Mødereferat af bestyrelsesmøde

Transkript

1 Mødereferat af bestyrelsesmøde Mødedato: Fredag den 28. februar 2014 Mødested: University College Sjælland Slagelsevej 7, 4180 Sorø Journalnummer: Til stede: Fra bestyrelsen: Hans Stige (formand), Knud Henning Andersen (næstformand), Inger Jensen, Bruno Lind, Henrik Stapelfeldt, Kristian Ebbensgaard, Bente Sorgenfrey, Eva Levinsen, Niels Hörup, Steen Sørensen, Maj-Britt Petersen, Søren Kragbæk, Christina Larsen og Michelle Rebecca Nielsen. Martin Ljungberg deltog som observatør (undtaget under punkt 6) Fra direktionen: Ulla Koch, Lena Venborg Pedersen, Hanne Dorthe Fischer og Niels Benn Sørensen Nanna Ferslev (referent) Fraværende: Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden Meddelelser fra rektor og bestyrelsesformand til orientering Godkendelse af revisionsprotokollat af 19. december Oplæg v. Christian Moldt om institutionsakkreditering (udsat fra sidste møde) Beslutning om uddannelsesudvalg: Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde Beslutning af bruttoliste for selvsupplering Drøftelse af status for lukning af læreruddannelsen i Holbæk Orientering om Rigsrevisionens rapport Drøftelse af punkter til næste bestyrelsesmøde Beslutning om kommunikation fra bestyrelsesmødet Eventuelt /4

2 1. Godkendelse af dagsorden 1.1 Beslutning/konklusion Dagsordenen blev godkendt. 2. Meddelelser fra rektor og bestyrelsesformand til orientering 2.1 Beslutning/konklusion Hans Stige orienterede om status for sammensætning af ny bestyrelse. Der gennemføres en mailhøring i bestyrelsen med henblik på at vælge hvilken af de to indstillede personer fra Regionsrådet, der skal udpeges som bestyrelsesmedlem for den kommende periode. Bestyrelsen tog orienteringen om meddelelser til efterretning. 3. Godkendelse af revisionsprotokollat af 19. december Beslutning/konklusion Bestyrelsen godkendte indstillingen og godkendte dermed revisionsprotokollat af 19. december Oplæg v. Christian Moldt om institutionsakkreditering (udsat fra sidste møde) 4.1 Resumé Christian Moldts slides udsendes med referatet. 4.2 Beslutning/konklusion Bestyrelsen fulgte indstillingen og godkendte dermed Kvalitetspolitik og strategi for UCSJ. 2/4

3 5. Beslutning om uddannelsesudvalg: Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde 5.1 Beslutning/konklusion Bestyrelsen fulgte indstillingen og godkendte dermed at: 1. Der for nuværende ikke ændres på antallet af uddannelsesudvalg. 2. Uddannelsesudvalgsstrukturen kan drøftes på et senere tidspunkt såfremt det viser sig hensigtsmæssigt at justere den. 3. De overordnede rammer for UCSJs indsats for at sikre og udvikle de udbudte uddannelsers relevans (bilag 1). 6. Beslutning af bruttoliste for selvsupplering 6.1 Beslutning/konklusion Bestyrelsen besluttede, at bruttolisten for selvsupplering til den kommende bestyrelse holdes åben til den 19. marts. Den næste version af bruttolisten behandles i den kommende bestyrelse. Bestyrelsen besluttede, at rektor tager kontakt til alle på bruttolisten med henblik på at afklare deres interesse for en evt. bestyrelsespost. 7. Drøftelse af status for lukning af læreruddannelsen i Holbæk 7.1 Beslutning/konklusion Bestyrelsen drøftede kort status for sagen. 8. Orientering om Rigsrevisionens rapport 8.1 Beslutning/konklusion Bestyrelsen tog orientering om Rigsrevisionens rapport af 14. februar 2014 til efterretning. 3/4

4 9. Drøftelse af punkter til næste bestyrelsesmøde 9.1 Beslutning/konklusion Følgende punkter skal behandles på bestyrelsesmødet den 28. marts Godkendelse af årsrapport og revisionsprotokollat 2013 Beslutning om rentestrategi for Campus Roskilde (besluttes årligt) Godkendelse af afrapportering af rektors resultatlønskontrakt 2013 Godkendelse af revideret vedtægt Endelig beslutning om lukning af læreruddannelsen i Holbæk Anbefalinger til den kommende bestyrelse Orientering om endelig rapport fra Rigsrevisionen 10. Beslutning om kommunikation fra bestyrelsesmødet 10.1 Beslutning/konklusion Bestyrelsen fulgte indstillingen og udsender dermed ingen pressemeddelelser. 11. Eventuelt 11.1 Resumé Der var intet til dette punkt. 4/4

5 Nyhedsbrev til bestyrelsen januar/februar 2014 Teknologien er et tema på mange fronter. Vi er i UCSJ optaget af lærings-, robot- og velfærdsteknologi og vi vil gerne være med til at sætte dagsordenen inden for disse områder. Det gjorde vi bl.a. på Velfærdens Innovationsdag arrangeret af Mandag Morgen, hvor vi havde en stand til præsentation af vores forskningsprojekt om velfærdsteknologi (VIOL) og hvor CFU illustrerede brugen af robotteknologi i undervisningen. Jeg selv deltog i et panel om digitalisering i uddannelserne. Vi forsøger også at præge debatten gennem udsendelse af en del pressemeddelelser med konkrete historier om de erfaringer vi har opnået gennem e-læring. Og inden for kort tid får vi vores egne erfaringer med MOOC (Massive Open Online Course), dvs. åbne, gratis kurser der udbydes for en stor gruppe af mennesker. Den 3. marts begynder et særligt 8-ugers forløb om videnskabsteori. Modulet udbydes som et gratis, åbent modul, hvor enhver kan tilmelde sig og gennemføre et forløb om videnskabsteori, der især retter sig mod professionsuddannelserne. Modulet udbydes gratis, men hvis en studerende ønsker ECTS for deltagelse, kan en ekstra pakke med vejledning og eksamen tilkøbes hos UCSJ. 1. Ministerskift Jeg har en god relation til den nye minister Sofie Carsten Nielsen. Hun har primært erfaring med universitetsverdenen, så for at give hende indblik i professionshøjskolesektoren og introducere hende til UCSJ s profil er vi i gang med at planlægge et besøg. 2. Afrapportering af udviklingskontrakt og status for handleplaner FIVU har meddelt, at afrapportering af institutionernes udviklingskontrakter fremover skal ske som en del af årsrapporten. Derfor vil afrapporteringen for UCSJ s udviklingskontrakt indgå som en del af årsrapporten for hhv og Arbejdet med at indsamle resultater for 2013 på udviklingskontrakten indikatorer og milepæle er derfor i fuld gang. På bestyrelsesmødet i marts vil bestyrelsen få en status for opfyldelse af udviklingskontrakten og status for implementering af Koncernstrategi Denne status har været dagsordenssat på de to seneste bestyrelsesmøder, men er blevet udsat. Bestyrelsen får som sagt en fornyet status til marts. 3. Ny standardvedtægt forventes 1. marts UC erne har haft bekendtgørelse om ny standardvedtægt i høring. I det fælles høringssvar har vi opfordret til at der indbygges en større fleksibilitet, herunder at kravene til detaljeringsgraden ikke er større til UC erne end til universiteterne. Det er forventningen, at den nye standardvedtægt er på plads omkring 1. marts. Bestyrelsen forventes således at kunne godkende en revideret vedtægt, herunder ændret sammensætning af bestyrelsen, på sit sidste møde i marts. 1

6 4. Samarbejde med kommunerne om ny pædagoguddannelse Arbejdet med den ny pædagoguddannelse kører efter planen. Bekendtgørelsen har netop været i høring og forventes offentliggjort omkring 1. marts 2014 Vi samarbejder tæt med kommunerne omkring den nye pædagoguddannelse. For nylig afholdt KKR og UCSJ således et møde for kommunale chefer vedrørende den nye pædagoguddannelse. Langt de fleste kommuner var repræsenterede. Kommunernes interesse drejede sig især om praktikken, som for pædagoguddannelsens vedkommende fortsat indeholder lønnede praktikperioder, hvor kommunerne ansætter og lønner praktikanten. På baggrund af vores praktikprognoser, herunder for overgangsperioden mellem de to studieordninger, drøftede kommunerne hvorledes praktikpladserne kan fordeles mellem kommunerne også set i forhold til de tre specialiseringsretninger: daginstitutionspædagogik, skolepædagogik samt social- og specialpædagogik. 5. Danmarks Læringsfestival På bestyrelsesmødet udleveres billet og program til Danmarks Læringsfestival, som er en kombineret konference og udstilling, der afholdes den marts i Bella Centret. UNI-C og CFU Danmark er gået sammen om at skabe Danmarks Læringsfestival, som erstatter Uddannelsesforum og Skolemessen i Roskilde. Det er CFU i UCSJ, der varetager projektledelsen for CFU Danmark. 6. UCSJ s deltagelse i børnetopmødet Temaet for UCSJ's stand på KL's årlige børnetopmøde i Ålborg var samskabelse, inklusion og læring med skolereformen som omdrejningspunkt. Mange lagde vejen forbi UCSJ's stand. Vi interviewede deltagerne for på den måde at opsamle, hvad der rører sig i kommunerne og på skolerne. Se de mange interviews bl.a. af Karen Ellemann og Claus Meyer på UCSJ s tv kanal: 7. Ansøgninger om prækvalifikation af nye uddannelser og nye udbud Vi har den 30. januar indsendt prækvalifikationsansøgninger om tre samfundsfaglige akademiuddannelser til Ministeriet for Uddannelse og Forskning. Det drejer sig om følgende uddannelser: Akademiuddannelsen i Socialt arbejde Akademiuddannelsen i Beskæftigelse Akademiuddannelsen i Offentlig forvaltning og administration Akademiuddannelserne er 1-årige videreuddannelser for (primært) kontoruddannede personer, typisk ansatte i kommunerne. Uddannelserne kan tages på fuld tid, men læses oftest over 2-3 år. Vi forventer at få svar på prækvalifikationsansøgningerne ca. 10. april. Tanken er, at uddannelserne kan igangsættes i august/september 2015, men vi er på grund af institutionsakkrediteringsprocessen ude i god tid med prækvalifikationsansøgningerne. 2

7 8. Status ift. bygningsområdet Der er indgået aftale med Faxe Kommune om delvist køb af Søndergade 12. Faxe Kommune køber bevægelseshallen, pavillonen og festsalen til en aftalt pris på 6 mio. kr. Betalingen falder i to rater primo 2015 og primo På et møde med Faxe Kommune i slutningen af januar er der drøftet nærmere købsbetingelser. Faxe Kommune og UCSJ er i gang med at udarbejde vedtægter for den fælles ejerforening for Søndergade 12. Vedtægterne skal være med til at skabe transparens i udgifter, regler og servitutter for ejerforeningen, som skal medvirke til at gøre det attraktivt for andre købere at melde sig på banen. UCSJ er fortsat i tæt dialog med Fællesorganisationens Boligforening (FOB) om køb af Ingemannsvej 35 i Slagelse. FOB har også været i god dialog med Slagelse kommune ift. udfordringen omkring grundskyld og garanti for byggesummen. Ejendomsmægler har udfærdiget en kontrakt, der har været til juridisk gennemsyn hos FOB og UCSJ. Den endelige kontrakt forventes at falde på plads til underskrivelse af bestyrelsesformand og rektor snarligt. I Roskilde er der fortsat en række udeståender med Enemærke og Petersen vedr. byggeriet. UCSJ holder fortsat kort snor i Enemærke og Petersen og øger den ledelsesmæssige bevågenhed på processen for at få fulgt mangler til dørs, da fejlretningen har gået noget trægt. Den primære udfordring ift. manglerne ved byggeriet er bygningens CTS (Centraliseret Tilstandsovervågning og Styring), som har indvirkning på styring af lys og varme. Der er fortsat stor interesse for byggeriet som referencebyggeri for andre uddannelsesinstitutioner. Foruden at vinde prisen LEAF Award for innovativt design er Campus Roskilde indstillet til en Civic Trust Award, som gives til byggerier der har positiv samfundsmæssig påvirkning i nærmiljøet. 9. Synspunkt i Sjællandske Medier Jeg skriver ca. hver anden måned et synspunkt/kronik til aviserne som er en del af Sjællandske Medier. Som I har kunnet se af nyhedsklippene den 19. februar har jeg netop skrevet en kronik under overskriften Studerende skal uddannes i attraktive campusser. Budskabet er at vores studerende skal uddannes i stærke, tværprofessionelle campusser, da vi skal skabe fagmiljøer af en vis størrelse for at sikre den nødvendige styrke og udviklingskraft, der kan skabe dynamik i hele livet i og omkring uddannelserne. 10. Eksternt nyhedsbrev på vej UCSJ har behov for at sprede sine fortællinger og budskaber gennem flere kanaler for at sikre, at det vi gerne vil fortælle og udbrede når frem til flest muligt i vores målgrupper. Vi etablerer derfor et nyt nyhedsbrev. UCSJ kan herigennem sikre og styrke sin synlighed og eksterne kommunikation og interessevaretagelse i forhold til kommuner, region, organisationer, institutioner og virksomheder, herunder beslutningstagere, forskellige aktører og medier. I hører nærmere. 11. Professionshøjskolerne i tal På bestyrelsesmødet udleveres Rektorkollegiets nøgletalspublikation for I publikationen kan man bl.a. læse, at: 3

8 - De syv professionshøjskoler er blandt de 14 største videregående uddannelsesinstitutioner målt ud fra antallet af optagne studerende. - Opgjort pr. 1. januar 2013 var 12,1 pct. af dimittendårgangen 2009/2010 ansat indenfor det private arbejdsmarked - Andelen af professionsbachelorer på udvekslingsophold udgjorde i 2011/12 ca. 20 pct. af det samlede antal danske udvekslingsstuderende fra alle videregående uddannelser. Publikationen kan også læses på hjemmesiden: Repræsentation i bestyrelser Det er lykkedes os at gøre UCSJ udpegningsberettiget til en del flere gymnasiebestyrelser for den kommende periode. Det ser vi som et tegn på, at UCSJ har fået markeret sig i regionen. 13. Nyansatte chefer Der er inden for de sidste par måneder ansat tre nye chefer. Annemette Bols Sønnichsen er ansat som ny HR-chef. Annemette kommer med erfaring fra ledende HR-funktioner i flere organisationer, bl.a. COWI og Carlsberg. Uddannelsesleder på bioanalytikeruddannelsen Dorte Guling er ansat som chef for sygeplejerskeuddannelsen i stedet for Kim Petersen. Dorte blev i 2013 ansat som uddannelsesleder for bioanalytikeruddannelsen. Dorte har blandt andet erfaringer som chefkonsulent i Center for Offentlig Kompetenceudvikling og som områdechef i Roskilde Kommune. Uddannelseschef Ann Hartl har skiftet stilling på Leisure Management uddannelsen. Dette kommer efter ledelsens ønske om et andet fokus på uddannelsen. Ann Hartl bliver fremadrettet underviser på fuld tid. Ny konstitueret uddannelseschef for Leisure Management bliver Lars Pedersen. Lars Pedersen kommer fra en baggrund som HR chef i GF forsikring og tidligere fra en national NGO. Ulla Koch Rektor 4

