Fors A/S Fors Holding A/S & Fors A/S - Bestyrelse (1. bestyrelsesmøde i Fors-koncernen) :00 Tåstrup Møllevej 5, 4300 Holbæk

Transkript

1 Fors A/S Fors Holding A/S & Fors A/S - Bestyrelse (1. bestyrelsesmøde i Fors-koncernen) :00 Tåstrup Møllevej 5, 4300 Holbæk

2 Mødeindhold Punkt Side Punkt 0: Overblik 1 Beslutning for punkt 1: Godkendelse af dagsorden (B) 3 Punkt 1: Godkendelse af dagsorden (B) 4 Beslutning for punkt 2: Godkendelse af referat fra sidste møde (B) 5 Punkt 2: Godkendelse af referat fra sidste møde (B) 6 Beslutning for punkt 3: Gensidig orientering (O) 8 Punkt 3: Gensidig orientering (O) 9 Beslutning for punkt 4: Revidering af bestyrelsens forretningsorden (B) 10 Punkt 4: Revidering af bestyrelsens forretningsorden (B) 11 Beslutning for punkt 5: Ejerskab til kloaknettet i dele af Viby (O) 15 Punkt 5: Ejerskab til kloaknettet i dele af Viby (O) 16 Beslutning for punkt 6: Ekstraordinær generalforsamling i netselskaberne i Fors- 18 Punkt 6: Ekstraordinær generalforsamling i netselskaberne i Fors-koncernen (B) 19 Beslutning for punkt 7: Samling af administrative funktioner (B) 21 Punkt 7: Samling af administrative funktioner (B) 22 Beslutning for punkt 8: Årsplan 2018 (opfølgning på bestyrelsens huskeliste) (B) 29 Punkt 8: Årsplan 2018 (opfølgning på bestyrelsens huskeliste) (B) 30 Beslutning for punkt 9: Forberedelse af ordinær generalforsamling 2018 (B) 34 Punkt 9: Forberedelse af ordinær generalforsamling 2018 (B) 35 Beslutning for punkt 10: CSR-målsætninger og input til årsrapport 2018 (B) 37 Punkt 10: CSR-målsætninger og input til årsrapport 2018 (B) 38 Beslutning for punkt 11: Opsamling på introduktionsdag og bestyrelsesseminar (B) 42 Punkt 11: Opsamling på introduktionsdag og bestyrelsesseminar (B) 43 Beslutning for punkt 12: Deltagere til landsmøde hos Dansk Affaldsforening, Dansk 45 Punkt 12: Deltagere til landsmøde hos Dansk Affaldsforening, Dansk Fjernvarme og 46 Beslutning for punkt 13: Orientering af interessenter (B) 48 Punkt 13: Orientering af interessenter (B) 49 Beslutning for punkt 14: Næste møde (O) 50 Punkt 14: Næste møde (O) 51 Beslutning for punkt 15: Eventuelt (O) 52 Punkt 15: Eventuelt (O) 53

3 Punkt 0: Overblik 1. Bestyrelsesmøde i alle selskaber i Fors-koncernen Dato: 05. marts 2018 Tid: Kl Sted: Fors A/S Tåstrup Møllevej 5, 4300 Holbæk Fra bestyrelse og direktion deltager: Asger Kej, formand, Fors Holding A/S & Fors A/S Søren Jensen, Fors Holding A/S Steen Klink, Fors Holding A/S & Fors A/S afbud Julie Hermind, Fors Holding A/S & Fors A/S Christian Ahlefeldt-Laurvig, Fors Holding A/S Jens Kristian Jensen, Fors Holding A/S afbud Torben Jørgensen, Fors Holding A/S Lars-Christian Brask, Fors Holding A/S Benny Steen Nørby, Fors Holding A/S Birgit Poulsen, Fors Holding A/S Mogens Nørskov Madsen, Fors Holding A/S Per Birk Jensen, Fors Holding A/S Jens-Christian Refsgaard, Fors Vand- & Spildevand- Holbæk, Lejre & Roskilde A/S afbud Søren Rasmussen, Fors Vand- & Spildevand- Holbæk, Lejre & Roskilde A/S Michael Brandt (adm. direktør), alle selskaber undtagen Fors Holding A/S & Fors A/S Charlotte Vincents (økonomidirektør), alle selskaber undtagen Fors Holding A/S & Fors A/S Henrik Correll (produktionsdirektør) alle selskaber undtagen Fors Holding A/S & Fors A/S Dato: Ref.: BHS Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN: Fra den øvrige direktion deltager: - Rikke Saltoft, stabschef - Thomas Hopp, kundedirektør Gæst: - Referent: - Bjørk Hasager Sørensen, forretningskonsulent Dagsorden: O = orienteringspunkt, B = beslutning Indholdsfortegnelse Selskab 1. Godkendelse af dagsorden (B) Alle 2. Godkendelse af referat fra sidste møde (B) Alle 3. Gensidig orientering (O) Alle 4. Revidering af bestyrelsens forretningsorden (B) Alle 5. Ejerskab til kloaknettet i dele af Viby (O) Fors Holding A/S, Fors Spildevand Roskilde A/S 6. Ekstraordinær generalforsamling i netselskaberne i Fors Holding A/S Fors-koncernen (B) 7. Samling af administrative funktioner (B) Fors Holding A/S 1

4 Punkt 0: Overblik 8. Årsplan 2018 (opfølgning på bestyrelsens huskeliste) Alle (B) 9. Forberedelse af ordinær generalforsamling 2018 (B) Fors Holding A/S 10. CSR-målsætninger og input til årsrapport 2018 (B) Alle 11. Opsamling på introduktionsdag og bestyrelsesseminar Alle (B) 12. Deltagere til landsmøde hos Dansk Affaldsforening, Alle Dansk Fjernvarme og DANVA (B) 13. Orientering af interessenter (B) Alle 14. Næste møde (O) Alle 15. Eventuelt (O) Alle 2 / 2 2

5 Beslutning for punkt 1: Godkendelse af dagsorden (B) Bestyrelsen godkendte dagsordenen. 3

6 Punkt 1: Godkendelse af dagsorden (B) Punktet behandles af bestyrelsen for: Alle selskaber i Fors-koncernen. Godkendelse af dagsorden (B) Sagsbehandler: BHS Anbefaling: At bestyrelsen godkender dagsordenen. Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN:

7 Beslutning for punkt 2: Godkendelse af referat fra sidste møde (B) Bestyrelsen godkendte referatet af det seneste møde afholdt den 11. december

8 Punkt 2: Godkendelse af referat fra sidste møde (B) Punktet behandles af bestyrelsen for: Alle selskaber i Fors-koncernen. Godkendelse af referat fra sidste møde (B) Sagsbehandler: BHS Anbefaling: At bestyrelserne i Fors-koncernen godkender referatet af bestyrelsesmøderne afholdt den 11. december Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN:

9 Beslutning for punkt 3: Gensidig orientering (O) Formand Asger Kej orienterede om, at dette dagsordenspunkt bruges til at berette om, hvad der sker mellem bestyrelsesmøderne. Formanden orienterede desuden om, at det grundet lovgivning og fordi det kan få negative konsekvenser for eksempelvis ejere, entreprenører og selskabet er vigtigt med fortrolighed omkring bestyrelsesarbejdet. Formanden orienterede desuden om, at man som bestyrelsesmedlem har personligt ansvar for de beslutninger, som tages på møderne, også selvom man ikke er tilstede på møderne. Der er en bestyrelsesansvarsforsikring som dækker, hvis bestyrelsen ubevidst begår fejl. Formanden understregede, at selvom de enkelte bestyrelsesmedlemmer sidder i forskellige selskaber, så tilstræbes det at bestyrelsen arbejder som enhedsbestyrelse. I bestyrelseslokalet skal der arbejdes for at varetage selskabets interesser ikke særinteresser. Bestyrelsesmedlem Birgit Poulsen orienterede om, at hun har afholdt workshop med 30 engagerede kunder om affalds-indsamlingsordningen i Holbæk. Formålet med mødet var at få kundernes input til, hvordan ordningen eventuelt kan revideres, når den igen skal i udbud. I dialogen med kunderne får Fors A/S viden, som kan give en bedre kundeservice og input til de til- og fravalg, som skal tages. Stabschef Rikke Saltoft orienterede om, at der har været tre arbejdsulykker siden 1. januar. Den ene af ulykkerne er efter arbejdsmiljøloven at betragte som en reel arbejdsulykke, idet den har krævet mere end en dags sygefravær. Fors A/S har mange registrerede arbejdsulykker i forhold til andre virksomheder. Dette skyldes en beslutning om ud fra et forsigtighedshensyn at anmelde alle typer af ulykker også ulykker, som i lovmæssig forstand ikke er arbejdsulykker. For at kunne lave sammenlignelige tal, vil Fors A/S fremadrettet registrere arbejdsulykker ud fra om de er arbejdsulykker i lovmæssig forstand eller ej. 8

10 Punkt 3: Gensidig orientering (O) Punktet behandles af bestyrelsen for: Alle selskaber i Fors-koncernen. Gensidig orientering (0) Sagsbehandler: BHS Sagsfremstilling: Bestyrelsen og direktionen orienterer hinanden om relevant nyt siden seneste bestyrelsesmøde, som ikke behandles under de øvrige punkter på dagsordenen. Anbefaling: At orienteringen tages til efterretning. Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN:

11 Beslutning for punkt 4: Revidering af bestyrelsens forretningsorden (B) Bestyrelsen i Fors Holding A/S gennemgik den fremlagte forretningsorden med særlig fokus på Forretningsudvalgets rolle i forhold til forberedelse af bestyrelsesmøderne og relationen med ejerne. Efter drøftelsen tiltrådte bestyrelsen den fremlagte forretningsorden. Bestyrelserne i netselskaberne reviderede forretningsordenen i netselskaberne, således at de bliver identiske med forretningsordenen i Fors Holding A/S. 10

12 Punkt 4: Revidering af bestyrelsens forretningsorden (B) Punktet behandles af bestyrelsen for: Alle selskaber i Fors-koncernen Revidering af bestyrelsens forretningsorden (B) Sagsbehandler: RS Sagsresume: Forretningsordenen er bestyrelsens vejledning, arbejdsplan og huskeliste, og den skal derfor bruges som en hjælp i bestyrelsesarbejdet. Forretningsordenen er en dynamisk størrelse, der kan og skal tilpasses selskabet i takt med dets udvikling. Den nuværende Forretningsorden for bestyrelsen for Fors Holding A/S blev senest revideret på bestyrelsesmødet den 14. juni De nuværende forretningsordener i de øvrige selskaber i Fors-koncernen er ikke revideret siden selskaberne blev etableret den 1. januar Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN: Forretningsordenen er bestyrelsens vejledning, arbejdsplan og huskeliste, og den skal anvendes som hjælp i bestyrelsesarbejdet. Selskabsloven indeholder alene forslag til og ikke krav om, hvad der kan være omfattet af forretningsordenen. Loven beskriver, hvad bestyrelsen kan overveje at tage med i den forretningsorden, som skal danne grundlag for dens arbejde. Selskabslovens 130 er ikke udtømmende. Dette forhold stiller krav til hvert enkelt selskabs bestyrelse til konkret at indrette sig efter selskabets behov altså tænke over, hvordan arbejdet i bestyrelsen udføres bedst for netop det pågældende selskab. Rigtigt udformet og anvendt er forretningsordenen bestyrelsens vigtigste arbejdsredskab. Forretningsordenen skal udfærdiges på en måde, som dels adresserer de formelle selskabsretlige forhold og dels inddrager forretningsmæssige forhold, som gør sig gældende for det enkelte selskab. Af selskabslovens 130, stk. 1 følger, at hvis bestyrelsen består af flere medlemmer, skal der ved en forretningsorden træffes nærmere bestemmelser om udførelse af bestyrelsens hverv. Efter selskabslovens ikrafttrædelse skelnes der nu ikke længere mellem aktie- og anpartsselskaber i forhold til pligten til at udarbejde en forretningsorden. Det afgørende er, hvilken type ledelsesstruktur det enkelte kapitalselskab har valgt, nemlig om der er valgt en bestyrelse, og om dette øverste ledelsesorgan har flere medlemmer. Det eneste punkt, hvor selskabsloven skelner mellem forskellige typer kapitalselskaber, er i forhold til statslige aktieselskaber. Sagsfremstilling: Af bestyrelsens forretningsordens 13.1 fremgår det, at bestyrelsesmedlemmer enten før eller på det første bestyrelsesmøde efter nyvalg tiltræder bestyrelsens forretningsorden. I forbindelse med konstitueringen af ny bestyrelse i Fors A/S udvides Forretningsudvalget. I forlængelse heraf foreslås det at revidere bestyrelsens forretningsordens pkt. 1.4 ændres fra: Side 1 af 3 11

