Drifts- og strategiaftale 2018 mellem Psykiatriledelsen og Teknisk afdeling

Transkript

1

2 Indhold 1. Indledning Teknisk Afdelings formål og ansvarsområder Overordnede rammer og indsatsområder Værdier og vision for Psykiatrien Region Sjælland Afdelingernes indsatsområder i Drifts- og strategiaftale Teknisk afdelings indsatsområder... 6 Bilag: Ledelse i Psykiatrien... 9 Side 2

3 1. Indledning Drifts- og strategiaftalen beskriver rammer, vilkår og prioriterede indsatsområder for Teknisk afdeling i. Driftsaftalen er indgået mellem Psykiatriledelsen og Afdelingsledelsen og danner grundlag for en løbende dialog om målopfyldelsen. 1.1 Teknisk Afdelings formål og ansvarsområder Teknisk afdeling er opdelt i to driftsgrene: Drift og vedligehold af bygninger og installationer for Psykiatrien i Region Sjælland (TA) og drift af sikkerhedsfunktion på Psykiatrien i Slagelse (S&D). Teknisk afdeling, Psykiatrien har følgende opgaver og ansvarsområder: Ind- og udvendig bygningsvedligehold på Psykiatriens bygningsmasse beliggende på matriklerne i Vordingborg, Roskilde, Køge og Slagelse. Vedligehold af interne forsyningsanlæg og installationer herunder el, vand og varme Indkøb af elektriske komponenter og udstyr til alle afdelinger og afsnit og for opfyldelse af krav i gældende lovgivning. Registrering og kontrol af medico-teknisk udstyr. Reparationer af inventar foretages af Teknisk Afdeling, indtil reparation ikke længere er muligt. Nyanskaffelser dækkes af de enkelte afdelinger. Indkøb og reparation af bl.a. overfaldsalarmanlæg, IT installationer, kontorarbejdspladser, klinisk udstyr, mobiltelefoni, diktafoner, tv, dvd mm., dækkes af de enkelte afdelinger. Konsulentfunktion for Psykiatriledelsen. Anlægsopgaver (under 10 mio. kr.), byggeprojekter og ekstraordinære vedligeholdelsesopgaver på Psykiatriens bygninger og installationer. Drifts- og vedligeholdsopgaver samt administration af lejeboliger og erhvervslejemål. Indkøb og fordeling af energi, samt energistyring. Brandberedskab og forsyningsplaner. Koordinering af kontakt til øvrige offentlige myndigheder. Konsulent- og rådgivningsopgaver i forhold til de psykiatriske funktioner, der er beliggende på de somatiske sygehuse, hvor det er den tekniske afdeling i somatisk regi, der varetager drift og vedligehold. Teknisk Afdeling, Psykiatrien kan ansvarliggøres for gennemførelse af specifikke projekter efter nærmere aftale herom. Konsulent- og rådgivningsopgave ved klinikker og eksterne lejemål mv. i forhold til væsentlige driftsopgaver. Understøtter flytte- og rokadeprocesser ift. planlægning, men også løsning af konkrete opgaver. Posthåndtering (budgetansvar - dog ikke for Psykiatrisygehuset Slagelse). Sikkerhed & Drift (S&D) forestår adgangskontrol og overvågning på Psykiatrisygehuset Slagelse. (erstattes af nedenstående) Sikkerhed og Drift (S&D) forestår den tekniske sikkerhed på Psykiatri hospitalet, Slagelse inklusiv Sikringsafdelingen herunder adgangskontrol, overvågning, fysisk rundering mv. S&D forstår almindelig driftsmæssige opgaver samt mindre tekniske opgaver efter almindelig arbejdstids ophør. Sikkerhed og Drift håndterer adgangskort (ADK) og nøgler (Ruko Click) på Psykiatri hospitalet inklusiv Sikringsafdelingen. Udgifter til ødelagte/bortkomne kort og nøgler samt nye kort/nøgler til vikarer, tilkaldevagter, studerende mv. påhviler afdelingerne. Første gangs udgift ved nye fastansatte medarbejder påhviler TA. Hærværk (begået af patienter) udbedres af Teknisk Afdeling, men finansieres af de berørte kliniske afdelinger/afsnit. Side 3

