Tirsdag den 27. maj 2008 kl. 15-18 Referat Deltagelse Til stede: Katherine Richardson (formand) (pkt. 1 til og med pkt. 6.c), Hans Halvorsen (næstformand), Merete Ipsen, Sidsel Homann (pkt. 1 til og med pkt. 5), Erik Højsholt, Ole Pedersen, Claus Christensen, Niels Jørgen Andreasen, Ronni Lykke Møller. Fra ledelsen: Preben Clausen, Mona Birkø, Susanne Dombernowsky og Per Lund Referent: Peter Cederstrøm. Afbud: Pauli Johansen, Børge Rasmussen og Mikkel Kolding Indholdsfortegnelse 1. Referat af møde 6 incl. underskrift...2 Driftssager 2. Udbud af FVU- og OBU-undervisningen i 2009...3 3. 2-årigt HF fornyet ansøgning til UVM efter RM-udtalelsen...6 Økonomiske sager 4. Budget 2008 kvartalsrapport 1 incl. likviditetsbudget...7 Tema 5. Strategiplan 2012...9 6. Meddelelser...11 a) orientering vdr. bygningsindsatsen...11 b) VUC-B Nyt evt. spørgsmål til de seneste udsendelser, herunder især VUCB-Nyt 7 om bestyrelsesansvar...11 c) administrative fællesskaber - orientering...11 d) undervisningstilbuddet 2008/2009...12 7. Eventuelt...13 8. VUC-Flex orientering om det nye tilbud...14
27.05.08 1. Referat af møde 6 incl. underskrift Referat fra BS 6 blev godkendt. 2
27.05.08 2. Udbud af FVU- og OBU-undervisningen i 2009 Sagsfremstilling I forbindelse med strukturreformen overtog VUC-erne ansvaret for udbuddet af Forberedende Voksenundervisning og ordblindeundervisning fra amterne. VUC Århus har således overtaget ansvaret for udbuddet i Århus Kommune efter det tidligere Århus Amt. VUC Århus har videreført driftsoverenskomster på uændrede vilkår i en to-årig overgangsperiode i 2007 og 2008 omkring Forberedende Voksenundervisning (FVU) og ordblindeundervisning (OBU) således: Frit Oplysningsforbund (FVU og OBU) AOF Århus, Ordskolen (FVU og OBU) Folkeligt Oplysnings Forbund (FVU og OBU) Århus Tekniske Skole (FVU) VUC Århus har endvidere tegnet ny driftsoverenskomst omkring ordblindeundervisning med Taleinstituttet, som tidligere var institution under Århus Amt. Driftsoverenskomsten er tegnet for 2007 og vil blive indgået for 2008, såfremt Tale- & Høreinstituttet har ønske om det Overgangsperioden ophører med udgangen af 2008, og der skal nu tilrettelægges en proces med indgåelse af nye driftsoverenskomster fra 1. januar 2009. Region Midt og VUC-erne har i fællesskab besluttet at iværksætte en undersøgelse, som skal kortlægge de kortuddannes uddannelsesniveau i regionen, så dette kan indgå i vurderingen af behovet for undervisningstilbud og driftsoverenskomster fra 1. januar 2009 Beslutningskompetence omkring indgåelse af driftsoverenskomster Uddannelsesudvalget ved VUC Århus indstiller Region Midt høres Bestyrelsen ved VUC Århus indgår driftsoverenskomster Forslag til tidsplan 27. maj 2008: Bestyrelsen ved VUC Århus drøfter og beslutter retningslinier for proces omkring indgåelse af driftsoverenskomster omkring Forberedende Voksenundervisning og ordblindeundervisning pr. 1. januar 2009. NB: Da høringen i Region Midt først kan foretages 19. november, indstilles det, at VUC Århus tilbyder nuværende udbydere, som evt. ikke får tilbud om ny driftsoverenskomst pr. 1. januar 2009, en forlængelse af driftsoverenskomstperioden frem til 30. juni 2009, så evt. kapacitetsproblemer kan afhjælpes. UVM billiger dette. Primo juni 2008: Standardiseret og kvalitetssikret udbudsmateriale modtages fra sekretariatet ved Lederforeningen for VUC primo juni 2008. (Udbudsmateriale og standard-driftsoverenskomster er forelagt UVM og kvalitetssikret af Kommunernes Landsforenings Konsulentkontor.) Medio juni 2008: Annoncering i dagblade om udbud medio juni 2008. (Jyllands Posten, Århus Onsdag). Nuværende udbydere tilsendes information og udbudsmateriale. 10. august 2008: Frist for ansøgning om driftsoverenskomst = 10. august 2008. 3
