GRUNDEJERLAUGET HOLTE AVLSGÅRD Kikhanebakken og Ørnebakken, 2840 Holte Holte,

Transkript

1 Referat, 4. bestyrelsesmøde Mødet blev afholdt den 18. november 2016 kl i Mariehøj centeret. Deltagere: Gr. I: Gr II: Martin Angelo Rasmus Albrink Martin Lange (fraværende) suppleant (fraværende) Jørn Ohm Søren Bom Jakob Gregersen Poul Juul 1. Valg af referent. Poul blev valgt 2. Godkendelse af referat fra 3. bestyrelsesmøde 22. september Referatet blev godkendt 3. Opfølgning på beslutninger truffet på tidligere bestyrelsesmøder 3.1.: Status på henvendelse til Rudersdal Kommune ved. misligholdelse af levende hegn / beplantning til afskærmning af fast hegn mod Egebækvej. PJ oplyser at ejeren har igangsat oprydning i det levende hegn mod Egebækvej. Der er nu plantet en bøgehæk ud for Kikhanebakken 4 og 6. En ejer i området har rettet henvendelse til Grundejerlauget for at få undersøgt om det er OK at der nu plantes en bøgehæk til erstatning for det gamle Tuja hegn, idet helhedsindtrykket for det samlede hegnsforløb derved ødelægges. En nærmere undersøgelse af de gældende bestemmelser for hegnsplantning det pågældende sted 1

2 viser at der ikke er gældende bestemmelser, der kan sikre et ensartet hegn af Tuja. Poul udleverede et notat af , hvoraf det fremgår at bestemmelser vedr. hegn og beplantning langs Egebækvej er fastlagt i: A. Lokalplan 56 for et område ved Egebækvej, Kikhanebakken,Ørnebakken og Mariehøjvej i Gl. Holte, 9, afsnit 9.3. B. Deklaration for Holte Avlsgaard, afsnit I notatet konkluderes det at: Ejere af ejendomme mod Egebækvej har pligt til at opsætte og vedligeholde et ubrudt hegn mod Egebækvej. Hegn mod veje og stier skal være levende hegn i en maximal højde på 180 cm, Såfremt der ønskes afskærmet mod vej og sti med faste hegn, skal hegnet placeres mindst 80 cm bag skel, og der skal foretages tæt beplantning foran hegnet mod vejog stiarealet. Hegnets udformning og farve skal godkendes af kommunalbestyrelsen. (Grundejerne mod Egebækvej har pligt til at opsætte et fast hegn mod Egebækvej) Der ses ikke at være fastlagt, hvilken type levende hegn eller tæt beplantning - der skal foretages foran hegnet. Bestemmelsen om at levende hegn maximalt må være 180 cm høje ses ikke at være håndhævet fra Rudersdal Kommunes side, idet der er et eksisterende Tuja hegn med en højde på 4 6 meter. Den netop etablerede bøgehæk mod Egebækvej, ud for Kikhanebakken 2,4 og 6 ses derfor ikke at være i strid med de gældende bestemmelser for beplantning. 3.2.: MRA orienterer om møde med CPHLINK vedr. tilpasning af de sidste detaljer MRA orienterede om at der nu foreligger en brugsanvisning for den løbende drift af hjemmesiden fra CPHLINK. Denne brugsanvisning gennemgås og afprøves af MRA og SB og status forelægges på næste bestyrelsesmøde. 3.3.: SB udarbejder info materiale om problemet med opmagasinering i carporte "Se på din carport med din nabo s øjne SB forelagde et tekstoplæg, der tager udgangspunkt i de fleste husejeres almindelige trang til forårsoprydning efter en lang vinter og i teksten opfordres husejerne derfor til i den forbindelse også at se på carporten med din nabos øjne. Teksten lægges på hjemmesiden i februar. 2

