Sammensætning af bestyrelser ifm forbrugervalg Arwos har i dag følgende selskabskonstruktion med forskellige bestyrelser: Antal Antal Antal I alt generalforsamlingsvalgte fra Byråd generalforsamlingsvalgte eksterne medarbejdervalgte Arwos Holding 4 Op til 2 2 6-8 Arwos Service 4 Op til 2 2 6-8 Arwos Affald 4 Op til 2 4-6 Arwos Deponi 4 Op til 2 4-6 Arwos Vand 4 Op til 2 4-6 Arwos Spildevand 4 Op til 2 4-6 Alle medarbejdere er ansat i serviceselskabet. Der er medarbejderrepræsentanter i Arwos Service A/S, men ikke i de øvrige selskaber, hvor de to medarbejderrepræsentanter i stedet har observatørstatus. Forslag til ny bestyrelseskonstruktion Formålet er at sikre, at generalforsamlingen fortsat vælger flertallet af bestyrelsesmedlemmer, og at bestyrelsens størrelse fortsat er operativ. I begge løsningsforslag tilbydes såvel forbrugervalgte som medarbejdervalgte bestyrelsesmedlemmer at få observatørstatus i de bestyrelser, hvor de ikke er direkte valgt til. Løsning A: Udvide antallet af generalforsamlingsvalgte fra Byråd Antal Antal I alt valgte fra Byråd valgte eksterne medarbejdervalgte forbrugervalgte Arwos Holding 5 Op til 2 2 7-9 Arwos Service 5 Op til 2 2 7-9 Arwos Affald 5 Op til 2 5-7 Arwos Deponi 5 Op til 2 5-7 Arwos Vand 5 Op til 2 2 7-9 Arwos Spildevand 5 Op til 2 2 7-9 08-05-2013 Side 1 af 7
Løsning B: Reducere antallet af generalforsamlingsvalgte eksterne Antal Antal I alt valgte fra Byråd valgte eksterne medarbejdervalgte forbrugervalgte Arwos Holding 4 Op til 1 2 6-7 Arwos Service 4 Op til 1 2 6-7 Arwos Affald 4 Op til 1 4-5 Arwos Deponi 4 Op til 1 4-5 Arwos Vand 4 Op til 1 2 6-7 Arwos Spildevand 4 Op til 1 2 6-7 08-05-2013 Side 2 af 7
Vedtægtsændring Forslag til vedtægtsændring for selskaberne Arwos Spildevand og Arwos Vand. Nye punkter, der erstatter punkterne 4.1-4.2 4.1 Bestyrelsen og direktionen forestår ledelsen af selskabets anliggender. Bestyrelsen skal sørge for en forsvarlig organisation af selskabets virksomhed. 4.2 Selskabet ledes af en bestyrelse på 4 generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer valgt blandt Byrådets medlemmer. Herudover kan generalforsamlingen vælge yderligere 2 medlemmer af bestyrelsen, der ikke sidder i Byrådet. Bestyrelsesmedlemmerne vælges for en fireårig periode. Genvalg kan finde sted. Bestyrelsens formand udpeges ligeledes af generalforsamlingen. 4.3 Bestyrelsesmedlemmerne valgt ved selskabets stiftelse afgår den 31. december 2013 ved døgnets udgang. På ekstraordinær generalforsamling afholdt senest den 31. december 2013 foretages valg af nye generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer til bestyrelsen og bestyrelsens formand med virkning fra 1. januar 2014. 4.4 Valg af generalforsamlingsvalgte medlemmer til bestyrelsen og bestyrelsens formand skal herefter ske på en ekstraordinær generalforsamling hvert 4. år umiddelbart efter, at byrådet i Aabenraa Kommune har konstitueret sig. Valget af nye generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer og bestyrelsens formand skal have virkning fra den 1. januar året efter valg af byrådet. Samtidigt afgår de hidtidigt fungerende generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer. 4.5 Ved direkte valg vælger forbrugerne 2 medlemmer til bestyrelsen i Arwos Vand A/S. De forbrugervalgte medlemmer af bestyrelsen vælges som fælles forbrugerrepræsentanter i forening med forbrugerne i Arwos Spildevand A/S. Der vælges samtidig 2 suppleanter for de forbrugervalgte medlemmer af bestyrelsen. De nærmere regler for gennemførelse af valget, herunder kredsen af stemmeberettigede forbrugere, fastlægges i et af bestyrelsen godkendt valgregulativ. 