VALGREGULATIV for forbrugerrepræsentation i bestyrelsen for Vejle Spildevand A/S
1. Formål og baggrund 1.1 Nærværende regulativ fastsætter reglerne for valg af forbrugerrepræsentant i bestyrelsen for Vejle Spildevand A/S (herefter Selskabet ). 1.2 Ifølge Selskabets ejerstrategi kan der vælges 1 forbrugerrepræsentant. For at imødegå risikoen for nødvendigheden af afholdelsen af et yderligere forbrugervalg midt i valgperioden vælges endvidere op til 2 suppleanter for repræsentanten. 2. Selskabets vedtægter 2.1 Selskabets vedtægter indeholder de nærmere bestemmelser om valg af forbrugerrepræsentant, idet nærværende valgregulativ - udover en gentagelse af disse hovedbestemmelser - indeholder en nærmere uddybning og præcisering af den tekniske gennemførelse af valget. 2.2 Valgregulativet er udstedt af Selskabets bestyrelse i henhold til Selskabets vedtægter og ejerstrategi. 3. Valgtidspunkt og valgperiode 3.1 Valg af forbrugerrepræsentant finder sted i det kvartal, hvori der afholdes kommunalvalg, idet der dog afholdes valg første gang i 2. kvartal 2011. 3.2 Forbrugerrepræsentanten vælges for 4 år ad gangen, idet forbrugerrepræsentanten, der vælges ved valg i 2. kvartal 2011, dog kun vælges for perioden indtil 1. januar 2014. 3.3 Forbrugerrepræsentanten indtræder i bestyrelsen i Selskabet den 1. januar i året efter valget. Dog indtræder forbrugerrepræsentanten, der er valgt i 2. kvartal 2011, efter udløb af klagefristen, jf. pkt. 12.1 - og senest efter 14 dage - efter valgresultatets offentliggørelse. Det sidstnævnte princip gælder også ved en eventuel udskydelse af valget i 2. kvartal, samt ved eventuelle fremtidige udskudte valg, som ikke er gennemført inden den 1. januar i det pågældende år. Side 2
4. Forbrugerstatus og valgret 4.1 Forbrugerstatus har enhver fysisk eller juridisk person, som aftager spildevandsydelser fra Selskabet, herunder fysiske eller juridiske personer, der har kontraktligt medlemskab med Selskabet, jf. Betalingslovens 7a. 4.2 Det er ikke en betingelse for at opnå forbrugerstatus og dermed valgret efter Valgregulativet, at forbrugeren er ejer af fast ejendom, som er tilsluttet Selskabets spildevandsanlæg, når blot den fysiske eller juridiske person - som for eksempel som lejer - selv gør brug af spildevandsydelser fra Selskabet. 4.3 Enhver, der på tidspunktet for påbegyndelsen af Valgperioden, jf. pkt. 7.1, er forbruger, jf. definitionen i afsnit 4.1-4.2, har valgret til valget af forbrugerrepræsentant og suppleanter. 4.4 Enhver forbruger har ved gennemførelsen af valget én stemme, som kan afgives på en af de opstillede kandidater, jf. pkt. 8. Der kan kun afgives én stemme pr. boligenhed i de tilfælde, hvor der bor flere fysiske personer i samme boligenhed (her forstået som hus, lejlighed, værelse med eget toilet beliggende i Selskabets kloakopland eller fast ejendom omfattet af Betalingslovens 7a). 4.5 Enhver forbruger, jf. definitionen i pkt. 4.1-4.2, som ønsker at afgive stemme, skal rette henvendelse til Selskabet med anmodning om fremsendelse af en stemmeseddel. I den forbindelse påser Selskabet, at der kun udsendes én stemmeseddel pr. boligenhed. 5. Valgbarhed 5.1 Valgbar er enhver myndig, fysisk person, uanset om vedkommende er forbruger. 5.2 Personer, som i forvejen sidder som medarbejdervalgte eller generalforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer, er ikke valgbare. Bestyrelsen i Selskabet kan dog konkret dispensere fra denne bestemmelse i den situation, hvor et generalforsamlingsvalgt bestyrelsesmedlem, som samtidig er medlem af Byrådet, har meddelt, at den pågældende ikke stiller op ved det næste kommunalvalg. En sådan kandidat kan stille op til forbrugervalget, under forudsætning af bestyrelsens godkendelse, i hvilket tilfælde det pågældende bestyrelsesmedlem vil være afskåret fra at deltage i bestyrelsens eller Valgudvalgets behandling af sager, som på nogen måde vedrører det pågældende forbrugervalg. Side 3
