Partneraftale. Formålet med partnerskabsaftalen vil derfor være at skabe en it-governancemodel der kan:

Transkript

1 Partneraftale Randers Kommune og KMD indgår nærværende partneraftale der, gennem et tæt samarbejde om optimal anvendelse af IT-løsninger, skal bidrage til at effektivisere kommunens ressourceudnyttelse. Dette søges gennemført da begge parter har en fælles vision om at Randers Kommunes ressourceudnyttelse kan optimeres gennem en forretningsmæssig tilgang til kommunes arbejdsopgaver. For at operationalisere visionen vil partnerskabet blive bygget op omkring en it-governancemodel der har til hensigt at professionalisere samarbejdet mellem Randers Kommune og KMD. Partneraftalen betragtes som en rammeaftale og bygger på Generelle forretningsbetingelser for KMD A/S. Partneraftalen udgør således rammen for en række projekter, men udgør ikke i sig selv en leveranceaftale. 1. Partneraftalens formål Randers anvender i dag en bred palette af it-løsninger, men ønsker at skabe yderligere nytteværdi og effekt gennem dette partnerskab med KMD. Randers ønsker således at opgradere de forretningsmæssige kompetencer bag IT og skabe en værdiramme, der gør det muligt at tale IT-investeringer og prioriteringer på et generelt niveau. KMD ønsker ligeledes et tættere samarbejde med henblik på i øget grad at professionalisere sine leverancer i Randers og øge forståelsen af Randers kommunes behov. Formålet med partnerskabsaftalen vil derfor være at skabe en it-governancemodel der kan: Styrke topledelsens fokus på sammenhængen mellem forretning og it. Bidrage til yderligere effektivisering af arbejdsgange og processer i Randers Kommune Styrke kvaliteten af it-leverancerne og brugernes opfattelse af disse. Sikre at Randers Kommune gennem nye løsninger fra KMD, fortsat er i front med digital forvaltning og desuden hjemtager de mulige gevinster som dette giver. Parterne forventer, at aftalen således vil bidrage til, at der etableres Konkrete handleplaner som en udløber af Randers Kommunes borgerservice- og IT strategi. Konkrete projekter afledt af styregruppe/it-governancegruppe Styringsmæssige, produktivitetsmæssige, kvalitetsmæssige og servicemæssige forbedringer som resultater af de gennemførte projekter Side 1 af 6

2 2. Aktiviteter indenfor partneraftalen Tildeling af kommerciel KMD Projektleder For at sikre fokus og fremdrift i samarbejdet understøtter KMD dette med en Kommerciel Projektleder der i fællesskab med Randers Kommunes it-chef skal virke som partnerskabets projektledelse. Projektledelsens opgaver: Deltagelse i møder under Kontraktholdergruppen, It-styregruppemøder, samt løbende statusmøder jf. samarbejdsmodellen. Desuden vil projektledelsen være medvirkende til: Udarbejdelse af Business Cases Opdatering af Masterplan Løbende dialog omkring problemstillinger ifbm. nye og kørende løsninger fra KMD Pulje til konsulentydelser: Der afsættes i perioden en pulje på År Beløb i Kr , hvoraf de er afsat til implementering af KMD Opus Økonomi Puljen skal anvendes til anskaffelse af konsulentydelser med henblik på optimering og effektivisering af kommunens arbejdsgange. Indhold og prioritering af anvendelsen af konsulentydelserne aftales nærmere ud fra en dialog med styregruppen og KMD s konsulentservice. 3. Partneraftalens funktionsmåde Partneraftalen fungerer som en ramme for de nuværende og kommende projekter og løsninger. Når der identificeres et projekt indenfor partneraftalens indholdsmæssige ramme, beslutter styregruppen om projektet skal gennemføres. 4. Partneraftalens varighed og opsigelse Partneraftalen er gældende for 4 år med start pr. 1/ Drøftelse af forlængelse indledes senest 4 måneder før aftalens udløb. Der er et gensidigt opsigelsesvarsel af aftalen på 6 måneder og en gensidig forpligtelse til at sikre, at igangsatte projekter lukkes eller færdiggøres, inden aftalen udløber. Parterne er forpligtet til at evaluere aftalen og de konkrete projekter en gang årligt, samt ved afslutningen af de enkelte underliggende projekter. Side 2 af 6

3 5. Partnerskabets organisering Partnerskabet organiseres med en styregruppe og en projektledelse. Det enkelte projekt organiseres med selvstændig projektorganisation. Projekterne refererer til partnerskabet, der har ejerskabet af projekterne. Samarbejdsmodel Randers og KMD Følgegruppe Randers Kommunes direktion og It-chef, samt kundechef, managementkonsulent og KPL fra KMD Følgegruppe Mødehyppighed 2 gange årligt. Heraf 1 gang som strategiseminar Kontraktholdergruppe Vicekommunaldirektør og It-chef fra Randers Kommune samt kundechef, managementkonsulent og KPL fra KMD Kontraktholdergruppe Møde 4 gange årligt It-styregruppe Vicekommunaldirektør, IT-chef, Sekretariatschefer samt Kundechef og KPL fra KMD It-styregruppen Mødehyppighed 4 gange årligt. Direktørområderne: Social og Arbejdsmarked Økonomi, IT og Personale Sundhed og Ældre Direktørområderne Statusmøder med de enkelte direktørområder 2 gange årligt pr. område. Tovholder fra Randers Kommune samt KPL fra KMD Børn og Skole Miljø og Teknik Kultur og Borgerservice Følgegruppen: Følgegruppen har ejerskabet af partnerskabet og de omfattede projekter. Følgegruppen består af Direktionen og It-chefen fra Randers Kommune, samt Kundechef, Managementkonsulent og Kommerciel Projektleder fra KMD. Følgegruppen skal: Behandle emner/indstillinger fra It-styregruppen Beslutte rammer for sammenhæng mellem it og forretning Vedtage strategi og retning for den kommende periodes arbejde Der afholdes 1 gang årligt et heldagsseminar mhp. at sætte fokus på det kommende års strategi og opgaver. Side 3 af 6

