Instruktionsmøder Sekretærens opgaver

Transkript

1 Instruktionsmøder 2014 Sekretærens opgaver

2 Hvem er jeg? Asbjørn Isaksen, Landssekretær 64 år, uddannet svagstrømsteknikker, Merkonom i Markedsføring og Civiløkonom i afsætning Arbejdsliv som Adm. Direktør, IT-direktør og webchef, samt deltaget i en del bestyrelsesarbejde med speciale i IT-netværk og fusioner, er nu Landssekretær. Civilstand: gift med Margit og har 2 børn, Mette & Christian, begge bosiddende i Københavnsområdet. Rotary CV: Optaget 1980 i Sæby RK, været præsident 2 gange, sekretær i 7 år, Counsellor i 5 år, CICO i 13 år, samt beklædt alle øvrige bestyrelsesposter i klubben. Deltaget i Distriktsarbejdet og var Guvernør for D1440 i Blev ansat som Landssekretær pr. 1. okt TITLE 2

3 Landssekretariatet Rotary Danmarks Sekretariat v/asbjørn Isaksen Sønderstrand 11, 1.tv 9300 Sæby Tlf.: (+45) Tlf.: (+45) Margit Isaksen Ingen spørgsmål er dumme, det er dumt ikke at spørge! HUSK: I er altid velkommen til at ringe til os TITLE 3

4 Hvad skal vi tale om i dag? Status på dataudvekslingen mellem DK og RI Årets gang som sekretær Sekretærens opgaver - Rotary Danmarks Portal Frontend = Nyhedsdelen Backend = Medlemsdelen = lukket del - Rotary Internationals Portal Hands-on TITLE 4

5 Status klubber tilmeldt dataudvekslingen

6 Dataudveksling mellem DK og RI Nøgletal 1. marts 2014 for DK 242 klubber er nu tilsluttede (9673 af Medl. = 86,58%) 41 klubber mangler (heraf 3 der ikke ønsker deltagels) Nøgletal for distrikterne 1/ D1440 7/52/59 (88,14% tilslutning) D /43/55 (78,18% tilslutning) D1460 5/45/50 (90,00% tilslutning) D /60/70 (85,71% tilslutning) D1480 7/42/49 (85,70% tilslutning) Er din klub med i dataudvekslingen? TITLE 6

7 Det gør dagligdagen meget nemmere for dig som sekretær, hvis din klub er med i dataudvekslingen! TITLE 7

8 Årets gang som sekretær

9 Årets gang træningsåret Marts: Instruktionsmødet (det er lige nu) April: Medlemsdata ajourføres før udtræk til medlemsbogen (deadline 1. maj) April: Forhåndsbestilling af medlemsbogen (bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni) Maj: Rette medlemsdata og bestyrelsen på Rotary.org, KUN hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen Juni: Få overdraget fra forgænger TITLE 9

10 Årets gang i dit regeringsår Jun: SAR og kontingent til RI, sendes nu pr. mail. (husk papirafmelding på org) Dette flueben skal sætte på rotary.org under Update Club Data TITLE 10

11 Årets gang i dit regeringsår Jun: SAR og kontingent til RI, sendes nu pr. mail. (husk papirafmelding på org) Jul: 15. juli bliver kontingent til RD, distriktet mv. udfaktureret på basis af medlemsantallet pr. 10. juli på rotary.dk (No Mercy) Betaler ikke kontingent - Honorært medlem - Gæstemedlem Betaler kontingent - Fritaget fra møde - Orlov - Alm. medlem TITLE 11

12 Årets gang i dit regeringsår Jun: SAR og kontingent til RI, sendes nu pr. mail. (husk papirafmelding på org) Jul: 15. juli bliver kontingent til RD, distriktet mv. udfaktureret på basis af medlemsantallet pr. 10. juli på rotary.dk (No Mercy) Aug: Send sidste års regnskab og beretninger mv. til klubbens arkivar og til byhistorisk arkiv. (Rotary Danmarks Landsarkiv nedlægges 1. juli 2014) Sep: Deltage i Distriktskonferencen Dec: Indberette bestyrelse på DK Dec: Kontrollere medlemsdata på RI, (KUN hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen) Dec: Indberette bestyrelse på RI (KUN hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen). TITLE 12

