Boligselskabet BSB Gudme

Boligselskabet BSB Gudme Referat af organisationsbestyrelsesmøde 13. marts 2013 kl. 10.00 i fælleshuset på Poppelvej, 5884 Gudme Dagsorden: 1 Boligselskabet BSB Gudme... 2 1.1 Orientering fra formanden... 2 1.2 Bestyrelseshonorar... 2 1.3 Boligselskabets årsregnskab... 2 1.4 Revisionsprotokol... 3 1.5 Bestyrelsens årsberetning... 3 1.6 Boligselskabets budget... 3 1.7 Godkendelse af styringsrapport... 4 1.8 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab... 4 1.9 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder... 4 1.10 Valg af kredsdelegerede til BL... 5 1.11 Årsregnskab for perioden 2010/2011... 5 1.12 Forvaltningsrevision årlig opfølgning... 5 1.13 Udlejningsforhold... 6 1.14 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler... 6 1.15 Digitale syn... 7 1.16 Personaleforhold Generel orientering... 9 2 Boligselskabets afdelinger... 9 2.1 Årsregnskaber... 9 2.2 Driftsbudgetter... 10 2.3 Orientering om driftsforhold... 11 3 Næste møde... 11 4 Eventuelt... 12 Deltagere fra bestyrelsen: Alfred Klausen, formand Henrik Werner Jørgensen, næstformand Asta Fjord Lars Henriksen - Afbud Poul Holme Pedersen Øvrige deltagere: Klavs Hedelund, Regionschef, Domea Dorthe Krammager, Driftschef, Domea Martin Skytte, Driftschef, Domea Bent Møller, Ejendomsmester, BSB Gudme Domea Boligcenter Svendborg, den 3. april 2013 Side 1 af 12

1 Boligselskabet BSB Gudme 1.1 Orientering fra formanden Orientering gives på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Alfred indledte med at byde velkommen, og bemærkede, at han grundet et alvorligt sygdomsforløb ikke havde en egentlig beretning i år. Herefter orienterede Klavs Hedelund om Domea 2015, og hvilken betydning det har/kan få for BSB Gudme. 1.2 Bestyrelseshonorar Bestemmelserne om det samlede årlige honorar til organisationsbestyrelsen findes i 13 i driftsbekendtgørelsen. For regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august 2012 udgør det årlige maksimale vederlag til bestyrelsen kr. 74,08 pr. lejemålsenhed for de første 100 lejemålsenheder i boligorganisationen og kr. 44,44 pr. lejemålsenhed for boligorganisationens øvrige lejemålsenheder De angivne satser indeksreguleres én gang årligt. Bestyrelsen har tidligere besluttet, at honoraret fordeles ligeligt på bestyrelsens medlemmer, dog således at formanden oppebærer dobbelt honorar. Det indstilles til bestyrelsen at godkende, at honoraret fastsættes til det lovlige maksimumniveau, og at princippet for den interne fordeling af honoraret i bestyrelsen fortsætter uændret i kommende regnskabsår. Beslutningen tiltrådt. 1.3 Boligselskabets årsregnskab Boligselskabets årsregnskab godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Boligselskabets årsregnskab for perioden 2011/2012 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Regnskabet udviser et overskud på kr. 25.747. Bemærkninger til årets resultat samt til boligselskabets generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskabet, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Årsregnskabet blev godkendt. Side 2 af 12

1.4 Revisionsprotokol Revisionsprotokol til årsregnskab for boligselskab og afdelinger godkendes endelig af repræsentantskabet efter forudgående godkendelse i organisationsbestyrelsen. Revisionsprotokol til årsregnskab for perioden 2011/2012 fremgår af regnskabsbogen, der udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse. Domea har følgende kommentarer til protokollen: Der er ikke angivet hverken forbehold eller anmærkninger i revisionsprotokollatet, og der er heller ikke fundet anledning til at betvivle regnskabsaflæggelsen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender revisionsprotokollen, som herefter forelægges repræsentantskabet til endelig godkendelse. Revisionsprotokollen blev godkendt. 1.5 Bestyrelsens årsberetning Bestyrelsens beretning for seneste regnskabsår er optrykt i boligselskabets årsregnskab og suppleres eventuelt med andre skriftlige materialer eller en mundtlig beretning på repræsentantskabsmødet. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsberetningen til forelæggelse for repræsentantskabet. Årsberetningen blev godkendt. 1.6 Boligselskabets budget Boligselskabets budget godkendes endeligt af organisationsbestyrelsen og forelægges repræsentantskabet til orientering. Forslag til budget for perioden 2013/2014 fremgår af regnskabsbogen som udsendes senest 1 uge forud for mødets afholdelse og indeholder udover selve budgettet - en oversigt over den forventede udvikling i boligorganisationens dispositionsfond, arbejdskapital og egen trækningsret. Domea har følgende kommentarer til budgetforslaget: Det forsøges at budgettere med en jævn udvikling i indtægter og udgifter Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, som herefter forelægges førstkommende ordinære repræsentantskabsmøde til orientering. Budgettet for 2013/2014 blev godkendt. Side 3 af 12

