Bilag 8. København, den 7. juni 2005 Til Grøndalslund Menighedsråd Vedlagt sendes 3 alternative modeller for organisering af den økonomiske forvaltning for Grøndalslund sogn. Modellerne er tilvejebragt på baggrund af mit forslag til refordeling af opgaverne således, at kordegnekontoret overtog en væsentlig større andel af administrationen, herunder betalingsformidling og udarbejdelse af årsregnskab og årsbudget. Denne refordeling svarer til vedlagte alternativ B. Beskrivelsen af ændringerne for henholdsvis kirkegårdskontor og kordegnekontor er i samtaler blevet forlagt henholdsvis kirkegårdsleder og kordegn. Kirkegårdslederen gav udtryk for, at han stort set var villig til hvilken som helst løsning blot opgaverne blev præciseret og resurserne var tilstede. Kordegnen gav udtryk for at, hun ikke ønskede ændringer i sit stillingsindhold og ikke på nuværende tidspunkt ville tage stilling til de konkrete forslag. Efterfølgende er det min vurdering, at alternativ B næppe er realistisk at gennemføre og måske heller ikke så hensigtsmæssigt som oprindeligt formodet. Det er min opfattelse, at Grøndalslund menighedsråd har behov for, at løsningen af de økonomiadministrative opgaver koncentreres på få personer i én lokalitet samt at menighedsrådet har mulighed for at have en enkeltperson som ansvarlig for regnskab og som menighedsrådets rådgiver. Derfor skal jeg anbefale menighedsrådet at vælge alternativ C hvor kassererfunktionen samlet flyttes til kirkegårdskontoret. Dette vil indebære forhandlinger om normeringen både på kirkegårdskontoret og på kordegnekontoret. Det vil også indebære forhandling om kordegnestillingens fremtidige klassificering. Jeg skal foreslå menighedsrådet, at vurdere alternativerne og eventuelt give en eller flere personer mandat til at forhandle om et af de opstillede alternativer. Til brug for menighedsrådets vurdering er vedlagt beskrivelse af de øvrige opgaver på de 2 kontorer. Beskrivelsen er udarbejdet efter drøftelse med kirkegårdsleder og kordegn. Beskrivelsen er i overskriftsform og indeholder således ikke opgaver vedrørende de formelle kirkeregnskabsforhold. Det samlede materiale foreslås sendt til kirkegårdsleder og kordegn med henblik på indhentning af kommentarer. Med venlig hilsen Allan Dalkvist revisor ALSØ & BREINHOLT statsautoriseret revisionsaktieselskab
Organisation for økonomisk forvaltning for Grøndalslund menighedsråd Kirkegårdskontor Alternativ A Nuværende fordeling i forhold til regulativer Kirkegårdsadministrationen Forestår al betaling Forestår al bogholderi Forestår afstemninger af bogholderi 37 timers kirkegårdsleder 31 timers kontormedhjælp Usikkerheder Hvem udarbejder årsregnskab/årsbudget? Hvem administrerer B-indkomster (foredrag mv) Kordegnekontor Alternativ A Nuværende fordeling i forhold til regulativer Officiel kasserer for menighedsrådet Forestår al lønadministration Administrerer kollekter Menighedsplejen Udsmykningsfonden 37 timers kordegn 25 timers medhjælp (inkl. vikardækning) Fordele Opgaverne er delt over flere personer Kordegn og kirkegårdsleder er indforstået med opgavefordelingen. Indebærer ikke ændring af regulativer. Ulemper Opgaverne er delt over flere personer Personerne kan næppe afløse hinanden ved fravær. Menighedsrådet har ikke en fast person som ansvarlig for regnskabet, og som menighedsrådets regnskabsmæssige rådgiver. Særskilte procedurer Der bør udarbejdes procedurer for: Attestationer Lønadministrationen Betalingsfunktionen Varetagelse af opgaver under fravær
Organisation for økonomisk forvaltning for Grøndalslund menighedsråd Kirkegårdskontor Alternativ B Kirkegårdsadministrationen Forestår al betaling af kirkegårdens udgifter Forestår al bogholderi Forestår afstemninger af bogholderi 37 timers kirkegårdsleder Mindre end 31 timers kontormedhjælp Usikkerheder Kordegnens vurdering af egen lyst og evne til de nye opgaver. Kordegnen har undladt at tage konkret stilling til forslaget. Fordele Opgaver vedrørende kirken og kirkegården er tydelig delt. Menighedsrådet har en ansvarlig for regnskabet og en rådgiver. Bogholderiet er koncentreret på en person. Bør forblive på kirkegårdskontoret, da det er fast forbundet med kirkegårdsadministrationen. Ulemper Kordegnen er ikke indforstået med opgavefordelingen. Der skal forhandles ændring af regulativ i hvert fald for kordegn. Særskilte procedurer Der bør udarbejdes procedurer for: Attestationer Lønadministrationen Betalingsfunktionen Varetagelse af opgaver under fravær Kordegnekontor Alternativ B Officiel kasserer for menighedsrådet Forestår udarbejdelse af årsregnskab og årsbudget. Forestår betaling af kirkens og præsteboligernes udgifter. Forestår opkrævning af bidrag (varme, vand, el) fra præster. Konterer kirkens indtægter og udgifter. Forestår al lønadministration Administrerer kollekter Menighedsplejen Udsmykningsfonden 37 timers kordegn Mere end 25 timers medhjælp (inkl. vikardækning)
Organisation for økonomisk forvaltning for Grøndalslund menighedsråd Kirkegårdskontor Alternativ C Alternativ C Officiel kasserer for menighedsrådet Forestår udarbejdelse af årsregnskab og årsbudget. Forestår al betaling. Forestår opkrævning af bidrag (varme, vand, el) fra præster. Forestår al lønadministration Kirkegårdsadministrationen Forestår al betaling af kirkegårdens udgifter Forestår al bogholderi Forestår afstemninger af bogholderi 37 timers kirkegårdsleder Mindst 31 timers kontormedhjælp formentlig Usikkerheder Kræver en kompetent kontormedhjælp og større tidsforbrug for kirkegårdsleder. Kordegnen har undladt at tage konkret stilling til forslaget. Fordele De økonomiske opgaver i sognet er entydig placeret. Menighedsrådet har en ansvarlig for regnskabet og en rådgiver. Bogholderiet er koncentreret på en person. Bør forblive på kirkegårdskontoret, da det er fast forbundet med kirkegårdsadministrationen. Ulemper Normeringen på kordegnekontoret skal reduceres. Der skal forhandles ændret stillingsindhold i kordegnestillingen. Forhandlingen vil involvere kordegneforeningen. Særskilte procedurer Der bør udarbejdes procedurer for: Attestationer Lønadministrationen Betalingsfunktionen Varetagelse af opgaver under fravær Administrerer kollekter Menighedsplejen Udsmykningsfonden Kordegnekontor 37 timers kordegn Væsentlig færre medhjælpstimer -formentlig kun vikardækning.
