B E H A N D L I N G A F P E R S O N O P L Y S N I N G E R O M B E B O E R E 1. Indledende bemærkninger...2 1.1 Frmål...2 1.2 Dataansvar...2 2. Behandling af persnplysninger relateret til udlejning mv....2 2.1 Oprettelse af sag...2 2.2 Persnnummer...2 2.3 Øknmiske frhld...3 2.4 Oplysninger m sygdm g funktinsnedsættelser mv....3 2.5 Strafbare frhld...3 3. Behandling af persnplysninger i anden sammenhæng...3 3.1 Husrdensklager...3 3.2 Vaskeri...4 3.3 C2-niveau...4 3.4 Vand...4 3.5 Varme...4 3.6 El...5 3.7 Dørkrt/nøglelgin...5 3.8 Tv-vervågning...5 3.9 Tv-kanaler...5 3.10 Venteliste...5 4. I frbindelse med g efter fraflytning...6 4.1 Oplysninger m psigelse g baggrunden mv....6 5. Mdtagere g videregivelse mv....6 5.1 Mdtagere...6 5.2 Offentliggørelse...7 6. Opbevaringsbegrænsning...7 6.1 Sletning af data...7 6.2 Anmdning m sletning...7 7. Dine rettigheder...7 8. Kntaktplysninger...8 8.1 Bligrganisatinen...8 8.2 Datatilsynet...8 1
INDLEDENDE BEMÆRKNINGER 1.1 Frmål 1.1.1 Hs AlmenB Aarhus (herefter "Bligrganisatinen") vil vi løbende kmme til elektrnisk g på anden systematisk måde at behandle frskellige persnplysninger m dig. Vi er derfr frpligtede til at rientere dig m, hvilke plysninger m dig vi indhenter, registrerer, videregiver eller i øvrigt behandler. 1.1.2 Frmålet med behandlingen af dine plysninger er verrdnet set administratin af dit lejefrhld i henhld til de gældende regler herfr. 1.2 Dataansvar 1.2.1 Bligrganisatinen er dataansvarlig fr de plysninger, der behandles af s i frbindelse med lejefrhldet, g Bligrganisatinen har således i henhld til databeskyttelseslvgivningen ansvaret fr, at dine persnplysninger behandles lvligt. 1.2.2 Dette indebærer bl.a., at du til enhver til kan rette henvendelse til Bligrganisatinen, hvis du har spørgsmål til vres behandling af dine persnplysninger, eller hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende i henhld til databeskyttelseslvgivningen. Se pkt. 8 nedenfr. 2. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER RELATERET TIL UDLEJNING MV. 2.1 Oprettelse af sag 2.1.1 Når du lejer en blig, pretter vi en sag i vres it-system. Her registrerer vi en række frskellige persnplysninger, der sm udgangspunkt stammer fra dig selv. 2.1.2 Vi registrerer bl.a. identifikatinsplysninger, herunder dit navn, adresse, privat- g arbejdstelefnnumre g e-mailadresse. Der registreres desuden medlemsnummer/pskrivningsnummer samt plysninger m husstandens størrelse g sammensætning, herunder antal hjemmebende børn g eventuelle værgefrhld mv. 2.1.3 Herudver registreres plysninger m, hvrvidt bligen er blevet anvist af kmmunen, m der mdtages øknmisk støtte til lejen fra kmmunen, eller m du har et kmmunalt beberindskudslån. 2.1.4 Hvis du har br i en almen ungdmsblig, hvr lejefrhldet er betinget af, at du under uddannelse indhenter g behandler vi gså plysning m din uddannelsesmæssige status. 2.1.5 Grundlaget fr de plysninger vi behandler under punkterne 2.1.1-2.1.4, er, at behandlingen af plysningerne er nødvendig, fr at kunne pfylde den lejekntrakt, du har indgået med s. Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra b. 2.2 Persnnummer 2.2.1 Herudver beder vi m samtykke til at behandle dit persnnummer (CPR-nummer). Dette sker, da vi har behv fr at kunne identificere dig, dels grundet det løbende mellemværende mellem 2