3 3.4.: Inge Alstrup K 109 og Lise Åstrup K 103, har rettet henvendelse til Grundejerlauget og gjort opmærksom på at busstoppestedet ud for den tidligere børneinstitution er nedlagt. Begge finder at dette er en betydelig forringelse af tilgængeligheden til den kollektive trafik for vores område og især en serviceforringelse for de ældre mennesker og de opfordrer bestyrelsen til at tage sagen op over for Rudersdal Kommune. RA retter henvendelse til Rudersdal Kommune for at få en orientering om, hvornår der ligger en evaluering af de ændrede busstoppesteder. Det blev oplyst at der normalt planlægges med en afstand på max. 400 meter fra stoppested til fjerneste husstand i et område, der skal kunne betegnes som busbetjent. 4. Orientering fra legepladsgruppen RA orienterede om undersøgelserne vedr. etablering af en trampolin indbygget i den eksisterende jordbunke på græsarealet ved siden af fodboldbanen. RA arbejder videre med sagen og indhenter et prisoverslag. 5. Orientering fra Gartner og Naturplejegruppen 5.1 Budgetopfølgning for Gartnergruppen Senest betalte større regninger: Gelænder ved trapper: ,00 Afstikning af græskanter ved Ø12 og Ø 24 samt stødfræsning og plantning af ligusterhæk ud for Ø 45: ,75 Budget 2016: , afsat til arbejder udenfor kontrakt Forbrug pr : , Rest: , ,00 til veje og stier, i alt ,00 Disponeret: 3 stk. Serbisk gran i klynge E: budget ,00 Plantning af roser ud for K 63 / 65: budget , ,00 Gartnerbudget 2016 (konto 30 33) er p.t. overskredet med ,10 Til gengæld er budget for veje og stier for parcelhusene uudnyttet for ,50 3

4 Blev taget til efterretning. 5.2 Renovering af stierne på det grønne område i villaområdet Med henblik på at få afklaret prisniveauet er der afholdt et møde på stedet med Nordkysten Entreprenørfirma. Der forelå følgende projektbeskrivelse med tilhørende kortbilag m.v. til mødet. Renovering af ca. 510 m. eksisterende stiforløb på Grundejerlaugets fællesareal Projektinfo: Det eksisterende stiforløb på grundejerlaugets græsplæne er anlagt for ca. 45 år siden. Efterfølgende er stiforløbet renoveret ad flere omgange med forskellige materialer som knust beton, slagger, stabilgrus m.v. Stierne fremtræder i dag som trådte stier i varierende bredder. Stierne er lidt forsænket under det omliggende græsareal, og der ligger en del større sten / betonklumper, som er meget generende for gartnerens plæneklipper. Det antages at bærelaget under den nuværende topbelægning er intakt. Projektets formål: Formålet med at renovere stierne er at opnå et smukt og jævnt stiforløb med en ensartet bredde på ca. 70 cm. Renoverings konstruktion: Det nuværende stiforløb renskæres i begge sider således at stibredden bliver 70 cm. Det eksisterende bærelag fræses op så der bliver plads til et nyt toplag bestående af 3 cm. Slotsgrus. Toplaget udlægges med et fald på 25 til begge sider af midterlinien. Det udlagte toplag vibreres med en pladevibrator efter at der er vandet til en vandprocent på 9. Overskydende, opfræset materiale deponeres i en eksisterende jordbunke på grunden, såfremt det ikke indeholder byggeaffald eller større sten. I så fald skal det bortkøres. Renoveringsarbejdet udføres efter anlægsvejledning for Slotsgrus. For arbejdets udførelse m.v. gælder AB 92 med senere tilføjelser og ændringer samt Normer og vejledning for anlægsgartnerarbejde 2010, NOVA 10, Danske Anlægsgartnere. Konditioner for projektet: Efter fremvisning af projektområde og stikprøveundersøgelse af det eksisterende bærelags egnethed ønskes en fast pris og tid på projektet. Under forudsætning af projektets godkendelse på Grundejerlaugets generalforsamling i februar 2017, ønskes arbejdet udført i april / maj

