Sådan søger du om tilladelse til at låne et kommunalt areal, når du skal afholde et arrangement

Transkript

1 Sådan søger du om tilladelse til at låne et kommunalt areal, når du skal afholde et arrangement

2 Når du skal låne et kommunalt areal, så ansøger du på: holbaek.dk/oplev-holbaek/foreninger/formular-til-laanaf-kommunale-arealer/ (Bemærk at virk.dk, skal anvendes i forbindelse med ansøgning om cykelløb)

3 Den videre proces internt i Holbæk Kommune, når en ansøgning modtages Step 1 Step 2 Step 3 Ansøgning modtages enten via holbaek.dk eller virk.dk Ansøgning sendes i høring hos alle relevante parter i Holbæk Kommune, for bl.a. at sikre afklaring i forhold til andre events, grundlag for udlån samt vilkår og krav for arrangementet. De enkelte fagområders vilkår og krav samles herefter til en samlet kommunal tilladelse Step 4 Tilladelse afsendes til ansøger og der gøres opmærksom på andre tilladelser, der skal indhentes. Step 5 Arrangementet indskrives i fælles kalender

4 Ansøgningen skal rumme følgende: Navn, telefonnummer og på primær kontaktperson. Navn på forening, borgergruppe eller lign. Areal, der ønsket udlånt (Vær gerne så præcis som muligt, og vedhæft evt. kort, hvorpå arealet er markeret kortmaterialet bedes afleveret i god opløsning) Dato til/fra Tidspunkt start og slut Formål med lån af arealet

5 Beskrivelse af opsætninger og placeringer (telte, udstyr, materialer, grill eller andet skal beskrives) Kørsel til og fra arealet med udstyr, materialer, forplejning mm. (Det skal beskrives, hvorvidt det forventes at der vil blive kørt på arealet) Beskrivelse af om der er behov for tilslutning af el og vand (Skal beskrives, såfremt arrangementet forudsætter tilslutning til el og vand) Forventede antal deltagere For at sikre mest hensigtsmæssig sagsbehandling, så skal der vedhæftes en tegning over arealet, rutekort, opstilling samt evt. bilag, der understøtter ansøgningen.

6 Tidsplan: Holbæk Kommune vil gerne indlede dialogen omkring arrangementer, så tidligt som muligt. Sagsbehandlingstiden for behandling af ansøgningen er ca. 3 uger. Det anbefales derfor, at søge i god tid før arrangementet skal afholdes. Ved større arrangementer, som fx forudsætter afspærring af arealer og veje, så anbefales det, at der ansøges minimum 6 mdr. før arrangementets start. Ved større arrangementer tilstræbes det, at der afholdes et indledende møde, hvor ansøgeren skitserer de overordnede ønsker og ideer til arrangementet. Holbæk Kommune tager initiativ til mødeindkaldelsen, såfremt det vurderes relevant. I processen frem mod arrangementer ønskes det, at der afholdes løbende statusmøder med henblik på, at sikre den nødvendige sagsbehandling kan gennemføres.

7 Vigtige opmærksomhedspunkter: Såfremt dit arrangement rummer gangbroer, porte, telte over 50m2, scener og/eller tribuner, så skal konstruktionen godkendes hos byggemyndigheden. Sagsbehandlingstiden hos Byggesagsmyndighed er 4 uger fra modtagelsen af fyldestgørende materiale. Såfremt arrangementer rummer aktiviteter på et vejareal (fx opsætning af depot, start/mål-streg, optog samt generel afspærring), så skal Vejmyndighed involveres, og deres sagsbehandlingstid er typisk 4 uger fra modtagelsen af fyldestgørende materiale. Der skal medsendes en afspærringsplan ved ansøgning. Såfremt det areal, hvor arrangementet skal afholdes er forurenet, så forudsætter det en sagsbehandlingstid på 4 mdr. (Hvorvidt et areal er forurenet kan tjekkes på: Arealinformation.miljoeprotal.dk/distribution/ Såfremt dit arrangement kræver en sikkerhedsplan, så skal alle øvrige tilladelser være på plads 8 uger før arrangementets start, idet alle tilladelser skal sendes til politiet forud for en godkendelse af sikkerhedsplanen. Såfremt arrangementet afholdes på havnen eller ved vandet, så kan der ligeledes være behov for tilladelse fra Søfartsstyrelsen og/eller Kystdirektoratet. Typisk er der en sagsbehandlingstid på 16 uger.

8 Såfremt du skal holde et arrangement, men ikke har behov for at låne et kommunalt areal: Ved større arrangementer skal der søges tilladelse hos Vestsjællands Brandvæsen. (Sammen med din ansøgning skal Vestsjællands Brandvæsen have en plantegning af arealet som anvendes til arrangementet. Hvis der også foregår indendørs aktiviteter, eller hvis det drejer sig om et indendørs arrangement, skal der medsendes en plantegning med markering af det/de rum der skal anvendes. Ansøgningen sendes til og den skal være modtaget senest 30 hverdage før arrangementet. Der skal søges individuelle tilladelser hos Byggesagsmyndighed til gangbroer, porte, telte, scener, tribuner mm.

9 HUSK! Ansøgning skal være så fyldestgørende som overhovedet muligt. Ansøgning bør sendes så tidligt i processen, som overhovedet muligt. Det er i udgangspunktet ansøger, der afholder alle udgifter i forbindelse med arrangementet, herunder til evt. afspærring, udarbejdelse af skilteplaner, udarbejdelse af sikkerhedsplan mm.