Beretning om årsregnskabet for Fællesforetagendet Clean Sky for regnskabsåret med fællesforetagendets svar

Transkript

1 ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА TRIBUNAL DE CUENTAS EUROPEO EVROPSKÝ ÚČETNÍ DVŮR DEN EUROPÆISKE REVISIONSRET EUROPÄISCHER RECHNUNGSHOF EUROOPA KONTROLLIKODA ΕΥΡΩΠΑΪΚΟ ΕΛΕΓΚΤΙΚΟ ΣΥΝΕΔΡΙO EUROPEAN COURT OF AUDITORS COUR DES COMPTES EUROPÉENNE CÚIRT INIÚCHÓIRÍ NA HEORPA EUROPSKI REVIZORSKI SUD CORTE DEI CONTI EUROPEA EIROPAS REVĪZIJAS PALĀTA EUROPOS AUDITO RŪMAI EURÓPAI SZÁMVEVŐSZÉK IL-QORTI EWROPEA TAL-AWDITURI EUROPESE REKENKAMER EUROPEJSKI TRYBUNAŁ OBRACHUNKOWY TRIBUNAL DE CONTAS EUROPEU CURTEA DE CONTURI EUROPEANĂ EURÓPSKY DVOR AUDÍTOROV EVROPSKO RAČUNSKO SODIŠČE EUROOPAN TILINTARKASTUSTUOMIOISTUIN EUROPEISKA REVISIONSRÄTTEN Beretning om årsregnskabet for Fællesforetagendet Clean Sky for regnskabsåret 2013 med fællesforetagendets svar 12, RUE ALCIDE DE GASPERI TELEPHONE (+352) eca-info@eca.europa.eu L LUXEMBOURG TELEFAX (+352) INTERNET:

2 2 INDHOLD Punkt Indledning 1-4 Oplysninger til underbygning af revisionserklæringen 5 Revisionserklæring 6-13 Erklæring om regnskabernes rigtighed 11 Erklæring om den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet 12 Bemærkninger til den budgetmæssige og økonomiske forvaltning Budgetgennemførelsen Bemærkninger om de centrale kontroller i fællesforetagendets overvågnings- og kontrolsystemer Andre forhold Retsgrundlag 21 Den interne revisionsfunktion og Kommissionens interne revisionstjeneste Tilsyn med og rapportering af forskningsresultater 27 Interessekonflikter Kommissionens anden foreløbige evaluering Opfølgning af tidligere bemærkninger 32

3 3 INDLEDNING 1. Fællesforetagendet Clean Sky, der ligger i Bruxelles, blev oprettet i december for en periode på ti år og begyndte at arbejde uafhængigt den 16. november Målet for Fællesforetagendet Clean Sky er at fremskynde udvikling, validering og demonstration i EU af rene lufttransportteknologier med henblik på anvendelse snarest muligt 2. De forskningsaktiviteter, fællesforetagendet koordinerer, er opdelt i seks teknologiske områder eller "integrerede teknologidemonstratorer" (ITD). 3. De stiftende medlemmer af fællesforetagendet er Den Europæiske Union, repræsenteret af Kommissionen, og partnere fra industrien som f.eks. lederne af ITD'erne og de associerede medlemmer af de enkelte ITD'er. 4. Det maksimale EU-bidrag til Fællesforetagendet Clean Sky til dækning af de løbende omkostninger og forskningsaktiviteter udgør 800 millioner euro, der skal betales over budgettet for syvende rammeprogram 3. Andre medlemmer af fællesforetagendet skal bidrage med ressourcer, der mindst svarer til EU's bidrag, herunder bidrag i naturalier. OPLYSNINGER TIL UNDERBYGNING AF REVISIONSERKLÆRINGEN 5. Retten har valgt en metode, som omfatter analytiske revisionshandlinger, test af transaktioner på fællesforetagendets niveau og en vurdering af centrale Rådets forordning (EF) nr. 71/2008 af 20. december 2007 om oprettelse af Fællesforetagendet Clean Sky (EUT L 30 af , s. 1). En oversigt over fællesforetagendets beføjelser, aktiviteter og disponible ressourcer vises i bilaget til orientering. Syvende rammeprogram, som blev vedtaget ved Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse nr. 1982/2006/EF (EUT L 412 af , s.1), samler alle forskningsrelaterede EU-initiativer under ét og spiller en vigtig rolle med hensyn til at opfylde målene for vækst, konkurrenceevne og beskæftigelse. Rammeprogrammet er også et nøgleelement i det europæiske forskningsrum.

