Dagsorden for CISV Danmarks HB møde Formalia Tid: 20. september 2014 09:00-15:00 Sted: Skanderborg Realskole Adgelgade 129 8660 Skanderborg Bemærk: Konstituering af næstformand og kasserer samt valg af udvalgsformænd før frokost. Valg af Dirigent, referent, godkendelse af dagsorden Min Start Stop 5 9.00 9.05 O: Orientering v. Karin 10 9.05 9.15 Konstituering af næstformand og kasserer v. Karin 10 9.15 9.25 Valg af udvalgsformænd v. Karin 20 9.25 9.45 RM: Kandidat: Linda Holmberg NUDD: Kandidat: Alexander Støvelbæk KommUdd.: Evt. kandidat: Janne Sonnenberg IC: Kandidat: Kit Rasmussen IPP: Kandidat: Tess Thurøe SC: Kandidat: Zandra Warmberg og Jacob Løland SU: Kandidat: Emilie Dyrvig Hellesøe CFA: Kandidat: Asbjørn Loua Udvalg HB-punkter med udvalg D&B: Kommissorium og forventningsafstemning med RM v. Karin 25 9.45 10.05 D&B: Etablering af KommUdd. v. Karin 15 10.05 10.20
D&B: Indstilling fra IPP og Mosaik v. Natascha 25 10.20 10.45 O: Fødevarebanken v. Karin 5 10.45 10.50 Nationalt O: Fremtidig håndtering af børneattester v. Sara 5 10.50 10.55 Kaffepause 20 10.55 11.15 Økonomi del. 1 D&B: Fastsættelse af foreløbige fees v. Anders - Step--Up som del af rejsepuljen - Fee forslag fra Børnebysudvalget - Foreløbig fastsættelse af fee for 2015 30 11.15 11.45 CISV Danmark En snak om fremtiden v. Anders 60 11.45 12.45 Frokost 45 12.45 13.30 Punkter uden udvalg HB formalia D&B: Forretningsorden v. Anders 10 13.30 13.40 Økonomi del.2 O: Budgetopfølgning for 2014 regnskabet v. Anders O: Budgetprocedure v. Anders 20 13.40 14.00 Kommunikation D: Hjemmeside v. Natascha 20 14.00 14.20 Lokalforeningerne O: Status fra lokalforeningerne over sommerens aktiviteter v. de afholdende LF ere 15 14.20 14.35 Internationalt O: Valg til Governing Board v. Anders 5 14.35 14.40 O: Global Conference v. Anders 5 14.40 14.45 O: IJBC v. Natascha 5 14.45 14.50 Evt. 10 14.50 15.00
Til stede fra HB: Alex Hendriksen (Aalborg LF), Anders Wulff Kristiansen (national repræsentant), Lili Westermann (H- V LF), Charlotte Hagemann Fussing (Aarhus LF), Eva Borg Helms (Vestsjælland LF), Frederikke Marie Blemings (National junior repræsentant), Karin Kjær Madsen (formand CISV Danmark), Clara Skibild (Amager LF) Natascha Wermuth Iermiin (National junior repræsentant), Poul-Erik Skou Larsen (Roskilde LF), Winnie Ramsing (Amager LF), Zandra Wamberg (Amager LF), Kari Boe Gad (Roskilde LF) Josephine Magnussen 1. Formalia O:Valg af Dirigent, referent, godkendelse af dagsorden RTF tilføjes under evt. Der gøres plads under udvalgsvalg til en introduktion af de opstillede. Karin indstilles som dirigent af DL i tråd med forslaget til ny forretningsorden og vælges. Sara Rønning-Bæk, National Sekretær, tager referat. Alle introducerer sig kort for de nye. O: Orientering v. Karin Karin orienterer om, at Claus Warmdahl har trukket sig som Landskasserer i foreningen, og Bitten Warmdahl har trukket sig som formand i Hareskov/Værløse. Herfra en stor tak for det store arbejde, de har lagt i foreningen. Processen omkring hjemmesiden gennemgås, og HB samler op på diverse opgaver. I fremtiden er der ønske om mere klare retningslinjer for forventninger ved større opgaver løst af frivillige i foreningen. 