SIA - SOGNEINDSAMLINGSADMINISTRATION VEJLEDNING TIL BRUG AF SIA. Kært barn har mange navne. Vi har døbt vores SIA SogneIndsamlingsAdministration.

Transkript

1 SIA - SOGNEINDSAMLINGSADMINISTRATION VEJLEDNING TIL BRUG AF SIA Kært barn har mange navne. Vi har døbt vores SIA SogneIndsamlingsAdministration. SIA er dit online-overblik over dit/dine sogn(e), dine indsamlere og det materiale, du har brug for før og under indsamlingsdagen. Herfra tilgår du også rutesystemet RUT. Du logger ind til SIA via sogneindsamling.dk eller sogneindsamling.dk/servicecenter. Vi guider dig her igennem trin for trin, hvilke oplysninger der er i SIA, og hvordan du bruger dem. 8

2 Distrikt Indsamlere Materialer Resultater Hjælp STATUS Du kan rette Ruter i alt, som angiver, hvor mange ruter du i alt skal bruge indsamlere til. Du kan rette Forventet dækket lokalt, som angiver, hvor mange af ruterne du forventer at kunne dække med de indsamlere, du selv hverver. Tilmeld indsamlerne i funktionen Indsamlertilmelding. Ledige ruter til central tilmelding beregnes om, når du retter i ovenstående. Hver gang en indsamler tilmeldes centralt, tælles der ned. Når tallet er 0, er det ikke længere muligt at tilmelde sig i dit distrikt udefra. Lokalt tilmeldte, som er de tilmeldinger, du foretager fra siden, tæller ikke med i beregningen. INDSAMLINGSINFORMATION Her er alle oplysninger om tid og sted overført fra sidste år. Du kan rette i det hele. Oplysningerne flettes ind i den mail, indsamlerne modtager som kvittering ved tilmelding. INDSAMLINGSLEDER Dine egne kontaktinfo, som du kan redigere. VENSTREMENU RUT (Ruteplanlægning) tilgås herfra. I venstre menu findes desuden Danmarks Statistik om dit distrikt, Organisationer i dit distrikt, link til Andre sogne og indsamlingsledere og Virtuskoden til dit distrikt. Støtter viser Folkekirkens Nødhjælps bidragsydere i sognet. 9

3 SIA Distrikt Indsamlere Materialer Resultater Hjælp HVERV STØTTER SOM INDSAMLERE Her kommer en rigtig god nyhed, som kan hjælpe dig til at finde flere indsamlere: Du kan nu få adgang til en liste over Folkekirkens Nødhjælps støtter i dit sogn. Det giver dig mulighed for at få samlet alle tidligere indsamlere i SIA, og du har nu en ny gruppe mennesker at hverve indsamlere iblandt. Du får samlet det hele ét sted og kan bruge listen til at sikre, at indsamlerne ikke kontaktes fra flere sider op til Sogneindsamlingen. Du kan tage udgangspunkt i dine egne nedskrevne lister eller kontrolkort over indsamlere og står personen også på listen over Støtter, kan du overføre personen til listen Tidligere indsamlere ved et enkelt klik. HVEM OG HVAD STÅR PÅ LISTEN Listen rummer personer med adresse i det distrikt, du er indsamlingsleder for, som inden for de sidste få år har støttet Folkekirkens Nødhjælp en eller flere gange med et økonomisk bidrag. Det er ikke alle støtter, der vises på listen. Folkekirkens Nødhjælp kan i anden anledning have planlagt at kontakte en støtte eller have kendskab til, at personen ikke ønsker at blive kontaktet eller af anden grund ikke skal kontaktes. Hvis en person har frabedt sig al kontakt fra Folkekirkens Nødhjælp, står personen ikke på listen. LOVLIGHEDEN Datatilsynet er blevet forespurgt, om det er foreneligt med databeskyttelsesloven at videregive kontaktdata til frivillige indsamlingsledere, som kan tage kontakt til støtterne. Svaret fra Datatilsynet er ja, såfremt Folkekirkens Nødhjælp ser sine frivillige indsamlingsledere som en del af organisationen, såfremt personen, der kontaktes, får mulighed for at fravælge videre kontakt, og det kan registreres, og såfremt de oplysninger, der vises, begrænser sig til kontaktdata og fødselsdato. FUNKTIONER Ud for hvert navn på listen har du en lille serie funktioner, som gør det let for dig at bruge listen. Dem skal du bruge, når du ringer listen igennem. FLYT: Flytter støtten over på listen Indsamlere som Ikke tilmeldt. Bruges før kontakt, når du sammenligner listen med dine kontrolkort fra sidste års indsamling. Det er en let måde at registrere tidligere indsamlere på. TILMELD: Åbner tilmeldingsformularen med støttens personoplysninger. Du kan redigere alle data og tilføje f.eks. adresse og andre oplysninger. Når du afslutter, flyttes støtten over på listen Indsamlere som Tilmeldt. ALDRIG MERE KONTAKT: Hvis støtten ved kontakt giver udtryk for ikke at ville kontaktes igen. Når du gemmer, fjernes støtten fra listen. FORKERT NR.: Hvis den person, du søger, ikke findes på nummeret. Finder du det rigtige nummer, kan du skrive det i notefeltet. KAN IKKE I ÅR: Hvis støtten er forhindret i at samle ind. marts, men skal have tilbuddet næste år. NOTEFELT: Her kan du skrive mellemregninger som Var ikke hjemme, ring igen på fredag eller Skal tjekke med konen, ringer selv tilbage. GEM ÆNDRINGER: Gemmer flueben og noter i ovennævnte felter. 0

