DL-møde Status, input og opdatering af årshjul Status på økonomi Bank... 7

Transkript

1 DL-møde DL-møde Status, input og opdatering af årshjul Status på økonomi... 6 Bank Medlemsdatabase status, nye, udmeldte Status på LF Bordet rundt og status på aktiviteter Status på udvalgsarbejde Nyt fra international Akutte problemer og andre beslutninger... 8

2 Onsdag d. 22. maj kl Tilstede DL: Emilie Hellesøe, og Jesper Lykking, Nanna Beiter, Claus Warmdahl og Mette Liebst-Olsen. Afbud: Natascha Wermuth Iermiin Referent: Line Bloch Kretzschmar.

3 1. Status, input og opdatering af årshjul Børneattester Det er tidligere blevet vedtaget af HB, at børneattester gælder for tre år. Reglerne for indhentning af børneattester er i år skærpet fra Rigspolitiets side, hvilket betyder, at vi nu skal indhente attester på langt flere end vi skulle før. Politiet kan ikke garantere, at CISV DK bliver underrettet, hvis der kommer en anmærkning på en attest, og derfor kan perioden ikke forlænges til mere end tre år. Oplysninger om børneattest er tilgængelig gennem medlemsportalen, men kun for ganske få, herunder lokalforeningsformænd. Administrative opgaver Kan vi optimere de administrative opgaver? Hvad har vi af opgaver, og kan vi planlægge os til bedre arbejdsgange på kontoret? Sekretær, informationskonsulent og bogholder melder tilbage til DL-møderne om, hvilke arbejdsgange der kan udvikles og gøres mere effektive. Optimering af arbejdsgange bliver for fremtiden et fast punkt på dagsordenen. Claus forklarer, at vi arbejder hen imod at få samlet internet, back up og server mv. samme sted, der er tilgængeligt hjemmefra. Dette vil gøre arbejdet mere fleksibelt. Visionsweekend og DL-møder Planlægning af visionsweekend og DL-møder i efteråret: Visionsweekenden vil foregå fra lørdag morgen til og med søndag. Weekenden lægges d september. Jesper står for at finde sommerhus. DL-møder i efteråret 2013 fastsættes til følgende datoer: Tir. 27/8 (uge 35) Claus står for mad Der behandles ansøgninger til nationale TTT og RTF. (Visionsweekend semptember) Tir. 29/10 (uge 44) Jesper står for mad

4 Ons. 27/11 (uge 48) Mette står for mad Ons. 11/12 (uge 50) - Nanna står for mad Sekretær opdaterer google-kalender. Det bemærkes desuden, at det er frustrerende, at møderne ikke starter til tiden. Møderne starter derfor for fremtiden kl. 18:00. Sidste HB-møde og EGF Deling af dokumenter Ved HB-mødet blev der oprettet en mappe med bilag, dagsorden mv.. Den ordnes nu så alle relevante dokumenter fra HB-møderne oploades der. Sekretær ordner den, og skriver invitation til mappen samt forklaring ud til HB. Der overvejes fortsat en løsning, der samler dokumenterne overskueligt. Buddy-ordning for lokalforeninger Det blev diskuteret, hvorvidt buddy-ordning overflødiggøres af nationale udvalg. Det blev vægtet, at buddy-ordningen skal være en support-funktion lokalforeningerne imellem, der ikke skal defineres fra DL, men som bygger på, at lokalforeningerne kan støtte hinanden, fordi de står overfor samme udfordringer. Formen minder om buddy-ordningen på det internationale område, hvor man har mulighed for at kontakte og støtte hinanden. Nationalt køkkenudvalg Det er en ren support-funktion med fokus på køkken for at få en enhed, der kan svare på spørgsmål og aflaste lokalforeningerne. Ordningen gør det muligt, at få større aftaler på tværs af programmer i stand, og skaber bedre leverandørkontakt på tværs af programmer. Udvalget vil blandt andet kunne udvikle en national CISV kogebog, stå for sponsorater, samt fungere som supportfunktion for dem, der ønsker det. Udvalget arbejder som en task force frem til HB-mødet i september, hvor der fremlægges en arbejdsplan for HB. Herefter kan udvalget nedsættes og der kan vælges en formand.

