Orientering og foreslag fra webudvalget (Anja, Laila og Henning)

Transkript

1 Orientering og foreslag fra webudvalget (Anja, Laila og Henning) 1. Kontaktperson: Vi mangler en navngivet kontaktperson i bestyrelsen, til de små hurtige afstemninger/tvivlsspørgsmål, der kan forekomme imellem bestyrelsesmøderne. Samtidig foreslår vi at denne/disse person(er) også er kontaktperson til faxipost, så den/de kan holde den røde tråd mellem de 2 medier. Baggrund for dette: Vi har fra webbens side, siden faxipostens start på nettet, prøvet at indlede et koordinerende samarbejde, med henblik på at der skulle være en fornuftig sammenhæng mellem de 2 medier på nettet. Desværre har faxiposten ikke været interesseret i dette og vi fornemmer, at alle forslag fra vores side, opfattes som utidig indblanding. Vi har derfor nu opgivet troen på et sådant samarbejde og lægger fremover, som service, bare nyhed på om relevante Artikler, når vi modtager den nyhedsmail faxiposten sender ud. 2. Forslag vedr. Månedlig Faxipost på pdf. Da vi havde faxiposten i bladform, indeholdt den udover artikler, bl.a. også referater, kalender, indbydelser til kurser, generel info, opdateringer af diverse regelsæt og info fra de forskellige udvalg. Hvis en månedlig faxipost pdf skal give et dækkende billede af hvad der har rørt sig i den forgangne måned, samt hvad der kommer af fremtidige aktiviteter i klubben, foreslår vi at den månedlige pdf indeholder materiale fra begge sites, for at være bedre erstatning for det trykte blad, vi ikke længere har. Vi er klar over, at faxiposten dermed ikke kan varetage den fulde opgave med at producere en månedlig pdf. Vi foreslår derfor, at faxiposten fremover sender deres artikelmateriale, fra den forgange måned, (som de også gør nu) til webudvalget (i word format), og at vi så derefter tilføjer det resterende materiale fra faxi webben og derefter danner den endelige måneds pdf. Årsagen til ovenstående betragtninger er at vi ønsker, at imødekomme de medlemmer som føler, at det har været et tab ikke længere at modtage et trykt blad med et samlet overblik. De gives hermed mulighed for få et mere samlet blad at udskrive fremover, end nu, hvor det kun er artiklerne der lægges i måneds pdf en. 3. Information til webudvalg. I en periode har webudvalget kun fået information om ønsker/ændringer til webben via bestyrelsesreferater. Dette har givet unødige forsinkelser og er nogle gange ikke nok information til at iværksætte ønskerne eller ændringerne. Vi har brug for en mere direkte dialog, hvilket sikkert også ville blive løst hvis ovenstående pkt. 1 kommer op og køre. 4. Bestyrelsesreferater. Bestyrelsen har stillet forslag til, at dagsorden kommer på webben. Dette er nu sat op og findes som fast punkt under bestyrelsesreferater. Bestyrelsen havde også stillet ønske om selv at kunne lægge dagsorden og referater på hjemmesiden. Der er nu udviklet løsning til dette, som allerede er taget i brug ved seneste referat og dagsorden. 5. Annoncer på webben. Webudvalget (Anja) deltog i april 2008 i bestyrelsesmøde, hvor bestyrelsen udtrykte ønske om at få annoncører på forsiden af klubben.dk. Webben skulle derefter finde tekniske løsningsmuligheder til dette og det skulle så derefter koordineres med bestyrelsen, hvordan det skulle Side 1 af 6 sider

