BESTYRELSESMØDE. Anette, Uffe, Lars, Ulla og Steen (via Skype)

Transkript

1 BESTYRELSESMØDE Sted: Værløse Dato: Deltagere: Anette, Uffe, Lars, Ulla og Steen (via Skype) Ikke mødt: Afbud: Referent: Ulla Dagsorden Valg af referent... 2 Mikkel Gundersen har valgt at gå af som formand... 2 Uddelegering af opgaver... 2 Generalforsamlingen d. 6. juni Div. adresser på hjemmesiden... 2 HavkajakInfo s skæbne... 3 Web-master og hjemmeside... 3 Træf... 4 Vintertræf marts 2014 i Odder... 4 Forårstræf juni 2014, Kolding Fjord v/houens Odde... 4 Sommertræf uge 30, Kragenæs på Nordlolland... 4 Efterårstræf september 2014 på Bornholm, Sandvig Campingpladsen... 4 Grejer til trailer skal findes... 4 Økonomi... 5 Næste møde... 5 Side 1 af 5

2 Valg af referent Ulla blev valgt. Mikkel Gundersen har valgt at gå af som formand Da Mikkel har valgt at gå af som formand, pga uenigheder med den øvrige bestyrelse, blev der i den forbindelse indkaldt til bestyrelsesmøde for den resterende bestyrelse. Følgende punkter blev behandlet: Bestyrelsen er enige om ikke at kommentere og diskutere enkeltheder på Mikkels facebookside. Bestyrelsen besvarer gerne spørgsmål på Forum på HKR s hjemmeside. Uddelegering af opgaver Formandsposten: Bestyrelsesmedlem Steen Slot-Nielsen varetager formandsposten indtil generalforsamlingen d. 6. juni 2014 (i forbindelse med forårstræffet). Mails til formanden er omdirigeret til Steen. Webmaster: Kasserer Lars Gjedde varetager denne funktion, indtil ny web-master er fundet. Mails til web-master er omdirigeret til Lars. Lars og Steen er administratorer af HKR s hjemmeside. Bestyrelsen er enige om at forsøge at skabe lidt mere liv på hjemmesiden. Forum styres uændret af Jørgen Møholt. Bestyrelsen håber fortsat at kunne trække på Mikkels kompetencer. Generalforsamlingen d. 6. juni 2014 Generalforsamlingen forberedes på næste bestyrelsesmøde. Indkaldelse til generalforsamlingen har deadline 1. maj Bestyrelsen går i tænkeboks, hvad angår forslag af bestyrelsesmedlemmer. Vi ser meget gerne bestyrelsen repræsenteret landsdækkende. Så vil du gerne have indflydelse på foreningen Havkajakroerne, så send en mail til Steen: [email protected] Steen kontakter suppleant Hanne Haldan vedr. hendes post i bestyrelsen. Div. adresser på hjemmesiden Titler og adresser på nuværende bestyrelse er opdateret. Danny er slettet som lay-out er. (Danny har fået mere om ørerne, og har derfor valgt at stoppe som lay-out er på vores blad HavkajakInfo). Side 2 af 5

