14323/16 ag/ag/bh 1 DG D 1 A

Transkript

1 Rådet for Den Europæiske Union Bruxelles, den 11. november 2016 (OR. en) Interinstitutionel sag: 2016/0266 (NLE) 14323/16 SCH-EVAL 198 VISA 362 COMIX 745 RESULTAT AF DRØFTELSERNE fra: Generalsekretariatet for Rådet dato: 11. november 2016 til: delegationerne Tidl. dok. nr.: 13590/16 Vedr.: Rådets gennemførelsesafgørelse om fastsættelse af en henstilling om afhjælpning af de mangler, der blev konstateret ved evalueringen i 2016 af Italiens anvendelse af Schengenreglerne på området den fælles visumpolitik Vedlagt følger til delegationerne Rådets gennemførelsesafgørelse om fastlæggelse af en henstilling om afhjælpning af de mangler, der blev konstateret ved evalueringen i 2016 af Italiens anvendelse af Schengenreglerne på området den fælles visumpolitik, som Rådet vedtog på samling den 11. november I overensstemmelse med artikel 15, stk. 3, i Rådets forordning (EU) nr. 1053/2013 af 7. oktober 2013 fremsendes denne henstilling til Europa-Parlamentet og de nationale parlamenter /16 ag/ag/bh 1 DG D 1 A DA

2 BILAG Rådets gennemførelsesafgørelse om fastsættelse af en HENSTILLING om afhjælpning af de mangler, der blev konstateret ved evalueringen i 2016 af Italiens anvendelse af Schengenreglerne på området den fælles visumpolitik RÅDET FOR DEN EUROPÆISKE UNION, som henviser til Rådets forordning (EU) nr. 1053/2013 af 7. oktober 2013 om indførelse af en evaluerings- og overvågningsmekanisme til kontrol af anvendelsen af Schengenreglerne og om ophævelse af Eksekutivkomitéens afgørelse af 16. september 1998 om nedsættelse af et stående udvalg for evaluering og anvendelse af Schengenreglerne 1, særlig artikel 15, som henviser til forslag fra Europa-Kommissionen, og som tager følgende i betragtning: (1) Formålet med denne afgørelse om fastsættelse af en henstilling er at fremsætte en række henstillinger om foranstaltninger til Italien for at afhjælpe de mangler, der blev konstateret under Schengenevalueringen i 2016 på området den fælles visumpolitik. Efter evalueringen vedtog Kommissionen ved en gennemførelsesafgørelse en rapport om resultaterne og vurderingen heraf, der indeholdt en liste over bedste praksis og mangler, der blev konstateret under evalueringen EUT 295 af , s. 27. Kommissionens gennemførelsesafgørelse C(2016) 6003 om udarbejdelse af rapporten om evalueringen i 2016 af Italiens gennemførelse af Schengenreglerne på området den fælles visumpolitik /16 ag/ag/bh 2

3 (2) I betragtning af betydningen af at overholde Schengenreglerne, navnlig hvad angår en korrekt gennemførelse af bestemmelserne i tilknytning til afgørelsen om anvendelsen, visuminformationssystemet (VIS), behandling af uudfyldte visummærkater, databeskyttelse og overvågning af eksterne tjenesteydere, bør det prioriteres at gennemføre henstilling 3, 4, 8-14, 17-20, 22, 23, 26, 27, 32, 33, 35, 40, 41 og 46 nedenfor. (3) Denne afgørelse om fastsættelse af en henstilling bør fremsendes til Europa-Parlamentet og medlemsstaternes parlamenter. Inden tre måneder efter vedtagelsen skal den evaluerede medlemsstat i medfør af artikel 16, stk. 1, i forordning (EU) nr. 1053/2013 fastsætte en handlingsplan for at afhjælpe de mangler, der blev konstateret i evalueringsrapporten, og fremlægge handlingsplanen for Kommissionen og Rådet, HENSTILLER til Italien: 1. at det fastsætter en klarere skelnen mellem Schengenvisa til kortvarige ophold og nationale visa til længerevarende ophold med hensyn til oplysninger til borgerne, tjeklister og statistikker; at det udsteder nationale visa til længerevarende ophold til italienske statsborgeres familiemedlemmer (som ikke er omfattet af direktiv 2004/38/EF), der ansøger om familiesammenføring 2. at det overvejer at indføre en skelnen mellem rejseformål, dvs. skelne mellem "besøg hos familie/venner" og "turisme" og således fastsætter besøg som et særskilt rejseformål; at det tilpasser tjeklisterne vedrørende dokumentation med henblik på at undgå tvivl om, hvilke dokumenter der er påkrævet, og ændrer de relevante bemærkninger på visummærkaten 3. at det sikrer, at den supplerende frist på 15 dage systematisk indregnes i det udstedte visums gyldighedsperiode 4. at det på centralt niveau sikrer rettidig fornyelse af kontrakterne med den eksterne tjenesteyder på alle konsulater 14323/16 ag/ag/bh 3