13 Punkt 4: Revidering af bestyrelsens forretningsorden (B) Bestyrelsen nedsætter på det konstituerende bestyrelsesmøde et Forretningsudvalg. Forretningsudvalget sammensættes på første bestyrelsesmøde efter konstituering. Forretningsudvalget er bestående af tre medlemmer. Forretningsudvalgets primære opgaver skal være at tilsikre den kommercielle integration af de før fusionstidspunktet eksisterende forsyningsvirksomheder, herunder deres datterselskaber, samt at tilsikre de synergier og effektiviseringer, fusionen forventes at medføre. Forretningsudvalget skal fungere som et forberedende udvalg i forhold til de opgaver, som bestyrelsen beslutter, skal delegeres til udvalget. Alle centrale beslutninger skal fortsat træffes af den samlede bestyrelse. Til (ændring er markeret med gul mark-up): Bestyrelsen har et Forretningsudvalg udpeget af generalforsamlingen. Forretningsudvalget er bestående af fire medlemmer. Forretningsudvalgets primære opgaver skal være at tilsikre den kommercielle integration af de før fusionstidspunktet eksisterende forsyningsvirksomheder, herunder deres datterselskaber, samt at tilsikre de synergier og effektiviseringer, fusionen forventes at medføre. Forretningsudvalget skal fungere som et forberedende udvalg i forhold til de opgaver, som bestyrelsen beslutter, skal delegeres til udvalget. Alle centrale beslutninger skal fortsat træffes af den samlede bestyrelse. Det foreslås ligeledes at revidere forretningsordenerne i netselskaberne i Fors-koncernen, således at de er identiske med forretningsordenen i Fors Holding A/S. Retsgrundlag: LBKG nr (Selskabsloven) 130. Bestyrelsens forretningsordens 13.1 Høring: - Fors A/S vurdering: Selskabsloven indeholder alene anbefalinger til og ikke krav om, hvad der kan være omfattet af forretningsordenen. Det er således bestyrelsen selv, der suverænt beslutter, hvilket indhold forretningsordenen skal have men forretningsordenen må naturligvis ikke indeholde bestemmelser, som er i modstrid med lovgivningen eller selskabets vedtægter. En bestyrelse er kun bundet af bestemmelser i en ejeraftale, hvis disse bestemmelser tillige er indeholdt i selskabets vedtægter. For noterede selskaber skal der være et samspil mellem corporate governance-anbefalinger (anbefalinger for god selskabsledelse) og selskabets forretningsorden, men også for andre selskaber kan det være hensigtsmæssigt at skele til corporate governanceanbefalingerne. Bestyrelsen bør løbende efterse, om forretningsordenen er i overensstemmelse med lovgivningen, selskabets vedtægter og tilpasset selskabets udvikling. Da hvert enkelt medlem af bestyrelsen er bundet af forretningsordenen, og skal efterkomme reglerne deri anbefales det, at forretningsordenen gennemgås på bestyrelsesmødet og ikke blot udleveres til underskrift. 2 / 3 12

14 Punkt 4: Revidering af bestyrelsens forretningsorden (B) Økonomi: - Anbefaling: At bestyrelsen gennemgår og tiltræder forretningsordenen. At bestyrelserne i netselskaberne reviderer forretningsordenen i netselskaberne, således at de bliver identiske med forretningsordenen i Fors Holding A/S. 3 / 3 13

15 Bilag til Punkt 4: Revidering af bestyrelsens forretningsorden (B) Bilag 04.1_ Forretningsorden til underskrift 1.0.docx 14

16 Punkt 4, Bilag 1: Bilag 04.1_ Forretningsorden til underskrift 1.0.docx Forretningsorden for bestyrelsen i Fors Holding A/S og Fors A/S Dato: Sagsnr.: S Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN:

17 Punkt 4, Bilag 1: Bilag 04.1_ Forretningsorden til underskrift 1.0.docx INDHOLDSFORTEGNELSE: 1. VALG OG KONSTITUERING BESTYRELSESMØDER - INDKALDELSE OG DAGSORDEN BESTYRELSENS BESLUTNINGSDYGTIGHED OG KOMPETENCE INHABILITET BESTYRELSESREFERATER VÆSENTLIGE BESLUTNINGER BESTYRELSENS OPGAVER DIREKTIONEN TAVSHEDSPLIGT SEKRETARIATSFUNKTION UDTRÆDEN HONORAR OG DÆKNING AF UDGIFTER GODKENDELSE AF FORRETNINGSORDENEN ÆNDRING AF FORRETNINGSORDENEN / 12

18 Punkt 4, Bilag 1: Bilag 04.1_ Forretningsorden til underskrift 1.0.docx 1. VALG OG KONSTITUERING 1.1 Nyvalg sker hvert fjerde år, da bestyrelsens valgperiode følger ejerkommuners valg til byrådet. Umiddelbart efter nyvalg til ejerkommunernes valg til byrådet og senest i januar måned i konstitueringsåret indkaldes til en ekstraordinær generalforsamling alene med valg bestyrelsesmedlemmer på dagsordenen. I forlængelse heraf afholdes det første konstituerende bestyrelsesmøde. 1.2 Bestyrelsesmedlemmerne, herunder bestyrelsens formand og Forretningsudvalget vælges af generalforsamlingen for en 4-årig periode. Bestyrelsen skal sikre, at anmeldelse sker til Erhvervsstyrelsen senest 2 uger efter generalforsamlingen, jf. Selskabslovens Bestyrelsesmedlemmer i Fors-koncernen fremgår af bilag Bestyrelsen har et Forretningsudvalg udpeget af generalforsamlingen. Forretningsudvalget er bestående af fire medlemmer. Forretningsudvalgets primære opgaver skal være at tilsikre den kommercielle integration af de før fusionstidspunktet eksisterende forsyningsvirksomheder, herunder deres datterselskaber, samt at tilsikre de synergier og effektiviseringer, fusionen forventes at medføre. Forretningsudvalget skal fungere som et forberedende udvalg i forhold til de opgaver, som bestyrelsen beslutter, skal delegeres til udvalget. Alle centrale beslutninger skal fortsat træffes af den samlede bestyrelse. 1.5 Bestyrelsen kan efter behov nedsætte ad hoc udvalg til at tage sig af specifikke opgaver. 1.6 På første møde efter nyvalg afgiver hvert bestyrelsesmedlem en kort oversigt over øvrige bestyrelsesposter eller tilsvarende poster, det pågældende bestyrelsesmedlem varetager. 1.7 Bestyrelsen deltager ved sin tiltrædelse i et introduktionsprogram fastlagt af formanden. 1.8 Formanden repræsenterer bestyrelsen udadtil, medmindre formanden bestemmer andet. 2. BESTYRELSESMØDER - INDKALDELSE OG DAGSORDEN 2.1 Bestyrelsesmøder afholdes normalt seks gange årligt, og derudover når formanden finder det nødvendigt. I årets 4. kvartal fastlægges datoer for bestyrelsesmøder i det kommende kalenderår. Bestyrelsens årshjul fremgår af bilag Formanden bestemmer, hvor bestyrelsesmøderne afholdes, og sikrer i samarbejde med Selskabet, at samtlige bestyrelsesmedlemmer indkaldes. 2.3 Et medlem af bestyrelsen, Selskabets revisor eller den administrerende direktør kan forlange, at bestyrelsen indkaldes, jf. Selskabslovens Bestyrelsen indkaldes på formandens vegne af selskabet med mindst fem dages forudgående skriftligt varsel (hvilket kan være pr. ). Indkaldelsesvarslet kan i uopsættelige tilfælde forkortes af formanden. 3 / 12

19 Punkt 4, Bilag 1: Bilag 04.1_ Forretningsorden til underskrift 1.0.docx 2.5 Direktionen skal sikre, at relevant skriftligt materiale til bestyrelsesmødet fremsendes senest 3 hverdage inden bestyrelsesmødet. Adgang til materiale kan gives ved fremsendelse af materialet pr. eller ved anden elektronisk adgang. 2.6 Dagsordenen udarbejdes af Forretningsudvalget i samråd med den administrerende direktør. Et bestyrelsesmedlem kan i forbindelse med udarbejdelsen af dagsordenen anmode formanden om at optage et bestemt emne på dagsordenen. 2.7 På hvert bestyrelsesmøde skal dagsordenen mindst indeholde følgende punkter: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse og underskrift af referat 3. Gensidig orientering, herunder oplysninger om væsentlige hændelser inden for arbejdsmiljø og miljø 4. Punkter relateret til årets gang, jf. årshjulet 5. Behandling af sager Konkrete sager skal beskrives i den tilgængelige dagsorden ligesom relevant bilagsmateriale vedrørende de enkelte punkter gøres tilgængelig sammen med dagsordenen. 6. Indførsler i revisionsprotokollen (når der modtages revisonsprotokoller) 7. Ekstern orientering, jf. pkt Næste møde 9. Gennemgang af de væsentligste konklusioner på mødet 10. Eventuelt 2.8 Selskabets direktion er berettiget til at være til stede ved bestyrelsesmøderne og har ret til at udtale sig. Nøglepersoner i selskabet eller fra netselskabernes bestyrelser kan indkaldes, hvis deres deltagelse i bestyrelsesmødet skønnes nødvendig for at belyse eventuelle punkter. Bestyrelsen kan i relation til et konkret møde eller behandlingen af et enkelt punkt på dagsordenen beslutte, at direktionen ikke skal overvære dette eller deltage i behandlingen heraf. 2.9 Bestyrelsesmøderne kan, såfremt det af bestyrelsesformanden skønnes nødvendigt, afholdes elektronisk, herunder ved telefonmøder og videokonferencer, og/eller skriftligt. Uanset foranstående kan et bestyrelsesmedlem eller den administrerende direktør forlange, at der finder en mundtlig drøftelse sted. 3. BESTYRELSENS BESLUTNINGSDYGTIGHED OG KOMPETENCE 3.1 Bestyrelsesmøder ledes af formanden. I dennes fravær leder et medlem af Forretningsudvalget bestyrelsesmødet. Medlemmet er udpeget af formanden. 3.2 Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når over halvdelen af bestyrelsesmedlemmerne er tilstede. Bestyrelsen må dog ikke træffe beslutninger uden, at alle bestyrelsesmedlemmer så vidt muligt har haft mulighed for at deltage i behandlingen. 3.3 Bestyrelsesbeslutninger træffes ved simpelt stemmeflertal. Formandens stemme eller formandens stedfortræder, jf. pkt. 3.1, er udslagsgivende ved stemmelighed. 4 / 12

20 Punkt 4, Bilag 1: Bilag 04.1_ Forretningsorden til underskrift 1.0.docx 4. INHABILITET 4.1 Bestyrelsesmedlemmer skal i deres bestyrelsesarbejde loyalt varetage Selskabets interesser. 4.2 Et bestyrelsesmedlem eller en direktør må ikke deltage i behandlingen af sager, hvor bestyrelsesmedlemmet eller direktøren er inhabil. Dette omfatter blandt andet bestyrelsens behandling af aftaler mellem Selskabet og bestyrelsesmedlemmet/direktøren selv eller søgsmål mod den pågældende selv. Det samme gælder aftaler mellem Selskabet og tredjemand eller søgsmål mod tredjemand, hvis bestyrelsesmedlemmet eller direktøren har en væsentlig interesse heri, der kan være stridende mod Selskabets eller Fors-koncernens interesser. 4.3 Et bestyrelsesmedlem er som udgangspunkt ikke inhabilt ved behandlingen af sager vedrørende den kommune eller det kommunalt ejede selskab, medlemmet er indstillet af. 4.4 Bestyrelsen skal godkende eventuelle aftaler mellem bestyrelsesmedlemmer eller direktører og Selskabet samt aftaler mellem Selskabet og tredjemand, hvori bestyrelsesmedlemmer eller direktører måtte have en væsentlig interesse, der kan være stridende mod Selskabets eller Fors-koncernens interesser. 4.5 Bestyrelsen afgør med rekurs til domstolene spørgsmålet om, hvorvidt et medlem er inhabilt ved behandlingen af en sag. 5. BESTYRELSESREFERATER 5.1 Formanden eller dennes stedfortræder, jf. pkt. 3.1, er ansvarlig for, at der udarbejdes forhandlingsprotokollat af de på bestyrelsesmøderne stedfundne forhandlinger og trufne beslutninger. 5.2 Referaterne skal bl.a. indeholde følgende: a) Tid og sted for mødet b) Mødedeltagere, fraværende og referent c) Hvem der har ledet mødet d) Dagsorden for mødet e) Underskrift af referat af sidste bestyrelsesmøde f) Referat af de stedfundne forhandlinger og trufne beslutninger 5.3 Referat af et bestyrelsesmøde skal inden fem dage efter afholdelse af bestyrelsesmødet udsendes efter godkendelse af formanden til bestyrelsens øvrige medlemmer. 5.4 Medlemmer af bestyrelsen har derpå to dage fra udsendelsen til at komme med eventuelle kommentarer til referatet over for formanden. 5.5 Bestyrelsesreferatet underskrives på førstkommende bestyrelsesmøde af medlemmerne af bestyrelsen. Bestyrelsesmedlemmer, der ikke har været til stede ved et bestyrelsesmøde, skal skriftligt på referatet bekræfte, at de har læst referatet. 5.6 Et bestyrelsesmedlem, der ikke er enig i en truffen beslutning, har ret til at få sin mening indført i referatet. Tilsvarende gælder for et direktionsmedlem, som har 5 / 12