4.6 Forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer valgt ved første afholdte direkte valg selskabets stiftelse indtræder i bestyrelsen ved ekstraordinær generalforsamling afholdt senest den 31. december 2013 med virkning fra 1. januar 2014. 4.7 Valg af forbrugervalgte medlemmer af bestyrelsen skal derefter ske ved direkte valg hvert 4. år i forbindelse med kommunalvalg i Aabenraa Kommune. Valget af nye forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer skal have virkning fra den 1. januar året efter valg af byrådet. Samtidigt afgår de hidtidigt fungerende forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer. 08-05-2013 Side 3 af 7
Udkast til valgregulativ Arwos Holding A/S valgregulativ for forbrugerrepræsentanter i Arwos Vand A/s og Arwos Spildevand A/S 1. Formål og baggrund Dette valgregulativ fastsætter reglerne for valg af fælles forbrugerrepræsentanter til bestyrelsen i vandselskaberne i Arwos koncernen. Der indgår følgende vandselskaber i Arwos koncernen: Arwos Vand A/S samt Arwos Spildevand A/S, (herefter: samlet benævnt Selskaberne). Forbrugerrepræsentanterne til bestyrelsen i Selskaberne repræsenterer såvel de forbrugere, der aftager vand, som de forbrugere, der aftager kloakydelser, herunder spildevandsrensning, til eget brug. Forbrugerrepræsentanterne er således fællesrepræsentanter. Ifølge Selskabernes vedtægter pkt. 1.3 skal der ved direkte valg vælges 2 forbrugerrepræsentanter som fællesrepræsentanter for Selskabernes forbrugere. Ifølge Selskabernes vedtægter skal der endvidere vælges 2 suppleanter for forbrugerrepræsentanterne i selskabet. Suppleanterne er ikke personlige suppleanter. 2. Selskabets vedtægter samt lovgivningen i øvrigt Dette valgregulativ er fastsat i overensstemmelse med pkt. XX i Selskabernes vedtægter. Forbrugervalg afholdes i overensstemmelse med Selskabernes vedtægter og den til enhver tid gældende lovgivning, som regulerer Selskaberne, herunder vandsektorlov og bestemmelser udstedt i medfør af denne lov, pt. bekendtgørelse nr. 772 af 16. juni 2012 og ne. 812 af 18. juli 2012. I tilfælde af modstrid mellem Selskabernes vedtægter og valgregulativet har vedtægterne forrang forud for valgregulativet. 3. Stemmeberettigede forbrugere 3.1 Stemmeberettigede er Selskabernes forbrugere, som er enhver fysisk eller juridisk person, der er over 18 år og aftager vand/kloakydelser fra Selskaberne til eget forbrug. 3.2 Ved kloakydelser forstås ydelser vedrørende transport, behandling og rensning af spildevand. Ved vandydelser forstås ydelser vedrørende indvinding og forsyning med drikkevand. 3.3 Selskabernes forbrugere kan opdeles i to grupper, henholdsvis kunder og brugere. Ved kunder forstås del af vandselskabets forbrugere, som aftager vandselskabets ydelser, og som har egen vandmåler til brug for afregning med vandselskabet. Aftagere omfattet af Bekendtgørelse om individuel afregning efter målt forbrug, bekendtgørelse nr. 837 af 27. november 1998 er også kunder. Forbrugere, der udelukkende har individuel afregning på baggrund af aftale om direkte fakturering, er også kunder. Det gælder også, selvom udlejer fortsat hæfter for forbrugeren. Ved bruger forstås den del af vandselskabets forbrugere, som aftager vandselskabets ydelser, og som IKKE har egen vandmåler. Brugere aftager typisk vand- og spildevandsforsyningsydelser via andelsboligforening, ejerlejlighedsforening eller anden udlejer. 