2. Konstituering af næstformand og kasserer v. Karin Næstformand: Josephine Magnussen vil gerne stille op som næstformand for CISV Danmark. Hun præsenterer kort sig selv. HB konstituerer Josephine Magnussen med henblik på, at hun kan opstille til den ordinære generalforsamling i 2015. Kasserer: National Repræsentant Anders Wulff Kristiansen konstitueres som landskasserer for CISV Danmark frem til den ordinære generalforsamling, med henblik på at finde en anden til at tage stillingen. 3. Valg af udvalgsformænd v. Karin Der gøres plads til en kort introduktion fra hver af de opstillede. RM: Kandidat: Linda Holmberg NUDD: Kandidat: Alexander Støvelbæk Alexander præsenterer kort sig selv og NUDDs arbejde. Alexander lægger op til en bredere dialog med programudvalgene til at finde trænere i foreningen. Det efterspørges fra HB, at Interchange og Youth meeting også tages med i uddannelelsesweekenderne planlagt af NUDD. KommUdd: Kandidat: Janne Sonnenberg
IC: Kandidat: Kit Rasmussen Winnie Ramsing kommer med en kort motivation på vegne af Kit Rasmussen. IPP: Kandidat: Tess Thurøe SC: Kandidat: Zandra Warmberg og Jacob Løland Zandra præsenterer kort sig selv. Jacob og hende har besluttet at stille op igen på baggrund af det sidste års gode dialog og lærerige proces. SU: Kandidat: Emilie Dyrvig Hellesøe CFA: Kandidat: Asbjørn Loua De der ikke selv var tilstede blev kort præsenteret af medlemmer af DL. Status fra udvalg (ikke på valg): Børneby: Pernille Kok, formand for Børnebyudvalget, informerer kort om arbejdets fokus det seneste år. Udvalget roses af HB for at være det gode eksempel. Youth Meeting: Lene Holgaard, formand for Youth Meeting-udvalget, informerer kort om arbejdet det seneste år. Hun efterspørger HB om retningslinjer for arbejdet, så man som ny har retningslinjer at gribe fat i, når arbejdet går i gang. B: Valg (udvalgsformænd og kandidater forlader lokalet) Det noteres at det fremadrettet vil være fint med en skriftlig præsentation og billede fra kandidaterne, såfremt man ikke kan møde op. Linda Holmberg er valgt Alexander Støvelbæk er valgt Janne Sonnenberg er valgt Kit Rasmussen er valgt Tess Thurøe er valgt Zandra Warmberg og Jacob Løland er valgt Emilie Dyrvig Hellsøe er valgt Asbjørn Loua er valgt HB-punkter med udvalg 4. Udvalg D&B: Kommissorium og forventningsafstemning med RM v. Karin
Karin præsenterer kort og lægger op til debat. Generelt er der opbakning til forslaget med nogle få rettelser. Der ønskes samtidig en klarere skelnen mellem regler og guidelines. B: HB mener det er fornuftigt med en beskrivelse for arbejdet i udvalget. Delen med love i teksten slettes, og i samarbejde med Linda præciseres forslaget og sendes ud skriftligt til HB. Når CISV Danmark fortolker internationale guidelines, skal det være med forbehold for, hvad der er muligt i dansk kontekst. Her har Risk Manager det sidste ord men det skal foregå i dialog med resten af CISV. D&B: Etablering af KommUdd. v. Karin Karin præsenterer udkast til kommissorium for et nationalt KommUdd og lægger op til debat og kommentarer. HB noterer, at det er et godt udkast med fokus på det strategiske og vil skabe et godt fundament for arbejdet i udvalget. B: HB glæder sig til at møde Janne og gå i dialog om arbejdet. Karin kontakter Janne for en workshop til marts mødet, der skal danne grundlag for bl.a. en forventningsafstemning. D&B: Indstilling fra IPP og Mosaik v. Natascha Natascha præsenterer på vegne af udvalgene forslaget om, at udvalgene har en fast kontaktperson i lokalforeningerne. Forslaget har til hensigt at skabe en bedre dialog og bevidsthed om arbejdet i udvalgene og styrke samarbejdet. HB