Organisationsbestyrelsesmøde den 4. februar 2015, kl Lundtoftegårdsvej 29, st. tv Kgs. Lyngby

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 4. februar 2015, kl Lundtoftegårdsvej 29, st. tv Kgs. Lyngby Til stede: Afbud fra: Frank Starck-Sabroe Fra KAB: Indholdsfortegnelse Selskabet: Godkendelse af referat Revisionsprotokol Organisationsbestyrelsen... 3 Sager til beslutning: Selskabets og afdelingernes regnskaber for 2013/ Selskabets driftsbudget 2015/ Bestyrelsens årsberetning 2014/ Forvaltningsrevision Frikøb af tilbagekøbsdeklarationer (hjemfaldspligt) Fortunen - byggeregnskab, varmeanlæg Fortunen Øst - Byggeregnskab, halbelysning Fortunen Øst - Byggeregnskab, facaderenovering og gavlisolering Carl Lunds Vænge - byggeregnskab, udskiftning af tag Fortunen - LAR Fortunen & Fortunen Øst - Individuelle moderniseringer Projekt Vidensby - LUKKET PUNKT E.ON - tilbagebetaling af overdækning Fjernvarme - status Bestyrelseshonorar 2014/ KAB s beboerhøjskoler Sager til orientering: Elektronisk håndtering af syn - E-syn Guidelines for sociale viceværter i KAB Skabeloner til nye reglementer /31

2 KAB s målsætningsprogram Ny Boligaftale Orientering om Udbetaling Danmark Fleksibel udlejning - status Dialogmøde Fortunen - Energihandleplan, lokalplan Fortunbyen Carlshøj - tinglysning af adkomsterklæring og skøde Fortunen Øst - elevatorprojekt Skolebakken - tilbagebetaling af ejendomsskat Hjortholm & Carl Lunds Vænge - private fællesveje Baunehøj - 5-års eftersyn, status Baunehøj - affaldsprojektet, status Forsikringsstatistik fra Willis Orientering om driftssager Eventuelt Bilagsfortegnelse Bilag 2: Revisionsprotokol... 3 Bilag 4: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2013/ Bilag 5: Selskabets driftsbudget for 2015/ Bilag 6: Udkast til årsberetning 2014/ Bilag 7: Nøgletal for forvaltningsrevision for Ballerup Ejendomsselskab for Bilag 8: PowerPoint-præsentation... 8 Bilag 8.1: Brev til bestyrelserne fra administrerende direktør i BL, Bent Madsen... 8 Bilag 9: Byggeregnskab - varmeanlæg, Fortunen... 9 Bilag 10: Byggeregnskab - halbelysning, Fortunen Øst... 9 Bilag 11: Byggeregnskab - facaderenovering og gavlisolering, Fortunen Øst Bilag 12: Byggeregnskab - udskiftning af tag, Carl Lunds Vænge Bilag 15: Foreløbige skitser Lyngby hovedgade, Butik & Boliger fra Arkitema Architects den 21. oktober Bilag 16: Notat om E.ON overdækning Bilag 19: KAB s beboerhøjskoler Bilag 21: Guidelines for sociale viceværter Bilag 22: Husorden Bilag 23: KAB s målsætningsprogram Bilag 26: Udlejningsstatistisk Bilag 27: Referat af dialogmødet Bilag 35: Forsikringsstatistik for boligorganisationen Bilag 35.1: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet samlet /31