5 USA Alex, formand for Aalborg LF, fremlagde på HB, at deres Interchange med USA er aflyst, og at medlemmer derfor ønsker kontingent retur. En familie har efterfølgende kontaktet bogholder, men fået afslag. Det besluttes, at pengene skal gives tilbage. Margit sørger for, at det bliver bogført og at der laves en kreditnota. Diskussion om Transportgodtgørelse Det blev diskuteret, hvad de forventede indtægter fra tilskud fra kommunerne er. Processerne i de respektive kommuner er forskellige, så det er svært at forudsige. Det besluttes, at Margit udarbejder standard-skabeloner til ansøgning hos kommunerne, samt skriver et udkast til en konkret ansøgnings-vejledning sammen med Jesper. Det er dog ikke højeste prioritet. Og beskrivelsen kan vente til at vi har fået C5 bogföringen helt på plads. Til orientering blev det på sidste HB-møde besluttet, at Jesper og Winnie udarbejder retningslinjer, der afklarer hvordan CISV DK dækker de forskellige programmers aktiviteter og transport hvad der er inkluderet, og hvad der ikke er. Cost sharing for transport: Det blev kort diskuteret, hvor stor mængden af administrative opgaver i forbindelse med transport-godtgørelse kommer til at blive, og hvem der skal udføre det administrative arbejde. Ekstraordinær GF Ved den ekstraordinære generalforsamling blev der godkendt en række ændringer af vedtægterne, og to forslag blev forkastet. Vedtægterne skal opdateres, og vi skal finde ud af, hvilke vedtægter vi mangler at gennemgå. Nanna melder sig til at opdatere vedtægterne, der efterfølgende skal sendes ud. De to forslag der faldt tages op på HB-mødet i september, så der kan tages en diskussion af, hvad der skal ændres ved forslagene. HB træffer herefter en beslutning, og så udarbejdes der et forslag ud fra det. National Train The Trainer

6 Der blev på HB-mødet besluttet, at CISV DK skal afholde en national TTT. Det blev kort diskuteret hvordan man sørger for de bedst mulige rammer for den danske TTT, og hvem der råder over de resterende 7 frie pladser, som NUDD ikke optager. Det besluttes, at proceduren skal svare til den, der kendetegner RTF. Det skal koordineres med NUDD, der udarbejder en liste over hvem de tildeler en plads, så DL ved, hvem der i forvejen er sikret en plads. Nanna sørger for at DL har denne liste til når ansøgningerne skal behandles. Den nationale aktivitetsplan 2014 Den nationale aktivitetsplan for 2014 er færdig. Tore opdaterer datoer i national kalender på hjemmesiden. Næste HB-møde På næste HB-møde er der valg til formandsposter. Nanna koordinerer hvilke poster der er valgbare. Det er presserende, da sommerferien bevirker, at det skal meldes ud hvilke poster der er valgbare senest tre måneder før HB-mødet. 2. Status på økonomi Det går overordnet efter planen, men det vægtes, at bogføringen fra 1. januar startes op hurtigst muligt. C5 Lokalforeningerne Amager, Roskilde og Århus har defineret en kontoplan og er klar til at komme over på C5. Bank CISV DK skal overføres til en bankfilial i København. Der overvejes i den forbindelse, om Danske Bank er den rigtige bank at fortsætte med. Claus og Jesper undersøger alternativer.

7 3. Medlemsdatabase status, nye, udmeldte. Den nyudsendte sladrehank Den nyudsendte sladrehank er en oversigt over, hvem der har deltaget i hvad, og den er udelukkende ment som et hjælpeværktøj til lokalforeningerne. Der er dog utilfredshed omkring måden den blev sendt ud på og valget af navn. Den blev kritiseret for at præsentere tal, der ikke stemmer overens med virkeligheden. Claus forklarer, at de informationer, den bidrager med, er rigtige ud fra de registreringer, der er foretaget, men at den ikke skal ses som en måling over alle frivilliges engagement. Den har til formål at øge gennemsigtigheden, så man kan følge op på de forventninger, man har stillet. Det er et hjælpeværktøj, der skaber overblik, men det anerkendes, at den ikke kan bruges til mere end det man kan ikke måle frivillighed ud fra deltagelse i specifikke aktiviteter. Det hjælper dog lokalforeningerne med aktivering af passive medlemmer, og den er desuden udarbejdet efter forespørgsel fra lokalforeninger. 4. Status på LF Fyns lokalforening og Sunes Step Up delegation til Egypten Fyn har opgivet deres YM til Thailand grundet for få deltagere. DL ser ikke dette som et brud på den aftalte proces, og udtrykker ærgrelse over, at Fyns lokalforening ikke ønsker at fortsætte. DL er tilfredse med det produkt der er kommet indtil videre. Emilie tilbyder, at de gerne vil prioritere juniorer fra Fyn i forhold til ÅJBT, hvis det hjælper Fyns lokalforening med at blive stærkere. Jesper skriver til Lars. Sune Pihl har spurgt til, om han for fremtiden kan sende delegationer afsted gennem Århus lokalforening. DL beslutter, at Sune kan sende børn afsted gennem Århus, hvor børnene vil indgå i udvælgelsesprocessen på samme vilkår som alle andre ansøgere. Alternativt set kan forældrene og Sune gå sammen om at danne en bestyrelse, hvor familierne engagerer sig i CISV og på den måde sørge for at sikre, at børnene får mulighed for at komme afsted. Hvis Fyns lokalforening kan oprette en bestyrelse, der tager engagement i CISV, vil DL prioritere Step Up og Børnebys delegation. Jesper svarer. Bente Rask ønsker ikke længere, at have adgang til Fyns lokalforenings konti. Claus kontakter Bente, og Poul-Erik hjælper til med at overføre konti.

