NOTAT Den 11. november 2011 hmd Økonomiprincipper i fællesordning for virksomheders betaling for adgang til genbrugsstationerne - Tilmeldeordningen Dette notat beskriver de økonomiske principper i den foreslåede fællesordning for erhvervs betaling for adgang til genbrugsstationerne. Forslaget til fællesordning forventes behandlet på Vestforbrændings bestyrelsesmøde d. 7. december 2011. Opbygning af notatet 1 Formål og generelle forhold (side 1-2) 1.1 Formål 1.2 Generelle forhold 2 De tre omkostningsområder (side 2-4) 2.1 Selve ordningen 2.2 Kommunernes direkte omkostninger 2.3 Fællesaktiviteten for genbrugsstationer 3 Gebyrfastsættelse (side 4) 4 Fordeling af gebyrpengene (side 4-5) 1 Formål og generelle forhold 1.1 Formål med fællesordningen Fællesordningen oprettes med henblik på at Opnå ens gebyrer for erhvervs adgang til genbrugsstationerne i Vestforbrændings opland Udnytte stordriftsfordelen for derved at minimere drifts- og administrationsomkostninger for aktiviteter tilknyttet gebyropkrævningen for erhvervs adgang til genbrugsstationerne 1.2 Generelle forhold Deltagelse i ordningen er frivillig for kommunerne og forudsætter indgåelse af en samarbejdsaftale på lige fod med deltagelsen i de øvrige fællesordninger. Gebyrerne beregnes af Vestforbrænding og skal for at være gyldige efterfølgende vedtages af kommunalbestyrelsen eller det relevante politiske udvalg. Vestforbrændings bestyrelse godkender budget og regnskab samt de til ordningen hørende gebyrer, da de udgør indtægtsgrundlaget.
- 2 - Det er kommunens ansvar, at kommunens regulativ er i overensstemmelse med retningslinjerne for fællesordningen. Deltagelse i ordningen begrænser ikke den enkelte kommunes ret og mulighed for at indrette, bemande og drive genbrugsstationen, som den ønsker. Denne nye fællesordning påvirker heller ikke driften og administration af Fællesaktiviteten for genbrugsstationer. Ordningen er omfattet af hvile-i-sig-selv-princippet, dvs. et eventuelt over- eller underskud i ordningen skal udlignes over gebyrerne de følgende år. Ordningen omfatter opkrævning og fordeling af alle omkostninger forbundet med virksomhedernes benyttelse af genbrugsstationerne: Omkostninger forbundet med opkrævning af gebyrer (administration, information, IT-systemer, registreringssystemer mm.) Omkostninger til stikprøvekontrol (administration og kontrollører) Kommunens direkte omkostninger til driften af genbrugsstationen (materiel, bygninger, driftsmidler, bemanding mm.) Kommunens omkostninger til deltagelse i Vestforbrændings fællesaktivitet (containere, transport og behandling) 2 De tre omkostningsområder 2.1 Selve fællesordningen Fællesordningen, dvs. Vestforbrænding, står for alt det praktiske og administrative omkring opkrævningen af gebyrer for erhverv. Ordningen vil have lønomkostninger, udgifter til it-systemer, kontrolsystemer, informationsmateriale, brugerundersøgelser mv. i forbindelse med de aktiviteter, der foregår i regi af Vestforbrænding i forbindelse med ordningen. Disse omkostninger skal budgetlægges og være indeholdt i de gebyrer, der opkræves hos erhverv for adgang til genbrugsstationerne. Omkostningerne hertil fordeles ligeligt på gebyrerne med udgangspunkt i en enhedspris pr. besøg. På baggrund af budgettet og det estimerede antal solgte klip og abonnementer (som prismæssigt også er baseret på antal klip ) divideres de forventede omkostninger med det forventede antal klip (inkl. de klip, der er indeholdt i et abonnement). 2.2 Kommunernes direkte omkostninger Hver kommune har en række direkte omkostninger forbundet med etablering og drift af en eller flere genbrugsstationer. Det er f.eks. personale, husleje, bygninger, maskiner, elektricitet mv. Fastsættelse af enhedsprisen Da der ikke er fastsat bindende regler for, hvordan kommunerne skal dele disse basisomkostninger, dvs. de direkte omkostninger til personale, husleje mv., mellem henholdsvis husholdninger og erhverv, er det tillagt en vis grad af subjektivitet at vælge de rigtige principper.
