Vejledning om journalisering, aktindsigt og sagsindsigt. April 2019

Transkript

1 Vejledning om journalisering, aktindsigt og sagsindsigt April 2019

2 Indhold 1 Afsnit 1 Journalisering 2 Afsnit 2 Aktindsigt 6 Afsnit 3 Byrådspolitikeres ret til sagsindsigt 17 Afsnit 4 Henvisninger og forslag til formuleringer 21 Side 1

3 Indledning Denne vejledning omhandler reglerne om journalisering, aktindsigt og sagsindsigt. Der findes regler om aktindsigt i flere forskellige love. Denne vejledning omhandler reglerne om aktindsigt efter forvaltningsloven og offentlighedsloven. Der findes også regler om aktindsigt i anden lovgivning, fx i databeskyttelsesforordningen (GDPR) og i miljøoplysningsloven. Disse regler behandles ikke i denne vejledning. Reglerne om aktindsigt i forvaltningsloven og offentlighedsloven gælder generelt for den offentlige forvaltning, og da reglerne stort set er ens, behandles de sammen i denne vejledning. Den gennemgår de regler, der er væsentligst at kende for en medarbejder i en kommune, men den gennemgår ikke lovgivningen i alle detaljer. Er du i tvivl om, hvordan du skal behandle en anmodning om aktindsigt, skal du kontakte din leder. Der er også hjælp at hente i Center for Politik og Organisation. Reglerne om journalisering er medtaget i denne vejledning, fordi de lovgivningsmæssigt er en del af offentlighedsloven. Udover at god journaliseringspraksis skal være en hjælp til sagsbehandleren og til andre, som eventuelt skal arbejde med samme sag, er god journalisering også væsentlig for at kunne behandle anmodninger om aktindsigt mest optimalt. Reglerne om sagsindsigt efter den kommunale styrelseslov 9 er medtaget i vejledningen, fordi de kan betragtes som en særlig form for aktindsigt, som alene er forbeholdt for medlemmer af Byrådet. Vejledningen er beregnet som en praktisk vejledning til behandlingen af disse sager i Fredensborg Kommune. Den er ikke tænkt som en fuldstændig og udtømmende gennemgang af lovgivningen på området. I så fald ville den blive alt for omfattende til at kunne bruges som et praktisk arbejdsredskab. I afsnit 4 kan du finde henvisninger til hjemmesider, hvor lovgivningen findes i sin helhed. I Fredensborg Kommune er der truffet beslutning om, at alle aktindsigtsanmodninger, der kommer fra medier og alle anmodninger fra politikere om sagsindsigt besvares fra Center for Politik og Organisation, men således at de øvrige centre bistår med at finde det relevante materiale frem til besvarelsen. Alle øvrige aktindsigtsanmodninger besvares af de respektive centre, der har ansvaret for den pågældende sag. Side 2

4 Afsnit 1 Journalisering Det fremgår af offentlighedsloven, at myndighederne skal journalisere visse dokumenter. Journaliseringspligten omfatter: 1. Dokumenter, som myndigheden har modtaget fra eller afsendt til udenforstående. 2. Interne dokumenter, når de foreligger i endelig form. Forudsat, at: Dokumentet er afsendt, modtaget eller oprettet af myndigheden som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, og Dokumentet har betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt. 1. Administrativ sagsbehandling Udtrykket som led i administrativ sagsbehandling betyder, at en lang række dokumenter, f.eks. bøger, indbydelser, brochurer, magasiner osv. ikke skal journaliseres. 2. Dokumenter Dokumentbegrebet er meget bredt, og omfatter både egentlige skriftlige dokumenter og fotos, lydfiler, kort, videooptagelser, men ikke formløse noteringer som f.eks. post-it sedler og andre løse lapper. s og SMS betragtes i nogle tilfælde som dokumenter, se herom nærmere nedenfor. 3. Betydning for sagen eller sagsbehandlingen Det afgørende kriterium for, hvorvidt et dokument skal journaliseres er, om det har betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt. Et dokument anses for at have betydning for sagen, hvis det har betydning for sagens indholdsmæssige del. Det anses for at have betydning for sagsbehandlingen i øvrigt, hvis det har en dokumentations- eller bevismæssig værdi for den pågældende sag, f.eks. hvis det indeholder egentlige processkridt. Om dokumentet har betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt må afgøres på det tidspunkt, hvor dokumentet afsendes, modtages eller foreligger i endelig form. Foreløbige overvejelser har ikke betydning for sagen eller sagsbehandlingen. Som myndighed har man et vist skøn ved vurderingen af, om et dokument er af betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det gælder navnlig i forhold til s og interne dokumenter i endelig form. Eksempler på dokumenter, der er afsendt eller modtaget, som skal journaliseres: Henvendelser fra en borger Besvarelse af henvendelser Dokumenter fra udenforstående, som indeholder oplysninger om en sags faktiske grundlag, eller faglige vurderinger fra udenforstående, der er af betydning for sagen Side 3

5 Dokumenter fra udenforstående, som indeholder argumenter eller synspunkter om afgørelsen eller behandlingen af den pågældende sag Interne dokumenter, som har betydning for sagen eller sagsbehandlingen, skal journaliseres, når de foreligger i endelig form. Det kan være vanskeligt at fastslå, hvornår et internt dokument foreligger i endelig form. I vurderingen indgår, om det pågældende dokument har været tillagt faktisk betydning i forbindelse med den pågældende sag, eller om dokumentet er godkendt af den øverste ansvarlige på området. Eksempler på interne dokumenter, der er omfattet af journaliseringspligt: Referater af møder (når de er endelige) Notater (når de er endelige) Sagsfremstillinger, dagsordenspunkter og indstillinger (når de er endelige) Dokumenter, der er omfattet af offentlighedslovens 26. Se herom i afsnit Eksempler på interne dokumenter, der ikke er omfattet af journaliseringspligt: Udkast til interne dokumenter, uanset om der er tale om udkast til breve, s, notater, referater, sagsfremstillinger, indstillinger eller andre dokumenter. I det omfang et udkast fremsendes pr. , og denne mail kan betragtes som et selvstændigt dokument, der efter en konkret vurdering af indholdet kan siges at have betydning for sagen eller sagsbehandlingen, og i øvrigt opfylder betingelsen om at foreligge i endelig form, vil en skulle journaliseres, selvom det vedhæftede udkast ikke skal journaliseres, fordi det ikke foreligger i endelig form. Formløse noteringer, f.eks. forespørgsler fra andre medarbejdere om, hvordan en sag forløber, om man kender en sag, om mødedeltagelse, bekræftelse af mødetidspunkt, flytning af mødelokale, telefonbeskeder osv. Disse noter kan undertiden have en sådan betydning for sagen eller sagsbehandlingen, at de bør journaliseres, f.eks. gentagne afbud til møder. 4. Særligt om SMS og SMS og s kan være formløse noteringer, som ikke skal journaliseres, men de kan også være dokumenter i lovens forstand. Hvis en sms eller anses for at være et dokument, skal det journaliseres efter den almindelige regel dvs. hvis den er modtaget fra eller afsendt til udenforstående, eller der er tale om en intern mail i endelig form, og den pågældende sms eller har betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det beror på en vurdering af indholdet og karakteren af den enkelte sms eller sammenholdt med indholdet og karakteren af den sag, som sms en eller en vedrører, hvorvidt de skal journaliseres. Følgende mails vil som udgangspunkt skulle journaliseres: En eller sms, der er sendt til eller modtaget fra en borger i en konkret sag, som vedrører den pågældende. En mail eller (undtagelsesvis) en sms til en borger, der indeholder en afgørelse. Mails eller sms, der indeholder oplysninger om faglige vurderinger eller oplysninger om en sags faktiske grundlag. Mails eller sms, hvor indholdet er omfattet af notatpligt. Side 4

