Nyt om IT fra STAR. - til jobcenterchefer

Transkript

1 Nyt om IT fra STAR - til jobcenterchefer Med dette nyhedsbrev håber vi, at kunne give jer et godt overblik over, hvilke digitale ændringer, der indgår i den kommende release, som finder sted d. 11. januar På trods af datoen for releasen er den navngivet Som det fremgår af nyhedsbrevets længde, er der tale om en omfattende release med ny udvikling af mange værktøjer. Hensigten er, at I skal have et overblik over, hvad der sker, så I kan forberede jer på forandringerne i jeres jobcentre. For en mere indgående beskrivelse og deciderede vejledninger henvises til de release-notes, der gøres tilgængelige på DFDG, når releasen finder sted. I ønskes alle en god jul og et godt nytår. Med venlig hilsen Jesper Hammerich Lux Kontorchef Digitalisering og support Information om kommende release er en stor release med meget indhold, da den har kørt over en tidsperiode, som normalt omfatter to releases. Der er udviklet meget og testet meget hos både STAR og leverandører til kommuner og a- kasser. Tests er færdige hos STARs leverandører, men frem til 18. december gennemføres der kundetest af Landssupportens testere, samt test af integrationer og dataflow mellem STARs systemer og Jobcentrenes systemer. Nyt fra projekterne Obligatorisk Selvbooking fase 1: Frister for hvornår ledige dagpengemodtagere skal selvbooke deres jobsamtaler Fra april 2016 skal ledige dagpengemodtagere selv booke deres jobsamtaler, hvilket er aftalt som led i Beskæftigelsesreformen. Hermed får ledige et større ansvar for tilrettelæggelsen af deres kontaktforløb og jobcentrene spares for en række administrative indkaldelsesopgaver. I 2015 er der gennemført udrulning af Selvbooking i hele landet, og borgerne har selv booket over samtaler til afholdelse i Som en del af releasen i januar 2016 bliver det muligt for jobcentrene at aftale en frist for næste samtale med de ledige. Fristen kan indtastes i det lokale sagsbehandlingssystem og bliver derefter vist for den

2 ledige på Jobnet. Den ledige vil på Jobnet flere gange blive adviseret og kan abonnere på sms og mail oplysninger om, at fristen er ved at udløbe. Frem til april 2016 har det ingen konsekvenser, hvis den ledige ikke får booket indenfor fristen. Fra april 2016 vil ledige blive afmeldt, hvis de ikke får booket en samtale inden for fristen, og de vil dermed som udgangspunkt ikke kunne få dagpenge. Der bliver lavet bekendtgørelser om dette, som planlægges udstedt i starten af Perioden januar til april 2016 bliver derfor en overgangsperiode, som kan bruges til at få lavet administrative procedurer omkring oprettelse af frister i jobcentrene og få flere ledige til at selvbooke. Perioden vil også kunne bruges til at få erfaring med behovet for ledige tider på Jobnet. Denne viden vil være vigtig til fastlæggelse af, hvor mange ledige tider der skal oprettes, når selvbookning bliver obligatorisk. Læs mere om obligatorisk selvbooking her: VITAS STAR har igangsat de indledende aktiviteter forbundet med implementeringen af VITAS på landsplan til næste år. Der er lagt følgende plan for idriftsættelsen af VITAS: Arbejdsmarkedskontor Syd: 1. februar Arbejdsmarkedskontor Midt-Nord: 1. marts Arbejdsmarkedskontor Øst: 1. april Alle jobcentre vil forud for udrulningen blive tilbudt at deltage i superbrugerundervisning ca. 1 måned inden. Ligeledes vil de ansvarlige projektledere i jobcentrene blive tilbudt at deltage i et infomøde om den interne implementering af VITAS. Såfremt nogle jobcentre ønsker at idriftsætte VITAS på et senere tidspunkt i 2016, kan dette meldes til det lokale arbejdsmarkedskontor. STAR anbefaler dog at alle jobcentrene tager imod tilbuddet om at deltage i møderne om undervisning og implementering. Det er de lokale arbejdsmarkedskontorer som står for koordineringen og facilliteringen af disse møder. Joblog STAR har gennemført en brugertilfredshedsundersøgelse af jobcentermedarbejdernes og borgernes oplevelse af at arbejde med jobloggen, som overordnet set har vist positive resultater, dog er der også identificeret en række forbedringsmuligheder, særligt for de lidt svagere målgrupper. Læs mere om Brugertilfredshedsundersøgelserne længere nede i nyhedsbrevet. STAR vil derfor i 1. halvdel af 2016 arbejde på at forbedre både oplevelsen af Joblog-oprettelsen for borgeren på Jobnet, samt Joblogudsøgningsmulighederne for jobcentermedarbejderne på Jobkon.

