Beslutningsprotokol ordinært bestyrelsesmøde i KGK mandag d. 3. november, Forhåndsafbud: Freddie Juul

Transkript

1 Forhåndsafbud: Freddie Juul Kontorets leder, Jan Nielsen, gennemgik på formandens opfordring DGUs statistiske undersøgelsesprogram Golfspilleren i centrum, som KGK har valgt at være en del af. Programmet giver mulighed for at se anonyme svar på spørgsmål om næsten alt i relation til vores golfklub og landsgennemsnittet (eller sat i relation til naboklubber hvilket KGK ikke har tilkøbt). Se endvidere pkt. 7 på dagsordenen. Herefter fortsattes med dagens dagsorden 1) Godkendelse af dagsorden Godkendt! 2) Efterretninger fra a) formanden (Bilag af 23/10-14, vedhæftet) Taget til efterretning! b) bestyrelsesmedlemmer Husudvalget har afholdt sit første udvalgsmøde. Referat i referatmappen. 3) Efterretninger fra forretningsfører / kontorleder a. (Kontormeddelelser vedhæftet) Taget til efterretning! b. (Debitorliste af 27/10-14 vedhæftet) Debatteret! Kassereren er kontaktperson til Comwell. 4) Regnskabsbalance v/ kassereren Behandlet under pkt. 8 Dagsorden til generalforsamling ) Fritspilsaftaler for 2015 Klubben har gennem flere år haft etårige fritspilsaftaler med Trelleborg og Sydsjællands Golf Klub. Sidste år blev der endvidere gjort endnu et forsøg med Sorø, der først tilsluttede sig, for efterfølgende at melde fra. Da der er tale om etårige aftaler, skal vi forholde os til eventuelle aftaler for det kommende år. Umiddelbart har vi følgende muligheder: 1. Søge nuværende aftaler forlænget helt eller delvist 2. Trække os fra samarbejdet 3. Søge nuværende aftaler suppleret med aftale med Sorø G.K. 4. Søge andre samarbejdspartnere 5. Søge aftalerne gjort flerårige evt. varige, medmindre de opsiges med et aftalt varsel Fritspilsaftaler er nu alene et bestyrelsesanliggende. Beslutningsprotokol udsendt: / 6

2 Formanden skal anbefale ovennævnte punkt 1 i fuldt omfang, suppleret med punkterne 3 og 5. I forhold til den aktuelle status forventes en tilslutning fra Sorø G.K. kun at give et forholdsvis beskedent tab af greenfee, idet næppe mange Sorømedlemmer i dag besøger KGK med fuld betaling. Derimod er det et længe næret ønske fra vore medlemmer, at opnå ret til frit spil også i Sorø. En opsigelse af aftalerne må forventes at give et betydeligt ramaskrig blandt vore medlemmer. På mødet kunne formanden konstatere, at Sydsjællands Golfklub havde meldt tilbage, at de tilslutter sig vores tidligere aftale for sæsonen KGK afventer svar fra Trelleborg. Sorø Golfklub har meddelt, at deres bestyrelse - af økonomiske grunde - ikke ønsker at indgå en fritspilsaftale med KGK. Således taget til efterretning og formandens indstilling vedtaget. 6) Forslag til udvalgskommissorier for budgetårene 2015 og Rammer og vilkår for udvalgenes arbejde fastlægges af bestyrelsen og synliggøres i kommissorier for udvalgene. Udvalgene udarbejder forslag til bestyrelsens behandling. De endelige kommissorier lægges på klubbens hjemmeside under respektive udvalg. Da nuværende kommissorier kun rækker til slutningen af indeværende budgetår, har bestyrelsen på seneste bestyrelsesmøde besluttet at bede udvalgene fremkomme med forslag for den kommende to års periode. Kommissorierne skal være kontoret i hænde seneste den 20. september 2014, jævnfør den udsendte budgetskrivelse af 25/8, som er vedlagt dagsordenen. Der skal foreligge forslag fra: Baneudvalg, begynderudvalg, turneringsudvalg, juniorudvalg, regel og handicapudvalg, sponsorudvalg, markedsføringsudvalg og husudvalg. Kontoret sørger for udsendelse til bestyrelsesmedlemmerne i god tid inden mødet 1. Bestyrelsen kan godkende, forkaste eller korrigere de fremsendte forslag fra udvalgene 2. Bestyrelsen kan suverænt udarbejde kommissorierne 3. Bestyrelsen kan tilrettelægge samarbejdet med udvalgene på anden vis Beslutningsprotokol udsendt: / 6

