Gode råd om lokalkomiteens årsmøde 2008 Hvorfor hedder det årsmøde? Hvad siger vedtægten? Indbydelse til hvert enkelt medlem! Checkliste! Dagsordenens 8 punkter! Dirigentens rolle! Konstituering! Valg- og konstitueringsprotokoller!
Gode råd om årsmødet! Årsmødet er medlemmernes mulighed for åbent at tilkendegive holdninger og meninger. Derfor er det vigtigt, at der afsættes den tid, der er brug for. Mødet bør ikke skulle afsluttes på et bestemt tidspunkt fx på grund af en bestilt underholdning. Mange komiteer er fortrolige med at planlægge et årsmøde. Nye folk kommer dog til, og de fleste kan have glæde af en hurtig gennemgang af de mange ting, der skal huskes i forbindelse med årsmødets gennemførelse. Hvorfor hedder det et årsmøde? Hvorfor hedder det et årsmøde i Ældre Sagen, når de fleste andre foreninger har generalforsamlinger? Det er der nogle ganske fornuftige grunde til: Medlemskabet i Ældre Sagen er landsdækkende, hvorfor kontingentopkrævning foretages af sekretariatet. En generalforsamling er en forenings øverste besluttende myndighed. I Ældre Sagen er Delegeretforsamlingen, hvor alle lokalkomiteer har en stemme, den øverste myndighed. Her behandles forslag til vedtægtsændring, kontingentfastsættelse, regnskabsgodkendelse og budgetvedtagelse. Punkter som altså ikke kan eller skal behandles på lokalkomiteernes årsmøder. Derfor vil det være meget ukorrekt at kalde vore årsmøder for generalforsamlinger, og derfor hedder det altså et årsmøde i Ældre Sagen! Hvad siger vedtægten? 9.5 Ældre Sagens medlemmer inden for den enkelte kommunes område indkaldes til årsmøde, der skal afholdes i marts måned. Indkaldelsen sker ved sekretariatets foranstaltning. 9.6 Efter forslag fra medlemmerne skal der kunne vedtages vejledende udtalelser til brug for komitearbejdet. 9.8 Sekretariatet udsender indkaldelse med angivelse af tid, sted og dagsorden til medlemmerne i lokalkomiteens område senest tre uger før mødet. Dagsordenen skal omfatte: 1. Valg af dirigent. 2. Beretning om komiteens og koordinationsudvalgets virksomhed til godkendelse. 3. Forelæggelse af komiteens regnskab til udtalelse. 4. Orientering om komiteens fremtidige virke. 5. Indkomne forslag, som skal være komiteens formand i hænde senest 14 dage før mødet. 6. Valg af komitemedlemmer for to år. 7. Valg af suppleanter for et år. 8. Eventuelt. Indbydelse til hvert enkelt medlem. Sekretariatet udsender i god tid et brev med en officiel indkaldelse med dato, tid, sted og dagsorden for årsmødet til hvert enkelt medlem. Derudover bliver der orienteret i Det Sker... der udsendes til alle medlemmer i februar 2008. 2
Bemærk! I kommuner med flere lokalkomiteer kan medlemmerne i kommunen, frit vælge hvilket årsmøde de vil deltage i. Dog kun i én lokalkomite. Der må ikke kræves tilmelding eller betaling for at deltage kun for evt. kaffe m.m. Er der tilrettelagt et efterfølgende arrangement kan der kræves separat tilmelding og betaling for dette. Checkliste! Inden årsmødet vil det være fornuftigt at foretage sig følgende: Konstatering af hvem i komiteen, der er på valg og hvem der ønsker at genopstille evt. nye kandidater kontaktes. Beslutning om evt. ekstra arrangementer i forbindelse med årsmødet. Beslutning om evt. ekstra annoncering i lokalpressen. Stemmesedler bestillingsseddel udsendes fra sekretariatet. Stikord/indhold til komiteens årsberetning diskuteres. Komiteens regnskab for det forgangne år udarbejdes og forelægges i komiteen til godkendelse. Årsberetning udarbejdes og forelægges i komiteen til godkendelse. Egnet dirigent til årsmødet kontaktes behøver ikke være et medlem. Evt. indkomne forslag behandles i komiteen Konstatering om nogle frivillige skal have 10- eller 15-års hædersnål. Bestilles i Frivilligafdelingen. Komiteens arbejdsfordeling i forbindelse med årsmødet fx kontrol af medlemsbevis ved indgangen, bordopstilling m.m. Beslutning om, hvorvidt dagsorden og regnskab skal uddeles på årsmødet. Evt. trykning af dagsorden og regnskab til uddeling. Evt. mikrofonanlæg bestilles. Tavle eller overheadprojektor til