GUIDEN FOR FORENINGER OG AFTENSKOLER

GUIDEN FOR FORENINGER OG AFTENSKOLER For de folkeoplysende foreninger april 2014 version 2

Indhold Om foreningsguiden 3 At være forening 4 Godkendelse af folkeoplysende forening 4 Børneattester 5 Foreningsportalen 5 Hvad kan foreningerne få støtte til? 6 Medlemstilskud 6 Lokaletilskud 7 Medlems- og lokaletilskud Hvordan? 9 Nye foreninger 9 Ansøgning om tilskud 9 For sent indsendte ansøgninger 9 Stikprøvekontrol 10 Hvad kan aftenskolerne få tilskud til? 11 Tilskud til leder- og lærerløn 11 Lokaletilskud 12 Tilskud til aftenskolerne Hvordan? 13 Nye aftenskoler 13 Ansøgning om tilskud 13 For sent indsendte ansøgning 13 Opgørelse af tilskud 13 For sent indsendte opgørelser 13 Deltagere fra andre kommuner 13 Lån af kommunale lokaler, haller og udendørsanlæg 14 Hvem kan søge? 14 Særlige vilkår og rammer 15 Enkeltstående arrangementer 15 Hvordan ansøger man? 15 For sent indsendte ansøgninger 16 Retningslinjer for brug af kommunale lokaler 17 Overnatning i kommunale lokaler 18 Takster 19 2

Om foreningsguiden I Foreningsguiden kan du se, hvordan Vordingborg Kommune støtter det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde med økonomisk tilskud og anvisning af kommunale lokaler, haller og udendørsanlæg. Det frivillige folkeoplysende foreningsarbejde tager udgangspunkt i at fremme et aktivt medborgerskab og styrke medlemmernes indflydelse på og forståelse af at leve i et demokratisk samfund. Sigtet er at styrke medlemmernes evne og lyst til at tage ansvar for eget liv og til at deltage aktivt og engageret i samfundslivet. Foreningsguiden er Vordingborg Kommunes udmøntning af folkeoplysningslovens regler om det frie folkeoplysende foreningsarbejde. Folkeoplysningsloven og Foreningsguiden forvaltes af Kultur-, Idræts- og Fritidsudvalget i Vordingborg Kommune og administreres af Kultur- og Fritidssekretariatet. Udvalget bliver løbende orienteret om sagsbehandlingen, ligesom principielle sager bliver forelagt udvalget. Eventuelle spørgsmål kan rettes til: Kultur- og Fritidssekretariatet Kontoradresse: Østerbro 2, 4720 Præstø Postadresse: Valdemarsgade 43, 4760 Vordingborg E-mail: foreningsportalen@vordingborg.dk 3

At være en forening I Danmark er foreningsfrihed en grundlovssikret rettighed. Det betyder, at alle kan danne en forening uden tilladelse og med et hvilket som helst lovligt formål. Ideen til at danne en forening opstår ofte, når mennesker mødes omkring en fælles aktivitet. Det kan være alt fra idræt til spejder, kultur og politik. Foreninger kan have mange forskellige formål. Nogle har et folkeoplysende formål. Andre, hvis formål ikke er folkeoplysende, kaldes ofte frivillige eller sociale foreninger. Forskellen mellem et folkeoplysende og et ikke-folkeoplysende formål kommer ofte til udtryk i foreningens aktiviteter, og hvem de er henvendt til. I folkeoplysende foreninger laves aktiviteterne for og med medlemmerne af foreningen, hvor det frivillige engagement og arbejde er bærende. I frivillige sociale foreninger laver medlemmerne ofte aktiviteter for en bestemt målgruppe, der ikke behøver at være medlem af foreningen. Denne foreningsguide henvender sig til de folkeoplysende foreninger i Vordingborg Kommune. Godkendelse af folkeoplysende foreninger Som frivillig folkeoplysende forening har foreningen mulighed for at få anvist gratis kommunale lokaler samt at ansøge om medlems- og lokaletilskud. For at blive godkendt som en folkeoplysende forening i Vordingborg Kommune, skal foreningen opfylde følgende betingelser: - have formuleret et formål med foreningsdannelsen, som fremgår af vedtægten - tilbyde folkeoplysende virksomhed efter folkeoplysningsloven - have en bestyrelse minimum 5 medlemmer - være demokratisk opbygget - bygge på aktivt medlemskab og have mindst 5 betalende medlemmer - som udgangspunkt være åben for alle, som tilslutter sig foreningens formål - være hjemmehørende i Vordingborg Kommune - have en virksomhed, der er almennyttig og kontinuerlig I foreningens vedtægter skal der stå, hvad foreningens aktiver skal gå til ved foreningens ophør. Der kan ansøges om at blive godkendt løbende. På Vordingborg Kommunes hjemmeside www.vordingborg.dk under Frivillig findes al nødvendig information om start af en forening og godkendelse af en forening som folkeoplysende. 4