25. august 2008: VUCs indstilling til driftsoverenskomster forelægges på uddannelsesudvalgets møde den 25. august 2008. Uddannelsesudvalget indstiller til indgåelse af driftsoverenskomster 3. september 2008: VUC Århus` indstilling vedr. driftsoverenskomster pr. 1. januar 2009 forelægges på bestyrelsesmøde den 3. september. VUC Århus bestyrelse indstiller indgåelse af driftsoverenskomster pr. 1. januar 2009, på forventet positiv udtalelse til indstillingen i forbindelse med høringen i Region Midt den 19. november. 19. november 2008: VUC Århus` bestyrelses indstilling vedr. driftsoverenskomster pr. 1. juli 2009 høres på Regionsudvalgets møde, den 19. november 2008. (2. og 16. september = forretningsudvalgsmøde.) Ultimo november 2008: Ved udgangen af november, meddeles ansøgerne hos VUC Århus driftsoverenskomst eller afslag på driftsoverenskomst pr. 1. juli 2009. Følgende forhold bør tages i betragtning ved indgåelse af nye driftsoverenskomster ved VUC Århus: Geografisk spredning i Århus Kommune Volumen herunder antal udbydere, FVU: 4 OBU: 3-4 Målgruppen og erfaring med denne Relevante administrative krav, fx erfaring med brugen af studieadministrative systemer Kvalitetskrav: o lærerkvalifikationer, herunder efteruddannelse o fagligt og pædagogisk miljø for lærerne o evaluering o lokaler og udstyr o voksenpædagogisk miljø o samarbejde med andre udd.institutioner o erfaringer med samarbejde med virksomheder o forsøgs- og udviklingsarbejde Fællesskab med andre uddannelsesområder Det bør ved indgåelsen af driftsoverenskomster vægtes: Der skal sikres enkelthed i samarbejdet Der skal sikres gode rammer for undervisningen Der skal sikres gode rammer for udviklingen af undervisningen Der skal implementeres relevante administrative og kvalitetsmæssige standarder Der skal sikres kvalitet i undervisningstilbuddet og lærernes uddannelsesniveau Der skal tilstræbes fleksibilitet: forskellige kursusforløb, forskellige lokaliteter og forskellige tilrettelæggelsesformer Ledelsen indstiller - at ledelsen bemyndiges til at iværksætte og gennemføre processen omkring udbud i henhold til den skitserede proces og tidsplan. Drøftelse: Mona Birkø orienterede kort om udbudsprocessen. Herefter besvarede ledelsen bestyrelsens spørgsmål til punktet og uddybede enkelte elementer. Drøftelse af de administrative omkostninger i forhold til det beløb på 150.000 kr. pr. område som VUC Århus modtager for at administrere 4
udbud af FVU og OBU. Ledelsen vurderer, at beløbet særligt i opstartsfasen, hvor der indarbejdes nye rutiner m.v. i organisationen, ikke dækker de faktiske omkostninger. Bestyrelsen lagde vægt på, at der ikke indgås driftsoverenskomster, som er tidsubegrænsede, men foreslog genforhandling inden for et passende åremål. Endvidere blev ledelsen opfordret til at sikre en så bred målgruppe som muligt inden for rammerne af en forsvarlig drift i forhold til den volumen, den enkelte udbyder skal have for at sikre en tilstrækkelig kvalitet. Ledelsen har ikke på forhånd fastlagt antallet af udbydere, men afventer resultatet af udbudsrunden. Dette skylde også, at VUC erne i regionen sammen med Region Midtjylland i2008 gennemfører en regionsdækkende analyse af behovet for FVU og OBU, og at denne afdækning kan vise hidtil usete behov. Desuden undersøger ledelsen via VUC foreningen de nærmere vilkår for bl.a. det beløb, VUC Århus fremover selv skal afsætte til administrative omkostninger af bevillingen til FVU og OBU (undgå prisdannelse i kartel m.v.), vilkårene for udbud samt, om der skal gennemføres EU-udbud. Beslutning: Ledelsens indstilling blev herefter taget til efterretning 5