4 4 kontroller i overvågnings- og kontrolsystemerne. Dette suppleres med bevis opnået fra arbejde udført af andre revisorer (hvis relevant) og en analyse af ledelsens udtalelser. REVISIONSERKLÆRING 6. I overensstemmelse med artikel 287 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde (TEUF) har Retten: a) revideret fællesforetagendet Clean Skys årsregnskab, som omfatter årsopgørelsen 4 og beretningen om budgetgennemførelsen 5 for det regnskabsår, som afsluttedes den 31. december 2013, og b) efterprøvet lovligheden og den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet. Ledelsens ansvar 7. Ifølge artikel 33 og 43 i Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/ har ledelsen ansvaret for at udarbejde et årsregnskab for fællesforetagendet, som giver et retvisende billede, og for, at de transaktioner, som ligger til grund for regnskabet, er lovlige og formelt rigtige: a) Ledelsens ansvar med hensyn til fællesforetagendets årsregnskab omfatter udformning, gennemførelse og opretholdelse af et internt kontrolsystem, som sikrer, at der udarbejdes en årsopgørelse, som giver et retvisende billede uden væsentlig fejlinformation, uanset om denne skyldes besvigelser eller fejl, udvælgelse og anvendelse af passende Denne omfatter balancen og resultatopgørelsen, pengestrømsopgørelsen, opgørelsen over ændringer i nettoaktiver samt en oversigt over væsentlige regnskabspraksis og andre forklarende bemærkninger. Denne omfatter beretningen om budgetgennemførelsen samt en oversigt over budgetprincipperne og andre forklarende bemærkninger. EFT L 357 af , s. 72.

5 5 regnskabspraksis på grundlag af de regnskabsregler, som Kommissionens regnskabsfører har fastlagt 7, og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Direktøren godkender fællesforetagendets årsregnskab, når fællesforetagendets regnskabsfører har udarbejdet det på grundlag af alle tilgængelige oplysninger og skrevet en note, som vedlægges regnskabet, og hvori han bl.a. erklærer, at han har rimelig sikkerhed for, at regnskabet i alt væsentligt giver et retvisende billede af fællesforetagendets finansielle stilling. b) Ledelsens ansvar med hensyn til de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed og overholdelse af princippet om forsvarlig økonomisk forvaltning omfatter udformning, gennemførelse og opretholdelse af et effektivt og produktivt internt kontrolsystem, hvori indgår tilstrækkelig overvågning og passende foranstaltninger, som kan forhindre uregelmæssigheder og besvigelser samt, hvis det er nødvendigt, sikre, at der iværksættes retlige procedurer med henblik på at inddrive uberettiget udbetalte eller anvendte midler. Revisors ansvar 8. Det er Rettens ansvar på grundlag af sin revision at afgive en erklæring til Europa-Parlamentet og Rådet 8 om årsregnskabets rigtighed og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. Retten udfører sin revision i overensstemmelse med IFAC's Internationale Standarder om Revision og etiske regler og INTOSAI's internationale standarder for overordnede revisionsorganer (International Standards of Supreme Audit 7 8 De regnskabsregler, som Kommissionens regnskabsfører har fastlagt, er baseret på de internationale regnskabsstandarder for den offentlige sektor (International Public Sector Accounting Standards, IPSAS), som er udgivet af International Federation of Accountants, og - hvor det er relevant - på International Accounting Standards (IAS)/International Financial Reporting Standards (IFRS) udgivet af International Accounting Standards Board Artikel 185, stk. 2, i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (EFT L 248 af , s. 1).

6 6 Institutions). Ifølge disse standarder skal Retten planlægge og udføre revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, at fællesforetagendets årsregnskab er uden væsentlig fejlinformation, og at de transaktioner, der ligger til grund for det, er lovlige og formelt rigtige. 9. Revisionen omfatter udførelse af handlinger med henblik på at opnå revisionsbevis vedrørende beløbene og oplysningerne i regnskabet og de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risiciene for væsentlig fejlinformation i regnskabet og for, at de underliggende transaktioner i væsentligt omfang ikke opfylder kravene i Den Europæiske Unions retlige ramme, uanset om det skyldes besvigelser eller fejl. Ved vurderingen af disse risici tager revisor både hensyn til den interne kontrol, som skal sikre, at der udarbejdes et retvisende årsregnskab, og til de overvågnings- og kontrolsystemer, der er indført for at sikre de underliggende transaktioners lovlighed og formelle rigtighed, og udformer revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne. Revisionen omfatter også en vurdering af, om den anvendte regnskabspraksis er passende, og om de regnskabsmæssige skøn er rimelige, samt en vurdering af den samlede præsentation af regnskabet. 10. Retten mener, at det tilvejebragte revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for denne revisionserklæring. Erklæring om regnskabernes rigtighed 11. Det er Rettens opfattelse, at fællesforetagendets årsregnskab i alt væsentligt giver et retvisende billede af dets finansielle stilling pr. 31. december 2013 og af resultaterne af dets transaktioner og pengestrømme i det afsluttede regnskabsår i overensstemmelse med bestemmelserne i dets finansforordning og de regnskabsregler, som Kommissionens regnskabsfører har fastlagt.