Børneattester Samtlige folkeoplysende foreninger, der modtager tilskud og/eller får stillet kommunale lokaler til rådighed, skal erklære overfor Vordingborg Kommune, at de overholder loven omkring indhentelse af børneattester. Dette gøres i forbindelse med ansøgning om tilskud eller kommunale lokaler via foreningsportalen. Her vil foreningen skulle bekræfte, at foreningen overholder reglerne om indhentning af de lovpligtige børneattester. Erklæringen bekræfter, at foreningen indhenter børneattester i det omfang, foreningen ansætter eller beskæftiger personer, der som led i udførelsen af deres opgaver, skal have direkte kontakt med børn under 15 år. Det gælder også i tilfælde, hvor foreningen arrangerer, at eksempelvis forældre deltager i aktiviteter, hvor de har kontakt med børn under 15 år. Det kan f.eks. være, når forældre deltager som frivillige for en forening ved et arrangement. Erklæringen rummer en løbende forpligtelse for foreningen til gennem hele tilskudsåret at indhente børneattester, hvorfor også de foreninger, der ikke har kontakt med børn under 15 år, på erklæringstidspunktet skal afgive en erklæring. Foreningsportalen Foreningsportalen er foreningernes indgang til at ansøge om brug af kommunale lokaler samt medlems- og lokaletilskud. Når en forening bliver godkendt som folkeoplysende, tildeles foreningen automatisk login til portalen. Det er den enkelte forenings eget ansvar at vedligeholde foreningsoplysningerne: - foreningens adresse, mail og telefon - kontaktoplysninger på formand, kasserer og evt. bookingansvarlig De oplysninger, der er registreret under grundoplysningerne, er offentlig tilgængelig. Den enkelte forening vælger selv, om oplysningerne på kontaktpersonerne skal være offentlig tilgængelige. Det er ud fra disse kontaktoplysninger, at Kultur- og Fritidssekretariatet sender forskellig information ud til foreningerne. Det er derfor vigtigt, at oplysninger bliver opdateret, så foreningen ikke går glip af vigtig information. Den enkelte forening kan ligeledes angive, hvilke aktiviteter foreningen tilbyder, og dermed vil borgere kunne søge i portalen og evt. få en liste over forskellige aktiviteter. Der findes vejledning til brug af portalen på portalen under menupunktet Retningslinjer og skemaer. http://foreningsportalen.vordingborg.dk 5

Hvad kan foreningerne få støtte til? Medlemstilskud Medlemstilskuddet er opdelt i et grundtilskud og et aktivitetstilskud. Medlemstilskuddet ydes til foreninger for det antal medlemmer, der er under 25 år. Et medlem betragtes som under 25 år hele det kalenderår medlemmet fylder 25 år. Medlemstilskuddet udbetales bagudrettet på baggrund af reelle tal. Grundtilskud Grundtilskud ydes med 4.000 kr. årligt til godkendte folkeoplysende foreninger, der har mindst 10 medlemmer under 25 år. I flerstrengede foreninger modtager hver aktivitetsafdeling grundtilskud efter samme kriterier. Aktivitetstilskud Unge under 25 år udløser årligt pr. medlem, for aktivitet med instruktion et antal point afhængig af, hvor mange uger det enkelte medlem er betalende aktiv i foreningen. Det vil sige, at et passivt medlem ikke udløser point. Der udløses point i forhold til nedenstående: Et medlem under 25 år med aktivitet i 0 20 uger udløser Et medlem under 25 år med aktivitet i 21 30 uger udløser Et medlem under 25 år med aktivitet i 31 52 uger udløser 1 point 2 point 3 point Et medlem kan medregnes for hver aktivitet, hvortil der betales særskilt kontingent. Pointets værdi bliver beregnet umiddelbart efter ansøgningsfristen. Det bliver beregnet på baggrund af følgende: - de indkomne ansøgningers samlede antal medlemmer under 25 år - det årlige kontingent pr. medlem - den afsatte budgetramme for året (I 2014 udgjorde 1 point 66 kr.) Eksempel 1: Et medlem under 25 år deltager i en vintersæson på 20 uger og en sommersæson på 20 uger. Der betales særskilt kontingent til hver sæson. Dette medlem udløser 1 point pr. sæson. Eksempel 2: Et medlem under 25 år deltager i en sæson på i alt 40 uger og betaler ét samlet kontingent. Dette medlem udløser 3 point. Det kommunale tilskud, der udløses af et medlem, kan ikke overstige det kontingent, medlemmet betaler for den konkrete aktivitet. Af budgetrammen for medlemstilskud afsættes hvert år 50.000 kr. til nye foreninger, der bliver godkendt i løbet af året. Udover medlems- og lokaletilskud kan foreningerne søge tilskud via forskellige puljer. Puljerne er beskrevet på Vordingborg Kommunes hjemmeside under Frivillig. 6

