Regler for strukturfondsstøtte 2014-2020

Regler for strukturfondsstøtte 2014-2020 Her finder du Regler for strukturfondsstøtte 2014-2020 (støtteberettigelsesreglerne). De gælder for alle projekter, der gennemføres med tilskud fra EU s strukturfonde (EU s Regionalfond og EU s Socialfond) i Danmark. Reglerne er afgørende for en fornuftig tilrettelæggelse og korrekt gennemførelse af dit strukturfondsprojekt. De fastlægger den administrative praksis, og supplerer og udmønter de EUbestemmelser og nationale bestemmelser, der i øvrigt gælder med relevans for strukturfondsprojekter. Derfor skal du kende dem. For programmer under målet om europæisk territorielt samarbejde (Interreg-programmer) kan støtteberettigelsesreglerne fungere til inspiration ved fastlæggelsen af bestemmelser i tilknytning til de enkelte programmer. For tilskud ydet under Globaliseringsfonden finder de generelle regler for regional- og socialfondstilskud og de særlige regler for socialfondstilskud anvendelse. For teknisk bistand til de administrerende myndigheders aktiviteter 1 under programmerne er reglerne vejledende. De overordnede rammer for strukturfondsprojekterne er fastlagt i programmerne for henholdsvis Regionalfonden, Innovation og bæredygtig vækst, og Socialfonden, Vækst via uddannelse og iværksætteri. For at kunne vurdere om dit projekt kan ansøge om strukturfondsstøtte skal du finde ud af om dit projekt/din projektidé ligger indenfor rammerne af et af disse to programmer. Strukturfondsprojekter skal derudover gennemføres inden for de regionale vækst- og udviklingsstrategier, som regionerne og vækstfora skal udarbejde i henhold til lov om erhvervsfremme og regional udvikling 2. 1 Aktiviteter, der kan få teknisk bistand, er fx forberedende arbejde, forvaltning, overvågning, evaluering, oplysningsvirksomhed og kontrolaktiviteter. 2 8 a og 10 i lov om erhvervsfremme og regional udvikling, jf. lovbekendtgørelse nr. 1715 af 16. december 2010 om erhvervsfremme med senere ændringer. 1

Centrale definitioner Støttemodtager i danske strukturfondsprojekter EU-reglerne fastlægger, at en udgift skal være afholdt og betalt af en støttemodtager for at være støtteberettiget. Støtteberettiget betyder, at der gives et tilskud fra EU til udgiften. Støttemodtager defineres i samme regelsæt som en offentlig eller privat enhed, der er ansvarlig for at gennemføre projektet. Samtidig fastlægger reglerne, at der skal være et revisionsspor, som leder direkte fra en konkret udgift (afholdt og betalt) til en støttemodtager. Derfor skal alle juridiske og fysiske enheder, der ønsker at få støtte til udgifter i et strukturfondsprojekt (f.eks. konsulentudgifter og lønudgifter) skrive under på at være bekendt med betingelserne for at være støttemodtager. Den danske administration af strukturfondene er tilrettelagt således, at støtten til et projekt udbetales til én ansvarlig partner, og der administreres efter ét samlet budget for hele projektet og ikke for hver enkelt projektpartner. Denne model er valgt for at samle opgaverne med at indsamle og opbevare dokumentation, skrive afrapportering og udarbejde regnskaber hos en enkelt partner, som derved hurtigt opnår rutine og stordriftsfordele, i stedet for at sprede det ud på mange små partnere. Det betyder, at Erhvervsstyrelsen ikke forholder sig til, hvordan det konkrete tilskud fordeler sig internt i projektet. Her har projektet således en fleksibilitet i forhold til den økonomiske organisering inden for projektet. Det har den praktiske konsekvens, at en fysisk eller juridisk enhed, der ifølge EU-reglerne defineres som støttemodtager ikke nødvendigvis skal modtage en andel af den økonomiske støtte fra EU, men stadig er støttemodtager i EU-regelsættets forstand. Eksempel En virksomhed deltager i et projekt, og har derfor udgifter til at betale løn til medarbejderne i den tid, de bruger på projektet. Det gør virksomheden fordi ledelsen regner med, at virksomheden vil "få noget ud af det" i form af en nyttig viden. Hvis virksomheden synes, at denne viden er "nok" kan den vælge slet ikke at indrapportere lønudgifterne og dermed undgå dokumentationskravene for lønudgifterne. Når udgifterne ikke indrapporteres, så bedes EU heller ikke om støtte til at betale udgiften, og derfor er virksomheden ikke støttemodtager. Omvendt, hvis virksomheden godt vil bruge tiden på at dokumentere udgifterne og synes at det er helt rimeligt, at den får udbetalt støtte til en del af lønudgiften, så er det logisk, at virksomheden er støttemodtager. Men virksomheden kan også vælge at sige vi vil godt indrapportere udgiften og vi ved, at den udløser støtte, men vi behøver ikke selv at få udbetalt den støtte, den vil vi godt lade gå ind i finansieringen af projektet i sin helhed. I og med at en udgift udløser støtte, vil den, som har betalt udgiften, i EU-forordningens forstand være en støttemodtager, men når virksomheden ikke får udbetalt støtte, bliver ordet misvisende på dansk. Der er imidlertid ikke tvivl om, at virksomheden har bidraget til økonomien i projektet via sin betaling af en udgift, som udløser støtte. Derfor er det mere sigende at bruge betegnelsen økonomisk partner i støtteberettigelsesreglerne, i kommunikationen mellem Erhvervsstyrelsen og projekterne, samt i de værktøjer og blanketter, der anvendes i forbindelse med gennemførelsen af strukturfondsprojekter, fordi det afgørende for at vurdere om virksomheden er omfattet af strukturfondsreglerne eller ej er, om den bidrager til økonomien i projektet. Som eksemplet viser, er begrebet økonomisk partner centralt i administrationen af strukturfondsprojekter. 2

