6359/17 hsm 1 DG D 1 A

Transkript

1 Rådet for Den Europæiske Union Bruxelles, den 17. februar 2017 (OR. en) Interinstitutionel sag: 2016/0410 (NLE) 6359/17 SCH-EVAL 67 VISA 58 COMIX 130 RESULTAT AF DRØFTELSERNE fra: Generalsekretariatet for Rådet dato: 17. februar 2017 til: delegationerne Tidl. dok. nr.: 5785/17 Vedr.: Rådets gennemførelsesafgørelse om en henstilling om afhjælpning af de mangler, der blev konstateret ved evalueringen i 2016 af Kroatiens opfyldelse af de nødvendige betingelser for anvendelse af Schengenreglerne på området fælles visumpolitik Vedlagt følger til delegationerne Rådets gennemførelsesafgørelse om en henstilling om afhjælpning af de mangler, der blev konstateret ved evalueringen i 2016 af Kroatiens anvendelse af Schengenreglerne på området fælles visumpolitik, der blev vedtaget af Rådet den 17. februar 2017 på samling. I overensstemmelse med artikel 15, stk. 3, i Rådets forordning (EU) nr. 1053/2013 af 7. oktober 2013 fremsendes denne henstilling til Europa-Parlamentet og de nationale parlamenter. 6359/17 hsm 1 DG D 1 A DA

2 BILAG Rådets gennemførelsesafgørelse om en HENSTILLING om afhjælpning af de mangler, der blev konstateret ved evalueringen i 2016 af Kroatiens opfyldelse af de nødvendige betingelser for anvendelse af Schengenreglerne på området fælles visumpolitik RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION, som henviser til traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde, som henviser til Rådets forordning (EU) nr. 1053/2013 af 7. oktober 2013 om indførelse af en evaluerings- og overvågningsmekanisme til kontrol af anvendelsen af Schengenreglerne og om ophævelse af Eksekutivkomitéens afgørelse af 16. september 1998 om nedsættelse af et stående udvalg for evaluering og anvendelse af Schengenreglerne 1, særlig artikel 1, stk. 1, litra b), og artikel 15, stk. 3, som henviser til forslag fra Europa-Kommissionen, og som tager følgende i betragtning: (1) Formålet med denne gennemførelsesafgørelse er at fremsætte en række henstillinger til Kroatien om foranstaltninger til afhjælpning af de mangler, der blev konstateret under Schengenevalueringen i 2016 af de nødvendige betingelser for anvendelse af Schengenreglerne på området fælles visumpolitik. Efter evalueringen vedtog Kommissionen ved en gennemførelsesafgørelse 2 en rapport om resultaterne og vurderingen heraf, som indeholder en liste over bedste praksis og de mangler, der blev konstateret under evalueringen. 1 2 EUT L 295 af , s. 27. Kommissionens gennemførelsesafgørelse C(2016) 6725om udarbejdelse af rapporten om evalueringen i 2016 af Kroatiens opfyldelse af de nødvendige betingelser for anvendelse af Schengenreglerne på området fælles visumpolitik. 6359/17 hsm 2

3 (2) I lyset af betydningen af at forberede den fulde anvendelse af Schengenreglerne og det fremtidige ind- og udrejsesystem, navnlig hvad angår en korrekt gennemførelse af bestemmelserne i forbindelse med afgørelsen om ansøgning om og udstedelse af visa til kortvarigt ophold, IT-systemet, håndteringen af uudfyldte visummærkater, databeskyttelse og overvågning af eksterne tjenesteydere, bør det prioriteres at gennemføre henstilling 6-8, 16, 22-24, 29-32, 34, 41-45, og (3) Denne gennemførelsesafgørelse bør fremsendes til Europa-Parlamentet og de nationale parlamenter. Senest tre måneder efter dens vedtagelsen bør Kroatien i medfør af artikel 16, stk. 1, i forordning (EU) nr. 1053/2013 udarbejde en handlingsplan for at afhjælpe de mangler, der er konstateret i evalueringsrapporten, og fremlægge den for Kommissionen og Rådet, HENSTILLER til Kroatien: 1. at det ajourfører oplysningerne i standardformularen for afslag og anfører de gebyrer, der på nuværende tidspunkt opkræves for at klage over en afgørelse 2. at det sikrer, at personalet systematisk markerer alle de årsager, der fører til afslag, inddragelse eller annullering af visa, på skærmbilledet med afslag i IT-systemet, således at oplysningerne i databasen altid svarer overens med oplysningerne på standardformularen for afslag; at det overvejer at integrere genereringen af standardformularen for afslag i ITsystemet 3. at det genovervejer behovet for, at den centrale myndighed giver sin forudgående godkendelse af udstedelse af visa til flere indrejser, der er gyldige i mere end et år 4. at det gennemfører et uddannelsesprogram for alt personale, der arbejder i visumafdelinger, vedrørende visumkodeksen, visumhåndbogen og IT-uddannelse i VIS, SIS og andre relevante elementer af Schengenreglerne på området fælles visumpolitik 6359/17 hsm 3