3 Formanden skal indstille ovennævnte til bestyrelsens godkendelse, eventuelt med korrektioner fra bestyrelsen, såfremt dette måtte være relevant/nødvendigt. Der er tradition (succesfuld) for denne samarbejdsform, hvor bestyrelsen definerer rammerne for udvalgenes arbejde, der herudover frit tilrettelægges efter udvalgenes ønsker. Bestyrelsen holdes orienteret om udvalgenes virksomhed ved mødereferater, suppleret med anden relevant information. (7 kommissorier udsendt 29/9) Bestyrelsen debatterede de indkomne kommissorier og besluttede at indkalde alle involverede udvalg til en debat om klubbens mål og strategier, samt en høring om udvalgenes tanker og ideer. Bestyrelsen er vært ved et let traktement ved mødets begyndelse. Formanden tilskriver udvalgsformændene til møde d. 10. december, 2014, kl i klubhuset. 7) Golfspilleren i centrum Ved sæsonstart tilsluttede KGK sig projekt Golfspilleren i centrum, hvor en del medlemmer og gæster i klubben bliver bedt om at svare på et af DGU udarbejdet spørgeskema, omfattende spørgsmål til medlemmer, udmeldte medlemmer, gæster m.fl. omkring deres oplevelser i klubben, på banen, i shoppen, i cafeen, på hjemmesiden m.m. De tilsluttede klubber kan løbende følge med i, hvorledes Scoren eller stemningen hos de adspurgte ser ud. Bestyrelsesmedlemmerne har modtaget kode. Således at den enkelte kan gå ind i systemet. Vi venter p.t. på at DGU skal færdiggøre arbejdet med at lave diverse standardudtræk til forskellige aktører, eks. cafe og shop, baneudvalg, men i høj grad også bestyrelsen. Indtil dette meget længe ønskede produkt foreligger, må vi lidt mere primitivt arbejde med resultaterne. Hensigten med tilslutningen er naturligvis, at vi dermed får en løbende mulighed for at følge med i, hvor vi kan blive bedre, og hvor scoren er tilfredsstillende. Områder med lav score skal naturligvis benhårdt forfølges som forbedringsmål. 1. Oplysningerne udbredes til relevante aktører allerede p.t. enten med kodeadgang eller med overlevering fra kontoret 2. Bestyrelsen sætter punktet på dagsordenen som fast punkt fremover i første omgang til drøftelse og igangsætning af forbedringsinitiativer på områder med utilfredsstillende score (udgangspunkt mundtlig redegørelse fra systemet) Beslutningsprotokol udsendt: / 6

4 3. Når standardrapporter er udviklet skal bestyrelsesrapporten forelægges som grundlag for bestyrelsens drøftelser og tiltag. 4. Projektet droppes Formanden indstiller at forslag 1 3 godkendes Tilslutning og aktiv anvendelse af forbrugernes tilkendegivelse kan kun forbedre bestyrelsens og klubbens muligheder for løbende forbedringer. Der kan naturligvis være økonomiske konsekvenser af de tiltag der efterfølgende sættes i gang med henblik på forbedring, men projektet som sådan koster kun det beskedne årlige gebyr på omkring 6000 kr. En enig bestyrelse besluttede at følge formandens indstilling. Bestyrelsen ser projektet, som en vigtig brik i KGKs bestyrelses arbejde med at videreudvikle KGK til en fremtidens golfklub for både medlemmer, ansatte og gæster. Bestyrelsen besluttede endvidere at medtage punktet Golfspilleren i centrum på dagsordenen til alle ordinære bestyrelsesmøder. 8) Dagsorden til generalforsamlingen, den 25. november 2014 på Broskolen. Tid og sted er fastlagt og den foreløbige dagsorden udsendt rettidigt. Senest 14 dage før generalforsamlingen skal den endelige dagsorden bekendtgøres for medlemmerne i henhold til vedtægterne. Vedtægternes 5 definerer dagsordenen for den ordinære generalforsamling således: 1. Valg af dirigent 2. Beretning om klubbens virksomhed i det forløbne år 3. Fremlæggelse af det reviderede regnskab 4. Forslag til budget og fastlæggelse af medlemskontingent 5. Behandling af indkomne forslag 6. Valg af formand 7. Valg af bestyrelsesmedlemmer 8. Valg af suppleanter 9. Valg af revisor og revisorsuppleant 10. Eventuelt Beslutningsprotokol udsendt: / 6