s, dels af praktiske g administrative hensyn. Dit persnnummer vil gså kunne blive brugt i frbindelse med digital kmmunikatin g verførsel, herunder via NemKnt g e-bks. 2.2.2 Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 11, stk. 2, nr. 2.] 2.3 Øknmiske frhld 2.3.1 Der er en række situatiner, hvr Bligrganisatinen må behandle plysninger m dine øknmiske frhld. Dette kan fx være plysning m, at du har fået støtte til betaling af beberindskud, at du er i restance med leje eller anden pligtig pengeydelse eller m frfalden gæld til Bligrganisatinen. 2.3.2 Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra b. 2.4 Oplysninger m sygdm g funktinsnedsættelser mv. 2.4.1 Det kan gså være nødvendigt, at vi behandler plysninger m, at du har særlige behv, herunder en funktinsnedsættelse, der gør det påkrævet at bligen er indrettet særligt hertil. Sådanne plysninger kan behandles med henblik på at afklare, m du lever p til de kriterier, der i visse tilfælde giver dig frtrinsret til en blig eller berettiger den bligsøgende til en blig med særlig indretning. Vi behandler vennævnte plysninger idet dette er nødvendigt fr, er nødvendig fr at verhlde en scialretlige frpligtelser, der udspringer af anden lvgivning mv., jf. databeskyttelseslvens 7, stk.1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 9. 2.4.2 Derudver kan det være sagligt, at vi behandler plysning m, at du er syg, hvis du ønsker at indgå en aftale m fremleje pga. midlertidigt fravær fra bligen i frbindelse med din sygdm i medfør almenlejelvens 65, stk. 1. I den frbindelse kan vi gså behandle plysninger m frretningsrejser, studiephld eller midlertidig frflyttelse eller lignende, jf. almenlejelvens 65, stk. 1. 2.5 Strafbare frhld 2.5.1 Ifølge lvgivningen har vi sm bligrganisatin mulighed fr at mdtage plysninger m strafbare frhld, sm en beber har begået inden fr eller med virkning i det bligmråde, sm den pågældende br i, eller md en ansat i bligrganisatinen. Plitiet må videregive sådanne plysninger, når dette er nødvendigt sm led i en tryghedsskabende indsats. Retsgrundlaget er almenbliglven. 2.5.2 Oplysninger m strafbare frhld kan endvidere behandles, hvis lejeaftalen hæves, jf. pkt. 5 nedenfr. 3. BEHANDLING AF PERSONOPLYSNINGER I ANDEN SAMMENHÆNG 3.1 Husrdensklager 3
3.1.1 Vi er sm bligrganisatin frpligtet til at behandle klager fra bebere g i frnødent mfang agere ver fr de bebere, der bl.a. tilsidesætter gd skik g rden. I frbindelse med vres håndtering af klagesager behandler vi en række persnplysninger elektrnisk. 3.1.2 Der henvises til vres plitik m behandling af persnplysninger i frbindelse med husrdensklager, der er tilgængelig på hjemmesiden. 3.2 Vaskeri 3.2.1 Vi har registreret, når/hvis du har fået udleveret en brik til reservatin af vasketider g i den frbindelse registrerer vi samtidigt det frbrug, du har haft i vaskeriet. Registreringerne vil blive anvendt til at pkræve betaling ver huslejen fr anvendelse af vaskeriet. Vi kan gså i de tilfælde, der er adgangskntrl til vaskeriet registrere, når din brik er anvendt til adgang. 3.3 C2-niveau 3.3.1 Hvis du har henvendt dig til s vedr. indeklimaprblemer, kan vi efter tilladelse fra dig, psætte en indeklimalgger, der i en nærmere fastsat peride måler fugt, temperatur g C2-niveau. Målingsdata g knklusin plyses dig snarest efter lggeren er nedtaget g alle data vil herefter blive slettet. 3.4 Vand AlmenB Aarhus: 1) Mdtager pgørelse fra frsyningsvirksmhed ca. 1 md. efter skæringsdat. 