4 5. at det ophører med at anvende antagelighedsstemplet, da retsgrundlaget herfor blev forældet den 29. februar at det sikrer, at ansøgere, der planlægger at opholde sig i Kroatien i mere end 90 dage inden for en periode på 180 dage, får udstedt en tilladelse til at opholde sig i landet ud over de 90 dage 7. at det sikrer, at der tydeligt sondres mellem ugyldiggørelse af en visummærkat og annullering af et visum, og at der ikke anvendes samme stempel for begge IT-system 8. at det registrerer tildelingen af visummærkater til de enkelte medarbejdere i IT-systemet, således at det til enhver tid er muligt at fastslå status for hver enkelt mærkat, og hvor den befinder sig 9. at det gennemfører en automatisk timeout for IT-systemets brugersessioner for at forhindre uautoriseret adgang 10. at det sikrer beskyttelsen af alle de personoplysninger, der indlæses på portalen for onlineansøgning, navnlig ved at forhindre al adgang til oplysninger om personer, der ikke har indgivet en visumansøgning 11. at det ændrer IT-systemet, således at det er muligt at foretage udvidede søgninger efter tidligere ansøgninger fra samme ansøger 12. at det præciserer formålet med at indlæse oplysninger i felterne vedrørende opholdstilladelse i IT-systemet 13. at det genovervejer formålet med feltet "positiv/negativ" i IT-systemet og præciserer reglerne for anvendelsen heraf over for personalet 14. at det ændrer IT-systemet, således at fotos og dokumentation kan scannes direkte ind i systemet 15. at det ændrer IT-systemets grænseflade, således at en fuldstændig log er tilgængelig, i hvert fald for administratorerne 6359/17 hsm 4

5 16. at det opretter forskellige brugerprofiler for IT-systemet med klart fastsatte rettigheder for administrativt personale og visumansvarlige i alle visumafdelinger Ambassaden/visumafdelingen i Pristina 17. at det sikrer, at den eksterne tjenesteyder fremlægger oplysninger for offentligheden som fastsat i retsakten 18. at det sikrer, at den eksterne tjenesteyders callcenter besvarer telefonopkald i sit eget navn for at undgå at vildlede ansøgerne 19. at det sikrer, at den eksterne tjenesteyder beskytter filen med listen over aftaler med mindst et password 20. at det sikrer, at den eksterne tjenesteyder rent faktisk sletter ansøgernes personoplysninger; at det kræver, at den eksterne tjenesteyder fremlægger en skriftlig bekræftelse heraf 21. at det sikrer, at personer, der ringer til den eksterne tjenesteyders callcenter, først hører en forudindtalt besked, hvori tillægsgebyret for opkaldet til særnummeret specificeres, efterfulgt af en pause, der gør det muligt at lægge på uden at skulle betale 22. at det sikrer, at ambassaden har direkte fjernadgang til det system med aftaler, der forvaltes af den eksterne tjenesteyder, for derved at forhindre misbrug af ledige aftaletider 23. at det reviderer bestemmelserne i kontrakten med den eksterne tjenesteyder for så vidt angår databeskyttelsesloven, datakryptering, datalagring og fortrolighedsregler for ansatte i callcentret 24. at det sikrer, at ansøgere ikke er forpligtet til at ringe til et særnummer for at få en aftale på ambassaden 25. at det overvejer at indføre og dokumentere et system for regelmæssig kontrol af grupper, som rejser med kommercielle foretagender, der fungerer som formidlere, når rejsen er afsluttet 26. at det overvejer at opsætte en støjabsorberende skillevæg i både venteværelset og de visumansvarliges arbejdsområde for at garantere beskyttelsen af ansøgernes privatliv 6359/17 hsm 5