13 Årets gang i dit regeringsår Jan: Betale Kontingent til RI (SAR) Jan: 15. januar bliver kontingent til RD, distriktet mv. udfaktureret på basis af medlemsantallet pr. 10. januar på rotary.dk April: Medlemsdata ajourføres før udtræk til medlemsbogen (deadline 1. maj) April: Forhåndsbestilling af medlemsbogen (bliver faktureret til kassereren, når de udsendes ca. 25. juni). Maj: Kontrollere og rette medlemsdata på RI, (KUN hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen) Juni: Sørg for at overdrage til efterfølgeren på en god måde. TITLE 13

14 Sekretærens opgaver

15 Sekretærens opgaver (Tilmeldt dataudveksling) Halvårsrapporter til RI (SAR) SAR til RI (Jul og Jan), bliver sendt som en mail til Præsident, sekretær, Kassereer og Excutive Secretary. Medlemstal afstemmes, opgørelse sendes retur til som en mail med følgende i emnefeltet: Eks.: SAR (10098) Sæby Rotary Klub 53 Active Members Den fulde saldo, evt. reguleret for ind- og udmeldte i perioden betales ud fra den aktuelle $ kurs. (se kursen på hjemmesiden under Downloads eller i selve SAR`en). DER SKAL rapporteres tilbage som ovenfor anført, også selv om SAR`en er korrekt. TITLE 15

16 Betaling af SAR Den fulde saldo, evt. reguleret for ind- og udmeldte i perioden betales ud fra den aktuelle $ kurs. (se kursen på hjemmesiden under Downloads eller i selve SAR`en). BEMÆRK: at saldoen kan indeholde nogle forholdsmæssige betalinger, og evt. kursreguleringer fra tidligere betalinger, hvorfor det er en god idee at tage det fulde beløb på SAR`en og så regulerer den for ændringer i perioden. TITLE 16

17 Betaling af SAR Kontingentbetaling til Rotary International Nye medlemmer betaler kontingent til RI forholdsmæssigt pr. måned. Ex. Et medlem optaget 1. april skal betale 3 mdr. for første halvår. Udmeldte medlemmer refunderes IKKE betalt kontingent TITLE 17

18 Betaling af SAR Kontingentbetaling til Rotary International Betaling laves til: Nordea Bank Danmark A/S Reg.nr.: Konto: Som en ganske almindelig bankoverførsel HUSK: Klubnummer og navn TITLE 18

19 Sekretærens opgaver (IKKE tilmeldt dataudvekslingen) Halvårsrapporter til RI (SAR) SAR til RI (Jul og Jan), bliver sendt som en mail til Præsident, sekretær, Kasserer og Excutive Secretary. Medlemsantal afstemmes, papiropgørelsen med liste over reguleringerne udfyldes, indskannes og sendes retur til eller sendes pr. post. Man kan også regulerer medlemsantallet online på My Rotary, gør man det kan man nøjes med at sende en mail som følgende eks.: SAR (10098) Sæby Rotary Klub 53 Active Members TITLE 19

20 Sekretærens opgaver (IKKE tilmeldt dataudvekslingen) Halvårsrapporter til RI (SAR) SAR til RI (Jul og Jan), Den fulde saldo, evt. reguleret for udmeldte i perioden betales ud fra den aktuelle $ kurs. (se kursen på hjemmesiden under Downloads). TITLE 20

21 Sekretærens opgaver Halvårsrapporter til Rotary Danmark Halvårsrapporterne til Rotary Danmark eksisterer ikke længere. TITLE 21

22 Sekretærens opgaver Halvårskontingent til Rotary Danmark Halvårskontingentet til RD, Distriktet mv. bliver nu opkrævet via en faktura sendt til Kassereren i klubben ca. den 15. juli og 15. januar, på basis af medlemsantallet pr. 10. Juli/10. januar på rotary.dk Du skal altså ikke foretage dig noget TITLE 22

23 Sekretærens opgaver Medlemsstatistik Sekretær skal sørge for at alle møder er sat til referat når de er afsluttede først da tæller mødet med i statistikken. TITLE 23

24 Medlemsstatistik TITLE 24

25 Medlemsstatistik TITLE 25

26 Sekretærens opgaver Medlemskartoteket Det er ALTID sekretærens ansvar at medlemskartoteket er opdateret, men det er ikke ensbetydende med at Han/hun selv skal gøre det. Medlemsdata på eksisterende medlemmer vedligeholdes af det enkelte medlem selv. Ved nye medlemmer opretter sekretær med ALLE oplysninger Sekretær vedligeholder oplysninger på RI, KUN hvis klubben endnu ikke er med i dataudvekslingen Medlemsbevis til nye medlemmer købes hos RDS TITLE 26

