Projektplan Syddjurs Smart Community

Transkript

1 Projektplan Syddjurs Smart Community Dokument: Projektplan Version: 1.1 Udgivelsesdato: 9. marts 2016 Udarbejdet af: MC Kontrolleret af: JT Godkendt af: MC

2 Indhold 1 Indledning Projektets titel Baggrund Formål og succeskriterier Formål Succeskriterier Milepæle og aktiviteter Leverancen Milepæle Projektstyring Roller Leverandør Smart Community Lab Styregruppe Tids- og aktivitetsplan Projektværktøj Organisering Kvalitetssikring

3 1 Indledning 1.1 Projektets titel Projektet hedder Udvikling af strategiplan 2030 for udvikling af Syddjurs Smart Community. 1.2 Baggrund Udarbejdelsen af strategiplan frem mod 2030 sker under kampagnen På Forkant, som er initieret og finansieret af et partnerskab mellem Realdania, KL og staten. Kampagnen skal hjælpe kommunerne uden for de store byer med at sætte gang i en positiv tilpasning, omstilling og udvikling. Ved at støtte 26 langsigtede strategiprojekter skaber kampagnen et laboratorium, der udvikler nye metoder, viden, erfaringer og netværk. I Syddjurs Kommune er udrulning af fibernet blevet anledning til at sætte gang i en langsigtet analyse- og strategiproces. Processen skal afdække udfordringer og potentialer og munde ud i en strategiplan, der bygger videre på kommunens vision om at blive et Smarter Community. Udrulningen af den digitale infrastruktur skal ledsages af strategiske indsatser, der smart udnytter og aktiverer de nye ressourcer og potentialer, der er og kan komme i Syddjurs Kommune både vedrørende erhvervslivet og blandt iværksættere, i det fysiske miljø og blandt kommunens borgere. Derfor har Syddjurs Kommune søgt og modtaget støtte fra kampagnen På forkant til at udarbejde en strategiplan frem mod

4 2 Formål og succeskriterier 2.1 Formål Formålet med projektet er at udarbejde en strategiplan, der kan være Syddjurs Kommunes styringsredskab frem mod 2030 i udviklingen af et smart community. Under titlen Syddjurs Smart Community skal strategiplanen give inspiration og værktøjer til, hvordan udrulningen af digital infrastruktur styrker kommunens evne til at tiltrække og fastholde borgere i kommunen, gennem blandt andet gunstige miljøer og netværk m.v. for iværksættere, øget produktivitet i erhvervslivet, styrket turistområde, samt i kommunen som virksomhed. 2.2 Succeskriterier Der opstilles følgende succeskriterier for projektet: Der er involveret en række champions fra erhvervsliv og civilsamfund Der er etableret en række arbejdsgrupper/netværk, som arbejder med at udfolde potentialerne inden for erhvervsliv/iværksætteri, turisme og kommunen som virksomhed Der er udover strategi og handlingsplan udviklet kommunikationsmaterialer, som forklarer og synliggør Syddjurs Smart Community Der er gennemført en overdragelse af strategi og metode for change management fra leverandør til Syddjurs Kommune 4

5 3 Milepæle og aktiviteter 3.1 Leverancen Den endelig leverance er en samlet strategiplan 2030 indeholdende: Strategi for Syddjurs Smart Community og strategiske mål/pejlemærker frem mod 2030 Handlingsplan for de udvalgte fokusområder En plan for organisering af arbejdet frem mod 2030 Metode for change management (forandringsledelse) frem mod 2030 Forankring blandt interessenter (forandring af mindset + ejerskab + begejstring) Desuden diverse dokumentation fra kortlægningen mv. 3.2 Milepæle I leverancen af den endelige strategiplan er der fire milepæle. Af Figur 1, som er den overordnede køreplan for projektet, fremgår milepælenes placering. Figur 1 Overordnet køreplan 5

6 Projektets fem faser er i køreplanen samlet i tre og milepæle er angivet efter hver fase (sorte ruder). Der er planlagt tre styregruppemøde (de røde cirkler). Under hver fase er output (delleverancer) beskrevet. For at en milepæl er nået, skal output (delleverancer), som beskrevet i figuren), foreligge. 6