Økonomisk partner (støttemodtager) Økonomiske partnere er alle fysiske og juridiske personer som afholder udgifter, der er relevante for projektet og derfor indgår i projektbudgettet/-regnskabet og dermed er en del af det grundlag, som EUtilskuddet beregnes af. Vi identificerer disse ved enten CPR-nr. eller CVR-nr. Tilskudsansvarlig partner I bekendtgørelserne 3 anvendes begrebet tilsagnsmodtager om den økonomiske partner, som administrerer projektet på alle de økonomiske partneres vegne og som dermed er økonomisk ansvarlig for projektets gennemførelse. I Støtteberettigelsesreglerne, i kommunikationen mellem Erhvervsstyrelsen og projekterne samt i de værktøjer og blanketter, der anvendes i forbindelse med gennemførelsen af strukturfondsprojekter anvendes betegnelsen tilskudsansvarlig partner, for at understrege, at den tilskudsansvarlige partner altid er økonomisk partner. Det er med andre ord ikke muligt at lade en part, som ikke har økonomisk (med-)ansvar for et projekt være ansvarlig for gennemførelsen af det. Det er Erhvervsstyrelsens erfaring, at der er mange forskellige måder at deltage i et projekt på, selv om aktørerne har det til fælles, at de har udgifter i projektet, dvs. er økonomisk partner. Nedenfor finder du eksempler på de aktører, som typisk er med i strukturfondsprojekter. Du skal gerne kunne genkende din virksomhed eller organisation i eksemplerne for at være sikker på at din deltagelse ligger indenfor reglerne og du får den rigtige information. Eksempel Projektpartnere Partnere, som er med i planlægningen og gennemførelsen af projektet, f.eks. projektgruppen og/eller projektets styregruppe. Deltagervirksomhed En virksomhed som er med i et projekt alene med henblik på udvikling af egen virksomhed. Deltagerens arbejdsgiver En virksomhed/institution/organisation, hvor deltageren på et kompetenceudviklingsforløb i et socialfondsprojekt er ansat. Definitioner af andre centrale begreber Statsstøttemodtager Som du så i eksemplet ovenfor, om en virksomhed som har udgifter til at deltage i et projekt, så kan en virksomhed som udgangspunkt vælge slet ikke at medtage lønudgifter og derved slippe for at dokumentere værdien af dem. Derved fravælges muligheden for at modtage støtte til en del af udgiften, og derfor kommer de færreste automatisk til at tænke på statsstøtte. Det er imidlertid vigtigt at vide, at statsstøtte ikke kun er når der udbetales kontant støtte til en virksomhed. Statsstøtte kan også komme på tale, hvor en 3 Bekendtgørelse nr. xxx af xxx 2014 om støtteberettigelse, regnskab, revision og kontrol m.v. i forbindelse med udbetaling af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond og Bekendtgørelse nr. xxx om ansvar og kompetencefordeling m.v. i forbindelse med administration af tilskud fra Den Europæiske Regionalfond og Den Europæiske Socialfond. 3