9 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab CVR-nr Ndr. Ringgade 70A 4200 Slagelse Telefon Telefax University College Sjælland Revisionsprotokollat af 19. december 2013 Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited

10 Deloitte Indholdsfortegnelse Side 1.1 Risikovurdering og revisionsstrategi Revision af forretningsgange og interne kontroller Risikovurdering og revisionsstrategi Ny revisionsordning Forhold af væsentlig betydning Økonomisk udvikling Værdiansættelse af ejendomme medtaget under omsætningsaktiver Forvaltning af institutionens midler Økonomistyring Budgetprocedurer Udvikling i økonomiske nøgletal Sparsommelighed Fakturering og kreditgivning Finansieringsstrategi Indkøbsaftaler, procedurer og politik Produktivitet m 2 pr. STÅ Effektivitet Resultatløn Konklusion på udført forvaltningsrevision Redegørelse for den udførte revision Opfølgning på bemærkninger fra tidligere revisionsprotokollater mv Opfølgning på ministeriets tilsynsbrev Revision af forretningsgange og interne kontroller STÅ indberetning Varekøb og kreditorer Løn og gager Beholdningseftersyn Særlige tilskud og projekter Regnskabsinstruks Konklusion vedr. administrative forretningsgange og interne kontroller Særlige kontrolopgaver Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø Fast ejendom Resultatløn Løn- og ansættelsesforhold Rådgivnings- og assistanceopgaver Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling 250

11 Deloitte 225 Revisionsprotokollat af 19. december 2013 Vi har påbegyndt revisionen af årsregnskabet for 2013 for Professionshøjskolen University College Sjælland. I den forbindelse ønsker vi at orientere bestyrelsen om vores planlagte revisionshandlinger samt at redegøre for resultatet af vores revision til dato. Vores rapportering i revisionsprotokollatet indeholder en redegørelse for den udførte revision til bestyrelsen, herunder en række pligtmæssige redegørelser for den udførte revision til brug for Rigsrevisionens og Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelsers (FIVU) tilsyn med Professionshøjskolen. Vi gør opmærksom på, at revisionen som helhed ikke kan betragtes som afsluttet, før vi har afgivet revisionspåtegning på årsregnskabet. 1.1 Risikovurdering og revisionsstrategi Med hensyn til revisionens formål, omfang og ansvarsfordeling henviser vi til revisionsprotokollat af Vi anbefaler, at eventuelle nye bestyrelsesmedlemmer gøres bekendt med indholdet heraf. 1.2 Revision af forretningsgange og interne kontroller Vores revision udføres i overensstemmelse med revisionsbekendtgørelsen nr af 12. december 2008, herunder i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik og gældende danske og internationale revisionsstandarder. Revisionen er planlagt og udført på grundlag af en systematisk risikovurdering, således at hovedvægten lægges på de poster i årsrapporten og de dele af Professionshøjskolens regnskabs- og rapporteringssystemer, samt øvrige forretningsgange, hvor risikoen for væsentlige fejl er størst. Revisionen sigter således ikke mod at opdage eller rette uvæsentlige fejl, som ikke medfører en ændret helhedsvurdering af årsrapporten.

12 Deloitte 226 Revisionen udføres efter følgende årsplan: Derudover foretages henholdsvis kvartalsvis revision af åben uddannelse og halvårlig revision af indberetning af ordinær aktivitet samt løbende revision af tilskudsprojekter. 1.3 Risikovurdering og revisionsstrategi 2013 Revisionen er gennemført med udgangspunkt i en af os udarbejdet revisionsstrategi. Revisionsstrategien er fastlagt ud fra en systematisk informationsindsamling om Professionshøjskolens interne og eksterne forhold, hvilket bl.a. har omfattet drøftelser med Professionshøjskolens ledelse og medarbejdere om følgende forhold: Professionshøjskolens aktiviteter og den anvendte regnskabspraksis Professionshøjskolens mål, strategier og tilhørende forretningsrisici Professionshøjskolens interne kontrolsystem og forvaltning Revisionen omfatter alene de forretningsprocesser, der kan medføre væsentlige fejl i årsrapporten, samt de påkrævede specifikke handlinger, der er fremhævet i revisionsbekendtgørelsen. Herudover har Professionshøjskolen en række forretningsprocesser, som har betydning for Professionshøjskolens drift, men som ikke har væsentlig indvirkning på opsamlingen af data til årsrapporten. Professionshøjskolen er karakteriseret ved en omfattende systemintegration af forretningsprocesserne. En lang række forretningsgange og interne kontroller indgår således i en integreret databehandling, hvor den enkelte transaktion, f.eks. oprettelse af studerende, kan følges gennem Professionshøjskolens processer. En omfattende systemintegration stiller høje krav til pålideligheden af de registrerede data, idet disse ofte skal anvendes flere gange i processerne.

13 Deloitte 227 På baggrund af de integrerede forretningsprocesser har vi i overvejende grad valgt en kontrolbaseret revisionsstrategi på væsentlige områder såsom elevindberetninger, mens der på andre områder udføres substansrevision. Revisionen omfatter en gennemgang af de væsentlige forretnings- og aktivitetsområder samt underliggende forretningsgange og interne kontroller. For professionshøjskolen har vi valgt følgende revisionsstrategi for 2013: Revisionsområder Tilskud System SIS/ NAVI-S Kontrolbaseret revisionsstrategi (væsentlige transaktionskæder) Substansbaseret revisionsstrategi Lønudbetalinger (SLS) SLS Timeopgørelser Kreditorer NAVI-S () Tilgodehavender NAVI-S () Øvrige revisionsområder NAVI-S Årsagen til, at vi delvist har valgt en substansbaseret revisionsstrategi for området lønudbetalinger, er, at det fremgår af Rigsrevisionens it-rapport af 1. oktober 2013, at systemopsætningen i SLS ikke fuldt ud understøtter den automatiske funktionsadskillelse, idet samme person kan tildeles flere personkoder og dermed både kan lønbehandle og godkende med to forskellige personkoder, samt at lønkørsler i SLS kan afvikles, uden at indrapporteringen er godkendt. Tilsvarende har vi valgt en substansbaseret revisionsstrategi vedrørende Navision STAT, idet dette finanssystem ikke i fuldt omfang understøtter en programmeret funktionsadskillelse. Vi vil på udvalgte områder påse, at der i Navision STAT er etableret manuelle kontroller. På øvrige regnskabselementer og områder er risikoen for fejl i årsregnskabet vurderet som normal, og revisionens omfang vil derfor være mindre. Vores kommentarer til den udførte revision vil blive gennemgået nedenfor. Vi har i lighed med tidligere anvendt følgende kvantificering af vores kommentarer: Risiko har væsentlig betydning for årsrapporten og kræver ledelsens bevågenhed Kræver ledelsens bevågenhed Ingen kritiske bemærkninger, men med anbefalinger/forslag Ingen kritiske bemærkninger Ikke gennemgået i forbindelse med løbende revision

14 Deloitte Ny revisionsordning I henhold til Rigsrevisorlovens 9 har Rigsrevisionen og ministeriet med virkning for 2013 indgået en ny revisionsordning, Dette betyder, at Rigsrevisionen fremadrettet vil være mere involveret i udførelsen af revisionen end tidligere. Dette betyder blandt andet, at vi årligt skal indsende vores revisionsplanlægning til Rigsrevisionen. Der ud over vil Rigsrevisionen efter en rotationsplan blandt professionshøjskolerne deltage i den egentlige udførelse af revisionen, og vil herunder gennemgå revisionsdokumentation, revisionsprotokollat og årsregnskab, inden dokumenterne færdiggøres. Rigsrevisionen har udvalgt UCSJ til særlig kontrol i Vi har således gennemgået den planlagte revision for 2013 med Rigsrevisionen. Rigsrevisionen har herefter aflagt UCSJ et revisionsbesøg i uge 46, hvor de har undersøgt udvalgte områder. UCSJ og vi har endnu ikke modtaget en tilbagerapportering vedr. Rigsrevisionens findings. Vi vil indarbejde evt. findings i vores revisionshandlinger. 2. Forhold af væsentlig betydning I forbindelse med den løbende revision har vi konstateret følgende forhold af væsentlig betydning for vurderingen af institutionens økonomi, årsregnskab og forvaltning: Udvikling i økonomisk stilling Ejendomme til salg 2.1 Økonomisk udvikling UCSJ har ved 3. kvartals afslutning udarbejdet en kvartalsrapportering med følgende hovedtal: UCSJs økonomi (i mio.) R2011 R2012 B2013 F2013-Q3 R2013-Q3 F2013* Indtægter 465,8 490,3 485,6 368,7 367,4 499,3 Personaleomkostninger -306,0-308,1-306,0-223,2-214,9-313,3 Øvrig drift -145,3-162,2-159,6-109,2-106,6-171,0 Driftsresultat 14,5 20,0 20,0 36,3 45,9 15,0 * forecast for hele 2013 Det ses af ovenstående, at de forventede indtægter for 2013 efter 3. kvartal er på niveau med forecastet for 3. kvt Resultatafvigelsen skyldes primært lavere personaleomkostninger. Uanset at resultatet efter 3. kvartal er foran forecastet, forventes for hele 2013 et resultat på 15 mio. kr. sammenholdt med et oprindeligt budgetteret resultat på 20 mio. kr. Afvigelsen skyldes primært afholdelse af omkostninger på ca. 5 mio. kr. i forbindelse med ændret praktikforløb på læreruddannelsen. Det er vores opfattelse, at bestyrelsesrapporteringen med fordel kunne suppleres med følgende bemærkninger/specifikationer:

15 Deloitte 229 Uddybende bemærkninger vedr. afvigelser i indtægter/omkostninger Oversigt over aktiver og passiver ved udgangen af kvartalet Udvikling i renteswaps Afholdte investeringer sammenholdt med budgetteret Uddybende bemærkninger vedr. forventet fremtidig likviditet Afholdelse af midler modtaget fra indgået udviklingskontrakt 2013og 2014 Kommentarer til mere risikorettede faktorer (salg af ejendomme, sag vedr. Campus Roskilde mv.) 2.2 Værdiansættelse af ejendomme medtaget under omsætningsaktiver Ejendommen Ingemannsvej 35 er i 2013 overført til omsætningsaktiver, idet ejendommen er sat til salg. Samlet set råder UCSJ over følgende ejendomme, der er sat til salg. t.kr. Ibsgården 222, Roskilde Søndergade 12, Haslev Ingemansvej 35, Slagelse I alt Ejendommen Ingemansvej 35 er overført pr til bogført værdi. Den bogførte værdi af disse ejendomme udgør i alt t.kr. Det skal anføres, at der er usikkerhed vedrørende værdien af disse ejendomme, og der bør ske en vurdering heraf i forbindelse med udarbejdelse af årsrapporten for Forvaltning af institutionens midler Ved forvaltningsrevision hos selvejende undervisningsinstitutioner undersøger revisionen, om institutionen har anvendt de modtagne offentlige tilskud i overensstemmelse med de meddelte bevillinger vedrørende tilskuddene. Herudover undersøger revisionen, om institutionen har taget skyldige økonomiske hensyn i forvaltningen af de modtagne midler. Elementerne i forvaltningsrevisionen inddeles i følgende områder: Økonomistyring, hvor det undersøges, om ledelsen har etableret styringsværktøjer, der sætter den i stand til løbende at vurdere sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Endvidere vurderes det, om ledelsen anvender styringsværktøjerne til løbende at prioritere sine aktiviteter. Sparsommelighed, hvor der bliver set på omkostningerne ved forvaltningen af de modtagne midler.

16 Deloitte 230 Produktivitet, hvor forholdet mellem produktionen af færdiguddannede og de omkostninger, der er afholdt hertil, bliver undersøgt. Effektivitet, hvor der bliver set på, om institutionen har opnået de opstillede og forventede resultater i forhold de omkostninger, der er anvendt. Forvaltningsrevisionen er således en kritisk analyse og vurdering af de forhold, der udgør grundlaget for de regnskabsmæssige dispositioner, eller med andre ord en vurdering af kvaliteten af forvaltningen af de modtagne offentlige midler. 3.1 Økonomistyring Institutionens økonomistyring tager udgangspunkt i det af bestyrelsen fastlagte budget, som fastlægger kravene til institutionens økonomi med hensyn til resultat, soliditet og likviditet Budgetprocedurer Ministeriet anvender institutionens regnskaber for de enkelte uddannelsesformål ved analyse og vurdering af taxametertilskud til de enkelte uddannelser, hvorfor vi vurderer, at det er hensigtsmæssigt, at økonomien på de enkelte uddannelsesformål m.fl. indgår som et element i institutionens økonomistyring for bedst muligt at kunne indgå i dialogen med ministeriet om størrelsen af de udmøntede tilskud. Institutionens økonomistyring tager sit udgangspunkt i en handlingsplan med tilhørende budget, der er udarbejdet forud for året. Handlingsplanen og budgettet udarbejdes på grundlag af en decentraliseret budgetprocedure, hvori samtlige af institutionens aktivitetsområder og -ansvarlige involveres. Budgettet udarbejdes således, at det er anvendeligt ved rapportering for hele året, ved kortperiodisk rapportering samt ved styring af og opfølgning på særlige indtægts- og forbrugskonti. Budgettet for 2013 er vedtaget på bestyrelsesmødet den 12. december I 2013 er der udarbejdet økonomirapporter pr og Disse rapporter har fokus på en overordnet sammenholdelse med budgettet for 2013 samt at danne grundlag for udarbejdelse af forecast for hele regnskabsåret. UCSJ har en opfølgningsproces, hvor afdelingernes regnskaber månedsvis gennemgås af den ansvarlige økonomikonsulent for hvert selvstændigt aktivitetsområde. Økonomikonsulenten gennemgår periodens resultat med den ansvarlige leder. I forbindelse med den kvartalsvise økonomirapportering udarbejder økonomifunktionen et udkast til en samlet økonomirapport. Denne økonomirapport gennemgås af økonomikonsulenterne og de ansvarlige ledere. Økonomikonsulenternes sparring og opfølgning med de ansvarlige ledere er uformel og følger ikke en ensartet model.