3.4 En stemmeberettiget kunde eller bruger kan afgive en stemme pr. husstand eller erhvervsejendom, som denne råder over. Ved husstand forstås et parcelhus, rækkehus, stuehus til landbrugsejendom, etagebolig, andelslejlighed, ejerlejlighed, sommerhus m.v. med selvstændig vandmåler. Ved erhvervsejendom forstås ejendomme, der ikke kan henregnes til beboelse alene - dvs. industri og håndværksvirksomheder, skoler, hoteller, kirker, sportsanlæg, kontorer og ejendomme med blandet bolig og erhverv, herunder også landbrugsejendomme, der har selvstændig vandmåler og/eller tilsluttet kloaknettet. Hvis der er flere fysiske personer, som er knyttet til en husstand, må disse indbyrdes aftale, hvorledes stemmeretten udøves. Ligeledes må juridiske personer indenfor egne tegningsregler afgøre, hvilken fysisk person, som udøver stemmeretten vedrørende erhvervsejendomme. 4. Valgledelse 4.1 Bestyrelsen for Selskaberne nedsætter et valgudvalg, der forestår den overordnede ledelse af forbrugervalget. Valgudvalget består af bestyrelsesformand samt direktør. Valgudvalget påser, at forbrugervalget afholdes i overensstemmelse med lovgivningen, Selskabernes vedtægter samt dette valgregulativ. Valgudvalget afgiver en erklæring om forbrugervalgets lovlighed til referatet. 08-05-2013 Side 4 af 7
4.2 Valgudvalget har ansvar for valgets gennemførelse og træffer alle beslutninger angående ledelsen af valget, herunder vedrørende valgbarhed og stemmeret. Valgudvalget foranlediger, at der bliver udfærdiget referater, hvor alle forhold af betydning, herunder indhold af bekendtgørelser, beslutninger, valgresultater, skal fremgå. Referaterne skal opbevares i 5 år og være offentligt tilgængelige for Selskabernes ledelse, Selskabernes ejerkreds samt stemmeberettigede forbrugere. 5. Valghandlingsperiode Valgudvalget fastsætter en periode for forbrugervalgets afholdelse (herefter benævnt Valghandlingsperioden ) i overensstemmelse med valgregulativet og Selskabernes vedtægter. Første valghandlingsperiode skal være i efteråret 2013. 6. Valginformation 6.1 Inden afholdelsen af et forbrugervalg modtager forbrugerne information om valget. Valginformationen godkendes af valgudvalget. Valginformationen offentliggøres på Selskabernes hjemmeside. Endvidere kan valgudvalget ved annonce i lokalaviser eller ved udsendelse af forbrugsopkrævninger vælge at informere om valget. 6.2 Valginformationen skal indeholde følgende oplysninger: Stemmeberettigede forbrugere Valghandlingsperioden Valgmåden, herunder at valget er direkte, samt valgmåden, herunder at der afgives stemme elektronisk Opfordring til at bringe kandidater i forslag samt oplysning om kandidatanmeldelsesskemaer I valginformationen kan der endvidere medtages øvrige oplysninger om valghandlingen, herunder fx oplysning om valgudvalg samt oplysninger om bestyrelseshvervet for de pågældende forbrugerrepræsentanter. 7. Opstilling af kandidater 7.1 Valgudvalget skal, i den i pkt. 6.2 nævnte valginformation, opfordre alle stemmeberettigede forbrugere til at bringe kandidater til bestyrelsesvalget i forslag. Forslag til kandidater anmeldes på et kandidatanmeldelsesskema, som kan afhentes vederlagsfrit på Selskabets adresse eller downloades fra Selskabets hjemmeside. Kandidatanmeldelsesskemaet skal være valgudvalget i hænde senest 2 uger før valghandlingsperiodens start. 7.2 Kandidater skal på kandidatanmeldelsesskemaerne erklære sig villige til at modtage valg både som bestyrelsesmedlem og suppleant. Valgudvalget træffer afgørelse om, hvorvidt de opstillede kandidater er valgbare, jf. pkt 7.3. 7.3 Som valgbar kandidat er alle fysiske personer, der er myndige. Valgudvalget påser, at den opdaterede kandidatliste offentliggøres på Selskabets hjemmeside inden valgperiodens start. Såfremt antallet af rettidigt foreslåede valgbare kandidater ikke overstiger det antal bestyrelsesmedlemmer, der af forbrugerne skal vælges til Selskabets bestyrelse, betragtes disse som valgt uden gennemførelse af selve valghandlingen (fredsvalg). 