virksomhed får noget gratis, og derved kun indirekte får støtte. En statsstøttemodtager er med andre ord en juridisk enhed, der via offentlige midler opnår en konkurrencefordel på markedet. Som du så ovenfor i eksemplet behøver statsstøttemodtageren altså ikke at være økonomisk partner. Projektmedarbejder En projektmedarbejder er kendetegnet ved, at vedkommendes løn er en udgift i projektet og ved at den pågældende person er ansat hos den tilskudsansvarlige partner eller en projektpartner. En projektmedarbejder er således ikke en deltager (jf. definitionen af en deltager). Deltager En deltager er en person, der er med i et kompetenceudviklingsforløb med henblik på at opnå læring i overensstemmelse med det konkrete projekts formål. Tilsagnskontrakt En tilsagnskontrakt, er den aftale om regionalfonds- eller socialfondsstøtte, der indgås mellem Erhvervsstyrelsen som forvaltningsmyndighed for strukturfondene og projektet. Projektperiode Projektperioden er den periode, inden for hvilken projektet skal gennemføres indholdsmæssigt og økonomisk. Projektperioden kan tidligst løbe fra den dato, som det regionale vækstforum angiver som datoen for, hvornår udgifter til et projekt kan medtages. Startdato og slutdato fremgår af tilsagnskontrakten. Udgifter, som er afholdt før eller efter perioden er ikke støtteberettigede. Den maksimale tilskudsperiode er som hovedregel 5 år. Kompetenceudviklingsforløb Indholdet i et kompetenceudviklingsforløb i et strukturfondsprojekt kan være sammensat af følgende elementer for den enkelte deltager: A. Holdundervisning, hvor samtlige deltagere i projektet samles, og hvor deltagelse kan registreres af underviser. B. Deltageres daglige arbejde i den virksomhed, hvor de er ansat, når det daglige arbejde er: 1) En del af kursusaktiviteten, 2) Afgrænset, relevant for og direkte relateret til projektet, og 3) En nødvendig del af projektets gennemførelse. Forholdet mellem dagligt arbejde og teoritimer skal være mindst 1:1, og projekter kan derfor ikke have et indhold af dagligt arbejde alene. Ledige kontanthjælpsmodtagere eller modtagere af anden overførselsindkomst (dog ikke dagpenge), der af fysiske, psykiske eller sociale årsager ikke kan deltage i et kursusforløb, der består af dagligt arbejde og teoritimer i forholdet minimum 1:1, kan skriftligt anmode Erhvervsstyrelsen om, at der anvendes et forhold mellem teoritimer og dagligt arbejde, hvor det daglige arbejde vægtes højere. C. Erhvervspraktik, hvor deltagerne kan være fordelt på forskellige virksomheder eller arbejdssteder. 1) Forholdet mellem praktik- og teoritimer skal være mindst 1:1, og derfor kan projekter aldrig have et indhold af praktiktimer alene. 2) Når deltagerne er på praktikophold, skal deltageren og dennes leder på arbejdspladsen underskrive for deltagerens underhold. 4

3) Der skal forud for forløbet laves en skriftlig aftale, hvor praktikkens omfang, art og mål specificeres. D. Hjemmearbejde/fjernundervisning, hvor deltagerne arbejder hjemme og selv registrerer tid, der efterfølgende godkendes af projektleder/underviser. 5

Projekter skal være additionelle og have nyhedsværdi Et projekt skal også være være additionelt. Det betyder, at regional- og socialfondsstøttede aktiviteter skal være supplerende i forhold til den aktivitet eller drift, du som økonomisk partner normalt gennemfører uden støtten. Strukturfondstilskud skal derfor anvendes til aktiviteter, der ligger ud over den aktivitet, der er nødvendig for din almindelige drift. Se mere herom i afsnittet Der gives ikke støtte til drift. Kravet om additionalitet medfører: At der ikke kan ydes tilskud til projekter, som alene er begrundet i lovkrav. F.eks. vil der ikke kunne ydes støtte til implementering af lovkrav At et projekt ikke må sættes i gang, inden der er indsendt en ansøgning om strukturfondstilskud, fordi det antyder, at projektet også ville blive gennemført uden støtte, som en del af den almindelige drift. At der ikke må indgås en bindende aftale med en leverandør, konsulent eller samarbejdspartner om at gennemføre projektet, inden der er indsendt en ansøgning. Når projektet ansøger om tilskud, skal projektet redegøre for projektets additionalitet. Minimumskravet til redegørelsen er, at projektet skal forklare, at projektet ikke kan gennemføres uden støtten: i samme omfang, på samme tidspunkt eller indenfor samme tidsramme 6