27.05.08 3. 2-årigt HF fornyet ansøgning til UVM efter RM-udtalelsen Sagsfremstilling Bestyrelsen blev ved MØDE 6 den 2. april under meddeler orienteret om, at en positiv udtalelse fra Region Midtjylland (RM) var undervejs til skolen vedr. skolens ansøgning til UVM fra marts måned 2006 om oprettelse af et 2-årigt HF-tilbud ved skolen fra 1.8.2009. Regionens udtalelse er bl.a. baseret på et grundigt udredningsarbejde vdr. HF-behovet i Århus og på tilbagemeldinger fra det forpligtende samarbejde i område Øst. Region Midtjyllands udtalelse blev modtaget på skolen den 11. april 2008, og skolens ledelse har derfor i overensstemmelse med UVM s anvisninger fremsendt denne til Ministeriet bilagt et brev, der àjourfører og supplerer skolens oprindelige argumentation bag ansøgningen. I denne følgeskrivelse pointerer skolen, at RM s forslag til en begrænsning af udbuddet til 2 klasser erstattes af en formulering om, at skolen på lige fod med de øvrige udbydere indgår i det forpligtende samarbejde om koordinering, og at dette samarbejde fastsætter udbuddet for de enkelte skoler baseret bl.a. på skolernes søgetal. Det kan oplyses, at skolen helt i overensstemmelse med den oprindelige ansøgning fortsat deltager aktivt i et tæt samarbejde med de øvrige tre HF-udbydere i byen med henblik på at styrke det samlede HF-udbud i byen. Senest med et fælles fremstød vedr. branding af HF. Det forventes, at skolen modtager et svar fra UVM i efteråret 2008. Ledelsen indstiller - at redegørelsen tages til efterretning Beslutning: Ledelsens redegørelse blev taget til efterretning 6
27.05.08 4. Budget 2008 kvartalsrapport 1 incl. likviditetsbudget Sagsfremstilling Af hensyn til sammenlignelighed mellem budget for 1. kvartal og resultat for 1. kvartal har vi tilrettet periodiseringen af undervisningsindtægterne, således at der nu er anvendt samme periodisering i budgettet og i rapporten.. Det betyder at de fremlagte tal i 1. kvartal ikke stemmer overens med det oprindelige budget, men der er ikke ændret i det samlede budget for 1. halvår. Generelt skal der tages forbehold for afstemning af indtægterne fra Uvm, da der, grundet den sene vedtagelse af finansloven, først foreligger et tilskudsbrev den 26. maj. Desuden er tallet for GS aktiviteten baseret på en manuel optælling, da indberetning først kan foretages i forbindelse med indberetningen af 2. kvartal. Det samlede resultat for 1. kvartal udviser et overskud på kr. 5.538.402,- mod forventet kr. 4.349.913,-. Neden for kommenteres de væsentligste afvigelser, der henvises til de i rapporten anførte noter. Note 1 Undervisningsindtægterne (taxameter) er ca. kr. 900.000,- lavere end budgetteret. Dette dækker over store forskelle i de enkelte aktivitetsområder (se vedhæftede bilag Årskursister foråret 2008 ). Udgangspunktet for indtægtsførelsen i 1. kvartal er de faktisk indberettede tal fra det administrative system (realiseret). Da der er nogen forsinkelse i systemet, har vi opgjort at der forventes yderligere 8-10 årskursister på HF og 2 