Forretningsorden Forretningsorden er et regelsæt, der beskriver 4. Gildes arbejdsgange. Det er på nuværende ikke et regelsæt der er godkendt af Gildetinget, men udelukkende et regelsæt/normer, der skulle gøre det nemmere for en gildeledelse (og gildebrødre) at fungere korrekt og ens fra gang til gang. Det er ikke et regelsæt der slavisk skal følges, da enhver valgt gildemester har frie hænder til at lave ændringer. Dog skal man være opmærksom på at der kan være nogle regler, der er blevet vedtaget på et gildeting, og dem kan man selvfølgelig ikke omgå. 5 min. Sct. Georg 5 min. Sct. Georg er som ordene siger 5 minutter. Det kan dog udstrækkes til max. 10 min. Hvis man ønsker mere tid for at fortælle om evt. oplevelser, rejser eller spændende begivenheder, der kræver mere end max 10 min., kan og bør indlægget afleveres/holdes til et gildemøde. Arrangementer 4. Gilde Arrangementer Stadsgildet Distribution aviser/reklamer/ blade osv. Dødsfald vejledning ved. Alle 4. gildes arrangementer på hverdage afvikles fra kl. 19:00. Alle arrangementer der holdes i Gildehuset på Fynsvej udover den første tirsdag i måneden skal koordineres med udlejer. Grupperne står skiftevis for arrangementerne i henhold til en fordelingsnøgle. Se bilag 1. Grupperne kan bytte indbyrdes. Fredslyset: Afholdelsen går på skift blandt Gilderne i Kolding efter en fordelingsnøgle. Se bilag 16 Der forefindes en drejebog, der kan anvendes som hjælp ved arrangementet. Se bilag 17 Nytårskur: Afholdelsen går på skift blandt Gilderne i Kolding efter en fordelingsnøgle. Se bilag 16 Der forefindes en drejebog, der kan anvendes som hjælp ved arrangementet. Sct. Georgs aften på Koldinghus: Afholdelsen går på skift blandt Gilderne i Kolding efter en fordelingsnøgle. Se bilag 16 Der forefindes en drejebog, der kan anvendes som hjælp ved arrangementet. Se bilag 18 Formanden for distributionsudvalget får besked fra stadsgildet, når der er emner der skal fordeles. Han giver derefter besked til gruppeformændene, hvor emnerne kan afhentes og fristen for udleveringen. Gruppeformændene sørger så for afviklingen. Dødsfald gildebror. Enker efter gildebrødre fra 4. Gilde modtager fra Broderfonden kr. 5000 som begravelseshjælp umiddelbart i forbindelse med et dødsfald. Mindehøjtideligheden kan afholdes i Gildehuset på Fynsvej, der stilles vederlagsfrit til rådighed. Revideret: 22/05 2013 UU Side 1 af 6
Gruppelederen/gruppen aftaler med husudvalgets udlejningsansvarlige. Der sendes bårebuket med bånd til ca. 500 kr. fra gildet. Broderfonden informerer ved deres møde familien om at 4. Gildes fane kan medbringes i kirken, selvfølgelig i sammenråd med præsten. Gildet sætter ikke dødsannonce i nogen aviser, vi mener det er familien der gør det. Mindeord sættes derimod i JV og Kolding Ugeavis. De optages vederlags frit. Mindeord kan evt. forfattes af gildebror fra afdødes gruppe, GM eller GK. Enken vil blive inviteret med til maj-mødet og jule-mødet, hvis det er et ønske. Når en gildebror fra et af gilderne i Kolding afgår ved døden indbetaler gildets GSM et engangsbeløb der svare til kr. 30,- per gildebror til Broderfonden. Der betales ikke kontingent til Broderfonden. Ægtefælles bisættelse/begravelse Ved ægtefælles (georgines) bisættelse/begravelse sendes bårebuket med bånd, ca. 300 kr. Eftergildehal Fanen repræsentation Forhindret i at udføre sit hverv Gaver Der er normalt ikke foredrag eller anden underholdning i en eftergildehal. Der kan dog godt være et kortere indslag efter en ordinær gildehal i månederne januar, april, september og november. Gildemesteren/ledelsen skal i så tilfælde have besked.. Ved optagelser af svende og væbnere er eftergildehallen forbeholdt aftenens hovedpersoner, og derfor er der ingen foredrag eller underholdning disse aftener. Foruden til vores gildehaller er der flere andre begivenheder, hvor vores fane skal være til stede. Sct. Georgsaften på Koldinghus. Ved standerhejsningen går den i spidsen for optoget gennem byen. På Valdemarsdagen på Koldinghus. Ved en gildebrors begravelse/bisættelse i kirken, hvis familien ønsker det. Det er Flagheroldens opgave at sørge for fanens repræsentation. Ved forfald sørger flagherolden selv for afløsning. I tilfælde af at en valgt repræsentant til et hverv bliver forhindret, skal den valgte selv sørge for at informere sin suppleant eller anden afløser, og gildemesteren skal blot have besked om hvem der overtager. Kun i tilfælde af udmeldelse eller overflytning til andet gilde, skal gildemesteren selv tage affære og sørge for en afløser. Ved runde fødselsdage bør en fra ledelsen møde op på selve dagen med gaven. Hvis det ikke er muligt, skal gaven overrækkes ved førstkommende gildearrangement. Gaver ved runde fødselsdage/jubilæer er som følgende: 22/01-2013 Revideret: 22/05 2013 UU Side 2 af 6