3) Àcntliste på beberne samt udgiftsskema fremsendes på mail til Brunata/Ista. 5) Regnskaberne kpieres g fil indlæses i KTP. Fraflyttere afregnes manuelt, beberne afregnes ver kmmende husleje. Ejendmsfunktinæren mdeler bebernes regnskab ud i afdelingen. Brunata/Ista: 2) Aflæser/registrerer fysisk eller fjernaflæser bebernes frbrug. 4) Regnskab udarbejdes g sendes i fil på mail. Udskrevne pgørelser sendes med psten. 3.5 Varme AlmenB Aarhus: 1) Mdtager pgørelse fra frsyningsvirksmhed ca. 1 md. efter skæringsdat. 3) Àcntliste på beberne samt udgiftsskema fremsendes på mail til Brunata/Ista. 5) Regnskaberne kpieres g fil indlæses i KTP. Fraflyttere afregnes manuelt, beberne afregnes ver kmmende husleje. Ejendmsfunktinæren mdeler bebernes regnskab ud i afdelingen. Brunata/Ista: 2) Aflæser/registrerer fysisk eller fjernaflæser bebernes frbrug. 4) Regnskab udarbejdes g sendes i fil på mail. Udskrevne pgørelser sendes med psten. 4
3.6 El AlmenB Aarhus: 1) Mdtager pgørelse fra frsyningsvirksmhed ca. 1 md. efter skæringsdat. 3) Àcntliste på beberne samt udgiftsskema fremsendes på mail til Brunata/Ista. 5) Regnskaberne kpieres g fil indlæses i KTP. Fraflyttere afregnes manuelt, beberne afregnes ver kmmende husleje. Ejendmsfunktinæren mdeler bebernes regnskab ud i afdelingen. Brunata/Ista: 2) Aflæser/registrerer fysisk eller fjernaflæser bebernes frbrug. 4) Regnskab udarbejdes g sendes i fil på mail. Udskrevne pgørelser sendes med psten. 3.6.1 Hvis du har givet s fuldmagt til at tilmelde husstanden til den relevante elhandelsvirksmhed, vil vi endvidere behandle plysninger til brug fr tilmeldingen, herunder det el-prdukt, sm husstanden benytter. 3.7 Dørkrt/nøglelgin 3.7.1 Du har fået et dørkrt (nøglekrt), sm aktiverer de elektrniske dørlåse hs s. Låsene er kblet til et alarmsystem. Dit dørkrt har et nummer, sm bliver registreret i en elektrnisk lg, når du åbner en dør med elektrnisk lås. Lggen viser, hvrnår dit krt er blevet brugt, g hvr. 3.7.2 Lgplysningerne kan ptentielt benyttes til at spre, hvilke døre nøglekrtet har været brugt til at åbne samt tidspunktet herfr. Vi bruger kun plysninger i helt særlige tilfælde, fx i tilfælde af indbrud. Den elektrniske lg verskrives med jævne mellemrum g er altså ikke bestandig. Hvis du afbryder en udløst alarm ved hjælp af dit dørkrt, registreres det gså. 3.7.3 Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet vi frfølger de legitime interesser, der er anført under pkt. 3.8.2. 3.8 Tv-vervågning 3.8.1 Der kan fretages tv-vervågning med henblik på at frebygge g pklare kriminalitet, g det er markeret med skiltning de steder, hvr kameraerne er placeret. Der henvises til vres retningslinjer fr behandling af persnplysninger i frbindelse med tv-vervågning, der er tilgængelige på hjemmesiden. 3.9 Tv-kanaler Grundpakken pkræves (i ngle afdelinger) via huslejen. Har man andre tv-pakker, pkræves det direkte af tv-udbyderen. Fravælges grundpakken, skal AlmenB Aarhus have skriftlig besked herm, sm videregives til tv-udbyder. Senest ved fraflytning, skal signalet åbnes igen md gebyr. 3.10 Venteliste 5