21 Punkt 4, Bilag 1: Bilag 04.1_ Forretningsorden til underskrift 1.0.docx deltaget i det pågældende møde. 6. VÆSENTLIGE BESLUTNINGER 6.1 Bestyrelsen er ansvarlig for, at spørgsmål om forhold af principiel eller væsentlig økonomisk betydning for Fors-koncernen eller Selskabets ejere forelægges generalforsamlingen, der træffer beslutning ved enstemmighed. Dette gælder: Udvidelse af ejerkredsen i Selskabet eller i Selskabets datterselskaberne Iværksættelse af nye aktiviteter i Fors-koncernen (f.eks. elforsyning, fjernkøling m.v.) Dispositioner af væsentlig økonomisk betydning for aktionærerne af Selskabet eller Fors-koncernen Strategiske beslutninger af væsentlig betydning for aktionærerne eller Forskoncernen 7. BESTYRELSENS OPGAVER 7.1 Bestyrelsen og direktionen forestår ledelsen af Selskabets anliggender. Bestyrelsen er ansvarlig for den overordnede og strategiske ledelse, mens den daglige ledelse af Selskabet varetages af direktionen, jf. pkt. 8, der skal følge de retningslinjer og anvisninger, som bestyrelsen har givet. 7.2 Bestyrelsen påser, at Fors-koncernen efterlever den til enhver tid gældende Ejerstrategi. 7.3 Bestyrelsen påser, at Selskaberne i Fors-koncernen ledes på tilfredsstillende måde og i overensstemmelse med lovgivningen, Selskabernes vedtægter samt Selskabernes formål. 7.4 Bestyrelsen skal sikre, at bogføringen og regnskabsaflæggelsen foregår på en måde, der efter Selskabets forhold er tilfredsstillende. 7.5 Bestyrelsen modtager løbende den fornødne rapportering om Fors-koncernens finansielle forhold. 7.6 Bestyrelsen påser, at Selskaberne i Fors-koncernen er tilstrækkeligt forsikret mod almindelige og særlige risici, samt at den risikostyring og interne kontroller, der gennemføres, svarer til det ønskede niveau. 7.7 Bestyrelsen sikrer, at Fors-koncernens kapitalberedskab til enhver tid er forsvarligt, herunder at der er tilstrækkelig likviditet til at opfylde nuværende og fremtidige forpligtelser, efterhånden som de forfalder. 6 / 12

22 Punkt 4, Bilag 1: Bilag 04.1_ Forretningsorden til underskrift 1.0.docx 7.8 Bestyrelsen drager omsorg for, at der føres en ejerbog i overensstemmelse med bestemmelserne i selskabslovens Ejerbogen skal være tilgængelig for offentlige myndigheder. Direktionen har det daglige ansvar for dette. 7.9 Bestyrelsen skal endvidere føre et særskilt register over storaktionærer (ejerregister) i overensstemmelse med bestemmelserne i Selskabslovens 58. Direktionen har det daglige ansvar for dette Bestyrelsen afholder hvert år, i august/september måned, et strategiseminar, hvor budgetprocessen påbegyndes. Primo oktober afholdes et budgetseminar, hvor budget for det kommende år fastlægges Inden afholdelse af budgetseminaret modtager bestyrelsen fra økonomidirektøren udkast til budget, som skal indeholde resultatbudget og balancebudget for det følgende regnskabsår. Resultatbudgettet skal være ledsaget af en prognose i hovedtræk for de efterfølgende to regnskabsår Bestyrelsen skal i forbindelse med budgetseminaret tage stilling til om Selskabernes organisation er betryggende, herunder navnlig organisering af bogholderi- og regnskabsfunktioner og IT-organisationen, samt hvilke kontrolprocedurer, der er fastlagt for at sikre mod misbrug mv Budgettet skal for det kommende år være gennemgået for hele Fors-koncernen af bestyrelsen senest ultimo oktober måned hvert år. Samtidig godkender bestyrelsen de anlægsprojekter, som direktionen jf. 8.8 har kompetence til at gennemføre I marts/april måned gennemgås udkast til årsrapport med bestyrelsen Årsrapporten, underskrevet af direktionen og godkendt af revisor, gennemgås på et bestyrelsesmøde. Efter vedtagelse af indstillingen til generalforsamlingen om anvendelse af overskud eller dækning af tab underskrives det af den samlede bestyrelse i endelig form Årsrapporten forelægge til godkendelse på Selskabets ordinære generalforsamling, og et af dirigenten påtegnet eksemplar indsendes derpå til Erhvervsstyrelsen Bestyrelsen og direktionen skal drage omsorg for, at revisor kan gennemføre de undersøgelser, som denne finder nødvendige. Det skal sikres, at revisor modtager de oplysninger og den bistand, som denne finder nødvendige for at kunne udføre sit hverv Bestyrelsen indkalder til generalforsamlinger og påser, at disse afholdes i overensstemmelse med de regler, der er foreskrevet i vedtægterne samt lovgivningen Bestyrelsens beretning tilsendes bestyrelsen forud for generalforsamlingen Bestyrelsen vælger en formand for Valgudvalget blandt medlemmerne af Forretningsudvalget Bestyrelsen behandler og træffer afgørelse i alle sager, der efter Selskabets forhold er af usædvanlig art eller størrelse, medmindre de af bestyrelsen forelægges generalforsamlingen til afgørelse, jf. pkt Ændringer foretaget i revisionsprotokollen fremlægges på næstkommende 7 / 12

23 Punkt 4, Bilag 1: Bilag 04.1_ Forretningsorden til underskrift 1.0.docx bestyrelsesmøde. Eventuelle registreringer siden sidste bestyrelsesmøde skal underskrives af samtlige bestyrelsesmedlemmer Revisor har ret til at deltage i de bestyrelsesmøder, hvor årsrapporten behandles. Formanden er endvidere i andre sammenhænge berettiget til at forlange revisors tilstedeværelse ved et bestyrelsesmøde. Formanden er forpligtet til at anmode revisor om at være til stede, såfremt et bestyrelsesmedlem anmoder herom. 8. DIREKTIONEN 8.1 Bestyrelsen ansætter og afskediger medlemmerne af Selskabets direktion. Bestyrelsen fastsætter ansættelsesvilkår samt beføjelser for Selskabets direktion. 8.2 Direktionen refererer til bestyrelsesformanden i Fors-koncernen. 8.3 Over for bestyrelsen er direktionen ansvarlig for, at Fors-koncernen ledes i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning, Fors-koncernenes vedtægter, eller specielle pålæg, som bestyrelsen måtte have meddelt eller senere meddeler Direktionen. 8.4 Direktionen har pligt til uopholdeligt at meddele bestyrelsen, hvis der foreligger forhold, der synes at kunne medføre, at de overordnede retningslinjer for Forskoncernens virksomhed ikke kan gennemføres eller vil blive forsinket. 8.5 Den administrerende direktør varetager den daglige ledelse af Fors-koncernen. Bestyrelsen fastsætter de nærmere retningslinjer. 8.6 Direktionen skal løbende kontrollere planer og budgetter og tage stilling til Forskoncernens likviditet, ordrebeholdning, væsentlige dispositioner, forsikringsforhold, finansieringsforhold, pengestrøm og særlige risici. 8.7 Direktionen sikrer udarbejdelse af årsrapport med udkast til koncernregnskab. Revisionen skal i denne rapport anføre, hvorvidt udkastet i den foreliggende form kan forsynes med en revisionspåtegning uden forbehold. 8.8 Den administrerende direktør har fuld kompetence til at forestå organiseringen af Fors-koncernens daglige virksomhed samt løsningen af de dermed forbundne opgaver inden for de af bestyrelsen godkendte budgetter og anlægsprojekter jf Handel med fast ejendom og forhandling med lodsejere ejere vedrørende eventuel erstatning foregår i samarbejde med formanden eller i denne fravær et udpeget medlem af Forretningsudvalget. 8.9 Den administrerende direktør udarbejder forslag til de ordinære bestyrelsesmøders dagsorden. Udkastet godkendes af Forretningsudvalget, jf. pkt Det påhviler den administrerende direktør at sørge for, at der tilgår hver enkelt bestyrelsesmedlem det materiale, som Forretningsudvalget og den administrerende direktør skønner nødvendigt for at tilvejebringe et forsvarligt beslutningsgrundlag, herunder regnskabsmæssige oplysninger, budgetter og andre væsentlige oplysninger til belysning af Fors-koncernens udvikling Et medlem af bestyrelsen, Selskabets revisor eller den administrerende direktør kan forlange, at bestyrelsen indkaldes, jf. Selskabslovens 123. Fremkommer sådan et forlangende, påhviler det den administrerende direktør at tage initiativ til, at 8 / 12

24 Punkt 4, Bilag 1: Bilag 04.1_ Forretningsorden til underskrift 1.0.docx bestyrelsen indkaldes ekstraordinært Skønner den administrerende direktør i øvrigt, at der er behov for et ekstraordinært bestyrelsesmøde, idet førstkommende ordinære bestyrelsesmøde ikke kan afventes, påhviler det den administrerende direktør efter aftale med bestyrelsesformanden at indkalde bestyrelsen ekstraordinært. Dette er eksempelvis men ikke udelukkende - tilfældet, hvis der træffes sådanne beslutninger, eller i øvrigt foreligger sådanne omstændigheder, at den administrerende direktør rimeligvis må forvente, at bestyrelsen vil nære ønske om at være orienteret om sagen eller gribe ind i denne Økonomidirektøren skal sørge for, at Fors-koncernens bogføring sker under iagttagelse af lovgivningens regler herom, og at formueforvaltningen foregår på betryggende måde Økonomidirektøren skal hvert år senest samtidig med det i pkt og 7.12 nævnte budgetseminar og budgetudkast forsyne bestyrelsen med materiale, så bestyrelsen kan tage stilling til, om Fors-koncernens organisation er betryggende, herunder navnlig organisering af bogholderi- og regnskabsfunktioner og ITorganisationen, samt hvilke kontrolprocedurer, der er fastlagt for at sikre mod misbrug mv Økonomidirektøren skal på tre udvalgte ordinære bestyrelsesmøder udarbejde en budgetopfølgning. Budgetopfølgningen skal indeholde resultatbudget, balancebudget, angivelse af budgetafvigelser samt årets forventede prognose. I forbindelse med budgetopfølgningen gennemføres ligeledes projektopfølgning. 4. kvartal gennemgås i forbindelse med aflæggelse af årsregnskabet Dispositioner, der efter Selskabets forhold er af usædvanlig art eller stor betydning, kan direktionen kun foretage efter særlig bemyndigelse fra bestyrelsen, medmindre bestyrelsens beslutning ikke kan afventes uden væsentlig ulempe for Selskabets virksomhed. I så fald skal formanden straks underrettes om den disposition, direktionen vil foretage eller har foretaget, og formanden skal uden ophold underrette den øvrige bestyrelse Som beskrevet i Selskabets vedtægter, tegnes Fors Holding A/S og Fors A/S af den samlede bestyrelse, af bestyrelsesformanden i forening med den administrerende direktør eller to bestyrelsesmedlemmer i forening med den administrerende direktør. Selskabets administrerende direktør og økonomidirektør (hvad enten disse er registreret hos Erhvervsstyrelsen eller ej) er af bestyrelsen pålagt nogle særlige begrænsninger i forbindelse med den daglige drift af Fors-koncernen, herunder særlige dispositioner, som fremgår af bilag Direktionen skal løbende efter behov orientere formanden om Fors-koncernens kortsigtede udvikling, herunder omsætning og eventuelle afvigelser fra afstukne retningslinjer og fratrædelser på chefgruppeniveau. 9. TAVSHEDSPLIGT 9.1 Alle oplysninger, som bestyrelsesmedlemmerne modtager i deres egenskab af bestyrelsesmedlemmer, er underlagt tavshedspligt og skal behandles fortroligt, medmindre andet følger af dette pkt. 9 eller pkt. 10. Tavshedspligten omfatter blandt andet forretningshemmeligheder, knowhow, udviklingsprojekter, driftsmæssige hemmeligheder, oplysninger om medarbejdernes løn samt øvrige ansættelsesvilkår og alle øvrige forhold, som bestyrelsesmedlemmerne bliver gjort 9 / 12

