EU- udbud 2014/S på levering af operationel leasing af gasbiler til Skive Kommune

Transkript

1 EU- udbud 2014/S på levering af operationel leasing af gasbiler til Skive Kommune Spørgsmål/svar af Spørgsmål Svar Ændring til udbudsmaterialet Afprøvning I punkt 2.9 afprøvning stilles der krav om, at bil til afprøvning skal indeholde alt udstyr, der kræves efter kravspecifikationen. De meget specifikke krav vil typisk ikke kunne opfyldes ved afprøvning med så kort varsel, da det ofte er biler, der skal kundebestilles fra fabrikken med en leveringstid på uger. Vil det kunne accepteres, at der stilles en CNG bil til afprøvning med tydelig markering af det manglende udstyr? Kravspecifikation delaftale 2 automatgear Jeg er ikke bekendt med, at der er nogle bilfabrikanter, der kan levere små eller mellemstore CNG biler med automatgear. Ønsker I at ændre udbudsmaterialet, så kravet om automatgear bortfaldes? 3. 8 Leasingydelse Såfremt kontrakthaver jf. 23 bestemmelserne om Ændring af biltype introducerer en erstatningsbil, svarende til den tilbudte bil på tilbudslisten, skal ordregiver have mulighed for at lease denne til de i tilbudslisten angivne priser. I udbudsbetingelserne pkt. 2.9 står: Det er derfor vigtigt, at den bil der stilles til rådighed for afprøvning, indeholder alt det udstyr, der kræves efter kravspecifikationen. Det er ikke en nødvendighed, at drivmidlet er gas. Derfor er det ikke et krav at det stilles en CNG-bil til afprøvning, men udstyret skal være i bilen. Skive Kommune fastholder betingelserne. Forud for igangsættelsen af udbuddet blev der foretaget en markedsafklaring med det resultat, at der var små CNG-biler med automatgear, hvorfor kravet fastholdes. Betingelserne i 8 og 23 fastholdes Leasingselskaberne er ikke producenter af biler og har 1

2 derfor ingen indflydelse på prissætningen ab. fabrik. Typisk i fbm. med et modelskifte sker der prisstigninger ab. fabrik, stigninger der desuden påvirkes af registreringsafgift og moms. Den samledes leasingydelse består ikke alene af bilens pris, men indeholder bl.a. også rente, restværdi, service/vedligeholdelsesomkostninger, dækomkostninger m.v. De nævnte parameter er således individuelle for hver eneste bilmodel. Leasingselskaberne kan derfor ikke tilbyde en nye model til samme pris som den udgående. Vi skal derfor foreslå, at eventuelle prisændringer skal kunne dokumenteres for at kunne få virkning. udbudskravene? 4. 9 Regulering af leasingydelsen For biler, der købes via delydelsesreglen, kan priserne reguleres i henhold til Kommunernes Landsforenings pris og løn skøn for øvrige tjenesteydelser (art. 4.0 og art 4.9). Reguleringen foretages på baggrund af det skøn der offentliggøres af KL i juni for det kommende år Reduktioner i lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter skal uden ophold komme ordregiver til gode. Reduktion af leasingydelse beregnes på baggrund af den forrentning, der er lagt til grund i Kontrakthavers tilbud. Leasingselskaberne er ikke producenter af biler og har derfor ingen indflydelse på prissætningen. Prisen ab. fabrik påvirkes desuden af registreringsafgift og moms. Prisen på den bil der i Pulje 4 skal leveres pr samt eventuelt yderligere leveringer via delydelsesregel kan derfor ikke garanteres af hverken forhandlere eller leasingselskaber. Skive Kommune lemper på reguleringen af leasingydelsen for biler der købes via delydelsesreglen. De resterende betingelser under 9 fastholdes, og endvidere ift. bilen til levering d fastholdes, at leasingydelsen er identisk med den pris, der afgives ved tilbudsafgivelsen. 9 Regulering af leasingydelsen s. 14 For biler, der købes via delydelsesreglen, kan priserne reguleres i henhold til Kommunernes Landsforenings pris og løn skøn for øvrige tjenesteydelser (art. 4.0 og art. 4.9). Reguleringen foretages på baggrund af det skøn der offentliggøres af KL i juni for det kommende år. For biler, der købes via delydelsesreglen, kan leasingydelsen i tilfælde af prisændringer (på f.eks. prisen ab. fabrik) reguleres under forudsætning af dokumentation og godkendelse af ordregiver. 2