4 Kontraktholdergruppe: Kontraktholdergruppen mødes 4 gange årligt. Den løbende porteføljestyring og tværgående problemhåndtering håndteres i partnerkontraktholdergruppen hvor IT-chef i Randers Kommune samt Kommerciel Projektleder fra KMD varetager tovholderfunktionen. Desuden indgår Vicekommunaldirektør fra Randers Kommune, Kundechef fra KMD samt Managementkonsulent fra KMD i gruppen. Kontraktholdergruppen skal have fokus på styring af den samlede it-portefølje som er omfattet af partneraftalen. Driftsmæssige, arbejdsgangsrelaterede eller løsningsspecifikke problemstillinger herunder relationer til tredjepart kan, i tilfælde af at de er uafklarede efter normal behandling, rejses i kontraktholdergruppen til behandling i partnerskabet. It-Styregruppe: Den løbende koordinering og opfølgning varetages af it-styregruppen. Der afholdes møde ca. 4 gange årligt. Heraf afholdes, i forlængelse af Følgegruppens fastlæggelse af It-strategi og fokusområder, et styregruppeseminar med fokus på forankring og den sammenhængende udmøntning. Herunder gennemgang og revision af eksisterende handleplaner. De enkelte medlemmer i styregruppen skal medvirke til: at sikre sammenhængen mellem it og forretning vedligeholdelse af handleplan udarbejdelse af Business Cases at varetage rollen som opgavestiller i forhold til det enkelte delprojekt overordnet projektstyring og koordination af projekter og delprojekter faglig og metodemæssig sparring af projekter og delprojekter kommunikation internt i projektet og i de to organisationer evaluering af projekter opsamling og dokumentation af viden opfølgning på projektplaner og milepæle at sikre hensigtsmæssig håndtering af afvigelser rapporteringer/indstillinger til styregruppen Direktørområder: Strategimøder Deltagere: Det relevante medlem fra direktionen samt relevante afdelingsledere/sekretariatschefer. KMD deltager med Konceptsalgssælger, Managementkonsulent og Kundechef. Side 4 af 6

5 I forhold til mødets dagsorden, skal det vurderes hvor vidt det, i forhold til tværgående emner løsningsmæssigt og eller organisationelt, er formålstjenstligt at indkalde relevante personer fra flere områder. Der afholdes møde 1-2 gange årligt pr. direktørområde. Strategimødet skal bruges til: at hæve dialogen fra løsningsniveau til forretningsniveau. at sikre sammenhæng til kommunens overordnede it-strategi at kommunikere nye ønsker/tiltag fra Randers Kommune at kommunikere nye tiltag fra KMD at sikre input til handleplanen og dermed sikre overordnet koordination af projekter og delprojekter at udpege områder hvor det kan betale sig at arbejde med Business Cases evaluere projekter og den daglige forretning Statusmøder (afdelingschefer, superbrugere o.lign): Deltagere: Den relevante afdelingsleder/sekretariatschef evt. superbrugere efter behov. KMD deltager med Konceptsalgssælger/servicemanager og KPL. Kundechef deltager efter behov. I forhold til mødets dagsorden, skal det vurderes hvorvidt det, i forhold til løsningsmæssigt eller organisationelt tværgående emner, er formålstjenstligt at indkalde relevante personer fra flere områder og afdelinger. Der afholdes møde 1-2 gange årligt pr. afdelingschef/område. Mødet kan evt. 2 deles således at der skiftes mellem hhv. konceptsalgssælger og Servicemanager Statusmødet skal bruges til: at sikre opfølgning på beslutninger fra Strategimødet at kommunikere nye ønsker/tiltag fra Randers Kommune at kommunikere nye tiltag fra KMD at sætte fokus på kundetilfredshed evaluere projekter og den daglige forretning at føde ideer til kommende strategimøder Partnerskabets detailorganisering og bemanding udarbejdes efter aftaleindgåelse og ajourføres løbende. 6. Forpligtelser Parterne er gensidigt forpligtet til at støtte op omkring partnerskabets projekter og sikre fremdrift. Randers Kommune forpligtiger sig til at: Side 5 af 6

6 etablere en organisering der er forankret i direktionen formulere input til løsninger, der er sammenhængende og opfylder administrative behov stille med personaleressourcer mv. til de aftalte udviklingsprocesser og sparringsforløb medvirke i test og pilotdrift af nye systemer, som Randers Kommune finder relevant, og i den forbindelse stille et miljø for disse aktiviteter m.m. til rådighed. stå til rådighed som aktiv referencekunde KMD forpligtiger sig til at: stille ressourcer til rådighed, jf. ovenstående inddrage Randers Kommune i pilottest af diverse nye systemer efter nærmere aftale medvirke til at markedsføre Randers Kommune som en attraktiv samarbejdspartner både internt som eksternt skabe større synlighed i Randers Kommune omkring de overordnede udviklingstendenser, som KMD bliver påvirket af, og arbejder hen imod 7. Underskrifter For Randers Kommune Dato: Vicekommunaldirektør Klaus Christiansen For KMD A/S Dato: Kundechef Peter Ljunggren Laursen Side 6 af 6