25 Punkt 4, Bilag 1: Bilag 04.1_ Forretningsorden til underskrift 1.0.docx bekendt med, herunder alt materiale som måtte blive udleveret før, efter eller i forbindelse med bestyrelsesarbejdet, medmindre disse forhold kan offentliggøres i overensstemmelse med en beslutning vedtaget af bestyrelsen eller i henhold til lovgivningen. 9.2 Uanset pkt. 9.1 kan bestyrelsen efter en konkret vurdering beslutte, at visse specifikke oplysninger kan videregives, forudsat en sådan offentliggørelse af information ikke kan antages at ville skade Selskabet. 9.3 Uanset pkt. 9.1 kan bestyrelsen som organ og det enkelte bestyrelsesmedlem søge rådgivning hos rådgivere (for eksempel advokater), som selvstændigt er underlagt tavshedspligt som led i deres profession. 9.4 Bestyrelsen tilstræber størst mulig åbenhed i forhold til Selskabets aktionærer under forudsætning af, at sådan åbenhed efter bestyrelsens konkrete vurdering ikke er til skade for Selskabet eller medlemmer af ejerkredsen. Således foretager bestyrelsen på hvert bestyrelsesmøde en konkret afvejning af hensynene til åbenhed over for aktionærerne og de potentielle skadevirkninger i forhold til hvert enkelt emne på dagsordenen, jf. pkt Overtrædelse af tavshedspligten kan medføre straf og erstatningspligt efter dansk rets almindelige regler. 9.6 Bestyrelsesmedlemmerne er forpligtede til at opbevare alle materialer og dokumenter vedrørende Selskabet på en sådan måde, at uautoriserede personer ikke opnår adgang dertil. For at sikre en fortrolig opbevaring skal bestyrelsesmedlemmerne anvende en adresse i forhold til bestyrelsesarbejdet, som alene bestyrelsesmedlemmet og dennes eventuelle Medhjælpere (jf. pkt. 10) har adgang til. 9.7 Når et bestyrelsesmedlem fratræder, skal den pågældende tilintetgøre eller tilbagelevere alle fortrolige dokumenter til Selskabet, som denne har modtaget som bestyrelsesmedlem, og som er i dennes personlige besiddelse, herunder samtlige kopier heraf. 9.8 I tilfælde af et bestyrelsesmedlems død påhviler tilbageleveringspligten dennes bo. Tavshedspligten består tidsubegrænset, også efter at medlemskabet af bestyrelsen ophører. 9.9 Direktionen er tillige omfattet af forretningsordenen. 10. SEKRETARIATSFUNKTION 10.1 Det enkelte bestyrelsesmedlem er uanset pkt. 9 berettiget til at anvende et begrænset antal medhjælpere som sekretariatsfunktion for det enkelte medlems bestyrelsesarbejde ("Medhjælper/Medhjælpere"). Etableringen af en medhjælperfunktion i f.eks. en kommune giver ikke bestyrelsesmedlemmet adgang til at videregive fortrolig information til kommunens forvaltning, men alene adgang til videregivelse til de enkelte personer, der bistår bestyrelsesmedlemmet i forbindelse med bestyrelsesarbejdet Medhjælpere er direkte underlagt tavshedspligt i Selskabsloven. Det enkelte bestyrelsesmedlem skal dog i forbindelse med anvendelse af Medhjælpere særskilt instruere hver enkelt Medhjælper om fortrolighedspligten og foranledige, at hver enkelt Medhjælper underskriver en fortrolighedserklæring i relation til fortrolig 10 / 12

26 Punkt 4, Bilag 1: Bilag 04.1_ Forretningsorden til underskrift 1.0.docx information om Selskabet. I det omfang, der videregives fortrolig information til skade for Selskabet som følge af et bestyrelsesmedlems anvendelse af Medhjælpere, er bestyrelsesmedlemmet sammen med den/de pågældende Medhjælper(e) ansvarlig for eventuelle for Selskabet skadelige virkninger heraf. 11. UDTRÆDEN 11.1 Et bestyrelsesmedlem kan til enhver tid udtræde af bestyrelsen. Der skal gives meddelelse herom til formanden, og formanden skal orientere bestyrelsen. Udtræder et bestyrelsesmedlem af bestyrelsen inden udløbet af den periode, som den pågældende er valgt for, skal bestyrelsen foranledige, at der indkaldes til generalforsamling med henblik på, at der vælges et nyt medlem. 12. HONORAR OG DÆKNING AF UDGIFTER 12.1 Bestyrelsesmedlemmerne oppebærer et honorar i hvert regnskabsår. Honoraret godkendes af generalforsamlingen. Bestyrelsesmedlemmerne oppebærer et honorar fra udnævnelsesdatoen og indtil fratrædelsesdatoen Selskabet dækker bestyrelsesmedlemmernes rimelige rejseudgifter i forbindelse med transport til og fra bestyrelsesmøder. 13. GODKENDELSE AF FORRETNINGSORDENEN 13.1 Nuværende og nye bestyrelsesmedlemmer skal tiltræde denne forretningsorden ved underskrift på eller inden det første bestyrelsesmøde, efter at de nye bestyrelsesmedlemmer er valgt Nuværende og nye direktører skal acceptere denne forretningsorden ved underskrift på eller inden det første bestyrelsesmøde, efter at den/de nye direktør(er) er udpeget. 14. ÆNDRING AF FORRETNINGSORDENEN 14.1 Denne forretningsorden kan ændres af bestyrelsen ved simpelt stemmeflertal. 11 / 12

27 Punkt 4, Bilag 1: Bilag 04.1_ Forretningsorden til underskrift 1.0.docx Således fremlagt og vedtaget på bestyrelsesmødet den 5. marts I bestyrelsen: Asger Kej, formand Steen Klink Christian Ahlefeldt-Laurvig Søren Jensen Julie Esther Hermind Jens K. Jensen Lars-Christian Brask Torben Henning Jørgensen Birgit Poulsen Per Birk Jensen Mogens Nørskov Madsen Benny Steen Nørby Søren Rasmussen Jens-Christian Refsgaard Michael Brandt Charlotte Vincents Henrik Correll 12 / 12

28 Beslutning for punkt 5: Ejerskab til kloaknettet i dele af Viby (O) Adm. direktør Michael forklarede at processen frem mod en afklaring af ejerforholdene til kloakkerne er: Grundejerforeningerne retter henvendelse til Roskilde Kommune. Roskilde Kommune afklarer om ejerskabet og forpligtigelserne til kloakkerne var kommunalt før selskabsgørelsen. Hvis ejerskabet var kommunalt, overgår ansvar og forpligtigelser til Fors A/S. Roskilde Kommune driver herefter processen omkring aflysning af gældende deklarationer og udarbejdelse af en ny, samlet deklaration. Fors A/S har ansvar for, at kloakkerne herefter indgår i selskabets aktivmasse og planlagte renoveringsportefølje. Fors A/S afklarer med Forsyningssekretariatet muligheden for udvidelse af indtægtsrammen. Michael Brandt forklarede desuden at man er i god dialog med grundejerforeningerne, og at han har forståelse for, at beboerne i grundejerforeningerne kan tro at ejerskabet til kloakkerne ligger hos Fors A/S, da de har betalt samme pris for afledning af spildevand, som alle andre kunder. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 15

29 Punkt 5: Ejerskab til kloaknettet i dele af Viby (O) Punktet behandles af bestyrelsen for: Fors Holding A/S & Fors Spildevand Roskilde A/S Ejerskab til kloaknettet i dele af Viby Sagsbehandler: HC Sagsresume: På bestyrelsesmødet den 11. december 2017 blev bestyrelsen orienteret om, at der i forbindelse med en kundehenvendelse er opstået usikkerhed om ejerskabet til kloakkerne i dele af det tidligere Ramsø Kommune. Ifølge Roskilde Kommune går sagen tilbage til 1974, hvor vejene optages som offentlige. I den forbindelse blev kloakkerne ikke nævnt (juridisk set er der ingen sammenhæng mellem vejens overtagelse og de i vejen liggende kloakker eller andre ledninger). Sagsfremstilling: Efter bestyrelsesmødet den 11. december 2017 har en ekstern undersøgelse, som Roskilde Kommune har fået gennemført, fastslået at den tidligere Ramsø Kommune reelt overtog kloakkerne i 1974, hvorfor det fremadrettet er Fors A/S ansvar at drive dem. Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN: Efter afklaring af ejerskabet til kloakkerne i Grundejerforening Birkager, har der været henvendelser fra andre grundejerforeninger, der spørger ind til ejerskabet af kloakkerne i deres grundejerforeninger hvilket er meget forståeligt. Det som er udslagsgivende for, at Fors A/S har ansvaret for kloakkerne i Grundejerforeningen Birkager er, at kloakkerne var kommunalt ejede, da ejerskabet til kloaknettet blev overført til det kommunalt ejede aktieselskab Roskilde Forsyning A/S i Tilbage i 2009/2010 påbød vandsektorloven nemlig, at kommunerne skulle adskille deres vandog spildevandsselskaber fra den kommunale forvaltning og selskabsgøre disse i uafhængige aktieselskaber. Roskilde Forsyning A/S blev i 2016 en del af Fors A/S, som i dag er 100 % ejet af kommunerne Holbæk, Lejre og Roskilde. Det som vil være udslagsgivende for, om det er Fors A/S som har ejerskabet og forpligtigelserne til kloakkerne i øvrige grundejerforeninger er således, om ejerskabet var kommunalt ved selskabsdannelsen i Det må vi på stående fod blive grundejerforeningerne svar skyldig på, da det er Roskilde Kommune, som ved det. Fors A/S har meldt ud til grundejerforeningerne at selskabet har forståelse for, at de ønsker en afklaring og er i dialog med Roskilde Kommune for afklaring af ejerskabet. Fors A/S har ligeledes meddelt grundejerforeningerne, at selskabet er usikkert på, hvad tidshorisonten på et sådant svar vil være. I samarbejde med Roskilde Efter en indledende dialog med Roskilde Kommune vil Fors A/S vende tilbage til dem med en mere præcis tidshorisont. Fors A/S har forespurgt Roskilde Kommune, om vi i fællesskab (Roskilde Kommune og Fors A/S) skal finde en forretningsgang for henvendelser fra grundejerforeninger vedr. ejerskab af kloakker og efterfølgende ændringer af deklarationer. Det vil være en fordel, hvis arbejdet bliver koordineret og effektiviseret. Side 1 af 2 16

30 Punkt 5: Ejerskab til kloaknettet i dele af Viby (O) Udover en fælles forretningsgang er Fors A/S i proces med at indkalde grundejerforeningerne til en fælles orientering i løbet af marts måned, hvor forretningsgangen præsenteres. Det gør Fors A/S i samarbejde med Roskilde Kommune. Retsgrundlag: Lov nr. 469 af 12/06/2009 (Vandsektorloven) Høring: - Fors A/S vurdering: - Økonomi: Fors A/S vil tage problemstillingen om evt. overtagelse af kloakkerne op med Forsyningssekretariatet, da overtagelse af kloaknet bør give mulighed for en udvidelse af den nuværende indtægtsramme. Overtagelse af kloakkerne i dele af Viby vil alt andet lige medføre øgede omkostninger for Fors Spildevand Roskilde A/S og selskabets kunder. Anbefaling: At bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 2 / 2 17