5 Der afventes at fremkomme et tilbud, der kan forelægges til bestyrelsen. Prisoverskal fra entreprenøren er endnu ikke modtaget. 5.3 Kvalitetsløft projekt for Grundejerlauget Holte Avlsgaards grønne områder På generalforsamlingen i foråret 2016 blev der fremsat forslag om et kvalitetsløft på Grundejerlaugets grønne områder, og bestyrelsen har derfor besluttet at arbejde et debatoplæg med prisoverslag for projektet til drøftelse / evt. beslutning på den kommende generalforsamling. Kvalitetsløft projektet opdeles i 2 delopgaver, der i det følgende benævnes 1. og En generel forbedring af den almindelige vedligeholdelses standard på de grønne områder. Grundejerlaugets grønne områder består af en række del elementer. Som grundlag for et kvalitetsløft bør der tages en drøftelse af det kvalitetsniveau, der fremover skal gælde for pleje af de enkelte del elementer. Gartneren er anmodet om at fremkomme med priser på de med grønt fremhævede opgaver Klippede Ligusterhække i kulturpark området i villabebyggelsen Ligusterhækkene er et markant element i det centrale parkkultur område. Hækkene bør fremstå velplejede og med stramme, lige linier på såvel side som højde. Hækkene klippes 2 gange årligt og der foretages årligt en grundig udrensning af hækkene for invasiv beplantning, brændenælder og andet ukrudt. I forbindelse med udhugning af den invasive beplantning pensles de tilbageværende rodstød med et egnet middel for at hindre nye skud. Efter en 3 års periode med etableringsomkostninger til denne standardforbedring, forventes det at driftsudgifterne vedr. hækkene vil falde til det eksisterende niveau Grusstier i kulturpark området i villabebyggelsen De eksisterende trådte stier i græsplænerne omlægges til stier opbygget med lerholdigt slotsgrus, som er specielt udviklet til stierne i blandt andet Fredensborg slots park. Herved undgås det også at større sten fra den nuværende grove grus ødelægger gartnerens plæneklipper eller bliver slynget ind i de tilgrænsende villaers termoruder. På dette projekt er der en særskilt pris under indhentning se dagsordenens punkt Klippede græsplæner i kulturpark området i villabebyggelsen og internt i klyngerne i 5

6 klyngehusbebyggelsen Plænerne renses for bredbladet ukrudt, gødes og klippes intensivt til en standard som græsplænerne ved f. eks. Louisiana i Humlebæk. Muldvarpe og mosegrise bekæmpes på disse græsplæneafsnit Klippede græsplæner i naturområderne mod engen og rideskolen Plænerne er af landskabelig karakter og vedligeholdes ekstensivt Kanter omkring flisebelagte områder i klyngehusbebyggelsen Kanter langs parkeringspladser, stier m.v. stikkes af én gang årligt 1.6. Græs og ukrudt på flisebelagte områder i klyngehusbebyggelsen På de private parkeringspladser, grundejerlaugets stier m.v. foretages der bekæmpelse af græs, ukrudt, alger og myrer én gang årligt Chaussestensbelagte overkørsler fra stamveje til boligveje På de chaussestensbelagte overkørsler foretages der bekæmpelse af græs, ukrudt, alger og myrer én gang årligt Fortove i villaområdet På fortovene i villaområdet foretages der bekæmpelse af græs, ukrudt, alger og myrer én gang årligt Rosenbeplantninger langs klyngehusgavle og passager beskæres og invasive træer og buske udhugges hvert 3 år. Rodstød efter fjernet beplantning pensles med et dertil egnet middel. Der gødes og afdækkes med flis i et lag på ca. 15 cm Randzonebeplantning med naturkarakter mod rideskolen og engen plejes ekstensivt med løbende udtynding og fældning af træer, der er blevet for store med efterfølgende nyplantning, således at beplantningen har en naturlig skovkarakter, der indgår i et harmonisk samspil med de øvrige skovbryn omkring Søllerød naturpark. Der foreligger endnu ikke overslagspriser på de enkelte opgaver 2. Restaurering / opdatering af udvalgte områder som for eksempel de gamle nærlegepladser, 6