6 I mere generelle sager, der ikke har karakter af afgørelsessager, vil der ofte være s, som ikke skal journaliseres, fordi de ikke har betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt. Det gælder særligt for interne mails. Eksempel på intern mail, der ikke skal journaliseres: En mailkorrespondance med en kollega om en beslutning i en sag, du arbejder med og har brug for sparring med en kollega. Her vil du skulle journalisere den endelige afgørelse, som du sender til borgeren. En mailkorrespondance med drøftelser med andre medarbejdere om strategi eller proces. Her vil du skulle journalisere den mail, hvor den beslutning, I når frem til, fremgår. Mailtråde kan indeholde såvel formløse mails, som ikke er journaliseringspligtige, som mails, der er dokumenter, og omfattet af journaliseringspligten. Det er kun de sidstnævnte, der skal journaliseres, men hvis man alligevel vælger at journalisere hele tråden, kan man i forbindelse med en evt. aktindsigt udtage de formløse mails. Hvis man vælger dette, skal man oplyse om det i afgørelsen om aktindsigt. 5. Forholdet til aktindsigtsreglerne Det har ikke betydning for retten til aktindsigt, om et dokument er journaliseret eller ej. Det betyder, at man også skal medtage dokumenter, der ikke er journaliserede, når man skal behandle en anmodning om aktindsigt. Disse dokumenter kan være svære at finde, fordi de kun findes i f.eks. postsystemer eller lokale drev. Det forudsættes i offentlighedsloven, at man, når man giver aktindsigt, har sørget for at journalisere korrekt, og man kan ikke udsætte behandlingen af en anmodning om aktindsigt, eller afvise den på grund af ressourceforbruget, hvis årsagen er, at man ikke har journaliseret. I acadre er det muligt i dokumentprofilen at vælge dokumenttypen internt og angive, at dokumentet er lukket for aktindsigt, hvis man vurderer, at dokumentet ikke er omfattet af retten til aktindsigt. 6. Forholdet til Databeskyttelsesforordningen, GDPR Journalisering af personoplysninger betragtes som behandling af personoplysninger og skal ske i overensstemmelse med databeskyttelsesforordningens regler. Først og fremmest skal der være hjemmel til behandlingen, enten i dansk ret eller i EU-retten. Desuden skal behandlingen ske efter principperne om god databehandlingskik. Det betyder, at der kun må journaliseres oplysninger til udtrykkeligt angivne og legitime formål, at de skal være tilstrækkelige, relevante og begrænset til hvad der er nødvendigt til formålet, at de skal være korrekte, og at de ikke må opbevares længere end nødvendigt til formålet. Databeskyttelsesforordningen giver borgerne ret til at få berigtiget urigtige personoplysninger om dem selv og til at få slettet personoplysninger. Denne ret er i modstrid med almindelige principper for god sagsbehandling, hvorefter oplysninger, der er indgået i en sag, ikke slettes. I stedet må der laves et notat, som journaliseres, hvori oplysningerne berigtiges. Side 5

7 7. Hvornår skal man journalisere 7.1. Indgående og udgående dokumenter Et dokument, som er afsendt eller modtaget af en myndighed, skal journaliseres snarest muligt efter modtagelsen eller afsendelsen. Det vil sige inden for 3-4 arbejdsdage for almindelige dokumenter. For s gælder det, at de bør være journaliseret inden for 7 arbejdsdage. I særlige tilfælde kan det være berettiget at udsætte journaliseringen i mere end de nævnte 3-7 dage. Udtrykket snarest muligt betyder endvidere, at en længere journaliseringsfrist kan accepteres, f.eks. hvis sagsbehandleren har ferie, er syg eller lignende Interne dokumenter Der er ikke fastsat nogen frist for journalisering af interne dokumenter, hvilket hænger sammen med, at det kan være svært at fastslå, hvornår de foreligger i endelig form. Interne dokumenter af betydning for sagen eller sagsbehandlingen bør dog være journaliseret på det tidspunkt, hvor der træffes afgørelse i forhold til en anmodning om aktindsigt. Hvad: Dokumenter, som er modtaget fra eller afsendt til udenforstående. Interne dokumenter, når de foreligger i endelig form. som er afsendt, modtaget eller oprettet som led i administrativ sagsbehandling, og har betydning for sagen eller sagsbehandlingen i øvrigt. Hvornår: 3-4 arbejdsdage efter modtagelse eller afsendelse. Hvis det er inden for 7 arbejdsdage. Hvis det er interne dokumenter, efter sagsbehandlerens vurdering. Side 6

8 Afsnit 2 Aktindsigt. 1. Valg af regelgrundlag. Princippet i reglerne om aktindsigt er, at man i tilfælde af overlap skal behandle ansøgningen efter det regelgrundlag, som stiller ansøgeren mest gunstigt. Det er sagsbehandleren, som må tage stilling til dette. Forvaltningslovens regler om aktindsigt, der findes i lovens kapitel 4, gælder alene for parter i en sag, hvor der er eller vil blive truffet en afgørelse af en forvaltningsmyndighed. Man er part i en sag, hvis man har en væsentlig individuel, retlig interesse i en sags afgørelse. Offentlighedsloven gælder for alle, dvs. at folk, der ikke er parter, forskere, journalister osv. kan søge om aktindsigt efter reglerne i denne lov. Loven gælder for al virksomhed, der udøves af den offentlige forvaltning, herunder selskaber, der er ejet af det offentlige, selvejende institutioner, fonde osv. som kommunerne indgår aftale med om at udføre opgaver, og som er underlagt tilsyn og kontrol fra det offentlige. Miljøoplysningsloven omhandler aktindsigt i miljøoplysninger. Denne lov er baseret på et EUdirektiv, og reglerne er derfor en smule anderledes end reglerne om aktindsigt efter forvaltningsloven og offentlighedsloven. Man skal være opmærksom på, at alle henvisninger i miljøoplysningsloven til offentlighedsloven er til den tidligere offentlighedslov, (Lov nr. 572 af 19. december 1985 med senere ændringer). Miljøoplysningsbegrebet er ret bredt, og er ikke begrænset til f.eks. oplysninger, der indgår i en sagsbehandling eller indhentes som led i overvågning af miljøet. Som eksempler fra praksis kan nævnes, at oplysninger om forslag til et lokalplantillæg (MAD ), oplysninger om udgifter, indtægter og budget for havne, samt f.eks. kontrakter og aftaler om opsætning af vindmøller er blevet anset for miljøoplysninger i miljøoplysningslovens forstand. Det betyder, at mange sager om aktindsigt skal behandles efter denne lov. Efter databeskyttelsesforordningen GDPR har den registrerede ret til at få indsigt i de personoplysninger, som kommunen behandler om den pågældende, samt formålene med behandlingen, kategorierne af personoplysninger, modtagere eller kategorier af modtagere som oplysningerne vil blive givet til, det tidsrum hvor oplysningerne vil blive opbevaret, (såkaldt kontekstuelle oplysninger) samt om retten til at gøre indsigelse mod behandlingen, retten til sletning eller berigtigelse, oplysning om hvorfra oplysningerne stammer, og forekomsten af automatiske afgørelser. Personoplysninger er defineret i databeskyttelsesforordningen som enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Der er udarbejdet en særskilt vejledning, om hvordan indsigt efter GDPR behandles. Der henvises til denne. 2. Hvordan søger man om aktindsigt Der er ingen formkrav til en anmodning om aktindsigt. Ansøgningen kan være skriftlig, i en mail eller et brev, eller mundtlig, i telefonen eller under et møde. Side 7