31 Beslutning for punkt 6: Ekstraordinær generalforsamling i netselskaberne i Forskoncernen (B) Bestyrelsen besluttede, at formand Asger Kej deltager som repræsentant for Fors Holding A/S på generalforsamlingen i koncernens netselskaber, og at han bemyndiges til at stemme på vegne af selskabet. 18

32 Punkt 6: Ekstraordinær generalforsamling i netselskaberne i Fors-koncernen (B) Punktet behandles af bestyrelsen for: Fors Holding A/S Ekstraordinær generalforsamling i netselskaberne i Fors-koncernen (B) Sagsbehandler: RS Sagsresume: Generalforsamlingen er den højeste myndighed i alle selskabets anliggender inden for de i lovgivningen og i vedtægterne fastsatte grænser. Sagsfremstilling: Netselskaberne i Fors-koncernen ejes af Fors Holding A/S. Bestyrelsen i Fors Holding A/S repræsenterer således ejeren af netselskaberne. Generalforsamlingen i netselskaberne i Fors-koncernen afholdes mandag den 5. marts kl Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN: Dagsordenen er som følger: 1. Valg af dirigent 2. Forslag om udskiftning af bestyrelsen i Fors A/S 3. Forslag om udskiftning af bestyrelsen i Fors Vand Holbæk A/S og Fors Spildevand Holbæk A/S 4. Forslag om udskiftning af bestyrelsen i Fors Vand Lejre A/S og Fors Spildevand Lejre A/S 5. Forslag om udskiftning af bestyrelsen i Fors Vand Roskilde A/S og Fors Spildevand Roskilde A/S Retsgrundlag: Selskabslovens Vedtægterne for selskaberne i Fors-koncernen. Høring: - Fors A/S vurdering: - Økonomi: - Anbefaling: At formanden deltager som repræsentant for Fors Holding A/S på generalforsamlingen i koncernens netselskaber og bemyndiges til at stemme på vegne af selskabet. Side 1 af 1 19

33 Bilag til Punkt 6: Ekstraordinær generalforsamling i netselskaberne i Forskoncernen (B) Bilag 06.1_ - Ekstraordinær generalforsamling i netselskaber i Forskoncernen 0.1.docx 20

34 Punkt 6, Bilag 1: Bilag 06.1_ - Ekstraordinær generalforsamling i netselskaber i Fors-koncernen 0.1.docx Dagsorden Ekstraordinær generalforsamling i Fors A/S Fors Vand Holbæk A/S, Fors Vand Lejre A/S, Fors Vand Roskilde A/S, Fors Spildevand Holbæk A/S, Fors Spildevand Lejre A/S, Fors Spildevand Roskilde A/S Dato: Sagsnr.: S Ref.: Bestyrelserne i Fors A/S, Fors Vand Holbæk A/S, Fors Vand Lejre A/S, Fors Vand Roskilde A/S, Fors Spildevand Holbæk A/S, Fors Spildevand Lejre A/S, Fors Spildevand Roskilde A/S (herefter kaldet Selskaberne), indkalder herved til ekstraordinær generalforsamling den 5. marts 2018 på Selskabernes adresse. Dagsordenen er som følger: 1. Valg af dirigent 2. Forslag til valg af bestyrelsen i Fors A/S 3. Forslag til valg af bestyrelsen i Fors Vand Holbæk A/S og Fors Spildevand Holbæk A/S 4. Forslag om udskiftning af bestyrelsen i Fors Vand Lejre A/S og Fors Spildevand Lejre A/S 5. Forslag om udskiftning af bestyrelsen i Fors Vand Roskilde A/S og Fors Spildevand Roskilde A/S Ad 1: Valg af dirigent Som dirigent foreslås stabschef Rikke Saltoft. Ad 2: Forslag til valg af bestyrelsen i Fors A/S Der fremsættes forslag om at John Harpøth udtræder af bestyrelsen. Der fremsættes ligeledes forslag om at Torben Jørgensen og Steen Klink vælges til bestyrelsen. Bestyrelsen vil herefter bestå af Asger Kej (formand), Julie Hermind, Steen Klink og Torben Jørgensen. Ad 3: til valg af bestyrelsen i Fors Vand Holbæk A/S og Fors Spildevand Holbæk A/S Der fremsættes forslag om at Johnny Bruus Gybel og Ernst Edward Ekegren udtræder af bestyrelsen. Der fremsættes forslag om, at Søren Rasmussen og Jens Christian Refsgaard vælges til bestyrelsen. Bestyrelsen vil herefter bestå af Charlotte Vincents (formand), Michael Brandt, Henrik Correll, Søren Rasmussen og Jens Christian Refsgaard. Ad 4: Forslag om udskiftning af bestyrelsen i Fors Vand Lejre A/S og Fors Spildevand Lejre A/S Der fremsættes forslag om at Finn Nejstgaard og Søren Grøn udtræder af bestyrelsen. Der fremsættes forslag om, at Søren Rasmussen og Jens Christian Refsgaard vælges til bestyrelsen. Bestyrelsen vil herefter bestå af Charlotte Vincents (formand), Michael Brandt, Henrik Correll, Søren Rasmussen og Jens Christian Refsgaard. Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN:

35 Punkt 6, Bilag 1: Bilag 06.1_ - Ekstraordinær generalforsamling i netselskaber i Fors-koncernen 0.1.docx Ad 5: Forslag om udskiftning af bestyrelsen i Fors Vand Roskilde A/S og Fors Spildevand Roskilde A/S Der fremsættes forslag om, at Frede Lærke Pedersen og Thomas Sommersted udtræder af bestyrelsen. Der fremsættes forslag om at Søren Rasmussen og Jens Christian Refsgaard vælges til bestyrelsen. Bestyrelsen vil herefter bestå af Charlotte Vincents (formand), Michael Brandt, Henrik Correll, Søren Rasmussen og Jens Christian Refsgaard. *** Det foreslås at generalforsamlingen bemyndiger Rikke Saltoft til med substitutionsret at anmelde det vedtagne til Erhvervsstyrelsen og til at foretage sådanne tilføjelser eller ændringer i forbindelse hermed, som Erhvervsstyrelsen måtte kræve i forbindelse med registreringen af det vedtagne. 2 / 2

36 Beslutning for punkt 8: Årsplan 2018 (opfølgning på bestyrelsens huskeliste) (B) Bestyrelsen gennemgik bestyrelsens huskeliste. Bestyrelsen godkendte den fremlagte årsplan for Der skal dog findes alternative datoer for bestyrelsesmøder der er placeret på samme tidspunkt som kommunalbestyrelsesmøder i Lejre Kommune. 29

37 Punkt 8: Årsplan 2018 (opfølgning på bestyrelsens huskeliste) (B) Punktet behandles af bestyrelsen for: Alle selskaber i Fors-koncernen. Årsplan 2018 (opfølgning på bestyrelsens huskeliste) (B) Sagsbehandler: MIKB Sagsresume: På bestyrelsesmødet den 11. december 2017 besluttede bestyrelsen årsplan for Samtidig gennemgik den bestyrelsens huskeliste og bestyrelsens indsatser i 2017 samt hvilke punkter bestyrelsen ventes at fokusere på i Da bestyrelsen efterfølgende er ny konstitueret, gennemgås punktet af den nye bestyrelse. Sagsfremstilling: Hvor bestyrelsen i 2016 fokuserede på at få de overordnede rammer for selskabet og bestyrelsen på plads, har den i 2017 fokuseret på at udvikle selve bestyrelsesarbejdet samt påbegynde tiltag til eventuelt at justere bestyrelses- og selskabsstrukturen i Forskoncernen samt implementering af de strategiske projekter. Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN: Fors A/S har i 2017 herudover haft fokus på at arbejde målrettet på at opnå og dokumentere effektiviseringer. Et af midlerne hertil har været implementering af ISO-certificering 9001 og På personalesiden har Fors A/S i 2017 gennemført tilpasningsforhandlinger, herunder indgået en hus-aftale med AC-området og etableret en ny arbejdsmiljøorganisation. Samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere er formaliseret i form af en ny Samarbejdsaftale og tilpasning af Samarbejdsudvalget (SU). Samarbejdsudvalget har blandt andet beskæftiget sig med ensretning af arbejdstider og en fælles rådighedsvagt i Produktionen, der også har fået færre mødesteder. På HR-området har Fors A/S etableret et koncept for afholdelse af MUS og udarbejdelse af funktionsbeskrivelser for alle medarbejdere. For at operationalisere Ejerstrategi og sikre gode samarbejdsrelationer til ejerne har Fors A/S sammen med ejerne etableret Koordinationsgruppen. Fors A/S har desuden etableret en række fælles IT-systemer og netværk (sikkerhed). Bestyrelsens fokuspunkter for 2017 På sit møde den 22. december 2016 besluttede bestyrelsen således, at den i 2017 særligt ville fokusere på: Struktur for ejermøder og Fyraftensmøder. Beslutning om samling af de administrative funktioner. Kortlægning af bestyrelsens kompetencer og roller. Bestyrelsens sammensætning, herunder de forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmers rolle. Afklare mulighederne for fusion af netselskaberne i koncernen. Side 1 af 3 30

38 Punkt 8: Årsplan 2018 (opfølgning på bestyrelsens huskeliste) (B) Afholdelse af forbrugervalg og medarbejdervalg. Afholdelse af SU-valg. Bestyrelsesevaluering. Finansieringspolitik. Opfølgning på ejerstrategi. Salg af ydelser, herunder samarbejde og driftsaftaler med private vand- og varmeværker. Driftsaftaler kan være en løsning for de vand- og varmeværker, der fortsat ønsker at væres selvstændige, men hvor det tekniske arbejde med fordel kan overlades til Fors A/S. Vækst for at skabe robusthed (strategisk fokusområde pkt. 5). Afklaring af muligt IT-samarbejde. Evaluering af bestyrelsens forretningsorden. Bestyrelsens huskeliste Foruden disse overordnede indsatser har bestyrelsen på sine møder i løbet af 2017 ønsket en række forhold belyst. Disse forhold fremgår af bestyrelsens huskeliste, som gennemgås på bestyrelsesmødet og også er vedlagt som bilag. Årsplan 2018 Efter at have fokuseret på udviklingen af bestyrelsens arbejde og de første indledende øvelser med at udvikle Fors A/S selskabskonstruktion foreslås det at bestyrelsen i 2018 fokuserer på: Introduktion til ny bestyrelse og bestyrelsens kompetencer. Evaluering af ejerstrategi (drøftes med ejerne). Nyt domicil. Afklaring af konstruktionen i netselskaberne (drøftes med ejerne). Genbesøg af spildevandsplanerne i ejerkommunerne (drøftes med ejerne). Asset Management (strategisk projekt). Finansieringspolitik. Indkøbspolitik. Ekstern evaluering af bestyrelsen (evt. 2019). Månedlig ledelsesrapportering. Kalender for bestyrelsesmøder mv. i henhold til bestyrelsens årshjul blev godkendt på bestyrelsesmødet den 30. oktober 2017 under punkt 78. Årligt tilbagevendende aktiviteter: Kvartalsvis budget- og projektopfølgning: o Den 30. april Q4 (sammen med årsregnskab). o Den 26. juni Q1. o Den 22. august Q2. o Den 01. november Q3. Årsregnskab på bestyrelsesmødet den 30. april. Ordinær generalforsamling den 31. maj. Næste års budget o Forbudgetmøde 2019 afholdes 21. august (med det årlige strategiseminar) o Budgetseminar 2019 den 27. september 2 / 3 31

39 Punkt 8: Årsplan 2018 (opfølgning på bestyrelsens huskeliste) (B) o Budget 2019 til endelig godkendelse (inkl. priser) den 1. november (uge 44) o Fremsendelse af forslag til budget/priser for 2019 til ejerkommunerne (primo november) Kalender 2019 o Kalenderen for 2019 (godkendes på bestyrelsesmødet den 1. november) Diverse årsmøder i brancheforeninger, mv. kan desuden have deltagelse fra Fors A/S. Som bilag til denne sagsfremstilling er der en samlet oversigt over punkter, bestyrelsen har behandlet på bestyrelsesmøder i 2017 samt huskelisten. Retsgrundlag: Forretningsorden for bestyrelserne i Fors-koncernen. Bestyrelsens årshjul Høring: - Fors A/S vurdering: - Økonomi: - Anbefaling: At bestyrelsen gennemgår og evt. reviderer Bestyrelsens huskeliste. At bestyrelsen efter eventuelle justeringer/tilføjelser godkender årsplan / 3 32