3 HavkajakInfo s skæbne Vores næste blad #44 er sendt i trykken og udkommer omkring 19. marts Da Danny har fået mere at se til udenfor Havkajakroerne, har han desværre set sig nødsaget til at sige op som vores frivillige lay-out er. Vi takker Danny for hans arbejde og de fantastiske flotte blade, som vi alle har glædet os til at modtage med posten. Vi mangler derfor en dygtig lay-out er. Kom frisk. Send en mail til: [email protected] Steen vil kontakte Pernille Bitsch for at høre, om hun er interesseret i at fortsætte som lay-outhjælper. Anette kunne informere om et netop nyt medlem (bestyrelsen er bekendt med navnet), som faktisk har tilbudt sin hjælp. Han er professionel grafiker og har lavet adskillige magasiner. Anette afventer et forhåbentligt positivt svar. Bestyrelsen diskuterede, om det var en mulighed at købe sig til lay-out ydelsen eksternt. Lars har haft kontakt med vores bogholder Pernille Lunden fra DGI. Hun fortalte, at DGI har noget de kalder hænder, bl.a. grafiske hænder, som hjælper deres medlemmer med lay-out. DGI skal have 5000 kr. for 4 blade. Bestyrelsen afventer at se et blad fra DGI, ligesom DGI får et blad fra os, så der kan forventningsafstemmes. Da Steen er den i bestyrelsen som har mest lay-out-forstand, vil han tage kontakt til DGI. Bestyrelsens ønske er, at bladgruppen og HavkajakInfo fortsætter, også selv om det er uden layout er, da bestyrelsen mener, at indholdet i bladet er det vigtigste. Hvis vi må stoppe udsendelse af bladet HavkajakInfo, vil bladet kunne fortsætte på vores hjemmeside. Bestyrelsen stiller dog spørgsmål til, hvordan ikke-medlemmer skal afholdes fra at kunne læse vores blad. Skal vi have personlige passwords? Men der er andre fordele ved at have et blad på hjemmesiden, f.eks. kan der linkes til artikler i tidligere blade. Web-master og hjemmeside Bestyrelsen diskuterede hjemmesidens fremtid. Bl.a. om det var en mulighed at købe sig til en webmaster. Der er nemlig en besværlighed i, når der er udskiftning i bestyrelsen, at få afsat visse poster, bl.a. web-master-posten. Bestyrelsen blev dog ikke færdig med at behandle dette punkt, som derfor stadig står åbent. Indtil videre varetager Lars denne post, idet Lars har fået et crash-kursus i Wordpress. Lars vil undersøge muligheden for, at alle i bestyrelsen for et crash-kursus. Dette vil bl.a. give de træfansvarlige mulighed for at lægge info op på hjemmesiden omkring træffene. Herudover blev bestyrelsen enige om, at det ville være en god idé, at bestyrelsen fik et crash-kursus i vores andre IT-relaterede værktøjer. Bestyrelsen talte også om at lave nogle redaktionsudvalg. F.eks. et udvalg for Medlems-ting, et udvalg for Tur-redaktion og lign. Blot eksempler på, hvad der kan uddelegeres. Side 3 af 5

4 Træf Vintertræf marts 2014 i Odder Steen (træfansvarlig) orienterede om, at der ikke udsendes deltagerliste. Medlemmer kan finde kørelejlighed via kommentarfeltet under vintertræf på hjemmesiden. Bestyrelsen beklager meget, at der desværre opstod en fejl, da der blev åbnet for tilmelding. Kasseren gav Steen en opdatering vedr. indbetalingerne til vintertræffet. Steen kunne informere, at vintertræffet bliver lidt dyrere end først beregnet. Dette skyldes en højere km-sats og fællesmiddagen. Forårstræf juni 2014, Kolding Fjord v/houens Odde Da Uffe (træfansvarlig) har ferie op til forårstræffet, vil Ulla være back-up. Sommertræf uge 30, Kragenæs på Nordlolland Anette overtager rollen som træfansvarlig for sommertræffet, da Steen har fået en del opgaver, som midlertidig formand. Steen tager kontakt desangående til Bitten Have. Efterårstræf september 2014 på Bornholm, Sandvig Campingpladsen Ulla (træfansvarlig) informerede bestyrelsen omkring en økonomisk problematik vedr. instruktører til turledelse, da efterårsgruppen ønsker at trække på nogle dygtige kræfter, som ikke er fra Bornholm. Bestyrelsen kunne ikke helt komme til enighed omkring denne sag. Dog er bestyrelsen enig i, at de regler, der er opsat i træfmanualen, må følges, således at pengene passer, idet det er 1387 medlemmers penge vi bruger. Ulla kontakter Anne-Mette for mere uddybende information. I forbindelse hermed vil bestyrelsen træffe en afgørelse. Så snart bestyrelsen har modtaget info fra træfgruppen, vil der så hurtigt som muligt blive lagt information på hjemmesiden, således at deltagere får mulighed for at bestille billige billetter. Grejer til trailer skal findes Havkajakroerne er blevet ejer af en dejlig trailer. I denne kan vi have alt vores grej, således at vi ikke har det spredt rundt om i landet. Det betyder, at vi nu skal finde det Lars og Ulla ligger inde med nogle kabeltromler, men vi mangler stadig nogle. Ligeledes har Lars og Ulla også et banner med vores vagttelefonnummer. Men vi mangler flere bannere. Steen ligger inde med strandflag. Anette ligger inde med mange små-ting (og vil gerne have kasserne ud) Vi mangler også vores bøjer, og meget meget mere!! Uffe kontakter Mikkel, som ligger inde med div. kasketter, stofmærker og kuglepenne med logo på. Ligeledes om Mikkel ligger inde med mere grej. Ulla skriver på vintertræfkommentarer om at medbringe grej, hvis nogen ligger inde med noget. Ulla laver en inventar-liste, som løbende opdateres. Denne er til brug for træf-grupperne og bliver tilgængelig på hjemmesiden. Side 4 af 5

