Dagsorden til møde i styregruppen for Program for digital almen praksis

Transkript

1 Sundheds- og Ældreministeriet Enhed: SUNDOK Sagsbeh.: DEPLMK Koordineret med: Sagsnr.: Dok. nr.: Dato: Dagsorden til møde i styregruppen for Program for digital almen praksis Mødet afholdes torsdag den 26. oktober kl i Sundheds- og Ældreministeriet, lokale 2.28 Dagsorden 1. Opstart af programstyregruppe med kommissorium (O) 2. Status på de fem MedCom projekter inkl. drøftelse af udkast af tids- og leveranceplan (O) 3. Status på projekt 1-5 inkl. drøftelse af udkast af tids- og leveranceplan (O) 4. Status på Deloittes tekstanalyse af epikriser (O) 5. Drøftelse af interessenthåndtering og samarbejdspartnere (O) 6. Gennemgang af risici og evt. håndtering (B) 7. Næste møde 8. Eventuelt 1. Opstart af programstyregruppe med kommissorium (O) Den nationale bestyrelse for sundheds-it godkendte på møde den 4. oktober igangsættelse af Program for digital almen praksis samt kommissoriet for Styregruppen for Digital almen praksis. Styregruppen skal orienteres om roller og ansvar, som det fremgår af kommissoriet med henblik på konstituering af styregruppen for det samlede program. Den nationale bestyrelse for sundheds-it har godkendt igangsættelsen af seks konkrete digitaliseringsprojekter i et samlet program: 1. Hurtigt patientoversigt 2. Bedre forberedelse af konsultationer gennem spørgeskemaer 3. Den intelligente indbakke 4. Forbedring af epikriser 5. Kommunikation med hjemme sygeplejen 6. Lægen i min lomme Jf. kommissoriet (bilag 1), skal styregruppen følge programmet og sikre overordnet fremdrift i realiseringen af de igangsatte projekter. Det er desuden styregruppens ansvar at sikre koordinering mellem de igangsatte projekter, og at eksterne afhængigheder bliver håndteret. Desuden skal styregruppen sikre fokus og retning for projekterne for at sikre realisering af de forventede gevinster.

2 Programmet forankres organisatorisk hos MedCom, som afrapporterer på projekternes status, fremdrift, risici og økonomi til styregruppen. MedCom skal sikre involvering af øvrige projektdeltagere bl.a. lægepraksisleverandørerne og andre it-leverandører samt Sundhed.dk, relevante fællesoffentlige systemforvaltere mv. i det omfang, der er behov for det. Opgaverne skal løftes via styregruppens kompetence til at: - sikre en samlet og koordineret styring af projekterne på tværs af de deltagende organisationer, herunder samlet risikostyring - godkende ændringer inden for aftalte tolerancer for leverancer, tid og økonomi - godkende relevante styringsdokumenter - iværksætte korrigerende handlinger, hvis de aftalte tolerancer for leverancer, tid og økonomi ikke overholdes Det indstilles, at styregruppen tager styregruppens opgaver, rolle og ansvar, jf. kommissoriet til efterretning Der afholdes som udgangspunkt møde i styregruppen for program for digital almen praksis hver anden måned. SUM indkalder til møderne for foråret Kommissorium for styregruppen for program for digital samarbejde 2. Status på projekt 1-5 inkl. drøftelse af udkast af tids- og leveranceplan (O) Styregruppen for Digital almen praksis skal godkende en overordnet tidsplan for det samlede program mhp. at igangsætte arbejdet hurtigst muligt, herunder hvilke projekter, der kan igangsættes i løbet af efteråret 2017 samt afhængigheder mellem projekterne. MedCom har igangsat dialog med lægepraksisleverandørerne om estimering af tid og ressourcer til projekterne, og styregruppen skal orienteres om status på dette arbejde samt den videre proces for en endelig godkendelse af tidsplanen. Der skal desuden sikres en afklaring vedr. udmøntning af midler afsat til programmet på FL17 med henblik på igangsættelse af aktiviteter hurtigst muligt i efteråret MedCom har det oveordnede ansvar for projektledelse og leverancer for fem af programmets projekter: 1. Hurtigt patientoversigt 2. Bedre forberedelse af konsultationer gennem spørgeskemaer 3. Den intelligente indbakke 4. Forbedring af epikriser 5. Kommunikation med hjemme sygeplejen Programmet er lige nu under etablering ift. bemanding og fastlæggelse af samlet projektplan, herunder sikring af koordinering af tids- og leveranceplan med en række parter. Epikrise-projektet er igangsat med planlagt workshop og kontakt til Styrelsen for Patientsikkerhed, men de øvrige projekter er endnu ikke igangsat. Side 2