4 5. at det sikrer, at det standardansøgningsskema, som alle konsulater i verden anvender (både på deres websted og i papirform), i ansvarsfraskrivelsen indeholder en henvisning til den italienske databeskyttelsesmyndighed 6. at det fjerner den henvisning til rejsesygeforsikring som en indrejsebetingelse, der findes i den informationsbrochure, ansøgeren får udleveret sammen med sit visum/rejsedokument 7. at det sikrer, at det er muligt at føre statistikker over visumforlængelser og de vigtigste årsager hertil VIS/IT-system 8. at det mere systematisk gør brug af IT-systemet (L-VIS) for at registrere resultaterne af undersøgelsen, kontroller og interviews samt andre årsager, der ligger til grund for afgørelsen 9. at det instruerer de eksterne tjenesteydere på alle lokaliteter i ikke at scanne passider med biometriske oplysninger og enten overvejer at deaktivere funktionen i det nationale IT-system eller hører den italienske databeskyttelsesmyndighed om foreneligheden med direktiv 95/46/EF om databeskyttelse 3 som gennemført ved den italienske lov om databeskyttelse, og følger denne myndigheds henstillinger 10. at det sikrer, at nye ansøgninger systematisk knyttes til ansøgerens tidligere ansøgninger i VIS at det overvejer at indføre en teknisk løsning, så det kan undgås, at ansøgninger fra den samme ansøger registreres i VIS uden at blive knyttet til hinanden 11. at det lukker de ansøgninger, som har været under behandling i L-VIS i måneder eller år, ved at træffe afgørelse om afslag og dermed markerer dem som "afvist" i det centrale VIS; at det sikrer, at alle afgørelser om afslag på visum på behørig vis indføres i VIS 12. at det hører den italienske databeskyttelsesmyndighed, hvorvidt lagring af data i L-VIS og N- VIS er forenelig med direktiv 95/46/EF om databeskyttelse som gennemført ved den italienske lov om databeskyttelse, og følger dens henstillinger; at det indfører en mekanisme i IT-systemet, så ansøgningsfiler automatisk slettes efter en vis tid 3 Europa-Parlamentet og Rådets direktiv 95/46/EF af 24. oktober 1995 om beskyttelse af fysiske personer i forbindelse med behandling af personoplysninger og om fri udveksling af sådanne oplysninger (EFT L 281 af , s. 31) /16 ag/ag/bh 4

5 13. at det sikrer, at alle data i VIS-outsourcingsystemet, der anvendes af den eksterne tjenesteyder, slettes øjeblikkeligt efter, at visumafdelingen har hentet ansøgningerne; hvis der er behov for en vis opbevaringsperiode, at det hører den italienske databeskyttelsesmyndighed om foreneligheden med direktiv 95/46/EF om databeskyttelse som gennemført ved den italienske lov om databeskyttelse, og følger denne myndigheds henstillinger 14. at det hører den italienske databeskyttelsesmyndighed, hvorvidt "sorte lister" er forenelige med direktiv 95/46/EF om databeskyttelse som gennemført ved den italienske lov om databeskyttelse, og følger dens henstillinger; at det sikrer, at oplysninger om FN's/EU's rejseforbud forvaltes centralt, og at der ved kontrol af ansøgningerne i de centrale databaser fås hit 15. at det anvender VIS Mail i sager vedrørende konsulært samarbejde, navnlig for at overføre anmodninger til den kompetente visummyndighed, fremsender kopier af rejsedokumenter og andre dokumenter, der er vedlagt ansøgningen, og videresender elektroniske kopier af disse dokumenter Ambassaden/visumafdelingen i Manila 16. at det ajourfører visumafdelingens websted med henblik på at give fuldstændige og korrekte oplysninger til borgerne, og herefter regelmæssigt ajourfører disse oplysninger; at det pålægger den eksterne tjenesteyder på sit websted at præcisere procedurerne for indgivelse af ansøgninger og returnering af dokumenter og at give muligheden for gratis at aftale en tid (f.eks. via telefonen eller online) for således at sikre, at det samlede servicegebyr ikke overstiger 30 EUR 17. at det forbedrer overvågningen af den eksterne tjenesteyder i overensstemmelse med de centrale myndigheders interne instrukser, herunder ved at foretage uanmeldte besøg i visumcentrene og føre optegnelser over overvågningsaktiviteterne 18. at det sikrer, at den nye kontrakt med den eksterne tjenesteyder underskrives og gennemføres så hurtigt som muligt 19. at det sikrer, at det servicegebyr, som den eksterne tjenesteyder opkræver, ikke overstiger maksimumbeløbet på 30 EUR 14323/16 ag/ag/bh 5