7 7 Erklæring om den formelle rigtighed af de transaktioner, der ligger til grund for regnskabet 12. Det er Rettens opfattelse, at de transaktioner, der ligger til grund for årsregnskabet for det regnskabsår, der afsluttedes den 31. december 2013, i alt væsentligt er lovlige og formelt rigtige. 13. Bemærkningerne i det følgende drager ikke Rettens erklæringer i tvivl. BEMÆRKNINGER TIL DEN BUDGETMÆSSIGE OG ØKONOMISKE FORVALTNING Budgetgennemførelsen 14. På det endelige ændringsbudget for 2013 var der opført 250,4 millioner euro i forpligtelsesbevillinger og 158,2 millioner euro i betalingsbevillinger 9. Udnyttelsesgraden for forpligtelsesbevillingerne var 90,6 %, mens den for betalingsbevillingerne var 87,7 %. Selv om udnyttelsen af betalingsbevillinger er bedre end i 2012 (75 %), afspejler den lavere udnyttelsesgrad, at budgetgennemførelsen stadig er forsinket. Dette skyldes fortrinsvis forsinkelser i gennemførelsen af aktiviteter, og at der går lang tid fra indkaldelserne af forslag offentliggøres, og til tilskudsaftalerne undertegnes Det maksimale bidrag fra Den Europæiske Union til Fællesforetagendet Clean Sky til dækning af løbende omkostninger og forskningsaktiviteter er 800 millioner euro. I overensstemmelse med Rådets forordning om oprettelse 9 10 Revisorerne konstaterede, at tallet under Afsnit IV i det oprindeligt vedtagne 2013-budget, og i ændringsbudget nr. 1 for 2013 er forkert i begge dokumenter, og at det blev korrigeret i budget nr. 2 for 2013, som blev vedtaget den 10. november Det havde ingen indflydelse på budgetgennemførelsen. Indkaldelserne af forslag for 2013 SP1-JTI-CS blev lanceret den 17. januar Evalueringsproceduren sluttede den 17. maj Pr. december 2013 var kun 36 % af tilskudsaftalerne blevet undertegnet (14 ud af 38), hvilket betød, at der i gennemsnit gik ni måneder fra indkaldelsen af forslag og fem måneder fra forhandlingernes afslutning, før aftalerne blev undertegnet.

8 8 af fællesforetagendet 11 bidrager de andre medlemmer af fællesforetagendet med mindst 600 million euro, herunder deres bidrag til dækning af de løbende omkostninger På tidspunktet for revisionen (april 2014) var der indgået forpligtelser for 713 millioner euro af bidraget fra Den Europæiske Union, mens midlerne fra de andre medlemmer beløb sig til 409 millioner euro BEMÆRKNINGER OM DE CENTRALE KONTROLLER I FÆLLESFORETAGENDETS OVERVÅGNINGS- OG KONTROLSYSTEMER 17. I 2013 fortsatte fællesforetagendet med yderligere at forbedre sine forvaltningsprocedurer samt sine administrative, finansielle og regnskabsmæssige praksis. Redskabet til forvaltning af tilskud "Grant management tool (GMT tool)" 14 blev færdiggjort, og tilpasningerne til omkostningsanmeldelserne blev indført. Samtlige oplysninger om den efterfølgende revision er stadig ikke blevet integreret i systemet. 18. Dertil kommer, at regnskabsføreren testede, hvordan GMT-redskabet fungerede, og identificerede adskillige svagheder, navnlig med hensyn til den funktion, der bruges til at indføre finans- og kontrolmedarbejdernes Artikel 5, stk. 1 og 4, i Rådets forordning (EØF) nr. 71/2008. Artikel 12, stk. 3, i bilag 1 til Rådets forordning (EF) nr. 71/2008. "Fællesforetagendet Clean Skys løbende omkostninger deles ligeligt mellem på den ene side Fællesskabet, der bidrager med 50 % af de samlede omkostninger, og på den anden side de øvrige medlemmer, der bidrager med de resterende 50 % kontant. Fællesforetagendet Clean Skys løbende omkostninger må ikke overstige 3 % af de samlede kontante bidrag og af naturalydelserne fra medlemmerne og partnerne, jf. artikel13". Inklusive medlemsbidrag, der enten er blevet valideret, eller som er modtaget, men endnu ikke valideret, og bidrag i kontanter på 10 millioner euro til at dække de løbende omkostninger. GMT-redskabet er en specifik applikation til forvaltning af de finansielle oplysninger vedrørende gennemførelsen af tilskudsaftaler med medlemmer, der udgør 75 % af aktionsbudgettet.