diskuterer forslaget og kommer her ind på ressourceperspektivet for lokalforeningerne. Samtidig diskuteres den generelle prioritering af de forskellige programmer. Lokalforeningerne anmoder om, at Mosaik kontakter dem for at komme ud og holde oplæg. B: Forslaget kan ikke vedtages, som det ser ud nu. HB siger ja til den del om, at der lokalt skal være en kontaktperson. En dialog med udvalgene om, hvad der skal løftes lokalt og nationalt, er nødvendig, inden et endeligt forslag kan godkendes af HB. Derfor vender DL det med udvalgene og vender tilbage med et revideret forslag. O: Fødevarebanken v. Karin Karin informerer om, at efterspørgslen til Taskforce udelukkende har været på opskrifter. Susanne er indstillet på stadig at være tilgængelig for henvendelser om hjælp til køkkenarbejdet ifm. camps. 5. Nationalt O: Fremtidig håndtering af børneattester v. Sara Sara orienterer kort om bilag 5. Karin og Sara arbejder videre med en eventuel reorganisering af arbejdet med attesterne 6. Økonomi del. 1 D&B: Fastsættelse af foreløbige fees v. Anders
Anders redegør kort for rejsepuljen og aftalen med UNITAS. En episode om refusion over sommeren har ledt til følgende forslag for at undgå, at billetter går til spilde ved uforudsete ændringer. - Step--Up som del af rejsepuljen B: HB beslutter at Step-Up ikke skal være en del af rejsepuljen, men der skal udarbejdes en vejledning til alle omkring bestilling af billetter og vigtigheden af bl.a raptim 1. DL står for udarbejdelsen med faglig sparring fra BB-udvalg. - Fee forslag fra Børnebysudvalget Skal JCs være en del af rejsepuljen: B: Forslaget er faldet. Med den lige afstemning opfordres der til at vende det hjemme i lokalforeningerne, så HB kan tage diskussionen igen næste år. BB-udvalget vil se på erfaringerne fra 2014 og bringe dem på banen hertil. - Foreløbig fastsættelse af fee for 2015 Vi kan under dette punkt ikke beslutte noget endeligt, da det ikke er meldt ud fra CISV international. Den endelige beslutning tages til novembermødet. Jf. bilag 4 tilslutter HB sig forslagene om foreløbige fees for 2015: Børneby-fee: Godkendt Step-Up: Godkendt Seminar Camp: Godkendt Interchange: Godkendt. Youth Meeting: Godkendt IPP: Godkendt 7. CISV Danmark - En snak om fremtiden v. Anders Dialog i grupper om de forskellige dele af CISV. LF, Udvalg, DL og HB Oprids af proces: Der kommer en proces fra international side i løbet af efteråret, hvor LF og nationalt skal arbejde med nogle materialer om formål og vækst, og sende oplysninger tilbage til International. Sideløbende med den proces kører vi en proces i CISV Danmark der leder os mod en vision om hvor CISV Danmark skal bevæge sig hen, og hvordan vi kommer i den retning. På dette møde lavede vi de indledende øvelser ved at tale om forventninger blandt de 4 store organer i CISV Danmarks daglige arbejde. Fremadrettet vil vi renskrive de forventninger og tage dem op til debat på et kommende HB-møde, hvor vi kan bevæge os mod mere konkrete ideer om hvor vi skal hen, og hvordan. Opsamling: LF: Have brede skuldre til at løfte de lokale aktiviteter. De skal være handlekraftige og kunne sælge CISV for nye og ikke mindst rekruttere til programmerne. Positiv energi og respekt er afgørende i samspil med resten af CISV. LFere skal samtidig være opmærksomme på ressourcer i LF, så der er 1 Raptimbilletter er en speciel slags flybilletter med mere fleksible vilkår end almindelige.