5 Formanden indstiller således til bestyrelsens behandling: Ad 1 Cand. Jur. Steen Poulsen (aktivt medlem) foreslås Ad 2 Formandens forslag udsendt til bestyrelsens behandling d. 23/10-14 Ad 3 Kassereren forelægger regnskab til bestyrelsens behandling, godkendelse og indstilling til generalforsamlingen (Revision?) Ad 4 Kassereren forelægger forslag til budget og kontingenter til bestyrelsens behandling og indstilling til generalforsamlingen Ad 5 Behandling af indkomne forslag er der nogen nu?? Ad 6 Valg af formand Ove Thorndal Poulsen er på valg, men er ikke villig til genvalg. Bestyrelsen indstiller Poul Møller (nuværende suppleant) som ny formand for 2 år. Ad 7 Bestyrelsesmedlemmerne Bernd Griese, Rene Mahnkopf og Jan B. Meng er på valg, og alle er villige til genvalg. Bestyrelsen indstiller alle tre til genvalg for 2 år. Ad 8 Suppleant Knud Mejer er på valg og er villig til genvalg. Bestyrelsen indstiller til genvalg for 2 år. Såfremt Poul Møller vælges til ny formand, skal der vælges endnu en suppleant. Bestyrelsen indstiller Henrik Lundgaard for 1 år. Ad 9 Revisor Poul Erik Brønsholm er på valg og er villig til genvalg. Bestyrelsen indstiller til genvalg for 2 år. Endelig dagsorden skal bekendtgøres senest den 11. november. Pkt Pkt Pkt Pkt Pkt Pkt Pkt Pkt Pkt Bestyrelsen indstiller Steen Poulsen som dirigent. Formandens beretning taget til efterretning og godkendt. Regnskabsåret 2013/14s regnskab blev fremlagt og gennemgået af kassereren og - med ros til kassereren - godkendt og indstillet til revisors gennemgang. Kassereren fremlagde sit forslag til budget for regnskabsåret 2014/15, som bestyrelsen vedtog - under forudsætning af generalforsamlingens godkendelse af en kontingentforhøjelse for seniormedlemmer på 300,- kr. og for juniormedlemmer på 100,- kr. Ingen forslag modtaget! Bestyrelsen indstiller Poul Møller til valget som formand for KGK. Bestyrelsen indstiller Bernd Griese, Rene Mahnkopf og Jan Meng til valget som bestyrelsesmedlemmer. Bestyrelsen indstiller Knud Mejer Sørensen til valget som bestyrelsessuppleant og, såfremt Poul Møller vælges til formand indstiller bestyrelsen Henrik Lundgaard til valget som bestyrelsessuppleant for 1 år. Bestyrelsen indstiller Poul Erik Brønsholm til valget som intern revisor i KGK. Beslutningsprotokol udsendt: / 6

6 Under pkt. 8.4 besluttede bestyrelsen, efter anbefaling fra FU og Jan Nielsen, at investere i en ProBox24, som er en automatiseret betalingsstander, greefeebog, sælger af div. varer (efter klubbens valg) samt udlejning af bagvogne og buggies. Finansieringen er garanteret af J. Poulsen Shipping ved Finn Poulsen og Harboes ved Bernd Griese. 9) Overordnet strategi for KGK (Bilag version 2 og 3 fremsendt 24. september) Bestyrelsen har hidtil arbejdet ud fra det af Budgetgruppen for år tilbage udarbejdede oplæg til strategi- og forretningsplan. Oplægget blev bl.a. anvendt på krisemøder i bestyrelsen og på medlemsmøder. Der er i den mellemliggende periode sket en del. Derfor er der nu behov for en revitalisering af strategiplanen. Bestyrelsen besluttede derfor på seneste møde, at der skulle udarbejdes et revideret oplæg til overordnet strategi, indeholdende vision, mission, værdigrundlag og overordnet strategi. Dette materiale kan herefter udgøre fundamentet for en samlet forretningsplan for KGKs virke. En arbejdsgruppe, bestående af Formanden og Poul Møller har nu udformet et nyt oplæg til strategisk platform , bestående af en version 2 og et alternativ, version 3, begge af 9/ Bestyrelsen har herefter følgende handlemuligheder: 1. Køre videre som hidtil på det uformelle grundlag, der ikke er synligt for omverdenen 2. Fastlægge en strategisk platform for KGK, eventuelt i form af version 2 eller 3 3. Udarbejde en helt ny platform Arbejdsgruppen skal anbefale, at der formuleres og synliggøres en egentlig strategisk platform, enten som version 2 eller version 3. Det synliggøres for omverdenen, hvor KGK står og i øvrigt, hvilken retning klubben ønsker at satse. Det vil have en positiv effekt i forhold til medlemmer, kommende medlemmer, gæster og samarbejdspartnere. En enig bestyrelse vedtog den fremlagte strategiske platform, uden at prioritere version 2 eller version 3, idet det ikke er afgørende om vision eller mission er nævnt først! 10) Eventuelt - Samarbejdsmøde mellem bestyrelserne fra Trelleborg, Sorø og Korsør i Sorø d. 19. november, 2014, kl Formanden takkede for et godt samarbejde i sit 2-årige formandskab. Beslutningsprotokol udsendt: / 6