- 3 - Der tages her udgangspunkt i det mest umiddelbart logiske; at kommunernes direkte omkostninger bliver fordelt ligeligt på alle besøg, idet personalebehovet og slid på anlæg mv. ikke vurderes at være afhængig af affaldstyper, affaldsmængder, den enkeltes besøgshyppighed mm. Antallet af besøg bliver løbende opgjort automatisk på de enkelte genbrugsstationer. Opgørelsen vurderes at være rimelig retvisende, og de besøgende, der er blevet dobbeltregistrerede i forbindelse med, at de er kørt ud og ind flere gange i forbindelse med aflæsning af flere fraktioner, vurderes at blive opvejet af de begrænsede perioder, hvor udstyret har været ude af drift. Enhedsprisen fås således ved at tage de samlede direkte omkostninger og dividere med det samlede antal besøgende. Ens enhedspriser Ved opgørelse af de samlede direkte omkostninger er der taget udgangspunkt i driftsomkostninger ved de seks genbrugsstationer, hvor Vestforbrænding står for driften, idet disse vurderes at være budgetmæssigt helt udskilte fra andre beslægtede omkostninger, de forskellige udgiftsposter er nogenlunde ensartet opført, og fordi de repræsenterer et bredt spekter af genbrugsstationer. Kommunernes teknikere har efterfølgende vurderet de tilsvarende udgiftsposter i deres egne kommuner, og der er ikke indkommet indsigelser mod metoden eller resultatet. Der er på den baggrund lavet et kvalificeret bud på, hvor store de samlede omkostninger er til bemanding, maskiner, husleje mv. i hele fællesordningen. Ved at betragte alle genbrugsstationer under ét bliver det således, at selvom kommunernes direkte omkostninger kan variere fra genbrugsstation til genbrugsstation, kompenseres den enkelte genbrugsstation i forhold til den estimerede belastning på en typisk genbrugsstation i Vestforbrændings opland. 2.3 Fællesaktivteten for genbrugsstationer Kommunerne har også en indirekte omkostning; Fællesaktiviteten for genbrugsstationer. Fællesaktiviteten for genbrugsstationer står for containere, transport af affaldet til behandlingsanlæg, og for at affaldet bliver behandlet. Her udover står fællesaktiviteten for en række andre tværgående tiltag f.eks. uddannelsestilbud til pladsmedarbejderne, kampagnemateriale om f.eks. klare plastsække oma. I modsætning til metoden ved kommunernes direkte omkostninger antages det her, at en virksomhed i gennemsnit belaster genbrugsstationen mere end en husstand pr. besøg. Dette er baseret på brugerundersøgelserne fra 2010 af, hvad og hvor meget affald henholdsvis virksomheder og husholdninger har med, når de benytter genbrugsstationen. Der er i denne sammenhæng ikke taget højde for eventuelle ændringer i brugsmønstrene som følge af indførelse af en tilmeldeordning. Indtil der er registreret ændringer i brugsmønstret, tages der udgangspunkt i de foreliggende data. Det antages endvidere, at når der også tilbydes en abonnementsordning, vil incitamentet til at fylde mere i bilen eller traileren ikke være stort.