Sund finansforvaltning Tilskuddet fra strukturfondene er offentlige midler. Derfor skal tilskuddet administreres økonomisk forsvarligt i overensstemmelse med princippet om sund finansforvaltning. Det påhviler den tilskudsansvarlige partner at dokumentere, at der i projektet er udvist sund finansforvaltning. Princippet om sund finansforvaltning skal sikre, at et projekt ved afholdelsen af en udgift har fået en modydelse, der er rimelig i forholdet mellem pris, kvalitet og ydelse. For at udvise sund finansforvaltning skal alle i projektet være sparsommelige, produktive og effektive. For interne udgifter som lønninger betyder det fx at lønnen til en ansat i et projekt, ikke må være højere end en almindelig, rimelig og realistisk løn for den arbejdsopgave, den ansatte udfører i projektet, ligesom der kun må medtages de timer i projektregnskabet, som direkte har med projektgennemførslen at gøre. Derfor kan f.eks. generelle møder, timer til generel ledelse, sygdom og frokost ikke medregnes i projektregnskabet for medarbejdere, som timeregistrerer. Hvis du vil vide mere om, hvem der skal timeregistrere, kan du finde oplysningerne i afsnittet om [_link ] Eksterne indkøb ske i henhold til det almindelige prisniveau på markedet. Udvekslingen af varer og tjenesteydelser skal altså ske fuldt ud som på det frie marked og under fuld konkurrence. I afsnittet om Udgifter til eksterne køb (udbuds- og tilbudsregler) kan du læse kravene til eksterne indkøb af varer og tjenesteydelser og eksempler på hvordan du kan dokumentere dit indkøb. Skal udgifter afregnes til markedspris eller kostpris? Afregning til markedspris kan kun ske, hvis køber og sælger ikke er interesseforbundne. Du kan læse definitionen af interesseforbundne parter i afsnittet Interesseforbundne parter. Hvis køber og sælger er interesseforbundne, skal afregning ske til kostpris. Med kostpris forstås, at sælger ikke opnår fortjeneste på den leverede vare eller tjenesteydelse. Der kan således ikke tillægges overhead, avancetillæg eller lignende. Det betyder f.eks., at varer skal afregnes til indkøbspris og at lønudgifter skal afregnes til den faktiske løn. Der kan ikke afregnes i henhold til vejledende udsalgspriser, standardpriser, kataloger mv. Det påhviler den tilskudsansvarlige partner at dokumentere, at varer eller tjenesteydelser er afregnet til kostpris. Dokumentation herfor kunne være fakturaen for indkøbet af den videresolgte vare eller lønseddel for faktisk løn samt timeregistrering. Reglen om, at der imellem interesseforbundne parter skal ske afregning til kostpris gælder også selvom der gennemføres afsøgning af markedet eller et udbud. 7

Interesseforbundne parter At parter er interesseforbundne betyder, at to eller flere parter på grund af deres indbyrdes relation kan have sammenfaldende interesser ved valg af leverandør, fastlæggelse af pris eller vilkår, eller lignende. Sammenfaldende interesser er: et indbyrdes ejerforhold, familiemæssige relationer eller en fælles tilknytning til samme større organisatoriske enhed. Hvor denne risiko for interessesammenfald består, kan en faktura ikke tillægges samme bevisværdi som en faktura, som udstedes mellem ikke-interesseforbundne parter. Derfor kan udgifter til køb af varer eller ydelser, f.eks. konsulentbistand eller undervisning, som erhverves hos en person, juridisk enhed, organisation eller et selskab, som en økonomisk partner er interesseforbundet med, ikke dokumenteres med en faktura mellem parterne. Udgiften skal i stedet afregnes til kostpris. Du kan læse mere om begrebet kostpris i afsnittet princippet om sund finansforvaltning Eksempler på parter, der ofte anses for interesseforbundne, er: Et moderselskab og dets datterselskab Et selskab og dets personlige hovedaktionær En afdeling i et fagforbund og dets hovedkontor En afdeling i en kommune og kommunens øvrige afdelinger En selvejende institution og en kommune, som har givet en underskudsgaranti Eksempler på parter, som altid anses for interesseforbundne, er: Ægtefæller, hvor den ene er støttemodtager og den anden ægtefælle driver den virksomhed, der leverer varer eller tjenesteydelser til projektet. Økonomiske partnere i et strukturfondsprojekt. Hvis et projekt vælger at sammensætte en meget stor kreds af økonomiske partnere, er der en risiko for, at de økonomiske partnere måske deltager på forskellige tidspunkter af projektet eller i forskellige delprojekter, og derfor ikke er opmærksomme på, om de indgår aftale med en af de øvrige økonomiske partnere. Den tilskudsansvarlige partner har derfor ved denne projektkonstruktion et særligt ansvar for at sikre sig, at de økonomiske partnere kender til reglen om afregning til kostpris mellem projektets økonomiske partnere. 8