17 Deloitte 231 Vi skal anbefale, at der udarbejdes et mere ensartet ledelsesrapporteringsværktøj til udarbejdelse af kvartalsrapporter samt af gennemgangen med de ansvarlige ledere. Vi har fået oplyst, at budgettet for 2014 bliver forelagt bestyrelsen på bestyrelsesmødet den 19. december Vi vurderer samlet set, at institutionens økonomistyring er betryggende, men vi skal henvise til vores bemærkninger ovenfor vedrørende en mere detaljeret og ensartet afrapportering og økonomiopfølgning Udvikling i økonomiske nøgletal Til yderligere belysning af den økonomiske udvikling har vi udarbejdet nedenstående oversigter, hvor UCSJ s soliditets-, likviditets- og finansieringsgrad for perioden er sammenholdt med de tilsvarende gennemsnitlige nøgletal for alle landets professionshøjskoler. Taloplysningerne for de øvrige institutioner er hentet fra de øvrige professionshøjskolers årsrapporter. Soliditetsgrad Soliditetsgrad Gennemsnit UC Sjælland Soliditetsgrad = Egenkapital x 100 Samlede aktiver Institutionens soliditetsgrad er udtryk for, hvor stor en del af institutionens aktiver, der er finansieret med egenkapital, og giver dermed et godt fingerpeg om den finansielle handlefrihed, institutionen har. Som det ses af figuren, har UCSJ s soliditetsgrad været faldende gennem de seneste år. Årsagen til faldet i soliditetsgraden kan primært henføres til øget investering i bygninger, hvor UCSJ har investeret i Campus Roskilde uden det forventede frasalg af overskydende ejendomme, samt faldende egenkapital på grund af nedskrivning ved salg af Holbæk-ejendom i 2010 og den negative

18 Deloitte 232 udvikling i de finansielle instrumenter, der pr. 31. december 2012 udviste en negativ værdi med t.kr. De finansielle instrumenter er renteswaps, hvormed en variabel rente byttes til en fast rente. Værdien af det finansielle instrument kan være negativ eller positiv afhængig af renteniveauet i samfundet, og er udtryk for den betaling, der skal foretages/modtages, såfremt renteswappen ønskes indfriet. Renteswappen har en aftalt løbetid, og ved udløb af denne er værdien 0 kr. Såfremt institutionen derfor beholder renteswappen til denne udløber, vil den løbende værdiregulering på egenkapitalen alene have teknisk karakter - dog med stor indflydelse på soliditetsgrad. Dette som følge af, at den negative værdi af renteswappen indregnes som langfristet gæld og med negativ påvirkning af egenkapitalen. Vælges renteswappen derimod indfriet før udløb, vil den eventuelle negative værdi på indfrielsestidspunktet skulle afregnes med Nykredit, og i dette tilfælde vil swappen få reel økonomisk konsekvens. Likviditetsgrad ekskl. feriepengeforpligtelse Likviditetsgrad Gennemsnit UC Sjælland Likviditetsgrad = Omsætningsaktiver x 100 Kortfristet gæld - feriepengeforpligtelse Udviklingen i likviditetsgraden viser, at UCSJ i perioden har anvendt likviditet til blandt andet nybyggeriet i Roskilde. Endvidere er likviditetsgraden positivt påvirket af, at ejendomme til salg er medtaget under omsætningsaktiver. Uden medregning af ejendomme til videresalg vil likviditetsgraden i 2012 udgøre 57,5%. Som det fremgår, er likviditetsgraden væsentligt påvirket af, at værdien af ejendommene der er sat til salg medregnes som omsætningsaktiver.

19 Deloitte 233 Finansieringsgrad Finansieringsgrad Gennemsnit UC Sjælland Finansieringsgrad = Langfristet gæld x 100 Materielle anlægsaktiver Grafen viser, at bygninger m.m. i væsentligt omfang er finansieret ved låneoptagelse. I forhold til de øvrige professionshøjskoler er UCSJ s finansieringsgrad høj. Ejendomme til videresalg er behæftet med langfristet gæld, hvilket påvirker finansieringsgraden negativt. 3.2 Sparsommelighed Vi har i forbindelse med vores revision foretaget en vurdering af, om der ved midlernes forvaltning er taget skyldige økonomiske hensyn. Ved vores revision og attestationsafgivelser har vi stikprøvevist vurderet, om institutionens dispositioner er i overensstemmelse med de almindelige normer for, hvad der under hensyntagen til institutionens art og størrelse kræves for at forvalte offentlige midler på hensigtsmæssig og sparsommelig vis Fakturering og kreditgivning Vi har gennemgået procedurerne for fakturering i umiddelbar forlængelse af præstationen af institutionens ydelser og har vurderet, at procedurerne herfor er betryggende. Institutionen har desuden oplyst, at der som altovervejende hovedregel ikke gives kredit, og at eventuelle restante fordringer overdrages til SKAT med henblik på inddrivning Finansieringsstrategi Vi har påset, at institutionen har udarbejdet en finansierings- og rentestrategi, der er godkendt af bestyrelsen den 22. marts

20 Deloitte Indkøbsaftaler, procedurer og politik UCSJ har udarbejdet en indkøbspolitik, og vi har fået oplyst, at UCSJ har indgået selvstændige indkøbsaftaler. I 2013 har UCSJ gennemført udbud af aftalerne på områderne rengøring og opstilling af pavilloner ved ejendommen Ingemansvej 17. Vi har stikprøvevist påset, at der for aftalerne foreligger dokumentation for, at UCSJ har vurderet tilbuddene, og at UCSJ har dokumenteret, at det er vurderet, at der samlet set er valgt det for UCSJ mest fordelagtige tilbud. I forbindelse med vores gennemgang har vi konstateret, at de udarbejdede politikker ikke er kendt for alle indkøbsansvarlige. Dette kan medføre, at UCSJ ikke altid indkøber bedst og billigst. Vi skal derfor anbefale, at der etableres procedurer, der sikrer, at de indkøbsansvarlige har kendskab til de gældende indkøbspolitikker. 3.3 Produktivitet Begrebet forvaltningsrevision produktivitet omfatter en stillingtagen til, om institutionens præstationsmål gennem en årrække har udviklet sig tilfredsstillende m 2 pr. STÅ UCSJ har udarbejdet en oversigt over m 2 pr. ejendom. Vi har som supplement hertil udarbejdet en oversigt over udviklingen i m 2 fra samt forventet 2017:

21 Deloitte 235 Areal pr. location Forventet m 2 m 2 m 2 m 2 Seminarieparken 12, Holbæk Kuskevej 1B, Vordingborg Stenstuegade 1, Slagelse Elisagårdsvej 5, Roskilde Hjulsporet 12, Maribo Juliesmindevej 12, Sorø Slagelsevej 70-74, Sorø Parkvej 190, Næstved Køgevej 7, Roskilde Bispegade 5, Nykøbing F Ingemannsvej 17 + Parkvænget 10, Slagelse Trekroner Forskerpark 4, Roskilde Slagelsevej 7, Sorø Ingemannsvej 35, Slagelse (fraflyttet og sat til salg) Ibsgården 222, Roskilde (fraflyttet og sat til salg) Søndergade 12, Haslev (fraflyttet og sat til salg) m 2 i alt Antal STÅ * - m 2 pr. STÅ 14,6 8,6 7,4 - * STÅ prognose Samlet antal m 2 i de øvrige Professionshøjskoler** m 2 i alt Antal STÅ m 2 pr. STÅ 14,6 11,6 - - ** UCSJ har oplyst de øvrige professionshøjskolers antal m 2 I henhold til den vedtagne strategi er det målet at reducere og tilpasse antal m 2 i forhold til antal studerende med ca. 50%. UCSJs strategi har medført, at der i perioden er sket en reduktion i antal lokationer fra 14 til 9, ligesom der er foretaget en reduktion i lejede antal m 2, således at de samlede m 2 er faldet fra m 2 til m 2. Der er således tale om et netto fald på m 2. Vi kan ud fra de foreliggende oplysninger konkludere, at der er sket en kraftig reduktion i de m 2, som UCSJ anvender til undervisionsformål.

22 Deloitte 236 Reduktionen i antal lokationer må forventes at medføre en besparelse i ejendomsomkostningerne på fællesformål samt en bedre udnyttelsesgrad af undervisningslokalerne. Vi har i nedenstående tabel belyst udvikling i omkostninger pr. STÅ til bygningsdrift t.kr. t.kr. t.kr. t.kr. t.kr. Udvikling i omkostninger, bygningsdrift Udvikling i STÅ Bygningsdrift pr. STÅ 11,1 11,2 11,5 9,7 11,2 Af særlige forhold skal nævnes, at bygningsdriften i 2010 er påvirket af afhændelse af ejendommen i Holbæk, og i 2012 er bygningsdriften påvirket af indflytning i Campus Roskilde, hvor en hel del småinventar blev udgiftsført. Opgørelsen viser, at effekten af reduktion i antal lokationer endnu ikke har udmøntet sig i en besparelse, idet der stadig påhviler UCSJ omkostninger på de ejendomme, der er sat til salg, så som el og varme, som anført under punkt Vi er i forbindelse med de udførte undersøgelser ikke blevet bekendt med, at institutionen ikke har handlet produktivt. 3.4 Effektivitet Begrebet forvaltningsrevision effektivitet omfatter en stillingtagen til, om institutionen når sine strategiske mål herunder kvalitative mål set i forhold til de ressourcer, der involveres. Revisionen forudsætter generelt, at institutionens strategiske mål er veldefinerede, og at institutionen har etableret måleinstrumenter til brug herfor. Vi har i denne forbindelse set på, om institutionen på udvalgte områder har opstillet strategiske mål for effektivitet i forhold til de ressourcer, der involveres. University College Sjælland har udformet en koncernstrategi for , der indeholder 6 strategiske fokusområder frem mod Herudover er der indgået en Udviklingskontrakt med Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser, der indeholder 7 målsætninger. Ligeledes har institutionen etableret måleinstrumenter, herunder bl.a. løbende elev- og medarbejdertilfredshedsmålinger, der understøtter institutionens muligheder for at måle og belyse dens effektivitet. Undersøgelserne følges op af analyser og identificering af årsagsforklaringer for de resultater, der er

23 Deloitte 237 fremkommet i forbindelse med undersøgelserne, og som understøtter udarbejdelsen af fremadrettede handlingsplaner. Institutionen gennemfører herunder obligatoriske ESEV-undersøgelser. Vi vil i forbindelse med statusrevisionen yderligere belyse udviklingen i UCSJ s økonomi ved at sammenholde UCSJ s nøgletal for Resultatløn Institutionen arbejder i overensstemmelse med den af Styrelsen for Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte udstedte bemyndigelse af 23. maj 2012 med resultatlønskontrakter forledelsen. Der er for 2013 indgået aftale med ledende medarbejdere fordelt på direktion, uddannelsesledere, afdelingsledere og øvrige ledende medarbejdere. På overordnet niveau måles der på indsatsområder, og for hvert indsatsområde er der udarbejdet en konkret målsætning. Institutionen har i resultatlønskontrakten for den enkelte leder indarbejdet de af ovennævnte indsatsområder, der er fundet relevante. Indsatsområderne er opdelt i relevante aktiviteter og mål, hvis opfyldelsesgrad skal vurderes. Vi har stikprøvevist gennemgået de evaluerede resultatlønskontrakter for perioden 1. januar december 2012, hvor der er udbetalt resultatløn til 18 medarbejdere. De samlede opfyldelsesgrader er opgjort efter en individuel vurdering af hver enkelt medarbejder ud fra indsatsområder og graden af målopfyldelse. Vi har kontrolleret, at institutionen har overholdt de forskellige tidsfrister for indgåelse af kontrakter og for indberetning til Styrelsen for Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte. Desuden har vi kontrolleret, at institutionen på sin hjemmeside har offentliggjort oplysninger om resultatkontrakten for institutionens øverste leder. Baseret på de foretagne undersøgelser vurderes det, at institutionen overholder de af Styrelsen for Videregående Uddannelser og Uddannelsesstøtte udstedte retningslinjer om indgåelse af resultatlønskontrakter. Vi er i forbindelse med de udførte undersøgelser ikke blevet bekendt med, at institutionen ikke har handlet effektivt. 3.5 Konklusion på udført forvaltningsrevision Vi er i forbindelse med revisionen af ovenstående områder ikke blevet bekendt med forhold, som indikerer, at institutionens midler ikke er blevet forvaltet tilfredsstillende. Vi skal dog gøre opmærksom

24 Deloitte 238 på, at forvaltningsrevisionen ikke kan betragtes som afsluttet, før vi har afgivet revisionspåtegning på årsregnskabet. 4. Redegørelse for den udførte revision 4.1 Opfølgning på bemærkninger fra tidligere revisionsprotokollater mv. Nedenfor har vi foretaget en opfølgning på eventuelle bemærkninger i ministeriets tilsynsbrev vedrørende gennemgang af det foregående års årsrapport samt tidligere revisionsprotokollater Opfølgning på ministeriets tilsynsbrev Institutionen har den 30. august 2013 modtaget ministeriets tilsynsbrev vedr. gennemgang af årsrapporten og tilhørende revisionsprotokollat for Ministeriet gjorde opmærksom på følgende forhold: Vedrørende indberetning af formålsregnskab for 2012 Styrelsen har konstateret, at det indsendte formålsregnskab for 2012 ikke stemmer overens med årsrapporten. UCSJ har efterfølgende afklaret dette med ministeriet. 4.2 Revision af forretningsgange og interne kontroller På baggrund af ovennævnte revisionsstrategi, drøftelser med ledelsen og vores kendskab til institutionens aktiviteter og forhold i øvrigt, har vi i forbindelse med planlægningen og udførelsen af revisionen identificeret de områder, hvor der vurderes at være størst risiko for uhensigtsmæssig forvaltning og væsentlige fejl og usikkerheder i årsrapporten. Revisionen vil som følge heraf primært være koncentreret om væsentlige regnskabsposter og områder, der bl.a. indeholder elementer af skøn ved indregning og måling i årsrapporten, eller som er underkastet særlig kontrol i revisionsbekendtgørelsen. For øvrige regnskabsposter og -områder er risikoen for fejl i årsrapporten vurderet som normal, og revisionens omfang har som følge heraf været mindre. Vi vil i det følgende redegøre for udført arbejde vedrørende de enkelte regnskabsområder STÅ indberetning Regnskabsområde Taxameterindtægter og øvrige indtægter Regnskabsposter Taxameterindtægter Debitorer Forretningsgange og interne kontroller STÅ indberetninger Indtægtsdækket virksomhed Fakturering og tilgodehavender

25 Deloitte 239 Forretningsgange og interne kontroller ved indberetning af fuldtidsuddannelser er gennemgået ved stikprøvekontrol og interview, og det er påset, at der foreligger enkelte nedskrevne forretningsgange, som er tilrettelagt med henblik på at sikre korrekt og rettidig registrering de udskrevne kontrollister gennemgås og arkiveres. Vi har gennemgået og attesteret STÅ indberetninger for 1. halvår fuldtid samt 1. og 2. kvt. Åben uddannelse. Den udførte revision har ikke givet anledning til bemærkninger. Vi har haft øget fokus på oprettelse af nye merituddannelser samt opfølgning på afvikling af de eksisterende Merit pædagoger. Det er vores opfattelse, at indberetningerne i øvrigt er foretaget på et pålideligt grundlag, men vi har følgende bemærkninger: Vi har i vores protokol af 22. januar 2013 anført følgende: Til sikring af en ensartet og valid indberetning har UCSJ en datacontroller, som gennemgår de enkelte uddannelsers indberetninger. Der er ikke udarbejdet procedurer for, hvorledes denne kontrol skal udføres, ligesom der ikke er udarbejdet en fælles procedure for studiesekretærernes indberetning. UCSJ har samlet ansvaret for studiesekretærene under en studiechef, der nu har ansvaret for alle studiesekretærerne. Vi vil derfor anbefale, at man i forlængelse heraf får samlet de nuværende procesbeskrivelser og udarbejdet en fælles skriftlig procedure for administration i SIS og indberetning af STÅ. Datacontrolleren er organisatorisk placeret i ledelsessekretariatet, hvilket kan være hensigtsmæssigt, såfremt controllerens opgave bliver klart defineret som en kontrolopgave, og det er studiechefen, som har ansvaret for indberetningen. Denne kontrolopgave vil være en arbejdsopgave, som ligger i forlængelse af datacontrollerens øvrige arbejdsopgaver, idet ledelsessekretariatet anvender data i SIS til andre ledelsesinformationer og derfor har et behov for, at oplysningerne fra SIS er valide. Vi har af datacontrolleren fået oplyst, at der ikke er udarbejdet skriftlige forretningsgange i overensstemmelse med ovenstående, men at kontrollerne udføres i henhold til de uformelle forretningsgange. Vi skal derfor anbefale, at UCSJ gennemgår de uformelle forretningsgange og får formaliseret disse så de er i overensstemmelse med de faktiske kontroller samt retningslinjerne i den til en hver tid gældende PH-Instruks.

