EU- udbud 2014/S 030-048603 Udbud af Kommunal befordring Spørgsmål/svar Generelt Nr./dato Spørgsmål Svar 1 Vognløb Skal det være samme chauffør på hele vognløbet? Følgende er anført i udbudsmaterialet: For pakkerne 1-8 skal tilbudsgiver sikre at kørslen på de enkelte ruter udføres af den samme chauffør. De befordrede persongrupper kan have svært ved at håndtere skiftende personale. Afløsning i forbindelse med ferie, jobskifte og sygdom accepteres. Det er væsentligt for Ordregiver, at udgangspunktet om anvendelse af faste chauffører fastholdes i forhold til enkelte ture, således borgerne får den sammen chauffør på vej til skole/dagcenter og hjem fra skole/dagcenter. Et vognløb kan ud fra denne forudsætning godt køres af flere chauffører. Til formuleringen i udbudsmaterialet vedr. Afløsning i forbindelse med ferie, jobskifte og sygdom accepteres tilføjes overenskomstforhold. 2 Pakke nr. 6 vognløb 13 tur 1. kan ikke køres med 15 passagerer, hvad skal vi gøre ved det? (gælder flere andre). For at sikre gennemsigtig tilbudsafgivelse og efterfølgende let administrerbar kørselsregulering har Ordregiver valgt at tilpasse bilag 4 - tilbudslisten, således:
Tilbudsgiver skal afgive en pris pr. km for kørsel af de i kørselsgrundlaget oplistede vognløb og en pris pr. km for kørsel med "suppleringsbusser". Benyttelsen af "suppleringsbusser" kan blive aktuelt, hvis der kommer flere, der skal transporteres, eller den geografiske spredning bliver større. Det kan også blive aktuelt, hvis detailplanlægningen af kørslen i pakken viser, at det forudsatte antal vogne ikke er tilstrækkelige. Indsættelse af "suppleringsbusser" skal godkendes af Ordregiver. 3 Km pr. uge kan man regne med det. Feks. Pakke 1 vognløb 1 = 1000 km Afstandene i pakkebeskrivelserne er opmålt på et kort, men der er ikke tale om detailopmåling far adresse til adresse. Det angivne kørselsomfang er Ordregivers bedste estimat ud fra det nuværende kørselsmønster og foreløbige antagelser om møde- og sluttider. På grund af skolereformen må der for specialskolekørslen forventes større ændringer end normalt ved skoleårets start i august. For kørslen til dagcentre m.v. sker der løbende udskiftning af brugere, der skal transporteres. Kørselsomfanget vil derfor ændre sig ved detailplanlægningen. 4 Pakke 1 vognløb 1 tur 1 - slut kl. 6.45 i Stilling tur 2 start 6.45 i Gl. Rye kan ikke lade sig gøre. De tidsintervaller, der er angivet i kolonnen "Tid" er start- og sluttidspunktet for den pågældende tur, d.v.s. incl. tomkørsel. De byer/steder, der er angivet i kolonnen "Rute" er steder hvor der er forudsat opsamlet/afsat passagerer. Tidsvurderingen er som nævnt foran foreløbig. Den egentlige køreplan fastlægges i detailplanlægningen. 5 I udbudsmaterialets afsnit 3.3 vedr. pakke 9, i afsnittet om genoptræning beskrives det, at Ordregiver er enig i uhensigtsmæssigheden
ledsager afregnes som en ekstra bruger i bilen. Kan Ordregiver bekræfte, at dette er en fejl og at ledsager ikke afregnes som ekstra bruger ved kørsel til genoptræning, sådan som det er gældende i de øvrige typer af befordringsopgaver i pakke 9 - da ledsager ellers ikke afregnes på samme måde ved kørsel til genoptræning og eksempelvis kørsel til læge og speciallæge (forskelle i afregningen på de forskellige typer af befordringsopgaver vurderes vanskelig at håndtere i praksis med dertil hørende fare for fejlfakturering)? imeddifferentieret afregningspraksis for ledsagere. Ordregiver ensretter således, at ledsager ikke skal afregnes som ekstra bruger. 