GRØNDALSLUND SOGNS MENIGHEDSRÅD Rødovre, den 7. juni 2005 Beskrivelse af kirkegårdskontorets opgaver Lederfunktion Planlægger og leder arbejdet på kirkegården. Ansætter og afskediger gartnere og kontorpersonale. Forhandler tillæg til Ny Løn for gartnere og kontorpersonale herunder indplacering af nyansatte. Registrerer målopfyldelse, samt ferie, fravær mv. Deltager i budgetprocedure, samt budgetopfølgning. Forestår indkøb af varer til videresalg, samt materialer, maskiner og inventar til kirkegårdens eget forbrug. Deltager i kirkegårdsudvalgsmøder. Ledelsesansvarlig for sikkerhedsarbejdet på kirkegården. Kundebetjening Forestår salg og fornyelse af gravsteder herunder rådgivning til pårørende. Afgiver tilbud på anlæg og flerårig vedligeholdelse. Udsender tilbud/regning på årlig vedligeholdelse (forårs/sommerblomster) og på årlig grandækning. Modtager og registrerer betalinger primært via bank, men også kontantbetalinger. Vedligeholdelse af gravstedkartotek. Kirkelige handlinger Medvirker ved begravelser når nedsættelsen sker på Grøndalslund kirkegård, og selve handlingen er foregået ved andre kirker eller kapeller. Forestår nedsættelse af urner efter de pårørendes ønsker eventuel sammen med de pårørende. Lønadministration Udarbejder ansættelsesbreve for kirkegårdspersonale. Administrerer arbejdstøj-regulativ Administrerer afspadseringsregnskab Øvrigt Herudover foretages pt. alle udbetalinger og al bogføring for kirke og kirkegård, - samt lønindberetninger til kordegnen.
GRØNDALSLUND SOGNS MENIGHEDSRÅD Rødovre, den 7. juni 2005 Beskrivelse af kordegnekontorets opgaver Kirketjenester Deltager i højmesser og gudstjenester ved Grøndalslund kirke. Deltager i ca. halvdelen af begravelser og bisættelser ved Grøndalslund kirke. Deltager i eventuelle dåbsgudtjenester ved Grøndalslund kirke. Deltager i vielser ved Grøndalslund kirke. Kirkebogsregistrering Den Ny Kirkebog Verificerer kirkebøger efter gældende regler (tilbage fra fødte i 1960). Dette er en midlertidig opgave, der slutter når verificeringen er afsluttet. Udfører kirkebogsregistrering i henhold til gældende regler under tilsyn af den kirkebogsførende sognepræst. Sagsbehandler navneændringer, fødsler, dåbshandlinger, konfirmationer, bryllupper, dødsfald efter nærmere aftale med den kirkebogsførende sognepræst. Sagsbehandler andre forespørgsler til kordegnekontoret. Udarbejder hændelseskatalog til kirkebogsførende præst. Sekretærfunktion Er sekretær for menighedsrådet. Primært protokolfører ved menighedsrådsmøder Ad hoc sekretæropgaver med udsendelse og skrivning for udvalg og enkeltpersoner. Arkiverer menighedsrådets korrespondance i den udstrækning den rammer kontoret. Servicefunktioner Formidler information om kirkelige handlinger mv. til/fra organist, bedemand, præst, kirketjener mv Prædikantlister til aviser. Udarbejder lister, oversigter mv. til konfirmandundervisningen. Udsender breve til visse konfirmander. Deltager i visse af konfirmandindskrivningerne. Udsender kirkeblade til sognebåndsløsere mv. Forbereder dåb herunder dåbshilsner. Forestår udleje, udlån af lokaler, opkrævning af eventuel leje. Bistår med opsporing af flyttede gravstedsejere. Billetter, tilmeldinger til arrangementer udflugter mv. Kassererfunktion Menighedsplejen Udsmykningsfonden Kollektregnskab (procedure foreslås forenklet) Øvrigt Herudover er kordegnen pt. menighedsrådets formelle kasserer og foretager pt. al lønindberetning til lønsystemet via FLØS