40 Bilag til Punkt 8: Årsplan 2018 (opfølgning på bestyrelsens huskeliste) (B) Bilag 08.1_ Dagsordenspunkter, docx Bilag 08.2_ Bestyrelsens huskeliste docx Bilag 08.3_ Mødekalender docx 33

41 Punkt 8, Bilag 1: Bilag 08.1_ Dagsordenspunkter, docx Notat Bilag 7.1: Dagsordenspunkter, 2017 Dato: Sagsnr.: S Ref.: bhs Bestyrelsesmøde den 6. februar Godkendelse af dagsorden (B) 2. Godkendelse af referat (B) 3. Gensidig orientering (O) 4. Ansøgning til Realdania Puljen 'Regn i Byer' (O) 5. Forberedelse af generalforsamling (B) 6. Gennemgang af forretningsorden og bestyrelsesudvalg (B) 7. CSR-politik og input til årsrapport 2017 (B) 8. Udvidelse af anlægsbudgettet til fjernvarmeudvidelsen i Himmelev (B) 9. Paradigme for overtagelse af private vandværker (B) 10. Deltagere til landsmøde hos Dansk Affaldsforening, Dansk Fjernvarme og DANVA (B) 11. Orientering af interessenter (B) 12. Næste møde (O) 13. Eventuelt Bestyrelsesmøde den 27. april Godkendelse af dagsorden (B) 15. Godkendelse af referat fra sidste møde (B) 16. Gensidig orientering (O) 17. Drøftelser indledt med forbrugerejede vandværker om priser for målerdata (O) 18. Orientering fra DANVA om status i skattesagen (O) 19. Sponsorater i Fors A/S (B) 20. Principbeslutning om fælles IT-selskab (B) 21. Forlig med VEKS om transmissionsledning (B) 22. Forrentning af indskudskapital (B) 23. Projektopfølgning Q1 - Affald (B) 24. Projektopfølgning Q1 - Vand (B) 25. Projektopfølgning Q1 - Varme (B) Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN:

42 Punkt 8, Bilag 1: Bilag 08.1_ Dagsordenspunkter, docx 26. Projektopfølgning Q1 - Spildevand(B) 27. Forberedelse af generalforsamling (B) 28. Gennemgang og godkendelse af årsregnskaber 2016 (B) 29. Gennemgang og godkendelse af revisionsprotokollater (B) 30. Gennemgang og godkendelse af CSR-rapport 2016 (B) 31. Forlig med VEKS om transmissionsledning (B) 32. Generalforsamling for netselskaberne i Fors-koncernen (B) 33. Orientering af interessenter (B) 34. Næste møde (O) 35. Eventuelt (O) Bestyrelsesmøde den 22. juni Godkendelse af dagsorden (B) 36. Godkendelse af referat fra sidste møde (B) 37. Gensidig orientering (O) 38. Tilslutning af nye kunder til vandforsyningen i Fors Vand Lejre A/S (O) 39. Evaluering af genbrugsbutik på Tornved Genbrugsplads (O) 40. Evaluering af generalforsamling (O) 41. Fors A/S får mulighed for at inddrive gæld hos kunderne 42. Samling af administrative funktioner (B) 43. Forsikringer og kontrakter (B) 44. Evaluering af direktionen (B) 45. Revidering af bestyrelsens forretningsorden (B) 46. Milen revideret businesscase (B) 47. Valgregulativ til afholdelse af valg blandt kunder og medarbejdere til bestyrelsen (B) 48. Budgetopfølgning Q (B) 49. Orientering af interessenter (B) 50. Næste møde (O) 51. Eventuelt (O) Bestyrelsesmøde den 23. august 52. Godkendelse af dagsorden (B) 2 / 4

43 Punkt 8, Bilag 1: Bilag 08.1_ Dagsordenspunkter, docx 53. Godkendelse af referat fra sidste møde (B) 54. Gensidig orientering (O) 55. Status på Persondataforordningen (O) 56. Samling af administrative funktioner (O) 57. Grønt regnskab 2016 (O) 58. Valg til bestyrelsen blandt medarbejdere og kunde (B) 59. Budgetopfølgning Q2 (B) 60. Projektopfølgning Q2 Affald (B) 61. Projektopfølgning Q2 Varme(B) 62. Projektopfølgning Q2 Vand (B) 63. Projektopfølgning Q2 Spildevand (B) 64. Evaluering af direktionen (B) 65. Orientering af interessenter (B) 66. Næste møde (O) 67. Eventuelt (O) Bestyrelsesmødet den 30. oktober 68. Godkendelse af dagsorden (B) 69. Godkendelse af referat fra sidste møde (B) 70. Gensidig orientering (O) 71. Etablering af fælles IT-selskab med Klar Forsyning A/S og SK Forsyning A/S (O) 72. Tilslutning af vand-kunder i Lejre Kommune (O) 73. Samling af administrative funktioner (O) 74. Forlig indgået i Kamco-sagen (O) 75. Evaluering af budgetseminar den 29. september 2017 (B) 76. Forsikringer (B) 77. Godkendelse af budget, priser og lånoptag 2018 (B) 78. Godkendelse af mødekalender 2018 (B) 79. Evaluering af direktionen (B) 80. Orientering af interessenter (B) 81. Næste møde (O) 3 / 4

44 Punkt 8, Bilag 1: Bilag 08.1_ Dagsordenspunkter, docx 82. Eventuelt (O) 4 / 4

45 Punkt 8, Bilag 2: Bilag 08.2_ Bestyrelsens huskeliste docx Notat Ref.: BHS Bestyrelsens huskeliste 2017 Listen indeholder opfølgningspunkter fra bestyrelsesmøder afholdt i Signaturforklaring Opgave færdigbehandlet Opgave overført til nyt punkt Opgave 11. december 2017 Bestyrelsesmødet Bemærkning Ansvar Peter Madsen spørger, hvad en eventuel overtagelse af kloaknettet i dele af Viby vil koste for Fors Spildevand Roskilde A/S. Charlotte Vincents svarer at det ikke umiddelbart er muligt at svare på, men at der formentlig ikke vil være et økonomisk mellemværende med Roskilde Kommune. Eventuelle omkostninger vil blive fordelt på alle kunder i selskabet. Charlotte/Henrik John Harpøth spørger om det havde været nødvendigt at hæve spildevandsprisen, hvis man ikke gennemfører alle planlagte investeringer. Charlotte Vincents svarer, at prisstigningen skyldes behov for at hæve prisen på forkant, hvilket skyldes reguleringen på vand- og spildevandsområdet. Charlotte Julie Hermind efterspørger en mere detaljeret redegørelse fordelt på de forskellige selskaber i koncernen. 30. oktober 2017 Bestyrelsesmødet Bemærkning Ansvar Under behandlingen af pkt. 72 gav bestyrelsen udtryk for at den ønsker at vandkunder såvidt muligt betaler faktiske omkostninger for tilslutning til nettet i lignende sager. Bestyrelsen ønsker et svar på i hvilken grad solvarmeprojektet i Jyderup har levet op til forventningerne og påvirker Fors A/S er i dialog med brancheforeningen DANVA om mulighederne. Bestyrelsen vil modtage en rapport på bestyrelsesmødet den 6. februar Bjørk/Henrik Charlotte Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN:

46 Punkt 8, Bilag 2: Bilag 08.2_ Bestyrelsens huskeliste docx Bestyrelsesmødet Bemærkning Ansvar taksten positivt. Bestyrelsen ønsker at vide hvilke renoveringer der mere detaljeret skal gennemføres på fjernvarmenettet i St. Merløse. Bestyrelsen vil modtage en rapport på bestyrelsesmødet den 6. februar Henrik 23. august 2017 Bestyrelsesmødet Bemærkning Ansvar Grønt regnskab Bestyrelsen ønsker fremadrettet en højere grad af fokus på CO2-udledning pr. produceret enhed og ikke absolutte enheder. Bestyrelsen ønsker ligeledes en højere grad af fokus på miljøpåvirkninger som Fors A/S som virksomhed kan påvirke. Bestyrelsen ønsker at Benchmarke sig op ad DANVAs kodeks for god selskabsledelse, og at denne kommer på Fors A/S hjemmeside Ejerstrategien skal publiceres på hjemmesiden Der gennemføres en evaluering af bestyrelsen med ekstern assistance i løbet af 1-2 år. Bestyrelsens forslag vil blive indarbejdet i det grønne regnskab for Bestyrelsen vil gennemgå benchmarken på bestyrelsesmødet den 11. december Rikke Bjørk Bjørk Asger/ Michael 22. juni 2017 Bestyrelsesmødet Bemærkning Ansvar Tilslutning af vandkunder i Lejre Bestyrelsen ønsker et notat om risici for Fors Vand Lejre A/S som følge af tilslutning af nye kunder, mv. Informationsmøde for byråd som led i generalforsamling Bestyrelsen ønsker at der som led i generalforsamlingen afholdes informationsmøde for byrådene. Udarbejdelse af revideret forretningsorden for bestyrelserne i netselskaberne Bestyrelsen ønsker at forretningsordenen for bestyrelsen i netselskaberne skæres til, så den minder om forret- Bestyrelsen vil modtage en orientering på bestyrelsesmødet den 30. oktober. Fors A/S er i dialog med ejerkommunerne om, hvordan man skaber det rigtige setup. En revideret forretningsorden for netselskaberne vil blive fremlagt på det første bestyrelsesmøde i 2018, jf. bestyrelsens årshjul. Henrik Bjørk Bjørk 2 / 3

47 Punkt 8, Bilag 2: Bilag 08.2_ Bestyrelsens huskeliste docx Bestyrelsesmødet Bemærkning Ansvar ningsordenen for bestyrelsen i holdingselskabet. 27. april 2017 Bestyrelsesmødet Bemærkning Ansvar Opfølgning på Kundetilfredshedsundersøgelse Bestyrelsen ønsker, at Fors A/S skal arbejde frem mod at være i den bedste 1/3 Sikring af tilslutninger til kloaknettet Opfølgning på, hvordan Fors A/S vil få primært Lejre Kommune til at sikre at påbud om separatkloakering overholdes. Forrentning af indskudskapital Tilbagemelding og evt. indsatsplan justeret efter tilbagemelding fra Roskilde Kommune om, hvad den mener om sagen. Fremadrettet Årsrapportering Herunder navnet på rapporten, da den indeholder andre elementer end CSRelementer. Drøftedes med ejerne i Koordinationsgruppen på mødet den 24. oktober Lade ansøgningen ligge. Revideres, så den fylder mindre og der er ikke så mange gentagelser. Thomas Rikke Rikke Rikke 6. februar 2017 Bestyrelsesmødet Bemærkning Ansvar Temadrøftelse om varmestrategi for Fors A/S Henrik Evt. Workshop om bestyrelsens kompetencer Afholdes evt. som led i 12:12 mødet august Michael 3 / 3

48 Punkt 8, Bilag 3: Bilag 08.3_ Mødekalender docx Mødekalender 2018 Januar Februar Marts April Maj Juni M 1 Nytårsdag 1 T 1 T 1 S 1 Påskedag T 1 F 1 T 2 F 2 F 2 M 2 2. påskedag 14 O 2 L 2 O 3 L 3 L 3 T 3 T 3 S 3 T 4 S 4 S 4 O 4 F 4 M 4 23 F 5 M 5 6 M 5 10 T 5 L 5 T 5 L 6 T 6 Bestyrelsesmøde T 6 F 6 S 6 O 6 S 7 O 7 O 7 L 7 M 7 19 T 7 Forretningudvalgsmøde M 8 2 T 8 T 8 S 8 T 8 F 8 T 9 F 9 F 9 M 9 15 O 9 Forretningsudvalgsmøde L 9 O 10 L 10 L 10 T 10 T 10 Kr. himmelfart S 10 T 11 S 11 S 11 O 11 F 11 M F 12 M 12 Vinterferie Holbæk 7 M T 12 L 12 T 12 L 13 T 13 Vinterferie Holbæk T 13 Forretningsudvalgsmøde F 13 S 13 O 13 S 14 O 14 Vinterferie Holbæk O 14 L 14 M T 14 M 15 3 T 15 Vinterferie Holbæk T 15 S 15 T 15 F 15 T 16 F 16 Vinterferie Holbæk F 16 M O 16 L 16 O 17 L 17 Vinterferie Holbæk L 17 T 17 T 17 S 17 T 18 S 18 Vinterferie Holbæk S 18 O 18 Forretningsudvalgsmøde (morgenmøde) F 18 M F 19 M 19 Vinterferie Lejre og Roskilde 8 M T 19 L 19 T 19 L 20 T 20 Vinterferie Lejre og Roskilde T 20 F 20 S 20 Pinsedag O 20 S 21 O 21 Vinterferie Lejre og Roskilde O 21 L 21 M pinsedag 21 T 21 M 22 4 T 22 Vinterferie Lejre og Roskilde T 22 S 22 T 22 F 22 T 23 F 23 Vinterferie Lejre og Roskilde F 23 M O 23 L 23 O 24 Forretningsudvalgsmøde L 24 Vinterferie Lejre og Roskilde L 24 T 24 T 24 S 24 T 25 S 25 Vinterferie Lejre og Roskilde S 25 Palmesøndag O 25 F 25 M F 26 M 26 9 M T 26 L 26 T 26 Bestyrelsesmøde (heldagsarrangement) L 27 T 27 T 27 F 27 Bededag S 27 O 27 S 28 O 28 O 28 L 28 M 28 T 28 M 29 5 T 29 Skærtorsdag S 29 T 29 F 29 T 30 F 30 Langfredag M 30 Bestyrelsesmøde O 30 L 30 O 31 L 31 T 31 Generalforsamling