3 Nogle af disse projekters aktiviteter kan iværksættes frem mod styregruppemødet i december, bl.a. ved inddragelse af ekstern bistand. Det drejer sig fx om afholdelse af inspirationsdag (1. Hurtigt patientoverblik), workshops og HL7-kursus for lægesystemleverandører (2. Bedre forberedelse af konsultationer gennem spørgeskemaer og 3. Den intelligente indbakke). Også nogle af analyserne kan igangsættes ved ekstern bistand (1. Hurtigt patientoverblik og 3. Den intelligente indbakke). For hvert af projekterne skal udarbejdes en projektplan for forløbet. Lars Hulbæk fra MedCom vil på mødet give en mundtlig præsentation af status for udarbejdelsen af projekternes tids- og leveranceplan som input til den samlede tidsplan for programmet. Det indstilles, at styregruppen: - tager det overordnede udkast til tids- og leveranceplanen til orientering - 3. Status på forprojekt om app en Lægen i min lomme (O) Der er i Den nationale bestyrelse for sundheds-it aftalt et forprojekt med henblik på, at man i tæt samarbejde mellem PLO og SDS afklarer en projektorganisering, som understøtter, at app en både trække på nationale kilder og services mht. sikkerhed mv. og skal opfylde funktionelle behov mht. kommunikation og samarbejde med patienterne for den praktiserende læge. Styregruppen skal orienteres om status på forprojektet. SDS har igangsat forprojektet i samarbejde med PLO. SDS arbejder pt. på afdækning af datagrundlag i forhold til den funktionalitet der skal indgå i App en. Der er koblet løsningsarkitekt på opgaven, som en del af afklaringen. Lene Ærbo fra Sundhedsdatastyrelsen vil på mødet give en mundtlig præsentation af status på arbejdet med app en. Det indstilles, at styregruppen tager status på forprojektet om app en Lægen i min lomme til orientering Det er afgørende af der bliver aftalt møder mellem SDS og PLO IT-udvalg og PL forum. Der pågår en afklaring vedr. udmøntning af midler afsat til programmet på FL17 med henblik på igangsættelse af aktiviteter hurtigst muligt i efteråret Side 3

4 4. Status på Deloittes tekstanalyse af epikriser (O) Et af projekterne omhandler forbedring af epikriser. I forlængelse af Deloittes analyse om fremtidens digitale lægepraksis udarbejdede Deloitte en løsningmodel for tekstanalyse af epikriser som skal understøtte arbejdet med forbedringen af epikriser. Projektoplægget er nu godkendt af bestyrelsen/sum. Formålet med tekstanalysen er at overskueliggøre epikriser for den praktiserende læge således, at handlinger, som den praktiserende læge skal foretages sig, fremstår eksplicit. Tekstanalysen vil dermed udlede det relevante indhold af epikrisens fritekst og bringe denne videre i udledt eller markeret form. Fordelen ved at anvende tekstanalyse er, at systemet ikke alene trænes til at genkende nøgleord, men derimod syntaksten i teksten og dermed blive uafhængig af forekomster af specifikke nøgle ord. Tekstanalysen skal ses som led i projektet vedr. forbedring af epikriser, men kører som separat spor i projektet. Sundheds- og Ældreministeriet er i dialog med Deloitte om en model for organisering af arbejdet, hvor ministeriets har en nødvendig rolle bl.a. i at sikre adgang til epikriser, som skal danne datagrundlaget for analysen. Det indstilles, at styregruppen tager status på tekstanalysen (som del af projekt om forbedring af epikriser) til orientering. Analysen gennemføres i efteråret Tekstanalyse af epikriser 5. Drøftelse af interessenthåndtering og samarbejdspartnere (O) En række af projekterne i Programmet for digital almen praksis er afhængige af andre samarbejdsparterne end parterne styregruppen (SUM, KL, DR, PLO og MedCom). Der er derfor behov for, at styregruppen drøfter håndtering og inddragelse af interessenter og samarbejdspartnere med henblik på at give MedCom og Sundhedsdatastyrelsen input til håndtering heraf i programmet og de enkelte projekter. Der skal løbende sikres koordinering til andre projekter og programmet bør løbende tage stilling til håndtering og inddragelse af interessenter og samarbejdspartnere, fx skal der koordineres med Styrelsen for Patientsikkerhed i forhold til epikriser. Det indstilles, at styregruppen drøfter håndtering af interessenter og samarbejdspartnere med henblik på input til projekternes videre planlægning. Side 4

5 - 6. Gennemgang af risici og evt. håndtering (O) Styregruppen skal orienteres om programmets væsentlige risici og tage stilling til håndtering heraf. Der kan identificeres følgende risici ved projektet og der foreslås en række korrigerende handlinger: Lægesystemleverandørernes udviklingsressourcer prioriteres til de udviklingsprojekter, der er afledt af OK18 med forsinkelse af projekterne indenfor programmet vedr. Digital Almen Praksis til følge Det foreslås, at der frem til Q forsøges at fokusere på aktiviteter i de enkelte projekter, der ikke involver udviklingsressourcer hos lægesystemleverandørerne Manglende nyttiggørelse af nye teknologier, når der satses på videreudvikling af eksisterende lægesystemer Det foreslås, at der så vidt muligt hentes inspiration fra andre brancher og at der etableres et samarbejde med lægesystemleverandørernes brugergrupper Nye leverandører har svært ved at komme ind på markedet Det foreslås, at erfaringer og leverancer, herunder snitflader og standarder, stilles til rådighed for alle De øvrige samarbejdsparter prioriterer ikke nødvendige indsatser og udviklingsressourcer Det foreslås, at der udarbejdes forpligtende samarbejdsaftaler med fælles tidsog leveranceplan mellem parterne Det indstilles, at styregruppen tager risikologgen til efterretning. 6.1 Risikolog 7. Næste møde Næste styregruppemøde afholdes tirsdag den 12. december kl i Sundhedsog Ældreminisiteriet, lokale Eventuelt Side 5