5 Økonomi Bestyrelsen har længe talt om, hvordan noget af foreningens egenkapital kan føres tilbage til medlemmerne. Mikkel har haft et ønske om, at tilbageføre noget af denne værdi i form af t-shirts, kasketter, stofmærker og kuglepenne med logo. Vedr. t-shirts har vi på de foregående bestyrelsesmøder i hhv. oktober 2013 og december 2013 diskuteret kvalitet, materiale, form og farve og ikke mindst mængde, idet de tidligere indkøbte t-shirts har været svære at omsætte. Med denne erfaring besluttede den daværende bestyrelse for et par år siden, at foreningen ikke skulle ligge med lager af sådanne varer. Lars og Mikkel har undersøgt mulighederne hos hhv. Detailreklame og Løberen. Der er indhentet tilbud fra begge. Fra Detailreklame har Mikkel indhentet et tilbud, der er baseret på, at der indkøbes et større antal ens trøjer med logo, hvilket i sagens natur begrænser udvalget til en model i flere størrelser. Lars har indhentet tilbud fra Løberen, hvor hele butikkens kollektion kan købes med rabat. Løberen vil ligge inde med transfers (logo), som de kan påføre en t-shirt, en løbejakke osv., hvor du ønsker logoet skal sidde. Dette vil give en lidt højere stykpris, men til gengæld frit valg på alle hylder. Hos Løberen vil man som medlem kunne få 15%. Det er altså ikke meningen, at medlemmerne får foræret f.eks. en t-shirt, hverken fra Detailreklame eller Løberen. Blot har man som medlem mulighed for at kunne købe en t-shirt med Havkajakroernes logo. Desværre har Mikkel uden bestyrelsens viden købt 200 kasketter med logo og 200 kuglepenge med logo til en samlet pris af ,75 kr. Den øvrige bestyrelse var ikke bekendt med dette indkøb, før det var for sent. Vi har i bestyrelsen diskuteret, om det er at føre værdi tilbage til medlemmerne? Det er også blevet diskuteret at nedsætte kontingentet for et enkelt år, f.eks. med 25 kr. Foreningen har en egenkapital ultimo 2013 på ca kr., hvilket svarer til 252 kr. pr. medlem. Årets overskud 2013 er pr. medlem ca. 27 kr. Vi har valgt ikke at nedsætte kontingentet for nuværende, idet vi evt. imødeser nye udgifter i forbindelse med ny lay-out er og web-master. Næste møde 12. april 2014 i Værløse Side 5 af 5