9 9 bemærkninger. Denne funktion er af afgørende betydning for valideringsproceduren, og det er nødvendigt, at fællesforetagendet følger op på denne svaghed. 19. Med hensyn til den forudgående kontrol af aktiviteter, som medlemmer af Clean Sky gennemfører, udførte den samme ansatte (i strid med bestemmelserne i fællesforetagendets finansielle bestemmelser og dets procedurehåndbog) i et tilfælde proceduren for validering af forpligtelsen både som kontrollant og som anvisningsberettiget. I et tilfælde var kontrollanten også anvisningsberettiget. I et andet tilfælde var den tekniske vurderingsrapport (der er en væsentlig del af den operationelle kontrolprocedure) ikke disponibel i GMT. 20. Retten konstaterede følgende svagheder med hensyn til den forudgående kontrol af omkostningsanmeldelser fra Clean Skys partnere: - De tjeklister, der blev anvendt til den forudgående kontrol af omkostningsanmeldelser, var ikke altid fuldstændige - I ét tilfælde blev opgaverne i forbindelse med den finansielle og den operationelle kontrol udført af den samme medarbejder, som også varetog godkendelsen, hvilket er i strid med bestemmelserne i håndbogen om finansielle procedurer og princippet om funktionsadskillelse, og i tre andre tilfælde blev finansmedarbejderens og den anvisningsberettigedes opgaver udført af den samme medarbejder - I et andet tilfælde blev tilskudsaftalen med partneren undertegnet fem måneder efter, at aktiviteterne var startet, og der forelå ikke som krævet en erklæring, der begrundede, hvorfor det var nødvendigt at indlede aktiviteterne, før tilskudsaftalen var undertegnet - Fællesforetagendets partnere indsender ofte omkostningsanmeldelserne for sent. Pr. 31. december 2013 var mindst 56 ud af

10 omkostningsanmeldelser ikke blevet sendt til fællesforetagendet i tide. I 15 tilfælde var forsinkelsen på over ét år. ANDRE FORHOLD Retsgrundlag 21. Den nye finansforordning vedrørende Unionens almindelige budget blev vedtaget den 25. oktober 2012 og trådte i kraft den 1. januar Finansforordningsmodellen for offentlig-private partnerskabsorganer, jf. artikel 209 i Europa-Parlamentets og Rådets forordning nr. 966/ , trådte imidlertid først i kraft den 8. februar Fællesforetagendets finansielle regler blev ændret den 3. juli 2014 for at afspejle disse ændringer. Den interne revisionsfunktion og Kommissionens interne revisionstjeneste 22. I 2013 indledte den interne revisor i samarbejde med et eksternt revisionsfirma en gennemgang af fællesforetagendets forretningsprocesser i relation til koordinering af og tilsyn med ITD-aktiviteter og forvaltning af partnernes aktiviteter. Den endelige rapport forelå ikke på tidspunktet for Rettens revision. 23. Den 28. marts 2013 vedtog fællesforetagendet en handlingsplan som reaktion på bemærkningerne fra Kommissionens interne revisionstjeneste om forvaltningen af tilskud med hensyn til den årlige planlægning 17. På tidspunktet for revisionen var aktionerne i handlingsplanen ikke fuldt ud gennemført Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU, Euratom) nr. 966/2012 af 25. oktober 2012 om de finansielle regler vedrørende Unionens almindelige budget og om ophævelse af Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 (EUT L 298 af , s. 1). EFT L 38 af , s. 2. De vigtigste bemærkninger i rapporten vedrører forsinkelser i gennemførelsen af programmet, at budgettet ikke er blevet brugt, og fællesforetagendets