6. Valgledelse Valget ledes af den siddende bestyrelse i Selskabet eller af et blandt bestyrelsen udpeget udvalg (herefter Valgudvalget ), der har det overordnede ansvar for valgets gennemførelse og træffer alle beslutninger angående ledelsen af valget, herunder vedrørende valgbarhed og valgret. Beslutningerne træffes i overensstemmelse med nærværende regulativ, vedtægterne i Selskabet og bekendtgørelse nr. 1194 af 14. oktober 2010 om forbrugerindflydelse i vandselskaber. 6.1 Bestyrelsen eller Valgudvalget kan udpege en mere teknisk valgledelse, der forestår den praktiske gennemførelse af valget. 6.2 Bestyrelsen/Valgudvalget har ansvaret for, at der bliver udarbejdet dokumentationsmateriale fra valget, hvor alle forhold af betydning, herunder referater, indhold af bekendtgørelser, beslutninger, valgresultater, skal fremgå. Dokumentationsmaterialet skal opbevares i 5 år og være offentligt tilgængeligt efter konkret anmodning. 7. Valgperiode og annoncering heraf 7.1 Valgudvalget fastsætter en periode for valgets afholdelse (herefter Valgperioden ), hvis udløb samtidig er frist for indsendelse af brevstemmer. Valgperioden annonceres i den lokale presse og på Selskabets hjemmeside senest 2 måneder før Valgperiodens afslutning. 8. Opstilling af kandidater 8.1 Valgudvalget skal samtidig med den i pkt. 7.1 nævnte annoncering, opfordre kandidater til at stille op. Kandidatanmeldelsesskema kan rekvireres hos Selskabet. 8.2 Forslag til kandidater skal være Selskabet i hænde senest 30 dage efter den første annoncering af valget i den lokale presse. 8.3 Kandidater skal på kandidatanmeldelserne erklære sig villige til at modtage valget. 8.4 Bestyrelsen/Valgudvalget konstaterer, hvorvidt de opstillede kandidater er valgbare. Senest dagen før Valgperiodens start skal Valgudvalget offentliggøre den godkendte kandidatliste på Selskabets hjemmeside samt ved annoncering i den lokale presse. Side 4
8.5 Hvis der ved udløbet af den i punkt 8.2 nævnte frist kun er anmeldt 1 kandidat, betragtes kandidaten som valgt uden afholdelse af valg, såfremt kandidaten opfylder valgbarhedsbetingelserne. 8.6 Ved rettidig modtagelse af mere end 1 kandidat til valget, udfærdiges stemmesedler med angivelse af samtlige kandidater i tilfældig rækkefølge, idet rækkefølgen afgøres ved lodtrækning forestået af Selskabet. 8.7 Hvis der ved udløbet af den i pkt. 8.2 nævnte frist er anmeldt færre end 2 kandidater, justeres antallet af suppleanter, som skal vælges til 1. 8.8 Hvis der ved udløbet af den i pkt. 8.2 nævnte frist ikke er anmeldt kandidater, aflyses den planlagte valgafholdelse, og der annonceres en udskydelse af det tidligere annoncerede valg på Selskabets hjemmeside og i den lokale presse. Det udskudte valg afholdes efter reglerne i nærværende valgregulativ og fastsættelse af ny Valgperiode og offentliggørelse heraf, jf. pkt. 7.1 sker senest 1 måned efter udløbet af den i pkt. 8.2 nævnte frist. 9. Valghandlingen 9.1 Valghandlingen gennemføres ved afgivelse af stemme pr. brev i Valgperioden. 9.2 Fysiske og juridiske personer, som aftager spildevandsforsyningsydelser til eget forbrug, som ønsker at afgive stemme, skal senest 15 dage før Valgperiodens afslutning rette henvendelse til Selskabet og anmode om fremsendelse af stemmeseddel. Stemmesedler kan kun fremsendes til vælgernes forbrugsadresse, eller alternativt til vælgernes faktureringsadresse. 