1.7 Godkendelse af styringsrapport Til brug for styringsdialogen med kommunen skal bestyrelsen udarbejde og indsende en årlig rapport til kommunen. Styringsrapporter for boligorganisationen og afdelingerne er vedlagt. Domea har opdateret de økonomiske og statistiske oplysninger, men der er behov for, at bestyrelsen gennemgår og tilpasser de mere bløde og politisk betonede oplysninger. Det indstilles, at bestyrelsen gennemgår, tilpasser og godkender styringsrapporterne. Svendborg kommune har netop afholdt første runde af styringsdialogmøder, hvor også BSB Gudme har været indkaldt. Grundet Alfreds sygdom, deltog kun Martin og Dorthe i mødet, referat er endnu ikke udsendt. Kommunen opfordrede til, at selskabet er åben overfor eventuelle samarbejdspartnere, så der kan opnås en større grad af soliditet. Det blev på mødet påpeget, at der er lidt uoverensstemmelse mellem afdelingernes dokumentationspakke og selskabets pakke, hvorfor det er nødvendigt at kigge rapporten igennem endnu engang, og eventuelt rette, inden den sendes til kommunen. 1.8 Indstilling af kandidater til Domeas repræsentantskab De administrerede boligselskaber kan til Domeas repræsentantskab vælge én repræsentant for hver påbegyndt 200 lejemålsenheder i drift dog maksimalt 7 repræsentanter. Der vælges blandt bestyrelsens medlemmer og mindst én repræsentant skal være beboervalgt. En deltagende repræsentant fra boligorganisationen kan gives fuldmagt til at råde over samtlige boligorganisationens stemmer i Domeas repræsentantskab. Boligselskabet BSB Gudme kan vælge op til 2 repræsentanter. Repræsentanterne vælges af repræsentantskabet efter indstilling fra organisationsbestyrelsen Det indstilles, at bestyrelsen af sin midte indstiller op til 2 repræsentanter til valg til Domeas repræsentantskab for 1 år. Alfred Klausen og Henrik Werner Jørgensen blev valgt som repræsentanter for BSB Gudme. 1.9 Valg af deltagere til Domeas regionsmøder Hvert år afholdes to regionsmøder i hver af Domeas regioner. Adgangs- og stemmeberettigede på regionsmøderne er 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen i hver boligorganisation. Det er tidligere besluttet, at repræsentantskabet udpeger de stemmeberettigede deltagere til regionsmøderne efter indstilling fra organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsens indstillinger vil blive forelagt på mødet. Side 4 af 12

Det indstilles, at bestyrelsen vælger 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen til at deltage i det kommende års regionsmøder. Alfred Klausen og Ulla Pedersen blev valgt. 1.10 Valg af kredsdelegerede til BL BL s kredsarbejde er åbent for alle afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer, men det er kun de valgte/udpegede delegerede, der er opstillings- og stemmeberettigede på BL s kredsvalgmøder. I henhold til BL s vedtægter kan boligorganisationen vælge/udpege 2 kredsdelegerede pr. påbegyndt antal af 500 boliger i kredsen. Boligselskabet BSB Gudme kan vælge op til 2 delegerede. Repræsentantskabet har besluttet at overlade til organisationsbestyrelsen at vælge delegerede. Det indstilles, at bestyrelsen vælger op til 2 kredsdelegerede for 1 år. Henrik Werner Jørgensen og Ulla Pedersen blev valgt som kredsdelegerede til BL. 1.11 Årsregnskab for perioden 2010/2011 Svendborg Kommune har med brev af 25. juni 2012 meddelt, at årsregnskab for perioden 2010/2011 er taget til efterretning. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 1.12 Forvaltningsrevision årlig opfølgning Boligselskabet er underlagt reglerne om forvaltningsrevision og har i den forbindelse godkendt en række målsætninger med konkrete mål. Der henvises til selskabets årsberetning i årsregnskabet, hvor opfølgning og evaluering på forvaltningsrevision er indarbejdet. Det indstilles, at bestyrelsen tager evalueringen til efterretning og godkender at fortsætte med de fastsatte målsætninger og konkrete mål. Orienteringen blev taget til efterretning. Side 5 af 12