11 Den 14. marts 2014 forelagde Kommissionens interne revisionstjeneste resultaterne af revisionen vedrørende det interne kontrolsystems hensigtsmæssighed og effektivitet i forbindelse med tilskudsforvaltning og den finansielle gennemførelse. Konklusionen af revisionen var, at det interne kontrolsystem gav rimelig sikkerhed for, at de forretningsmål, som fællesforetagendet har fastsat for tilskudsforvaltning og den finansielle gennemførelse, opfyldes, når der ses bort fra fire vigtige observationer og to meget vigtige observationer IAS udførte endvidere en IT-risikovurdering af den fælles IT-infrastruktur som Fællesforetagendet Clean Sky deler med fællesforetagenderne BCB, IMI, ENIAC og Artemis. 26. Bestyrelsen vedtog beskrivelsen af Kommissionens Interne Revisionstjenestes opgaver den 31. marts Men rammeforordningens bestemmelser 20 om Kommissionens interne revisors beføjelser er endnu ikke blevet indføjet i fællesforetagendets finansielle bestemmelser. 19, vanskeligheder med at evaluere ressourceforbruget (de årlige budgettal forelægges af medlemmerne af fællesforetagendets ITD'er på arbejdspakkeniveau, mens fællesforetagendet overvåger gennemførelsen af aktiviteter på leveranceniveau) De meget vigtige observationer vedrører de forbedringer, der skal foretages med hensyn til formalisering af proceduren til validering af projektleverancer, og de forbedringer, der skal foretages med hensyn til de konsoliderede retningslinjer for forudgående validering af og tjeklister til tilskudsforvaltning og den finansielle gennemførelse. I den endelige rapport dateret den 22. november 2013 bemærkes det, at ITsikkerhedspolitikken bør formaliseres, og at fremtidige kontrakter med ITtjenesteleverandører bør omfatte detaljerede procedurer/kontroller. Kommissionens forordning (EF, Euratom) nr. 2343/2002 af 23. december 2002 om rammefinansforordning for de organer, der er omhandlet i artikel 185 i Rådets forordning (EF, Euratom) nr. 1605/2002 om finansforordningen vedrørende De Europæiske Fællesskabers almindelige budget.

12 12 Tilsyn med og rapportering af forskningsresultater 27. Afgørelsen om syvende rammeprogram (RP7) 21 indfører et tilsyns- og rapporteringssystem vedrørende beskyttelse, formidling og overførsel af forskningsresultater. Fællesforetagendet har udarbejdet procedurer, men tilsynet opfylder ikke afgørelsens bestemmelser fuldt ud, navnlig ikke med hensyn til formidling af forskningsresultaterne og deres integration i Kommissionens system 22. Interessekonflikter 28. Den 13. december 2013 vedtog fællesforetagendet en adfærdskodeks, som skal forebygge og afbøde interessekonflikter hos private medlemmer af bestyrelsen. Der var endnu ikke vedtaget en adfærdskodeks til forebyggelse og afbødning af interessekonflikter hos de ansatte i fællesforetagendet eller andre aktører (herunder eksperter), da revisionen fandt sted. 29. Fællesforetagendet har endnu ikke udviklet en database til registrering af interessekonflikter, hvervsuforenelighed, erklæringer og dermed forbundne dokumenter Ifølge artikel 7 i Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse nr. 1982/2006/EF af 18. december 2006 om Det Europæiske Fællesskabs syvende rammeprogram for forskning, teknologisk udvikling og demonstration ( ) skal Kommissionen føre løbende og systematisk tilsyn med gennemførelsen af syvende rammeprogram og de tilhørende særprogrammer og regelmæssigt aflægge rapport og formidle resultaterne af dette tilsyn. Jf. bemærkningen i Kommissionens årsrapport til Europa-Parlamentet og Rådet om de fremskridt, der er opnået af de fælles teknologiinitiativers fællesforetagender i 2012, (SWD) (2013) 539 final, med hensyn til integration af forskningsprojekters resultater i Kommissionens kommunikations- og formidlingssystem.