6 20. at det instruerer den eksterne tjenesteyder i ikke at anvende antagelighedsstemplet at det sikrer, at den eksterne tjenesteyder ved en omorganisering af visumansøgningscenteret sørger for, at der er tilstrækkelig plads i venteområdet, et tilstrækkeligt antal skranker og tilstrækkelig arbejdsplads, så personalet kan imødekomme behovene hos det daglige antal ansøgere, herunder i spidsbelastningsperioder, og sikre, at ansøgernes privatliv beskyttes ved skrankerne 22. at det ensretter arbejdsgangen for behandling af visumansøgninger ved at reducere antallet af forskellige trin foretaget af forskelligt personale; at det sikrer, at visumafdelingen har tilstrækkeligt med udstationeret personale, og at dette personale er ordentligt uddannet og kvalificeret til at bruge IT-systemet; at det instruerer det udstationerede personale i at føre ordenligt opsyn med behandlingen af ansøgninger og indføre eller verificere afgørelserne i ITsystemet, før visummærkaten trykkes, eller der gives afslag på visum 23. at det genovervejer anvendelsen af proceduren for "tilbagerapportering", som ikke skal betragtes som en sikkerhedsforanstaltning til afbødning af migrationsrisikoen (i tilfælde af tvivl om, hvorvidt ansøgeren er i god tro, skal ansøgningen afvises); at det afskaffer praksis med at påføre "tilbagerapporteringsstempler" i visumindehaverens pas, da dette kan få negative konsekvenser for visumindehaverens fremtidige ansøgninger; at det fjerner forkerte oplysninger fra anmodningen om tilbagerapportering 24. at det definerer profilen på de ansøgere, der skal indgive deres ansøgninger direkte til ambassaden, eftersom der systematisk skal afholdes interviews for denne kategori (f.eks. alle førstegangsrejsende), eller revurderer anvendelsen af outsourcing, da en meget stor andel af de ansøgere, der indgiver deres ansøgning til den eksterne tjenesteyder, indkaldes til en samtale 25. at det omformulerer sætningen i indkaldelsen til samtalen for at ikke at give indtrykket af, at manglende fremmøde vil blive betragtet som grund til afslag, idet et sådant kun kan baseres på en formel grund til afslag 26. at det sikrer, at alle uudfyldte visummærkater opbevares et sikkert sted 4 Efter den fulde indførelse af VIS skal antagelighedsstemplet generelt ikke længere anvendes /16 ag/ag/bh 6