2 drives. De tekniske løsninger, som skulle danne baggrund for dette, blev også indkøbt, men da der på det tidspunkt var en del andre tiltag, var annoncerne ikke det første på listen. Annoncerne skulle der være arbejdet videre med i efteråret Dette kom aldrig igang, da Anja, røg ind i et halvår, på den arbejdsmæssige front, med kontinuerligt overarbejde. Dette strakte sig ind i 1. kvartal af I mellemtiden kom der forslag ind, i senere bestyrelsesreferater, om at annoncer så kunne startes op på det nye faxipost site og webudvalget troede ikke længere, at de havde en opgave med annoncerne. I april måned 2009 gør bestyrelsen så mundtligt opmærksom på, at de stadig ønsker, at der kan komme annoncører på forsiden af klubben.dk, som oprindeligt aftalt, og det aftales nu at der laves et visuelt oplæg til bestyrelsen. Webudvalget har derfor i slutningen af april udviklet løsning/oplæg til dette. Layout: Der er 27. april fremsendt link til live eksempel på rullende annoncer på forsiden af til bestyrelsen. Eksempel på hvordan forsiden ville se ud med annoncer, kan ses live på denne adresse: klubben.dk/forside/annoncerv/index.htm (Obs!! De annoncer der er brugt i eksemplerne er ikke tilrettet til at blive vist på webben, derfor kan de være lidt for små til at blive læst, men de er bare taget fra de gamle faxipost blade som eksempel på hvordan de rullene annoncer fungerer). Skærmbillede af layout kan ses som billag A, tilsidst i dette dokument. Dimensioner: Annoncerne kan max. have dimensionerne: 175 x 175 pixel (px). Det er tilladt at aflevere mindre f.eks. højde 150 x bredde 175px. Annoncebilleder skal indsendes som JPG, GIF eller TIF og helst i så færdig stand som muligt. Har vi små annoncører, der ikke har billeder, kan der lægges ren tekst på istedet. Der er mulighed for at fylde det dobbelte i højden eller 3 dobbelt (for både tekst og billeder), og så kan prisen jo bare ganges med 2 henholdsvis 3. Varighed: Vi forestiller os følgende: Annoncer kan principielt starte når som helst, men de vil altid vare til udgangen af et kvartal. (jan, apr, juli, okt.). Dvs. vi fjerner annoncer d Så annoncørene skal bare beslutte hvor længe de vil være på web en. Med hensyn til hvornår annoncerne kan komme på, vil det nok være nemmest at sige, de kan komme på hver d. 1., og hvis vi er rigtig flinke også d. 15. dette af hensyn til så simpel prisstruktur som muligt. Priser: Bestyrelsen skal beslutte en månedspris, som annoncørerne så selv kan gange op med antallet af måneder de kommer på. Eks.: Vil man have udløb d. 30/6 og kommer på 1/1 betaler man for 6 måneder. Kommer man på 1/5 med samme udløb betaler man for 2 måneder. Ønsker man ikke månedspriser, må vi tale om hvordan strukturen så skal være. Administration af annoncer. Vi skal have fundet ud af hvem der står for kontakten til annoncørerne. Dette gælder både det at opdrive nye annoncører samt tale om forlængelser. Nogen skal også stå for modtagelsen /kontrollering af betaling for annoncerne samt overblik over hvor længe annoncer løber m.m. Da webudvalget i forvejen har rigtig mange opgaver med at modtage information og stof fra alle Side 2 af 6 sider

3 mulige kanaler, samt fortsat viderudvikling af webben, har vi ikke lige nu kapacitet til også at påtage os ovenstående, og vil helst nøjes med at forestå det rent teknisk praktiske med at sørge for at de kommer på webben. Hvis bestyrelsen ikke selv vil stå for ovenstående opgaver, kan vi jo udvide webudvalget med en evt. ny person, eller et andet udvalg kan varetage disse opgaver. 6. Gæstebog: Foreslåes nedlagt. Der kommer med jævne mellemrum spam angreb, som det tager unødigt tid at bekæmpe, og vi har nu fået FAXI forum som godt alternativ til kommunikation mellem medlemmerne. Her undgår vi også spam, da der her er login. 7. Faxi Forum: Pointen med at oprette forummet var at medlemmerne havde mulighed for at kontakte hinanden angående udstyr, arrangere fællesture, hjælp til et eller andet, kørselslejlighed, udveksling af erfaringer om hestene, dele oplevelser o. lign. Desværre er det vist meget typisk for disse fora, at de oftest kun bliver brugt til brok!!!. Vi ønsker at slette det gamle indhold og starte det forfra og har i den forbindelse lavet et oplæg til information til medlemmerne Dette oplæg er fremsendt seperat til godkendelse før det bringes. Konstaterer vi så hen ad vejen, at forummet ikke bliver brugt, eller at folk stadig kun kan finde ud af at bruge det til brok, kan vi overveje at nedlægge det, og der vil så desværre ikke længere være nogen steder medlemmerne selv kan skrive. Tanken var også, at når der kom nye indlæg på forummet, poppede emnet op på forsiden ligesom gæstebogen og køb og salg siden gør det. Dette har vi indtil videre ikke gjort pga. karakteren af indlæggene. 8. Annoncering af åbne arrangementer klubaften o.lign uden tilmelding. Vi har haft et tilfælde ved sidste klubaften, hvor det blev aflyst samme formiddag og det ikke lige var muligt at få på forsiden med det samme. Dette er uheldigt, men det kan jo forekomme, at ingen lige sidder ved tasterne med så kort varsel. Kunne der fremover ved sådanne åbne arrangementer evt. stå et tlf. nr. som folk kan ringe til i tvivlstilfælde om vejret (dette har de ved f.eks. kvadrille arrangementer). Eller kunne man sige, at hvis der ikke er nogen form for tilmelding, så må arrangøren stille op derude uanset hvad, da man aldrig kan være sikker på hvor mange der har set på web eller ikke har været nok i tvivl til at ringe. Tredje alternativ kunne være, at man laver tilmelding, så arrangørerne ved hvem der skal aflyses til. 9. Diverse nye tiltag: Med 2 nye værktøjer, som bestyrelsen har bevilget, er vi teknisk gået i gang med at omlægge materialet på klubben.dk. 1. Alle opdateringssider (med database under) til webben var før nogle, som vi skulle udvikle fra gang til gang, og de var tilgængelige for alle som kendte webadressen til dem altså nul sikkerhed. Med et nyt værktøj har vi nu fået mulighed for at generere og samle disse opdateringssider under ét, med kodeords adgang, samt forskellige niveauer for hvem der har adgang til at opdatere hvad. Dette gør det meget hurtigere at udvikle nye sider, hvor der skal kunne opdateres indhold, samt giver mulighed for at flere medlemmer kan komme til at opdatere relevante oplysninger, og det ikke længere kun hænger på én person (Anja), at opdatere indhold på webben. Side 3 af 6 sider

