Referat : Ordinært bestyrelsesmøde i KGK mandag d. 4. februar 2013 kl , i klubhuset

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Referat : Ordinært bestyrelsesmøde i KGK mandag d. 4. februar 2013 kl. 18.00, i klubhuset"

Ida Bundgaard
8 år siden
Visninger:

1 Referat : Ordinært bestyrelsesmøde i KGK mandag d. 4. februar 2013 kl , i klubhuset Bestyrelsen havde inviteret KGKs Venner til en fælles snak om samarbejde og forventninger til samme. Dette møde startede kl og det ordinære bestyrelsesmøde blev påbegyndt efter afslutning af punkt 1 kl. ca Forhåndsafbud: Eigil Larsen. Ingen øvrige afbud. Med følgende dagsorden - 1) Godkendelse af dagsorden Dagsordnen godkendt. 2) Efterretninger fra : a) formanden (Bilag vedhæftet) Ove orienterede om at Poul Møller er i gang med markedsføringsplanen. Ove orienterede fra ERFA møde i Dragør. b) kassereren Finn orienterede om at lånet til KGK s venner er tilbagebetalt. 3) Efterretninger fra klubsekretæren (Bilag fremsendt til bestyrelsen 24. januar, 2013) Jan orienterede om en fond i Korsør, hvor der kan ansøges om midler til renovering af klublokaler.der skrives en ansøgning om midler til stolper og stråtag. Der er p.t. solgt ca greenfeebilletter mere end i 2012 til Company days. 4) Regnskabsbalance / - rapportering (Bilag fremsendt til bestyrelsen 13. januar, 2013) Der er balance i økonomien. Opgørelser sendes til banker inden d. 15. februar. 5) Forretningsorden for KGKs bestyrelse OTP/EL (Bilag vedhæftet) Forretningsordnen godkendt. 6) Skabelon til udfærdigelse af dagsordenspunkter. OTP/EL (Bilag vedhæftet) BAGGRUND : Bestyrelsens dagsorden, mødereferater m.v. har hidtil ikke været offentliggjort for medlemmerne. På den seneste generalforsamling blev imidlertid der givet en henstilling til bestyrelsen om at sikre bedre information til medlemmerne, herunder information fra bestyrelsens møder. Det er bestyrelsens hensigt at leve op til et højt informationsniveau, bl.a. gennem offentlighed omkring bestyrelsens møder. HANDLEMULIGHEDER Offentlighed omkring bestyrelsens arbejde kan sikres på forskellig vis, eksempelvis ved 1. Afholdelse af informationsmøder efter bestyrelsesmøderne Dagsorden udsendt: 28. januar, / 6

Med følgende dagsorden - 1) Godkendelse af dagsorden Dagsordnen godkendt. 2) Efterretninger fra : a) formanden (Bilag vedhæftet) Ove orienterede om at Poul Møller er i gang med markedsføringsplanen.