Informationsforpligtelse i forhold til EU-støtten Som tilskudsansvarlig partner har du ansvaret for, at det kan ses på al information om projektet til offentligheden og deltagere, at det er støttet af EU s regional- eller socialfond. Alle udgivelser samt informations- og markedsføringsmaterialer, både på tryk og elektronisk, skal påføres EU-logo. Det gælder eksempelvis: - Rapporter - Facebook sider - Hjemmeside - Brochurer - Skilte - Deltagererklæringer På materialet skal påføres EU-logo som vedrører den fond, projektet modtager støtte fra. Logoerne som skal anvendes findes på Erhvervsstyrelsens hjemmeside, http://regionalt.erhvervsstyrelsen.dk/e_u_logoer_1: Du skal også sikre dig, at projektet i hele dets levetid, har en beskrivelse af projektet på projektets hjemmeside, hvor den økonomiske støtte fra EU fremhæves. Derudover skal der opsættes mindst en plakat (mindst A3) om projektet med projektbeskrivelse og den økonomiske støtte fra EU. Plakaten skal placeres et klart og synligt sted, f.eks. ved indgangen til en bygning. Efter projektets levetid skal alle publikationer/dokumenter rettet mod offentligheden eller deltagere, herunder deltagerbeviser,, indeholde oplysninger om, hvorvidt der er ydet støtte fraregional- eller Socialfonden. Der er særlige regler vedrørende opsætning af en varig plade, hvis der modtages støtte til varigt udstyr/maskiner. Hvis du er i tvivl om dit projekt skal sætte en plade op kan du kontakte Erhvervsstyrelsen. Dokumentation for brug af EU-logo Det skal kunne dokumenteres, at der er anvendt EU-logo under gennemførelsen af projektet. Det kan f.eks. ske ved at gemme eksemplarer af publikationer og lave screen dumps af hjemmesider. Da deltagere på projektet skal informeres om, at den aktivitet de deltager i, er medfinansieret af Regionalfonden og/eller Socialfonden, skal det kunne dokumenteres, at den tilskudsansvarlige partner har givet denne information. Det kan f.eks. være i forbindelse med en deltagererklæring.. 9

Samtykke til behandling af personoplysninger (persondataloven) Alle projektmedarbejdere eller deltagere, der er tilknyttet et regionalfonds- eller socialfondsprojekt, skal give samtykke til, at personoplysninger om dem registreres og behandles i det it-system, der stilles til rådighed af Erhvervsstyrelsen. Det gør de ved at underskrive Samtykkeerklæring til behandling af personoplysninger. Den tilskudsansvarlige partner har ansvaret for, at alle personer, der er tilknyttet projektet underskriver samtykkeerklæringen. Hvis en person med tilknytning til projektet ikke vil underskrive samtykkeerklæringen, kan der ikke gives tilskud fra Regionalfonden eller Socialfonden til personens deltagelse i projektet. 10

Finansiering af projektet Strukturfondsprojekter skal finansieres efter krone til krone-princippet. Det betyder, at et EU-tilskud på 50 % skal have en dansk medfinansiering af samme størrelse. Er EU-tilskuddet f.eks. 40 % skal den danske medfinansiering være 60 %. Der kan ikke under de danske stukturfondsprogrammer søges støtte til projekter, hvor den samlede, offentlige støtte er under 50.000. Overfinansiering Et projekt må ikke være overfinansieret, og summen af alle projektets finansieringskilder skal svare til de budgetterede udgifter. Dansk medfinansiering Projektet skal ved regnskabsaflæggelse oplyse medfinansieringen fordelt på kilder. Du kan også se dette af de værktøjer, som skal anvendes, når der aflægges regnskab. Erhvervsstyrelsen er forpligtet til at oplyse EU-Kommissionen om sammensætningen af den danske medfinansiering på tværs af projekterne. Den danske medfinansiering kan bestå af private og offentlige bidrag, f.eks. kontante tilskud eller timer til projektets gennemførelse. Private bidrag kan f.eks. bestå af kontante tilskud eller timer fra private virksomheder, der er partnere i projektet. Offentlige bidrag kan komme fra stat, regioner, kommuner, offentligt lignende institutioner 4 og andre aktører, der gennemfører offentligt lignende projekter. Bidragene kan bestå af kontante tilskud, timer, deltagerunderhold eller naturalier. Læs mere i afsnittene om deltagerunderhold og naturalier. Ved offentlige bidrag forstås: 1) alle bidrag, der kommer fra statens, regionale eller lokale myndigheders budget; 2) alle bidrag, der kommer fra sammenslutninger af regionale eller lokale myndigheder eller sammenslutninger af offentligretlige organer; 3) alle bidrag, der kommer fra offentligretlige organer, f.eks. universiteterne, som er defineret i artikel 1(9) i udbudsdirektivet (direktiv 2004/18/EF); 4) alle bidrag, der kommer fra offentligretlige organer, herunder visse NGOer (Non Governmental Organizations) og andre nonprofit organer, der kan dokumentere, at man, som offentligretligt organ, generelt følger reglerne for offentligt udbud: udbudsdirektivet, EF-traktatens regler og principper 5 (for aftaler, der kan have betydning for det indre marked) og danske udbudsregler (særligt tilbudsloven). 4 Ved offentligt lignende institutioner forstås institutioner, som følger reglerne i udbudsdirektivet (Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2004/18/EF af 31. marts 2004), jf. artikel 2, 16) i RFO (EF) nr. 1303/2013 af 17. december 2013. 5 Disse omfatter bl.a. fri udveksling af tjenesteydelser, ikke-forskelsbehandling og ligebehandling, gennemsigtighed, proportionalitet og gensidig anerkendelse, jf. Kommissionens fortolkningsmeddelelse om den fællesskabsret, der finder anvendelse på tildelingen af kontrakter, som ikke eller kun delvis er omfattet af udbudsdirektiverne (2006/C 179/02). Fortolkningsmeddelelsen omfatter følgende: offentliggørelse, kontrakttildeling og domstolsbeskyttelse. 11