Runde fødselsdage: 50, 60, 70, 75år o.s.v: En gave til ca. 300 kr. Gildejubilæum: 25, 40, 50 og 60 år: En gave til ca. 500 kr. Andre festligheder Det er naturligt, at ledelsen er opmærksom på og har ret til at give gave, blomster el. lign., når anledningen taler herfor. Mærkedage: Hvis GM eller andre i ledelsen har mulighed for at sende fødselsdagshilsener eller lignende, vil sådant initiativ nok blive påskønnet af alle. Afgående GM: I forbindelse med at GM afgår gives en gave til ca. 300 kr. Afgående Kansler og Skatmester: I forbindelse med at GK og GS afgår gives en flaske god vin eller andet, ca. 100 kr. Sygdom: I tilfælde af alvorlig eller længere tids sygdom, skal gruppeformand eller et gruppemedlem underrette gildeledelsen. Gruppen sørger så for en buket/gave på 4. Gilde s vegne og får ved kvittering refunderet beløbet ved Skatmesteren. Beløbet bør ligge inden for kr. 150 200. Gildehal Afvikling af Gildehal Frydenborg Der findes en drejebog til de forskellige gildehaller, som de bliver udført i 4. Gilde, Kolding. De kan følges slavisk men man kan ændre lidt i drejebogen, hvis der er specielle forhold der gør sig gældende. Bilagene er en ramme. Almindelig gildehal: Se Bilag10 Gildehal med svendeoptagelse: Se Bilag11 Gildehal med væbneroptagelse: Se Bilag12 Gildehal med indsættelser af GM, GK og SM: Se Bilag13 Gildehal med indsættelser af Herolder: Se Bilag Friluftsgildehal (Frydenborg): Se Bilag14 Arr. gruppe står for at starte gåtur langs stranden. De sørger for at hejse flaget inden gildebrødrene ankommer og for nedtagning af flaget efter gåturen. De sørger for at der er sangbøger. Gruppe 1 sørger selv for alt udstyr/relikvier til selve gildehallen. Ledelseskæder, øksen, Gildeloven, heroldstaven, puder, flagermuslygter, oliefakler, lampeolie til påfyldning, evt. dug til højbordet og evt. vaser og blomster. Der kan vælges grønne grene til at lægge på bordet i stedet for vaser og blomster. Vælges der blomster og vaser, bør det være vilde blomster. Arr. gruppe sørger for bål. Det skal helst være løvtræsbrænde, da nåletræsbrænde kan knitre og brage, hvilket kan gøre det svært, at høre hvad der bliver sagt. Arr. gruppe sørger også for båltaler. Båltalen og gildemestertalen bør koordineres. Revideret: 22/05 2013 UU Side 3 af 6
Gildehaller - procedure i forbindelse med Ledelsen møder ½ time før Gildehallen starter. Det er arrangerende gruppe, der sørger for 2 buketter blomster til højsædet. Ved optagelser og indsættelser får de berørte personer blomsterne fra højsædet. Ved væbneroptagelse er svendene uden for gildehallen. Svendene bør opholde sig i natuglen. Gildebrødrene snakker ikke sammen i gildehallen. Hjemmeside Indsættelser Kalender Kongebåden Medlemmer Gildets hjemmeside befinder sig under Sct. Georgs gilderne i Koldings hjemmeside. Linket til denne side er http://www.sctgeorgsgilderne.dk/, derefter går man ind under 4. Sct. Georgs Gilde. Nu kommer der flere muligheder op, og dem der kan være aktuelle er Kalender 4. Gilde, Nyt fra 4. Gilde Billeder og Downloads og links. Desuden er det muligt for gruppen at få deres egen side. Indsættelse af kansler, skatmester og herolder bør foregå efter gildemestertalen, så ny kansler og/eller ny skatmester bliver mindst muligt belastet den første gang. Ved indsættelse af ny gildemester aftaler den afgående og ny, om udskiftningen skal ske før eller efter gildemestertalen, hvilket afgør hvem der skal holde talen. Det kan dog også aftales at det gøres midt i gildemestertalen, så begge parter har mulighed for at sige noget. I tilfælde af at der også optagelse nye medlemmer samtidig, skal optagelserne foregå før