9 Det er uden betydning, hvorfor ansøgeren ønsker at få aktindsigt. Det er som udgangspunkt også uden betydning, hvad ansøgeren vil bruge dokumenterne til. Det er dog muligt at afslå aktindsigt, hvis ansøgeren skal bruge oplysningerne til at forfølge et retsstridigt formål. 3. Hvad kan man få aktindsigt i Det er udgangspunktet, at man kan få aktindsigt i alle dokumenter, der er indgået til eller oprettet af en myndighed mv. som led i en administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed. Visse sager, dokumenter og oplysninger er dog undtaget fra aktindsigt, jf. nedenfor. Der er kun ret til aktindsigt i dokumenter, der findes på tidspunktet for anmodningens modtagelse. Dokumenter, der er kommet til i tiden mellem anmodningen om aktindsigt er modtaget, og det tidspunkt, hvor aktindsigten bliver givet, bør dog medtages. Dokumentbegrebet er beskrevet i afsnit 1 om journalisering. Alle sagens dokumenter er, med de undtagelser som følger af loven, omfattet af retten til aktindsigt. Aktindsigt kan således ikke begrænses til dokumenter, der er endelige, eller som er journaliserede. Det betyder, at også mails, som ligger i outlook eller tilsvarende mailsystemer, eller på lokale drev er omfattet af retten til aktindsigt. Der er ingen pligt til at lave dokumenter eller skemaer, som ikke eksisterer, uddrage bestemte oplysninger af sagens dokumenter, eller rekonstruere forsvundne dokumenter eller dokumenter, der er kasseret efter kassationsreglerne. Hvis det derimod er en fejl, at dokumenterne er kasseret, skal man udfolde rimelige bestræbelser på at genskabe dokumentet, f.eks. ved hjælp af back-up filer. Dokumenter, der er afsendt fra myndigheden, kan man først få aktindsigt i dagen efter at de er afsendt, hvis de er sendt til en anden end den, der søger aktindsigt. Man må ikke rette i dokumenterne inden de udleveres, men man må selvfølgelig godt fjerne eller overstrege oplysninger, der ikke er omfattet af retten til aktindsigt, eller foretage ekstrahering og anonymisering efter lovens regler. Herudover kan man få aktindsigt i journallister, aktlister, registre og andre oversigter over en sags dokumenter. Når man giver aktindsigt, skal man på eget initiativ medsende en liste over sagens akter. Man må kun udtage oplysninger fra listen, hvis der er oplysninger i denne, som i sig selv er undtaget fra aktindsigt, f.eks. hvis der i listen optræder cpr-numre Identifikationskravet Den, der søger om aktindsigt, skal oplyse den sag, den pågældende ønsker aktindsigt i, eller give de oplysninger, der er nødvendige for at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, kan identificeres, og oplyse det emne, som sagen eller dokumentet vedrører. Kravet kan opfyldes med oplysning om: et bestemt journal- eller sagsnummer et emne/tema dvs. hvad sagen/sagerne handler om, eller hvilken periode, der ønskes sager fra. Det er ikke opfyldt, hvis ansøgeren ønsker brevveksling mellem X og Y. Side 8

10 Det kan være hensigtsmæssigt at kontakte ansøgeren og få uddybet ansøgningen, hvis man er i tvivl om, hvad der ønskes. Ofte er ansøgeren tilfreds med at få ganske få dokumenter udleveret, men er usikker på, hvad man skal spørge efter for at få det ønskede, og vælger derfor at spørge bredt om oplysninger Løbende aktindsigt Det sker, at ansøgeren beder om at få tilsendt nye dokumenter i sagen, efterhånden som de produceres. Efter offentlighedsloven er der ingen pligt til at give løbende aktindsigt. Efter forvaltningsloven er der pligt til at give løbende aktindsigt til en part, så man må notere en sådan anmodning i sagen og sende nyt materiale løbende eller med mellemrum, som aftales med ansøgeren. 4. Afslag på grund af ressourceforbrug Man kan afslå aktindsigt, hvis det medfører et uforholdsmæssigt ressourceforbrug at behandle ansøgningen, dvs. mere end 25 timer eller 3 fulde arbejdsdage. Det gælder dog ikke, hvis anmodningen kommer fra en person, som kan godtgøre en særlig interesse i sagerne eller dokumenterne. Det gælder særligt journalister tilknyttet massemedier eller forskere tilknyttet et anerkendt forskningsinstitut. For disse grupper gælder det, at ansøgningen kun kan afslås hvis ressourceforbruget er noget højere, ifølge ombudsmandens praksis op mod timer. Gentagne anmodninger om aktindsigt kan afslås med henvisning til ressourceforbruget, hvis den pågældende gennem en periode har bedt om aktindsigt i et betydeligt antal sager, (10-15 på ½ år), og det er åbenbart, at ansøgeren ikke har en særlig interesse i de sager, som efterspørges. 5. Afslag på grund af retsstridigt formål I sjældne tilfælde kan man afslå aktindsigt, hvis man har begrundet mistanke om, at anmodningen skal tjene et retsstridigt formål, f.eks. bruges til chikane af andre borgere eller medarbejdere i kommunen. 6. Egen acces Egen acces er en regel i offentlighedsloven om, at en person altid kan få indsigt i oplysninger vedrørende sine egne personlige forhold i samme omfang, som efter forvaltningsloven. Den har betydning i de sager, hvor en person, der søger om aktindsigt, ikke kan bruge aktindsigtsreglerne i forvaltningsloven, f.eks. fordi vedkommende ikke er part i sagen, eller der ikke er tale om en afgørelsessag. Et praktisk eksempel herpå er børnesager, hvor en forælder, der ikke har del i forældremyndigheden, har ret til at få oplysninger om sig selv. Et andet eksempel er sager om faktisk forvaltningsvirksomhed, f.eks. en borger, der klager over vedligeholdelsen af grønne områder. Man kan ikke afslå aktindsigt efter egen acces-reglen med henvisning til, at det er forbundet med et uforholdsmæssigt ressourceforbrug at behandle ansøgningen. Egen acces har nær sammenhæng med reglerne i databeskyttelsesforordningen om indsigt. Det følger af princippet om, at afgørelse skal træffes på det mest gunstige retsgrundlag, at hvis en borger beder om indsigt i hvilke personoplysninger, der er registreret om vedkommende selv, skal denne anmodning behandles efter indsigtsreglerne i Side 9