3.10.1 Hvis du er pnteret på Aarhusbligs venteliste, behandler vi gså i den frbindelse en række plysninger m dig. Der henvises til vres beskrivelse m behandling af persnplysninger i frbindelse med administratin af venteliste, der er tilgængelig på hjemmesiden. 4. I FORBINDELSE MED OG EFTER FRAFLYTNING 4.1 Oplysninger m psigelse g baggrunden mv. 4.1.1 I frbindelse med psigelsen af et lejemål registreres relevante plysninger m baggrunden fr psigelsen g/eller fraflytningen. Dette sker bl.a., så vi kan dkumentere baggrunden fr psigelsen g/eller fraflytningen. 4.1.2 Lvgivningen giver udlejer en række muligheder fr at hæve lejeaftalen. Disse muligheder følger bl.a. af almenlejelvens kapitel 15. Lvgivningen indebærer bl.a., at lejeaftalen kan hæves, hvis leje eller anden pligtig pengeydelse ikke er betalt rettidigt, hvis beberen har tilsidesat gd skik g rden, eller hvis ngen er straffet i medfør af 4 i lv m frbud md besøgende i bestemte lkaler fr at have mdtaget besøgende i eller ved det lejede i strid med et frbud nedlagt i medfør af lven. Dette betyder bl.a., at bligrganisatinen kan behandle både frtrlige plysninger (m fx øknmiske frhld) g følsmme plysninger (m fx strafbare frhld) i frbindelse med situatiner, hvr lejeaftalen hæves. 4.1.3 Derudver giver lvgivningen mulighed fr, at der kan ske videregivelse af persnplysninger mellem bligrganisatiner, i tilfælde af at bligrganisatinen har psagt eller phævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig fr at styrke den tryghedsskabende indsats i et bligmråde. Retsgrundlaget er almenbliglven. 5. MODTAGERE OG VIDEREGIVELSE MV. 5.1 Mdtagere 5.1.1 Visse plysninger pbevares hs vres databehandlere i frbindelse med de drifts- g itsikkerhedsmæssige pgaver (fx backup, hsting af hjemmeside mv.), vi gså får løst eksternt. Opbevaring af plysningerne hs eksterne samarbejdspartnere (vres databehandlere) er undergivet reglerne i databeskyttelsesfrrdningen g databeskyttelseslven, g der er indgået databehandleraftaler med databehandlerne, der skal sikre, at dine plysninger bl.a. ikke kmmer uvedkmmende i hænde. 5.1.2 Optagelser fra tv-vervågning, der er sket med henblik på at frebygge g pklare kriminalitet, kan videregives til plitiet. Der henvises i den frbindelse til vres retningslinjer fr tvvervågning, der er tilgængelige på hjemmesiden. 5.1.3 Endvidere kan der ske videregivelse i sager m husrdensklager. Oplysninger fra klagesager kan i den frbindelse tilgå beberklagenævnet, ligesm plysningerne kan tilgå bligretten, der bl.a. kan tage stilling til, m psigelsen af et lejemål er berettiget. Der henvises i den frbindelse til vres [plitik m behandling af persnplysninger i frbindelse med husrdensklager], der er tilgængelig på hjemmesiden. 6
5.1.4 Derudver giver lvgivningen mulighed fr, at der kan ske videregivelse af persnplysninger mellem bligrganisatiner, i tilfælde af at bligrganisatinen har psagt eller phævet et lejemål beliggende i en bestemt afdeling, når videregivelsen er nødvendig fr at styrke den tryghedsskabende indsats i et bligmråde. 5.1.5 Dine persnplysninger kan gså gives til vres advkater eller andre til brug fr løsningen af en knkret pgave. Det kan fx være, hvis Bligrganisatinen har brug juridisk bistand i en sag, hvr du er invlveret, g hvr de relevante persnplysninger derfr skal bruges af vres advkat. 5.1.6 I visse tilfælde er bligrganisatinen derudver frpligtet til at videregive persnplysninger til kmmunen. Dette gælder fx hvis en beber, der har fået anvist sin blig af kmmunalbestyrelsen inden fr det første år af lejefrhldet er i restance med betalingen, g bligrganisatinen derefter sender påkrav til beberen. Kmmunalbestyrelsen skal i sådanne situatiner tillige underrettes m påkravet. Derudver skal bligrganisatinen fx give kmmunen skriftlig underretning, hvis bligrganisatinen anmder fgedretten m beberens udsættelse af den lejede blig grundet betalingsmislighldelse, således at de sciale myndigheder kan bistå beberen. 