4 1.2 Overordnede rammer og indsatsområder Psykiatrien er underlagt en række overordnede mål og rammer, nogle politisk fastsat, andre fastsat af Psykiatriledelsen. Drifts- og strategiaftalen mellem Psykiatriledelsen og Psykiatrien Vest har til formål at være retningsgivende for både ledelse og medarbejdere i forhold til hvorfor, hvornår og hvordan disse prioriterede indsatser skal løses. Psykiatriledelsens Driftsaftale med Regionsrådet tager afsæt i budgetaftalen for. Psykiatriens Drifts- og udviklingsaftale findes ved at klikke her. Regionsrådet har iværksat en række strategiske indsatser, der understøtter udviklingen af fremtidens sundhedsvæsen og hele Region Sjælland. Det gælder bl.a.: Fremrykningen af Region Sjællands sygehusplan i sammenhæng med specialeplanlægningen og nyt sygehusbyggeri for at sikre udviklingen med et både nært og specialiseret sygehusvæsen Indførelsen af værdibaseret styring med borgeren i centrum, et fokus på de otte nationale mål for sundhedsvæsenet, samt bedre kapacitetsudnyttelse på sygehusene Implementering af Sundhedsplatformen der skal understøtte mere sammenhængende patientforløb, styrke patientsikkerhed og patientkommunikation Drifts- og udviklingsaftalen for Psykiatrien skal understøtte sygehusets udvikling i den retning Regionsrådet har fastlagt for hele sygehusvæsenet og den fortsatte udvikling af værdibaseret styring. Værdibaseret styring indebærer et skarpt fokus på den værdiskabende del af indsatsen, hvor der indenfor en fast økonomisk ramme med budgetoverholdelse skabes rum til, at ledelse og medarbejdere kan arbejde innovativt og sætte den enkelte medarbejders faglighed i spil til borgerens bedste. Helt centralt i den værdibaserede styring står fastholdelse af den positive udvikling i forhold til de otte nationale mål for sundhedsvæsenet samt bedre kapacitetsudnyttelse. Drifts- og udviklingsaftalen tilkendegiver og præciserer, i hvilken retning og ånd Psykiatrien skal arbejde og den skal give et klart billede af, hvilke indsatser og områder der skal arbejdes fokuseret med i, samt skabe de bedst mulige betingelser for at lykkes hermed. Med afsæt i det nye styringskoncept for regionen, målrettes fokus i drifts- og udviklingsaftalen mod færre mål. Regionsrådet har med budgetaftalen besluttet, at der i skal være et særligt fokus på udvalgte indikatorer under de otte nationale mål. De særlige fokusområder afspejles i drifts- og udviklingsaftalen for Psykiatrien. Det er forventningen, at Psykiatrien på de øvrige områder af de nationale mål fastholder en positiv udvikling. Drifts- og udviklingsaftalen udgør omdrejningspunkt for den dialog, der finder sted mellem koncerndirektionen og Psykiatrien. Aftalen skal give koncerndirektionen et solidt styringsgrundlag på hvilket de kan sikre og betrygge det politiske niveau i regionen samt træffe beslutninger, der berører Psykiatrien. 1.3 Værdier og vision for Psykiatrien Region Sjælland Regionsrådet har i 2017 vedtaget Visions- og udviklingsplan for Psykiatrien Region Sjælland Planen bygger videre på den hidtidige Psykiatriplan og rammesætter udviklingen Side 4

5 af Psykiatrien Region Sjælland nedbrudt i en række specifikke indsatsområder. Psykiatriens Visions- og udviklingsplan kan ses her. Planen kan sammenfattes i følgende 3 visioner med tilhørende indsatser: 1. vision: Psykiatrien i Region Sjælland leverer sammenhængende og fleksibel sygehus- behandling Udbygning af det akutte ambulante område Styrket samarbejde med kommunerne Øget tilgængelighed til behandlingstilbud Afprøvning af populationsansvar Udvidet samarbejde mellem somatik og psykiatri 2. vision: Psykiatrien i Region Sjælland sikrer inddragelse af borgere og andre ressourcepersoner i behandlingsarbejdet Udbredelse af peers (medarbejdere med brugerkompetence) Udvidelse af brugerstyret psykiatri Styrke brugen af frivillige 3. vision: Psykiatrien i Region Sjælland sikrer høj kvalitet i behandlingsarbejdet, samt stor viden og kompetencer hos medarbejderne Udvikling af klinisk praksis Mindre brug af tvang Udvikling af det fremmende arbejdsmiljø Image som moderne og attraktiv arbejdsplads Udbygning og fornyelse af kompetencer Forskning 1.4 Afdelingernes indsatsområder i Drifts- og strategiaftale Drifts- og strategiaftalen består af prioriterede indsatsområder med et strategisk sigte der ofte vil række videre end. Indsatsområderne og øvrige prioriterede indsatser er i afdelingernes drifts- og strategiaftale konkretiseret på afdelingsniveau i forhold til hvad der ønskes opnået i. Sidst i dokumentet er indsat et bilag med en række væsentlige kriterier for Psykiatriens ledelsesarbejde. Side 5

