28. maj DL-møde

Transkript

1 DL-møde DL-møde Bordet rundt og status på aktiviteter Status på økonomi Status på LF Status på udvalgsarbejde Nyt fra international Akutte problemer og andre beslutninger Evt.... 5

2 Onsdag d. 28. maj kl Tilstede DL: Karin Kjær Madsen, Anders Wulff Kristiansen, Natascha Wermuth Iermiin Kontor: Stefan Wachmann og Sara Rønning-Bæk Referent: Sara Rønning-Bæk

3 1. Bordet rundt og status på aktiviteter Natascha: Tivolidagen er godt i gang med at blive planlagt. Der sendes invitation ud denne uge. Karin: Der er tilkendegivelse fra Josefine Magnussen om at hun ønsker at stille op til næstformand. Derudover har Janne Sonnenborg tilkendegivet, at hun gerne vil starte en proces omkring et udkast til kommissorium til kommunikationsudvalget over sommeren, der kan præsenteres for HB i september. a) Stormøde + HB møde i september DL vender kort Stormødekonceptet. Karin går videre med input til Charlotte fra Århus, så der kan findes en fælles form, som lever op til alles forventninger og har en struktur, der giver mening for samarbejde ml. udvalg, LF og HB møde. Dernæst meldes der ud til resten af organisationen. Alt dette med udgangspunkt i HB møde referatet i november 2013, dvs. HB møde lørdag fra kl med inddragelse af udvalgene. Karin tager kontakt til udvalgene. DL tænker temaer a la samarbejde, kommunikation og den hele organisation. Taskforce: Karin, Natascha og Anders Sara laver udkast til dagsorden for HB-møde med hensyntagen til valg. b) Opfølgning på HB-møde Børnebyerne og Step Up skal have tilbudt noget af det merchandise, der ligger på kontoret. Stefan skriver til udvalgene og LF og giver dem muligheden for at købe ud af de restpartier, vi har. Karin taler med Linda fra RM ang. Retningslinjer for Camp sites. GF referat og ekstraordinær Gf referat er undervejs, men har været nedprioriteret grundet problemer med at få det underskrevet, når der er andre presserende opgaver på kontoret. Det er intentionen, at det kommer ud snarest. c) Årshjul og forretningsordner (Status fra Anders og Karin, liste fra Claus, jf. sidste møde) Karin og Anders er i fuld gang og vender tilbage efter sommer med noget konkret. d) Arbejdsdeling i DL Karin har haft uformelle kaffemøder med udvalgene. Der tales kort om hvad delingen skal være fremadrettet. Claus har økonomi, regnskab, budget, it (medlemssystem, hjemmeside, sharepoint og kontoret) Anders tager IO/CISV International, RM, NUDD og CFA. Natascha har kontakt til JB, og indtil september også IPP og Mosaik Karin er kontaktperson for LF og Børneby, Step up, Youth meeting, Interchange og Seminar Camp. Så vidt muligt skal DL medlemmerne tage overvejelser med fra de forskellige og tage input med til DL og HB møder. e) Vagtplan over sommeren Sara er væk fra tirsdag d. 3. juni-9.juni. og på Folkemøde d. 12. juni-16.juni Natascha er væk hele juni

4 Claus og Karin er væk i juli. f) Datoer for efteråret i DL (møder og arbejdsweekend) Næste DL d. 4. september kl mad: Frederikke Er der behov for noget over sommeren kan vi Skype eller maile. Natascha laver doodle om DL-weekend g) Refleks på DUF Stefan sender den ud i updaten. Sara og Natascha sætter sig sammen om kriterier for tilmelding og forventet output, når de deltagende har været afsted. De kontakter i øvrigt Claus angående antal, der kan komme afsted. h) Undervisning i Sharepoint v. Claus Udsat til næste møde i) Nyt fra sekretariatet Attester, rengøring, HPDS og NRF DUF ansøgning er afleveret i dag. Kvittering er sendt til Claus. Attester er kommet tilbage fra politiet, så det registreres i morgen og fredag, så lokalforeninger kan få besked. NRF er så småt klar til afsendelse. 2. Status på økonomi Claus har givet en skriftlig melding om at vi har mange medlemmer, som ikke har betalt. Der sendes en rykker ud igen og LFer bedes før sommer om at tage kontakt til eventuelle manglende betalere. Vi mangler lige nu adgang til e-boks. Claus er desuden ved at bestille mulighed for at benytte mastercard på CISV portalen. 3. Status på LF 4. Nyheder til hjemmesiden og kommunikation generelt. a) Kommunikation ud - genoplivning af Updaten Der er efterspurgt mere kommunikation. Det vil DL efterleve ved at sende Updaten ud hver 14. dag, med undtagelse af ferieperioder. Stefan melder ud. b) Hjemmesiden Stefan orienterer om, at hjemmesiden er oppe igen og opdateres så hurtigt som muligt. Alle kan komme med kommentarer mellem 1. og 10. juni. DL vil gerne have billeder af ansatte og DL som minimum på hjemmesiden, og navne på LF formænd og udvalgsformænd.

5 5. Status på udvalgsarbejde Kenneth Schou har trukket sig som National Risk Manager. Linda Holmberg er frisk på at tage teten til september, hvor HB skal drøfte betingelserne for RM, og finde en mere langsigtet løsning. 6. Nyt fra international a) Valg til Governing Board Der ikke kommet nærmere info om kandidaterne, men stemmerne skal afgives inden 1. august. Anders sender en mail, når han modtager noget. b) IJBC/IJR Natascha, Frederikke og Mia Engel skal på IJBC august. Der er fire kandidater til IJR. 7. Akutte problemer og andre beslutninger c) Kontaktperson for UNITAS rejser Til næste DL skal kontakten til UNITAS samt krav og service fra UNITAS diskuteres med særlig fokus på Step Up. 8. Evt. Susanne Rytter fra Task Force om Fødevarebanken, madlavning, mv. foreslår den nedlægges, fordi folk kun efterspørger opskrifter. Hun vil dog fortsat gerne hjælpe med dette.