Dato: 22. december 2006 Cirkulære om kirke- og præstegårdskassernes budget, regnskab og revision m.v. I medfør af 4-7 og 9 i Lov om folkekirkens økonomi, jf. lovbekendtgørelse nr. xxx af xx. december 2006, fastsættes følgende: Kirkeministeriet 1. Kontor Indberetning af ligningsbeløb til kommunen 1. Provstiudvalget giver senest den 15. september kommunalbestyrelsen meddelelse om ligningsbeløbets størrelse. Budget for kirke- og præstegårdskasser 2. Budgettet skal fastlægges i overensstemmelse med de af provstiudvalget fastsatte frister. Budgettet skal indberettes til provstiudvalget i overensstemmelse med det af Kirkeministeriets fastsatte systemkrav. Stk. 2. Til budget for kirke- og præstegårdskasser anvendes Kirkeministeriets 4-cifrede kontoplan, konteringsvejledning og nyeste budgetskema. Kontoplanen fremgår af bilag 1. Regnskab for kirke- og præstegårdskasser 3. Regnskabet skal aflægges senest 1. april efter regnskabsårets udløb. Regnskabet skal indsendes underskrevet til provstiudvalget og indberettes elektronisk i overensstemmelse med det af Kirkeministeriet fastsatte systemkrav. Provstiudvalget kan fastsætte øvrige frister for regnskabsaflæggelsen. Stk. 2. Regnskab for særlige nybygnings- og istandsættelsesarbejder føres som særskilte regnskaber. Stk. 3. Til regnskab for kirke- og præstegårdskasser anvendes det af Kirkeministeriet nyeste regnskabsskema. Revision 4. Den løbende revision af de kirkelige kasser varetages af provstirevisor. Stk. 2. Provstirevisor ansættes og afskediges af stiftsøvrigheden. Forinden ansættelse eller afskedigelse høres provstiudvalgene. Stiftsøvrigheden træffer afgørelse om de enkelte provstirevisorers ansættelsesområder under hensyntagen til de lokale forhold. Stk. 3. Provstirevisor må med provstiudvalgets godkendelse udføre anden assistance for de menighedsråd, hvis regnskab revisor reviderer. Stk. 4. Revisionen tilrettelægges og gennemføres i overensstemmelse med revisionsinstruks, jf. bilag 2.
Provstiudvalgets forvaltningstilsyn og godkendelse 5. Provstiudvalget udøver forvaltningstilsyn i løbet af året for kirke- og præstegårdskasser. Stk. 2. Provstiudvalget meddeler senest 1. november endelig godkendelse af regnskabet under hensyntagen til revisors antegnelser og menighedsrådets bemærkninger hertil. Stk. 3. Provstiudvalgets afgørelse vedrørende regnskabet kan indbringes for stiftsøvrigheden Side 2 Ikrafttrædelse 6. Cirkulæret træder i kraft med virkning fra budgetprocessen for 2008 og fra regnskabsår 2008. Samtidig ophæves Kirkeministeriets cirkulære nr. 155 af 25. november 1997 og cirkulære nr. 9855 af 18. december 2003 om kirkelige kassers budget, regnskab og revision m.v. Kirkeministeriet, den xx. xxx 2007
BILAG 1: Kontoplan for kirke-, præstegårds- og kirkegårdskasser Side 3 Note 1: Løn m.v. 0110 Graver, kirkegårdsleder, -assistent 0120 0160 Medhjælp, kirkegård 0170 Vikarer for graver 0180 0210 Kontormedhjælp, kirkegård 0220 Kirkeassistent, rengøring 0230 0240 Rengøring, præstekontor 0250 0260 Kirkekorsangere 0270 Vikarer for kirkekorsangere 0310 Kirkesanger 0320 Vikarer for kirkesanger 0330 0340 Kontormedhjælp 0360 Kirketjenere, kirketjenermedhjælpere 0370 Vikarer for kirketjener 0410 Konfirmandlærer 0430 Sognemedhjælper m.v. 0460 Kordegne, kordegneassistenter 0470 Vikarer for kordegn 0510 Medhjælp, diæter m.v. 0520 0560 Organist, organistassistent 0570 Vikarer for organist 0710 Kasserer 0730 Formand 0740 Kontaktperson 0760 Kirkeværge