2 2. Udsendelse af nyhedsbrev efter møderne 3. Offentliggørelse af bestyrelsens beslutningsprotokol/mødereferat Informationsmøder kan være udmærkede men bør nok begrænses til dialog/information om mere principielle spørgsmål i klubben. Løbende info fra bestyrelsen rammer nok medlemmerne bedst, hvis den foreligger skriftlig og tilgængelig for alle. Nyhedsbreve kan være aldeles udmærkede, men kræver ressourcer ressourcer som i virkeligheden er brugt én gang til dagsorden og mødereferat. Derfor er det oplagt at offentliggøre bestyrelsens referat et referat der af praktiske grunde alene er et beslutningsreferat og ikke et egentlig forhandlingsreferat, der gengiver bestyrelsens drøftelser. For at beslutningsreferatet skal give mening for læserne, er det helt nødvendigt at dagsordenen udformes, så det klart fremgår, hvad baggrunden for sagen er, hvilke handlemuligheder forslagsstiller ser, ligesom forslagsstillers motiverede indstilling og konsekvenserne heraf anføres. På mødet tilføjes alene bestyrelsens beslutning og dagsorden/beslutningsreferat er klar til offentliggørelse. Herfra dog undtaget de såkaldte lukkede sager, indeholdende fortrolige forhold, kontrakter m.v. INDSTILLING Formand og sekretær indstiller, at dagsordenspunkter til bestyrelsens dagsorden fremover udfærdiges i overensstemmelse med Skabelon til udfærdigelse af dagsordenspunkter af 9/1 2013, og at bestyrelsens beslutningsreferater offentliggøres (web, Golf Box eller lign.) undtaget herfra alene punkter der ikke er egnede til offentliggørelse. Hermed sikres en fyldestgørende information til alle medlemmer og en dagsorden efter disse retningslinier giver samtidig mødedeltagerne et rimeligt grundlag at forberede sig ud fra, og et forsvarligt beslutningsgrundlag. KONSEKVENSER Forbedret information for medlemmerne samt bedre beslutningsgrundlag for mødedeltagere. Det samlede ressourceforbrug forventes at være mindre, da der kun er minimal efterbehandling forbundet med ændringen. Mødeeffektiviteten styrkes. BESLUTNING: Forslag til dagsordner godkendt. 7) KGKs deltagelse i DGUs repræsentantskabsmøde 2013 (Bilag fra DGU fremsendt fra kontoret 22. januar, 2013) (Bilag DGUs vedtægter vedhæftet) BAGGRUND DGU afholder den 23. marts 2013 repræsentantskabsmøde i Middelfart Tilmeldingsfristen er sat til den 25. februar. HANDLEMULIGHEDER KGK kan vælge at tilmelde et eller flere bestyrelsesmedlemmer til repræsentantskabsmødet, herunder eventuelt til temamødet aftenen før. KGK har to stemmer på mødet. Dagsorden udsendt: 28. januar, / 6

Løbende info fra bestyrelsen rammer nok medlemmerne bedst, hvis den foreligger skriftlig og tilgængelig for alle.

3 Begge dage inkl. overnatning og forplejning koster kr. pr. deltager. Deltagelse udelukkende på repræsentantskabsmødet den 23. marts er omkostningsfri. INDSTILLING Formanden indstiller, at 1 2 bestyrelsesmedlemmer deltager med fuldt program. Da formanden er bortrejst på dagen indstilles at næstformanden deltager som den ene. KONSEKVENSER En samlet omkostning i størrelsesordenen kr., der dækkes af bestyrelsens dispositionspulje. BESLUTNING: Bestyrelsen sender Freddie og René. Jan sørger for tilmelding. 8) Medlemsafgang / -tilgang (JN) (Bilag om økonomien er vedhæftet) Punkt 1: Medlems ændringer pr. 1. januar Jeg vedhæfter en opgørelse af ændringer på medlemssiden pr Punkt 2: Handlemulighder. Det er et faktum, at vi pr har et tab på ,00 kr. For at ændre dette tab skal der skaffes ny medlemmer eller andre øgede indtægter. Punkt 3: Indstilling. Erfaringsmæssigt har alle danske golfklubber løbende ind- og udmeldelser, hvor de største udmeldelser ligger omkring kontingent indbetaling. Jeg ser årets ændringer som en anelse større end normalt dog er den økonomiske konsekvens ikke alarmerende, idet en stor del af ændringerne er fra passiv til udmeldelse. Størrelsen fra fuldtidsmedlem til udmeldelse ligger på samme niveau som tidligere år. Punkt 4: Konsekvenser. Der skal tages affære i hvervning af nye medlemmer, hvor påtænkte Golfens Dag og Åbent Hus skal have attraktive tilbud og indhold. Punkt 5: Beslutning. Der nedsættes et udvalg med bestyrelsesmedlem (forslag : Rene Mahnkopf), kontor ansvarlig (Jan Nielsen), begynderudvalgs formand (Hans Gunnar Andersen), som selv supplerer udvalget med nødvendige hjælpende hænder. Den nettoafgang der har været, er dækket ind af andre indtægter. 9) Forslag til ændring af køkken i KGKs klubhus. (JN) Gennem årene har skiftende forpagter par haft ønsker om ændringer af klubbens køkken areal. Sammen med nuværende forpagter par Lene Larsen og Erik Christensen har klubben i samarbejde med Arki-Design ved Morten Seeger undersøgt mulige ændringer og lavet økonomiske overslag. Køkkenet kan ændres, idet opsatte vægge ikke er bærende elementer, og dermed kan der skabes bedre gulvplads ved nedrivning af vægge, som minimerer gulvarealet. Tanken er at skabe et køkken, hvor forpagter par og Dagsorden udsendt: 28. januar, / 6

KONSEKVENSER En samlet omkostning i størrelsesordenen 5.000 kr., der dækkes af bestyrelsens dispositionspulje. BESLUTNING: Bestyrelsen sender Freddie og René. Jan sørger for tilmelding.