11 databeskyttelsesforordningen. Der er udarbejdet en særskilt vejledning om behandling af indsigt, hvortil henvises. Den findes på hosfrede.dk. 7. Indsigt i databaser. Der er ikke ret til aktindsigt i databaser, hverken de databaser, som kommunen selv har oprettet og fører, eller databaser, hvor driften er udliciteret. Dog har man ret til at få et dataudtræk af oplysninger, der allerede findes i en database, hvis kommunen med få og enkle kommandoer kan foretage et udtræk ud fra allerede kendte søgekriterier i databasen. Mange henvendelser om aktindsigt handler i realiteten om et dataudtræk, f.eks. hvis der ønskes oplysninger om indkøb hos et bestemt firma, eller oplysning om hvor mange borgere, der har fået en ydelse efter en bestemt paragraf i den sociale lovgivning. Retten til at få et dataudtræk gælder ikke for så vidt angår følsomme personoplysninger efter databeskyttelsesforordningens art. 9. Hertil kommer, at man har ret til at få indsigt i databeskrivelser for en myndigheds databaser. Dvs. hvilke typer oplysninger, der indgår i en bestemt database, hvilket grundlag oplysningerne i databasen bygger på, og hvilke formater en database anvender. Det forudsættes, at databeskrivelsen er en kortfattet, generel og overordnet beskrivelse, ikke en IT-manual. Hvis anmodningen om aktindsigt behandles efter miljøoplysningsloven, er der også adgang til indsigt i databaser. 8. Hvad er undtaget fra aktindsigt Der er en række sager, dokumenter og oplysninger, der er undtaget fra retten til aktindsigt. Disse undtagelser er gennemgået i oversigtsform nedenfor Sager, der er undtaget fra aktindsigt. Følgende sagstyper er helt undtaget fra aktindsigt: Sager inden for strafferetsplejen. Alle sager hos politiet og anklagemyndigheden samt andre myndigheder, der kan afslutte straffesager ved administrative bødeforlæg. Det omfatter også sager, som kommunen beslutter at overgive til politiet fra dette tidspunkt. F.eks. overtrædelser af påbud mv. Bødeforlæg, der er vedtaget af juridiske personer, er dog omfattet af retten til aktindsigt. Lovgivning. Sager om ny lovgivning, før lovforslag er fremsat i Folketinget. Sager om ansættelse og forfremmelse i det offentlige, hverken tjenestemandsstillinger eller overenskomstansættelser, eller udpegning af medlemmer til offentlige udvalg. Ansøgere til en stilling har ret til at få oplysninger om sig selv, som ansættelsesmyndigheden er i besiddelse af. Konkrete personalesager. Der er dog ret til aktindsigt i oplysninger om navn, stilling, arbejdsopgaver, uddannelse, løn og tjenesterejser. Kalendere. Reglen om, at man har pligt til at vurdere om man skal give meroffentlighed, gælder ikke for kalendere Dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt Side 10

12 Interne dokumenter Retten til aktindsigt omfatter ikke interne dokumenter. Det er dokumenter, som udarbejdes af en myndighed, og som ikke udleveres til udenforstående. Dette er den vigtigste undtagelse fra retten til aktindsigt. Det er uden betydning, om dokumentet er journaliseret eller ej, eller om det er et udkast, foreløbigt eller endeligt. Visse interne dokumenter er omfattet af aktindsigt, når de er endelige, se herom nedenfor. Se endvidere ovenfor om begrebet dokumenter. Der er flere årsager til, at interne dokumenter er undtaget fra aktindsigt. Det skyldes for det første hensynet til myndighedernes interne beslutningsproces, da det vil kunne skade myndighedens troværdighed, hvis ufærdige, foreløbige eller muligvis forkerte udkast bliver offentligt kendt. For det andet skyldes det hensynet til de ansattes arbejdsvilkår, da det skal være muligt at arbejde med en sag uden offentlighedens opmærksomhed på arbejdet. Endelig skyldes det hensynet til den politiske beslutningsproces, som skal kunne foregå uden at overvejelserne bliver offentligt kendt, inden de er afsluttede. Et internt dokument mister sin interne karakter, hvis det afgives til udenforstående, dvs. private eller andre offentlige myndigheder end den, der har udarbejdet dokumentet. Det gælder dog ikke, hvis dokumentet udleveres af retlige grunde, dvs. til en klagemyndighed, Folketingets Ombudsmand, Ankestyrelsen. Dokumenter, der udveksles mellem forskellige afdelinger eller enheder i kommunen, betragtes som interne. Det samme gælder dokumenter, der udveksles mellem byrådet og de politiske udvalg, kommunens afdelinger og andre organer eller mellem disse organer indbyrdes. Det samme gælder for mailkorrespondance eller brevveksling mellem et byrådsmedlem og den kommunale administration. Følgende dokumenter er efter deres karakter interne, men de er alligevel omfattet af retten til aktindsigt, hvis det er selvstændige dokumenter og foreligger i endelig form, jf. bekendtgørelse nr af 16. december 2013: Dagsorden til udvalgsmøder og byrådsmøder incl. indstillinger fra udvalg eller administrationen, Beslutninger i udvalg og byråd, herunder i form af instruktioner til administrationen Anden skriftlig kommunikation mellem byråd og udvalg, og udvalg indbyrdes, Bilag, der indeholder indstillinger eller instruktioner til forvaltningen, Bilag til åbne dagsordenspunkter, medmindre hensynet til den interne beslutningsproces afgørende taler imod det. Der er, jf. 26, ret til aktindsigt i interne dokumenter, der er udarbejdet som selvstændige dokumenter, og foreligger i endelig form, hvis, Dokumenterne alene gengiver indholdet af den endelige afgørelse i en sag, Dokumenterne alene indeholder oplysninger, der er omfattet af notatpligt, Dokumenterne alene er udarbejdet for at bringe bevismæssig eller anden klarhed med hensyn til en sags faktiske omstændigheder, f.eks. besigtigelsesrapporter, analyserapporter eller spørgeskemaer, Dokumenterne alene indeholder generelle retningslinjer for behandlingen af bestemte sagstyper, Dokumenterne alene er praksisoversigter. Side 11

13 Visse særlige dokumenttyper Der er ikke ret til aktindsigt i: Statsrådsprotokoller, Dokumenter der udveksles i forbindelse med at en myndighed udfører sekretariatsopgaver for en anden, f.eks. børn- og ungeudvalg, hegnssyn, og beboerklagenævn, som alle sekretariatsbetjenes af kommunen. Dokumenter der udveksles med sagkyndige til brug for retssager eller overvejelser om at føre en retssag, Materiale, der tilvejebringes til brug for statistik eller videnskabelige undersøgelser Ekstraheringspligt Ekstrahering betyder, at man skal uddrage og give aktindsigt i visse oplysninger, der er indeholdt i dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt. Det vil typisk være oplysninger i interne dokumenter, som nævnt under pkt , der er tale om, men det kan også være i de dokumenter, der er nævnt under pkt ovenfor. I disse dokumenter er der ret til aktindsigt i: oplysninger om en sags faktiske grundlag, i det omfang oplysningerne er relevante for sagen, og eksterne faglige vurderinger, interne faglige vurderinger, i endelig form. Man skal ikke foretage ekstrahering, hvis de pågældende oplysninger fremgår af andre dokumenter, som udleveres i forbindelse med aktindsigten. Hvis der er tale om en aktindsigt efter offentlighedsloven, kan man også undlade ekstraheringen, hvis det nødvendiggør et uforholdsmæssigt ressourceforbrug eller oplysningerne er offentligt tilgængelige, f. eks. på en hjemmeside. Man kan sammenfatte ekstraheringspligten til, at den omfatter faktiske oplysninger samt rene faglige vurderinger, som vedrører sagens umiddelbare indhold og skaber klarhed over sagens indholdsmæssige (bevismæssige eller faktiske) grundlag. Den omfatter ikke overvejelser om, hvilken betydning den faglige vurdering skal tillægges i sagen eller overvejelser om, hvad der skal være udfaldet af sagen. Den omfatter heller ikke eksterne faglige vurderinger eller interne faglige vurderinger i endelig form til brug i retssager eller overvejelser om, hvorvidt man skal føre en retssag Oplysninger, der er undtaget fra aktindsigt. Oplysninger i et dokument kan undtages fra aktindsigt ud fra hensynet til private eller offentlige interesser. Det gælder i disse tilfælde generelt, at der kan være særlige regler om tavshedspligt, som sætter grænser for, hvor meget der kan udleveres i form af aktindsigt. Det gælder også, at hvis der kun er nogle oplysninger i et dokument, der kan undtages fra aktindsigt, skal resten af dokumentet udleveres. Side 12