- 4 - På baggrund af disse oplysninger om en gennemsnitsvirksomheds affald pr. besøg er omkostningerne til transport og behandling pr. besøg blevet udregnet. Lige som det gør sig gældende for kommunernes direkte omkostninger til bemanding, materiel mv. har fællesaktiviteten også en række omkostninger, som er mere eller mindre uafhængige af hvem og hvor mange, der benytter genbrugsstationerne. Det er omkostninger til administrativt personale, it-systemer o.lign. Disse omkostninger fordeles på samme måde som for kommunernes direkte omkostninger, dvs. ligeligt på alle besøg. Det samlede antal besøgende er her det samme tal, som anvendes ved fordeling af kommunernes direkte omkostninger. På den baggrund fremkommer en gennemsnitlig enhedspris for en virksomheds besøg på genbrugsstationen. 3 Gebyrfastsættelse 3.1 Beregning af gebyrer Der er for både kommunernes direkte omkostninger og for Fællesaktiviteten for genbrugsstationer udregnet en enhedspris pr. besøg. Disse enhedspriser anvendes sammen med enhedsprisen for ordningens direkte omkostninger ved fastlæggelse af gebyrets størrelse, idet gennemsnitsgebyrets størrelse er summen af de tre enhedspriser. Som ved fordeling af omkostningerne mellem husholdninger og erhverv holdes der fast i princippet om, at de faste omkostninger fordeles ligeligt på alle besøg, dvs. et besøg belaster/koster det samme uanset biltype og affaldsmængde for så vidt angår den del af gebyret, der dækker de faste omkostninger. For de variable omkostninger, dvs. de omkostninger, der afhænger af affaldsmængden, fordeles disse på de valgte køretøjskategorier på baggrund af de indsamlede data november 2011 om forskellige køretøjers gennemsnitlige medbragte affaldsmængde. Ved udregning af et årsabonnement ganges der med det forventede gennemsnitlige antal besøg for de respektive kategorier af køretøjer, baseret på en række undersøgelser i 2010 og 2011. 4 Fordeling af gebyrpengene på de tre omkostningsområder 4.1 Fordeling af gebyrpengene Når året er gået, gøres det op hvor mange penge, der er indbetalt af virksomhederne til fællesordningen. For at opnå, at ordningen balancerer økonomisk, godtgøres selve ordningen i forhold til de faktisk afholdte omkostninger forbundet med virksomhedernes betaling, kontrolsystemer, information mv. Ordningen får således altid dækket sine faktiske omkostninger, hvilket sikrer, at ordningen samlet set går i nul.
- 5 - Den resterende del af pengene fordeles ud til henholdsvis kommunerne og Fællesaktiviteten for genbrugsstationer på baggrund af en fordelingsnøgle. Fordelingsnøglen fastsætter, dels hvor meget der skal fordeles til henholdsvis kommunerne og Fællesaktiviteten for genbrugsstationer, og dels hvor stor andel den enkelte kommune skal have af det beløb, der fordeles direkte til kommunerne. I takt med, at der indhentes erfaringer, og der sker ændringer i de indeholdte omkostninger, vil fordelingsnøglen blive justeret. På lige fod med fordelingsmodellen, der anvendes til fordeling af omkostningerne i Fællesaktiviteten for genbrugsstationer, vil fordelingsnøglen og ændringer af denne skulle besluttes af Vestforbrændings bestyrelse. Hvis de faktisk afholdte omkostninger for ordningens direkte omkostninger passer med budgettet, og indtægterne svarer til det budgetterede, vil kommunerne og Fællesaktiviteten for genbrugsstationer blive godtgjort med de enhedspriser, der har ligget til grund for gebyrfastsættelsen, i forhold til det forventede antal virksomhedsbesøg på den enkelte kommunes genbrugsstation. Men hvis der er brugt færre eller flere penge end budgetteret til ordningens direkte omkostninger, eller hvis der er indbetalt færre eller flere penge end budgetteret, vil enhedspriserne kun blive anvendt som forholdstal, og pengene vil blive fordelt i henhold til disse, dvs. jf. fordelingsnøglen. Kommunerne og fællesaktiviteten vil således få mere eller mindre udbetalt afhængig af, hvor godt budgettet for ordningens direkte omkostninger og indtægter holder.