1.13 Udlejningsforhold Til selskabets familieboliger er for tiden opnoteret 83 personer. Heraf har 62 personer for tiden valgt at stå i bero og modtager således ikke tilbud om ledige boliger. Til selskabets ungdomsboliger er for tiden opnoteret 61 personer. Heraf har 58 personer for tiden valgt at stå i bero. For de enkelte lejemålstyper i afdelingerne kan ventelisten opgøres som nedenfor. Det bemærkes, at samme ansøger kan tælle med på flere boligtyper og i flere afdelinger. Afdeling Antal boliger Aktive på liste I bro på liste Fraflytnings procent 8301 65 47 36 19,35 8310 34 36 26 7,14 Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orientering blev taget til efterretning. 1.14 Energimærkning, energisyn og driftsjournaler Jf. ny lovgivning skal alle boliger i Danmark energimærkes. For almene boliger gælder, at afdelingerne skal energimærkes i forhold til forbrug af varme, el og vand, samt mulige energioptimeringer, der kan skabe en besparelse i afdelingernes energiforbrug. Som udgangspunkt skal afdelingerne energimærkes hvert 10 år, men hvis der er mulighed for energioptimering med en kort tilbagebetalingstid (under 10 år), skal der mærkes hver 7. år. (Dette skyldes at forbedringer i forbindelse med energioptimering, skal fremgå af energimærkningen). Selve energimærkningen foretages af certificerede firmaer. Domea har p.t. sendt denne opgave i EU- udbud, således at der opnås de billigste priser på denne energimærkning. For at en afdeling kan opnå de billige priser på energimærkning skal afdelingen kunne dokumentere to ting: At der er foretaget mindst et årlig energisyn af afdelingerne At der er ført driftsjournaler over energiforbrug i alle afdelinger For at alle selskaber, som administreres af Domea, kan overholde disse krav til at blive lovpligtig energimærket, har Energi og Miljø, udarbejdet et koncept til både lovpligtig energisyn og driftsjournaler. Energisynet udføres af Energi og Miljø 1 gang årligt. Prisen for dette energisyn er 5.640 kr. som betales af afdelingen. E-driftsjournal er et IT baseret indberetningssystem, hvis output direkte relaterer sig til de oplysninger som afdelingerne skal dokumentere og aflevere for at kunne Side 6 af 12

blive energimærket. Prisen for dette system er 1.995 kr. ved oprettelse og 1 års brug, herefter 1.140 kr. årligt. Beløbet betales af afdelingerne. Såfremt boligselskaberne/afdelingerne ikke er i stand til at aflevere den fornødne dokumentation, kan der opkræves bøder for ikke at blive energimærket. Afdelingen vil få installeret det omtalte IT system og få udført det årlige energisyn fra Energi og Miljø. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 1.15 Digitale syn Når en lejlighed fraflyttes starter en proces omkring fraflytningssyn. En proces der involverer mange medarbejdere og leverandører. Det kan gøre det både tidskrævende og dyrt, at en beboer finder et nyt hjem. En fraflytning kan effektiviseres, økonomiseres og gøres sikrere med digitalisering, og derfor har Domeas bestyrelse besluttet at tage det endelig skridt og introducere en it-løsning for flyttesyn blandt Domeas kunder. Et digitalt flyttesyn baserer sig på en opmåling af boligernes nettoarealer og med en database med håndværkernes priser. Ved at lade disse informationer tale sammen kan den ejendomsfunktionær der foretager flyttesynet give en klar vurdering af nødvendige udbedringer på stedet og være sikker på, at der kun betales for de rigtige mængder til de rigtige priser. Erfaringer fra andre boligorganisationer med tilsvarende ordninger peger i retning af en besparelse på 1-3 timers administration pr. flyttesag samt en besparelse på håndværkerudgifter for afdelingen og fraflytteren på 20-25 %. Derfor har Domea gennemført et udbud på et system til digitalisering af flyttesyn og dette har resulteret i en rammeaftale med Årstidernes Arkitekter. Aftalens indhold: Digitalisering med henblik på drifts- og procesoptimering samt økonomiske besparelser Journalisering af eksisterende tegningsmateriale og dokumentation Registrering af lejemål Digitalisering af lejemål og bygninger Udbud med henblik på rammeaftaler med entreprenører Udlejningsmateriale til hjemmesider Priser: Der er 2 forskellige priser alt efter hvor detaljeret man ønsker sin digitalisering skal være. Princip 1.a.0 er en typemodellering, hvor de forskellige typer lejemål i ejendommen registreres og opmåles. Pris kr. 689,00 inkl. moms pr. boligenhed. Side 7 af 12