13 13 Kommissionens anden foreløbige evaluering Kommissionens anden foreløbige evaluering blev udført fra marts til udgangen af oktober 2013 og evaluerede fællesforetagendet med hensyn til relevans, effektivitet, produktivitet og forskningskvalitet. 31. Rapporten indeholder en række anbefalinger, som vedrører det forhold, at der var for få tekniske medarbejdere til at udføre aktiviteterne, at der var behov for at harmonisere statusrapporterne og de tekniske evalueringsrapporter, og at det var nødvendigt at forbedre procedurerne for udvælgelse af underleverandører. Fællesforetagendet bør også dokumentere tilskudsaftalernes forløb bedre med henblik på samlet set at sikre bedre overholdelse af bestemmelserne og bedre resultater. Opfølgning af tidligere bemærkninger 32. Den administrerende direktør vedtog fællesforetagendets forretningskontinuitetsplan den 29. november Den dækker katastrofeberedskab, de foranstaltninger, der skal træffes øjeblikkeligt, genopretningsordninger og vedligeholdelsesaktiviteter. Den skal opdateres ved udgangen af Vedtaget af Afdeling IV, der ledes af Milan Martin CVIKL, medlem af Revisionsretten, i Luxembourg på mødet den 21. oktober På Revisionsrettens vegne Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA Formand 23 Den anden foreløbige evaluering af fællesforetagendet Clean Sky fra oktober 2013.

14 1 BILAG Fællesforetagendet Clean Sky (Bruxelles) Beføjelser og aktiviteter Unionens kompetenceområder i henhold til traktaten (Artikel 187 og 188 i traktaten om Den Europæiske Unions funktionsmåde) Ifølge Europa-Parlamentets og Rådets afgørelse nr. 1982/2006/EF af 18. december 2006 om syvende rammeprogram kan der ydes fællesskabsbistand til etablering af længerevarende offentlig-private partnerskaber i form af fælles teknologiinitiativer, som kan implementeres gennem fællesforetagender, jf. artikel 187 i traktaten. Rådets forordning (EF) nr. 71/2008 af 20. december 2007 om oprettelse af Fællesforetagendet Clean Sky (EUT L 30 af , s. 1). Fællesforetagendets beføjelser (Rådets forordning (EF) nr. 71/2008) Mål - Fællesforetagendet Clean Sky skal bidrage til gennemførelsen af det syvende rammeprogram og især tema 7, Transport (herunder Luftfart), i særprogrammet Samarbejde - fremskynde udvikling, validering og demonstration i EU af rene lufttransportteknologier med henblik på anvendelse snarest muligt - sikre en sammenhængende gennemførelse af EU's forskningsindsats på lufttransportområdet med sigte på miljøforbedringer - skabe et radikalt innovativt lufttransportsystem baseret på integration af avancerede teknologier og demonstratorer i fuld skala med det mål at nedbringe lufttransportens miljøpåvirkninger gennem en betydelig reduktion af støj og gasemissioner samt forbedring af luftfartøjers brændstoføkonomi - fremskynde dannelse af ny viden, innovation og omsætning af forskning, på grundlag af de relevante teknologier og det fuldt integrerede system af systemer i det relevante driftsmiljø, der fører til en styrkelse af industriens konkurrenceevne. Ledelse - Bestyrelsen er fællesforetagendets ledelsesorgan. Den administrerende direktør er ansvarlig for den daglige ledelse. Erhvervslivet er repræsenteret på forskellige måder, for eksempel i ITD-styringsudvalg og i gruppen af repræsentanter for nationalstaterne. Fællesforetagendets disponible ressourcer i 2013 Budget euro Ansatte pr. 31. december stillinger i stillingsfortegnelsen (18 midlertidigt ansatte og 6 kontraktansatte), hvoraf 23 stillinger var besat med medarbejdere, som varetager operationelle aktiviteter (17) og blandede opgaver (seks). Resultater og tjenesteydelser leveret i 2013 Jf. Fællesforetagendet Clean Skys årlige aktivitetsrapport for 2013 på Kilde: Fællesforetagendet Clean Sky.