7 4 Projektstyring 4.1 Roller Leverandør Leverandørs 1 opgaver er: at være ansvarlige for projektets fremdrift og koordinere de løbende opgaver i projektet, i forhold til styregruppen og Smart Community Lab at gennemføre projektet succesfyldt fra start til slut, og sikre at alle deltagerne i projektforløbet løbende vurderer/evaluerer processer og løsninger (samskabelse) at varetage borgerinddragelse og kommunikation i samarbejde med relevante ressourcepersoner i Syddjurs Kommune, og samordne med Smart Community Lab, samarbejdspartnere m.v. Herudover tilfører leverandør projektet sin viden om strategiudvikling, smart cities, anvendelse af teknologi mv. til inspiration af fokusområder og design af inddragelsesprocesser. Den overordnede projektledelse er forankret hos Pluss projektleder Smart Community Lab Smart community lab med repræsentanter fra både Syddjurs Kommune og leverandør er den operative projektgruppe, hvor oplæg drøftes, aktiviteter planlægges og projektet udvikles. Det er leverandørs repræsentanter i gruppen, der sikrer de udkast til oplæg, aktiviteter mv., som skal drøftes i gruppen. Smart Community Lab kan inddrage andres ressourcepersoner efter behov. Projektet evalueres løbende i gruppen og ved afslutning af hver fase inddrages læringen i planlægning af næste fase Styregruppe Styregruppen er formelt ansvarlig for projektet og træffer de overordnede beslutninger. Tiltag med økonomiske, strategiske eller politiske konsekvenser forelægges styregruppen. 4.2 Tids- og aktivitetsplan De konkrete aktiviteter styres via vedhæftede tids- og aktivitetsplan, som løbende opdateres og deles med Smart Community Lab. 1 Pluss med underleverandører Devoteam og Alexandra Instituttet 7

8 Det er Pluss projektleder, som er ansvarlig for den løbende opdatering af tids- og aktivitetsplan hele. 4.3 Projektværktøj ShareFile anvendes til som dokumentdelingsværktøj mellem deltagerne i smart community lab. 8

9 5 Organisering Den overordnede organisering af projektet ser således ud: Figur 2 Projektorganisering 9

10 6 Kvalitetssikring Der foretages en løbende kvalitetssikring af det samlede projektet med udgangspunkt i værktøjet 7 nøgler. Tabellen opdateres løbende i takt med projektets fremdrift. Tabel 1 Kvalitetssikring 7 nøgler Opmærksomhedspunkter Konkrete opgaver, der projektmæssigt skal håndteres i processen Vurdering (bruges i processen mhp. en effektiv projektstyring) Kommentar 1. Resultatmål: Er der styr på formål og omfang? Overordnet tidsplan Formål og succeskriterier Ressourcestyring og tidsregistrering 2. Risici: Er der styr på risici i projektet? Hvilke risikofaktorer findes i projektet? Hvordan kan risikofaktorerne håndteres effektivt? Risikoanalyse gennemgås med Syddjurs Kommunes projektledelse 3. Fremgangsmåde/tilrettelæggelse: Er der styr på metodeanvendelse og leverancer i projektet? Mødekalender Strategi og aktivitetsflow Koordinering Plan for delleverancer og processer formuleres og godkendes Mødekalender med Smart Community Lab planlægges Aftaler om løbende koordinering aftales mellem projektledelser 4. Team og infrastruktur: Er der styr på, hvilke kompetencer der skal være til stede i projektets team og infrastruktur? Er ansvar og kompetencer klart afgrænset? Principper for samarbejdet Beslutningskompetencer og informationsstrømme Principper for samarbejde med smart community lab aftales endelig i fase Interessenthåndtering: Er der styr på interessenterne, herunder afgrænsning af ansvar og kompetenceområder samt forventningsafstemning? Interessenter og interessentstyring Interessentanalyse gennemgås med smart community lab 6. Nytteværdi og værdier: Er der klarhed over, hvilken nytte projektet skal give organisationen? Er processen i overensstemmelse med organisationens værdier? Hvad skal nytten være af opgaven? Hvilke indikatorer skal eventuelt anvendes? Hvilke bærende ideer ligger i opgaven? 7. Støttesystemer og kvalitetstjek i projektet: Foreligger de nødvendige støttesystemer og kvalitetstjek? Dokumentstandarder og - styring Fakturering og dokumentation Budget- og økonomistyring udlægsadministration Opfølgning og evaluering Kontraktstandarder og kontraktstyring leverandørstyring Dokumentdelingsværktøj skal aftales 10