26 Deloitte 240 I forbindelse med indberetningerne er der ikke konstateret forhold, som har givet anledning til forbehold eller supplerende oplysninger. Revision af øvrige indtægter: Øvrige indtægter omfatter blandt andet deltagergebyrer, kantineomsætning, lokaleudlejning mv. Vi har i forbindelse med vores revision af STÅ indberetninger stikprøvevis revideret deltagergebyrerne, og vi vil i forbindelse med statusrevisionen foretage en revision af kantineomsætningen. Ved revisionen af debitorer har vi ved stikprøvevis kontrol og interview påset, at der er funktionsadskillelse mellem den person, der udarbejder fakturaer, og den person, der modtager betaling herfor der er etableret procedurer for opfølgning og rykning af forfaldne debitorer. I de stikprøver, der er udvalgt i forbindelse med indberetning af åben uddannelse, har de interne kontroller efter vores opfattelse fungeret tilfredsstillende og i overensstemmelse med den gældende regnskabsinstruks, hvorfor det er vores opfattelse, at administrationen af fakturering og debitorer er betryggende Varekøb og kreditorer Regnskabsområde Omkostninger Regnskabsposter Resultatopgørelsen i øvrigt Varekreditorer Forretningsgange og interne kontroller Varekøb og varekreditorer Momskompensationsordningen Ved revisionen af kreditorer har vi ved stikprøvevis kontrol og interview påset, at UCSJ s disponerings- og frigivelsesregler følges UCSJ s procedurer for rettidig betaling følges der er procedurer, som sikrer korrekt periodisering af omkostninger der er funktionsadskillelse mellem registrerings-, frigivelses- og systemadministratorfunktionen stamdata kontrolleres. Under vores revision har vi konstateret, at de systemer, der er stillet til rådighed for institutionen, åbner mulighed for, at kreditorbogholder kan rette i kreditorernes stamdata. Dette indebærer, at kreditorbogholder kan rette i f.eks. kreditorers bankkontonummer. Til imødegåelse af uretmæssig betaling har institutionen indført en stikprøvevis kontrol af konto nr. før frigivelsen i netbank. Denne funktionsadskillelse skal modvirke uretmæssig betaling.

27 Deloitte 241 Vi har gennemgået institutionens procedure omkring faktura management systemet IM-Soft. Vi har konstateret, at der ikke er udarbejdet prokura blanketter for alle faktura godkendere. (Prokura bankettet anvendes som dokumentation for ledelsens godkendelse samt korrekt oprettelse i IM-Soft.) Vi har fået oplyst, at disse er under udarbejdelse. Vi har endvidere fået forelagt en oversigt over medarbejdere, der selvstændigt kan godkende fakturaer. Det fremgår af oversigten, at der er 7 brugere, der er oprettet som både indkøbsgodkender og budgetgodkender, samt 7 brugere, der kan budgetgodkende selvstændigt (ene prokura). Vi skal gøre opmærksom på, at der bør være en funktionsadskillelse, og vi skal derfor anbefale, at det nøje vurderes, hvorvidt det er nødvendigt med denne ene prokura. Vi har endvidere konstateret, at It afdelingen har en indkøbsgodkender, der er benævnt It_fak. Bag ved denne benævnelse er der 2 personer. Det er ikke hensigtsmæssigt, at der anvendes en fælles betegnelse for en indkøbsgodkender, idet der kan opstå tvivl om identiteten på godkender. Under vores revision har vi konstateret, at de systemer, der er stillet til rådighed for Professionshøjskolen, åbner mulighed for at indsætte en disponeringsgrænse pr. medarbejder. Brug af denne facilitet vil reducere UCSJ s kontrol af de enkelte medarbejderes disponeringer. Vi har tidligere anbefalet, at der indsættes disponeringsgrænser for de medarbejdere, som selvstændigt kan disponere, men dette er endnu ikke implementeret. Vi har ligeledes udvalgt enkelte leverandører til kontrol for anvendelse af udbud/ski aftaler samt hvilke ydelser, der er indkøbt, jf. nedenstående oversigt:

28 Deloitte 242 It afdelingen t.kr. Axcess A/S indkøb i Heraf udvalgt 2 fakturaer på i alt (ekskl. moms) CFU Odense Biblioteks Levering A/S CFV Eriksen & Sondrup ApS 937 Gullestrup & Køller ApS 891 Pia Hansen 313 I forbindelse med gennemgang af de udvalgte fakturaer har vi konstateret, at de interne retningslinjer for godkendelse i fakturasystemet er overholdt, men vi skal anbefale, at enkeltstående indkøb over 500 t.kr. bliver godkendt af ressourcedirektøren. For så vidt angår indkøb i It afdelingen og CFU er disse foretaget i henhold til SKI aftalen og / eller ved tilbud. Indkøb til CFV vedrører konsulentydelser, der kan henføres til undervisning, vejledning, eksamensafvikling og konsulentbistand. Ydelserne er ikke leveret i henhold til SKI aftaler eller er godkendt i overensstemmelse med UCSJ s overordnede indkøbspolitik. CFV har udarbejdet en standardaftale om køb af konsulentydelser. Heraf fremgår de kontraktlige forhold såsom opgave, omfang og honorar mv. Vi kan oplyse, at der på de udvalgte stikprøver vedr. køb af konsulentydelser afregnes til 350 kr. pr. time. Vi skal gøre opmærksom på, at ved indkøb at eksterne undervisere, som driver selvstændig virksomhed, bør honoraret ikke overstige en normal lønudgift med tillæg af indirekte lønomkostninger. Vi er ikke i stand til at vurdere, hvorvidt den afholdte undervisning kunne have været udført af UCSJ s egne medarbejdere. Vi skal dog anbefale, at UCSJ begrunder anvendelsen af konsulenten samt dokumenterer, hvorvidt det er mest økonomisk fordelagtigt at købe en konsulentydelse frem for at anvende egne undervisere. Vi skal dog gøre opmærksom på, at såfremt konsulenterne primært leverer ydelser til UCSJ, vil det medføre, at SKAT betragter forholdet som et lønmodtagerforhold, og UCSJ hæfter derfor for manglende indeholdelse af A-skat.

29 Deloitte 243 Vi har ligeledes forespurgt til leje og varme afregnet til Holbæk Kommune på t.kr. og Haslev Fjernvarme på t.kr. i perioden Vi har fået oplyst, at lejen til Holbæk Kommune bliver drøftet med kommunen, og varmeudgiften vedrørende opvarmning af ejendommen i Haslev har dette niveau, hvis bygningerne ikke skal forfalde. Vi skal gøre opmærksom på, at vi forbindelse med vores revision ikke har konstateret uregelmæssigheder, der indikerer besvigelser. Vi har endvidere konstateret, at der stadig udestår en betaling til Enemærke og Petersen på ca. 26 mio.kr. vedr. en tvist om byggeriet af Campus Roskilde. Vi har fået oplyst, at UCSJ har søgt juridisk bistand til afklaring af dette forhold. Vi vil i forbindelse med statusrevisionen foretage en opfølgning af dette forhold Løn og gager Regnskabsområde Personaleomkostninger, herunder timeregistrering Regnskabsposter Personaleomkostninger Anden gæld (lønrelaterede poster) Forretningsgange og interne kontroller Lønudbetaling Timeregistrering Vi har revideret løn og gager, som institutionen har udbetalt til og med Generel revision af løn og gager Denne revision af området omfatter om gældende løn- og ansættelsesvilkår følges, herunder ved stillingsstatusændringer, om gældende retningslinjer for anvendelse af lønsystemer og forretningsgange, herunder interne kontroller, følges, om der foreligger den fornødne dokumentation samt korrekt regeloverholdelse for lønindberetninger og løndele, herunder afregning, og om der for ovennævnte forhold foreligger den fornødne dokumentation samt overholdelse af godkendelsesprocedurer. Revisionen har taget sit udgangspunkt i de foreliggende beskrivelser af forretningsgange i såvel lønog personaleafdelingen, som de lønrapporterende afdelinger. Vi har foretaget en gennemgang af de anvendte forretningsgange.

30 Deloitte 244 Dernæst er der på grundlag af udtræk fra UCSJ s ØS-LDV (løndatabase) foretaget en stikprøvevis revision af september måneds lønninger. Denne revision er foretaget dels på grundlag af en generel stikprøve, dels på grundlag af personudtræk, baseret på udvalgte karakteristika ved lønopgørelsen samt lønudbetalingen. Stikprøvevis blev det på grundlag af dette undersøgt: om oprettelser er sket i henhold til gældende løn- og ansættelsesbestemmelser samt faktisk undervisning, om gager og lønninger (herunder overtid) er beregnet i henhold til godkendte aktivitetsskemaer, indberetninger samt arbejdstidsaftaler, om tillæg er godkendte, og der eksisterer den fornødne hjemmel, om fradrag er foretaget og beregnet korrekt, om kontering er foretaget korrekt, om der for nyansatte er foretaget afkortning i løn og gage, og Herudover er udført analyser vedrørende: overtidsforbrug, registrering af afholdt ferie, registrering af fravær, resultatløn Ved revisionen undersøges forretningsgangene på området, og der er foretaget stikprøvevis kontrol af oprettelsen af 28 nyansatte. Revisionen har taget sit udgangspunkt i den foreliggende beskrivelse af forretningsgangene i løn- og personaleafdelingen. Vores revision har givet anledning til følgende bemærkninger: Bemærkninger til revision af lønninger og gager Jf. revisionsbekendtgørelsen skal vi oplyse, om institutionen afholder lønudgifter til for mange eller for overkvalificerede personer, samt om de ansatte opfylder betingelserne for den pågældende stilling. Vi er på baggrund af den udførte revision af den opfattelse, at institutionens personale aflønnes i henhold til gældende regler. Som tidlige anført er det konstateret, at statens lønsystem, SLS, ikke kræver, at der er såvel indberetter som frigiver ved udbetaling af løn. Der er således ikke etableret reel funktionsadskillelse for udbeta-

31 Deloitte 245 ling af løn. Vi betragter den manglende systemmæssige funktionsadskillelse som værende uhensigtsmæssig, da funktionsadskillelsen er et afgørende element i tilrettelæggelsen af interne kontroller og betryggende anlagte forretningsgange. Vi har fået oplyst, at det ikke er muligt at ændre på dette forhold omkring brugeroprettelse og funktionsadskillelse i SLS, hvorfor der ikke kan opretholdes en systemmæssig kontrol af funktionsadskillelse for udbetaling af løn. Institutionen har derfor indført en manuel kontrol for gennemgang af uddata, for at sikre, at der har været en funktionsadskillelse. Vi har i tilslutning til lønrevisionen kontrolleret, at der er funktionsadskillelse mellem inddatering og frigivelsesfunktionen. Revisionen er tilrettelagt ved stikprøver, således at alle væsentlige lønkategorier er repræsenteret. Vi har på grundlag heraf undersøgt, hvorvidt der er foretaget kontrol af, 1. om ansættelsesbetingelserne, herunder indplacering, for institutionens personale formelt set er i orden, herunder om der foreligger ansættelsesbreve og såfremt det er påkrævet godkendelse fra ministeriet 2. om variable ydelser i form af over- og merarbejdsbetaling, timeløn samt særlige ydelser mv. er opgjort korrekt og dokumenteret ved specificering af præstationerne samt attesteret af dertil bemyndigede personer 3. om institutionens indbetaling af medarbejdernes pension er korrekt 4. om kildeskattelovens bestemmelser om indberetning af A- og B-indkomst er fulgt 5. om institutionens inddatabehandling og uddatakontrol har fungeret korrekt. Vi har igen i år udført vores revision med udgangspunkt i institutionens interne kontrolprocedurer. Til vurdering af, om institutionen har ansat for rigeligt og for overkvalificeret personale, har vi ved interview samt gennemgang af udvalgte personalesager stikprøvevist kontrolleret, om der er sammenhæng mellem medarbejderens kvalifikationer og det arbejde, personen er ansat til at udføre. Vi har herunder undersøgt sammenhængen mellem stillingsbeskrivelsen og lønindplaceringen. Vedrørende resultatløn henviser vi til afsnit Mobiltelefoni UCSJ har procedurer for, at medarbejdere, der har modtaget en mobiltelefon til arbejdsmæssig benyttelse, skal afgive en tro- og loveerklæring på, at den ikke anvendes privat. Vi vil i forbindelse med vores statusrevision stikprøvevis foretage en opfølgning herpå.