brug ved opstilling af kandidater bestilles. Det henstilles til komiteerne, at årsmødet så vidt muligt gennemføres uden for normal arbejdstid således at erhvervs-aktive medlemmer også får mulighed for at deltage! Checkliste! På dagen bør følgende huskes! Lokale, tavle, overheadprojektor og mikrofonanlæg checkes. Slagets gang gennemgås med dirigenten. Velkomst og praktiske bemærkninger. Valg af dirigent komiteens kandidat til dirigent bringes i forslag. Dirigenten fortsætter dagsordenen Husk - inden den nyvalgte komite forlader årsmødet - at få aftalt mødedato for konstituering af komiteen. Dagsordenens 8 punkter Velkommen og praktiske bemærkninger Et årsmøde starter normalt med, at formanden byder velkommen og evt. kommer med praktiske bemærkninger om kaffe/brød, øl/vand, rygepauser o.lign. Evt. uddeling af 10- og 15-års hædersnåle til frivillige. 1. Valg af dirigent Komiteen bringer sin egen kandidat i forslag og forsamlingen spørges, om der er andre, der ønsker at opstille til hvervet som dirigent for årsmødet. Hvis forsamlingen har en kandidat, kan komiteen nu vælge at trække sin kandidat eller der foretages valg mellem de opstillede. Dirigenten overtager herefter ledelsen af mødet. 3
Dirigentens rolle Den valgte dirigents første opgave er at konstaterer, hvorvidt indkaldelse og indkaldelsesvarsel til årsmødet er i overensstemmelse med foreningens vedtægt. Dernæst skal dirigenten orientere om dagsordenen for årsmødet. Dagsordenens punkter i vedtægten 9.8. skal som minimum gennemføres. Få engageret en god dirigent i god tid og sørg for at hun/han får kendskab til foreningens vedtægt og forretningsorden, samt klar besked om komiteens sammensætning og valgperioder. 2. Beretning om komiteens og koordinationsudvalgets virksomhed til godkendelse Dirigenten giver komiteformanden ordet (kan være en anden fra komiteen). Bemærk! Det er hele komiteens beretning, hvorfor den bør godkendes af denne inden offentliggørelse. Formanden beretter bl.a. om: Hvem der sidder i komiteen, og hvor mange komitemøder man har afholdt i årets løb. Komiteens konstituering efter sidste årsmøde - hvem har hvilke poster i komiteen - evt. bemærkninger om senere omkonstituering, hvis dette er forekommet. Medlemssituationen - antal medlemmer ved årets start og slutning - fremgang/ tilbagegang. Gennemgang af årets lokale arrangementer (ikke for detaljeret) gerne med deltagerantal. Generel vurdering af årets aktivitetsniveau. Gennemgang af væsentlige henvendelser/sager til f.eks. kommunen, ældreråd, foreninger, loger, pensionistforeninger og pressen m.v. Orientering om de lokale social-humanitære aktiviteter f.eks. besøgstjeneste, tryghedsopkald, indkøbsordninger og andre tiltag. Status over den aktuelle ældrepolitiske og sundhedspolitiske situation i kommunen, herunder arbejdet i koordinationsudvalget (hvor dette er aktuelt). Orientering om væsentlige landsdækkende aktiviteter. (Inspiration til dette punkt udsendes fra sekretariatet) Tak til komitemedlemmer og andre for deres frivillige indsats i årets løb. Dirigenten takker formanden for beretningen og sætter den herefter til debat i forsamlingen. Efter debatten stemmes der om godkendelse af beretningen. Hvis beretningen ikke godkendes, er det udtryk for medlemmernes utilfredshed med det udførte arbejde og komiteen er hermed normalt væltet, og en ny komite skal herefter vælges under punkt 6 Valg af komitemedlemmer for to år. Godkendes beretningen går man videre til næste punkt på dagsordenen. 3. Forelæggelse af komiteens regnskab til udtalelse Dirigenten giver herefter ordet til komiteens kasserer (kan være en anden fra komiteen). Et godt råd er at sørge for, at regnskab og evt. budget for det kommende år er fotokopieret i forvejen, således at alle fremmødte kan få udleveret et eksemplar. 4