Princip 1.b.0 er en modellering af hele bebyggelsen med individualisering af hver eneste lejemål. Pris kr. 1.189,00 inkl. moms pr. boligenhed. I begge modeller gælder det er såfremt der efterfølgende sker ændringer, f.eks. i forbindelse med råderetssager vil det koste kr. 1.400,- pr. ændring. Udover engangsomkostningen pr. boligenhed skal der indkøbes IT-hardware (Ipad, printer og link) til ca. kr. 12-15.000,- pr. ejendomskontor der skal foretage flyttesyn. Hertil vil der kommer en programserviceaftale på kr. 70,- pr. måned pr. bruger. Boligenheder Det er muligt at købe systemet til hele boligorganisationen, men også at fravælge enkelte afdelinger med fx servicearealer, institutioner eller rene erhvervslejemål. Finansieringsmuligheder. Der er 2 forskellige modeller som kan anvendes til finansiering af udgifterne. Model 1 Organisationen betaler omkostningerne via Dispositionsfonden / arbejdskapitalen. Omkostningen til system kan afholdes af dispositionsfonden, mens arbejdskapitalen skal dække omkostningen til indkøb af hardware, da det ikke er muligt at benytte dispositionsfondens midler til sådanne indkøb. Model 2 Hver enkelt afdeling betaler for sin andel. Konto 1198000 anvendes. Det indstilles, at bestyrelsen godkender indkøbet af system til digitale syn med tilhørende hardware. Ved beslutning herom angives desuden: Valg af princip: 1.a.o Typemodellering 1.b.o Alle lejemål registreres x Valg af omfattede afdelinger: Alle afdelinger omfattet x Følgende afdelinger skal ikke være omfattet. Såfremt der vælges en kombination af principper til afdelingerne, beskrives dette nærmere i referat af mødet. Valg af finansieringsmodel: Model 1 Dispositionsfond / arbejdskapital Model 2 - Afdelingsbetaling x Side 8 af 12

Klavs Hedelund orienterede om BSB Gudmes fraflytningsstatistik og de forventede besparelser ved indførelse af digitalt fraflytningssyn. I 2012 var de samlede udgifter i forbindelse med fraflytning i BSB Gudme kr. 510.000,-. Besparelsen ved digitalt fraflytningssyn, hvor alle overflader er målt nøjagtigt op, ligger erfaringsmæssigt på 20-25 %. Ved en besparelse på 22 % opnås en besparelse på kr. 112.000,-, som skal deles ligeligt mellem fraflytter og afdelingen. Besparelsen pr. år forventes derfor at udgøre ca. kr. 56.000,- for BSB Gudme. Investeringen i program og udstyr ved valg af den lille pakke udgør kr. 160.000,-, hvilket medfører en tilbagebetalingstid på ca. 3 år, som er en fornuftig forrentning. Ud over investeringen i kuffert, Ipad, printer og system, vil der være en beskeden udgift til programafgift. Der blev spurgt til, om personalet ønsker systemet, og der var positive meldinger fra Bent og fra de kollegaer i Svendborg, som allerede anvender systemet. Det kan forventes, at det tager op imod et år inden systemet tages i brug, da der muligvis skal laves udbud sammen med en anden organisation for at få et bedre udbudsgrundlag. Det blev besluttet at indføre digitalt fraflytningssyn så hurtigt, som det kan lade sig gøre, når det tages i betragtning, at der skal være et fornuftigt udbudsgrundlag. 1.16 Personaleforhold Generel orientering Lanceringen af Domea 2015, som præsenteres nærmere for formand og næstformand primo marts 2013, kan betyde en ændring i personaleforholdene, idet der lægges op til, at nuværende driftschefer og boligrådgivere ansættes i organisationerne fremfor i Domea. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 2 Boligselskabets afdelinger 2.1 Årsregnskaber Boligafdelingernes årsregnskaber godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse af afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet. Afdelingernes årsregnskaber for perioden 2011/2012 fremgår af regnskabsbogen. Afdelingernes regnskaber udviser følgende resultater: Afdeling 8301: overskud på kr. 462.818 Afdeling 8309: overskud på kr. 125.085 Side 9 af 12