14 Statens sikkerhed, EU- og folkeretlige forpligtelser. Efter såvel forvaltningsloven som offentlighedsloven kan oplysninger undtages fra aktindsigt af hensyn til statens sikkerhed, landets forsvar eller udenrigspolitiske interesser, herunder forholdet til andre lande eller internationale organisationer Undtagelse af oplysninger af hensyn til offentlige og private interesser. Såvel forvaltningsloven som offentlighedsloven indeholder en interesseafvejningsregel, hvorefter retten til aktindsigt kan begrænses, i det omfang, det er nødvendigt til beskyttelse af hensyn til visse offentlige og private interesser, som vejer tungere end offentlighedens interesse i at få kendskab til oplysningerne eller parters interesse i at få kendskab til oplysningerne for at varetage sine interesser. De forhold, som kan medføre at retten til aktindsigt begrænses, er følgende: 1. Efterforskning og forfølgelse af lovovertrædelser o. lign. 2. Gennemførelse af kontrol- og tilsynsvirksomhed. 3. Det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed. 4. Forskeres og kunstneres originale ideer og foreløbige forskningsresultater og manuskripter. 5. Private og offentlige interesser, hvor hemmeligholdelse efter forholdets særlige karakter er påkrævet. F.eks. kan punkt 3 anvendes til at afskære aktindsigt i tilbud mv. på leverancer, køb og salg mv. til det offentlige, hvis offentliggørelse vil begrænse muligheden for, at det offentlige kan optræde som en seriøs aftalepart. Omkring punkt 5 bemærkes, at bestemmelsen har et snævert anvendelsesområde, og alene forudsættes anvendt, hvor hemmeligholdelse af hensyn til offentlige eller private interesser er klart påkrævet Undtagelse af oplysninger om private forhold og drifts- eller forretningshemmeligheder. Efter offentlighedsloven er der ikke ret til aktindsigt i: a. Oplysninger om enkeltpersoners private, herunder økonomiske forhold b. Oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el. lign., hvis det er af væsentlig betydning for den virksomhed, oplysningerne angår, at de hemmeligholdes. Det kan være vanskeligt at vurdere, om oplysninger i sagen er omfattet af denne bestemmelse, og det er derfor en god ide at indhente en udtalelse fra den pågældende virksomhed herom. Det er fortsat myndighedens ansvar at foretage en vurdering af sagen, og det forhold, at virksomheden udtaler sig imod en udlevering af oplysningerne, betyder ikke i sig selv, at de kan undtages fra aktindsigt. Der er dog en formodningsregel om, at hvis Side 13

15 virksomheden siger, at det er af væsentlig betydning for virksomheden, at oplysningerne ikke udleveres, er myndigheden berettiget til at lægge dette til grund. Forvaltningsloven indeholder ikke en tilsvarende regel om, at disse oplysninger er undtaget fra aktindsigt, men ofte vil reglerne om tavshedspligt, særligt forvaltningslovens 27, stk. 1, forhindre, at disse oplysninger kan udleveres til andre parter i en sag. Det sker undertiden, at privatpersoner tilkendegiver, at de ønsker at være anonyme, eller at en virksomhed skriver i sine kontrakter, at de er fortrolige. En myndighed ikke kan give tilsagn om anonymitet eller fortrolighed i videre omfang end lovgivningen om aktindsigt giver mulighed for. Hvis man bliver stillet overfor sådanne diskretionsforbehold, bør man som sagsbehandler gøre opmærksom på, at denne lovgivning ikke kan fraviges. 9. Meroffentlighed Både forvaltningsloven og offentlighedsloven indeholder regler om meroffentlighedsprincippet. Meroffentlighedsprincippet betyder, at en myndighed kan vælge at give aktindsigt i videre omfang, end man er forpligtet til efter reglerne i offentlighedsloven og forvaltningsloven. Man kan dog ikke give meroffentlighed, hvis det vil være i strid med regler om tavshedspligt eller reglerne i persondataloven at udlevere oplysningerne. En myndighed skal altid overveje at give meroffentlighed i sager, dokumenter eller oplysninger, der kan undtages fra aktindsigt, (se herom ovenfor), Meroffentlighed betyder også, at man kan vælge at udlevere oplysninger i anonymiseret form, hvis man på den måde kan undgå, at de kan bruges til at identificere personer. Man kan ikke give meroffentlighed i oplysninger, der er omfattet af tavshedspligt efter forvaltningslovens 27 eller straffelovens 152, eller i oplysninger, som efter Databeskyttelsesforordningen GDPR ikke må videregives. Det fremgår endvidere af offentlighedsloven, at meroffentlighedsprincippet ikke gælder for kalendere. Som nævnt er der pligt til, hvis man giver afslag på aktindsigt, at vurdere, om der kan gives meroffentlighed. Det fremgår af lovbemærkningerne, at der ved vurderingen af, om der skal gives meroffentlighed skal inddrages hensynet til de interesser, der ligger bag om en anmodning om aktindsigt. Det betyder, at i tilfælde hvor pressen har søgt om aktindsigt, bør der tages særligt hensyn til pressens mulighed for at kunne belyse spørgsmål, som har særlig interesse. De hensyn, som ligger bag undtagelsesreglerne, kan imidlertid i mange tilfælde føre til, at der ikke kan gives meroffentlighed i oplysningerne. Hvis vurderingen fører til et afslag på aktindsigt efter reglen om meroffentlighed, skal afslaget begrundes og der skal gives klagevejledning. 10. Behandling af sager om aktindsigt Kompetence Side 14

16 Kompetencen til at afgøre sager om aktindsigt ligger hos den myndighed, der skal træffe afgørelse i den sag, aktindsigtsbegæringen drejer sig om. Er det ikke en afgørelsessag, ligger kompetencen hos den myndighed, der har dokumentet i sin besiddelse Tidsfrister Lovgivningen indeholder en række regler om frister, inden for hvilke en begæring om aktindsigt skal behandles. Reglerne gennemgås i hovedtræk nedenfor. Den vigtigste regel, som gælder overordnet, er, at anmodninger om aktindsigt skal behandles snarest. Tidsfristerne kan overordnet sammenfattes således: Sager, der er klart identificerede, og som indeholder et begrænset antal dokumenter, der ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse: 1-2 arbejdsdage. Sager, der indeholder lidt flere dokumenter, der ikke kræver nærmere gennemgang eller overvejelser, eller indeholder et begrænset antal dokumenter, som giver anledning til nærmere gennemgang eller overvejelser: 3-7 arbejdsdage. Sager, der indeholder et stort antal dokumenter eller hvor anmodningen giver anledning til overvejelser, f.eks. af juridisk karakter: inden for 14 arbejdsdage efter modtagelsen. Helt særlige tilfælde hvor anmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser komplicerede juridiske spørgsmål: inden for 40 arbejdsdage efter anmodningen. Hvis en sag indeholder dokumenter, der uden videre kan udleveres, skal man gøre dette og meddele ansøgeren, at man vil vende tilbage, når de øvrige dokumenter er gennemgået. Man skal oplyse, hvornår dette forventes at ske. Herudover gælder, at en anmodning om aktindsigt som udgangspunkt skal være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen. Ved beregningen af fristen medtælles ikke den dag, hvor ansøgningen modtages, og heller ikke lørdage, søndage og helligdage. Derimod er det uden betydning, om anmodningen indkommer efter normal arbejdstids ophør den pågældende dag. Hvis sagen er meget omfangsrig eller kompliceret, kan det være nødvendigt at bruge mere end 7 arbejdsdage på behandlingen af anmodningen. Det kan også være tilfældet, hvis kommunen holder lukket i en længere periode, f.eks. mellem jul og nytår, eller hvis der skal indhentes en udtalelse fra andre myndigheder eller private til brug for behandlingen af anmodningen. Det ligger dog fast, at man ikke kan udsætte fristen med henvisning til, at sagsbehandleren har ferie, så må en anden tage sig af opgaven. Hvis en anmodning undtagelsesvist ikke kan færdigbehandles inden for 7 arbejdsdage, skal ansøgeren underrettes om grunden til fristoverskridelsen, og om hvornår en afgørelse forventes at foreligge. Ansøgeren har mulighed for at klage særskilt over sagsbehandlingstiden, se herom nedenfor Begrundelse En ansøger, der ikke får udleveret alt, hvad han ønsker, har krav på at få en begrundelse. Begrundelsen skal oplyse i hovedtræk, hvilke dokumenter, der er undtaget, f.eks. interne dokumenter, og hvorfor de er undtaget. Der skal henvises til den regel, der er anvendt som Side 15