6 2. Teknisk afdelings indsatsområder Mål 1 Etablering af de 23 særlige pladser Folketinget har besluttet at oprette 150 særlige pladser i behandlingspsykiatrien. Region Sjælland skal etablere de 23 af pladserne. Målgruppen er en mindre gruppe af særligt udsatte patienter med svære psykiske lidelser og udad reagerende adfærd. Der tilbydes en intensiv og rehabiliteringsorienteret behandling med henblik på at patienterne under opholdet får et bedre helbred og rustes til at mestre hverdagen. Psykiatrien har iværksat en række aktiviteter, der skal sikre, at afsnittet med de særlige pladser kan tages i anvendelse inden for de tidsmæssige og økonomisk udstukne rammer. Mål 2 Kompetence- og organisationsudvikling Teknisk afdeling skal bidrage til at understøtte den vedvarende kvalitetsudvikling af psykiatriens ydelser. Det forudsætter bl.a. løbende dialog og forventningsafstemning med Psykiatriens øvrige afdelinger og eksterne samarbejdspartnere om ydelsernes kvalitet og tidsmæssige rammer, ligesom det fordrer at afdelingens organisation og kompetencer tilpasses i henhold hertil. Med baggrund i erfaringer fra evt. tidligere gennemførte undersøgelse og den løbende dialog med afdelingsledelser og personale skal Teknisk afdeling i udarbejde et idékatalog (analyse og handlingsplan), der redegør for hvornår og hvordan der kunne tages aktion på de områder hvor der er identificeret forbedringspotentiale. Kataloget præsenteres for og drøftes med Stabschefen og PL medio. Teknisk afdeling skal i sammenhæng med ovenstående analyse have fokus på at sikre synergi i afdelingens medarbejdergruppe ved bl.a. at sikre et godt fleksibelt samarbejde mellem de forskellige såvel bestående som nye faggrupper der er ansat i afdelingen. Mål De 23 særlige pladser skal etableres inden udgangen af og inden for de fastsatte økonomiske rammer. Teknisk afdeling skal i bidrage til at de 23 særlige pladser etableres og idriftsættes i henhold til den gældende plan, herunder bl.a.: I dialog og samarbejde med alle involverede parter bidrage til byggeprojektering, etablering og klargøring af de bygninger i Vordingborg der skal indeholde afsnittet med de særlige pladser Drift af Psykiatrisygehuset Slagelse Psykiatrisygehuset Slagelse er taget i brug i efteråret Fortsat idriftsættelse, kapacitetsudnyttelse, håndtering af udfordringer i relation til arbejdsmiljø og samarbejde samt optimering af anvendelsen af de fysiske rammer til gavn for patienterne, vil også optage Psykiatrien i. En række praktiske og økonomiske forhold skal håndteres, idet der har været flere uforudsete, samt opstartsrelaterede omkostninger. Der vil fortsat i skulle tages stilling til en lang række praktiske og økonomiske forhold, herunder de ikke forudsete og fordyrende driftsudgifter til bl.a. service og rengøring og energi. Udfordringer der bl.a. følger af, at ibrugtagningen blev forsinket af flere omgange. Side 6

7 Teknisk afdeling skal i implementere nyt centralt regionalt drifts- og vedligeholdelsessystem Dalux FM. Psykiatrien har det fulde driftsansvar for psykiatrisygehuset i Slagelse, dog undtaget de elementer, der indgår i de verserende voldgiftssager, samt øvrige uafsluttede sager fra etableringsfasen. Teknisk afdeling skal sikre at driftsansvaret for psykiatrisygehuset i Slagelse varetages og bidrage til i henhold til den aftalte rollefordeling med Koncern Byg - at uafsluttede sager fra etableringsfasen færdiggøres og at afgørelserne fra voldgiftssagerne bliver udført efterhånden som de bliver afgjort Varetage udbedringsprojekt ift. forlig omkring murværk på tagene Tunnel/tørholdelse og sikring mod oversvømmelse, tunnelkanaler og ventilation Indeklimapåbud i bygning 3 (AT). Projekt skal defineres samt afklares med Arbejdstilsynet Lydisolation mellem møde og samtalerum. Projekt skal defineres Plan for afhjælpning af resterende mangler fra 1 års gennemgang, samt registrering ift. 5 års gennemgang Voldgiftssag vedr. tagbrønde og utætheder. Mål 4 Gennemførsel af større renoveringsopgaver og projekter Psykiatrien gennemfører løbende en række prioriterede drifts- og vedligeholdsopgaver. Teknisk afdeling skal i under hensyntagen til Psykiatriens ressourcesituation - forestå projektledelse i relation til planlagte forbedringsprojekter fra psykiatriens afdelinger/afsnit: Mål 5 Reduktion af energiforbrug i Psykiatrien Psykiatrien skal både ved løbende vedligehold og nybyggeri have fokus på at finde løsninger der kan bidrage til en nedbringelse af Psykiatriens samlede energiforbrug. Teknisk afdeling skal med inddragelse af ekstern bistand i fornødent omfang - kortlægge og identificere konkrete energireducerende tiltag i Psykiatriens bygningsmasse der kan reducere energiforbruget Der skal udarbejdes og besluttes en implementeringsplan for årene frem og allerede besluttede initiativer skal gennemføres. Slagelse Varetage projektlederrollen i planlægning og ombygning af psykiatriens køkkener i forbindelse med implementering af regionens køkken/kost projekt, herunder nyt kostkoncept i Psykiatrien Vest Udarbejde beslutningsgrundlag for hvilke lokalemæssige ombygninger i Psykiatrien Øst der skal til, for at indretningen kan blive mere tidssvarende. Udbedring af vand indtrængen i tagkonstruktion grundet utætte inddækninger. Vordingborg Udarbejde beslutningsgrundlag for fremtidig modernisering af ældrepsykiatrien i Vordingborg (bygning 42, afsnit G2) Side 7