6 7 8 I udbudsmaterialets Bilag 5, i afsnittet vedrørende pakke 9 fremgår det, at der er et vist antal befordringer tur/retur. a) Kan Ordregiver bekræfte, at én befordring således dækker både ud og hjem kørsel? b) Kan Ordregiver bekræfte, at kilometerantallet oplyst i "Ca. Kørselsomfang" dækker både ud og hjem kørsel? I udbudsmaterialets Bilag 5, i afsnittet vedrørende pakke 9, fremgår kørselsomfanget. Kan Ordregiver præcisere, i hvilket tidsrum befordringerne på nuværende tidspunkt udføres, således at Leverandøren er bekendt med, i hvilket omfang der udføres befordring udenfor almindelig arbejdstid? I udbudsmaterialet, i kravspecifikationens afsnit 3 fremgår det, at Leverandøren er forpligtet til at samkøre flest mulige borgere. Kan Ordregiver oplyse, i hvilket omfang den nuværende Leverandør har udført samkørsel? Ordregiver kan bekræfte, at én befordring dækker over både ud og hjem kørsel. I praksis kan det forekomme at enkelte ture kun vedrører ud kørsel og andre kun hjem kørsler, dette er dog indregnet i den samlede kørselsmængde. Ordregiver kan ligeledes bekræfte, at kilometertallet dækker over både ud og hjem kørsel. Som anført under pakke 9 er kørselsomfanget kun vejledende og kan variere. Ordregiver forbeholder sig således fuld volumenfleksibilitet. Kørsel til læge og speciallæge foregår indenfor normale åbningstid. Kørsel til sygehus foregår som udgangspunkt indenfor normal arbejdstid, der kan dog i begrænset omfang forekomme weekend og aften kørsler. Kørsel til genoptræning foregår indenfor normal arbejdstid. Der kan dog i meget begrænset omfang forekomme kørslen tidlig morgen og sent eftermiddag. Den nuværende kørselskontrakt indeholder ikke en generel forpligtigelse til samkørsel i forbindelse med den variable kørsel. Den nuværende leverandør oplyser at samkørsel er foregået i meget begrænset omfang på de
9 10 11 12 13 14 I udbudsmaterialet, i kravspecifikationens afsnit vedr. betalingsmodel til pakke 9, fremgår det at afregning foretages ud fra besatte km. Der afregnes dog pr passager der er i bilen. Kan Ordregiver oplyse, hvorvidt Leverandøren bliver betalt for det faktiske antal kørte km. Eller hvorvidt km-afregningen fastsættes på baggrund af eksempelvis et krak-kort? Det oplyses i udbudsmaterialet i kravspecifikationens afsnit 3.3, at borgeren kan have ledsager eller hjælpemidler med. Kan Ordregiver oplyse, i hvilket omfang dette har været tilfældet i de forudgående år? I udbudsmaterialets rammeaftale fremgår det ikke umiddelbart med hvilken frekvens Leverandøren kan fakturere. Kan Ordregiver oplyse den ønskede frekvens eller alternativt om der faktureres pr. udført befordring? Vedr. side 18, 7 Kørselstilladelse: Betyder denne tekst at tilbudsgiver senest ved kontraktstart, skal fremsende en tilladelse pr. vognløb der vindes i udbuddet? Tillader Skanderborg Kommune hermed at tilbudsgiver byder på flere vogne end der haves tilladelser? Kan Skanderborg Kommune bekræfte at tilbudsgiver ikke er forpligtet til at indsende tilladelse for suppleringsbusser? Region Midt Jylland anbefaler af arbejdsmiljømæssige årsager de lidt stører udvendige lifte, kan Skanderborg kommune acceptere at vi bruger de små indvendige lifte? Vedr. bilag 5, side 2, i pakke 1, vognløb nr. 1 m.fl. angives der at kørslen kræver en liftbus til 15-20 pers. nuværende ordninger. Afregningen for kørsel i pakke 9 foretages på baggrund af det faktiske antal kørte km. Ordregivers kørselsansvarlig vil, som beskrevet i udbudsmaterialets afsnit 3 følge op på kørselseffektiviteten, således Ordregiver opnår en optimal kørselsudførelse til lavest mulige omkostninger. Det forekommer ofte, at borgerne skal have ledsager eller hjælpemiddel med under kørslen. Ordregiver har desværre ikke statistik for omfanget. Fakturering foretages månedsvis for den enkelte delaftale. Tilladelser i henhold til kontraktens 7 skal foreligge ved kontraktstart den 01.08.2014. Tilladelserne skal omfatte det kørselsmateriel, som skal benyttes for at udfører kørslen i de enkelte pakker, hvad enten det er de forudsatte busser eller suppleringsbusser. Tilbudsgiver kan således byde på alt kørslen, så længe tilbudsgiveren kan have tilladelserne på plads til kontraktstart. Ordregiver kan acceptere både indvendige og udvendige lifte. Det væsentlige er, at liften kan håndtere Ordregivers kørestolsbrugere. De af Ordregiver visiterede kørestolsbrugere har kørestole med en maksimal størrelse (inkl. Bruger) på (længde x bredde) 140 cm x 80 cm. Ordregiver kan bekræfte at en liftbus med en kapacitet på 20 pladser inkl. Chauffør som udgangspunkt kan udfører kørslen.
