Indholdsfortegnelse. 1 Indledning. 2 Udbudsform og bydere.

Transkript

1 Frederikssund Kommune Oplæg om udbud af supplerende skolekørsel Notat COWI A/S Parallelvej Kongens Lyngby Telefon Telefax wwwcowidk Indholdsfortegnelse Indledning Udbudsform og bydere Opdeling af udbuddet i mindre pakker Kontraktløbetid Afregningspriser Bod Tildelingskriterier Krav til køretøjer Krav til kørslens udførelse Kundebetjening Børneattester 2 Indledning Frederikssund Kommune skal genudbyde den supplerende skolekørsel til specialskoler og institutioner Kørslen omfatter elever, der ikke kan anvende almindelig kollektiv trafik eller de almindelige skolebusser til transport Herudover indgår også et mindre antal elever med farlig skolevej Kørslen foregår med taxa og minibusser og der lægges op til mest mulig samkørsel Dette notat beskriver hvorledes udbuddet tænkes gennemført, herunder hvilke kriterier der anføres som minimumskrav i udbudsmaterialet (feks krav til vognpark, chauffører mm) samt hvilke kriterier, der anvendes som tildelingskriterier 2 Udbudsform og bydere Udbuddet fortages som et offentligt udbud i henhold til EU's Udbudsdirektiv 200/8/EF Aftale om kørsel kan indgås med såvel enkeltperson eller selskab Dokumentnr P-722-A- Version 2 Udgivelsesdato 8 januar 200 O:\A00000\A0086\_Pdoc\DOC\MOK0000_oplæg_vedr_udbud_supp_skolekørsel_forår0_vers2docx Udarbejdet Kontrolleret Godkendt MOK JGL MOK

2 2 / eller anden juridisk person Kørslen er defineret som speciel rutekørsel og kan gennemføres af enten taxi eller bus Hvis en tilbudsgiver ønsker at anvende busser, skal han dokumentere tilladelse til erhvervsmæssig personbefordring udstedt af Færdselsstyrelsen Ønsker tilbudsgiver at anvende taxi, skal der foreligge taxibevilling Opdeling af udbuddet i mindre pakker På grund af specialiseringen af institutionerne i kommunen kommer eleverne fra hele kommunen og skal køres til adresser på tværs af kommunen Pr januar 200 omfatter kørslen følgende antal elever Kolonnerne i tabellen er opdelt efter postnummeret for elevernes hjemadresse Tallene er et øjebliks- billede og vil ændre sig løbende, når der tilgår/afgår elever til kørslen Institution/skole Byvangsskolen Kingoskolen, Bakketoppen Falkenborgskolen (farlig skolevej) Oppe-Sundby, Videnscenteret Åbjergskolen, specialklasser Jægerspris specialafdeling Svinget Ferslev Skole Hanghøj I alt Adresse *) Kun hjemkørsel 0 Sl Frs Jæ (*) Ski i alt til postnr 0: : : : Det foreslås at opdele udbuddet i et antal pakker med et antal elever, der skal transporteres, hvorefter det er op til vognmanden selv at planlægge den detalje- rede ruteføring ud fra elevernes bopæl og skole/institution ne tænkes opdelt således: Orange pakke: 28 elever (med både bopæl og institution i 0/600) Gul pakke: 8 elever (med både bopæl og institution i 60/00) Grøn pakke: elever (med bopæl og institution på hver sin side af fjor- den) Med en opdeling i tre pakker som beskrevet ovenfor, får hver institution mak- simalt to vognmænd at koordinere kørsel hos Ved at opdele udbuddet i et antal mindre pakker frem for i en samlet pakke, opnår man at også mindre vognmænd med begrænset kapacitet får mulighed for at byde på kørslen O:\A00000\A0086\_Pdoc\DOC\MOK0000_oplæg_vedr_udbud_supp_skolekørsel_forår0_vers2docx

3 / Ved forrige udbud blev kørslen opdelt i to pakker (ud fra elevernes bopæl henholdsvis øst og vest for fjorden) Når pakkeopdelingen er anderledes denne gang, forhindrer det at vognmændene kan anvende deres viden om de øvrige byderes priser ved sidste udbud, hvorved konkurrencen mellem vognmændene ikke påvirkes Der accepteres ikke alternative tilbud ved udbuddet, men tilbudsgiver må gerne afgive et kombinationstilbud, hvor han feks tilbyder at give 20 % rabat ved opnåelse af alle tre pakker Kontraktløbetid Det foreslås, at kontrakterne udbydes for år med mulighed for forlængelse i 2 år, med et år af gangen Denne kontaktlængde er tilpasset, så den udløber sam- tidig med de øvrige kontrakter på de kommunale kørsler (kørsel af ældre til trænings- og aktivitetscenter) Der køres kun på skoledage Afregningspriser Det foreslås at tilbudsgiver skal oplyse to priser: fast månedlig omkostning pris pr elev Ved en række dialogmøder afholdt med vognmændene forud for udarbejdelsen af udbudsmaterialet, var der stort set enighed om, at man gerne så afregningen opdelt i faste omkostninger og variable omkostninger Derved opnår vognmanden større sikkerhed for at få dækket sine omkostninger til sin vognpark, hvis antallet let af elever evt falder Hvis afregningen udelukkende er baseret på antal elever, er der risiko for at vognmændene indregner "worst case" (dvs en situation, hvor elevtallet falder drastisk) i deres priser, som derved giver en høj pris pr elev Ved at vælge ovenstående løsning er det relativt billigt for kommunen at tilføje ekstra elever til kørslen, men samtidig spares der heller ikke så meget, hvis der fjernes elever fra kørslen En anden mulighed er også afregning efter tid eller kørte km, men det kræver en del administration både hos vognmanden og hos forvaltningen Dette undgås helt ved at vælge ovenstående afregningskriterier Derfor anbefales den ovenfor foreslåede afregningsmodel O:\A00000\A0086\_Pdoc\DOC\MOK0000_oplæg_vedr_udbud_supp_skolekørsel_forår0_vers2docx