8 Afklare plan for vand og varmeforsyninger i Psykiatriens bygninger i Roskilde afklaring ift. FJV forsyningen sænker fremløbstemperatur fra 80 til 60 grader. Renovering af vandkloak og varmeforsyninger i Psykiatriens bygninger i Roskilde og Vordingborg i henhold til fastsat plan. Udskiftning af tegltag på bygning 62 i Roskilde i henhold til fastsat plan. Finansiering sker ligeledes med midler fra den af regionen centralt fastsatte pulje. Efterisolering bygning 41 Roskilde Renovering af 8 tagkviste på poppelhuset Renovering af dele af kloakanlæg Renovering af terrasser bygning 3+5 Renovering af gulve i Ø1 Køge Renovering af kedelcentral Etablering af ekstra parkeringspladser Udskiftning af vinduer i psykiatriens bygning Finansiering sker med midler fra den af regionen centralt fastsatte pulje. (RAMBYG og driftsmidler). Mål 6 Mål 7 Udlejning af Psykiatriens bygninger Psykiatrien skal arbejde målrettet på, at opnå den højest mulige udnyttelsesgrad af Psykiatriens bygninger. Teknisk afdeling skal - hvis Psykiatrien ikke kan finde anvendelse for overskydende bygninger/lokaler - søge at få udlejet disse. Teknisk afdeling skal tilbyde, at udføre teknisk service i udlejede lokaler/bygninger beliggende på Psykiatriens egne (bemandede) matrikler Økonomi og budgetoverholdelse Psykiatrien har i en budgetmæssig udfordring, der har nødvendiggjort omprioritering i afdelingernes budgetrammer til fordel for nye disponeringer. Det stiller ekstra store krav til afdelingsledelsens økonomistyring. Afdelingsledelsen har ansvaret for, at sikre balance mellem budget og forbrug i Teknisk afdeling. Udarbejdelsen af valide prognoser er hjørnestenen i en solid økonomistyring og dette forudsætter løbende dialog mellem afdelingsledelsen i Teknisk afdeling og Budget- og controllingafdelingen, om Teknisk afdelings disponeringer og afdelingsledelsens planer i øvrigt. Psykiatriens afdelinger er rammestyrede, og det forudsættes at afdelingsledelsen planlægger, prioriterer og gennemfører de fastsatte opgaver, inden for afdelingens budgetramme. Det betyder, at udgiftskrævende nye initiativer kræver afdelingsledelsens aktive prioritering, eksempelvis gennem kompenserende besparelser indenfor afdelingens budgetramme. Afdelingsledelsen skal sikre kommunikation af alle nye disponeringer til afdelingens controller. Teknisk afdelings basisbudget er i 49,1 mio. kr. før tillægsbevillinger. Der henvises til særskilt bevillingsbrev fra Psykiatriledelsen. Side 8

9 Opfølgning sker løbende og på økonomimøder mellem afdelingsledelsen og controlleren samt i forbindelse med dialogmøderne. Bilag: Ledelse i Psykiatrien Psykiatriledelsen ønsker løbende at drøfte Afdelingsledelsens indsats i forhold til Region Sjællands ledelsesgrundlag inden for strategisk-, personale-, administrativ- og tværgående ledelse, herunder lokale tiltag i forhold til det løbende forbedringsarbejde. Drøftelserne vil bl.a. have udgangspunkt i om der: Arbejdes aktivt for en fortsat mere effektiv Psykiatri Sikres vedvarende kvalitetsudvikling af den behandling, pleje og omsorg, som Psykiatrien leverer Fremmes helhedstænkningen og samarbejdet på tværs af afdelinger, stabe og faggrupper Tages konkrete initiativer i forhold til at indfri synergier Arbejdes aktivt med Psykiatriens MUS-koncept, kompetenceudvikling og arbejdsmiljø Arbejdes med styringsbevidsthed, ansvarlighed og refleksion i forhold til økonomi, kerneforretning og produktion. Side 9