4 Der ligger selvfølgelig altid et større arbejde i at konvertere gammelt materiale til nyt, i forhold til hvis man bare skal oprette nyt, så dette arbejde forventes at blive gjort henover det næste år. Værktøjet er i første omgang taget i brug til opdateringen af: Kalender selve kalender punkterne og helligdage Forside nyheder Bestyrelsesreferater og dagsorden Kvadrillesiden Brugeradgange Næste prioterede ibrugtagning er til: Forsidemenuen foroven (erstatning af gammel løsning) Nyhedsdokumenter/sider (ny løsning). 2. Det andet værktøj stiller en fuld editor til rådighed på nettet, med fuld formatering af tekst som det kendes fra Word, indsættelse af billeder, film (også fra you tube) og andre medier. Værktøjet understøtter også, at der oprettes forud definerede templates, så man starter med et givent layout og kun kan opdatere dele af dokumentet/siden. (Denne funktionalitet er taget i brug til referater/dagsorden). Værktøjet er i første omgang taget i brug til: Dagsorden og referat til bestyrelsen, som bestyrelsen nu selv kan lægge på, som nævnt i et tidligere pkt. Opdatering af nyhederne på forsiden, så man nu kan uploade billeder, lave bulletlister, og udvalgt formattering. Kvadrillesiden, som kvadrilleudvalget nu selv kan styre 100%. 3. Yderligere brug af editoren er planlagt på følgende områder: Nyhedssider, dvs. de nyheder der kræver, at der laves en underside der kan linkes til fra nyhedsforsiden. Dette er eksempelvis, kursusinvitationer, udefrakommende referater, udvalgte artikler/indlæg m.m. Stævneinvitationer til stævnesiderne Stævnereglement og info sider. Evt. fremtidige udvalgs sider hvis et udvalg ønsker at have en side de kan opdatere med info til medlemmerne. Diverse generelle info sider, med udvalg, bestyrelsen o. Lign. 4. Kombinationen af de værktøjer vi råder over nu, gør også, at når man opretter websider via ovenstående løsninger, så dukker dokumenterne/siderne automatisk op i de menuer, hvor de er defineret til at høre til. Denne løsning er udviklet/afprøvet med referat/dagsorden løsningen, så de næste tiltag vil være lidt hurtigere at sætte i søen. Dette betyder at vi nu kan tilbyde at lave områder på webben, hvor det er dem som har aktiviteten, udvalget, området, der selv kan vedligeholde indholdet, hvis de ønsker det, selvom de ikke har teknisk baggrund. Eller vi kan blive flere redaktører i webudvalget end vi er idag, på nemmere vis. Derudover er vi på udkig efter en nyere version af fotoalbummet. Side 4 af 6 sider

5 Billag A Side 5 af 6 sider

6 Side 6 af 6 sider