0770 Huslejetilskud, præster 0780 Side 4 0790 Lokal løn til præst 0810 ATP 0820 0830 AER, AES, arbejdsmiljøafgift m.v. 0840 Tvungne pensionsordninger 0850 Tjenestemandspension 0860 Rejse- og befordringsgodtgørelse 0870 Frivillige pensionsordninger 0880 Jubilæumsgratiale m.v. 0890 Lønrefusioner (negativ) Løn m.v. i alt Kirkegård med særskilt regnskab 0910 Løn Note 2: Kirkelige aktiviteter 1010 Tilskud til Stiftsfond 1020 Konfirmandundervisning 1030 Gudstjenester mv., honorarer 1040 Kirkebil, gudstjenester 1050 Kirkebil, andre arrangementer 1060 Kirkeblad 1070 Kirkekoncerter, honorarer 1080 Kirkekoncerter, andre udgifter 1090 Konfirmandkørsel 1100 Tilskud til mellemkirkeligt stiftsudvalg 1110 Samarbejde mellem menighedsråd 1120 Foredragsholdere, honorarer 1130 1140 1150 1160
1170 1180 Side 5 1190 1200 1210 1220 1230 1240 1250 1260 1270 1280 1290 1300 1310 1320 1330 Tilskud DSUK Kirkelige aktiviteter i alt Note 3: Administration 2110 Menighedsrådet 2120 Kursusudgifter vedr. menighedsrådet 2140 Personaleudgifter 2160 Annoncer 2210 Telefoner m.v. 2260 Kontorholdsudgifter 2310 Ministerialbøger, medlemslister 2360 Kursusudgifter vedr. funktionærer 2410 Honorar til bygningskyndig, arkitekt mv 2480 Administr. samarb. mellem menighedsråd 2500 Refusion af fælles udg. sogne imellem 2510 Menighedsrådsvalg
2520 Revision mv. 2530 Side 6 2540 2550 2560 2570 2580 2590 2600 2610 2620 2630 2640 Folkekirkens forsikring Administration i alt Note 4: Præstegård, præsteboliger m.v. 3110 Telefon m.v. 3160 Skatter, afgifter 3210 Forsikringer/sikringsudgifter 3260 Godtgørelse for el og varme 3270 Opvarmning og el 3310 Konfirmandlokaler (i præstegård) 3410 Anskaffelser og vedligeh., boliger 3460 Anskaffelser og vedligeh., avlsgård 3480 Leje af præstebolig 3670 Edb-udgifter præsteboliger 3680 3690 3700 3710 3720 3730 Præstegården i alt
Side 7 Note 5: Kirke, menighedslok., funkt.bolig m.v. 4110 Skatter, afgifter 4160 Forsikringer/sikringsudgifter 4170 4210 El 4260 Varme 4310 Rengøringsartikler, vask m.v. 4360 Eftersyn orgel, klokker m.v. 4410 Lejeudgifter 4460 Gudstjenesten, blomster, lys m.v 4610 Anskaffelser og vedligeh., kirke 4620 Anskaffelser og vedligeh., sognegård 4630 Anskaffelser og vedligeh., funktbolig 4670 Edb-udgifter, kirkekontorer m.v. 4680 4690 4700 Kirke, menighedslokaler i alt Note 6: Kirkegård 5110 Materialer og planter til videresalg 5120 Materialer og planter til kirkegård 5130 Entreprenørudgifter, grave 5140 Entreprenørudgifter, kirkegård 5180 Arbejdstøj 5190 Vedligeholdelse, bygninger 5200 Vedligeh., maskiner, redskaber, værktøj 5210 Vedligeh., P-plads, hegn m.v. 5220 Nyanskaffelser, bygninger 5230 Nyanskaf., maskiner, redskaber, værktøj
5240 Nyanskaffelser, P-plads, hegn m.v. 5250 Vedligeholdelse, kirkegårdsareal Side 8 5260 Nyanskaffelser, kirkegårdsareal 5280 Bevaringsværdige gravminder 5290 5300 5300 5310 5320 5330 5340 5350 5360 Kirkegård i alt Kirkegård med særskilt regnskab 5510 Andre udgifter i alt Renteindtægter 6110 Renter af stiftsmidler excl. gravstedskap. 6120 Renter af kassebeholdning Renteindtægter i alt Indtægt af fast ejendom 6210 Lejeindtægt 6230 Forpagtningsafgift 6250 Salg af effekter skov 6270 Præsters boligbidrag 6280 6290 Indtægter af fast ejendom i alt Brug af kirken m.v. 6310 Brug af kirken, klokkeringning m.v. 6320 Pyntning i kirken 6330 Refusion menighedslokale
6340 Brug af kirken i alt Side 9 Kirkegård 6410 Gravkastning 6420 Nyanlæg og omlægning 6430 Erhvervelse og fornyelse af gravsted 6440 Hjemfaldne gravstedskapitaler 6450 Salg af planter, ren- og vedligeh. m.v. 6460 Renter af aktuelle gravstedskapitaler 6470 6480 6490 Kirkegård i alt Kirkegård med særskilt regnskab: 6510 Kirkegård i alt Ekstraordinære indtægter 6610 Generelt tilskud 6620 6630 Indtægter i alt Note 7: Anlægsarbejder 7001 7002 7003 7004 7005 7006 7007 7008 7009