Lokaletilskud Der ydes lokaletilskud til foreninger, der benytter egne eller lejede lokaler. Vordingborg Kommune giver tilskud på 65 % af driftsudgifterne for medlemmer under 25 år. Lokaletilskuddet udbetales bagudrettet på baggrund af reelle tal. Lokaletilskuddet kan dog højst udgøre 2.500 kr. pr. medlem pr. år under 25 år. I beregningen medtages kun det antal medlemmer, der benytter lokalet. Det vil sige, at et medlem kun kan tælles med én gang, uansat antal aktiviteter og kontingenter. Tilskuddet nedsættes procentvis i forhold til det antal medlemmer, der er over 25 år. Eksempel: Samlet antal medlemmer, der benytter lokalet 200 Heraf medlemstal under 25 år 150 Lokaleudgifter i alt 100.000 Fradrag for medlemmer over 25 år. 50 af 200 = 25 % 25.000 Beregningsgrundlag 75.000 Lokaletilskud 65 % 48.750 Instruktører og ledere over 25 år fradrages ikke, hvis disse samtidig betaler kontingent for den pågældende aktivitet. Vordingborg Kommune kan undlade at imødekomme nye ansøgninger om lokaletilskud, hvis kommunen kan anvise et egnet lokale eller anlæg. Ved nye ansøgninger forstås ansøgninger: - fra nye foreninger - om nye lokaler - om udvidelse af timetal - om ombygning og udvidelse mv. af et eksisterende lokale, der ikke skyldes udefrakommende krav Vordingborg Kommune kan desuden undlade at yde lokaletilskud til nye lokaler samt lejemål, hvis det medfører væsentlige merudgifter eller er en udvidelse af tilskudsgrundlaget. Der ydes ikke tilskud til - lokaleudgifter i forbindelse med offentlige entrégivende arrangementer - lokaleudgifter i forbindelse med arrangementer, hvis hovedformål er afholdelse af spil, herunder andespil, bingo og lignende, hvori der indgår økonomisk gevinst for foreningen Hvad kan der søges tilskud til Der kan ansøges om tilskud til egne og lejede lokaler og anlæg. Ved lokaler forstås også haller og klubhuse. Ved anlæg forstås lejrpladser, bowlingbaner, golfbaner, skydebaner, go-cart baner, springgrave, ridehaller, tennisbaner, kroket baner og svømmehaller. Hertil ydes der tilskud til såvel lejeudgifter og vedligeholdelse. 7