årskursister på AVU, når den endelige indberetning for 2. kvartal indsendes. For HF s vedkommende er der en nedgang i 1. kvartal på 26 årskursister, der primært skyldes et væsentligt større frafald på helårshold end budgetteret. GS har haft en fremgang på 4 årskursister og afdelingen har dermed samlet haft en nedgang på 22 årskursister. Den samlede nedgang for første halv år forventes at være på maksimalt 28 årskursister. For AVU s vedkommende er der på såvel AVU som FVU sket en forbedring, svarende til i alt 6 årskursister. For 1. halvår forventes samlet en fremgang på 8 årskursister. Da omfanget af GS sommeraktiviteten på nuværende tidspunkt har et omfang af ca. 45 årskursister, hvilket er ca. 30 årskursister mere end i 2007, forventes ingen umiddelbar ændring af årets resultat i negativ retning. Note 2 Deltagerbetalingen har været en anelse højere end budgetteret. Dette skyldes 3 forhold: Der er indført deltagerbetaling for dele af GS-tilbuddet Der er indført deltagerbetaling for Handleplankursister Der er overført et større beløb fra 2007 end oprindeligt forudsat 7
Note 3 Lønomkostningerne i HF afdelingen har været ca. kr. 500.000,- mindre end budgetteret. Der er tale om en reel overbudgettering i et mindre omfang. Der ud over er der en forøgelse af refusioner, hvor vikarbehovet dækkes af faste ansatte. Udgiften hertil vil først kunne opgøres senere. Desuden er der ca. kr. 200.000,- til 6. ferieuge og eksamensvagter, der først kommer til udbetaling i 2. kvartal. Note 4 Øvrige omkostninger er væsentligt lavere end budgetteret. Dette er ikke nogen overraskelse, da vi stadig budgetterer med et jævnt forbrug over de fire kvartaler og forbruget falder skævt. Af hensyn til fremtiden vil der i budgettet for 2009 blive anvendt en historisk fordeling, således at der bliver bedre sammenlignelighed mellem budget og rapport. Note 5 Samme kommentar som til Note 4. Note 6 De ekstraordinære poster er ikke bragt i anvendelse i løbet af 1. kvartal. Likviditetsbudget Vedlagte likviditetsbudget udviser en positiv likviditet over hele året og likviditeten vil på intet tidspunkt være under kr. 22 mio. Det betyder også at renteindtægterne vil være større i 2008 end i 2009 og formentlig vil være i størrelsesordenen kr. 1 mio. Ledelsen indstiller: At kvartalsrapporten for 1. kvartal tages til efterretning Drøftelse: Per Lund orienterede kort om kvartalsregnskab og likviditet. Susanne Dombernowsky supplerede med en orientering om, at man i HF-afdelingen udover at arbejde med det budgettekniske, især har fokus på frafald, som er en betydende faktor i forhold til budget. Bestyrelsen bemærkede, at en dialog med kursister om frafald tillige kan kvalificere denne indsats. Endvidere drøftelse af balancen mellem økonomisk soliditet og anvendelse af midler. Beslutning: Ledelsens indstilling blev taget til efterretning 8
27.05.08 5. Strategiplan 2012 Sagsfremstilling Bestyrelsen behandlede den første skitse til indhold i Strategiplan 2012 ved MØDE 5 den 6. februar 2008. Denne skitse var et første forsøg på en konkretisering i handlinger af den vision for skolens virksomhed i de kommende år, som bestyrelsen vedtog ved MØDE 4. Under behandlingen af skitsen besluttede bestyrelsen, at den færdige strategiplan bør arbejde med relativt få og mere konkrete mål. Ved dette møde fremlægges derfor en ny udgave af Strategiplan 2012. Materialet består af tre dele: - et resumé af mere politisk karakter opdelt i fem hovedindsatser (kap. 