Kassereren bør ikke gennemgå regnskabet punkt for punkt, men kortfattet gennemgå regnskabets væsentligste punkter med kommentarer til indtægter og udgifter og gerne med uddybende oplysninger, som medlemmerne ikke kan læse i det uddelte regnskab. Kassereren når til sidst frem til årets resultat og status. Kassereren opfordrer salen til at stille spørgsmål. Dirigenten takker kassereren og styrer en evt. spørgerunde. Regnskabet skal ikke godkendes, men forelægges for forsamlingen til udtalelse. 4. Orientering om komiteens fremtidige virke Denne orientering bør indeholde komiteens visioner og planer, samt hvilke mål, man vil forfølge i det kommende år. Bl.a. orientering om følgerne af kommunalreformen: Etableringen, sammensætningen og planerne med Ældre Sagens koordinationsudvalg i kommunen, hvor disse er etableret. Dirigenten lægger efter orienteringen op til debat. Idéer og forslag fra forsamlingen tages med i komiteens fremtidige overvejelser. 5. Indkomne forslag Forslag fra medlemmerne skal være formanden i hænde senest 14 dage inden årsmødet. Formanden fremlægger hvert enkelt forslag med komiteens vurdering - forslagsstilleren skal have mulighed for at motivere sit forslag mundtligt i forsamlingen. Dirigenten lægger op til debat - hvorefter forslaget bliver sat til afstemning. Bemærk det er vejledende udtalelser til brug for komitearbejdet ( 9.6) 6. Valg af komitemedlemmer for to år 9.2 Lokalkomiteen består af fem, syv eller ni medlemmer afhængig af lokalkomiteens afgørelse. Valgbare og stemmeberettigede er Ældre Sagens medlemmer med bopæl i kommunen. Valget gælder for 2 år ad gangen. Genvalg kan finde sted. For alle komiteer gælder, at det er de medlemmer, hvis valgperiode der udløber, der er på valg - samt alle suppleanter. Dirigenten oplyser forsamlingen om, hvem der er på valg og hvor mange der skal vælges. Komiteen får mulighed for at opfordre til genvalg, hvis dette ønskes, eller fremkomme med komiteens forslag til nye kandidater. Dirigenten skriver kandidaterne op på en opstillingsliste med et nummer ud for hver kandidat, så alle i forsamlingen kan se, f.eks. på en flipover eller tavle. Derefter opfordrer dirigenten forsamlingen til at opstille flere kandidater, som også skrives på opstillingslisten. Husk at give rigelig tid til dette. Kandidater kan opstille uden at være til stede. I sådanne tilfælde skal der foreligge et skriftligt tilsagn fra vedkommende, om at ville modtage valg. Dirigenten efterlyser et antal stemmetællere, der ikke må være opstillede kandidater. Dirigenten forklarer grundigt, hvorledes stemmesedlerne skal udfyldes for at være gyldige. 5
Samtlige opstillede kandidater får herefter mulighed for at præsentere sig for forsamlingen. Når alle kandidater har præsenteret sig, går afstemningen i gang. Det kræver personligt fremmøde for at kunne stemme. Familiemedlemsskab giver kun ret til to stemmer, hvis begge er mødt op. Opfordring: Foretag altid skriftlig hemmelig afstemning, hvis der opstilles flere kandidater, end der skal indvælges. 7. Valg af suppleanter for et år Der skal vælges to suppleanter for et år. Valghandlingen er den samme som ved valg af komitemedlemmer. 8. Eventuelt: Dirigenten opfordrer forsamlingen til at udtale sig - ligesom komiteens medlemmer har mulighed herfor. Intet kan besluttes under eventuelt. Når debatten er udtømt, takker dirigenten forsamlingen for god ro og orden og giver formanden ordet for afsluttende bemærkninger. Formanden takker dirigenten og erklærer årsmødet for afsluttet. Komiteen konstituerer sig 10.1 Den nyvalgte lokalkomite indkaldes til konstituerende møde ved den hidtidige lokalkomites foranstaltning inden udgangen af marts måned. Dagsordenen skal omfatte: 1. Valg af mødeleder 2. Konstatering af lokalkomiteens sammensætning 3. Orientering om lokalkomiteens virksomhed, regnskab og fremtidigt virke 4. Eventuelle forslag 5. Valg af formand 6. Valg af næstformand 7. Valg af kasserer 8. Valg af sekretær 9. Valg af kontaktpersoner for nedsatte lokale udvalg 10. Evt. valg af yderligere repræsentant (er) til koordinationsudvalget. 11. Valg af lokalkomiteens suppleant til delegeretforsamlingen 12. Eventuelt 1. Valg af mødeleder Det er bl.a. mødelederens opgave, at sørge for at der afsættes tilpas tid til de enkelte punkter på dagsordenen. Mødelederen bør vælges blandt de tilstedeværende på demokratisk vis det er ikke en selvfølge, at den hidtidige formand påtager sig denne rolle. 6