Udgift Beskrivelse Lejede Egne Lejeudgifter Her medregnes udgifter til leje af eksterne lokaler og anlæg såvel faste som enkeltstående lejemål. Renter af prioritetsgæld Der ydes IKKE tilskud til livreddere, skoleje eller andre ydelser/udstyr, der bruges i forbindelse med udførelsen af aktiviteten. Her medregnes renter og bidrag af prioritetsgæld. Der ydes IKKE tilskud til afdrag på prioritetsgælden. Der x ydes IKKE tilskud til renter og afdrag på andre typer lån. Skatter og afgifter Her medregnes udgifter til ejendomsskatter x Bygningsforsikring Her medregnes udgifter til forsikringen på bygningen. x Vedligeholdelse Der ydes IKKE tilskud til løsøre- og ansvarsforsikringer samt Falck-abonnement. Her medregnes udgifter til foreningens andel af udgifter til reparationer og udbedringer, som har til formål at genetablere lokalets/anlæggets oprindelige standard. x x x Ved lejede lokaler, skal det fremgå af lejekontrakten at vedligeholdelse påhviler lejeren. EL-udgifter Vandudgifter Varmeudgifter Rengøring Opsyn Der ydes IKKE tilskud til inventar/løsøre Her kan medregnes faktiske udgifter til el. Evt. tilbagebetaling skal modregnes. x x Her kan medregnes faktiske udgifter til vand. Herunder vandafledningsafgift. Evt. tilbagebetaling skal modregnes. x x Her kan medregnes faktiske udgifter til varme. Evt. tilbagebetaling skal modregnes. x x Her medregnes udgifter til rengøringsartikler og til aflønning af rengøringspersonale. x x Der ydes IKKE tilskud til toiletpapir, håndsæbe og lignende. Her medregnes aflønning til fornødent opsyn med lokalet. x x 8

Medlems- og lokaletilskud Hvordan? Nye foreninger Foreninger, der godkendes som folkeoplysende i løbet af året, er berettiget til tilskud fra den måned, foreningen er godkendt. Tilskuddet beregnes dog først fra den måned, hvor vi modtager ansøgning om tilskud. Nye foreninger og foreninger, der ikke tidligere har modtaget lokaletilskud, skal kontakte sekretariatet for at ansøge om lokaletilskud. Modtager vi eksempelvis ansøgningen i maj, vil tilskuddet blive beregnet med 8/12. Ansøgning om tilskud Der ansøges om tilskud via foreningsportalen. Foreningsportalen er åben for ansøgning om tilskud i perioden 15. december - 31. januar. Der sendes information ud omkring dette via foreningsportalen til den, der er registreret som kasserer i foreningsportalen. Hvis der ikke er registreret en kasserer, sendes mailen til den mailadresse, der er registreret under foreningens grundoplysninger. En uge inden ansøgningsfristens udløb udsendes påmindelse. Der vil IKKE blive rykket yderligere for manglende ansøgninger. Tilskuddet udbetales 1. marts. Det er foreningens eget ansvar at opdatere og vedligeholde foreningsoplysninger i foreningsportalen. For sent indsendte ansøgninger Foreninger, der ansøger senere end ansøgningsfristen den 31. januar, vil få reduceret tilskuddet med 1/12 pr. løbende måned fristen er overskredet. Eksempelvis, hvis ansøgningen modtages i løbet af februar måned udbetales tilskuddet med 11/12. Modtages ansøgningen i april udbetales tilskuddet med 9/12. 9

Stikprøvekontrol Hvert år udtages 15 % af foreningerne til stikprøvekontrol. Dette gælder henholdsvis for medlems- og lokaletilskud. Dette sker umiddelbart efter ansøgningsfristen den 31. januar. Ved for sent eller manglende indberetning og dokumentation til stikprøvekontrol, vil hele tilskuddet for det pågældende år blive opkrævet. Medlemstilskud: Foreninger, der er udtaget til stikprøvekontrol vedrørende medlemstilskud, vil få besked om den nærmere procedure. Skulle der være uoverensstemmelser mellem det indberettede i foreningsportalen og medlemslisten, vil foreningen blive orienteret herom og tilskuddet reguleret. Ved større afvigelser har sekretariatet mulighed for at indhente medlemslister 3 år tilbage. Det efterfølgende år kan sekretariatet vælge at følge op på uoverensstemmelsen, ved igen at kræve indsendelse af medlemslister. Lokaletilskud: Foreninger, der er udtaget til stikprøvekontrol vedrørende lokaletilskud, vil få besked om den nærmere procedure. Udgifter, der ikke er dokumenteret med bilag bliver ikke medtaget i beregningen. Der rykkes IKKE for manglende bilag. Dokumentation for husleje kan være kopi af bankoverførsel eller lejekontrakt. Skulle der være uoverensstemmelser mellem det indberettede og de indsendte bilag i forhold til, hvilke udgifter der er tilskudsberettigede, vil foreningen blive orienteret herom og tilskuddet reguleret. Ved større afvigelser har sekretariatet mulighed for at indhente dokumentation 3 år tilbage. Det efterfølgende år kan sekretariatet vælge at foretage en opfølgning, ved igen at kræve dokumentation for de indberettede udgifter. 10