32 Deloitte 246 Automatisk spærring ved overskridelse af udbetalingsmaks. I SLS er der mulighed for at indsætte et loft for den maksimale nettoløn. Dette sikrer, at en fejlregistrering ikke umiddelbart resulterer i en for høj udbetaling til en medarbejder. Vi har i forbindelse med gennemgangen af udbetaling af overarbejde og resultatløn konstateret, at lønmedarbejderen kan ændre dette loft, således af lønkørslen kan gennemføres. Vi skal anbefale, at ændringen af udbetalingsloftet kun foretages efter godkendelse af økonomichefen. Udbetaling af løn til ansatte uden færdigforhandlet ansættelseskontrakt Vi har i forbindelse med gennemgang af nyansatte konstateret, at der udbetales løn til én ansat, hvor der ikke foreligger en underskrevet ansættelsesaftale. Ansættelsesforholdet er påbegyndt 1. august 2013 og ifølge personaleafdelingen er kontrakten ikke færdigforhandlet mellem UCSJ og medarbejderens organisation. Principielt bør ansættelsesvilkårene være færdigforhandlede, inden medarbejderen tiltræder stillingen. Det er samlet vores opfattelse, at løn og gager overordnet set administreres forsvarligt af institutionen Beholdningseftersyn Regnskabsområde Regnskabsposter Likvide beholdninger Likvide beholdninger Afstemninger Forretningsgange og interne kontroller Betalingssystemer Uanmeldt beholdningseftersyn Den 18. november 2013 foretog vi et uanmeldt beholdningseftersyn, der omfattede en afstemning af alle likvide beholdninger, samt en gennemgang af debitorer og kreditorer. Vi har ifølge aftale med institutionen dog ikke foretaget kasseeftersyn i institutionens kantiner. I henhold til forretningsgangene skal økonomikonsulenterne foretage kasseeftersyn minimum en gang årligt. Vi har fået oplyst, at der ikke er foretaget kasseeftersyn i perioden Vi vil i forbindelse med statusrevisionen foretage en opfølgning herpå. Det er kontrolleret, at de tilrettelagte forretningsgange for personadskillelse mellem registrerings- og frigivelsesfunktionerne på kasseområdet har fungeret på betryggende vis. Vi har i forbindelse med vores revision gennemgået institutionens elektroniske betalingssystemer. Vores revision har været tilrettelagt med henblik på at vurdere følgende områder: 1. Den indbyggede funktionsadskillelse, bl.a. kontrol af, om der foreligger enefuldmagter

33 Deloitte Systemernes adgangsbegrænsning 3. Den logiske sikkerhed knyttet til systemer. Vi har ved interview fået oplyst, at der ikke er sket ændringer i fuldmagtsforholdene i Vi modtager engagementsoversigter inkl. fuldmagtsforhold i forbindelse med revisionen af institutionens årsregnskab og vil i den forbindelse følge op på fuldmagtsforholdene. Vores revision på området har ikke givet anledning til bemærkninger Særlige tilskud og projekter Regnskabsområde Særlige tilskud Regnskabsposter Øvrige indtægter Andre tilgodehavender Anden gæld Forretningsgange og interne kontroller Projekter Forvaltning Vores revision har omfattet 3 projektregnskaber, der er afsluttet i Vi har afgivet særskilte revisionserklæringer herpå, og vi har blandt andet påset, at der er fastlagt procedurer, som sikrer, at igangværende projekter periodiseres korrekt, og at alle indtægter og omkostninger ved de pågældende projekter registreres løbende og er adskilt fra institutionens øvrige virksomhed. UCSJ har forretningsgange og kontroller, der sikrer, at projektregnskaber kan aflægges uden revisionsbemærkninger og dermed sikre, at alle relevante omkostninger medtages i regnskaberne. Vi vil i forbindelse med statusrevisionen gennemgå de igangværende projekter med ledelsen for at få dokumenteret sammenhængen mellem de modtagne midler og projektets færdiggørelsesgrader, og hvorvidt projekterne indebærer særlige risici for UCSJ som leadpartner Regnskabsinstruks Regnskabsområde Øvrige forhold Regnskabsposter Forretningsgange og interne kontroller Regnskabsinstruks Ifølge revisionsbekendtgørelsen skal vi gennem vores revision kontrollere, om institutionen følger retningslinjerne i dens regnskabsinstruks. Institutionens regnskabsinstruks er opdateret i 2012 og god-

34 Deloitte 248 kendt på bestyrelsesmødet den 22. marts Vi har i forbindelse med revisionen påset, at instruksen følges på alle væsentlige områder. 4.3 Konklusion vedr. administrative forretningsgange og interne kontroller Det er vores vurdering, at de administrative forretningsgange og interne kontroller overordnet set fungerer tilfredsstillende, idet de forannævnte forhold dog skal iagttages, og samtidig udgør et tilstrækkeligt grundlag til at sikre en fuldstændig, gyldig, nøjagtig og rettidig registrering og bogføring af institutionens transaktioner på de ovennævnte områder, som har været omfattet af vores gennemgang. 4.4 Særlige kontrolopgaver Lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø Vi har i overensstemmelse med revisionsbekendtgørelsen forespurgt institutionen ledelse, om der er udarbejdet en skriftlig undervisningsmiljøvurdering i overensstemmelse med lov om elevers og studerendes undervisningsmiljø. UCSJ har i 2013 gennemført elevtrivselsundersøgelser, som bl.a. indeholder spørgsmål, der vedrører det fysiske og psykiske miljø på de respektive uddannelsessteder Fast ejendom Vi har i overensstemmelse med revisionsbekendtgørelsen undersøgt, at 1. UCSJ ikke har foretaget investeringer eller indgået lejemål, der har en uopsigelighed på mere end ti år eller som overstiger 30 mio.kr. uden forudgående godkendelse fra finansudvalget, 2. UCSJ s salg af fast ejendom ikke har haft til formål at flytte hovedparten af institutionens tilskudsberettigede aktiviteter til lejemål, medmindre det på forhånd er godkendt af ministeriet, 3. UCSJ ikke investerer i fast ejendom eller indgår nye lejemål med henblik på udlejning, 4. UCSJ ved udskiftning af lejemål med egne bygninger har givet meddelelse til ministeriet, og 5. UCSJ registrerer og værdiansætter bygninger mv. i overensstemmelse med reglerne i bekendtgørelse om anvendelse af statens regnskabsvæsen. Vi har i forbindelse med vores revision kontrolleret, at der er udarbejdet vedligeholdelsesplaner for alle ejendomme. I henhold til UCSJ s procedure, er det et eksternt rådgivningsfirma der gennemgår ejendommene og udarbejder vedligeholdelsesplaner. Vi har ikke i forbindelse med den løbende revision undersøgt, hvorvidt der er afholdt / udført de arbejder, der måtte fremgå af disse vedligeholdelsesplaner. I forbindelse med revisionen af institutionens årsrapport vil vi sammenholde de afholdte omkostninger med de forventede omkostninger i henhold til vedligeholdelsesplanerne. Ledelsen har dog oplyst, at de lagte vedligeholdelsesplaner følges, og at der ikke er udskudt væsentlige vedligeholdelsesarbejder. Vi har ingen bemærkninger til den udførte revision af ovenstående punkter.

35 Deloitte Resultatløn Vi henviser til særskilt omtale i afsnit Løn- og ansættelsesforhold Vores revision af løn og gager har været tilrettelagt med henblik på at påse, at institutionens dispositioner sker i overensstemmelse med de overenskomster, aftaler m.m., der gælder for institutionens personale, jf. de bestemmelser om løn- og ansættelsesvilkår, der er fastsat af eller aftalt med Finansministeriet i Revisionsbekendtgørelsens bilag, pkt. 2. Revisionen har ikke givet anledning til bemærkninger, jf. dog afsnit Rådgivnings- og assistanceopgaver Siden afgivelsen af vores revisionsprotokollat af 22. marts 2013 har vi efter anmodning fra ledelsen udført følgende opgaver: Revisorerklæringer til Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser vedrørende: Fuldtidsuddannelser Åben uddannelse Påtegning af projektregnskaber Assistance vedrørende diverse regnskabsmæssige forhold Assistance vedrørende diverse momsmæssige forhold.

36 Deloitte Revisionens formål og omfang samt ansvarsfordeling I vores protokollat af 31. marts 2008, er revisionens formål, omfang og udførelse, revisors rapportering samt ansvarsfordelingen mellem ledelse og revisor beskrevet. Vi skal henvise hertil. Slagelse, den 19. december 2013 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab Søren Stampe statsautoriseret revisor Lars Hillebrand statsautoriseret revisor Fremlagt på bestyrelsesmødet den 28. februar 2014 Bestyrelse Hans Stige Knud Henning Andersen Inger Jensen formand næstformand Eva Levinsen Steen Sørensen Bruno Lind Bente Sorgenfrey Henrik Stapelfeldt Kristian Ebbensgaard Niels Hørup Maj-Britt Lund Petersen Søren Kragbæk Michelle Nielsen Christina Larsen LPSV/hgh T:\AFD1500\150033\13\150033RP1301.docx

37 UCSJs kvalitetspolitik og strategi UCSJs kvalitetspolitik og -strategi 1. Introduktion Kvalitetsarbejdets omfang og mål Omfang Udmøntning af akkrediteringskriterier m.m Principper for kvalitetsarbejdet: De 10 bud Kvalitetsarbejdets fire niveauer Niveau 1: Kvalitetssikring og udvikling af undervisning og studieaktiviteter 6 5. Niveau 2: Kvalitetssikring og udvikling af uddannelsesudbud Videngrundlag Tilrettelæggelse og gennemførelse (T&G) Relevans Niveau 3: Kvalitetssikring og udvikling af uddannelser Niveau 4: Det fælles kvalitetsarbejde Involvering af de studerende Kvalitetssikring og -udvikling af fællesfunktioner Tværgående kvalitetstemaer Direktionens opfølgning Det årlige kvalitetshjul i UCSJ Kvalitetsenhedens organisering Intern og ekstern kommunikation Revision og evaluering af kvalitetsarbejdet og KPS Bilag A: Årshjul for det fælles kvalitetsarbejde i UCSJ Bilag B: Kriterier for institutionsakkreditering Introduktion Kvalitetspolitikken og -strategien (KPS) sætter rammerne for kvalitetsarbejdet i UCSJ, som består af sikring, dokumentation og udvikling af uddannelsernes videngrundlag, tilrettelæggelse og gennemførelse samt relevans. UCSJs KPS henvender sig til alle interne og eksterne interessenter, herunder studerende, aftagere og praktiksteder samt undervisere og ledere på UCSJ, som alle bidrager til, at de studerende opnår gode læringsoplevelser og kompetencer af høj kvalitet og relevans. UCSJs KPS er en videreførelse og udbygning af det kvalitetsarbejde, som i flere år har fundet sted på uddannelserne for at sikre deres videngrundlag, niveau og indhold samt relevans. Men samtidig indarbejdes nye krav til en fælles kvalitetsstrategi og politik, ledelsesunderstøttelse, kvalitetskultur m.m., som fremgår af institutionsakkrediteringskriterierne fra juni 2013, som UCSJ skal leve op til. UCSJs KPS er integreret med organisationens strategier, udviklingskontrakten og andet regelgrundlag, så de skaber en samlet ramme for realisering af målene for uddannelserne. Derved understøttes UCSJs mission og vision: UCSJ uddanner, skaber viden, værdi og vækst med udgangspunkt i Region Sjælland. 1

38 UCSJs kvalitetspolitik og strategi UCSJ vil gennem høj faglighed, innovation og gennemslagskraft udfordre vanetænkning og aktivt møde samfundets og borgernes foranderlige behov for uddannelser og faglige løsninger. Dokumentet er udformet efter tæt dialog med alle involverede ledere og nøglepersoner af betydning for kvalitetsarbejdet. Herunder har en nedsat referencegruppe og en række arbejdsgrupper givet input til kvalitetsarbejdet. På den baggrund består KPS både af dette overordnede dokument som suppleres af en række retningslinjer og vejledninger for specifikke indsatser. Forslag til forbedringer er altid meget velkomne og sendes til UCSJs kvalitetschef. 2. Kvalitetsarbejdets omfang og mål 2.1. Omfang UCSJs KPS omfatter de dele af uddannelserne og deres kvalitet, som er beskrevet i institutionsakkrediteringskriterierne (IA-kriterierne). Dette inkluderer bl.a.: Alle de professionsbachelor- og diplomuddannelser, som UCSJ har udbudsret til. Kvalitetssikringen af hver enkelt uddannelsesudbud, som UCSJ har udbudsret til at udbyde. Alle tilrettelæggelsesformer, dvs. også e-læring. UCSJs løbende tilpasning af lokale studieordninger. UCSJs udviklingsarbejde ved planlægning af nye udbud. UCSJs deltagelse i udvikling og revision af nye og eksisterende uddannelser, herunder udvikling og revision af landsdækkende studieordninger. Fællesfunktioner og supportfunktioner, som har betydning for om de studerende kan nå uddannelsernes læringsmål. En række krav til, at der skal sættes ambitiøse mål for kvalitetsarbejdet på de enkelte udbudssteder og der skal udarbejdes strategier til hvordan målene nås. Kvalitetssikring af prøver og eksaminer er ikke direkte nævnt i kriterierne og er derfor på nuværende tidspunkt ikke direkte inkluderet i UCSJs kvalitetssystem. Hvad angår ekstern censur, så finder der allerede kvalitetssikring sted via censorordningen. Dog er censorerne eksterne interessenter, og disse forventes inddraget i kvalitetsarbejdet (IA-kriterium V) Udmøntning af akkrediteringskriterier m.m. Kvalitetsarbejdet tager udgangspunkt i at UCSJ skal leve op til de akkrediteringskriterier, som fremgår af bilag A. Disse danner baggrund for indsatser og retningslinjer for kvalitetsarbejdet, som løbende vurderes er opfyldt via målinger og opfølgningsaktiviteter jf. de lysegrå felter i figur 1. På den baggrund indeholder dette dokument en række retningslinjer og henviser til dokumenter som udmønter retningslinjer i overensstemmelse med akkrediteringskriterierne. Samtidig har UCSJ udviklet nøgletal, som systematisk anvendes til at 2

39 UCSJs kvalitetspolitik og strategi overvåge om kriterierne er opfyldt. Disse nøgletal fremgår af UCSJs hjemmeside for hver enkelt uddannelse og for udvalgte fællesfunktioner. Udover akkrediteringskriterierne skal UCSJs strategi, udviklingskontrakter og handleplaner, konkrete kvalitetsudfordringer og øvrige aktuelle kvalitetsdagsordner også udmøntes i kvalitetsarbejdet. Dette sker i forbindelse med, at der årligt udarbejdes status og udviklingsplaner (SUPer), hvor uddannelserne, fællesfunktioner og direktionen gør status over deres resultater og sætter mål for det kommende år. De mål og indsatser der formuleres på basis af SUPerne er derfor dynamiske. Derved sikres det, at relevante problemstillinger og udfordringer løbende indfanges og håndteres. Figur 1: Kvalitetsarbejdet udmøntes i indsatser og retningslinjer, hvorefter der følges op på resultaterne UCSJ's strategi Udviklingskontrakt, handleplaner m.m. Akkrediteringskriterier Indsatser & retningslinjer Målinger & opfølgning Årlige SUPer Konkrete kvalitetsudfordringer Øvrige dagsordner 2.3. Principper for kvalitetsarbejdet: De 10 bud Nedenstående principper sætter rammerne for, hvordan kvalitetsarbejdet gennemføres på alle niveauer i UCSJs organisation. Principperne skal bl.a. sikre, at kvalitetsarbejdet er velfungerende, og at kvalitetsarbejdet i praksis er kendetegnet ved en inkluderende og lærende kvalitetskultur på uddannelserne jf. IAkriterium II: 1. Kvalitetsarbejdet understøtter primært, at de studerende når de relevante læringsmål, men omfatter også, at de får gode læringsoplevelser. 2. Kvalitetsarbejdet anvendes til sikring, udvikling og dokumentation af UCSJs kvalitetsprocesser og mål. Det er særligt fokus på, at kvalitetsarbejdet leder til udvikling. Udvikling omfatter, at kvalitetsarbejdet skal være anvendelsesorienteret og meningsfuldt for de studerende, undervisere, aftagere og UCSJs fællesfunktioner. 3. Kvalitetsarbejdet følger kvalitetscirklen (Plan, Do, Check, Act, se figur 2). Det underbygger opnåelsen af konkrete mål for UCSJ, og der sker løbende dokumentation af om målene nås, og der er konstant fokus på realiseringen af dem. 4. Kvalitetsarbejdet er kendetegnet ved en inkluderende og lærende kvalitetskultur baseret på intern åbenhed og videndeling om alle evaluerings- 3