1) - et afsnit med 23 handlingsplaner af mere teknisk karakter (kap. 2) - en bilagsdel med vision, målgrupper og strategien som en del af et kvalitetssystem PURE (kap. 3-6) Denne opdeling følger op på bestyrelsens tidligere beslutning om arbejdsdeling mellem bestyrelse og ledelse, således at bestyrelsen koncentrerer sig om at formulere vision og hovedindsatsområder, mens skolens ledelse også arbejder med og løbende tilpasser værktøjsdelen, som er de 23 initiativer. Tilpasningen er nødvendig, fordi skolen er i et dynamisk marked. Med hensyn til en vurdering af de 23 initiativers påvirkning af søgningen til skolens tilbud og deres betydning for skolens økonomi foreslås det, at begge disse bevægelser, bortset fra enkelte undtagelser, håndteres på skoleniveauet inden for rammerne af det samlede budget. For 2008 har bestyrelsen endvidere besluttet, at budget reguleres efter sommerferien, når skolen har mere vished over den samlede søgning. Denne fremgangsmåde foreslås, fordi det for alle de foreslåede ændringer i uddannelsestilbuddet gælder, at det er umuligt at vurdere, i hvilket omfang ændringerne blot flytter rundt på den samlede kursistmængde snarere end at tiltrække flere kursister. Skolens samlede overordnede vurdering af markedet er nemlig, at søgningen til skolen i de kommende år vil være stabil på totalerne, kun med mulighed for en samlet beskeden vækst. Derimod forventer vi en større spredning på nye tilbud inden for denne ramme, jfr. strategien om at nå forskellige målgrupper. Ledelsen indstiller: - at bestyrelsen drøfter Strategi 2012 med fokus på resuméet side 2 med henblik på en evt. justering af hovedindsatserne - at skolens ledere gennemgår enkelte konkrete initiativer efter ønske fra bestyrelsens medlemmer - at bestyrelsen drøfter kap. 6 side 27-28 vdr. strategien som del af et system PURE 9
Drøftelse: Preben Clausen orienterede kort om strategi og ledelsens prioriteringer. Drøftelse af studiemiljø og udviklingsarbejde som en del af kvalitetsplanen. Endvidere bemærkede bestyrelsen, at det er fremsynet og positivt at ledelsen har koblet kvalitetssystemet med de øvrige rapporteringsredskaber (bl.a. ressourceregnskab). Beslutning: Ledelsens indstillinger blev taget til efterretning, med bemærkning om, at bestyrelsens ansvar ligger på mission og hovedindsatsområder, mens den egentlige implementering og udmåling i initiativer og handlingsplaner af er et internt forhold på skolen. Bestyrelsen lagde vægt på en årlig orientering om status i kvalitetsarbejdet. 10
27.05.08 6. Meddelelser a) orientering vdr. bygningsindsatsen Der har siden sidste møde været arbejdet med følgende sager: 1. Bevilling til indretning af nyt laboratorium i Bülowsgade som følge af skolens overtagelse af laboratoriekurserne og en vækst i især kemiundervisningen. 2. Bevilling til opstilling af pavillon ved Ingerslevs Boulevard med to ekstra klasserum 3. Møde med Århus Kommunes Socialforvaltning om flytning af Aktivitetscentret fra Bülowsgade. 4. Forhandling af ny lejekontrakt med Århus Kommune vedr. sal/kantine Ingerslevs boulevard. 