7 27. at det overvejer brugen af et elektronisk sporingssystem for visummærkater, muligvis integreret i det nationale IT-system; at det sikrer, at det lokale personale underskriver en protokol, når de modtager det daglige antal visummærkater (inklusive visummærkaternes numre), og at ubrugte visummærkater returneres til sikkerhedsskabet ved dagens afslutning 28. at det sikrer, at der i protokollen for destruktion af arkiverede visumansøgninger noteres de pågældende visumansøgningsnumre (eller referencedatoer) og medarbejderens tilstedeværelse 29. at det sikrer, at mennesker med nedsat mobilitet har ordentlige adgangsforhold til visumafdelingen 30. at det fastsætter ét sæt tjeklister, som skal bruges af både visumafdelingen og den eksterne tjenesteyder, og bringer dem i fuldstændig overensstemmelse med EU's harmoniserede liste over dokumentation, der skal fremlægges af visumansøgere i Filippinerne (C(2014) 6146 final, bilag III) 31. at det giver ansøgerne mulighed for at træffe en aftale med visumafdelingen inden for en rimelig frist under hensyntagen til hovedreglen om en frist på to uger (artikel 9, stk. 2, i visumkodeksen) 32. at det begrænser udstedelsen af visa med begrænset territorial gyldighed, så de kun udstedes i tilfælde, der er omfattet af artikel 25 i visumkodeksen 33. at det sikrer korrekt trykning, påføring og underskrift af visummærkaten 34. at det giver korrekte oplysninger på formularen til afslag om den medlemsstat, der har foretaget en SIS-indberetning 35. at det følger de korrekte procedurer for destruktion, annullering og inddragelse af visummærkater efter omstændighederne; navnlig i tilfælde af fejltryk (fejl på visummærkaten), at det annullerer den forkerte visummærkat (artikel 28 i visumkodeksen) og erstatter den med en ny og, hvis det er nødvendigt, ændrer de forkerte oplysninger i VIS samt registrerer nummeret på den nye visummærkat (artikel 24 i VIS-forordningen); at det opfordrer visumindehaveren til at anmode om inddragelse af visummet (artikel 34, stk. 3, i visumkodeksen) i tilfælde af ændringer i ansøgerens rejseplaner og indgive en ny ansøgning 14323/16 ag/ag/bh 7

8 36. at det undgår at oprette mere end en ansøgningsfil i VIS ved inddragelse af et visum, når der reelt kun er en ansøgning Ambassaden/visumafdelingen i Beijing 37. at det øger fortroligheden i forbindelse med samtalerne ved skrankerne i visumafdelingen 38. at det begrænser de oplysninger om aftaler i visumafdelingen, som udleveres til politiet, til det af de kinesiske myndigheder påkrævede absolutte minimum (f.eks. navn og tidspunkt for aftalen) med henblik på at sikre databeskyttelse 39. at det overvejer en opgradering af sikkerhedsforanstaltningerne i visumafdelingen ved f.eks. at installere et brandalarmsystem og anvende mindst én metaldetektor ved indgangen 40. at det pålægger den eksterne tjenesteyder at standse praksis med at registrere ansøgernes ansigter, deres fødselsdatoer og navne eller hører den italienske databeskyttelsesmyndighed om foreneligheden med direktiv 95/46/EF om databeskyttelse som gennemført ved den italienske lov om databeskyttelse, før det besluttes at bevare denne praksis 41. at det genovervejer anvendelsen af proceduren for "tilbagerapportering", som ikke skal betragtes som en sikkerhedsforanstaltning til afbødning af migrationsrisikoen (i tilfælde af tvivl om, hvorvidt ansøgeren er i god tro, skal ansøgningen afvises); at det afskaffer praksis med at påføre "tilbagerapporteringsstempler" i visumindehaverens pas, da dette kan få negative konsekvenser for visumindehaverens fremtidige ansøgninger; 42. at det overvejer en mere fleksibel tilgang til visa med lang gyldighed under hensyntagen til ansøgernes rejsehistorik, jf. artikel 24, stk. 2, i visumkodeksen; at det giver ansøgerne mulighed for at forelægge yderligere dokumentation, hvis det er nødvendigt 43. at det overvejer at anmode de kategorier af ansøgere, som systematisk inviteres til en samtale, om at indgive deres ansøgning til ambassaden for at undgå, at de anmodes om at møde personligt op på mere end ét sted 14323/16 ag/ag/bh 8

9 44. at det sikrer, at visumansøgerne kun forpligtes til at fremlægge ét foto 45. at det afskaffer kravet for familiemedlemmer til EU/EØS-borgere om at fremlægge en rejsesygeforsikring 46. at det påfører visummærkater helt glat uden knæk og folder og rettet ind efter kanten af siden 47. at det ved repræsentation af den tyske ambassade i Mongoliet udsteder formularer til afslag for afviste ansøgninger, så den tyske ambassade formelt kan meddele afslaget til ansøgerne. Udfærdiget i Bruxelles, den. På Rådets vegne Formand 14323/16 ag/ag/bh 9