3 Selskabet: 1. Godkendelse af referat Referatet fra organisationsbestyrelsens seneste afholdte organisationsbestyrelsesmøde den 1. oktober 2014 er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Da der ikke er fremkommet sådanne, er referatet at betragte som godkendt og vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Referatet godkendes og underskrives af formanden. 2. Revisionsprotokol I henhold til vedtægterne fremlægges selskabets revisionsprotokol til påtegning. Udskrift af revisionsfirmaet Albjerg Statsautoriseret Revisionspartnerselskabs seneste indførelse i protokollen er forud for mødets afholdelse tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer som bilag 2. Bilag 2: Revisionsprotokol Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager revisionsprotokollen til efterretning og underskriver denne. 3. Organisationsbestyrelsen Organisationsbestyrelsens sammensætning for nærværende: Afdeling Fortunen: Kaj Eliasen (2015) Jane Østergaard (2016) Afdeling Fortunen Øst: Michael Damgaard Møller (2015) Hanne Lentz-Nielsen (2015) Øvrige afdelinger: Finn Christensen (2016) Udpeget af kommunalbestyrelsen: Robin Prudholm ( ) Frank Starck-Sabroe ( ) 3/31

4 Suppleanter: Bente Svensson (2016) Hanne Elisabeth Engelbrecht ( ) Hanne Parvang (2015) Hans Lauridsen (2015) Niels Sørensen (2016) Stig Løjborg Nielsen ( ) Vakant (2015) Hanne E. Engelbrecht er udpeget af kommunalbestyrelsen som suppleant for Robin Prudholm og Stig Løjborg Nielsen som suppleant for Frank Starck-Sabroe. Organisationsbestyrelsens afgangsorden er anført i parentes. Sager til beslutning: 4. Selskabets og afdelingernes regnskaber for 2013/2014 Regnskaberne udviser følgende: Selskabets regnskab for tiden den til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der henlægges til arbejdskapitalen, således at denne udgør kr. Den samlede egenkapital for boligorganisationen er herefter kr., hvoraf dispositionsfonden udgør kr. inklusiv indskud i Landsbyggefonden, hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed. Den disponible andel udgør , hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed. Den samlede balancesum for boligorganisationen er på kr Fortunen Driftsregnskabet for tiden den til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til konto for opsamlet resultat (407). Status balancerer med kr. 4/31

5 Carlshøj Driftsregnskabet for tiden den til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til konto for opsamlet resultat (407). Status balancerer med kr Fortunen Øst Driftsregnskabet for tiden den til balancerer med kr. Status balancerer med kr Toftebæksgård Driftsregnskabet for tiden den til balancerer med kr. og slutter med et overskud på 83 kr., der anvendes til afvikling af egenfinansiering af sag 1005 (belægning af p-plads). Status balancerer med kr Hjortholm Driftsregnskabet for tiden den til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til konto for opsamlet resultat (407). Status balancerer kr Emil Pipers Have Driftsregnskabet for tiden den til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til konto for opsamlet resultat (407). Status balancerer med kr Skolebakken Driftsregnskabet for tiden den til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., hvoraf kr. anvendes til afvikling af egenfinansiering af sag 1003 (ståltapper) og kr. overføres til konto for opsamlet resultat (407). Status balancerer med kr Carl Lunds Vænge Driftsregnskabet for tiden den til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der afskrives på egenfinansiering (udskiftning af vinduer). Status balancerer med kr. 5/31

6 Baunehøj Driftsregnskabet for tiden den til balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til konto for opsamlet resultat (407). Status balancerer med kr. Bilag 4: Selskabets og afdelingernes regnskaber 2013/2014 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender selskabets og afdelingernes regnskaber. 5. Selskabets driftsbudget 2015/2016 Selskabets driftsbudget for 2015/2016 vedlægges som bilag 5. Budgettet indeholder en budgetreserve på kr. og forudsætter et uændret nettoadministrationsbidrag, således at nettoadministrationsbidraget for 2015/2016 vil udgøre kr. pr. lejemålsenhed. Bilag 5: Selskabets driftsbudget for 2015/2016 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender s driftsbudget for 2015/ Bestyrelsens årsberetning 2014/2015 Udkast til årsberetning vedlægges til organisationsbestyrelsens behandling med henblik på godkendelse af den endelige årsberetning inklusiv eventuelle rettelser/tilføjelser. Bilag 6: Udkast til årsberetning 2014/2015 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender udkast til årsberetning inklusiv eventuelle rettelser/tilføjelser til fremlæggelse på det ordinære repræsentantskabsmøde den 4. februar /31