15 16 17 18 Kan Skanderborg kommune bekræfte at kørslen kan/må udføres med en normal MB Sprinter hvor de 20 pladser er incl. chauffør? Der henvises i øvrigt til spørgsmål 2. Side 16, stykke 3.4 Kørselsmaterielt, beskriver at alle liftvogne skal monteres med gelænder eller lign. på/ved liften, dette ses normaltvist på de små indvendige lifte i taxaer, men meget sjældent på de store lifte der er monteret udvendigt på busser, er teksten/kravet også ment målrettet mod disse slags lifte? Hvis ja, kan Skanderborg kommune acceptere at håndstøtten består af et håndtag monteret på indersiden af bagdøren? Er det Skanderborg Kommunes vurdering at pakke 9. kan udføres med en bus, eller stilles det krav til et minimum antal af vogne der står til rådighed for denne kørsel? Vedr. side 15, Sygehuskørsel, Ventetid: Ordregiver accepterer, at borgeren bliver bedt om at være klar op til to timer før afhentning, både på udkørslen og på hjemkørslen. Hvis der er blevet bestilt hjemkørsel til kl. 16.00 kan vi vel ikke hente borgeren kl. 14.00, kan Skanderborg Kommune bekræfte at kunden i dette tilfælde skal hentes senest kl. 18.00? Vedr. Side 15-16, Genoptræning, Ventetid: Borgerne må tidligst afleveres 30 min før træningens begyndelse. Er max vente tiden efter endt træning, også 30 min? Ordregiver fastholder kravet i udbudsmaterialets afsnit 3.4 Alle liftvogne skal ved løft af borgere på liften etablere fast gelænder eller håndstøtte, således borgere har mulighed for et holdepunkt under løft. Ordregiver accepterer både fast og opsætteligt holdepunkt på enten bus eller lift. for både indvendige og udvendige lifte. Håndstøtte monteret på inderside af bagdør kan som udgangspunkt accepteres, såfremt der er tale om et fast holdepunkt som borgerne kan støtte sig til. Kørslen i pakke 9 (variabel kørsel) omhandler løbende ad hoc kørsel og er pr definition uforudsigelig. Ordregiver stiller ikke krav om et bestemt antal biler, men forventer, at tilbudsgiver ud fra det anførte kørselsomfang for de sidste 12 mdr., kan stille den fornødne kørselskapacitet til rådighed for kørslens gennemførelse i kontraktperioden. Kørslen i pakke 9 kan udføres af både minibus og personbil. Formuleringen på side 15 skal forstås således, at borgerne kan blive bedt om at være klar til afhentning op til 2 timer før den bestilte tid hos eksempelvis lægen. Ordregiver ændre den maksimale ventetiden efter endt konsultation, således borgerne kan vente op til 1 time i stedet for de 2 timer. Ordregiver kan bekræfte, at max ventetiden efter endt træning også er 30 min. 19 Vil det kunne accepteres, at man byder med evt. 2 stk. 8 personers taxier på en pakke hvor der Ordregiver kan ikke acceptere tilbudspriser
evt. står minimum 10 16 personers bus og så fremdeles på andre af de udbudte pakker? fordelt på flere busser pr. vognløb. Dette vil være i strid med den opstillede afregningsmodel og tilbudsliste. Se dog spørgsmål 20. 20 Vil buddet være i henhold til udbudsbetingelserne, når man evt. byder på de udbudte pakker men bruger flere men mindre biler som kan være 4 til 8 personers med og uden lift, men ellers byder på lige vilkår med større biler rent prismæssigt når de totale omkostninger er beregnet? De i bilag 5 - kørselsgrundlaget - oplistede vognstørrelser er fastlagt ud fra det forventede maksimale passagertal, d.v.s. er udtryk for kapacitetsbehovet i spidsbelastningstidspunkterne. Ordregiver kan acceptere, at der på ture, hvor der er færre passagerer, anvendes mindre vogne, forudsat der er siddeplads til alle og kravene i øvrigt, herunder kravet om fast chauffør, er opfyldt. 21 Side 22 Udbudsbetingelser. 22 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure I tilfælde af force majeure suspenderes parternes forpligtelser så længe force majeure er til stede og i det omfang force majeure er til hinder for kontrakthavers opfyldelse af sine forpligtelser. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Ordregiver kan ligeledes acceptere, at kørslen i spidsbelastningsperioderne i stedet for en vogn af den størrelse, der er forudsat i kørselsgrundlaget, udføres med flere mindre vogne. Betalingen for kørslen vil i disse tilfælde blive beregnet, som den ville have været, hvis kørslen var udført med en vogn, d.v.s. med uændret afregningsgrundlag i forhold til udbudsmaterialet. Tilbudspriserne skal være i overensstemmelse hermed. Kravene i øvrigt, herunder kravet om fast chauffør, skal også her være opfyldt." Ordregiver præcisere følgende i forbindelse med fortolkningen af kontraktens 22: Tilbudsgiver er ansvarlig for gennemførelsen af en planmæssig kørsel, medmindre udefra kommende begivenheder, tilbudsgiver ikke kan afværge eller afhjælpe, hindre dette.
Det er ikke muligt at tage forbehold for strejke og lockout både lokalt og landsdækkende. Landsdækkende er udefra kommende og kan ikke styres af tilbudsgiver. 22 23 24 Kan dette ikke ændres til Lokalt strejke? Løber aftalen 3 eller 4 år? Er tilbuddet inkl. moms? Aftalen løber som udgangspunkt i perioden 01.08.2014-31.07.2017, altså 3 år jf. udbudsmaterialets afsnit 1.3. Herudover har Ordregiver mulighed for at forlænge kontrakten på uændret vilkår i 2 x 12 måneder jf. kontraktens 5. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. Moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Jf. bilag 4 Tilbudslisten. Hvor mange biler skal der stilles til rådighed i pakke 9? Se svar på spørgsmål 16.