3 På samme vis kan der heller ikke stilles en garanteret fastrente for hverken leveringen 1½ år frem i tiden eller de yderligere biler der måtte komme til via delydelsesreglen. Endelig er der ingen praktisk sammenhæng mellem hverken bilens pris, finansieringsrenten, bilens restværdi, service/vedligeholdelsesomkostninger, dækomkostninger m.v. i forhold til KLs pris og lønskøn. En reduktion i afgifterne giver naturligvis en billigere indkøbspris. Men falder indkøbsprisen bliver restværdien jo ligeledes reduceret, men f.eks. serviceomkostninger ikke øndres. En reduktion i afgiften på f.eks kr. betyder således ikke automatisk et fald i leasingydelsen på kr. Vi skal derfor foreslå, at eventuelle prisændringer skal kunne dokumenteres for at kunne få virkning. udbudskravene? Betalingsbetingelser Operationel billeasing er en finansiel tjenesteydelse. Skive Kommune udbyder således en finansiel tjenesteydelse og ikke et traditionelt varekøb. Kravet om en betalingsfrist der hedder Faktura modtagelsen + 30 dage, svarer til at bede sit pengeinstitut om udsættelse på betalingen af et lån Pengeydelser, som f.eks. lån og leasing, skal betales på forfaldsdato, hvorfor der på denne type tjenesteydelser ikke ydes f.eks. 30 dages betalingsfrist. Vi udsender typisk faktura via EAN ca. 2 uger før forfald. Er Skive Kommune indstillet på at ændre udbudsvilkårene Betingelserne præciseres. Det betyder, at leasingydelsen for fx april mdr. skal betales den 1. april. Korrekt faktura skal derfor fremsendes senest 30 dage forinden forfaldsdato. 10 Betalingsbetingelser s. 14 Leasingydelserne betales månedsvis forud. Betalingsbetingelserne er 30 dage netto fra korrekt modtaget faktura. Leasingydelsen betales månedlig forud hver d. 1. i måneden med en betalingsfrist på 30 dage netto fra korrekt modtaget faktura. 3

4 således, at betalingen sker månedligt forud på forfaldsdatoen. Faktureringen vil således ske via EANfakturering omkring den 15. i måneden før forfaldsdato? Tilbagelevering Ved leasingperiodens udløb afregnes bilernes samlede kilometerafstand samlet i puljer som angivet i bilag 7. Evt. overkørte kilometer i forhold til det fakturerede aflæses og krediteres Kontrakthaver. Overkørte kilometer inden for puljerne afregnes med 0,50 kr. pr. km ekskl. moms. Underkørte kilometer afregnes ikke. Bilerne ønskes afregnet i 6 puljer ved aftalens udløb. Desuden har Skive Kommune selv fastsat satsen for de overkørte km. Ved selv at fastsætte km-prisen fjerner Skive Kommune et reelt konkurrenceparameter. Tager man udgangspunkt i f.eks. Pulje 5 med gennemsnitlige km pr. bil, så vil forskellen på f.eks. en bil med en slut km på km og en med slut km km ikke markedsmæssigt kunne opvejes i et udgangspunkt på gennemsnitligt km pr. bil. Desuden tager beskrivelsen i udbudsmaterialet ikke højde for hvordan der skal korrigeres i den samlede puljestørrelse ved aftaleperiodens udløb, hvis f.eks. en eller flere biler i aftaleperioden udgår som følge af totalskade. Ligeledes mangler der beskrivelse af, hvordan en totalskadet bil i leasingperioden opgøres i forhold til overkørte km på skadestidpunktet. I forhold til Pulje 4 med de 2 biler som leveres med 13 måneders forskel, mangler der en beskrivelse af hvordan man tænker puljeafregningen opgjort. Endelig mangler der beskrivelse af hvordan eventuelt Betingelserne præciseres, pulje 4 ophæves og afregningssatsen fastholdes. 12 Tilbagelevering s. 14 Ved leasingperiodens udløb afregnes bilernes samlede kilometerafstand samlet i puljer som angivet i bilag 7. Evt. overkørte kilometer i forhold til det fakturerede aflæses og krediteres Kontrakthaver. Ved leasingperiodens udløb afregnes bilernes samlede kilometerantal i puljer som angivet i bilag 7, dog ophæves pulje 4, hvor de to biler opgøres hver for sig. Evt. overkørte kilometer i forhold til det fakturerede aflæses og krediteres Kontrakthaver. I tilfælde hvor en bil i aftaleperioden totalskades udgår denne af puljen. Den bil, der erstattes med, indgår ikke i nogen pulje men opgøres alene. Såfremt den totalskadede bils kørte kilometerantal overstiger det anslåede kilometerantal afregnes det, når skaden er sket. Biler, der købes via delydelsesreglen og anskaffes til levering samtidig, kan samles i puljer. 4