rum til at være kreative og iderige uden at brænde ud. Alt det ovenstående kræver en viden om CISV og opmærksomhed om at dele erfaringer og bruge tid på kontinuitet i bestyrelserne. Der efterspørges uddannelse til de frivillige bestyrelsesmedlemmer, så de er klædt på til opgaven. DL: DL skal være den gren, som udlever HBs beslutninger mellem møderne. Det er vigtigt, at DL har rummelighed og åbenhed i arbejdet. Derudover skal DL have fokus på samarbejde og formidling i foreningen samt bakke op om eventuelle kriser. Ikke mindst har DL ansvaret for, at hjælpe de ansatte i prioriteringen af deres arbejde for at opfylde HBs ønsker for CISV. Det er samtidig vigtigt, at DL udviser økonomisk forståelse og viden. DL opfordres til at uddelegere mini-projekter men med omtanke for vores frivillige. HB: HB skal have kendskab til, hvad der rører sig nationalt og internationalt. De skal træffe strategiske og praktiske beslutninger for foreningen med en økonomisk ansvarlig tilgang. Ideelt skal HB favne hele organisationen og øge samarbejde med en anerkendende tilgang til de frivilliges engagement. På sigt er der ønske om en mere kontinuerlig stemme fra udvalgene i HB, eller som minimum et større samspil mellem de to. Lene Holdgaard, formand for Youth Meeting udvalget, vil gerne være med i arbejdsgruppe om dette emne. Udvalg: Skal have stor viden om programmerne, pædagogisk viden og proces ift. udførslen. Det er vigtigt med kendskab til netværk for at søge de kompetencer og den viden, som kunne være relevant for arbejdet. Udvalgene skal gå til arbejdet med en positiv indstilling, gensidig respekt og åbenhed. Derudover står udvalgene praktisk for at formidle en stor mængde viden til kontaktpersoner og deltagere på de forskellige programmer. Sidst men ikke mindst er det vigtigt, at udvalgene er opsøgende overfor LF. Et fokusområde for udvalgene er den indbyrdes kommunikation udvalgene imellem og at holde sig opdateret på HB-møder. DL arbejder videre med de ovenstående betragtninger til næste møde. Punkter uden udvalg 8. HB formalia D&B: Forretningsorden v. Anders Anders præsenterer forslag til forretningsorden og lægger op til debat. Del 1: Det påpeges, at det på nuværende ikke er muligt at leve op til kravet om, at HB repræsentanter ikke varetager en udvalgsformandspost. B: Det besluttes, at personer i HB med udvalgspost erklæres inhabile under afstemning af udvalgsformænd og budget for det pågældende udvalg men derudover godt kan varetage rollen i HB. Herefter diskuteres det, hvorvidt HB møderne skal være åbne eller lukkede. Det påpeges for den demokratiske gennemsigtigheds skyld skal være åbne, men at det kan være hæmmende for diskussionen. Fremmødte kan tildeles taleret, såfremt HB finder det relevant.