15 CLEAN SKY Joint Undertaking Gennemførelse af budgettet 14. Fællesforetagendet har forbedret sin budgetgennemførelse i De resterende forsinkelser skyldes til dels forsinkede undertegnelser af tilskudsaftaler med partnere 1, men er også forbundet med, at nogle af driftsaktiviteterne faktisk omlægges under forskningsarbejdets forløb. Når visse milepæle ikke nås til tiden, kan dette skyldes almindelige uforudsete udgifter og hindringer i forbindelse med nogle forskningsaktiviteter, som kræver mere tid og en større indsats inden for ITD'erne, hvilket kun kan ske efter rapporteringsperioden Dette er en del af den udfordring, som fællesforetagendet håndterer i forbindelse med så omfattende og komplekst et program. 16. Det beløb, der indgås forpligtelser for af bidraget fra Den Europæiske Union, vil altid være større end de private medlemmers ressourcer, da sidstnævnte kun tager højde for det validerede 2 kontante bidrag mens EU's forpligtelse dækker nogle flerårige tilskudsaftaler, som endnu ikke er fuldstændig gennemført. Det kan også bemærkes, at Europa-Kommissionen var forpligtet til at indgå forpligtelse for hele programbeløbet inden udgangen af 2013, idet dette var det sidste år under det syvende rammeprogram. Fællesforetagendet indgår forpligtelsen med de private medlemmer, når den tekniske aktivitet for de(n) kommende periode(r) er vedtaget af fællesforetagendet gennem tilskudsaftalerne. Detaljerne for denne aktivitet for de sidste år af programmet fastlægges først i 2015, og aktiviteten er derfor endnu ikke forpligtet eller valideret. KOMMENTARER OM CENTRALE KONTROLLER I FÆLLESFORETAGENDETS OVERVÅGNINGS- OG KONTROLSYSTEMER 17. Der blev udviklet en særlig funktion til den efterfølgende revision i GMT i april Funktionen vil blive videreudviklet med henblik på integration af efterfølgende revisionsdata i systemet i år. 1 Tilskudsaftaler med partnere: Der tildeles mindst 200 mio. EUR til støtte af partneraktiviteter via indkaldelsen af forslag under Clean Sky-programmet. Tilskudsaftaler med medlemmer: Der tildeles højst 600 mio. EUR til medlemmerne af Clean Sky-aktiviteterne. 2 Fællesforetagendet gennemførte et system, som sikrer, at hver gang et kontantbidrag fra EU er valideret, bidrager industrien med et tilhørende naturaliebidrag på 50 %. Clean Sky replies Side 1 af 5

16 CLEAN SKY Joint Undertaking 18. Som opfølgning på udviklingen i første halvdel af 2014 implementeres der inden årets udgang en ny version af GMT, som vil afhjælpe flere af de identificerede svagheder. Dette omfatter særlig en grundig gennemgang af den funktion, der bruges til at indføre finans- og kontrolmedarbejdernes bemærkninger i valideringsarbejdsgangen. 19. Med hensyn til den forudgående kontrol af den validerede forpligtelse blev de to funktioner (finansiel kontrollant og anvisningsberettiget) undtagelsesvis varetaget af administrations- og finanschefen, som fungerede som afløser for den anvisningsberettigede i forbindelse med den administrerende direktørs ferie. Da Clean Sky er et lille team, kan manglende opdeling af opgaver undtagelsesvis forekomme i enkelte tilfælde, når mange er på ferie på samme tid. I den henseende og med henblik på at sikre, at kontrolsystemet fungerer korrekt, har fællesforetagendet opdateret det finansielle backupsystem ved at indføre nye personer til at udføre funktionerne som finansiel kontrollør og anvisningsberettiget ved delegation og overvåger nu nøje kontinuiteten i arbejdet i perioder med fravær. Det bør imidlertid bemærkes, at funktionerne for iværksættelse og kontrol/godkendelse selv i disse tilfælde holdes adskilt. Det enkelte tilfælde, hvor vurderingsrapporten ikke var tilgængelig, er siden blevet afhjulpet i GMT. 20. Fællesforetagendet tager de identificerede svagheder til efterretning og vil bestræbe sig på i højere grad at sikre, at de gældende bestemmelser og procedurer følges konsekvent. Med hensyn til forsinkelserne i indsendelsen af omkostningsanmeldelser er dette et problem, som fællesforetagendet holder øje med, og der blev i alle tilfælde udsendt påmindelser og, hvor det var hensigtsmæssigt, truffet opfølgende foranstaltninger med henblik på at fastholde kravet om denne rapportering. Fællesforetagendet vil bestræbe sig på yderligere at forbedre denne del af processen i ANDRE FORHOLD Retsgrundlag Clean Sky replies Side 2 af 5