4 deres personale kan komme rundt om komfur og bord samt udvide bordplade arealet langs ydervægge. Der etableres et nyt bar/serverings område, som opføres i materialer, som passer ind i klubhuset øvrige materiale valg. Den bardisk, som klubben har i dag bibeholdes som en mulig serverings disk ved særlige lejligheder, men området ændres til et koldt køkken, hvor der skal nye stålbordplader med små køleskabe til afsætning og opbevaring. Der er givet tilsagn fra klubmedlemmer om udførelse af køkkenets ombygning, så denne post kan holdes på et økonomisk lavt niveau. Dernæst er der etableret forbindelser til mulige honoratiores, men det er af yderste vigtighed at understrege, at klubben har brug for medlemmernes hjælp, således at ingen bliver glemt. Derfor skal der lyde en opfordring fra bestyrelsen om at henvende sig til kontoret med ny og mulige emner, som kan være klubben behjælpelig med materialer og økonomiske bidrag. Der er en økonomisk beregning, som løber om i ,00 kr. for ombygning af køkken arealet, og denne sum håber bestyrelsen på at få tilsagn på, således at ombygning kan være udgifts neutral for klubben. Økonomiske betragtninger: - Nyt skridsikkert gulv = ,00 kr. - Ny bar = ,00 kr. - Koldt køkken = ,00 kr. - Flytning af komfur med ændring af emhætte = ,00 kr. - Nye klinker til væg = 5.000,00 kr. - Ændring af elektricitet med godkendelser = 2.000,00 kr. - Ændring af naturgas tilslutning med godkendelser = 3.000,00 kr. - Sikring af nyt bar område = ,00 kr. - Buffer pulje = 5.000,00 kr. Det er bestyrelsens håb, at der er hurtige reaktioner, idet påbegyndte ændringer er påtænkt til at kunne starte omkring 1. februar, således at ombygning kan stå klar til sæson åbning, som er sat til ultimo marts, hvor Påsken er placeret. Med bestyrelses hilsen: Jan Nielsen Kontor ansvarlig. Bestyrelsen anbefaler projektet gennemført, under forudsætning af godkendelser fra offentlige myndigheder. Dagsorden udsendt: 28. januar, / 6

Den bardisk, som klubben har i dag bibeholdes som en mulig serverings disk ved særlige lejligheder, men området ændres til et koldt køkken, hvor der skal nye stålbordplader med små køleskabe til

5 10)Nyt / status på visioner / aktioner for KGK. Kort orientering fra markedsføringsudvalget, der indkaldes til dialogmøde d. 21. februar 11) Forretningsudvalg for Korsør golfklub. Ove opfordrede til at bestyrelsen opretter et forretningsudvalg, der skal varetage hurtige beslutninger i den daglige drift. Det blev foreslået at udvalget skal bestå af kassereren, næstformanden og formanden. Bestyrelsen godkendte forslaget. 12)Evt. Freddie orienterede om besøg hos sponsorer, hvor han bliver mødt med en kommentar om at klubben lige har været der. Der henstilles til klubber i klubben, at hvis de går ud for at skaffe sponsorer, skal Freddie have besked om hvor de har været. Ove skriver til klubberne. Dagsorden udsendt: 28. januar, / 6

Det blev foreslået at udvalget skal bestå af kassereren, næstformanden og formanden. Bestyrelsen godkendte forslaget. 12)Evt.

Relaterede dokumenter

Allerførst vil bestyrelsen gerne ønske alle et godt nytår med håbet om en super sæson for alle.

Allerførst vil bestyrelsen gerne ønske alle et godt nytår med håbet om en super sæson for alle. Til stede ved bestyrelsesmødet den 6. januar 2010: Bestyrelsen: Bjarne Freund-Poulsen (BFP) Christa Brandt Poulsen (CBP) Johnny Poulsen (JP) Karsten Skogstad (KS) Claus Pedersen (CP) Hans Kofod-Andersen