3 Min plan Som varslet i forrige nyhedsbrev kommer der en række nye funktioner på Min plan i starten af januar. Min plan er en del af Beskæftigelsesreformen, hvor det er besluttet, at alle borgere, der får en indsats i jobcenteret kun skal have én plan, der vises for borgeren på Jobnet. Formålet med Min plan er, at den skal være én samlet indgang til hele borgerens indsats, hvor man kan få et samlet overblik over, hvad der skal ske fremadrettet og hvilke forpligtelser og krav, der stilles til borgeren. For dagpengemodtagere er det desuden formålet, at Min plan skal understøtte samarbejdet om det fælles kontaktforløb. Der er også en række andre ændringer til Min plan, som vil have betydning for arbejdsgangene i jobcenteret. Overordnet kan de elementer der indgår i Min Plan illustreres i nedenstående grafik: Det væsentligste nye i Min plan er: For dagpengemodtagere vil Krav til jobsøgning fra a-kassen komme til at indgå i Min plan Alle grupper, der kan få en indsats i jobcenteret, kan fremover få Min plan En række felter på aktiviteter ændrer placering og skifter navn samtidig med, at der etableres valideringer (i såvel jobcentrets sagssystem som i DFDG), der i højere grad sikrer mod fejlregistreringer. Dette har bl.a. betydning for kommunens egen opfølgning og økonomistyring, men også for retvisende statistik på Jobindsats.dk

4 CV på Jobnet og udsøgning af CV på Jobnet for Jobkonsulenter Borgernes CV på Jobnet er i sidste fase blevet it-understøttet med følgende: Feltet med Uddannelse bliver udvidet, så borgeren fremover får mulighed for at tilføje kurser og certificeringer i særskilte felter Feltet med Sprogangivelse ændres, så borgeren fremover skal registrere sine sprogkundskaber efter en niveaudeling Der kommer bedre muligheder for eksport af CV et til - Word, så borgerne nemmere kan tilpasse deres CV inden det sendes til arbejdsgiver - PDF/udskrift, således at borgeren hurtigt og nemt kan sende det til arbejdsgiver, hvis det ikke kræver yderligere tilpasning Udsøgning af CV på Jobnet for Jobkonsulenter er blevet it-understøttet med følgende: Der kommer en ny søgemetode, der muliggør struktureret søgning på både stillingsbetegnelser og kvalifikationer, ligesom der fortsat kan foretages fritekstsøgning i resten af CV erne. Hvis der således søges på Klejnsmed, vil rankering i resultater være med afsæt i først og fremmest dem, der både kan og vil arbejde som Klejnsmed. Dernæst vil følge dem, der har skrevet Klejnsmed i andre inputfelter i CV et. Den automatiske udsøgning på tværs af kommuner har ikke fungeret lige godt alle steder. De bagvedliggende geodata er blevet forbedret, så borgere fra alle de relevante postnumre kommer frem i søgningen Den automatiske udsøgning på tværs af kommuner suppleres med en radial udsøgning med afsæt i det postnummer, der er søgt på. Søger man fx på 5000 Odense C kan man ud fra midtpunktet i Odense vælge at udvide søgningen mellem km radius alt efter hvor mange resultater, søgningen viser Under Stillingsbetegnelser bliver der mulighed for filtrering på erfaring og uddannelse, således at man f.eks. kun ser de klejnsmede, der både har erfaring og uddannelse Mulighed for at udskrive PDF af borgers CV der er magen til den borgeren ser Dialogmodul I forbindelse med Kontanthjælpsreformen skal sagsbehandlere løbende følge med i og ændre indsatsen for jobparate kontanthjælpsmodtagere og åbenlyst uddannelsesparate uddannelseshjælpsmodtagere. I den forbindelse er det nødvendigt med forbedrede muligheder for kommunikation med borgeren. I forbindelse med Beskæftigelsesreformen skal sagsbehandlere på tværs mellem jobcenter og a-kasse løbende kunne have en direkte kommunikation med hinanden. I den forbindelse er det nødvendigt med forbedrede muligheder for kommunikation mellem sagsbehandlere med borgeren som vidende deltager. Dialogmodulet er det tilbud, som løbende udvikles til at varetage en sådan synlig kommunikation, hvad enten den foregår mellem to eller tre parter.