49 Punkt 8, Bilag 3: Bilag 08.3_ Mødekalender docx Mødekalender 2018 Juli August September Oktober November December S 1 O 1 L 1 M 1 40 T 1 Bestyrelsesmøde L 1 M 2 27 T 2 S 2 T 2 F 2 S 2 T 3 F 3 M 3 36 O 3 L 3 M 3 49 O 4 L 4 T 4 T 4 S 4 T 4 T 5 S 5 O 5 F 5 M 5 45 O 5 F 6 M 6 32 T 6 L 6 T 6 T 6 Forretningsudvalgsmøde L 7 T 7 F 7 S 7 O 7 F 7 S 8 O 8 Forretningsudvalgsmøde L 8 M 8 41 T 8 L 8 M 9 28 T 9 S 9 T 9 F 9 S 9 T 10 F 10 M O 10 L 10 M O 11 L 11 T 11 T 11 S 11 T 11 T 12 S 12 O 12 F 12 M O 12 F 13 M T 13 Forretningsudvalgsmøde L 13 T 13 T 13 L 14 T 14 F 14 S 14 O 14 Forretningsudvalgsmøde F 14 S 15 O 15 L 15 M 15 Efterårsferie 42 T 15 L 15 M T 16 S 16 T 16 Efterårsferie F 16 S 16 T 17 F 17 M O 17 Efterårsferie L 17 M O 18 L 18 T 18 T 18 Efterårsferie S 18 T 18 T 19 S 19 O19 F 19 Efterårsferie M O 19 F 20 M T 20 L 20 T 20 T 20 Bestyrelsesmøde L 21 T 21 Bestyrelsesseminar (starter kl. 09) S 22 O 22 Bestyrelsesseminar Bestyrelsesmøde (afsluttes ca. kl. 13) F 21 S 21 O 20 F 21 L 22 M 22 Forretningsudvalgsmøde 43 T 23 L 22 M T 23 S 23 T 23 F 24 S 23 Juleaften T 24 F 24 M O 24 L 25 M 24 Juledag 52 O 25 L 25 T 25 T 25 S 26 T juledag T 26 S 26 O 26 F 26 M O 26 F 27 M T 27 Budgetseminar (start kl ) L 27 T 28 T 27 L 28 T 28 F 28 S 28 O 29 F 28 S 29 O 29 L 29 M T 30 L 29 M T 30 S 30 T 30 S 30 T 31 F 31 O 31 M 31 Nytårsaften

50 Beslutning for punkt 9: Forberedelse af ordinær generalforsamling 2018 (B) Bestyrelsen tog den fremlagte proces til orientering. Bestyrelsen fastlagde at dagsordenen på generalforsamlingen foruden eventuelle ønsker fra ejerne er: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning 3. Godkendelse af årsrapport 4. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport 5. Beslutning om decharge for direktion og bestyrelse 6. Valg af revisor 7. Vederlag til bestyrelsen 8. Eventuelt 34

51 Punkt 9: Forberedelse af ordinær generalforsamling 2018 (B) Punktet behandles af bestyrelsen for: Fors Holding A/S Forberedelse af ordinær generalforsamling 2018 (B) Sagsbehandler: RS Sagsresume: Generalforsamlingen er den højeste myndighed i alle selskabets anliggender inden for de i lovgivningen og i vedtægterne fastsatte grænser. Bestyrelsen modtager udkast til dagsordenen og forslag til protokol til gennemsyn inden den fremsendes til ejerne. Bestyrelsen har besluttet, at den hvert år på februar-mødet (der i år holdes i marts) forbereder generalforsamlingen. Sagsfremstilling: Der afholdes generalforsamling for Fors Holding A/S og Fors A/S torsdag den 31. maj Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN: Processen frem til generalforsamlingen den 31. maj 2018 er: 24.01: Indledende drøftelse i Forretningsudvalget om ønsker til dagsorden 06.02: Første drøftelse i bestyrelsen om afvikling og ønsker til dagsorden Februar/marts: Indledende drøftelse med koordinationsgruppen af dagsorden Februar/marts: Udsendelse af mail til ejerkommunerne om ønsker til dagsorden 22.03: Sidste frist for ejerkommunernes ønsker til dagsorden 23.03: Fremsendelse af dagsordenspunkter uden bilag til ejerkommunerne 30.04: Orientering om dagsorden til generalforsamling for bestyrelsen April/maj: Ejermøde inden generalforsamling (Ejermødet om domicil søges kombineret med ejermøde og indledende drøftelse af ønsker til generalforsamlingsdagsorden) : Gennemgang af materiale til generalforsamling i Forretningsudvalget 17.05: Sidste frist for udsendelse af dagsorden og bilag til ejerkommunerne Ifølge selskabets vedtægter skal generalforsamlingen som minimum have nedenstående standardpunkter: 1. Valg af dirigent 2. Bestyrelsens beretning 3. Godkendelse af årsrapport 4. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til den godkendte årsrapport 5. Beslutning om decharge for direktion og bestyrelse* 6. Valg af revisor 7. Vederlag til bestyrelsen 8. Eventuelt * Meddelelse af decharge til bestyrelse og direktion indebærer, at bestyrelse og direktion som udgangspunkt er ansvarsfri i forhold til oplysninger, som fremgår af selskabets årsrapport. Forudsætningen herfor er naturligvis, at der i al væsentlighed er givet rigtige og fuldstændige oplysninger i årsrapporten. Decharge indebærer ikke ansvarsfrihed for bestyrelsens og direktionens beslutninger om andre forhold, som ikke er afspejlet i årsrapporten. For at sikre at ejerne har tid til at indarbejde deres ønsker, fremsendes mail til ejerkommunerne om, at de skal fremsende forslag til dagsordenen. Desuden afholdes der ejermøde den 3. april 2018, hvor ejerne har mulighed for at drøfte dagsordenen. Side 1 af 2 35

52 Punkt 9: Forberedelse af ordinær generalforsamling 2018 (B) Retsgrundlag: Selskabslovens Vedtægter for Fors Holding A/S 8 Høring: - Fors A/S vurdering: - Økonomi: - Anbefaling: At bestyrelsen tager den fremlagte proces til orientering. At bestyrelsen fastlægger dagsordenen. 2 / 2 36

53 Beslutning for punkt 10: CSR-målsætninger og input til årsrapport 2018 (B) Bestyrelsen drøftede de fremlagte overordnede CSR-målsætninger. Bestyrelsen godkendte de i sagsfremstillingen beskrevne overordnede målsætninger. Bestyrelsen besluttede desuden at Fors A/S annoncerer støtte til følgende fire af FN s 17 bæredygtighedsmål: SDG #6: Rent vand og sanitet SDG #11: Bæredygtige byer SDG #13. Klimaindsats SDG #15: Livet på land 37

54 Punkt 10: CSR-målsætninger og input til årsrapport 2018 (B) Punktet behandles af bestyrelsen for: Alle selskaber i Fors-koncernen. CSR-målsætninger og input til årsrapport 2018 Sagsbehandler: RS Sagsresume: På bestyrelsesmødet den 6. februar 2017 vedtog bestyrelsen en revideret CSR-politik for Fors A/S. Efter ønske fra bestyrelsen var et væsentligt element af den reviderede CSRpolitik en tydeliggørelse og konkretisering af de målsætninger, som Fors A/S har på CSRområdet. Bestyrelsen foretager en årlig gennemgang af CSR-målsætningerne på sit februar-møde. Sagsfremstilling: Fors A/S udvidede og reviderede CSR-målsætninger er tematiseret inden for emnerne miljø, medarbejderforhold, menneskerettigheder, antikorruption og kønsrepræsentation, som der kræves redegjort for i henhold til Årsregnskabsloven 99 a og b. Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN: På det nuværende stadie af udarbejdelsen af årets CSR-rapport vurderes det, at de målsætninger som vil blive arbejdet på at afdække i 2018 er: Miljø Fors A/S ønsker at have en bilpolitik med en plan for køb af el-biler og krav til brændstoftyper. Fors A/S vil være det område med mindst affald, og en Affaldets Vej -kampagne iværksættes. Fors A/S ønsker at få overblik over nedbørs- og spildevandsaflastninger til recipienter og myndighedskrav hertil, samt lægge en plan for nedbringelse af overløb. Fors A/S vil lægge en plan for fremtidens energiløsning herunder muligheden for nye, CO2-neutrale fjernvarmeanlæg. Fors A/S har ambitioner om energioptimering. Derfor planlægges det, hvordan biogasproduktion og udnyttelse kan øges. Fors A/S indfører en økologipolitik for kantine, frugtordning og indkøb. Medarbejderforhold, menneskerettigheder, antikorruption De internationale konventioner, der definerer, hvad ansvarlig og bæredygtig virksomhedsførelse er, indarbejdes i Fors A/S politikker for at sikre, at Fors A/S, så vidt det er muligt, hindrer børnearbejde, tvangsarbejde, diskrimination, korruption etc. i at finde sted i relation til egne eller eksterne leverandørers forretningsaktiviteter. Fors A/S overvejer mulighederne for at etablere en whistleblowerordning for at sikre, at der tages hånd om sensible emner. Fors A/S sigter efter, at maksimalt 15 arbejdsulykker og 5 nærved-ulykker finder sted per år. Fors A/S udarbejder et kodeks for adfærd og god forretningsskik i forbindelse med tilbud om gaver, donationer, arrangementer, sponsorater, gratis rejser, gratis middage, facility payment, etc. Det bemærkes, at en række af de her opstillede målsætninger er åbne og under konstruktion. Det skal endvidere bemærkes, at KPI er vil blive udarbejdet i forbindelse med den videre konkretisering og formulering af målsætninger. Side 1 af 3 38

55 Punkt 10: CSR-målsætninger og input til årsrapport 2018 (B) Umiddelbart virker antallet af arbejdsulykker højt. DANVA har udarbejdet en benchmark på arbejdsulykker, hvor det fremgår at branchen generelt ligger højt og i den forbindelse er det fastlagte antal ikke højt. Samtidigt er det urealistisk, at der ikke vil være arbejdsulykker og alle medarbejdere ved Fors A/S opfordres til at indberette arbejdsulykker/nærved-ulykker, så vi hele tiden har fokus på udvikling af det gode arbejdsmiljø. Tilslutning til FN Global Compact Dét at tage ansvar for samfundet, som virksomhed, er af verdens største frivillige CSRinitiativ afgrænset til 10 principper. CSR-Initiativet kaldes FN Global Compact og er FN s primære platform for samarbejde med virksomheder om global udvikling med hensyn til ansvarlig og bæredygtig virksomhedsførelse inden for miljø og sociale aspekter. FN Global Compacts 10 principper bygger på internationale konventioner, herunder den Universelle Menneskerettighedserklæring, den Internationale Arbejdsorganisations Erklæring om Grundlæggende Principper og Rettigheder ved Arbejde, Rio-erklæringen om Miljø og Udvikling, og FN-konventionen om Bekæmpelse af Korruption. Fors A/S har tilsluttet sig FN Global Compact for at signalere, at Fors A/S agerer i henhold til det internationale samfunds forventninger til bæredygtig og ansvarlig virksomhedsadfærd. 340 andre danske virksomheder er tilmeldt, heriblandt VandCenter Syd A/S og HOFOR A/S. Derudover er der på verdensplan over 9000 virksomheder tilmeldt. Når Fors A/S er tilsluttet FN Global Compact, kan Fors A/S gøre brug af logoerne for FN s verdensmål. Tilslutningen kræver, at de 10 principper er del af Fors A/S forretningsaktiviteter samt en årlig rapportering til FN Global Compact, hvilket svarer fuldstændig til Fors A/S CSRrapporteringspligt. Den eneste ændring er, at Fors A/S CSR-rapport skal offentliggøres på FN Global Compacts hjemmeside. Retsgrundlag: Årsregnskabslovens 99a & 99b. Høring: - Fors A/S vurdering: Ved at have en dynamisk tilgang til vedtagelsen af nye målsætninger på CSR-området sikres at de fastlagte målsætninger i modsætning til faste målsætninger altid er ambitiøse samt forankret i bestyrelse og ledelse. Økonomi: - 2 / 3 39