Hvad kan aftenskolerne få støtte til? Tilskud til leder- og lærerløn I Vordingborg Kommune ydes der tilskud til leder- og lærerløn med følgende andele og efter lønsatser fastlagt af undervisningsministeriet: Almen undervisning herunder: - Studiekredse - Foredragsvirksomhed (max 6 løntimer pr. foredrag) Instrumentalundervisning Undervisning af deltagere med handicap i relation til undervisningen i et konkret emne. 1/3 tilskud efter lønsatser fastlagt af undervisningsministeriet 5/7 tilskud efter lønsatser fastlagt af undervisningsministeriet 7/9 tilskud efter lønsatser fastlagt af undervisningsministeriet Løn til leder må højst udgøre 13 % af lærerlønnen. Såfremt de samlede ansøgninger til leder- og lærerløn overstiger den afsatte budgetramme, nedsættes tilskudsbeløbet procentvis. I 2014 udgjorde tilskudsprocenten 86 %. Eksempel: Lærerløn til alm. Undervisning 41.000 Lederløn til alm. Undervisning (max 13 %) 5.300 Beregningsgrundlag 46.300 Tilskudsberettiget 1/3 tilskud 15.433,33 Udbetalt tilskud 86 % 13.272,66 10 % af det bevilligede tilskud skal bruges til debatskabende aktivitet og skal ifølge folkeoplysningsloven opfylde følgende: - skal annonceres og være åben for alle - i det omfang, der er knyttet deltagerbetaling til aktiviteterne, skal størrelse heraf fremgå af annonceringen. Deltagerbetaling er ikke krævet - de debatskabende aktiviteter skal opfylde lovens formål - aktiviteterne skal foregå, så emnerne sættes ind i en bredere samfundsbetonet og helhedsorienteret ramme, og de skal rette sig mod brede målgrupper - emnerne skal være væsentlige, debatskabende og af interesse for fællesskabet - debatskabende aktiviteter skal tilbydes, så der i arrangementet foregår en debat, der inddrager deltagerne aktivt. Debatten skal indgå som en naturlig og væsentlig del af arrangementet - debatskabende aktiviteter kan foregå i et samarbejde med andre foreninger, organisationer, institutioner m.v. - aktiviteten må ikke være behandling, agitation, underholdning, valgkampagner, forkyndelser eller udbredelse af overtro, men der må gerne oplyses og skabes debat herom Den enkelte forening skal aflægge særskilt regnskab. Hvis 10 % puljen ikke bliver brugt til debatskabende aktiviteter, skal beløbet tilbagebetales til Vordingborg Kommune. 11

Puljen kan ikke anvendes til: - befordring af deltagere - forplejning af og udgifter til overnatning for deltagere - materiel, herunder handicapbetingede udgifter af blivende værdi - entréudgifter for deltagere Fleksible undervisningsformer Aftenskolerne har mulighed for at afsætte op til 40 % af det bevilligede tilskud (fratrukket 10 % puljen) til fleksible undervisningsformer. Fleksibel undervisning kan eksempelvis være aktiviteter inden for følgende temaer: Integration, livsstilssygdomme, folkesundhed, forbrugeroplysning og brugerinddragelse. Lokaletilskud I Vordingborg Kommune ydes der tilskud til 75 % af driftsudgifterne til lokaler, der ejes eller lejes af aftenskolen. Tilskuddet ydes med max. 75 % af den gældende lokaletilskudssats udmeldt fra Kulturministeriet. Kultur- og Fritidsudvalget kan undlade at yde tilskud, hvis der kan anvises et egnet kommunalt lokale. Hvad kan der søges tilskud til? Se under lokaletilskud til foreningerne. Evt. leje- eller fremlejeindtægter skal fradrages inden beregningen af lokaletilskud. 12