40 UCSJs kvalitetspolitik og strategi og opfølgningsaktiviteter, som understøtter realisering af uddannelsernes kvalitet og relevans i praksis. 5. Kvalitetsarbejdet er baseret på klar kommunikeret ansvarsfordeling, koordinering og servicering mellem undervisere, ledere og stabsfunktioner på UCSJ med tydelig beskrivelse af ansvaret for systematisk planlægning, aktiviteter, evaluering og opfølgning. 6. Organiseringen af kvalitetsarbejdet sker under hensyn til, at det primære kvalitetsarbejde finder sted på uddannelserne og tilpasses under hensyn til faglige værdier og prioriteringer. 7. UCSJs evalueringer er troværdige og har en høj kvalitet. Undersøgelser engagerer respondenterne, og data har relevans, objektivitet, pålidelighed og gyldighed. Derfor har UCSJ fælles systemer til kvalitetssikring af evalueringerne. 8. Kvalitetsarbejdet fremmer transparens og videndeling- og udveksling med det omgivende samfund. Derfor offentliggøres centrale dokumenter og resultater. 9. UCSJ har en række fælles support- og opfølgningsfunktioner, fælles vejledninger, redskaber og procedurer. Formålet hermed er at sikre og understøtte, at kvalitetsarbejdet er kendetegnet ved ovenstående punkter. 10. UCSJ evaluerer løbende om kvalitetsarbejdet er kendetegnet ved ovenstående principper og foretager på den baggrund løbende forbedringer af kvalitetsarbejdet. Mindst hvert 2. år skal de ti bud evalueres og evt. revideres, dog første gang i Figur 2: Demings cirkel (Plan, Do, Check, Act) Plan: Planlæg Act: Følg op Do: Gennemfør indsatsen Check: Evaluer indsatsen 4

41 UCSJs kvalitetspolitik og strategi 3. Kvalitetsarbejdets fire niveauer UCSJs kvalitetsarbejde er planlagt og organiseret ud fra nedenstående fire niveauer. Hvert niveau afspejler et selvstændigt organisatorisk niveau, som kvalitetsarbejdet er knyttet til. Figur 3: Oversigt over de fire niveauer i kvalitetsarbejdet Kvalitetsopgaver: At sikre, udvikle og dokumentere kvaliteten af: Udføres af: 1. Modul/fag Undervisningen og studieaktiviteter Undervisere 2. Udbud Videngrundlag Tilrettelæggelse og gennemførelse Relevans Uddannelseschef/ledere 3. Uddannelse Nye uddannelser Landsdækkende eksisterende studieordninger Uddannelseschef/ledere + fælles kvalitetsenhed 4. Institution UCSJs samlede kvalitetssystem Fælles kvalitetsenhed/ direktion/rektor Første niveau omfatter kvalitetssikring og udvikling af undervisningen og studieaktiviteter i enkelte moduler eller fag, herunder at alle moduler/fag evalueres af underviserne som en integreret del af undervisningen. Andet niveau omfatter den mere overordnede kvalitetssikring og udvikling af det enkelte udbud i forhold til tre kvalitetssøjler, som er i overensstemmelse med de danske institutionsakkrediteringskriterier: Videngrundlag, tilrettelæggelse og gennemførelse samt relevans. Heri indgår i tilrettelæggelse og gennemførelse en kvalitetssikring af aktiviteten beskrevet i niveau 1. Revision af de institutionsspecifikke dele af studieordningerne indgår også på dette niveau. Opgaverne på denne niveau organiseres af uddannelsescheferne og lederne. Tredje niveau omfatter udvikling af helt nye uddannelser og revision af de landsdækkende studieordninger. Da der typisk er flere institutioner, som udbyder samme uddannelser, er dette et arbejde, som finder sted i samarbejde med andre institutioner. Fjerde niveau omfatter, at UCSJs kvalitetsenhed og øvrige fælles enheder i UCSJ giver support til og udvikler fælles processer, der understøtter og kvalitetssikrer uddannelsernes kvalitetsarbejde. Bemærk, at der er særligt fokus på undervisernes rolle i første niveau, men at målet er bred medarbejderinddragelse i alle led af kvalitetsarbejdet. Kvalitetsarbejdet er beskrevet i de følgende afsnit på hver af de fire niveauer. 5

42 UCSJs kvalitetspolitik og strategi 4. Niveau 1: Kvalitetssikring og udvikling af undervisning og studieaktiviteter Undervisningen og de tilknyttede studieaktiviteter er UCSJs kerneydelse. Den løbende kvalitetssikring og -udvikling på de enkelte moduler/fag har derfor strategisk betydning for UCSJ. Dertil kommer, at der skal være en systematisk tilgang til evaluering af undervisningen og studieaktiviteter, for at UCSJ kan leve op til IA-kriterium IV (uddannelsernes niveau og indhold). På den baggrund skal underviserne arbejde systematisk med kvalitetssikring og udvikling af undervisningen og de tilknyttede studieaktiviteter. Elementerne heri fremgår af figur 4, mens det i figur 5 er detaljeret beskrevet, hvilke retningslinjer underviserne skal følge, når de kvalitetssikrer undervisningen og studieaktiviteter. Bemærk at beskrivelsen af retningslinjerne følger de fem faser i figur 4. Endelig er der også en række retningslinjer for videndeling af evalueringsresultater (den midterste cirkel i figur 4), som er beskrevet i figur 6. Hovedelementer i retningslinjerne: 1) Kvalitetsarbejdet omfatter ikke kun evalueringer men alle led fra planlægning, gennemførelse og opfølgning på undervisningen og studieaktiviteter i de enkelte moduler/fag. 2) Der er stor frihed til at planlægge de typer af evalueringer, som anvendes på de enkelte uddannelser, så længe metoderne er kvalitetssikret af UCSJs kvalitetsenhed. 3) Der lægges stor vægt på opfølgning overfor de studerende og på intern videndeling, m.h.p. fælles læring og udvikling. 4) Der er samlet set ikke tale om store ændringer i forhold til undervisernes tidligere praksis på UCSJ. Der er primært tale om en tydeliggørelse af eksisterende forventninger. Figur 4: Undervisernes kvalitetssikring og -udvikling af undervisning og studieaktiviteter 1. Undervisningsplan på Fronter 5. Synlig opfølgning 2. Læringsmål og forventninger Videndeling 4. Evaluering i forhold til læringsmål 3. Gennemførelse 6

43 UCSJs kvalitetspolitik og strategi Figur 5: Retningslinjer for undervisernes kvalitetssikring og udvikling af undervisning og studieaktiviteter 1. Undervisningsplan på Fronter Fronter anvendes altid som platform for undervisningen og alt materiale gøres derfor i princippet tilgængeligt der. Fronter kan anvendes i sammenhæng med andre e-læringsredskaber, internetressourcer m.m. Der udarbejdes undervisningsplaner for alle moduler/fag, som sikrer at undervisningen finder sted i overensstemmelse med de fastsatte læringsmål. En evaluering i slutningen af undervisningsforløbet skrives ind i planen. 2. Læringsmål og forventninger Ved undervisningens start drøftes modulets/fagets læringsmål med de studerende, så det bliver tydeligt for dem, hvad de forventes at lære, og hvilke forventninger der er til deres indsats. 3. Gennemførelse Underviseren er løbende opmærksom på de studerendes aktiviteter og feedback. På baggrund heraf løser underviseren selv opståede problemer og orienterer, når det er relevant, egen leder. 4. Evaluering i forhold til læringsmål Underviseren tager initiativ til og gennemfører en evaluering af sin egen undervisning og studieaktiviteter ved undervisningens afslutning. Evalueringen skal særligt fokusere på at få indblik i forhold af betydning for, om de studerende har opnået læringsmålene. Processen skal også ses som en mulighed for de studerende til at gøre status på egen læring og indsats. De studerendes læringsoplevelse og tilfredshed er et element blandt andre i evalueringen. Underviseren aftaler med sin leder hvilken evaluering, som vil blive anvendt. UCSJ vil stille en række evalueringsskabeloner til rådighed, som der kan vælges imellem. Mindre tilpasninger af disse aftales med uddannelseschefen. Større ændringer drøftes med kvalitetschefen. Der vil være både mulighed for at vælge mere kvalitativt og dialogprægede evalueringer og spørgeskemaer. I forlængelse af det forgående punkt finder underviseren den relevante skabelon og gør evalueringen klar til de studerende. Underviseren forklarer de studerende om formålet med evalueringen og er, når det er relevant selv tilstede og sikrer sig, at den bliver gennemført. 5. Synlig opfølgning Efter evalueringen er gennemført, analyserer underviseren selv resultaterne og gennemgår dem med de studerende. En mulighed er, at dette sker i lektionen efter evalueringen er gennemført eller fx en uge efter afhængig af konteksten. Hensigten er, at underviseren får mulighed for dels at få uddybet de studerendes kommentarer og dels kan kommentere dem. Underviseren kan også komme ind på hvilke overvejelser i forhold til fremtidige forbedringer, som resultaterne giver anledning til. Processen skal altid tilpasses til de aktuelle omstændigheder. Underviseren lægger resultatet af evalueringen på de studerendes Fronter-rum sammen med en kort konklusion. Konklusionen indeholder bl.a. fremadrettede overvejelser i forhold til de nuværende og fremtidige studerende, som evalueringen giver anledning til. Resultatet af evalueringen og konklusionen sendes pr. mail til nærmeste uddannelsesleder med mindre andet er aftalt. Dette er vigtigt af hensyn til de studerendes muligheder for at se, at de bliver taget alvorligt og at deres evalueringer anvendes. Bemærk: Hvad angår fag/eller moduler, som gennemføres af flere undervisere i fællesskab kan det være hensigtsmæssigt med en fælles evaluering af undervisningen og studieaktiviteter fx planlagt og gennemført i alle faser af teamkoordinator/teamleder. Evalueringens form aftales med ledelsen, men følger derudover de øvrige principper ovenfor. 7

44 UCSJs kvalitetspolitik og strategi Figur 6: Retningslinjer for videndeling om undervisning og studieaktiviteter Der er løbende fokus på videndeling og blandt underviserne og lederne m.h.p. at sikre fælles læring, optimal kvalitet og sammenhæng i de studerendes uddannelsesforløb. Underviserens ledelse har adgang til evalueringsresultaterne og undervisernes beskrivelse af opfølgning til de studerende. Dette har dels det formål at understrege for de studerende, at ledelsen tager deres evalueringer alvorligt og dels det formål, at lederen får mulighed for dialog med egen underviser om resultaterne. Uddannelseschefen afgør i hvilket omfang evalueringsresultater af enkelte underviseres undervisning gøres tilgængelige for andre undervisere. I overvejelserne skal indgå, at der dels er behov for at videndele mellem underviserne, men at der også kan være behov for at skabe fortrolige rum i visse sammenhænge. Resultaterne offentliggøres ikke af UCSJ. Alt materiale gemmes i 5 år på Fronter regnet fra tidspunktet for modulet/fagets afholdelse. Lederne har adgang til alt materiale på Fronter. Eksterne eksperter kan også gives adgang til alt materiale i forbindelse med akkreditering, men dette forventes kun aktuelt i enkeltstående tilfælde. Bemærkninger: For alle uddannelser gælder at uddannelseschefen har ansvaret for den lokale udmøntning af ovenstående rammer. Retningslinjer kan med fordel beskrives i den SUP som udarbejdes for udbuddenes tilrettelæggelse og gennemførelse. Bemærk, at evalueringsaktiviteten ikke kun omfatter selve undervisningen men også de tilknyttede studieaktiviteter jf. studieaktivitetsmodellen. Herved understreges det, at det også er opgave for underviserne at sikre sig, at de studerende kender til forventningerne til deres studieaktiviteter, og at de faktisk er aktive i forhold hertil. Fokus på de studerendes egen aktivitet er også med til at understrege at læringsprocessen også kræver, at de studerende gør en indsats. Retningslinjerne i figur 5 omfatter evalueringer, som gennemføres ved undervisningens afslutning. De kan med meget stor fordel suppleres af mindre formative evalueringer og dialoger om undervisningen, som underviseren gennemfører i løbet af undervisningsforløbet. Alle uddannelser følger ovenstående retningslinjer dog med følgende tilpasninger for diplomuddannelserne: - Der anvendes altid et spørgeskema udarbejdet af CFV. Skemaet anvendes af underviseren på sidste undervisningsdag, og analyseres af CFV. Der vil derfor ikke ske dialog med de studerende om evalueringsresultaterne. - CFV anvender derudover en egen beskrivelse af forventningerne til deres undervisere som tager hensyn til de særlige behov som gør sig gældende for diplomuddannelserne. Det er væsentligt, at de studerende kan se hvor kvalificerede deres undervisere er. Derfor skal UCSJs undervisere præsenterer sig selv som videnmedarbejdere og løbende opdatere deres meritter overbevisende på UC Viden jf. afsnit 5.1. Hver enkelt uddannelseschef sørger for, at der foreligger en beskrivelse af hvordan ovenstående krav konkret er udmøntet på egen uddannelse. 8

45 UCSJs kvalitetspolitik og strategi 5. Niveau 2: Kvalitetssikring og udvikling af uddannelsesudbud UCSJs kvalitetsarbejde tager udgangspunkt i, at vi skal sikre og udvikle kvaliteten af det enkelte uddannelsesudbud som det udbydes i den enkelte by. Dette giver mening for de studerende, som skal opleve, at vi har fokus på den kvalitet de møder i den by, hvor de læser. Dertil kommer, at akkrediteringssystemet også stiller krav om, at kvalitetssikringen omfatter de enkelte udbud af uddannelserne. I princippet kan UCSJ til enhver tid miste sin ret til at udbyde enkelte udbud af uddannelser, hvis det viser sig, at der ikke er styr på kvalitetssikringen på de enkelte udbudssteder. På den baggrund omhandler dette afsnit og de tilknyttede underafsnit, hvordan UCSJ kvalitetssikrer de enkelte udbud af uddannelserne. Kvalitetsarbejdet på dette niveau omfatter de tre kvalitetssøjler, som er vist i figur 7. Hver af de tre søjler fremgår af både uddannelses- og institutionsakkrediteringskriterierne. Kvalitetsarbejdet, som er beskrevet i det følgende, er derfor designet til at leve op til disse kriterier. Ansvaret for kvalitetsarbejdet på dette niveau ligger hos uddannelsescheferne og deres ledere, og nedenstående beskrivelse af kvalitetsarbejdet på dette niveau skal derfor koordineres af dem. Men det er en fælles opgave for underviserne og lederne at løfte opgaven. Figur 7: De tre søjler i kvalitetsarbejdet Løbende kvalitetsarbejde Årlig SUP Videngrundlag Tilrettelæggelse og gennemførelse (T&G) Relevans IA-kriterium III IA-kriterium IV IA-kriterium V Det gøres ved, at der for hver kvalitetssøjle finder en række aktiviteter sted hen over året. Derudover udarbejdes en status- og udviklingsplan (SUP) en gang om året. Bemærkninger: Der gennemføres indsatser, evalueringer og indsamles data i løbet af året. Det er resultatet af disse diverse indsatser og evalueringer, som der gøres status på i SUP Det er en væsentlig prioritet i kvalitetsarbejdet på UCSJ at fremme samarbejde, fælles læring og best pratices på tværs af udbud af samme uddannelse, da dette er en mulighed for at hæve kvaliteten på de enkelte udbudssteder. Derfor foretages der kvalitetssikring og udvikling for alle udbud af samme uddannelse under ét i samme proces. Til gengæld skal der altid tages stil- 9