indsættelserne, da der ikke er nogen grund til at de nye skal sidde alene udenfor i længere tid end højst nødvendig. Kansleren sender/afleverer årskalender hvert år i april til Stadsgildekansleren, så den kan blive trykt og udsendt inden sidste gildearrangement før sommerpausen. Et eksempel 2012/2013 i bilag 15. Kalenderen kan også downloades på gildets hjemmeside. Der annonceres i bladet information og debat i nr. 4, - aprilnummeret, - og der sendes en mail rundt til de andre gilder ang. arrangementet. Medierne kontaktes af PR-officeren og formanden for PR udvalget. Der findes en drejebog for standerhejsning og båd optagning. Standerhejsning sker først i maj og optagning sker først i oktober. Lauget bestemmer datoerne og de kommer med i kalenderen. Standerhejsning: Se Bilag4 Optagning af båd: Se Bilag4 Vedtægter og ordensreglement for lauget: Se bilag6 Medlemsændringer rettes af kansleren i Landsgildet (Elektronisk) Kansleren retter vores lokale 4. Gilde medlemsliste, og sender listen ud til medlemmerne. Stadsgildekansleren skal have besked om afgående og tilkommende medlemmer på grund af vores blad. (information & debat) Indmeldelser: Ved det sidste møde med optagelsesudvalget skal indmeldelsen udfyldes og afleveres sammen med et billede til gildeskråen - størrelse max. 6cm x 7cm, min. 3,5cm x 4,5cm (pasbillede) Revideret: 22/05 2013 UU Side 4 af 6
Udmeldelser: Har en gildebror meldt sig ud af gildet, kan vedkommende ikke deltage i nogen af gildets arrangementer. Der findes ikke passivt medlemskab af 4. Gilde. (Findes heller ikke på landsplan) Opgørelse arrangementer Optagelse Svend Optagelse Væbner Priser for arrangementer Ved hvert gruppearrangement skal der til Skatmesteren afleveres et enkelt regnskab, som skal indgå som bilag i Gildets årsregnskab. Det behøver ikke at være detaljeret, men der skal klart fremgå antal af betalende/fremmødte gildebrødre, antal afbud, udgifter udover mad og drikke samt overskud/underskud. Der ligger en formular i vores arkiv i gildehuset til formålet, hvis man ønsker det. Der kan også hentes en formular på hjemmesiden. Se Bilag 3 De svende der skal optages bliver kaldt ind når optagelsen starter. Der må ikke være svendeoptagelser i forbindelse med Nytårsgildehal og Friluftegildehal. (Gildeting 2010) Svenden får umiddelbart efter gildehallen udleveret Håndbog for gildebrødre, hvori der er indsat et eksemplar af forretningsordenen. Alle svende opholder sig uden for Gildehallen indtil væbneroptagelsen er overstået. Der må ikke være væbneroptagelser i forbindelse med Nytårsgildehal og Friluftegildehal. (Gildeting 2010) Kr. 70,- er max pris for alm. gildehal og gildemøde. (vedtaget gildeting 2011) Kr. 100,- er max pris for maj møde med damer, julemøde med damer og nytårsgildehal. Hvis der er et spec. arrangement og prisen ikke kan holdes på de foran stående fastsatte priser, skal ledelsen spørges. Der skal vedlægges et budget, og det skal ske i så god tid, at der kan tages stilling inden udsendelsen af indbydelsen. Gildet kan bevillige penge til 1 møde om året, hvor arrangerende gruppe kan byde på noget med kød på. Fx foredrag, musikalsk underholdning, rundvisning på Koldinghus med guide eller andet spændende. (vedtaget på gildeting 2011) Manglende afbud: Man bliver opkrævet den fastsatte max pris på 70 kr., uanset om arrangementet evt. har været billigere, ved manglende afbud. Kun afbud på grund af sygdom accepteres efter den tidsprist der er opgivet i indbydelsen. 22/02-2013 Ryge politik Der bør vises gensidigt hensyn mellem rygere og ikke rygere. Revideret: 22/05 2013 UU Side 5 af 6
Der bør ikke ryges i restauranten før og under spisningen. Derfor vil der ikke være askebægere på bordet før måltidet er afsluttet. Værdigt trængende benytter i givet fald Natuglen indtil askebægerne må stilles frem. (GM-beretning 2007) Oktober 2013 er der vedtaget et generelt rygeforbud i gildehuset, gældende fra 1. januar 2014. Derved er gildetingets beslutning om rygepolitik fra 2007 ophævet. 22/01-2014 Svampetur 4. Gilde har rådighed over Frydenborg den 1. weekend i oktober. Der findes et udvalg/laug til at arrangere denne tur bestående af 4 5 mand. 19/03-2013 Forslag Forslag Forslag Revideret: 22/05 2013 UU Side 6 af 6