Kontante tilskud Hvis der indgår kontante tilskud fra økonomiske partnere eller andre i finansieringen af et projekt, skal projektet oplyse det særskilt til projektets sagsbehandler i Erhvervsstyrelsen. Alle kontante tilskud til projektet, skal fremgå af regnskabet. Vær opmærksom på, at hvis der er knyttet en modydelse fra projektet til et kontant tilskud/bidrag fra andre end de økonomiske partnere i projektet, så betragtes bidraget som en indtægt, der skal trækkes fra projektets støttegrundlag. Du kan læse mere om, hvordan indtægter behandler i afsnittet Indtægter [link]. 12

Indtægter Et tilskud fra Regionalfonden og Socialfonden må ikke medføre, at økonomiske partnere får et overskud ved finansieringen af projektet. Kun nettoudgifter i et projekt er tilskudsberettigede. Der er regler for såvel indtægter, som falder i projektperioden, som indtægter, som først falder efter at projektet er afregnet overfor Erhvervsstyrelsen. Indtægter i projektperioden, Regionalfondsprojekter og Socialfondsprojekter Hvis et projekt har indtægter i projektperioden, skal disse indtægter altid trækkes fra de støtteberettigede udgifter, før tilskuddet kan beregnes. Rabatter og eventuelle scrapværdier 6 i forbindelse med et projekt skal også fratrækkes støttegrundlaget. Hvis projektet ikke kan opgøre en evt. scrapværdi præcist, kan der efter aftale med Erhvervsstyrelsen indhentes en erklæring fra en uafhængig skønsmand. Dette gælder også, hvis et produkt, som er resultat af et strukturfondsprojekt, videregives gratis til f.eks. videreforarbejdning, og der på denne måde kan opnås en indtægt efter projektets afslutning. Der skal altså ske fradrag af indtægter uanset hvem, der får indtægten. Hvis der er knyttet en modydelse fra projektet til et bidrag, betragtes bidraget også som en indtægt, der skal trækkes fra projektets støttegrundlag. Indtægter efter projektperioden, regionalfondsprojekter For regionalfondsprojekter, som: a. ikke er omfattet af reglerne om statsstøtte, og som b. har samlede projektudgifter på mere end 1 mio., gælder følgende regler: 1. Regulering af støttegrundlaget før projektets afslutning Hvis Erhvervsstyrelsen eller projektet selv vurderer, at projektet også efter projektperiodens afslutning vil have indtægter, f.eks. i form af brugerbetaling, skal støtten nedsættes inden Erhvervsstyrelsen foretager en endelig beregning af støtten. Nedsættelsen sker for at sikre, at de støtteberettigede udgifter ikke er større end udgifterne ved investeringen minus nettoindtægterne af investeringen. Dette gælder for en periode, som svarer til den levetid, der normalt gælder for en investering af den pågældende type. EU-Kommissionen har fastlagt disse perioder, og den rentesats, der skal anvendes ved udregningen. Nærmere oplysninger herom kan fås ved henvendelse til Erhvervsstyrelsen. Fradraget for nettoindtægterne fordeles forholdsmæssigt på de støtteberettigede og de ikkestøtteberettigede udgifter, hvis det ikke er alle udgifter til den pågældende investering der er støtteberettigede. 2. Regulering af støttegrundlaget efter projektets afslutning Nettoindtægter, som realiseres indenfor tre år efter den sidste udbetaling til projektet, og som der ikke var taget højde for ved udbetalingen til projektet, skal afrapporteres til Erhvervsstyrelsen, som kan nedsætte tilskuddet. 6 En scrapværdi er den mindste værdi, et aktiv kan nedskrives til. 13

Det gælder både hvis et projekt - ikke inden afslutningen af projektet kunne foretage et objektivt skøn over, om projektet ville få nettoindtægter i investeringens levetid, - har haft andre indtægter, end dem projektet havde forudset, Disse indtægter kan altså ikke uden videre beholdes af projektet. 14

Ordinær drift støttes ikke Driftsstøtte defineres som støtte, som fritager en økonomisk partner fra sine sædvanlige udgifter eller omkostninger i dennes daglige drift eller aktiviteter. Det kan f.eks. være almindeligt vedligehold, ordinære, løbende anskaffelser og lovpligtige aktiviteter. Der kan dog i en begrænset periode ydes tilskud til udgifter til driften af offentlige eller offentligt lignende institutioner i forbindelse med ekstraordinære aktiviteter. Støtteperioden kan ikke være længere, end hvad der er nødvendigt for at fortsætte driften på et økonomisk bæredygtigt grundlag. Vedrørende klyngesekretariater henvises der til programmerne. 15