5 Hidtil har ledige borgere ikke haft mulighed for at kunne følge med den dialog, der føres mellem jobcenter og a-kasse. Det ændres med denne release, hvor der åbnes op for borgerindblik. Således kan a-kassen og jobcentret på tværs af myndigheder føre en mere direkte dialog mellem hinanden, hvor borgeren er med som i kopi på kommunikationen og evt. også kan svare. I denne release åbnes også op for muligheden for, at den enkelte jobkonsulent via Beskedmodulet kan vælge at sende en individuel borger en besked via SMS, og indtil videre vil denne ordning være gratis. Jobkon Det bliver muligt at registrere og indberette borgerens eventuelle koordinerende sagsbehandler, personlige jobformidler, udslusningskoordinator eller støtte-kontaktperson via Jobkon. For de jobcenter-løsninger, der understøtter det, kan indberetningen også ske via jobcenter-løsningen. Det er hensigten, at borgerne ved en senere release får mulighed for, at se disse eventuelle koordinerende sagsbehandlere m.fl. på Jobnet. Arbejdsmarkedsportalen og Jobnet I Arbejdsmarkedsportalens og Jobnets brugergrænseflader sker der en sanering af afmeldeårsager. Der afskaffes enkelte afmeldeårsager og enkelte præciseres. Saneringen sker på baggrund af ønsker fra praktikergruppen, hvor der bl.a. deltager KL, AK Samvirke og repræsentanter fra a-kasser og kommuner. Fleksjobansatte Fleksjobansatte, der under modtagelse af sygedagpenge mister deres job, skal skifte status til at være ledige fleksjobvisiterede. Der idriftsættes en løsning, der om natten automatisk skifter sådanne personer til at stå registreret som ledige fleksjobvisiterede (kontaktgruppe 7). Pensionsansøgninger Der etableres mulighed for, at jobcentret kan orientere a-kassen digitalt om, at kommunen har en pensionsansøgning fra en forsikret ledig under behandling. Det kan i et fritekstfelt angives hvilken type pensionssag, der er tale om. Denne orienteringsmulighed etableres efter ønske fra praktikergruppen.

6 Øvrig information Brugertilfredshedsundersøgelser af Joblog og Planner Over 800 medarbejdere på jobcentre i hele landet har deltaget i STARs brugertilfredshedsundersøgelse om Joblog og Planner. STAR har spurgt deltagerne om deres tilfredshed og om forbedringsforslag - og der er masser af begge dele. Baggrunden for at foretage denne undersøgelse har dels været at lave en baseline-måling på tilfredsheden med it-værktøjer, dels at indhente konkrete forbedringsforslag fra medarbejderne i landets jobcentre. Derfor skal tilfredshedsmålingen fremover gentages hvert år. Formålet er, at STAR bliver endnu skarpere på at prioritere vores ressourcer til at udvikle bedre it-værktøjer. Joblog Undersøgelsen tegner et billede af overvejende tilfredse brugere i landets jobcentre. Størstedelen af de medarbejdere, som bruger Joblog, er 'Enig' eller 'Meget enig' i, at værktøjet er let at bruge, og at Joblog giver et godt overblik over borgerens jobsøgning. De største udfordringer med Jobloggen hænger sammen med, at nogle borgere mangler motivation for at anvende Jobloggen. Desuden har nogle borgere vanskeligheder med sprog eller med it, hvilket trækker ned i den samlede oplevelse af Jobloggen som it-værktøj. De adspurgte har mange gode ideer og forslag til, hvordan funktionaliteten i Joblog kunne forbedres. De mest gennemgående forslag er bl.a.: Bedre mulighed for at vedhæfte CV og ansøgning til et konkret job oprettet i Jobloggen Fjerne muligheden for at sætte en aktivitet i status 'Afventer', da den ikke bliver brugt efter hensigten. Jobcentermedarbejderne ønsker sig flere muligheder for at trække statistikker fx over jobsøgningsaktiviteternes fordeling på stillingsbetegnelser og geografi. Planner Ca. halvdelen af undersøgelsens respondenter anvender Planner i deres daglige arbejde herunder til indkaldelser, oprettelser af online-tilbud eller kalenderstyring. Generelt er brugerne tilfredse med Planner som værktøj og mener, at det er et nemt system at arbejde i. Naturligvis er der også en række ønsker og forslag til forbedringer, og disse stemmer godt overens med STARs opfattelse af, hvilke områder der skal optimeres. Blandt andet er det højt prioriteret af alle parter at sikre, at systemets svartid optimeres i takt med, at flere og flere begynder at anvende Planner. Et andet ønske er integration mellem medarbejdernes kalendere i Outlook og deres kalendere i Planner. Og endelig ønsker mange, at Planner åbner med egen personlig kalender som startside frem for hele jobcentrets. Læs undersøgelsen: pdf.ashx