6 27. at det overvejer at installere et kamera bag på ambassaden ved siden af naboboligblokken for at overvåge området mellem de to bygninger 28. at det fremlægger fuldstændige oplysninger for offentligheden om den dokumentation, der skal indgives sammen med ansøgningen og mulig alternativ dokumentation 29. at det sikrer, at det på grundlag af solid dokumentation altid kontrolleres, at alle indrejsebetingelser er opfyldt, og at der foretages en undersøgelse af det faktiske indhold af de indgivne dokumenter, navnlig hvad angår viljen til at vende tilbage til Kosovo 3 inden for visummets gyldighedsperiode 30. at det omstrukturerer arbejdsgangen, således at visumafdelingens ressourcer kan udnyttes bedre, og processen bliver mere effektiv og kundevenlig. Navnlig bør der straks oprettes en elektronisk fil i IT-systemet ved skranken, efter at det er vurderet, om ansøgningen opfylder betingelserne for at blive behandlet, for at sikre, at ansøgningen registreres korrekt, og få øjeblikkelig adgang til ansøgerens eventuelle visumhistorik. Dette vil også være nødvendigt i forbindelse med de fingeraftryk, der skal optages, når Kroatien begynder at anvende Schengenreglerne fuldt ud bør samtalen med ansøgeren ved indgivelsen af ansøgningen fokusere på at indhente oplysninger, der er relevante for den specifikke sag, og som bør registreres i ITsystemet bør det undgås at gentage den samme kontrol bør der træffes afgørelse om en ansøgning, så snart alle de nødvendige oplysninger foreligger 31. at det udsteder visa til flere indrejser med lang gyldighed, hvis ansøgerens status og visumhistorik og formålet med rejsen tillader det, jf. visumkodeksens artikel 24, stk. 2 3 Denne betegnelse indebærer ingen stillingtagen til Kosovos status, og den er i overensstemmelse med UNSCR 1244 og ICJ's udtalelse om Kosovos uafhængighedserklæring. 6359/17 hsm 6

7 32. at det sikrer, at der for hvert trin i processen foretages en tydelig registrering i IT-systemet af afgørelsen om en ansøgning; at det overvejer at ændre IT-systemet, således at alle oplysninger om alle foranstaltninger eller afgørelser, der er truffet i forbindelse med en ansøgning, kan registreres heri 33. at det fastsætter retningslinjer for udsendt personale for at forhindre, at familiemedlemmer arbejder sammen i samme afdeling, og derved garantere integriteten i forbindelse med arbejdsgangene 34. at det træffer foranstaltninger til, at bankgebyret opkræves hos de kroatiske myndigheder snarere end hos ansøgeren, at det skifter bank eller sørger for, at visumgebyret betales direkte med kreditkort eller kontanter på konsulatet for derved at undgå, at ansøgeren skal betale supplerende gebyrer ud over visumgebyret 35. at det sikrer, at gebyret returneres til ansøgeren, uden at denne skal ansøge herom, når det fastslås, at en ansøgning ikke opfylder betingelserne for at blive behandlet 36. at det sikrer, at visa til flere indrejser, der er gyldige i mere end seks måneder, altid udstedes for et ophold på 90 dage inden for et tidsrum på 180 dage Ambassaden/visumafdelingen i Moskva 37. at det sikrer, at visumafdelingens websted indeholder alle de nødvendige oplysninger, at alle oplysninger er korrekte, og at alle links fungerer 38. at det sikrer, at alle de oplysninger, der findes på den eksterne tjenesteyders websted, er korrekte, at alle links fungerer, og at familiemedlemmer til EU/EØS-borgere, som er omfattet af direktiv 2004/38/EF, informeres korrekt om alle gældende proceduremæssige lempelser, navnlig hvad angår dokumentation 39. at det sikrer, at den eksterne tjenesteyder anvender tjeklisterne over den krævede dokumentation for straks at informere ansøgerne om de dokumenter, der mangler 40. at det giver den eksterne tjenesteyder instruks om at anvende kuverter af bedre kvalitet, som ikke let kan åbnes, således at ansøgernes personoplysninger altid er beskyttet 41. at det sikrer, at den eksterne tjenesteyder overholder databeskyttelsesreglerne, navnlig ved at forhindre den eksterne tjenesteyders personale i at få kendskab til afgørelsen om en ansøgning 6359/17 hsm 7