7 resterne af den gamle æbleplantage m.v. Der er endnu ikke udarbejdet projektmateriale vedr. dette punkt Der arbejdes videre med udarbejdelse af idé skitser, overslagspriser m.v. 6. Bevaring af Klyngehusenes oprindelige fremtræden Der er udarbejdet nedenstående disposition til en 8 siders folder om bevaring af det oprindelige helhedspræg af klyngehusene på Kikhanebakken og Ørnebakken. Side 1: Forside med tekst og et stort foto, der viser de karaktergivende bygningsdele: Facader opført i gule mursten og med sort sokkel Flade tage, sorte sternbrædder, sortmalet rem, sorte snedkerpartier m.v. Sort rem, originale sternbrædder, m.v. på carporte Afdækninger på gårdhavemure Skorstenspiber, ovenlys og øvrige mindre bygningsdele. Side 2: En side med foto, der illustrerer problemstillingen Side 3: Det gule murværk Foto af problemer, misfarvet murværk, dårlige fuger, revnede mursten, angreb af murbier m.v. Byggeblad med: Beskrivelse af muligheder for facaderensning Beskrivelse af den rigtige murstenstype til reparation Beskrivelse af den rigtige fugemørtel og fugetype Side 4: Foto af rem, sternbrædder og sternkapsel på hovedhus Byggeblad med: Detailtegning Beskrivelse Malerbehandling Side 5: Foto af rem, sternbrædder og sternkapsel over carport 7

8 Byggeblad med: Detailtegning Beskrivelse Malerbehandling Side 6: Hæve / skydedøre Terrassedøre Facadepartier Side 7: Skorstenspiber Ovenlys Antenner Side 8: Bagside med: Rudersdal Kommunes administrative vejledning, rådgivning og bemærkninger Grundejerlaugets vedtagelse og praktisk rådgivning Grundejerlaugets ansvarsfraskrivelse for så vidt angår de byggetekniske forhold På grundlag af den foreliggende disposition bliver der indgået aftale med et arkitektfirma om udarbejdelse af en fil til en trykt publikation og en fil til Grundejerlaugets hjemmeside inden for et samlet budget på kr , inkl. moms. 8. Orientering vedr. Grundejerlaugets økonomi MA gennemgik en aktuel budgetopfølgning for 2016 Samlet Parcelhuse Klyngehuse Samler indkomst Samlede fællesomkostninger Samlede gartneromkostninger Resultat ( = overskud; + = underskud) Der er endnu enkelte regninger forventet i 2016, som vil ændre billedet, men samlet ligger vi lidt under budget hvad angår omkostninger. Den aktuelle budgetopfølgning blev taget til efterretning. Samlede regnskab og budget for 2017 fremsendes til bestyrelsen af MRA snarest. 8

9 9. Eventuelt Forberedende drøftelser vedr. budget 2017: RA oplyste at et budget for legepladsen på kr , for 2017 ville være passende. Beløbet disponeres primært til luftning / fræsning af lovpligtigt faldgrus under legepladsredskaberne og generel vedligehold såsom maling og udskiftning af rådnende brædder.. RA oplyste at et budget på kr til veje, fortove og stier i område 1 vil være tilstrækkeligt i PJ oplyste at gartnerentreprise inden for kontrakt skal forhøjes med , i 2016, da slugterne i klyngehusområdet (gr. 2) skal klippes og ordnes 2 gange årligt. Der præsenteres et almindeligt gartnerbudget og et særskilt budget for kvalitetsløft aktiviteterne på generalforsamlingen. Nabohjælp: SB foreslog at interessen for et Nabohjælp projekt undersøges. RA oplyser at Finn Thranow fra Kikhanebakken 34 er engageret i nabohjælp aktiviteter. RA retter henvendelse til Finn om han vil fortælle om projektet på den kommende generalforsamling. PJ udarbejder et oplæg til Årsberetning for Gartnergruppen RA Udarbejder et oplæg til Årsberetning for legepladsgrueppen PJ spørger Lise og Christian om de vil overtage Rasmus opgave som kasserer. Det er en begrænset opgave med ca. 60 bilag Poul Juul, referent. 9