Projektændringer Ændringer i aktiviteterne Ændringer i projektets indhold, f.eks. i aktiviteterne og målgruppen, er altid væsentlige og de kan have betydning for, om tilskuddet kan opretholdes eller der er vilkår i tilsagnskontrakten, som skal ændres. Er der behov for at foretage ændringer i projektet skal du som projektleder altid kontakte styrelsen med en anmodning om sådanne ændringer. Sagsbehandleren i styrelsen vil ofte skulle høre det regionale vækstforum om de ønskede ændringer inden en eventuel godkendelse. Ændringer i budgettet Hvis der er behov for at ændre i det godkendte projektbudget - enten i fordelingen af ressourcer mellem konti, i projektperioder eller i ændringer i finansieringen - skal du sende en anmodning om budgetændring til styrelsen via PRV med begrundelse for ændringen. Sagsbehandleren i styrelsen vil af og til skulle høre det regionale vækstforum om de ønskede ændringer inden en eventuel godkendelse. Hvis din anmodning kan godkendes, vil du få oplyst dit nye godkendte budget eller projektperiode i PRV. Ændringer i projektorganiseringen Styrelsen skal altid orienteres om ændringer i projektets organisering, som har betydning for, om der kan foretages den fornødne sagsbehandling af projektet og kommunikeres med de relevante personer i projektet. Styrelsen skal derfor orienteres, når der sker udskiftning af centrale personer f.eks. projektlederen. Hvis den tilskudsansvarlige partner skifter kontonummer skal den person, der tegner den tilskudsansvarlige partner, oplyse styrelsen om det nye kontonummer. I nogle situationer kan ændringer i projektorganiseringen være af så stor betydning, at projektet skal have det godkendt af styrelsen. Sagsbehandleren i styrelsen vil ofte skulle høre det regionale vækstforum om de ønskede ændringer inden en eventuel godkendelse. Eksempel Et projekt har fået et tilskud under forudsætning af, at en bestemt virksomhed eller institution er med i projektet, fordi det blev vurderet at være en afgørende præmis for, at projektet ville få den estimerede effekt. Hvis denne virksomhed vælger at udtræde af projektet, er en af forudsætningerne for tilskuddet forsvundet og styrelsen og det regionale vækstforum skal derfor tage stilling til, om projektet kan fortsætte. 16

Støtte fra både Regional- og Socialfonden til ét projekt Som hovedregel kan et strukturfondsprojekt ikke opnå tilskud fra begge fonde. Hvis en større indsats kræver, at der gennemføres aktiviteter fra begge fonde, skal der udarbejdes en ansøgning til hver fond. Der er dog ved gennemførelsen af et projekt under en af fondene mulighed for at opnå tilskud, som ellers kun ville være støtteberettigede under den anden fond, hvis aktiviteten højst udgør 10 % af de budgetterede og betalte udgifter. Reglen kan anvendes i tilfælde, hvor hovedvægten i et projekt falder ind under den ene fond, og hvor der naturligt indgår en mindre aktivitet, som kun er støtteberettiget under den anden fond, men som ikke udgør et selvstændigt projekt. Fleksibiliteten mellem fondene forudsætter at aktiviteten, der udgør en mindre del, er direkte knyttet til projektets øvrige aktiviteter, samt at den er nødvendig for en tilfredsstillende gennemførelse af projektet. Ved et regionalfondsprojekt kan fleksibiliteten anvendes til at medtage udgifter til kompetenceudviklingsforløb, kurser eller lignende, der er nødvendige for at gennemføre projektet. Her skal projektet særligt være opmærksom på, at deltagernes løn/underhold i perioden også er en del af de 10 %, hvis udgiften medtages i regnskabet. Eksempel Ved et regionalfondsprojekt kan fleksibiliteten anvendes til at medtage udgifter til kompetenceudviklingsforløb, kurser eller lignende, der er nødvendige for at gennemføre projektet. Her skal projektet særligt være opmærksom på, at deltagernes løn/underhold i perioden også er en del af de 10 %, hvis udgiften medtages i regnskabet. 17