17 hjemmel for at afslå anmodningen, og de konkrete overvejelser, der har ført til, at undtagelsesreglen er anvendt Form Aktindsigt skal som udgangspunkt meddeles i den form, som ansøgeren ønsker. Det kan være i form af elektroniske dokumenter, i papirkopi, eller ved gennemgang af dokumenterne hos myndigheden. Ansøgeren har ikke krav på at få dokumenterne tilsendt i et bestemt digitalt format. Dokumenter, der fremsendes elektronisk, bør fremsendes i et format, som ikke umiddelbart kan ændres. Hvis dokumenterne i forvejen er offentligt tilgængelige, f.eks. på en hjemmeside, kan man, i sager der behandles efter offentlighedsloven, henvise ansøgeren til dette sted. Henvisningen skal angive præcist, hvor oplysningerne kan findes, f.eks. med et link til en dagsorden, der er offentliggjort på hjemmesiden Betaling Der er mulighed for at kræve betaling for udlevering af dokumenter i forbindelse med aktindsigt. Reglerne om betaling er forskellig for aktindsigt efter forvaltningsloven og efter offentlighedsloven. Betalingsbekendtgørelserne kan findes i retsinformation. Byrådet har besluttet, at der ikke på nuværende tidspunkt skal opkræves betaling for aktindsigt. 11. Klage over afgørelser om aktindsigt En afgørelse om aktindsigt, hvor ansøgeren ikke får alt, hvad han har bedt om, skal udover en begrundelse også ledsages af en klagevejledning Afgørelser efter forvaltningsloven Hvis afgørelsen vedrører en anmodning om aktindsigt, som er behandlet efter forvaltningslovens regler, kan den påklages til den myndighed, der er klageinstans for den pågældende afgørelse, og efter de regler som gælder for klage til den pågældende klageinstans. F.eks. til Planklagenævnet eller Ankestyrelsen. I sager, hvor en klageberettiget part har søgt aktindsigt efter forvaltningslovens regler i en sag, hvor der er truffet en afgørelse, men inden klagefristen er udløbet, kan myndigheden beslutte, at klagefristen afbrydes og først løber videre fra det tidspunkt, hvor aktindsigt bliver givet eller afslået, og da med mindst 14 dage Afgørelser efter offentlighedsloven En afgørelse om aktindsigt efter offentlighedslovens regler kan påklages til den myndighed, som er øverste klageinstans i forhold til den afgørelse eller sag, som anmodningen om aktindsigt vedrører. Det betyder, at i de ganske få tilfælde, hvor der er mulighed for at klage til mere end en højere administrativ klageinstans, er det den øverste af disse klagemyndigheder, der skal behandle klagen. Afgørelsen om aktindsigt kan påklages særskilt, og skal således ikke afvente afgørelsen af sagen som sådan. Klagen skal indgives til den myndighed, der har truffet den afgørelse, der klages over. Myndigheden har 7 arbejdsdage til at genvurdere sagen, og hvis den fastholder afgørelsen, skal sagen sendes til klageinstansen, som skal træffe sin afgørelse inden 20 arbejdsdage. Side 16

18 I de sager, hvor der ikke findes en administrativ klageinstans, skal man vejlede om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale tilsynsmyndighed i Ankestyrelsen. Såfremt ansøgeren ønsker tilsynsmyndighedens vurdering af sagen, skal henvendelse herom ligeledes indsendes til kommunen, som skal sende sagen videre til tilsynsmyndigheden inden 7 arbejdsdage, såfremt afgørelsen fastholdes Klage over sagsbehandlingstiden I sager, der behandles efter offentlighedslovens regler, er der mulighed for at klage særskilt over sagsbehandlingstiden, hvis der er gået mere end 14 arbejdsdage efter, at anmodningen om aktindsigt er modtaget hos den myndighed, som skal behandle den. Klagen skal sendes til denne myndighed som herefter, hvis den ikke inden 7 arbejdsdage har færdigbehandlet ansøgningen, skal videresende klagen til klageinstansen med en begrundelse for, hvorfor sagen ikke er færdigbehandlet. Klageinstansen har 20 arbejdsdage til at behandle klagen over sagsbehandlingstiden, og kan evt. beslutte i hvilket omfang, der skal gives aktindsigt. Det praktiske råd, hvis man modtager en klage over sagsbehandlingstiden på en anmodning om aktindsigt, er således at behandle sagen, i stedet for at bruge tiden på at forklare klageinstansen, hvorfor dette ikke er sket tidligere. 12. Håndtering af sager om aktindsigt. Anmodninger om aktindsigt fra medier (journalister, radio- og TV-stationer, aviser) behandles og besvares fra Center for Politik og Organisation, Team Jura. Det center, som sagen henhører under, skal være Team Jura behjælpelig med at fremfinde de dokumenter, der vedrører sagen og som dermed kan være omfattet af retten til aktindsigt. Team Jura foretager vurderingen af hvilke dokumenter, der konkret er omfattet af retten til aktindsigt. Team Jura udarbejder udkast til svar, som forelægges centerchefen for CPO til godkendelse. Pressekoordinator orienteres om indkomne anmodninger om aktindsigt fra medier og om svaret. Anmodninger om aktindsigt fra medier, som indkommer direkte til andre centre, videresendes straks til Team Jura. Anmodninger om aktindsigt fra andre end medier behandles og besvares i det center, som sagen henhører under. Hvad: Alle dokumenter, der er indgået til eller oprettet, som led i administrativ sagsbehandling, og som findes på tidspunktet for modtagelsen af anmodningen. Visse sager, dokumenter og oplysninger er undtaget. Der skal overvejes meroffentlighed. Hvornår: Snarest muligt, og som hovedregel inden for 7 arbejdsdage efter modtagelsen. Hvem: Anmodninger fra medier: Center for Politik og Organisation Andre anmodninger: Det center, som sagen hører under. Side 17