8 42. at det fastsætter klare retningslinjer for forvaltningen af alle større og mindre hændelser direkte på lokalt plan hos den eksterne tjenesteyder; den eksterne tjenesteyders ledelse bør informeres skriftligt om alle fejl; der bør føres et register over fejl, og andre medlemsstater bør informeres om større hændelser 43. at det foretager systematisk overvågning af den eksterne tjenesteyder, bl.a. ved regelmæssigt at foretage uanmeldte besøg i visumansøgningscentrene både i Moskva og andre steder i Rusland, Hviderusland og Kasakhstan (sidstnævnte eventuelt sammen med/på skift med andre medlemsstater, der anvender de samme centre); der bør udarbejdes skriftlige rapporter om overvågningsaktiviteterne med angivelse af specifikke resultater 44. at det sikrer, at den eksterne tjenesteyder ikke pålægger ansøgere at betale et supplerende gebyr ud over visumgebyret såsom gebyrer for at sende ansøgningsdossierer mellem ambassaden og den eksterne tjenesteyder 45. at det giver den eksterne tjenesteyder instruks om i overensstemmelse med aftalen mellem EU og Rusland om lempelse af visumreglerne at opkræve et hastegebyr på grundlag af den dato, hvor ansøgningen blev indgivet til den eksterne tjenesteyder 46. at det overvejer at installere en sikkerhedsdør ved hovedindgangen til bygningen og udskifte bagdøren (der forbinder lobbyen i visumafdelingen med trapperne ind til det russiske udenrigsministeriums lokaler) med en ståldør for derved at øge sikkerheden på konsulatet 47. at det sikrer, at kun den person, der er ansvarlig for fordelingen af mærkater til personalet, har adgang til pengeskabet; det bør kun under strenge betingelser være muligt at anvende en ekstranøgle til pengeskabet (f.eks. bør nøglen opbevares i en forseglet kuvert, og denne bør kun kunne åbnes af en autoriseret gruppe af medarbejdere) 48. at det sikrer, at højre side af ansøgningsskemaet i papirform først påføres visumkarakteristikaene og bemærkningen "Visumafgørelse: truffet", efter at der er truffet endelig afgørelse, således at det er muligt at genskabe beslutningsprocessen; at det overvejer at anvende IT-systemet til dette formål 6359/17 hsm 8

9 49. at det sikrer, at afslag udelukkende baseres på en eller flere af de årsager, der er anført i visumkodeksens artikel 32, stk. 1, og at det er de(n) korrekte årsag(er) til afslaget, der er anført på standardformularen for afslag 50. at det træffer alle nødvendige foranstaltninger for at fjerne forhold, der gør Kroatiens bilaterale aftale med Den Russiske Føderation uforenelig med aftalen mellem EU og Rusland om lempelse af visumreglerne 51. at det straks ophører med at anvende visummærkater, der ikke er i overensstemmelse med Rådets forordning (EF) nr. 1683/95 af 29. maj 1995 om ensartet udformning af visa 52. at det straks, når det konstateres, at en ansøgning opfylder betingelserne for at blive behandlet, indtaster oplysningerne vedrørende ansøgningen i det nationale IT-system, søger efter og indsætter link til tidligere ansøgninger fra samme ansøger samt forbinder ansøgninger fra personer, der rejser sammen 53. at det afskaffer brugen af håndskrevne noter, der let kan forsvinde, med henblik på registrering og fremsendelse af oplysninger om en ansøgning 54. at det sikrer, at der tages hensyn til oplysningerne om ansøgerens visumhistorik i IT-systemet, inden der træffes afgørelse om, hvilken type visum der skal udstedes, og varigheden af dets gyldighed. Udfærdiget i Bruxelles, den [...]. På Rådets vegne Formand 6359/17 hsm 9