Principper for, at en udgift er støtteberettiget I dette afsnit kan du læse om reglerne, for hvilke udgifter projektet kan få tilskud til i forbindelse med gennemførelse af et strukturfondsprojekt. Nogle udgifter kan der ikke gives støtte til. Disse udgifter kan findes i oversigten nedenfor Udgifter, der aldrig er støtteberettiget. Udgifter skal være projektrelevante og projektrelaterede For at få støtte til en udgift, skal den som minimum være relevant for og relateret til projektet. En projektrelateret udgift er en udgift, som er afholdt i forbindelse med gennemførelse af projektet og inden for projektperioden. Projektperioden løber fra den dato, det regionale vækstforumsekretariat har skrevet i kvitteringsskrivelsen for modtagelse af ansøgningen. Start og slutdato fremgår også af jeres tilsagn. En projektrelevant udgift, er en udgift, der er relevant og nødvendig for at I kan gennemføre lige netop dette projekts aktiviteter. Det kan afhænge af, hvornår i projektets levetid, udgiften er afholdt. Eksempel Et projektlederkursus eller et kursus om strukturfondsregler kan være projektrelevante ved projektets start (og dermed støtteberettiget). Samme kursus vil dog ikke være støtteberettiget umiddelbart før projektets afslutning. Efter samme princip vil f.eks. en studierejse med det formål at indhente inspiration ikke være støtteberettiget, hvis den foretages på et tidspunkt, hvor de indvundne erfaringer ikke tidsmæssigt vil kunne nå at blive brugt i projektet. Et andet eksempel er, at en større anskaffelse skal kunne anvendes i projektet i en længere periode, og kan derfor normalt ikke anskaffes i projektets slutfase. Ved tvivl kan I kontakte projektets sagsbehandler i Erhvervsstyrelsen. Udgifter, som aldrig er støtteberettigede Følgende udgifter er i Danmark hverken støtteberettigede under Regionalfonden eller Socialfonden: renter af gæld, momsudgifter, som kan refunderes, køb af bygninger, herunder også afskrivninger på bygninger, køb af anlæg udgifter til køb af jord. Udgifter, som ikke er støtteberettigede under Regionalfonden Følgende udgiftstype er ikke støtteberettiget under Regionalfonden: Udgifter til kompetenceudviklingsforløb, kurser eller lignende, herunder deltageres løn/underhold, mens de går på kurser eller lignende. 18

Udgifter, som ikke er støtteberettigede under Socialfonden Følgende udgiftstyper er ikke støtteberettiget under Socialfonden: Udgifter til køb af maskiner, inventar og udstyr. Udover de udgiftstyper, som er nævnt i afsnittene foran, fordi de aldrig er støtteberettigede, er der udgiftstyper, som kun er støtteberettigede til bestemte aktiviteter. Derfor er det vigtigt, at du læser i afsnittet om generelle principper og under hver enkelt prioritet i Regionalfondsprogrammet og Socialfondsprogrammet, fordi du her kan finde præcise beskrivelser af, hvad der kan gives støtte til i netop den type projekt, som du planlægger. Særligt om moms Moms er ikke en støtteberettiget udgift, fordi den som hovedregel kan fås refunderet. Om støttemodtager rent faktisk får udgiften refunderet, eller f.eks. ved udenlandsk moms vælger at undlade at anmode om refusion er derfor uden betydning for støtteberettigelsen kun hvis en momsudgift reelt og endeligt bæres af en økonomisk partner, som ikke kunne have fået den refunderet, er udgiften støtteberettiget. Sådan ikke-refunderbar moms skal dog ikke dokumenteres særskilt, da det dækkes af det udokumenterede tillæg på 18 %, som omtales i et særskilt afsnit. Tilskud fra strukturfondene anses ikke for et vederlag og skal derfor ikke indgå i momsgrundlaget. Hvis projektet består af aktiviteter, som kan udskilles fra støttemodtagers eventuelle momspligtige aktiviteter, giver udgifterne til disse aktiviteter ikke ret til momsfradrag. For nærmere vejledning om moms henvises til SKAT. Naturalier En naturalieydelse er et aktiv, som indskydes i et projekt, og hvis værdi projektet ønsker at medtage i projektets finansiering. Et eksempel kunne være den tid, som en iværksætter, som ikke udbetaler løn til sig selv, bruger på et projekt, eller en maskine, som et virksomhed forærer et projekt til brug i et udviklingsprojekt. Hvis projektet mener, at denne maskine har en økonomisk værdi, som derved er blevet tilført projektet, kan projektet anmode om, at maskinens værdi sidestilles med et kontant tilskud til projektet når der skal ses på, om projektet har fundet den fornødne egenfinansiering på min. 50%. Det kræver, at naturalydelser behandles som en udgift, som en økonomisk partner har betalt i forbindelse med gennemførelsen af et projekt. Derfor skal følgende betingelser alle være opfyldt: programmets regler for støtteberettigelse skal tillade at der indgår naturalier, den offentlige støtte, der er betalt til projektet, må ikke overstige de samlede støtteberettigede udgifter, eksklusive bidrag i form af naturalydelser ved afslutningen af projektet, værdien af naturalydelser må ikke overstige de omkostninger, der normalt accepteres på det pågældende marked, 19

værdien og leveringen af naturalydelserne skal kunne vurderes og verificeres af en uafhængig instans (ved maskiner en skønsmand), og drejer det sig om naturalydelser i form af ulønnet arbejde, skal værdien af det pågældende arbejde fastlægges under hensyntagen til verificeret tidsforbrug og vederlagssatsen for tilsvarende lønnet arbejde. 20