7010 7011 Side 10 7012 7013 7014 7015 7016 7017 7018 7019 7020 7021 7022 7023 7024 7025 7026 7027 7028 7029 7030 Anlægsarbejder i alt Låneydelser - hovedtal 7110 Renter stiftsmiddellån, i alt 7120 Renter andre lån, i alt 7210 Afdrag stiftsmiddellån, i alt 7220 Afdrag andre lån, i alt Låneydelser - fordelt efter formål 7300 Renter kirkegård (stiftsmiddellån) 7310 Renter kirke (stiftsmiddellån) 7320 Renter præstegård (stiftsmiddellån) Renter stiftsmiddellån, i alt (=7110) 7340 Renter kirkegård (andre lån) 7350 Renter kirke (andre lån) 7360 Renter præstegård (andre lån)
Renter andre lån, i alt (=7120) 7380 Afdrag kirkegård (stiftsmiddellån) Side 11 7390 Afdrag kirke (stiftsmiddellån) 7400 Afdrag præstegård (stiftsmiddellån) Afdrag stiftsmiddellån, i alt (=7210) 7420 Afdrag kirkegård (andre lån) 7430 Afdrag kirke (andre lån) 7440 Afdrag kirkegård (andre lån) Afdrag andre lån, i alt (=7220) Kirkegård med særskilt regnskab 7490 Låneydelser i alt Opsparing til anlægsarbejde 7510 7520 7530 7540 7550 7560 7570 7580 7590 7600 Opsparing til særlige anlægsarbejdere i alt Opsparing til anlægsarbejde efter formål 7810 Opsparing anlæg (kirkegård) 7820 Opsparing anlæg (kirke) 7830 Opsparing anlæg (præstegård) 7840 Opsparing anlæg (andet) Opsparing til anlæg, i alt (=7610) Kirkegård med særskilt regnskab 7990 Opsparing til særlige formål i alt Note 8: Kirkelig ligning 8010 Kirkelig ligning 8020 PU-godkendt tillægsbevilling (5 % midler) Kirkelig ligning i alt
BILAG 2 Side 12 Revisionsinstruks for revision af menighedsrådenes regnskaber 1. Revisionen foretages i overensstemmelse med god offentlig revisorskik, således som dette begreb er fastlagt i 3 i lov om revision af statens regnskab mm.: Ved revisionen efterprøves, om regnskab er rigtigt, og om de dispositioner, der er omfattet af regnskabsaflæggelsen, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Der foretages endvidere en vurdering af, hvorvidt der er taget skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af kassens midler og ved driften af de aktiviteter, der er omfattet af regnskabet. Ved revision tager provstirevisor hensyn til det af provstiudvalget gennemførte forvaltningstilsyn. 3. Revisionen, der kan udføres ved stikprøvevise undersøgelser, tilrettelægges efter de vejledende retningslinier, der er angivet i betænkningerne til denne revisionsinstruks og under hensyntagen til menighedsrådets kasse- og regnskabsmæssige forretningsgange og kontrolforanstaltninger. Revisionens omfang afhænger af aktivitetens størrelse, administrative struktur og forretningsgange, herunder den interne kontrol og andre forhold af betydning for regnskabsaflæggelsen. 3. Der foretages revision i årets løb. Som led i revisionen, jf. 3, undersøger revisor de eksisterende forretningsgange og påser, om de er i overensstemmelse med de administrative forskrifter og om de er betryggende den administrative struktur taget i betragtning. Det bemærkes, at der normalt ikke kan ske adskillelse af bogholderi og kassefunktion. Kasse- og beholdningseftersyn, der foretages mindst en gang pr. regnskabsår, kan foretages som uanmeldt eftersyn eller, såfremt det findes hensigtsmæssigt, som anmeldt eftersyn med meget kort varsel. 4. Menighedsråd og provstiudvalg skal give revisor adgang til at foretage de undersøgelser mv., som revisor finder nødvendige. Revisor skal endvidere have adgang til de oplysninger og det materiale, som efter hans skøn er af betydning for udførelsen af hans hverv, herunder menighedsrådets beslutningsprotokol.