4 / 6 Bod Hvis entreprenøren undlader at udføre en aftalt kørsel uden forudgående underretning af og accept fra Frederikssund Kommune, kan kommunen modregne 000 kr i kontraktbetalingen Hvis entreprenøren ikke anvender den samme chauffør (eller evt en fast afløser) til transport af de samme elever hver dag og dette ikke kan tilskrives sygdom/kursus/ferie eller force majeure, kan kommunen modregne 000 kr i kon- traktbetalingen Hvis entreprenøren ikke overholder de aftalte tider, uden aftale indsætter en vogn, der ikke opfylder kravene eller undlader at fastspænde passagerer, kan kommunen modregne 000 kr i kontraktbetalingen 7 Tildelingskriterier Tildelingskriteriet er "laveste pris" udregnet ud fra ovenstående afregningspriser og med det antal elever, som er tilknyttet hvert område på udbudstidspunk- tet Det har været diskuteret at anvende en række andre tildelingskriterier, hvor der feks måles på service, kvalitet mm Det er imidlertid vores erfaring, at sådanne kriterier ikke er særligt anvendelige ved udbud af supplerende skolekørsel Det er bedre at opstille en række grundlæggende krav til service og kvalitet i kontrakten, som vognmanden således skal leve op til i hele kontraktperioden, og derefter alene tildele efter laveste pris 8 Krav til køretøjer De anvendte vogne skal have en god standard, og de skal være rengjorte og vel vedligeholdte Vognene må ved kontraktstart ikke være over 6 år gamle og i løbet af kontraktperioden (inkl eventuel forlængelse) ikke overstige år Alle vogne skal være udstyret med kommunikationsudstyr Entreprenøren er forpligtet til til enhver tid at have det anvendte materiel behørigt ansvarsforsikret i overensstemmelse med reglerne for erhvervs- mæssig transport Der stilles ikke krav til køretøjernes miljømæssige belastning, udover at de skal leve op til de til enhver tid gældende krav i dansk/eu-lovgivning 9 Krav til kørslens udførelse Entreprenøren er ansvarlig for kørslens planmæssige gennemførelse Ved driftsstop, sygdom eller lignende skal entreprenøren straks indsætte reservemateriel, reservechauffører eller træffe aftale med anden trafikud- øver om kørslens gennemførelse Entreprenøren har pligt til at indberette uregelmæssigheder i driften til Frederikssund Kommune O:\A00000\A0086\_Pdoc\DOC\MOK0000_oplæg_vedr_udbud_supp_skolekørsel_forår0_vers2docx

5 / Entreprenøren er ansvarlig for, at chaufførerne har det nødvendige geogra- fiske kendskab Hvis eleven ikke er klar ved afhentningstidspunktet, skal chaufføren vente minimum minutter før turen fortsættes Maksimal køretid er 60 minutter ne må ikke ankomme til institutionen tidligere end min før mødetid, og ventetid ved afhentning fra institutionen må ikke være mere end minutter 0 Kundebetjening Chaufførerne skal yde den service over for eleverne, som fremgår af rutelisten, feks sørge for at eleven bliver overdraget til tredjemand og ikke blot sat af ved kantstenen Ved befordring skal alle brugere anvende godkendte seler Ved trafikfarlig vej kan det efter aftale arrangeres, at chaufføren skal følge skoleelever over vejen, eller sørge for at sætte dem af i den rigtige side af vejen Chaufførerne, andet personale og entreprenøren skal yde en venlig og kor- rekt betjening ening af eleverne Chaufførerne, andet personale og entreprenøren skal beherske det danske sprog i skrift og tale Chaufførerne, andet personale og entreprenøren har tavshedspligt En række af eleverne kan have adfærdsmæssige problemer, som chauffø- rerne skal være i stand til at håndtere Der skal altid anvendes den samme chauffør (eller evt fast afløser) til de samme elever, med mindre sygdom/kursus/ferie/force majeure forhindrer dette Børneattester Vognmanden skal sørge for at indhente Børneattester på alle chauffører O:\A00000\A0086\_Pdoc\DOC\MOK0000_oplæg_vedr_udbud_supp_skolekørsel_forår0_vers2docx