4 MULIGHEDERNE Benyt nu muligheden for at få samlet alle tidligere indsamlere i SIA. Du får samlet det hele et sted, det kan overdrages til andre, data kan holdes ajour, og det kan aftales dig og Folkekirkens Nødhjælp imellem, hvem der må kontaktes om hvad. Det vil sige, at støtten ikke kontaktes fra flere sider om det samme. Start med at sammenligne dine egne nedskrevne lister (kontrolkort) over indsamlere fra tidligere år med navnene på listen Støtter. Når du finder en sådan person, kan du overføre personen fra listen Støtter til listen Tidligere indsamlere ved et klik på Flyt. Indtast derefter de resterende fra dine egne lister ved at benytte funktionen Tilmeld. Du får mulighed for at vælge, om personen skal stå på listen Tidligere indsamlere som Ikke tilmeldt eller som Tilmeldt (til næste Sogneindsamling). Har du ikke selv mulighed for at gennemgå listen over støtter og rydde op i dine tidligere indsamlere, så send gerne kontrolkort eller andre lister ind pr. brev til Sogneindsamlingsholdet, Folkekirkens Nødhjælp, Nørregade 5, 65 København K eller på mail sogneindsamling@dca. dk, så skal vi nok hjælpe med at få indsamlerne indtastet, så du har ét samlet overblik over dine indsamlere. Bedstemor And (Alder: ) Æblekagevej, 8000 Århus C 589 Gårdmand Bjørn (Alder: 5) Egevej, 8000 Århus C

5 SIA Distrikt Indsamlere Materialer Resultater Hjælp ANDRE SOGNE Oversigt over deltagelsen af sogne ordnet efter kommuner. Klik på + for at åbne kommunelisten. Du kan bruge kommunelisten til at lave lokalt samarbejde med de andre indsamlingsledere om eksempelvis pressearbejdet. Desuden kan I i fællesskab arbejde på at dække nabosognene. Lad os vide, om jeres indsamling kan favne et nabosogn uden indsamlingsleder, så kan vi inkludere sognet i indsamlingen.

6 Distrikt Indsamlere Materialer Resultater Hjælp INDSAMLERE I SIA har du altid adgang til dine indsamlere både de centralt tilmeldte, dem du selv har tilmeldt og dem der har været tilmeldt tidligere. Du kan altid ændre deres kontaktoplysninger, skrive en note eller sende en mail til alle eller en enkelt. Med et enkelt klik kan du tilmelde dem efter at have taget kontakt, og indsamleren får en mail med oplysning om mødetid og -sted. Indsamlerne er at finde samme sted, når du eller din afløser skal i gang med hvervningen til næste år. Derfor er det en god ide at registrere alle indsamlere. Ud fra hver indsamler kan du se, hvornår de sidst har fået en mail, om de er tilmeldte, og hvornår de sidst har deltaget i sogneindsamlingen. Hvis du klikker på en indsamlers navn, får du en boks op med indsamlerens personlige oplysninger, som du kan rette i (se næste side). Indsamlerliste listen over indsamlere Indsamlertilmelding her kan du melde nye indsamlere til i dit/dine sogn(e). Status tilmeldt lokalt Send mail sende en mail til dine indsamlere, tilmeldte/ikke tilmeldte/enkeltvis Eksporter til Excel listen over indsamlere vil blive dannet i et Excel-ark

7 SIA Distrikt Indsamlere Materialer Resultater Hjælp PERSONOPLYSNINGER Du kan tilmelde/framelde indsamleren. Indsamleren får en mail ved tilmelding med oplysninger om mødetid og -sted samt dine kontaktoplysninger. Husk at klikke Gem. Indsamlerens egne bemærkninger til dig som er tastet ind ved den centrale tilmelding. Dine noter om indsamleren som også vises på indsamlerlisten (se forrige side). Tildel nyt distrikt bruges, hvis du efter aftale med indsamleren skal overflytte ham/hende til et andet sogn. Husk at klikke Gem. Du vil blive spurgt, om indsamleren skal have status tilmeldt eller ikke tilmeldt i det nye sogn. Vælg status efter aftale med indsamleren.