9.3 Selskabet fører en valgbog, som med udgangspunkt i Selskabets registreringer af ejendomme, som er tilsluttet, eller omfattet af kontraktligt medlemskab, jf. pkt. 4.1 sammen med oplysninger om lejere m.v. i de pågældende ejendomme, er udgangspunktet for afgørelsen af forbrugerens valgret. Alle med forbrugerstatus, jf. pkt. 4.1-4.2, som anmoder om fremsendelse af stemmesedler, indføres i valgbogen. 9.4 Der kan stemmes på én kandidat ved afkrydsning på stemmesedlen. Afkrydses flere kandidater, er stemmesedlen ugyldig. 9.5 Stemmesedlerne skal tilbagesendes til Selskabets advokat/revisor i den medsendte, frankerede svarkuvert og være advokat/revisor i hænde senest kl. 12 dagen efter Valgperiodens udløb. Side 5
9.6 Stemmesedler, som ikke modtages i medsendte, frankerede svarkuvert, er ikke gyldige. Selskabets advokat/revisor afgør spørgsmålet om stemmesedlers gyldighed ud fra ovenstående retningslinjer, idet tvivlsspørgsmål forelægges Bestyrelsen/Valgudvalget. 10. Optælling 10.1 Umiddelbart efter Valgperiodens udløb foretages optælling af de modtagne, gyldige stemmer. 10.2 Optællingen foretages af Selskabets advokat/revisor, der udarbejder protokol over optællingsresultatet til forelæggelse og godkendelse for Bestyrelsen/Valgudvalget. 11. Resultat 11.1 Den kandidat som har opnået de højeste antal stemmer ved valget, er valgt som repræsentant for spildevandsbrugerne i Selskabets bestyrelse. 11.2 Den kandidat, som har opnået det næsthøjeste antal stemmer, er valgt som 1. suppleant for forbrugerrepræsentanten. Den kandidat, som har opnået det tredjehøjeste antal stemmer, er valgt som 2. suppleant for forbrugerrepræsentanten. Princippet om, at det er den suppleant, som blandt suppleanterne ved valget har opnået det højeste antal stemmer, som indtræder i bestyrelsen ved det førstkommende bestyrelsesmedlems forfald, indskrives i valgprotokollatet. Suppleanterne anmeldes ikke til Erhvervs- og Selskabsstyrelsen i forbindelse med valget (modsat suppleanter for medarbejderrepræsentanter). 11.3 Ved stemmelighed mellem 2 kandidater, afgør Selskabets advokat/revisor ved lodtrækning, hvilken af kandidaterne, der skal betragtes som valgt som henholdsvis forbrugerrepræsentant, 1. eller 2. suppleant. Den kandidat, der taber lodtrækningen, er herefter valgt på næste plads som henholdsvis 1. eller 2. suppleant - eller ikke valgt. 11.4 Valgresultatet offentliggøres umiddelbart efter Bestyrelsens/Valgudvalgets godkendelse af protokollen, jf. pkt. 10.2. Offentliggørelsen sker på Selskabets hjemmeside. 12. Klage over valget 12.1 Klage over valget skal skriftligt være modtaget hos Selskabet senest 6 dage efter resultatets annoncering, jf. pkt. 11.4. 12.2 Bestyrelsen/Valgudvalget træffer endelig afgørelse om klagen. Side 6
13. Udtræden 13.1 Hvis det forbrugervalgte bestyrelsesmedlem udtræder af bestyrelsen - uanset af hvilken grund - erstattes den pågældende af 1. suppleanten i overensstemmelse med pkt. 11.2. Såfremt 1. suppleanten imidlertid er blevet forhindret/ikke ønsker at indtræde i bestyrelsen på det pågældende tidspunkt, indtræder i stedet 2. suppleanten i bestyrelsen, jf. også principperne i pkt. 11.2. 13.2 Måtte den situation indtræffe, at der på baggrund af forfald for det forbrugervalgte bestyrelsesmedlem og suppleanter ikke længere sidder 1 forbrugervalgt bestyrelsesmedlem i bestyrelsen, kan bestyrelsen beslutte, at der skal afholdes et nyt, supplerende forbrugervalg, selv om forbrugerrepræsentantens valgperiode ikke er udløbet, jf. pkt. 3.2. Vejle, den 22. februar 2011 Bestyrelsen i Vejle Spildevand A/S: Jens Ejner Christensen (formand) Søren Peschardt (næstformand) Lars Kromann-Larsen Karl Erik Lund Jakob Ejskjær Per Iversen Side 7