56 Punkt 10: CSR-målsætninger og input til årsrapport 2018 (B) Anbefaling: At bestyrelsen drøfter og eventuelt reviderer de i sagsfremstillingen beskrevne overordnede målsætninger. At bestyrelsen på baggrund af drøftelsen godkender de i sagsfremstillingen beskrevne overordnede målsætninger med eventuelle revideringer. 3 / 3 40

57 Bilag til Punkt 10: CSR-målsætninger og input til årsrapport 2018 (B) Bilag 10.1_ CSR-målsætninger pdf Bilag 10.2_ Letter of commitment 1.0.pdf 41

58 Punkt 10, Bilag 1: Bilag 10.1_ CSR-målsætninger pdf Notat Bilag CSR-målsætninger Fors A/S målsætninger på CSR-området skal ses i forlængelse af virksomhedens CSRstrategi, som er generisk. Af denne fremgår det, at der løbende skal udarbejdes konkrete målsætninger, og at der til disse målsætninger skal knyttes klare KPI er. Dato: Sagsnr.: S Ref.: bhs Målsætningerne skal godkendes af bestyrelsen, og evalueres/suppleres en gang årligt i forbindelse med gennemgangen af Fors A/S årlige CSR-rapport. De nuværende CSR-målsætninger er vedtaget på bestyrelsesmødet 6. februar Målsætning Hvad/Hvorfor? Gennemført år KPI 30+ sociale ansættelser i 2017 Sociale ansættelser gør en forskel for de enkelte mennesker der ansættes i kortere eller længere perioder, og også for det samfund, som Fors A/S er en del af. Fem lærlinge elever ansat Fors A/S ønsker at bidrage til at unge kan få en uddannelse. Reduktion af energiforbruget ved behandling af slam med 125 tons CO2 årligt Ved at udfase tørreanlægget på Bjergmarken Renseanlæg og overgå til almindelig slambehandling. 70 % af alt affald som Fors A/S håndterer skal genbruges/genanvendes Ved at øge genanvendelsesprocenten mindskes miljøpåvirkningen ved bortskaffelse af affald. Samtidig bruges der færre ressourcer på at producere nyt 52 % genanvendelse af de 7 fokusfraktioner (bio, papir, glas, metal, plast, pap, træ) ift. den nationale målsætning på 50% genanvendelse i Ved at øge genanvendelsesprocenten mindskes miljøpåvirkningen ved bortskaffelse af affald. Samtidig bruges der færre ressourcer på at producere nyt 2017 Opgørelse ved årets afslutning Opgørelse ved årets slutning. Ansættelserne skal være jævnt fordelt i hele virksomheden Måling af ny behandlingsmetode skal vise reduktion på 125 tons i forhold til behandling ved tørring Måling ved hjælp af tal fra modtageanlæg og renovatør (anerkendt målemetode) 2017 Måling ved hjælp af tal fra modtageanlæg og renovatør (anerkendt målemetode) Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN:

59 Punkt 10, Bilag 1: Bilag 10.1_ CSR-målsætninger pdf Fors A/S to største renseanlæg skal være energineutrale Ved at gøre behandlingen af spildevand på vore to største renseanlæg energineutral mindskes udledningen af CO2. Udarbejdelse af handleplan for reduktion af CO2-udledningen fra de ti største CO2-syndere i Fors A/S Ved at reducere vores udledning af CO2 bidrager Fors A/S til at modvirke klimaforandringer. Samtidig mindsker vi vort energiforbrug og dermed en væsentlig løbende omkostning. Udledningen af CO2 på Fors A/S produktionsanlæg (ikke varmekøb) skal samlet reduceres med 15 % Ved at reducere vores udledning af CO2 bidrager Fors A/S til at modvirke klimaforandringer. Samtidig mindsker vi vort energiforbrug og dermed en væsentlig løbende omkostning Måling ved hjælp af anerkendt målemetode. Der aflægges årlig rapport om fremdrift for bestyrelsen 2017 Afdækning af de primære CO2- syndere i Fors A/S. Handleplan for reduktion af CO2- udledningen for hver af de ti største CO2-syndere Beregning med 2016-tal som baseline. Der aflægges årlig rapport om fremdrift for bestyrelsen. 2 / 2

60 Punkt 10, Bilag 2: Bilag 10.2_ Letter of commitment 1.0.pdf

61 Beslutning for punkt 11: Opsamling på introduktionsdag og bestyrelsesseminar (B) Bestyrelsen gav udtryk for, at der var tale om en god introduktionsdag og et godt seminar. Formanden understregede igen nødvendigheden af fortrolighed omkring arbejdet i bestyrelsen. Han forklarede i forlængelse heraf, at punkterne på bestyrelsesmødet i udgangspunktet er lukkede. På selve bestyrelsesmødet beslutter bestyrelsen hvorvidt punkter efterfølgende skal åbnes eller forblive lukkede. Her er tilgangen at der skal være størst mulighed grad af åbenhed. Når et punkt er åbnet, kan et bestyrelsesmedlem benytte/videreformidle oplysningerne i sagsfremstilling og bilag, men må ikke tilføje andre oplysninger om bestyrelsens behandling. 42

62 Punkt 11: Opsamling på introduktionsdag og bestyrelsesseminar (B) Punktet behandles af bestyrelsen for: Alle selskaber i Fors-koncernen. Opsamling på introduktionsdag og bestyrelsesseminar (B) Sagsbehandler: RS Sagsresume: Bestyrelsen afholdt introduktionsdag den 23. januar 2018 og efterfølgende seminar om bestyrelsesarbejde fra den 5. til den 6. februar Sagsfremstilling: På introduktionsdagen fik bestyrelsesmedlemmerne udleveret en fortrolighedserklæring samt et dokument, hvor de kunne skrive en række praktiske oplysninger, herunder hvilke øvrige bestyrelsesposter og tillidshverv de besidder. Retsgrundlag: Forretningsordenens 1.6 Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN: Høring: - Fors A/S vurdering: - Økonomi: - Anbefaling: At bestyrelsen evaluerer introduktionsdagen og bestyrelsesseminaret. At bestyrelsen drøfter de nødvendige dokumenter, hvis den skønner det nødvendigt. At bestyrelsesmedlemmerne udfylder og afleverer de udleverede erklæringer. Side 1 af 1 43

63 Bilag til Punkt 11: Opsamling på introduktionsdag og bestyrelsesseminar (B) Bilag 11.1_ Fortrolighedserklæring, docx Bilag 11.2_ Information om bestyrelsesmedlemmer 0.1.docx 44

64 Punkt 11, Bilag 1: Bilag 11.1_ Fortrolighedserklæring, docx Notat Fortrolighedserklæring, 2018 Dato: Sagsnr.: S Ref.: bhs 1. BAGGRUND FOR ERKLÆRINGEN 1.1 Holbæk, Lejre og Roskilde Kommune ("Ejerkommunere") har truffet beslutning om at etablere en fælles forsyningskoncern ("FORS-koncernen"), hvor moderselskabet er Fors Holding A/S. På generalforsamlingen i Fors Holding A/S den 16. maj 2017 besluttede Ejerkommunerne at tilbyde observatørstatus på bestyrelsesmøderne i selskaberne Fors Holding A/S og Fors A/S til bestyrelsesmedlemmerne i Fors-koncernens øvrige selskaber ( Netselskaberne ). Formålet hermed var at bestyrelserne i Fors-koncernen kunne holde bestyrelsesmøder samtidigt. 1.2 I sin egenskab af bestyrelsesmedlem og/eller observatør i et eller flere af selskaberne i Fors-koncernen afgiver undertegnede ("Bestyrelsesmedlemmet") denne fortrolighedserklæring ("Erklæringen") over for følgende påtaleberettigede: Holbæk Kommune Lejre Kommune Roskilde Kommune Fors A/S. 2. FORTROLIG INFORMATION 2.1 Bestyrelsesmedlemmet vil i forbindelse med varetagelsen af sit hverv få adgang til og blive præsenteret for fortrolige informationer ("Fortrolig Information"), som ikke må videregives til tredjemand. 2.2 Begrebet "Fortrolig Information" omfatter al information, som hidrører fra Bestyrelsesmedlemmets deltagelse i bestyrelsesarbejdet i Fors A/S, samt al ikke offentligt tilgængelig information vedrørende bl.a. Ejerkommunerne, Fors A/S, Fors-koncernen og Ejerkommunernes samarbejde vedrørende FORS-koncernen, som Bestyrelsesmedlemmet får kendskab til i sin egenskab af Bestyrelsesmedlem. 2.3 Fortrolig Information omfatter ikke: a) Oplysninger, der på videregivelsestidspunktet er offentligt kendt eller bliver offentligt kendt med Ejerkommunernes eller Fors A/S' accept, b) oplysninger, som kræves offentliggjort i henhold til gældende lovgivning, c) oplysninger om en Ejerkommune eller Fors A/S, som Bestyrelsesmedlemmet på anden vis retmæssigt er kommet i besiddelse af. 3. FORTROLIGHEDSFORPLIGTELSE 3.1 Bestyrelsesmedlemmet har tavshedspligt om enhver Fortrolig Information. 3.2 Bestyrelsesmedlemmet opbevarer, beskytter og behandler Fortrolig Information med minimum samme grad af omhu, som hver Ejerkommune og Fors A/S selv håndterer egne fortrolige informationer. 3.3 Bestyrelsesmedlemmet må kun anvende Fortrolig Information i forbindelse med varetagelsen af Bestyrelsesposten i Fors A/S' bestyrelse. Bestyrelsesmedlemmet må ikke direkte eller indirekte udnytte Fortrolig Information til fordel for andre eller til skade for Ejerkommunerne eller Fors A/S. Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN:

65 Punkt 11, Bilag 1: Bilag 11.1_ Fortrolighedserklæring, docx 3.4 Fortrolighedsforpligtelsen er tidsubegrænset, og den gælder således, uanset at Bestyrelsesmedlemmet måtte ophøre med at besidde hvervet som Bestyrelsesmedlem. 3.5 Bestyrelsesmedlemmet må ikke videregive Fortrolig Information til tredjemand. Videregivelse af Fortrolig Information til Bestyrelsesmedlemmets repræsentanter og rådgivere må alene ske efter skriftlig aftale med bestyrelsen i FORS A/S. 4. OVERTRÆDELSE AF AFTALEN 4.1 Bestyrelsesmedlemmets overtrædelse af Erklæringen kan medføre erstatningsansvar, hvis overtrædelsen har ført til et økonomisk tab for Fors-koncernen, medlemmer af bestyrelsen i Fors A/S, øvrige Bestyrelsesmedlemmer, Ejerkommunerne eller Fors A/S. 5. UNDERSKRIFT Denne Erklæring er underskrevet i 1 eksemplar, som opbevares af Fors A/S. Bestyrelsesmedlemmet modtager en kopi af Erklæringen. Tiltrådt den 20 2 / 2

66 Punkt 11, Bilag 2: Bilag 11.2_ Information om bestyrelsesmedlemmer 0.1.docx Notat Information om bestyrelsesmedlemmer Dato: Sagsnr.: S Ref.: bhs Navn: CPR-nummer: Ønsker du at benytte bikort (Ja/Nej): Adresse Gade: Postnummer/by: Øvrige bestyrelses- og tillidsposter (angiv hvilke): Fors A/S Betonvej Roskilde Tåstrup Møllevej Holbæk Tlf.: CVR: EAN:

67 Punkt 11, Bilag 2: Bilag 11.2_ Information om bestyrelsesmedlemmer 0.1.docx 2 / 2