27 Sekretærens opgaver Konklusion: Sekretærens opgaver er ud over at supporterer Præsidenten og klubben at: Oprette nye medlemmer Udmelde medlemmer Genindmelde medlemmer Overflytte medlemmer Oprette møder Det gennemgår vi senere TITLE 27

28 Sekretærens opgaver hvad klubben kan købe Medlemsbeviser DKK 5,00, min 10 stk. (bestilles på rotary.dk / Shop) Pjecer om Rotary (bestilles på rotary.dk / Shop) Hvad er Rotary? Visitkortstørrelse, DKK 0,50 - min. 100 stk. Netværk, Nuancering og ny viden Den lille gule, DKK 2,00 - min 25. stk. Klubbrochure Vær en levende klub, DKK 5,00, min. 10 stk. Rotarys fokusområder Rotarys fokusområder, DKK 15,00, min. 10 stk. Poul Harris Fellow Skema downloades fra Rotary.dk (findes under Downloads) Husk særskilt bestilling af medalje TITLE 28

29 Spørgsmål til Sekretærens opgaver? TITLE 29

30 Rotary Danmarks Portal

31 Rotary Danmarks Portal Nyhedsdelen Den åbne del Typo3 Skiftet i 2010 Medlemsdelen Den lukkede del Efter password Gammelt system Krak systemet TITLE 31

32 Rotary Danmarks Portal Frontend = Nyhedsdelen TITLE 32

33 TITLE 33

34 TITLE 34

35 Downloads TITLE 35

36 Downloads TITLE 36

37 PHF skema PHF skemaet består af 5 sider: 1. Reconitionn/Contribution Form 2. Kontaktpersoner i Zürich 3. Eksempelvis udfyldelse af PHF skema 4. PHF ansøgningsformular 5. Bestilling af PHFmedallion TITLE 37

38 PHF skema TITLE 38

39 PHF skema TITLE 39

40 PHF skema TITLE 40

41 PHF skema TITLE 41

42 PHF skema TITLE 42

43 Sekretærens opgaver og værktøjskasse (Downloads) TITLE 43

44 Rotary Danmarks Portal - Downloads TITLE 44

45 Rotary Danmarks Portal - Downloads TITLE 45

46 TITLE 46

47 Shop TITLE 47

48 Shop TITLE 48

49 Søgefunktionen Skriv det du leder efter her TITLE 49

50 Søgefunktionen Viser de danske resultater Viser de Internationale resultater Det er altså langt det nemmeste at søge på Rotary.org via den danske side TITLE 50

51 TITLE 51

52 Club Finder Oberstdorf TITLE 52

53 Rotary Danmarks Portal Backend = Medlemsdelen = lukket del TITLE 53

54 TITLE 54

55 TITLE 55

56 Tilmeldt mødet Ubesvaret Frameldt mødet Overfør mødet til Outlook TITLE 56

57 Opret møde TITLE 57

58 TITLE 58

59 Default lukketid for mødet TITLE 59

60 Opret møde Det er altså ikke nødvendigt at udfylde dette felt ved oprettelsen af mødet TITLE 60

61 TITLE 61

62 TITLE 62

63 Tilmeldt mødet Ubesvaret Frameldt mødet Overfør mødet til Outlook Asbjørn PETS & 63 TITLE 63

64 Adm. har denne funktion TITLE 64

65 Hvis det er et almindeligt medlem TITLE 65

66 Tilmeld via Og så kan den huske dit brugernavn og password Husk: TITLE 66

67 Får du medlemsdataene op som her i notesblok, gemmer du siden på dit skrivebord som en tekstfil. Herefter åbner du dit regneark og henter tekstfilen ind så ser den ud som de næste slides. TITLE 67