5.2 Offentliggørelse 5.2.1 Vi ffentliggør ikke plysninger m vres lejere eller andre bebere. Det kan dg ske, at vi ffentliggør harmløse situatinsbilleder, der tages i frbindelse med arrangementer, sm bligrganisatinen eller bligafdelingen afhlder. Sådanne billeder har til frmål at vise en bestemt begivenhed eller aktivitet, men det kan ikke udelukkes, at der vil ptræde genkendelige billeder af bebere mv. i den sammenhæng. Retsgrundlaget er databeskyttelseslvens 6, stk. 1, jf. databeskyttelsesfrrdningens artikel 6, stk. 1, litra f. Behandlingen er nødvendig fr vres legitime interesse i at vise mverdenen, at der fregår sciale aktiviteter i Bligrganisatinen.. 6. OPBEVARINGSBEGRÆNSNING 6.1 Sletning af data 6.1.1 Hs Bligrganisatinen har vi udarbejdet en plitik, der beskriver hvrdan g hvrnår vi sletter persnplysninger. Vi henviser til denne sletningsplitik, der kan findes på vres hjemmeside. 6.2 Anmdning m sletning 6.2.1 Når du henvender dig med en anmdning m at få rettet eller slettet dine persnplysninger, undersøger vi, m betingelserne er pfyldt, g gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt sm muligt. 7. DINE RETTIGHEDER 7.1.1 Du har efter databeskyttelseslvgivningen ngle rettigheder i frbindelse med vres behandling af dine persnplysninger. 7.1.2 Du har i den frbindelse ret til at: 7
anmde m at få indsigt i, hvilke plysninger m dig, vi behandler m dig (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 15), anmde m, at vi berigtiger de persnplysninger, vi behandler m dig (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 16), anmde m, at vi sletter de persnplysninger, vi behandler m dig (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 17), anmde m, at vi begrænser vres behandling af dine persnplysninger (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 18), anmde m dataprtabilitet i det mfang, dette måtte blive aktuelt (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 20), samt gøre indsigelse md vres behandling af dine persnplysninger (i henhld til databeskyttelsesfrrdningens artikel 21). 7.1.3 Der henvises i øvrigt til vres plitikker mv., der tillige indehlder en beskrivelse af særlige behandlinger af persnplysninger, herunder behandling af persnplysninger i frbindelse med tvvervågning, behandling af persnplysninger i frbindelse med husrdensklager, sletteplitik, behandling af persnplysninger i frbindelse med ventelister mv. 7.1.4 Du kan læse mere m databeskyttelseslvgivningen g dine rettigheder på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk. 7.1.5 Du har sm nævnt ret til at gøre indsigelse ver vres behandling af dine persnplysninger, g du kan hvis du fx ikke er enig i vres afgørelse i frhld til din indsigelse klage ver vres behandling af dine persnplysninger til Datatilsynet (se kntaktplysninger nedenfr). 8. KONTAKTOPLYSNINGER 8.1 Bligrganisatinen 8.1.1 Bligrganisatinens kntaktplysninger er: AlmenB Aarhus, Frydenlunds Alle 8, 8210 Aarhus V 8.2 Datatilsynet 8.2.1 Datatilsynets kntaktplysninger er: Datatilsynet Brgergade 28, 5 1300 København K Tlf. 33193200 E-mail: dt@datatilsynet.dk 8