Tilskud til aftenskoler Hvordan? Nye aftenskoler Aftenskoler, der godkendes som folkeoplysende i løbet af året, er berettiget til tilskud fra det efterfølgende år. Ansøgning om tilskud Der ansøges om tilskud via foreningsportalen. Foreningsportalen er åben for ansøgning om tilskud i perioden 1. oktober til 31. oktober året før. Der sendes information ud omkring dette via foreningsportalen, til den, der er registreret som kasserer i foreningsportalen. Hvis der ikke er registreret en kasserer, sendes mailen til den mailadresse, der er registreret under foreningens grundoplysninger. En uge inden ansøgningsfristens udløb udsendes påmindelse. Der vil IKKE blive rykket yderligere for manglende ansøgninger. Tilskuddet udbetales som aconto beløb med 50 % i januar og 50 % i juli. Det er foreningens eget ansvar at opdatere og vedligeholde foreningsoplysninger i foreningsportalen. For sent indsendte ansøgninger Aftenskoler, der ansøger senere end ansøgningsfristen den 31. oktober, vil ikke være berettiget til tilskud det pågældende år. Opgørelser af tilskud I perioden 1. marts til 31. marts året efter tilskudsåret, skal aftenskolerne indberette de reelle lærer- og lederlønninger samt deltagernes samlede egenbetaling. På baggrund af disse oplysninger reguleres tilskuddet, og evt. for meget udbetalt tilskud opkræves. I samme periode indberetter aftenskolerne de reelle lokaleudgifter via foreningsportalen. Tilskuddet reguleres, og eventuelle differencer opkræves/udbetales. For sent indsendte opgørelser Aftenskoler, der indsender opgørelser efter fristens udløb, vil blive opkrævet det fulde tilskud for det pågældende år. Deltagere fra andre kommuner Mellemkommunal refusion opkræves, når der deltager elever fra andre kommuner i undervisningen. Aftenskoler indsender oplysninger om deltagere fra andre kommuner til Kultur- og Fritidssekretariatet halvårligt. 13

Lån af kommunale lokaler, haller og udendørsanlæg Vordingborg Kommune råder over en lang række lokaler og udendørsanlæg. Det kan være faciliteter som klasseværelser, haller, boldbaner, idrætsanlæg, svømmehaller og andet. De forskellige faciliteter kan ses i foreningsportalen. Kommunalbestyrelsen ønsker, at der skal være lige adgang for folkeoplysende foreningers brug af idræts- og svømmehaller, hvorfor Vordingborg Kommune har indgået driftsaftale med de selvejende haller. Hvem kan søge? Vordingborg Kommune anviser gratis lokaler, haller og udendørsanlæg til godkendte folkeoplysende foreninger hjemmehørende i Vordingborg Kommune, der etablerer folkeoplysende voksenundervisning eller frivilligt folkeoplysende foreningsarbejde i henhold til folkeoplysningsloven. Vordingborg Kommune ønsker at afspejle folkeoplysningslovens intentioner om udlån af kommunale lokaler og har derfor opsat en prioriteringsrækkefølge for de frivillige folkeoplysende foreninger: - Kommunale aktiviteter f.eks. ungdomsskole og musikskole - Frivillige godkendte folkeoplysende foreninger i følgende rækkefølge 1 Aktiviteter for børn og unge 2 Folkeoplysende voksenundervisning 3 Aktiviteter for voksne Udover prioritetsrækkefølgen vil der i anvisningen blive taget højde for øvrige parametre som lokaletype, nærmiljø og brugere med særlige behov. Da der er forskel på, hvor godt egnede de forskellige lokaler er til bestemte aktiviteter, vil lokalerne blive tildelt i forhold til den pågældende aktivitet. I fordelingen vil der i videst muligt omfang blive taget hensyn til aktiviteter med tilknytning til nærmiljøet. Det gælder særligt i forhold til aktiviteter for børn og unge. Ved anvisning af lokaler, der er særlig egnede til handicappede, vil der blive taget hensyn til dette i fordelingen. Vordingborg Kommune ønsker desuden at understøtte øvrige frivillige foreninger og organisationer, der tilbyder aktiviteter for borgerne i kommunen med gratis lokaler med udgangspunkt i Vordingborg Kommunes frivillighedspolitik. Brugere udenfor Vordingborg Kommune samt private kan leje lokaler mod betaling. Aktiviteter og arrangementer, der er indtægtsgivende og offentlige, som fester, messer, udstillinger, loppemarkeder, bankospil mv. skal betale leje for lokalerne i form at leje-takst. 14