68 TITLE 68

69 TITLE 69

70 PETS & TITLE 70

71 Hjælpefunktioner TITLE 71

72 Send til alle i klubben TITLE 72

73 TITLE 73

74 Opret nyt medlem PETS & TITLE 74

75 Opret nyt medlem (tvangsfelter) TITLE 75

76 Rediger medlem Billederne SKAL være denne størrelse og i max. 96 dpi opløsning TITLE 76

77 Ret medlem TITLE 77

78 Rediger medlem TITLE 78

79 Mine favoritter TITLE 79

80 Mine favoritter TITLE 80

81 Mine favoritter TITLE 81

82 Rediger medlem TITLE 82

83 Rediger medlem (Erhvervs CV) TITLE 83

84 Rediger medlem (Erhvervs CV) TITLE 84

85 TITLE 85

86 Rediger medlem (Klubskifte/genindmeld) TITLE 86

87 Udmeld/genindmeld/Klubskifte TITLE 87

88 Spørgsmål til den danske portal? TITLE 88

89 Rotary Internationals Portal

90 Hands on på Den åbne del Sådan navigeres der rundt Søgefunktionen Den lukkede medlemsdel Sådan kommer du ind på sitet De forskellige niveauer Almindeligt medlem Kasserer, sekretær, Præsident og Executive Secretary, Assisterende Guvernører Distrikts Guvernør TITLE 90

91 Hands on på TITLE 91

92 Hands on på TITLE 92

93 Hands on på Søgefunktion, men brug den danske TITLE 93

94 Hands on på Login til medlemsdelen på den internationale side ved at trykke på My Rotary TITLE 94

95 Member Access ny adgang Første gang man logger ind TITLE 95

96 Member Access Create Account TITLE 96

97 Og HUSK: adressen SKAL være unik, og må altså ikke anvendes af andre der er på RI sitet, og en skal være oprettet på brugerens profil. TITLE 97

98 TITLE 98

99 Member Access glemt TITLE 99

100 Member Access glemt TITLE 100

101 Member Access glemt password TITLE 101

102 Member Access glemt password TITLE 102

103 Member Access Reset password Udfyld og tryk på Continue Og du modtager en mail med det nye password, som du så senere kan skifte TITLE 103

104 Member Access glemt password hvis du vil beholde det gamle Tryk på Forgot TITLE 104

105 Member Access glemt password hvis du vil beholde det gamle Tryk på contact us by or phone TITLE 105

106 Member Access glemt password hvis du vil beholde det gamle Udfyld kontakt formularen og tryk på Submit Der er meget hurtigere at lave en reset af password Du modtager så senere dit password retur pr. TITLE 106

107 Logget ind som klubadministrator TITLE 107

108 Logget ind som klubadministrator TITLE 108

109 Logget ind som klubadministrator TITLE 109

110 Logget ind som klubadministrator TITLE 110

111 Klubdata Må aldrig være den samme som et medlems TITLE 111

112 Klubdata Flueben så får man ikke SAR`en på papir TITLE 112

113 Klubdata TITLE 113

114 Klubdata Betyder at man er tilmeldt Dataudvekslingen TITLE 114

115 Under Klub administration SAR (Semiannual dues invoice) TITLE 115

116 Under Klub administration SAR (Semiannual dues invoice) TITLE 116

117 Under Klub administration SAR (Semiannual dues invoice) Findes under Downloads Sekretærens værktøjskasse TITLE 117

118 Club Reconition Summary TITLE 118

119 Club Reconition Summary TITLE 119

120 Club Reconition Summary Dette beløb kan der købes PHF`er for TITLE 120

121 Club Central View Club Goals TITLE 121

122 Club Central TITLE 122

123 Brand Center TITLE 123

124 Brand Center TITLE 124

125 Brand Center TITLE 125

126 Brand Center TITLE 126

127 Konklusion på RI webben Sørg for at få adgang til My Rotary Når du har adgang Hvis din klub er med i dataudvekslingen har du kun brug for at slå eks. Club Recognition Summary op, og vedligeholde klubmål. Hvis din klub IKKE er med i dataudvekslingen skal du vedligeholde Medlemslisten Bestyrelsen i indeværende og kommende rotaryår Kluboplysningerne Evt. hente SAR`en TITLE 127

128 Det var rundturen på den lukkede del TITLE 128

129 Spørgsmål til rotary.org? TITLE 129

130 Hands on så er det jeres tur til selv at prøve det!

131 Opgaver til Hands-on Rotary Danmark Medlemmer Opret et nyt medlem Udmeld et medlem Genindmeld et medlem Overflyt et medlem Møde Opret et møde Rediger møde Gøre mødet færdigt og sætte det til referat TITLE 131

132 Opgaver til Hands-on Rotary International Hvordan kommer man ind Hente den sidste nye SAR Hente indestående i banken til køb af PHF`er Finde Club Central Finde Brand Center Finde Medlemsdata Finde Klubdata/bestyrelser TITLE 132

133 Tak for opmærksomheden God arbejdslyst som sekretær for klubben! TITLE 133