5 senere anskaffede biler via delydelsesreglen indgår i puljeregnskab og afregning. Vores forslag er, at den enkelte bil automatisk omberegnes til ny forventet slut km, hvis den afviger +/ km i forhold til det til en hver tid beregnet kmbudget. Ved udløbet af den enkelte bils leasingperiode sker der afregning af både over- og underkørte km, hvorved puljebehovet elimineres. Herved kommer Skive Kommune alene til at betale den faktiske km pril og f.eks. ikke den noget højere sats for overkørte km. og præcisere udbudskravene? Statistik Kontrakthaver skal efter anmodning med en måneds varsel udarbejde og fremsende statistik over de leasede biler, indholdende de relevante data for bilerne, herunder: Skadesrapporter for bilen Hvis Kontrakthaver skal kunne levere den ønskede statistik over skader kræver det, at Skive Kommune uden undtagelse indrapporterer samtlige skader, hvis rapporteringen skal have et relevant indhold. Vil Skive Kommune på den baggrund dels præcisere udbudskravene dels oplyse hvordan man vil tilsikre, Kontrakthaver modtager de nødvendige oplysninger? Kravet om skaderapporter udgår 13 Statistik s. 15 Kontrakthaver skal efter anmodning med en måneds varsel udarbejde og fremsende statistik over de leasede biler, indeholdende de relevante data for bilerne, herunder: Registreringsnummer og tilhørende stelnummer Model Kilometerstand Skadesrapporter for bilen Statistik skal fremsendes elektronisk i Excel format til ordregiver. Kontrakthaver skal efter anmodning med en måneds varsel udarbejde og fremsende statistik over de leasede biler, indeholdende de relevante data for bilerne, herunder: 5

6 Registreringsnummer og tilhørende stelnummer Model Kilometerstand Statistik skal fremsendes elektronisk i Excel format til ordregiver Forsinkelse / 22 Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Betingelserne i 17 og 22 fastholdes Ordregiver anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er ordregiver berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen. Som force majeure regnes ikke vejrlig, strejke og lockout (opremsningen er ikke udtømmende). Skive Kommune anser enhver forsinkelse som væsentlig, med ret til hel eller delvis ophævelse af kontrakten. Samtidigregnes bl.a. vejrlig, strejke og lockout ikke som force majeure. I tilfælde af ovenstående gøres kontrakthaver erstatningsansvarlig i forhold til direkte tab som følge af evt. forsinkelse. Ingen leasingselskaber er hverken producent eller importør af biler til det danske marked. At gøre et leasingselskab erstatningsansvarlige for forsinkelser som følge af f.eks. en tsumami i Japan, en skibstransport der synker i den engelske kanal pga. storm eller transportstrejke i Sydeuropa er ikke rimelig. Leasinggiver/kontrakthaver bør rimeligvis alene være erstatningsansvarlige for forhold i egen virksomhed og 6

7 det samme bør gælde i forhold til hel eller delvis ophævelse af kontrakten. udbudskravene i 17 og 22? / 5.2 Kravspecifikationer punkt 38 Serviceaftalen skal omfatte servicering af bilen i henhold til instruksbogens program, og som min. 1 gang årligt. De fleste bilers serviceprogram er fastsat ud fra f.eks. km forbrug og/eller en tidsfaktor. Dette kan f.eks. være km, eller når bilens computer melder om servicebehov. At kræve et serviceeftersyn min. 1 gang årligt uanset km tal falder derfor ofte udenfor bilens serviceprogram og vil derfor medføre en unødig meromkostning for Skive Kommune. Betingelserne ændres. 5.1 / 5.2 Kravspecifikationer punkt 38 Serviceaftalen skal omfatte servicering af bilen i henhold til instruksbogens program, og som min. 1 gang årligt. Serviceaftalen skal omfatte servicering af bilen i henhold til instruksbogens program. Vil skal derfor foreslå, at kravet og som min. 1 gang årligt fjernes. udbudskravene? Der er indkommet yderligere spørgsmål, der afklares og offentliggøres snarest. 7