Særlige vilkår og rammer Lokaler og haller på skolerne udlånes alle dage, bortset fra det tidsrum, skolerne råder over faciliteterne. Tidsrummet fremgår af foreningsportalen. Lokaler og haller er lukkede i skolernes ferie. Skulle der opstå behov for arrangementer i skolernes ferie, skal ansøgning sendes med mindst 6 ugers varsel til serviceleder eller Kultur- og Fritidssekretariatet. Lokaler, haller og udendørsarealer stilles til rådighed med den indretning og det inventar, der er til rådighed, når lokalerne anvendes til deres primære brug og stilles vederlagsfrit til rådighed med el, varme, rengøring og fornødent udstyr. Primære brug betyder, at Vordingborg kommune har valgt at indrette en række faciliteter til bestemte formål. Den indretning og det inventar må ikke fjernes, fordi en folkeoplysende forening har fået anvist faciliteten. Det kan f.eks. være inventaret i et klasselokale, gymnastiksal eller på en boldbane. Da Vordingborg Kommune f.eks. har et antal fodboldbaner, og en forening bliver anvist til en sådan bane, vil banen være til rådighed med det udstyr, der knytter sig til banens primære brug. Er banen indrettet med fire mål, har foreningen adgang til fire mål og er den indrettet med to, har foreningen to mål at gøre godt med osv. Foreninger, der tilbyder aktiviteter, der kræver indretning og udstyr ud over det, kommunen har i forvejen, kan ikke kræve særlig indretning eller udstyr, selvom der anvises til folkeoplysende virksomhed. Den forening eller bruger, der har fået anvist et lokale, må ikke anvise videre til andre brugere, ligesom foreningen ikke må hindre andre i at benytte lokalet. Vordingborg Kommune kan inddrage tilladelsen til at benytte lokalerne, hvis det gentagne gange konstateres, at disse ikke udnyttes i rimeligt omfang, eller hvis de regler, der er fastsat, overtrædes. Tildelte lokaler, der alligevel ikke skal benyttes, skal afbookes via foreningsportalen hurtigst muligt. Enkeltstående arrangementer Kultur- og fritidssekretariatet eller den pågældende skole/hal kan aflyse aktiviteter til fordel for enkeltstående arrangementer med mindst 3 ugers varsel. Foreningen kan ikke forvente at få stillet et alternativt lokale til rådighed ved en afbooking til fordel for et enkeltstående arrangement. Hvordan ansøger man? I det elektroniske bookingsystem Foreningsportalen kan man søge de tider, brugerne ønsker ligesom man kan se, hvilke tider, der er tilgængelige. Den endelige fordeling meldes ud til brugerne i henhold til gældende frister og retningslinjer. Der kan både søges på årsbasis samt løbende. Foreningsportalen er åben for ansøgning om lokaler til årsbooking i perioden 1. februar til 29. februar. Der sendes information ud omkring dette via foreningsportalen, til den, der er registreret som bookingansvarlig i foreningsportalen. Hvis der ikke er registreret en bookingansvarlig, sendes mailen til den mailadresse, der er registreret under foreningens grundoplysninger. 15

En uge inden ansøgningsfristens udløb udsendes påmindelse. Der vil IKKE blive rykket yderligere for manglende ansøgninger. For sent indsendte ansøgninger Foreninger, der ansøger senere end 29. februar, vil ikke komme med i fordelingen i første omgang, men vil blive tilbudt de resterende tider. 16

Retningslinjer for brug af kommunale lokaler Det er ikke tilladt at færdes andre steder end i de lokaler (med gangareal), som er blevet anvist. Lokalt ordensreglement skal overholdes, såsom maksimalt tilladte personer i lokalet osv. Det er f.eks. ikke tilladt at: - blokere flugtveje - medbringe eller opbevare trykflasker i lokalerne - medbringe eller opbevare farlige stoffer i lokalerne - foretage bygningsmæssige ændringer i lokalerne Er der behov for brug af trykflasker eller farlige stoffer i forbindelse med aktiviteten, påhviler det foreningen i samarbejde med beredskabet at sikre overholdelse af gældende lovgivning. Lokalerne forlades i samme stand, som de modtages. Benyttet inventar, redskaber mv. sættes på plads. Vinduer og døre lukkes, lys slukkes og vandhaner lukkes. Skolens undervisningsmidler og elevernes skolearbejde, herunder ophæng på tavler og i elevskuffer må ikke flyttes eller beskadiges. Idrætsaktiviteter i gymnastiksale og haller må ikke foregå med udendørsfodtøj. Dette gælder også for danseaktiviteter. Glas og flasker må ikke medtages i omklædningsrummene. Ved brug af svømmefaciliteter skal foreningen indsende gyldigt livredderbevis til den pågældende svømmehal, inden foreningens førstkommende brug. Foreningen er ansvarlig for at indsende nyt bevis, inden nuværende bevis udløber. Såfremt nyt bevis ikke indsendes, må svømmefaciliteten ikke benyttes og tiden kan blive booket til anden side uden yderligere varsel. Rygning er ikke tilladt i kommunale bygninger eller på kommunale matrikler - ude som inde. Ved særlige arrangementer som stævner, musikfestivaler eller andet skal der indgås særlig aftale med servicelederen senest 4 uger før arrangementets afvikling om de praktiske forhold. Der udfyldes en formular om modtagelse og aflevering af lokalerne. Formularen findes på foreningsportalen. Det fremgår af den konkrete bookingbesked, hvilken serviceleder eller anden person, der skal kontaktes vedrørende praktiske forhold. På samme bekræftelse vil det også fremgå, hvis der ikke må medbringes egen forplejning, fordi der er en forpagtningsaftale, der dækker det pågældende lokale mv. 17