8 MAIL KVITTERING FOR TILMELDING Når en indsamler tilmeldes i systemet, får han/hun denne tekst op på skærmen og tilsendt som mail. Her er det Andersine And, der har tilmeldt sig i Skt. Lukas & Skt. Thomas Kære Andersine And Tak, fordi du har meldt dig som indsamler for Folkekirkens Nødhjælp. Indsamlingen foregår søndag den. marts 0 kl. 0-5 Mødested: Falken, Falkoner Allé, 000 Frederiksberg Mødetidspunkt: kl. 0 Info fra indsamlingslederen: Når du kommer tilbage fra din indsamlingsrute, venter vi på dig med dejligt hjemmebag, saft og varme drikke. Din indsamlingsleder er: Anni Skov Tlf.: as@dca.dk Børn og unge i alderen -7 år skal gå sammen to og to. Børn under år skal gå sammen med en voksen. Det går pengene til Vi samler ind til fordel for Folkekirkens Nødhjælps internationale arbejde. Fisken i Folkekirkens Nødhjælps logo symboliserer mad til verden. Bekæmpelse af sult har været en kernesag for Folkekirkens Nødhjælp siden 9. På - timer vil du typisk indsamle kr. For.000 kr. kan 70 underernærede børn få ernæringsrigtig mad i en måned. Få adgang til dine personlige oplysninger Ret dine personlige oplysninger eller kontakt indsamlingslederen på Brugernavn: 56 Adgangskode: ER70 Læs Magasinet eller få det tilsendt Som indsamler kan du gratis få tilsendt vores blad Magasinet, der udkommer seks gange årligt. Læs seneste nummer af Magasinet her på eller bestil Magasinet hjem til. Har du spørgsmål om indsamlingsdagen, så kontakt venligst din indsamlingsleder. Vi ønsker dig en rigtig god indsamlingsdag. Med venlig hilsen Folkekirkens Nødhjælp

9 SIA Distrikt Indsamlere Materialer Resultater Hjælp BESTILLING AF MATERIALER Vær opmærksom på, at du kan vælge enten hvervematerialer eller indsamlingsmaterialer (beskrivelse side 0-). Her er valgt indsamlingsmateriale og klikket Opret ny bestilling. Nu kan du udfylde Antal og klikke Send bestilling. Bestillingen går til denne adresse. Du kan vælge at få tilsendt hvervematerialer og indsamlingsmaterialer til hver sin adresse. Du kan ændre leveringsadresser løbende under Adresser i venstremenuen. (Se næste side). Vi opretter inden jul en forhåndsordre på indsamlingsmaterialer beregnet ud fra tidligere behov. Den kan du redigere, så længe status er Åben eller Forslag fra FKN. Er status Lukket til pakning, kan ordren ikke ændres. Men du kan oprette en ny ordre med supplerende materialer. 6

10 Distrikt Indsamlere Materialer Resultater Hjælp LEVERINGSADRESSER Du kan ændre leveringsadresser løbende. Du kan skrive leveringsadresse både til indsamlingsmaterialer og til hvervematerialer. Mange foretrækker at få hvervematerialerne tilsendt på privatadressen og indsamlingsmaterialerne til sognekontoret. Under Tekstbesked til fragtmand kan du skrive en instruks til postbuddet, f.eks. Kan stilles i carporten, hvis ingen er hjemme. Husk at klikke Gem, når der er foretaget en ændring. Vær opmærksom på, om leveringsadresserne er rigtige, især hvis sognet har skiftet indsamlingsleder for nyligt. Leveringsadresse indsamlingsmaterialer Leveringsadresse hvervematerialer 7

11 SIA Distrikt Indsamlere Materialer Resultater Hjælp RESULTATER Her kan du se jeres resultater i de foregående sogneindsamlinger og taste årets resultater ind. Resultatet af gade- og husstandsindsamlingen indtastes på indsamlingsdagen. Indberetningen danner grundlag for, at Folkekirkens Nødhjælp kan estimere et landsresultat til medierne, inden tv-nyhederne samme aften. Kollekter og butiksindsamling (indsamlingsbøsser opstillet ved kasselinjer inde i butikkerne) indtastes særskilt, når resultaterne er opgjort måske i ugerne efter. Disse må ikke indgå i resultatet af husstandsindsamlingen. Her indtaster du resultatet af indsamlingen efter optællingen. Du skal indtaste indsamlet beløb, antal ruter dækket og antal indsamlere. 5 Summen af beløb givet via Virtus tillægges automatisk det beløb, du indtaster.. MARTS Slut Sult 0 afsluttes. Indsamlingsbøsser hentes ind fra butikker, og resultatet gøres op og Indtastes i SIA. Resultater af eventuel Fastekollekt kan også indtastes. Husk at klikke Gem, når du har indtastet resultaterne. Du kan altid vende tilbage og ændre resultatet. Begynd blot forfra. Læs mere om optælling og indberetning på side 6. Du kan også ringe til optællingslinjen på tlf og blive guidet igennem. Resultatet vil kunne ses i SIA efter kort tid. Fordel til alle sogne fordeler automatisk resultatet på sognene forholdsmæssigt efter husstande i sognene, hvis jeres indsamling dækker mere end et sogn. Hvis du har mere end et sogn i distriktet, kan du vælge selv at indtaste det specifikke resultat for hvert enkelt sogn. 5 8