Afdeling 8310: overskud på kr. 46.641 Afdeling 8311: overskud på kr. 74.842 Afdeling 8312: overskud på kr. 2.054 Afdeling 8313: overskud på kr. 40.249 Afdeling 8315: overskud på kr. 43.452 Bemærkninger til årets resultat samt til afdelingernes generelle økonomiske situation fremgår af årsberetningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes årsregnskaber. Afdelingernes årsregnskaber blev godkendt. 2.2 Driftsbudgetter Boligafdelingernes driftsbudgetter godkendes endelig af organisationsbestyrelsen efter forudgående godkendelse på afdelingsmøder. Afdelingernes driftsbudgetter for perioden 2013/2014 vedlægges som bilag. Domea har følgende kommentarer til budgetterne: Generelt: Som følge af overskud i alle afdelinger i regnskabsåret 2011/2012 er resultatkontiene i de fleste afdelinger positive, og der er derfor kun budgetteret med ingen eller små stigninger for 2013/2014. Afdeling 8301: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 8.453.000,- og indebærer en lejeregulering på 1,06 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 15. maj 2013. Afdeling 8309: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 950.000,- og indebærer en lejeregulering på 0 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 14. maj 2013. Afdeling 8310: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 2.718.000,- og indebærer en lejeregulering på 2,32 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde den 22. maj 2013. Afdeling 8311: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.379.000,- og indebærer en lejeregulering på 0 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde ultimo maj 2013. Afdeling 8312: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 1.582.000,- og indebærer en lejeregulering på 1,67 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde ultimo maj 2013. Side 10 af 12

Afdeling 8313: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 307.000,- og indebærer en lejeregulering på -3,97 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde ultimo maj 2013. Afdeling 8315: Budgettet balancerer med indtægter og udgifter på kr. 314.000,- og indebærer en lejeregulering på 0 % pr. 01. oktober 2013. Budgettet forventes godkendt på afdelingsmøde ultimo maj 2013. Det indstilles, at bestyrelsen godkender afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår. Afdelingernes driftsbudgetter for kommende regnskabsår blev godkendt. 2.3 Orientering om driftsforhold Det er desværre ikke lykkedes at få etableret ejendomskontoret som en selvstændig afdeling endnu, men der arbejdes fortsat på det. Det er langt om længe lykkedes for ejendomsmægleren at få styr på lokalplanforholdene på Skolevej i Hesselager, således ejendommen nu kan udbydes til salg. Der pågår p.t. ombygning af ét af fællesområderne på Søndergade, som efter ombygning vil huse en del af kommunens administration. Samtidig er der krav om etablering af ABA-anlæg i hele bygningen, hvilket iværksættes i forlængelse af ombygningen. Angående ombygning af Gudbjerg Plejecenter, er der rykket for svar fra Landsbyggefonden. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. I forhold til ovenstående er der kommet den besked fra Landsbyggefonden at sagen Gudbjerg Plejecenter, endnu ikke er behandlet, da den er lille i forhold til en del af de andre sager i Landsbyggefonden. Det er aftalt, at Landsbyggefonden må rykkes for svar, hvis ikke vi har hørt fra dem medio april 2013. Der er ønske om en kold garage ved ejendomskontoret, pris ca. kr. 125.000,- Pengene kan tages af de henlagte midler på D/V-planerne i 2014/2015. Der er nu udformet skitse til forhaven på Hesselager Plejecenter planen vedlægges referatet. 3 Næste møde Der blev ikke aftalt nogen ny dato. Side 11 af 12

4 Eventuelt Der var ikke noget til eventuelt. Mødet afsluttet kl. 11:30 Referatet godkendt: Alfred Klausen Formand Referatet tilsendt: Repræsentantskabet Øvrige deltagere Tinus Lassen Thomas Holluf Svendborg den 3. april 2013 DOK/PP Side 12 af 12