46 UCSJs kvalitetspolitik og strategi ling til, om der er særlige forhold på de enkelte udbudssteder, som har betydning for kvalitetsarbejdet og de opnåede resultater. Som resultat af status- og udviklingsplanerne fremkommer der dokumentation og planer for kvalitetsarbejdet, som lægges på UCSJs intranet, hvor hver uddannelse får sin egen side. Et system med nøgletal vil blive implementeret efterhånden, så disse indgår i status- og udviklingsplanerne. UCSJ har et ansvar for løbende at kvalitetssikre de institutionsspecifikke dele af studieordningerne. Den viden, der opnås i forhold til kvalitetssøjlen tilrettelæggelse og gennemførelse (T&G) samt kvalitetssøjlen relevans, vil derfor også blive brugt til at revidere de institutionsspecifikke dele af studieordningerne. Dette er også nærmere beskrevet i de følgende afsnit. Nedenfor følger en beskrivelse af de overordnede elementer for hver af de tre kvalitetssøjler. Den mest omfattende søjle omfatter tilrettelæggelsen og gennemførelsen af undervisningen. Denne søjle kræver bred medarbejderinddragelse i SUPen. De to øvrige søjler kan gennemføres af lederne evt. med deltagelse af nogle få medarbejdere. Af hensyn til fælles koordination gennemføres evalueringerne inden for hver søjle så vidt muligt på samme tidspunkt af året for alle UCSJs uddannelser Videngrundlag Videngrundlag omfatter UCSJs strategiske og praktiske arbejde med at sikre, at relevant og opdateret viden lægges til grund for udbuddene og inddrages aktivt i den løbende undervisning. Med udgangspunkt i IA-kriterium II og uddannelsesakkrediteringskriterium (UA-kriterium) II samt de bekendtgørelsesfastsatte krav til de erhvervsrettede videregående uddannelsers videngrundlag, skal UCSJ kunne vise, at vi har en praksis, som sikrer, at udbud og undervisning til stadighed baserer sig på et videngrundlag, som svarer professionsbachelor og diplom-niveauet, og som giver et solidt grundlag for opnåelse af uddannelsernes mål. Samlet set skal UCSJ sikre at: Udbuddene er tilknyttet relevante faglige miljøer og løbende baserer sig på ny viden, som er relevant for professionsbachelor- og diplomuddannelser, og som er tilvejebragt i henhold til lovgivningens bestemmelser om uddannelsernes videngrundlag. Undervisernes faglige kvalifikationer er opdaterede og løbende udvikles, og lever op til de krav til kvalifikationer og kompetencer, der følger af reglerne for uddannelserne. Underviserne deltager i eller har aktiv kontakt med relevante forskningsmiljøer, udviklingsmiljøer eller beskæftigelsesområder, jf. uddannelsernes lovbestemte videngrundlag, og løbende inddrager viden og erfaringer herfra i undervisningen. De studerende har kontakt til det relevante videngrundlag, fx gennem inddragelse i aktiviteter relateret hertil. 10

47 UCSJs kvalitetspolitik og strategi Figur 8: Elementerne i kvalitetssikringen og -udviklingen af udbuddets videngrundlag 4. Involvering af studerende i F&U på uddannelsen 1. Fælles F&U aktiviteter (koordineret af FI) Løbende indsats VIDENGRUNDLAG Årlig SUP 3. Undervisernes egen ajourføring og deltagelse i F&U 2. F&U aktiviteter på uddannelsen Figur 9: Retningslinjer for registrering af videngrundlaget på udbuddet Alle undervisere opdaterer deres profiler i UC Viden, så disse oplysninger kan bruges til at dokumentere, at undervisergrupperne har de fornødne kvalifikationer. Dette sker ved at hver enkelt underviser i UC Viden dokumenterer: o o o o o Uddannelsesniveau Praksiserfaring Specialisering Pædagogiske kompetencer Løbende ajourføring og kontakt til faglige miljøer. FI sørger for løbende beskrivelse og dokumentation af de af FIs forsknings- og udviklingsprojekter, som UCSJ og underviserne deltager i, så disse oplysninger lægges ind i UC Viden og knyttes til de relevante medarbejdere. Den enkelte medarbejder skal selv registrere de projekter, som FI ikke er direkte involveret i. Uddannelsescheferne sørger selv for at UC Viden opdateres med de projekter, som iværksættes på de enkelte uddannelser. Uddannelsescheferne og lederne følger årligt op på om oplysningerne om de enkelte undervisere er opdaterede i UC Viden. Dette sker senest i forbindelse med MUS. Ovenstående indgår i den årlige status- og udviklingsplan. 11

48 UCSJs kvalitetspolitik og strategi Videngrundlaget handler bredt om forsknings- og udviklingsaktiviteter (F&U), som både sikrer adgang til den nyeste viden og forankring i erhverv- og professionen. Sidstnævnte kan stamme fra en række projekter som involverer praksis fx udviklingsprojekter, konsulentopgaver, studiebesøg, gæsteforelæsere fra erhvervet m.v. Figur 8 illustrerer UCSJs indsatser, som skal sikre, at de enkelte udbud lever op til ovenstående krav. Indsatserne er placeret hos forskellige aktører i organisationen: I FI-enheden, som iværksætter fælles projekter og involverer de relevante videnmedarbejdere (herunder undervisere) (jf. cirkel nr. 1). På udbuddene, som iværksætter deres egne aktiviteter (jf. cirkel nr. 2) og involverer de studerende heri (jf. cirkel nr. 4). Hos underviserne som holder sig fagligt ajour (jf. cirkel nr. 3). Det er i denne sammenhæng væsentligt at skabe synergi mellem ovennævnte indsatser og derved fastholde og udvikle et samlet fagligt miljø, som understøtter uddannelserne. Resultaterne skal bl.a. være, at uddannelserne er opdaterede med udviklingen inden for professionen samt den nyeste forskning nationalt og internationalt. Dette skal bl.a. afspejles i den anvendte litteratur. Da den viden, der genereres, skal kunne dokumenteres, sker dette også via UC Viden og registreringen heraf er derfor også en central opgave for UCSJs videngrundlagsaktiviteter. Figur 8 viser, hvordan UCSJ løbende sikrer sig at relevante aktiviteter bliver registreret i UC Viden. Der er på UC Viden en instruktion i, hvordan den enkelte medarbejder opdaterer sin personprofil. Denne er opdateret til institutionsakkrediteringen, da ajourførte og overbevisende profiler er helt afgørende for at kunne demonstrere et solidt videngrundlag på uddannelserne. En gang årligt iværksætter cheferne, at der gennemføres en SUP for udbuddenes videngrundlag, hvilket gøres ved at udbud af samme uddannelse evalueres i samme proces: Bemærkninger: Videngrundlagsaktiviteterne, som planlægges hen over året på de enkelte uddannelser, fremgår af status- og udviklingsplanen. Der er ingen faste krav til hvilke aktiviteter som finder sted, så længe akkrediteringskravene er opfyldt. Det er den enkelt uddannelseschefs opgave at sikre, at videngrundlaget er tilstrækkeligt. Det vil være nødvendigt at dokumentere videngrundlaget pr. udbud. Men det er et selvstændigt mål at skabe faglige miljøer som omfatter alle udbud af samme uddannelse og mellem beslægtede uddannelser. Arbejdet med status- og udviklingsplanen skal derfor anvendes som en anledning til at vurdere og planlægge, hvordan videngrundlaget kan styrkes for uddannelserne som helhed, herunder hvordan viden kan deles og udvikles på tværs af fagligt beslægtede uddannelser. Der bliver udarbejdet en plan for undervisernes pædagogiske kompetenceudvikling samt for MUS, som vil være koblet til ovenstående aktiviteter. Endelig arbejder FI løbende med strategier for styrkelse og dokumentation af de studerendes kontakt med videngrundlaget samt med vejledninger til, hvordan man på uddannelserne løbende kan styrke videngrundlaget. Kvalitetsarbejdet understøttes af vejledninger, der beskriver ovenstående processer. 12

49 UCSJs kvalitetspolitik og strategi 5.2. Tilrettelæggelse og gennemførelse (T&G) Med udgangspunkt i IA-kriterium III og UA-kriterium IV skal UCSJ for hvert enkelt udbud kunne vise, at: Undervisningens T&G og pædagogiske kvalitet understøtter de studerendes læring og opnåelse af læringsmålene. Der gennemføres løbende og regelmæssige studenterevalueringer af udbud og undervisning, og resultaterne herfra finder systematisk anvendelse. Dele af uddannelserne, der gennemføres uden for institutionen, herunder praktik, kliniske forløb og uddannelsesdele, der gennemføres i udlandet, omfattes af systematisk kvalitetssikringsarbejde, herunder at praktikpladser bliver tilvejebragt. Faciliteter og ressourcer på udbudsstederne understøtter undervisningen og de studerendes gennemførelse af uddannelserne. Studieaktiviteten registreres og viser en hensigtsmæssig arbejdsbelastning i forhold til uddannelsens ECTS. Studieordningerne og derved uddannelsernes læringsmål og indhold har det rette faglige niveau og indhold. I forhold til studieordningerne bemærkes det, at UCSJ kun har direkte indflydelse på de institutionsspecifikke dele af studieordningerne, og det derfor er denne del der er fokus på her. Evaluering og revision af landsdækkende studieordninger behandles i afsnit 6. For at leve op til ovenstående krav skal UCSJ kunne kvalitetssikre alle de forskellige elementer, som indgår i uddannelsens T&G, hvilket er illustreret på figur 10 i cirkel nr. 1-4 og 6. Figur 10: Elementerne i kvalitetssikringen og udviklingen af udbuddets T&G 1. Moduler/fag 6. Øvrige forhold - faciliteter og ressourcer mv. 2. Praktik/klink Løbende indsats KVALITET Årlig SUP 5. Studieaktivitet, gennemførelse & karakterer 3. Studieophold & praktik i udlandet 4. Afgangsprojekter 13

50 UCSJs kvalitetspolitik og strategi også være systemer til at overvåge resultaterne af indsatsen som illustreret i cirkel nr. 5, som omfatter kerneresultater: Studieaktivitet, gennemførelse og karakterer. Der udarbejdes en årligt en SUP, hvor der gøres status på aktiviteterne: Mindre grupper foretager en status på hver af ovenstående områder. Herved gøres der også status på den systematiske evaluering af undervisningen og studieaktiviteter på de enkelte moduler/fag (figur 9, cirkel 1), jf. niveau 1 i UCSJs kvalitetssystem. Der afholdes en status- og udviklingsdag for alle underviserne, hvor der sættes tid af til at samle op på arbejdet i grupperne og drøfte, hvilke prioriteringer og indsatsområder, som er vigtige for underviserne i forhold til at realisere læringsmålene. Som resultat af status- og udviklingsdagen udarbejder uddannelseschefen en samlet SUP, som bl.a. beskriver de 5-10 vigtige indsatsområder i det kommende år. Af den samlede SUP fremgår det også, om der evt. er behov for tilpasning af institutionsspecifikke dele af studieordningen. Bemærkninger: Den enkelte uddannelseschef har ansvaret for, at ovennævnte aktiviteter finder sted. Men ovenstående proces skal også involvere medarbejderne og derved understøtte en inkluderende kvalitetskultur, som understøtter forbedringer på udbuddene jf. IA-kriterium II. Der vil blive udarbejdet en separat vejledning for diplomuddannelserne. For disse uddannelser udgår studieophold og praktik i vurderingen, og det er sværere at evaluere opnåelsen af samlede læringsmål for uddannelsen, da de studerende tager enkeltmoduler. Til gengæld har man direkte adgang til standardiserede spørgeskemabaserede evalueringer, som kan indgå i vurderingen. Kvalitetsarbejdet understøttes af vejledninger, der beskriver ovenstående processer Relevans Med udgangspunkt i IA-kriterium V og UA-kriterium I skal UCSJ kunne vise, at udbuddene og uddannelserne afspejler arbejdsmarkedets behov, og at de studerende opnår relevante kompetencer. Dette inkluderer, at: Dimittenderne finder relevant beskæftigelse eller videre uddannelse. Relevante eksterne interessenter, herunder aftagersiden og dimittender fra uddannelserne, løbende og systematisk inddrages i dialog om uddannelserne, herunder disses mål, indhold og resultater, og at resultaterne herfra anvendes ved tilpasning af udbuddene og uddannelserne. Dimittendernes beskæftigelsessituation og udviklingen på det danske arbejdsmarked løbende monitoreres, og at resultaterne herfra systematisk vurderes med henblik på nærmere fastlæggelse af, hvornår beskæftigelsessituationen giver anledning til særskilte initiativer. Studieordningerne og derved uddannelsernes læringsmål og indhold afspejler aftagernes behov. Det er for de erhvervsrettede videregående uddannelser en særlig udfordring, at vi opererer med landsdækkende studieordninger. UCSJ kan derfor ikke på egen hånd frit tilpasse de enkelte uddannnelsesudbud i forhold til arbejdsmarkedets behov. Vi kan dog brugen viden om aftagernes behov til at: Løbende tilpasse tilrettelæggelsen og gennemførelsen af undervisningen. 14

51 UCSJs kvalitetspolitik og strategi Løbende tilpasse de institutionsspecifikke dele af studieordningerne. Opsamle viden, som formidles videre til de landsdækkende netværk, som står for revisionen af de landsdækkende studieordninger. Relevansarbejdet på UCSJ omfatter derfor, at vi dels gennemfører en række aktiviteter, som giver viden om aftagernes behov, og at vi bruger denne viden til tilpasning af undervisningen og studieordningerne. Dette er illustreret i figur 11. Uddannelserne afholder møder med aftagerne (cirkel nr. 1 og 2), bruger digitale aftagerpaneler (cirkel 3), udarbejder dimittendundersøgelser (cirkel nr. 4), får input fra censorerne (cirkel 5) og inddrager beskæftigelsesstatistikker (cirkel 6). Bemærkninger: Ovenstående er en brutto-liste over aktiviteter. Ikke alle er nødvendigvis nødvendige, så længe akkrediteringskravene er opfyldt. Der lægges fremover op til en decentral struktur, hvor det primært er uddannelseschefen som planlægger og gennemfører relevansindsatsen i koordination med fælles UCSJ aktiviteter. Der er krav om, at eksterne eksperter enten i form af censorer, uddannelseseksperter eller aftagere løbende inddrages i kvalitetsarbejdet (IA kriterium IV). Dette skal ske på aftager og udviklingsdagene. Jf. afsnit 6 vil tilpasning af de landsdækkende studieordninger ske i samarbejde med de øvrige professionshøjskoler. Kvalitetsarbejdet understøttes af vejledninger, der beskriver ovenstående processer. Figur 11: Elementer i kvalitetssikringen og udviklingen af udbuddets relevans 1. Strategiske uddannelsesudvalg 6. Diverse statistikker, f.eks. beskæftigelse 2. Aftagerog udviklingsdage Løbende indsats RELEVANS Årlig SUP 5. Input fra censorene 3. Digitale aftagerpaneler 4. Dimittendundersøgelser 15