5. Bliver revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning for midlernes forvaltning, påhviler det revisor straks at give menighedsrådet og provstiudvalget meddelelse herom. Side 13 6. Revisor fører en revisionsprotokol for hvert menighedsråd. I revisionspro-tokollen indføres beretning om, hvilket revisionsarbejde, der er udført, samt alle væsentlige forhold, der har givet anledning til bemærkninger, herunder foretages notering om foretagne kasse- og beholdningseftersyn. Såfremt der ved kasse- og beholdningseftersyn konstateres uregelmæssigheder, sendes revisionsprotokollen straks til menighedsrådet og provstiudvalget. I forbindelse med revisionsbemærkninger i revisionsprotokollen vedrørende årsregnskabet skal revisor oplyse: 1. Hvorvidt revisor opfylder de i lovgivningen indeholdte habilitetsbetingelser. 2. Hvorvidt revisor under sin revision har modtaget alle begærede oplysninger til bekræftelse af regnskabets rigtighed. 3. Hvorvidt revisor anser regnskabet for aflagt efter lovgivningens krav til regnskabsaflæggelse. I revisionsprotokollen indføres endvidere oplysninger om særlige kontrolarbejder, afgivelser af særlig beretninger, rådgivning eller assistance. Revisionsprotokollen skal fortløbende pagineres. 7. Det reviderede regnskab forsynes med en påtegning, hvoraf skal fremgå, at regnskabet er revideret i overensstemmelse med reglerne i denne instruks. Forbehold skal fremgå af påtegningen.
Bemærkninger til revisionsinstruks for revision af menighedsrådenes regnskab Side 14 Ad 1. Til varetagelse af den løbende revision af de kirkelige kasser antages faguddannet revisionsbistand, enten statsautoriseret revisor, registeret revisor eller kommunernes revisorafdeling. Kun med stiftsøvrighedens tilladelse kan forudgående kirkekassefinansieret revision af de kirkelige kasser fremtidig opretholdes eller etableres. Der tænkes især her på situationer, hvor særlige restaureringsarbejder, kirkegårdsforhold eller mangelfuld regnskabsførelse tilsiger en sådan ordning. Provstirevisor er berettiget til at anvende materiale udført af fagfæller for disse menighedsråd. Provstirevisor gives tilladelse til, med Provstiudvalgets godkendelse, at yde betalt assistance for de af revisionen omfattede menighedsråd. En sådan tilladelse kan gives generelt eller specifikt. Menighedsrådet afholder udgifterne ved ordningens gennemførelse. Provstirevisionen udbydes af stiftsøvrighederne for større enheder. Det overlades til stiftsøvrighederne at fastlægge disse enheder under hensyntagen til de lokale forhold. Vejledende skal man udtale, at enheder svarende til ca. 1/3 1/2 af et stift må anses for passende. Stiftsøvrighederne gennemfører kontraktforhandlinger med provstirevisor og orienterer de berørte provstiudvalg. Forinden der sker ansættelse eller afskedigelse af provstirevisor, indhentes en udtalelse fra provstiudvalgene. Ad 2. I henhold til revisionsinstruksens 2 skal revisionen udføres i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik. God offentlig revisionsskik medfører, at revisionen udover finansiel revision tillige omfatter forvaltningsrevision. Undersøgelser vedrørende forvaltningsrevisionens tre aspekter, sparsommelighed, produktivitet og effektivitet, skal ikke gennemføres hvert år for alle områder, men kan tilrettelægges over en længere periode, således at enkeltområder udtages til vurdering hvert år i henhold til en plan dækkende flere år. Revisionen tilrettelægges under hensyntagen til, at menighedsrådene som oftest af praktiske grunde ikke kan foretage en adskillelse af kasse- og bogholderifunktionerne. Grundlaget for revisionens udførelse er en af revisor udarbejdet revisionsplan omfattende såvel den finansielle revision som forvaltningsrevisionen, dels i årets løb, dels i forbindelse med årsregnskabet. I forbindelse med udarbejdelse af revisionsplanen, koordinerer revisor sin indsats med det af provstiudvalget planlagte forvaltningstilsyn. Denne koor-