Overnatning i kommunale lokaler Det er muligt at overnatte i flere af de kommunale lokaler. Det fremgår af Foreningsportalen, hvilke lokaler, der er godkendt til overnatning. Ønsker en forening at overnatte, skal der altid sendes en ansøgning om midlertidig overnatning til Vordingborg Brandvæsen. Denne skal sendes senest 14 dage før arrangementet. Skema findes på Foreningsportalen under menupunktet Retningslinjer og skemaer. Kopi af godkendt ansøgning SKAL afleveres til servicelederen på den pågældende skole/hal inden arrangementets start. 18

Takster Vordingborg Kommune anviser gratis lokaler, haller og udendørsanlæg til godkendte folkeoplysende foreninger hjemhørende i Vordingborg Kommune, der etablerer folkeoplysende voksenundervisning eller frivilligt folkeoplysende arbejde i henhold til folkeoplysningsloven. Vordingborg Kommune ønsker desuden at understøtte øvrige frivillige foreninger og organisationer, der tilbyder aktiviteter for borgerne i kommune, med gratis lokaler med udgangspunkt i Vordingborg Kommunes frivilligpolitik. Ovennævnte foreninger skal ved indtægtsgivende offentlige arrangementer, såsom fester, messer, udstillinger, loppemarkeder, bankospil mv., der ikke er en naturlig del af foreningens aktivitet, betale lokaleleje. Der betales 50 % i forhold til nedenstående takster. Alle øvrige skal betale fuld lokaleleje uanset arrangementets art. Kommunale lokaler kan dog ikke udlånes til private fester eller andre private sammenkomster. Der betales leje af lokalet fra det tidspunkt, forberedelserne påbegyndes til oprydning er tilendebragt. Prisen er incl. hvad der må betragtes som et normalt forbrug af lys, vand og varme samt rengøring og renovation. Lokaleleje opkræves ved udgangen af hvert kvartal. Lokaler Pris pr. time Hverdage Pris pr. time Weekend/Helligdage Pris pr. døgn 24 timer Pr. time ud over Idrætshal (5/8) 300 kr. 600 kr. 3.000 kr. 125 kr. Bårse/Ørslev Idrætshal 400 kr. 800 kr. 4.000 kr. 150 kr. Gymnastiksal 150 kr. 300 kr. 1.500 kr. 75 kr. Aula/Faglokaler 100 kr. 200 kr. 1.000 kr. 50 kr. Klasselokale 50 kr. 100 kr. 500 kr. 25 kr. Festsale, caféer mv. 150 kr. 300 kr. 1.500 kr. 75 kr. VU Teatersal Arrangementer/forestilling er med entré pr. dag Forberedelse/oprydning pr. dag Egne foreninger/teatre uden entré (øvedag mv.) pr. dag 2.000 kr. 1.000 kr. 500 kr. Øvrige takster Pris Bemærkninger Opstilling/nedtagning af borde, stole, scene m.m. 250 kr. pr. time pr. servicemedarbejder Dette tilbud er kun muligt i det omfang, det kan aftales med den enkelte skoleleder. Overnatning Fuld døgn-pris Gælder også for foreninger Erstatning af nøgle til kommunens lokaler 150 kr. pr. nøgle 19