52 UCSJs kvalitetspolitik og strategi 6. Niveau 3: Kvalitetssikring og udvikling af uddannelser Dette område drejer sig om udvikling af helt nye uddannelser samt om revision af studieordningerne. Ifølge IA-kriterium IV og V skal UCSJs nye og eksisterende uddannelser og derved deres studieordninger leve op til at: Uddannelserne til stadighed har et niveau, der svarer til de relevante typebeskrivelser i den danske kvalifikationsramme for videregående uddannelser. Uddannelserne er relevante og afspejler arbejdsmarkedets behov. Der gennemføres regelmæssige evalueringer af uddannelserne med inddragelse af eksterne eksperter, og at resultaterne herfra inddrages i den videre udvikling af uddannelsernes mål, indhold og tilrettelæggelse. Centrale eksterne interessenter, herunder aftagersiden og eventuelle autorisationsgivende myndigheder m.v., inddrages i udvikling og vurdering af nye uddannelsesforslag. For at leve op til disse forventninger vil UCSJ have retningslinjer for: Udvikling af nye uddannelser Evaluering og revision af de landsdækkende studieordninger Input fra censorer og andre eksterne eksperter til de lokale studieordninger. Dot nr. 2 vedrører, at studieordningerne normalt er landsdækkende og derved skal revideres i samarbejde med de øvrige udbydere. Derfor arbejder UCSJ sammen med de øvrige professionshøjskoler herom. Dot nr. 3 vedrører, at lokal revision af de institutionsspecifikke dele af studieordninger er en del af kvalitetssikring og udvikling for de enkelte udbud (dvs. er omfattet af niveau 2: tilrettelæggelse og gennemførelse (afsnit 5.2) samt relevans (afsnit 5.3). Derfor er det vigtigt at de interne eksperter bliver inddraget i denne sammenhæng, hvilket bl.a. opnås via de beskrevne udviklingsdage på uddannelserne, som der er udarbejdet et koncept for. 16

53 UCSJs kvalitetspolitik og strategi 7. Niveau 4: Det fælles kvalitetsarbejde Dette afsnit handler om planlægningen, organisering og opfølgning af det fælles kvalitetsarbejde. 7.1 Involvering af de studerende De studerende har stor betydning for kvalitetsarbejdet, idet kvalitetsarbejdets primære formål er at sikre dels af de studerende når læringsmålene for deres uddannelse og får gode læringsoplevelser. For løbende at vedligeholde og styrke kontakten til de studerende gennemfører UCSJ løbende følgende aktiviteter udover de aktiviteter, som allerede er beskrevet på niveau 1,2 og 3 i kvalitetssystemet. Derudover gennemfører UCSJ følgende aktiviteter for løbende at holde en tæt kontakt til de studerende: Kvalitetsenheden deltager på de studerendes årsmøde [er det korrekt beskrevet?] på UCSJ. Kvalitetsenheden beder årligt de studerende om de har forslag og ideer til den løbende kvalitetssikring af uddannelserne. [Skal nærmere beskrives hvordan] Alle lokationsansvarlige opfordres til, at de studerende deltager på de relevante lokationsmøder. De studerende involveres i forhold til den løbende revision af KPS. Flere forslag 7.2 Kvalitetssikring og udvikling af fællesfunktioner UCSJ har en række fællesfunktioner, som har betydning for, om de studerende når de fastsatte læringsmål for deres uddannelse og får en god læringsoplevelse. Det drejer sig i denne sammenhæng særligt om følgende fællesfunktioner, som derfor er underlagt UCSJs kvalitetssystem: Studievejledning Facility services (herunder kantiner og studiemiljø på de enkelte lokationer) Support internationale aktiviteter Bibliotek IT Ovenstående funktioner udarbejder årligt en SUP, som dels baserer sig på Ennova-undersøgelsen og evt. på egne målinger foretaget af den pågældende enhed. Resultatet af SUPen og de relevante Ennova-resultater lægges på en Fronterside for kvalitetsarbejdet for det pågældende enhed. Kvalitetsarbejdet er understøttet af en vejledning, som beskriver den årlige opfølgningsproces. 17

54 UCSJs kvalitetspolitik og strategi 7.3 Tværgående kvalitetstemaer Som led i det løbende arbejde for at styrke kvaliteten og kvalitetsarbejdet på uddannelserne iværksætter UCSJ løbende fælles kvalitetsinitiativer. Det kan fx dreje sig om fælles kvalitetsinitiativer for: Bachelorprojekter og diplomuddannelsernes afgangsprojekter Dimittendundersøgelser E-læring (som tilrettelæggelses- og udbudsform) Praktik Studieaktivitet og studieaktivitetsmodellen Direktionen beslutter tværgående projekter i forbindelse med direktionens årlige opfølgning jf. næste afsnit. 7.4 Direktionens opfølgning Kvalitetsarbejdet organiseres, så UCSJ kvalitetsenhed og direktion løbende følger med i, giver support til de enkelte uddannelser og fællesenheder kan gribe ind, når der er behov herfor. Dette sker for det første ved, at kvalitetsarbejdet er transparent. Som det fremgår af afsnit 7.7 har alle uddannelser og fællesenheder et fælles og åbent kvalitetsrum på Fronter, hvor alle dokumenter og resultaterne af de gennemførte SUPer ligger. Dertil kommer, at nøgletal også publiceres på UCSJs hjemmeside. Derudover gør kvalitetsenheden og direktionen en gang årligt status på kvalitetsarbejdet for hver enkelt uddannelse, fællesfunktioner og tværgående kvalitetstemaer og lægger herefter en plan for prioritering af kvalitetsarbejdet i det kommende år. Denne proces kaldes direktionens SUP. Formålet er dels at give feedback til hver enkelt uddannelse og fællesfunktion og sikre at kvalitetsarbejdet bliver fokuseret på nogle enkle velprioriterede indsatsområder. Som forberedelse til direktionens status- og udviklingsdag giver kvalitetsenheden support til uddannelsernes, fællesfunktionernes og evt. tværgående kvalitetsarbejdsgruppers kvalitetsarbejde, sådan at alt materiale ligger i en form, som direktionen kan tage stilling til. 18

55 UCSJs kvalitetspolitik og strategi Figur 12: Direktionens årlige SUP SUP Videngrundlag, T&G og Relevans pr uddannelse SUP fællesfunktioner Tværgående kvalitetsinitiativer og udfordringer Udvikling af nye og revision af eksisterende uddannelser UCSJ's strategi Udviklingskontrakt, handleplaner m.m. Konkrete kvalitetsudfordringer Øvrige dagsordner Direktionens SUP Ovenstående proces vil blive uddybet i en vejledning, som kvalitetsenheden og direktionen vil følge. 7.5 Det årlige kvalitetshjul i UCSJ Årshjulet for kvalitetsarbejdet har i 2013 været tilpasset forberedelsen til IAprocessen og det samme er gældende for Målet er at sikre en optimal læring fra processen. Kvalitetshjulene er samtidig udarbejdet så alle dele af kvalitetssystemet er gennemprøvet inden selvevalueringen afleveres 1. maj Da ekspertpanelets anbefalinger fra institutionsakkrediteringen vil foreligge ultimo 2014 vil disse også indgå i direktionens SUP i marts Men derudover er kvalitetshjulet i 2015 i normal drift som herefter følges tilsvarende i de efterfølgende år, med mindre ændringer besluttes. Kvalitetshjulene for og 15 fremgår af bilag A med bemærkninger. 7.6 Kvalitetsenhedens organisering UCSJ er organiseret med en kvalitetsenhed som ledes af UCSJs kvalitetschef. Enheden er organiseret med en række medarbejdere, som er ansat på uddannelserne. Endelig har enheden også tilknyttet fælles supportfunktioner fra fællesadministrationen i Sorø. Formålet med denne organisationsform er at sikre, at kvalitetsarbejdet er forankret og meningsfuldt i forhold til behovene på uddannelserne. Ultimo 14 gøres der status på denne strategi, hvorefter der tages stilling til bemandingen for 15. De tilknyttede medarbejdere og deres funktioner og projekter fremgår af kvalitetsenhedens Fronter-rum. 7.7 Intern og ekstern kommunikation Til at understøtte kvalitetsarbejdet på uddannelserne vil følgende blive etableret: 19

56 UCSJs kvalitetspolitik og strategi 1) Opdatering af kvalitetsarbejdet på UCSJs hjemmeside. Følgende informationer (jf. bl.a. lov om gennemsigtighed og åbenhed i uddannelserne m.v.) vil blive gjort offentligt tilgængelige: KPS Information om institutionsakkrediteringen til studerende. Fælles nøgletal ud for hver enkelt uddannelse og fællesfunktioner. Det drejer sig bl.a. om tal fra fælles årlige studenter-undersøgelser, frafaldsopgørelser, karaktergennemsnit og beskæftigelse. 2) Kvalitetsenhedens Fronter-rum, hvor alle medarbejdere i UCSJ kan få en række oplysninger, vejledninger, evalueringsredskaber m.m. stillet til rådighed. 3) Fronterrum for hver enkelt uddannelse og fællesfunktion, hvor følgende oplysninger vil fremgå: SUPer Al anden relevant dokumentation herunder evalueringsresultater, opsamling fra møder m.m. Ovnnævnte Fronter-rum gøres tilgængelige for alle medarbejdere i UCSJ og efter behov for den eksterne ekspertpanel ved institutionsakkrediteringen. Resultatet af enkelte evalueringer af moduler/fag vil normalt alene fremgå af uddannelsernes allerede eksisterende Fronter-rum til brug for undervisningen. 7.8 Revision og evaluering af kvalitetsarbejdet og KPS Dette dokument tages første gang op til revision i april 2014 og derefter vil der ske en opdatering på basis af de erfaringer og de anbefalinger, som vil blive et resultat af institutionsakkrediteringsprocessen. 20

57 UCSJs kvalitetspolitik og strategi Bilag A: Årshjul for det fælles kvalitetsarbejde i UCSJ Figur 13: Årshjul for kvartal: Nøgletal til uddannelser. Uddannelser: SUP T&G m.v. forberedes 1. kvartal: Dimittendundersøgelser 3. kvartal: KPS revision Forberedelse IA starter Opfølgning fra akkreditering af pædagog-udd. 2. kvartal: Ennova 2013 Start revision KPS Akkrediteringsrapport pædagog-udd. Bemærkninger: I 2013 reviderede UCSJ sin kvalitetspolitik og strategi for at sikre overensstemmelse med de nye akkrediteringskrav fastlagt ved lov i juni Der skete herefter en omorganisering af kvalitetsarbejdet resulterende i en ny kvalitetsenhed som erstatning for den tidligere. Eksisterende kvalitetspolitikker og strategier blev gennemgået og der blev på den baggrund udarbejdet en ny kvalitetspolitik og strategi som supplement til de løbende kvalitetssikringsprocesser på uddannelserne. Kvalitetsreferencegruppe blev nedsat til forberedelse af institutionsakkrediteringen. En lang række udviklingsmøder blev afholdt for at få dialog om kvalitetsarbejdet. Direktionen afholdt sin egen kvalitetsdag. Kvalitetsenheden holdt dialogmøder for alle underviserne på uddannelserne. 21

58 UCSJs kvalitetspolitik og strategi Figur 14: Årshjul for kvartal: IA anbefalinger. Uddannelsernes SUP T&G light Fællesfunktioner SUP light 1. kvartal: Uddannelsernes SUP: T&G, Videngrundlag & Relevans. Fællesfunktioner SUP Direktionens SUP 3. kvartal: Ennova 2014 Supplerende dok. Ekspertbesøg Nøgletal 2.kvartal: Indlevering af selvevaluering IA Ekspertbesøg IA Supplerende dok. Sup. akkreditering pædagogudd. Bemærkninger: I 2014 er fokuseres på, at få alle uddannelser og fællesfunktioner klar til institutionsakkreditering (IA) og give mulighed for at følge op på resultaterne heraf. Årshjulet er derfor tilpasset herefter. I første kvartal udarbejder SUP for uddannelsernes tilrettelæggelse og gennemførelse (T&G), Videngrundlag og relevans. Materialet lægges på Fronter-rum for hver enkelt uddannelses kvalitetsarbejde og gøres klar til selvevaluering i forbindelse med institutionsakkreditering. I andet kvartal afleveres selvevaluering og i juni er der besøg af eksperterne til IA akkreditering. I samme kvartal er der ekspertbesøg i forbindelse med supplerende akkreditering af pædagoguddannelsens udbud i Slagelse og Nykøbing. I tredje kvartal gennemføres Ennova-undersøgelsen 2014, som leverer nøgletal om studentertilfredshed m.m. for alle UCSJs uddannelser og fællesfunktioner. Ekspertpanelet til IA kommer på deres andet besøg. Nøgletal tilvejebringes. I slutningen af fjerde kvartal foreligger IA-rapport i høring med anbefalinger. Uddannelser og fællesfunktioner gør status til T&G men i en light version, da der er kort tid siden sidste SUP i første kvartal. Der skal dog gøres status for at følge op på de nyeste Ennova-resultater samt nøgletal. Alt input fra 4. kvartal danner herefter baggrund for direktionen SUP i 1. kvartal

59 UCSJs kvalitetspolitik og strategi Figur 15: Årshjul for kvartal: Uddannelsernes SUP T&G Fællesfunktioners SUP 1. kvartal: Direktionens SUP Dimittendundersøgelser 3. kvartal: Uddannelsernes SUP: Relevans (ENNOVA) + nøgletal karakterer m.m. 2. kvartal: Uddannelsernes SUP: Videngrundlag Bemærkninger: I 2015 er UCSJs årshjul endelig implementeret i en form som det også vil følge i de efterfølgende år med mindre der sker ændringer. Processen starter med direktionens SUP. I denne vil også indgå opfølgning i forhold til ekspertpanelets anbefalinger som fremgår af IA-rapporten ultimo Derefter udarbejdes SUP for uddannelsernes 4. Uddannelserns videngrundlag SUP: (2. kvartal), relevans (3. kvartal), og T&G IA anbefalinger. (4. kvartal). T&G, Videngrundlag & Relevans. Fællesfunktioner SUP Det er endnu uklart om det vil være muligt at få data fra Ennova i 2015, da det Direktionens SUP er blevet besluttet blandt de deltagende skoler, at undersøgelsen fremover gennemføres hvert 2. år. Sandsynligvis vil UCSJ kunne gennemføre sin egen selvstændige undersøgelse Ennova 2014 Supplerende dok. Indlevering af selvevaluering IA 1. ekspertbesøg Supplerende dok. 23