dination og planlægning skal således gennemføres så tidligt som mulig og ikke senere end 30. juni i det aktuelle år. Provstiudvalg og revisor rapporterer gensidigt, såfremt planlægningsforudsætningerne ikke længere er aktuelle. Side 15 I forbindelse med den finansielle revision kan revisor eksempelvis efterprøve: Om menighedsrådet overholder de i nærværende cirkulære angivne forretningsgange. Om menighedsrådets dispositioner i det væsentlige er i overensstemmelse såvel med bevillingsforudsætninger og gældende bestemmelser fastsat i love, administrative forskrifter, vedtægter mv. som med almindelig praksis. Om udgifterne er behørigt dokumenterede ved bilag, kontrakter mv. og posteret på de rigtige konti Om der er foretaget nødvendige registreringer af menighedsrådets indtægter, og om disse registreringer korrekt fremgår af bogføringen. Om indtægter og udgifter er henført til rette regnskabsår efter gældende regler. Om udgifterne til personale er i overensstemmelse med gældende overenskomster, aftaler mv. Om tilbageholdte løndele (pensionsbidrag, ATP-bidrag, skattefradrag mv.) og moms afregnes over for rette myndighed og til rette tid. Om årsregnskabet er udarbejdet i overensstemmelse med regnskabsføringen. Om der er rimelig overensstemmelse mellem budget og regnskab. Om menighedsrådets beholdning er korrekt medtaget i årsregnskabet og om henlagte midler er korrekt prohiberede. I forbindelse med forvaltningsrevisionen påhviler det revisor at efterprøve, om menighedsrådets dispositioner er i overensstemmelse med de almindelige normer for, hvad der kræves af en hensigtsmæssig og sparsommelig administration ved forbrug af offentlige midler. Revisor kan eksempelvis efterprøve: Om varer og tjenesteydelser er erhvervet på en økonomisk forsvarlig måde. Om likvide midler er anbragt fordelagtigt. Om eventuelle renteudgifter kan nedbringes ved indfrielse eller omplacering af lån. Om der utilsigtet sker en opsamling af midler. Om afgifter, gebyrer o. lign., som opkræves af menighedsrådet, er beregnet på et fyldestgørende og tilstrækkeligt ajourført grundlag.
I forbindelse med forvaltningsrevisionen påhviler det desuden revisor i samarbejde med provstiudvalget som tilsynsmyndighed at vurdere produktivitet og effektivitet i overensstemmelse med disse begrebers indhold. Side 16 Det skal understreges, at provstiudvalget i forbindelse med sit forvaltningstilsyn i det væsentlige gennemfører denne efterprøvning, især for så vidt angår effektivitets-aspektet, der vedrører sammenholdelse af mål og midler. Under hensyntagen til folkekirkens aktivitet vil det kun være i ekstraordinære tilfælde, at revisor involveres i vurderingen af effektivitetsaspektet. For så vidt angår produktivitetsaspektet vil revisor i højere grad skulle deltage i efterprøvningen. Dette vil mest hensigtsmæssigt kunne foregå i forbindelse med koordinationen mellem provstiudvalgets forvaltningstilsyn og revisors revisionsplanlægning. Provstiudvalget udøver løbende forvaltningstilsyn med menighedsrådenes administration. Forvaltningstilsynet udøves fx.: Når der sker påtegning på regulativ for kirkens personale (legalitetspåtegning). Når provstiudvalget forhandler takstregulativ i forbindelse med kirkegårdsvedtægtens godkendelse. Når provstiudvalget påser, at forpagtningskontrakter el. lejekontrakter fornyes, og det efterprøves i samarbejde med revisor, at de indgåede aftaler overholdes. Når menighedsråd ønsker ændringer i det godkendte budget, fordi grundlaget for budgetforudsætningerne er forandrede. Når provstiudvalget godkender finansieringsplan for et forelagt budget. Når provstiudvalget tager stilling til provstesynets udsættelse, for at sikre den nødvendige finansiering af udsættelserne og angive rimelig tidsfrist for afhjælpning af mangler. Når provstiudvalget tager stilling til menighedsrådets synsudskrift efter det årlige syn. Provstiudvalget har ikke selvstændige revisionsbeføjelser, men skal alene tage stilling til revisors bemærkninger til det aflagte regnskab. Såfremt provstiudvalget har andre indvendinger imod regnskabet end de af revisionen anførte, må provstiudvalget anmode provstirevisor om at tage sådanne indvendinger op til nærmere overvejelse. Såfremt provstiudvalget herefter forsat ikke finder at kunne godkende regnskabet, må provstiudvalget indsende en redegørelse til stiftsøvrigheden med begrundelse for den manglende godkendelse samt eventuelt foretage indstilling om anden revisionsbistand.