19 Afsnit 3 Byrådspolitikeres ret til sagsindsigt 1. Indledning Reglerne om sagsindsigt findes i lov om kommunernes styrelse 9, som lyder sådan: Stk. 1 Ethvert medlem af kommunalbestyrelsen har som led i varetagelsen af sit hverv ret til at gennemse sagsmateriale, der i endelig form foreligger i kommunens administration. Stk. 2. Begæring om sagsindsigt efter stk. 1 skal rettes til borgmesteren. Stk. 3. Borgmesteren kan begrænse retten til sagsindsigt, når det er nødvendigt af hensyn til sagernes ekspedition, eller når en adgang til sagsindsigt i øvrigt vil være forbundet med uforholdsmæssigt store vanskeligheder. Stk. 4. Et medlem har ret til efter anmodning at få tilsendt kopi af sagsmateriale, hvori den pågældende har ret til sagsindsigt, jf. stk Kommunalbestyrelsen kan dog fastsætte nærmere retningslinjer for udøvelsen af retten til at få tilsendt sagsmateriale, herunder begrænsninger i retten hertil, når dette findes nødvendigt. 2. Hvorfor ret til sagsindsigt? Retten til sagsindsigt hænger sammen med byrådsmedlemmernes medansvar for den samlede kommunale aktivitet og skal bidrage til at gøre det enkelte medlem i stand til effektivt at føre kontrol med den kommunale administration i det omfang, medlemmet finder det nødvendigt og ønskeligt. Retten til sagsindsigt skal også ses i sammenhæng med det enkelte byrådsmedlems adgang til at indbringe ethvert spørgsmål om kommunens anliggender for Byrådet den såkaldte initiativret. Det betyder også, at der kun er ret til sagsindsigt i en sag, som vil kunne indbringes for Byrådet. Hvis en sag efter lovgivningen ikke kan indbringes for Byrådet, har et byrådsmedlem ikke ret til sagsindsigt. Det kan være hegnssynssager, sager for Børn- og Ungeudvalget, beboerklagenævnssager etc. Et byrådsmedlem kan anmode om sagsindsigt i et sagsområde eller en gruppe af sager inden for et eller flere områder, uden specifikt at angive den eller de enkelte sager, der er omfattet af anmodningen. En anmodning skal dog udformes, så det er muligt at finde det ønskede materiale. 3. Sagsmateriale Retten til sagsindsigt omfatter alle dokumenter, der vedrører sagen og foreligger i endelig form. Det er uden betydning, om dokumentet er journaliseret. Det vil sige, at breve, s, notater, referater, rapporter, taler, billeder, kort m.v. er omfattet af retten til sagsindsigt. Det samme gælder indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser. Også interne dokumenter og dokumenter, der indeholder fortrolige oplysninger i fx personalesager, er omfattet. Sagsindsigten er dermed mere videregående end retten til aktindsigt efter offentlighedsloven. Side 18

20 Indenrigsministeriet har omtalt dette sådan: Det er ministeriets opfattelse, at interne dokumenter, der ikke er omfattet af retten til aktindsigt efter offentlighedsloven, efter omstændighederne kan foreligge i endelig form og således være omfattet af retten til sagsindsigt. Der er kun eksisterende sagsmateriale, der kan gives sagsindsigt i. Et byrådsmedlem har derfor ikke krav på, at der fremskaffes eller laves nyt materiale, herunder redegørelser og undersøgelser vedrørende bestemte forhold. Sagsindsigten omfatter også sagsmateriale, der befinder sig på kommunens institutioner fx skoler og dagtilbud og er derfor ikke begrænset til sagsmateriale på rådhuset. 4. I endelig form Hvornår et dokument foreligger i endelig form er vanskeligt at definere præcist. I den kommenterede styrelseslov er det kun omtalt sådan: Adgangen til sagsindsigt omfatter således ikke notater eller andre dokumenter, som endnu ikke er endeligt udformet og afgivet af vedkommende sagsbehandler til andre i eller uden for forvaltningen. Dokumenter, som kommunen modtager udefra og som indgår i en sag, herunder eksterne konsulentrapporter o.l., vil pr. definition altid foreligge i endelig form. I forhold til udarbejdelse af politiske dagsordenstekster og notater, herunder interne notater, vil det ofte være muligt rimeligt præcist at vurdere, hvornår disse foreligger i endelig form. Det vil således være tilfældet, når de fx er afgivet af vedkommende sagsbehandler og er klar til den tiltænkte politiske forelæggelse ved fx at være godkendt af vedkommende chef/direktør. Det vil typisk være på det tidspunkt, hvor de går fra at være under udarbejdelse til at være færdige og dermed ikke længere foreligger i udkast. Indenrigsministeriet har i en tilsynsudtalelse slået fast, at sagsmateriale, der forelægges for et kommunalpolitisk organ eller for et eller flere kommunalbestyrelsesmedlemmer, vil foreligge i endelig form efter 9 i lov om kommunernes styrelse. Det gælder efter ministeriets opfattelse uanset i hvilken form (udkast, skitse, kladde e.l.) det pågældende sagsmateriale har været forelagt, og uanset om det kommunalpolitiske organ i den forbindelse har haft mulighed for at tage stilling til materialet. Det bemærkes, at det i samme udtalelse nævnes, at der ved vurderingen af, om internt sagsmateriale er endeligt, ikke afgørende kan lægges vægt på, om materialet er benævnt udkast, skitse, kladde e.l. eller i øvrigt i sin form har en foreløbig karakter. Derimod vil det efter ministeriets opfattelse efter omstændighederne være af betydning for afgørelsen, om sådant internt sagsmateriale er endeligt, hvilke organer eller personer i den kommunale forvaltning sagsmaterialet har været forelagt Endelig form særligt i forhold til intern korrespondance Som nævnt er det helt klare udgangspunkt for retten til sagsindsigt, at den omfatter alt sagsmateriale, herunder interne dokumenter, når det foreligger i endelig form. Når det handler om den interne kommunikation/korrespondance, der i vid udstrækning finder sted i den kommunale administration om sagerne, så kan det være vanskeligt at afgrænse, Side 19

21 hvornår denne dels foreligger i endelig form og dels, hvornår den i det hele taget og i hvilket omfang - er omfattet af sagsindsigten altså er sagsmateriale, der vedrører sagen. For at en korrespondance - fx via skal være omfattet af sagsindsigten, skal den i hvert fald være omfattet af det grundlæggende dokumentbegreb. Se herom i vejledningen om journalisering. Det indebærer, at helt formløse s, som heller ikke er omfattet af journaliseringspligten, ikke er omfattet af sagsindsigten. Helt formløse s vil fx være s med: - Bekræftelse af mødetidspunkt så mødes vi mandag kl Telefonbeskeder du skal ringe til XX - Forespørgsler på sagens status Hvornår forventer du, at notatet er færdigt I det omfang en (intern) korrespondance er mere end helt formløs og kan siges at være et dokument, der vedrører sagen, er det klare udgangspunkt, at det er omfattet af sagsindsigten, men ikke nødvendigvis hele korrespondancen (mailtråden). Det springende punkt vil så være: hvornår kan en korrespondance siges at foreligge i endelig form? Der kan tænkes et utal af eksempler, hvoraf nogle vil være omfattet af sagsindsigten og andre ikke, men følgende eksempler er et forsøg på at illustrere problemstillingen: - Mail mellem to medlemmer af kommunens direktion, hvor spørgsmålet om en sag skal forelægges fx Økonomiudvalget drøftes: Den konkluderende del af mailkorrespondancen, må anses for omfattet af sagsindsigten, når drøftelsen er afsluttet, - Mail mellem medarbejder og dennes leder, hvor medarbejderen spørger til håndtering af en sag fx, om der skal foretages partshøring eller andre spørgsmål, der handler om sagsbehandlingsskridt e.l.: Lederens svar, som bliver retningsgivende for sagens håndtering, må anses for omfattet af sagsindsigten - Mail, hvor administrationen orienteres om en ledelsesmæssig beslutning om en sags videre håndtering: Omfattet af retten til sagsindsigt, - Mail, hvori et dagsordensudkast eller udkast til notat helt eller delvist er indsat i mailkorrespondancen: Er ikke omfattet af retten til sagsindsigt når dagsordenen eller notatet foreligger i endelig form er disse omfattet. Et pejlemærke ved vurderingen af, om en intern mailkorrespondance er omfattet af sagsindsigten eller hvornår den er er det udgangspunkt, at uagtet formålet med retten til sagsindsigt, så må den kommunale administration have et vist frirum til forberedelsen af sagerne. Set i forhold til intern korrespondance må dette antages at indebære, at når administrationen kan siges at befinde sig i en fase indeholdende overvejelser, drøftelser, udveksling af holdninger etc., så vil de dokumenter, hvori dette kommer til udtryk, ikke være i endelig form og dermed ikke omfattet af sagsindsigten. Når overvejelserne, drøftelser etc. er tilendebragt og pågældende korrespondance dermed kan siges at foreligge i endelig form, vil den være omfattet af retten til sagsindsigt, for så vidt angår resultatet af drøftelserne, overvejelserne etc. 5. Håndtering af anmodninger om sagsindsigt Side 20