B: Den nuværende formulering med moderation af muligheden for taleret vedtages af HB Del 2: Ingen kommentarer Del 3: Temaerne for møderne udpensles i årshjulet for HB arbejdet. Del 4: Ingen kommentarer Del 5: Ingen kommentarer Del 6: Hjemmesiden skal opdateres med en fuldmagt. Del 7: Ingen kommentarer Del 8: Ingen kommentarer Del 9: Afstemning om stemmefordeling ved afvigelse fra forretningsordenen. B. Den nuværende formulering om Enstemmigt flertal vedtages af HB På foranledning tjekkes der igen om dette udkast er i overensstemmelse med vedtægterne. Karin og Anders færdiggør forslag til forretningsorden til godkendelse på novembermødet. 9. Økonomi del.2 O: Budgetopfølgning for 2014 regnskabet v. Anders Anders orienterer om den nuværende økonomiske situation. Der forventes et overskud, og generelt ligger mange poster under budget. O: Budgetprocedure v. Anders Anders indhenter forslag til budgetter i løbet af oktober, der til næste år skal skabe et mere retvisende billede af de forskellige aktiviteter og udvalgsarbejdet. Disse skal danne grundlag for et forslag til budget på novembermødet. Der blev lagt vægt på at processen skal være gennemskuelig for ikke-regnskabskyndige, så alle kan følge med i diskussioner og beslutninger. Udover det konkrete budget sendes der derfor også et dokument ud til HB ifm. næste mødeindkaldelse, hvor det fremgår hvad der kan skrues på, og hvilke konsekvenser det vil have.
10. Kommunikation D: Hjemmeside v. Natascha Der opfordres til at samle de tekster sammen, som alle udvalg og LF har skrevet. HB ønsker at der nedsættes en lille arbejdsgruppe, der kan udarbejde kravsspecifikationer for en ny hjemmeside, hvor det nye KomUdd inviteres med, sammen med repræsentanter for Udvalg og Lokalforeninger. 11. Lokalforeningerne O: Status fra lokalforeningerne over sommerens aktiviteter v. de afholdende LF ere Aalborg har haft en turbulent sommer, men er kommet stærke igennem det og aktiviteten kørte godt. Ud over det ser alt lovende ud i foreningen. Amager har haft en god Børneby med en velfungerende stab. Der er dog et lille underskud, der afspejler sig lidt på alle posteringer i regnskabet. På Interchange har der været udfordringer men det blev heldigvis løst. Nordsjælland: Alt er gået fint. Aarhus har haft problemer med billetter og leder over sommeren. Derudover har flere fra bestyrelsen trukket sig, men det skal nok gå alt sammen, og alle børnene har været glade. Vestsjælland er godt kørende på trods af en lidt mindre farvel-fest end forventet. Overordnet går det rigtig godt. Roskilde har afholdt en vellykket Børneby. Regnskabet går ca. i 0. Udover egne aktiviteter er delegationerne, som har været ude kommet hjem glade. Hareskov/Værløse: Alle der har været afsted er kommet glade hjem. 12. Internationalt O: Valg til Governing Board v. Anders Anders orienterer om det valg, der har været. Der sidder 9, og der vælges hvert år 3. De sidder 3 år af gangen. O: Global Conference v. Anders Anders orienterer om, at Global Conference er tiltænkt lokalforeningerne. Det afholdes i Oslo, Norge d. 4.-9. August 2015. Her skal Anders og lokalforeningsrepræsentanter deltage. Tilmelding fra LF skal ske senest d. 1. december. Konferencen vil have fokus på erfaringsudveksling. Slides med information sendes ud sammen med referatet. O: IJBC v. Natascha Natascha orienterer kort om, at årets IJBC har været en stor succes. IJBC kommer til at foregå sideløbende med Global Conference næste år. JB budgetterer med at sende juniorer, så man kan ansøge gennem JB udvalget. 13. Evt. Pernille Kok kommer med betragtninger fra BB-udvalgets arbejde over sommeren. Hun opfordrer til, at alle deltagende på CISV aktiviteter er bevidste om, hvilke kanaler de ytrer sig igennem med indvendinger, sure miner eller andet, så der ikke opstår miskommunikation og/eller -information.
BB-udvalg har lavet en online formular via Google-docs, der kan bruges af programmerne til ansøgninger. Har man lyst til at bruge samme værktøj, kan man kontakte BB-udvalget. Anders orienterer om RTF Hosting Plan 2015-2020. Vi skal melde tilbage, hvad vi gerne vil afholde og have træning i. Hvad vil gerne sende folk til træning i? Anders sender mail ud, hvor alle kan komme med input. Anders undersøger forbindelsen mellem Danmark og Færøerne i planen.