2. Konstatering af lokalkomiteens sammensætning En præsentationsrunde, hvor hver enkelt komitemedlem orienterer om sine hidtidige opgaver i komiteen og ønsker for det kommende år og hvor nyindvalgte får mulighed for at fremkomme med ønsker om områder, de har lyst til at beskæftige sig med i komiteen. Der bør også tales om, hvor meget tid den enkelte kan afse til komitearbejdet. Det er meget vigtigt, at nyvalgte komitemedlemmer gives god tid til at præsentere sig selv og blive præsenteret for den øvrige komite. 3. Orientering om lokalkomiteens virksomhed, regnskab og fremtidige virke. Under dette punkt fremlægger den hidtidige komite en kort status over komiteens virke og planer. Dette er især vigtigt, hvis en overvejende del af komiteen er nyindvalgte - eller der er tale om en helt nyetableret lokalkomite. Punktet skal ikke være en gentagelse af, hvad der blev fremlagt på årsmødet. Bemærk vedtægtens 10.2: Kasserer, sekretær og kontaktpersoner kan udpeges blandt Ældre Sagens øvrige medlemmer i lokalområdet og deltager da uden stemmeret i lokalkomiteens møder. 10. Evt. valg af yderligere repræsentant(er) til koordinationsudvalget, samt suppleanter. I de kommuner, hvor Ældre Sagen har mere end en lokalkomite, skal der sammensættes et koordinationsudvalg. Lokalkomiteens formand er født medlem. Koordinationsudvalget kan beslutte at supplere udvalget med en eller flere repræsentanter fra hver lokalkomite. Disse behøver ikke at være indvalgt i lokalkomiteen. 11. Valg af suppleant til delegeretforsamlingen. Lokalkomiteens formand er født medlem. Skulle lokalkomiteformanden blive forhindret i at deltage i delegeretforsamlingen, kan kun komiteens valgte suppleant indtræde i delegeretforsamlingen med stemmeret. 4. Eventuelle forslag Behandling og stillingtagen til de forslag der blev behandlet på årsmødet. 5. 6. 7. 8. 9. Valg af I Komitehåndbog for frivillige findes der en oversigt om indholdet i de forskellige tillidsposter, som der bør orienteres om, inden tillidsposterne fordeles i lokalkomiteen. Valg- og konstitueringsprotokoller Valgprotokol Efter årsmødet udfyldes valgprotokollen med aktuelle data i to eksemplarer. Kan udfyldes på Ældre Sagens hjemmeside og derefter e-mailes. Komiteens kopi underskrives af dirigenten og arkiveres sammen med referatet fra årsmødet. Sekretariatets kopi med dirigentens data indsendes sammen med konstitueringsprotokollen til sekretariatet (Frivilligafd.). 7
Konstitueringsprotokol Når komiteen har konstitueret sig udfyldes konstitueringsprotokollen med aktuelle data i 2 eksemplarer. Kan udfyldes på Ældre Sagens hjemmeside og derefter e-mailes. Komiteens kopi underskrives af den nyvalgte formand og arkiveres sammen med referatet og valgprotokollen fra årsmødet. God arbejdslyst! I håbet om at disse enkle råd kan være til hjælp for nogen, ønskes alle et godt, velbesøgt og demokratisk årsmøde. Både vedtægt og forretningsordenen findes i Komitehåndbog for frivillige og bør skimmes igennem - inden årsmødet. Sekretariatets kopi indsendes sammen med valgprotokollen til sekretariatet (Frivilligafd.). Bemærk - Vigtigt! Flere kursustilbud især for nye formænd og komitemedlemmer gennemføres allerede i maj måned, hvorfor beslutning om hvem der skal deltage og tilmelding af disse, allerede bør foretages på det konstituerende møde. Se det udsendte kursuskatalog Aktiv. Venlig hilsen Foreningskonsulenterne Foreningskonsulent Telefon Mobiltlf. e-mail Distrikt 1 og 2 Søren Udam 98575406 28104845 soeren.udam@aeldresagen.dk Distrikt 3 Jens Olesen 86351166 28105291 jens.olesen@aeldresagen.dk Distrikt 4, 5 og 6 Mogens Rieks 75814648 28104846 mogens.rieks@aeldresagen.dk Distrikt 7, 8, 9, og 10 John Ibsø 48243411 28104847 john.ibso@aeldresagen.dk Distrikt 7, 8, 9, og 10 Maria Blankensteiner 33968673 28885677 maria.blankensteiner@aeldresagen.dk Materialer til årsmødet Ole Peinow 33968658 ole.peinow@aeldresagen.dk Per Jacobi 33968690 per.jacobi@aeldresagen.dk 8