5. Drøftelser med rådmand Louise Gade og borgmester Nicolai Wammen om skolens inddragelse i en helhedsløsning vedr. etablering af en ny midtbyskolestruktur i Århus Kommune. I drøftelser indgår også skolens bygning i Bülowsgade. Under punktet vil den seneste udvikling i disse sager blive kommenteret. Orientering på mødet: Preben Clausen orienterede om, at VUC Århus selv finansierer indretning af nyt laboratorium, såfremt UBST giver afslag på at finansiere. Endvidere kort tilbagemelding om, at Hans Halvorsen og Preben Clausen har afholdt møde med Århus Kommune om bygningerne i Bülowsgade. b) VUC-B Nyt evt. spørgsmål til de seneste udsendelser, herunder især VUCB-Nyt 7 om bestyrelsesansvar Bestyrelsens medlemmer har modtaget bestyrelsesforeningens nyhedsbrev, VUCB-Nyt 7/2008 om bestyrelsesansvar. Det foreslås, at notatet gennemgås under mødet. Orientering på mødet: Kort drøftelse af ansvar jf. notat. c) administrative fællesskaber - orientering Som det er bestyrelsen bekendt, besluttede Regeringen under Finanslovsbehandlingen vedr. budget 2008, at der på sigt overføres midler fra de ungdomsuddannelserne og VUC til Kriminalforsorgen. Disse midler skal spares derved, at skolerne flytter ikke centrale opgaver ud til såkaldte administrative fællesskaber. Det drejer sig om løn, økonomi, IT, bygninger, indkøb o.lign. Der er nu igangsat et nationalt udredningsarbejde vedr. denne opgave, og skolens administrationschef Per Lund er medlem af udredningsgruppen. Ved mødet vil den seneste udvikling blive kommenteret. 11
Orientering på mødet: Per Lund orienterede om, at der er ca. 4.000 administrative stillinger på landsplan på de institutioner, der skal omfattes af administrative fællesskaber. Heraf forventes det, at ca. 1.500 stillinger forblive på institutionerne, ca. 2.000 stillinger overføres til de administrative fællesskabe,r og ca. 500 stillinger vil blive nedlagt. d) undervisningstilbuddet 2008/2009 Skolens husstandsomdelte brochure er vedlagt til orientering. Ved mødet vil skolens formidlingsstrategi blive kommenteret. Orientering på mødet: Susanne Dombernowsky og Mona Birkø orienterede kort om status på søgning. Endeligt søgetal udsendes til bestyrelsen, når det er kendt. Meddelelsespunkter indkommet efter udsendelse af dagsorden e) Skolens jubilæum Der afholdes reception den 16. november i salen i anledning af skolens jubilæum. f) Honorar for bestyrelsesarbejdet Tre medlemmer udover formand og næstformand er berettiget til honorar på 3.000 kr. årligt. Preben Clausen aftaler nærmere med den enkelte vedr. udbetaling. g) Fjernundervisning Regionsrådet behandler pt. bevilling vedr. fjernundervisning. Der er positiv forventning hertil. 12
27.05.08 7. Eventuelt Kort drøftelse om generelle orienteringer til brugere af skolens intranet ved eksempelvis nedbrud og planlagte nedlukninger. Afslutningsvist takkede formanden Katherine Richardson kursisternes repræsentant i bestyrelsen, Ronni Møller, for hans arbejde i bestyrelsen. Ronni afslutter sin HF i år og forlader derfor skolen. 13
27.05.08 8. VUC-Flex orientering om det nye tilbud. Jette Harbo Meldgaard præsenterede det nye koncept VUC-flex, som skolen starter op i august 08 med foreløbigt 10 HF-tilbud. Konceptet er udviklet af KVUC (Københavns VUC), som skolen nu er gået i partnerskab med om den fortsatte udvikling og drift på landsplan. Jette orienterede om, at der allerede er optaget 59 kursister på et tilbud, der knap nok er annonceret endnu. Desuden gennemgik hun - ud fra KVUC s database - hvordan der i praksis arbejdes mellem kursist og lærer. 14
Underskriftsblad til brug ved BS 8: I bestyrelsen: Katherine Richardson (formand) Hans Halvorsen (næstformand) Erik Højsholt Merete Ipsen Sidsel Homann Pauli Johansen Claus Christensen Ole Pedersen Børge Rasmussen Niels Jørgen Andreasen Ronni Lykke Møller Mikkel Kolding Preben Clausen (forstander) 15
16