7.3 Såfremt antallet af rettidigt foreslåede valgbare kandidater overstiger det antal bestyrelsesmedlemmer, der af forbrugerne skal vælges til Selskabets bestyrelse, udfærdiges der kandidatliste med angivelse af kandidaterne i alfabetisk rækkefølge efter efternavn. Kandidatlisten offentliggøres på selskabets hjemmeside, når valghandlingsperioden starter. Kandidaterne forestår selv en eventuel valgkampagne. 8. Valget Valget gennemføres ved afgivelse af stemme ved elektronisk registrering via Selskabernes hjemmeside i Valgperioden. Ved elektronisk afgivelse af stemme, foretager den stemmeberettigede forbruger på Selskabernes hjemmeside under forbrugervalg login med kundenummer og adgangskode. Efter login har den stemmeberettigede forbruger adgang til at afgive sin stemme. Såfremt den stemmeberettigede 08-05-2013 Side 5 af 7
forbruger ikke er i besiddelse af kundenummer og adgangskode, for eksempel fordi denne er bruger og ikke kunde i selskabet, kan der fortsat afgives stemme på baggrund af tro og love erklæring. En stemmeberettiget forbruger har ikke mulighed for at afgive stemme pr. fuldmagt. Såfremt stemmeberettigede forbrugere ønsker hjælp til afstemningen, vil der på Selskabernes adresse i valgperioden være opsat en computer, hvor der i Selskabernes åbningstid vil kunne afgives stemme. 9. Optælling Umiddelbart efter udløbet af Valgperioden foretages elektronisk optælling af de modtagne stemmer af en af selskabet uafhængig operatør. Valgudvalget udarbejder en protokol over valgresultatet, der godkendes af Bestyrelsen. 10. Resultat De to kandidater, der har opnået flest stemmer, er valgt som forbrugerrepræsentant til Selskabernes bestyrelse. I tilfælde af stemmelighed træffer Bestyrelsens formand afgørelse ved lodtrækning. Den kandidat, som har opnået tredjeflest stemmer, er valgt som 1. suppleant for forbrugerrepræsentanten og den efterfølgende som 2. suppleant. Valgets resultat meddeles umiddelbart efter Bestyrelsens godkendelse på Selskabets hjemmeside. 11. Forbrugerrepræsentantens indtræden i bestyrelsen Forbrugerrepræsentanterne vælges for den kommunale valgperiode, således at valg af forbrugerrepræsentanter til bestyrelsen finder sted i det samme år, som der er kommunevalg. Forbrugerrepræsentanterne indtræder i bestyrelsen i Selskabet på den førstkommende ekstraordinære generalforsamling efter afholdelse af forbrugervalg. 12. Klage over valget Klage over valget skal skriftligt indgives til Selskabet inden 14 dage efter resultatets annoncering. Bestyrelsen træffer den endelige afgørelse om klagen. Bestyrelsens afgørelse kan indbringes for domstolene. 13. Udtræden Mister en forbrugerrepræsentant sin valgbarhed, skal vedkommende udtræde af Selskabets bestyrelse og erstattes af en suppleant. Findes der ingen suppleant, afholdes suppleringsvalg, således at der vælges en repræsentant for den resterende del af Valgperioden. Suppleringsvalg afholdes efter bestemmelserne i vedtægterne og dette valgregulativ. 14. De forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmers rettigheder og pligter De valgte bestyrelsesmedlemmers rettigheder og pligter er de samme som de øvrige bestyrelsesmedlemmer i Selskaberne. Bestyrelsesmedlemmerne har ret til honorar i overensstemmelse med i overensstemmelse med de til enhver tid fastsatte regler og retningslinjer herfor. Bestyrelsesmedlemmerne kan ifalde et ansvar i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler i selskabslov m.v. Således vedtaget af bestyrelsen i Arwos Vand A/S og Arwos Spildevand A/S den dd.mm.åå 08-05-2013 Side 6 af 7
Tidslinje for valgets gennemførelse Valginformation offentliggøres 3 uger 2 uger 2 uger 1 uge Frist for anmeldelse af kandidater Valgperiode starter Valgperiode afsluttet Offentliggørelse af valgresultat 08-05-2013 Side 7 af 7