17 CLEAN SKY Joint Undertaking 21. Ingen kommentarer. Den interne revisionsfunktion og Kommissionens interne revisionstjeneste 22. Den endelige revisionsrapport blev underskrevet den 26. marts 2014 og er blevet forelagt Clean Skys bestyrelsesformand og administrerende direktør. Der er i samarbejde med fællesforetagendets ledelse vedtaget aktioner med henblik på at afbøde de to meget vigtige og de fire vigtige observationer. Gennemførelsen af aktionerne vil blive overvåget af den interne revisor i løbet af Med hensyn til den interne revisionstjenestes fire vigtige anbefalinger er fællesforetagendet fortsat med at gennemføre aktionerne i henhold til tidsplanen. Gennemførelsen er fortsat i gang. 24. Aktionerne vedrørende de to meget vigtige observationer er næsten fuldt ud gennemført. Vejledningsdokumenterne for finans- og projektmedarbejdere vedrørende validering af omkostningsanmeldelser for tilskudsaftaler med medlemmer er blevet udbygget yderligere, tjeklisterne er blevet yderligere forbedret, og der er udarbejdet en skabelon til den tekniske vurderingsrapport for den årlige rapportering for tilskudsaftaler med medlemmer, og denne er blevet formidlet til projektmedarbejderne. Med hensyn til godkendelse af leverancer fra partnere er der blevet integreret en præcisering af temaledernes roller og opgaver som støtte for fællesforetagendets finansmedarbejdere i Fællesforetagendet Clean Skys forvaltningsvejledning. 25. Fællesforetagendet Clean Sky har udarbejdet en handlingsplan med henblik på at imødekomme anbefalingerne i IAS' IT-risikovurdering og gennemfører disse aktioner inden udgangen af Fællesforetagendet Clean Sky har i praksis anvendt bestemmelserne i den gældende rammeforordning vedrørende Kommissionens interne revisionstjenestes beføjelser siden 2011, og disse er nu indføjet i fællesforetagendets nyligt vedtagne finansielle bestemmelser. Tilsyn med og rapportering af forskningsresultater Clean Sky replies Side 3 af 5

18 CLEAN SKY Joint Undertaking 27. Fællesforetagendet har taget Rettens bemærkninger til efterretning og har allerede i 2014 opdateret sine tilsynsredskaber som følge heraf. Det har i mellemtiden anmodet om og modtaget konsoliderede resultater fra de private medlemmer i den henseende, herunder deres planer for formidling. Fællesforetagendet anvender Kommissionens CORDA-system til offentliggørelse af sammendrag af projekter om tilskudsaftaler med partnere, og disse ligger allerede på internettet. Desuden er fire ud af syv årsrapportsammendrag vedrørende tilskudsaftaler med medlemmer fra 2013 allerede tilgængelige på fællesforetagendets websted. De resterende tre bliver tilgængelige i midten af september Interessekonflikter 28. og 29. Bestyrelserne for alle fællesforetagenderne vedtog nye regler vedrørende fortrolighed og interessekonflikter i begyndelsen af juli 2014 i henhold til en model foreslået af Europa-Kommissionen. Fællesforetagendet vil med henblik på at føre register over erklæringer fra Clean Skys bestyrelse oprette et register over interessekonflikter, hvervsuforenelighed og dermed forbundne dokumenter samt oprette en elektronisk database til overvågning heraf. Dette tiltag bliver gennemført inden udgangen af Da revisionen fandt sted, fandtes databasen for ansatte ikke. Denne forventes oprettet inden udgangen af oktober Fællesforetagendet vil, hvor det er hensigtsmæssigt, kunne opdatere databasen og råde over alle relevante oplysninger og elementer i forbindelse med potentielle interessekonflikter og træffe passende foranstaltninger. Kommissionens anden foreløbige evaluering 30. og 31. Fællesforetagendet udarbejdede et sammendrag af evaluatorernes SWOT-analyse og deres anbefalinger til bestyrelsesmødet i december Bestyrelsen var enig i anbefalingerne og anmodede fællesforetagendet om at følge op på gennemførelsen af de relevante punkter. Fællesforetagendets ledelse følger en handlingsplan. Størstedelen af gennemførelsesaktionerne foretages via de årlige gennemgange, forvaltningsvejledningen, tilskudsaftalerne med medlemmer eller bestyrelsens forretningsorden. Fællesforetagendet vil også anvende erfaringerne fra denne vurdering til at forbedre forvaltningen af begge programmer. Clean Sky replies Side 4 af 5

19 CLEAN SKY Joint Undertaking For så vidt angår medarbejdersituationen havde fællesforetagendet, som det fremgik af både den årlige gennemførelsesplan for 2012 og 2013 samt af den årlige aktivitetsrapport for 2012 og 2013, fortsat ikke tilstrækkeligt personale til, hverken teknisk eller økonomisk, at udføre alle de forventede opgaver. Med vedtagelsen af en ny stillingsfortegnelse i juli 2014 kan fællesforetagendet ansætte 18 nye medarbejdere - hvoraf størstedelen skal varetage tekniske funktioner. Dette vil bringe fællesforetagendet i stand til generelt at forbedre overholdelsen af bestemmelserne og resultaterne vedrørende tilskudsaftalerne fremover. Clean Sky replies Side 5 af 5