8 Fyns lokalforening har tidligere fået mulighed for at få et rådighedsbeløb, men har ikke valgt at gøre brug af det. De har i stedet fået småbeløb, når der har været behov. Regning på lager CISV DK betaler ca. 1500,- for en lagerplads om året. Det er mange penge, og skal derfor genovervejes i fremtiden. Margit betaler de regninger der må komme Mette underretter Margit om det. 5. Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt. 6. Bordet rundt og status på aktiviteter 7. Status på udvalgsarbejde Mail fra IPP udvalg vedr. aflyste pladser IPP-udvalget har oplyst DL om, at de er blevet pålagt en cancellation fee for 5 pladser på i alt 500 pund. DL anerkender, at sådan noget kan ske. Det foreslås, at IPP-udvalget i fremtiden går efter rest-pladser, så man ikke kommer i samme situation. CISV Danmark betaler, som det er proceduren Nanna svarer. 8. Nyt fra international Mette berettede om ETG, som generelt gik fint, men da afholderne ikke regnede med at deltagerne var forberedte, blev det ikke så dynamisk. Det blev lovet, at diskussionerne vil gå i gang direkte på næste AIM. Mette oplyser desuden om, at der er Transition Team Motion deadline 1. juni, og at der er Pre-AIM møde hvor Emilie er med på Skype fra Brasilien, og Natascha er med fra Århus.

9 9. Akutte problemer og andre beslutninger Ny kommunikationskonsulent Der afholdes ansættelsessamtaler på torsdag d. 30/5, hvorefter en eventuel ansættelse og opstart følger hurtigst muligt. Tøjbutikken fungerer nu online Det besluttes, at det ikke skal meldes ud til hvert medlem, men at Tore i stedet skriver til lokalforeningerne, at de skal melde det ud til deres medlemmer via deres nyhedsbreve. Tøjet der opbevares på kontoret er fastlåst til arrangementer. Alle indtægter fra de almindelige t-shirts går til kontorets kaffekasse, men Doris Allen t-shirts går fortsat til fond. Tore har faktura, og sekretær laver fysisk kaffekasse til formålet. Unitas rejsekonto Denne rejsekonto har en række fordele, herunder 30 dages kredit, afbudsforsikring, optjening af såkaldte virksomhedsapoint og desuden tilbyder de rejseforsikringer. Jesper har modtaget tilbud, som han sætter det i værk. Raptim vejledning: Sekretær undersøger området nærmere før næste DL-møde. Opdatering af infofile Det vægtes, at Tore får mulighed for at overlevere sin viden om infofilens status, da han tidligere har forsøgt at gentænke struktur mv. Sekretær opdaterer med børneattester. Internet Claus bestiller nyt internet til kontoret. Bjørn Samming - godkendelse til GovB samt ansøgning om AIM-støtte

10 DL ønsker at støtte Bjørns kandidatur økonomisk. Mette svarer Bjørn. DL opfordrer Bjørn til, at han for fremtiden bidrager med viden om internationale forhold til CISV DK. Det sættes dog ikke som krav. Mail om Uetiske forretningsmetoder fra Thøger Einar Carstensen Jesper er i dialog med de forskellige parter, og er i gang med at aftale et møde med Thøger.