kasser på det samme regnskab. Det gør de store retter allerede i dag, f.eks. er der 9 kasser i Københavns Byret. At man geografisk sidder langt fra hinanden betyder ikke noget, dvs. hvis vi fortsætter eksemplet fra Reformnyt66 med Retten i Faaborg og Retten i Svendborg, så vil de to kasser arbejde, som sad de ved siden af hinanden. Når en sag kommer til en afdelingskasse og skal behandles her, tildeles den saglistenummer af samme nummerrække som ved
Side 4/5 hovedkassen på hovedtingsstedet. Man sidder med andre ord og plukker af den samme sagsnummerrække, således at alle sager hører hjemme ved hovedtingsstedet. Man kan således arbejde flere geografiske steder for den samme, nye byret. Konteringsmæssigt overfører afdelingskassen hver måned regnskabstal (de såkaldte nettobevægelser) til hovedtingsstedet, der så elektronisk indberetter de samlede regnskabstal til Domstolsstyrelsen. Dermed genereres der kun ét regnskab for hele hovedtingsstedet. Man kan sige, at regnskabet for hovedtingsstedet er summen af hovedkassen og afdelingskasserne. Periodeafslutningen ved en afdelingskasse tager meget kort tid, og der skal ikke udskrives diverse rapporter m.v. til Domstolsstyrelsen. Disse sendes alene fra hovedkassen. En afdelingskasse skal have sin egen bankkonto. Den kan godt være i et andet pengeinstitut og dermed et andet homebank system, end hovedkassen anvender. Derfor kan afdelingskasser beholde det pengeinstitut, de har i dag, hvis det skulle være forskelligt fra hovedtingsstedet. Det er dog Domstolsstyrelsens anbefaling, at man på sigt får samme pengeinstitut. Afdelingskassen bruger hovedkassens SE-nummer, da man organisatorisk hører til her. Dvs. at sygerefusioner m.v. sendes til hovedkassen, ligesom det kun er hovedkassen, der afleverer løndata til SKAT. A- og B-lønsmodtagere har samme register for alle kasser under hovedtingsstedet. Vedrørende elektronisk fakturering bibeholdes kun de nye hovedtingssteders EAN-lokationsnumre. Dvs. alle elektroniske regninger sendes til hovedkassen. Der ligger derfor en opgave for afdelingskasser i, at få formidlet det nye EAN-nummer (hovedtingsstedets) ud til deres leverandører. Retur til top 6. Overførelsen af data Som beskrevet i Reformnyt68 skal retternes data flyttes fra de lokale servere til det centrale it-udstyr. Installationen og testen af det centrale it-udstyr er forløbet tilfredsstillende, og det er allerede nu muligt at påbegynde overførsel af dokumenter. Kopiering og overførsel af dokumenter vil foregå på tidspunkter, hvor server og netværk ikke er belastet - typisk om natten - og starter natten mellem den 5. og 6. september 2006. Overførsel af databaser vil først ske umiddelbart før itdriften bliver flyttet til det centrale it-udstyr. Retterne i København, Århus, Odense, Ålborg og Roskilde vil blive kontaktet af styrelsen for installation af en ekstern harddisk på rettens netværk. Harddisken vil ligeledes få overført dokumenter fra den lokale server, når denne ikke er belastet af andre opgaver. Med denne metode er det muligt at kopiere og overføre den store mængde dokumenter væsentligt hurtigere end over kommunikationslinjerne. I alt skal der fra
Side 5/5 alle retter kopieres og overføres ca. 25 millioner dokumenter. Retur til top