22 Efter lovens 9, stk. 2, skal anmodninger om sagsindsigt rettes til borgmesteren. Borgmesteren har dog bestemt at anmodning om sagsindsigt også kan ske til en direktør eller centerchef i pågældende fagområde. Anmodninger om sagsindsigt behandles i Center for Politik og Organisation, Team Jura og skal inden færdigbehandling forelægges centerchefen for CPO. De anmodninger om sagsindsigt der således går udenom borgmesteren og direkte til et fagområde skal straks videresendes til Team Jura. Det center, som sagen henhører under, skal være Team Jura behjælpelig med at fremfinde de dokumenter, der vedrører sagen og som dermed kan være omfattet af retten til sagsindsigt. Team Jura foretager vurderingen af hvilke dokumenter, der konkret er omfattet af retten til sagsindsigt. Anmodninger om sagsindsigt skal behandles så hurtigt som muligt. Hvem: Kun byrådsmedlemmer kan få sagsindsigt. Hvad: Sagsmateriale, der foreligger i endelig form i kommunens administration. Hvordan: Anmodningen skal rettes til borgmesteren, en direktør eller en centerchef Behandles i Center for Politik og Organisation Det center, som sagen hører under, bistår med at finde materiale frem. Side 21

23 Afsnit 4. Henvisninger og forslag til formuleringer. Man kan finde yderligere vejledning på: Her findes lovteksterne til offentlighedsloven, forvaltningsloven og styrelsesloven samt de vejledninger, som Justitsministeriet har udarbejdet. Man kan også finde betalingsbekendtgørelserne her. Offentlighedsportalen er en hjemmeside, der er oprettet i medfør af offentlighedslovens 18, som siger, at der på internettet skal føres en portal, der indeholder love, administrative forskrifter og lovforslag og Folketingets Ombudsmands udtalelser om aktindsigt. Hjemmesiden administreres af Civilstyrelsen under Justitsministeriet. Dette er en hjemmeside, som Kammeradvokaten har udviklet. Ud over love, regler og afgørelser, indeholder siden spørgsmål og svar på en række praktiske spørgsmål om aktindsigt. Den indeholder også paradigmer, som kan anvendes til afgørelser, høringer, begrundelser og klagevejledninger. Her er forslag til formuleringer af forskellige breve, der kan blive relevante i besvarelsen af en anmodning om aktindsigt. Yderligere forslag kan findes på ovennævnte links. Forslag til afgørelse: Du har søgt om aktindsigt i Jeg fremsender vedlagt.. Du har ikke fået aktindsigt i..., da der er tale om interne dokumenter, der er undtaget fra aktindsigt efter offentlighedslovens 23, stk. 1, nr. 1. Forslag til afslag, hvis man ikke kan identificere sagen: Du har den (dato) bedt om aktindsigt i ( ). Efter offentlighedsloven 7, skal en anmodning om aktindsigt indeholde de oplysninger, der er nødvendige for at den sag eller de dokumenter, der ønskes aktindsigt i, kan identificeres, og angive det tema (emne) sagen eller dokumentet vedrører. Fredensborg Kommune har ikke på grundlag af din ansøgning kunnet identificere sager eller dokumenter der vedrører dette i kommunens journalsystem. Side 22

24 Forslag til formulering vedr. meroffentlighed, hvis der gives afslag på meroffentlighed: Vi har overvejet hvorvidt, der kan gives aktindsigt i dokumenterne i medfør af reglen i offentlighedslovens 14 om meroffentlighed, men har vurderet at de hensyn til (f.eks. kommunens økonomiske forhold/oplysninger om private forhold/oplysninger om en virksomheds forretningsforhold) som ligger bag undtagelsen taler for, at der ikke gives aktindsigt efter denne bestemmelse. Forslag til afslag, hvor anmodningen er formuleret som et spørgsmål: Du har den (dato) bedt om aktindsigt i oplysninger om (f.eks. antallet af skolebørn, der kører med bus/antallet af flygtninge i midlertidig boligplacering/antallet af olietanke over l.). Du har bedt om at oplysningerne indføres i det regneark, du har medsendt. Retten til aktindsigt omfatter retten til indsigt i eksisterende dokumenter. Den omfatter ikke ret til at få udarbejdet nye dokumenter eller få uddraget oplysninger af en sags dokumenter. Vi kan derfor ikke imødekomme din ansøgning om besvarelse af dine spørgsmål. Tilføj evt.: Vi har undersøgt hvorvidt det er muligt at lave et dataudtræk fra kommunens itsystemer, der besvarer dit spørgsmål. Retten til dataudtræk forudsætter, at det er muligt at lave den nødvendige søgning ved hjælp af få og enkle kommandoer. Dette kan desværre ikke lade sig gøre. Forslag til klagevejledning til tilsynsmyndigheden i Ankestyrelsen: Denne afgørelse kan ikke påklages til en højere klageinstans, men der er mulighed for at indbringe sagen for den kommunale tilsynsmyndighed i Ankestyrelsen. Hvis du ønsker sagen indbragt for Ankestyrelsen skal du sende din henvendelse herom til Fredensborg Kommune. Vi sender sagen videre til Ankestyrelsen inden for 7 arbejdsdage, hvis vi fastholder afgørelsen. Side 23

25 Forslag til høring af virksomheder: Fredensborg Kommune har den (dato) modtaget en anmodning om aktindsigt i (fx i titlen på en kontrakt). Vi skal bede (virksomhedens navn) om at oplyse, hvorvidt der efter (virksomhedens) opfattelse er dele af kontrakten, som indeholder forretningshemmeligheder, dvs. oplysninger om tekniske indretninger eller fremgangsmåder eller om drifts- eller forretningsforhold el. lign., som det er af væsentlig økonomisk betydning for (virksomheden), at der ikke gives aktindsigt i. Det er en forudsætning for, at vi kan afslå at give aktindsigt i dele af (kontrakten) at oplysningen har konkret væsentlig betydning for virksomheden. Der skal således være tale om en nærliggende risiko for skade typisk i form af et økonomisk tab af nogen betydning såfremt oplysningen udleveres. Vi vil tage (virksomhedens) oplysninger i betragtning, når vi skal beslutte, om der kan gives aktindsigt, men vi skal træffe en afgørelse på grundlag af praksis og fortolkning af loven, og det er derfor ikke sikkert, at vi træffer afgørelse i overensstemmelse med (virksomhedens) udtalelse. (Virksomhedens) udtalelse bedes sendt til.. inden den. Side 24

26 Side 25