7 7. Forvaltningsrevision Organisationsbestyrelsen behandlede på organisationsbestyrelsesmøde den 3. marst 2014, nøgletallene for forvaltningsrevision for året 2012/2013. I forbindelse med regnskaberne for 2013/2014 er der udarbejdet nye nøgletal. Redskabet, Nøgletal for forvaltningsrevision, er en årlig tilbagevendende opgørelse, der giver organisationsbestyrelsen overblik over udviklingen i boligorganisationen og boligafdelingerne. Den behandles på organisationsbestyrelsesmødet sammen med regnskabet. Nøgletal for forvaltningsrevision og organisationsbestyrelsens efterfølgende sagsbehandling udgør på denne måde boligorganisationens forvaltningsrevision. På organisationsbestyrelsesmødet den 3. marts 2014 satte organisationsbestyrelsen følgende mål på basis af forvaltningsrevisionen: Huslejeudviklingen skal fortsat ligge tæt på de sammenlignelige gennemsnit Fortunens totale udgifter pr. kvadratmeter skal nærme sig gennemsnittet for sammenlignelige byggerier i KAB-statistikken Huslejeudviklingen har ifølge nøgletallene ligget på gennemsnittet for Fortunen og Fortunen Øst og væsentligt under, når det gælder Toftebæksgård. I det forløbne regnskabsår er målet således opfyldt. De totale udgifter er ifølge KAB-statistikken steget med 6 % i Fortunen fra 2011 til 2013, mens den er steget med 4 % i sammenlignelige byggerier. Det skal her bemærkes, at statistikken e forsinket, og en eventuel besparelse vil ikke kunne læses her endnu. Forvaltningsrevisionen er vedlagt som henholdsvis bilag 7. Bilag 7: Nøgletal for forvaltningsrevision for Ballerup Ejendomsselskab for Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter forvaltningsrevisionen og sætter nye mål. 8. Frikøb af tilbagekøbsdeklarationer (hjemfaldspligt) Boligselskabernes Landsforening har længe arbejdet på en aftale med omegnskommunerne og Københavns Kommune om frikøb af boligafdelingernes tilbagekøbsdeklarationer - også kaldet hjemfaldspligten. 7/31

8 Det er nu lykkedes at nå frem til en aftale, som muliggør frikøb af hjemfaldspligten på meget gunstige vilkår. I er der hjemfaldspligt i Fortunen og Fortunen Øst - for begge afdelingers vedkommende i Tilbagekøbsdeklarationerne har allerede betydet, at det er svært at gennemføre renoveringer i de to afdelinger. Dels fordi tilbagekøbsværdien skal fraregnes ejendomsværdien, hvilket i begge afdelinger betyder, at der ikke er friværdi til låneoptagelse, så ethvert lån vil kræve kommunal garantistillelse. Dels fordi det kun er muligt at optage lån indtil hjemfaldstidspunktet - på nuværende tidspunkt knapt 25 år. Aftalen betyder, at der gives ca. 80 % rabat, så hjemfaldspligten kan frikøbes for ca. 20 % af den beregnede frikøbsværdi. For Fortunen gælder, at det beregnede frikøbsbeløb er på ca. 162,0 mio. kr. Med rabatten skal der betales 31,6 mio. kr. Det beregnede frikøbsbeløb for Fortunen Øst er 167,7 mio. kr. Her betyder aftalen, at der skal betales 32,7 mio. kr. Frikøbsbeløbet skal være indbetalt inden den 1. april 2015 for at få rabatten på ca. 80,5 %. Frikøbet finansieres ved realkreditlån, som dækker beløbet samt låneomkostninger - i alt kr. for Fortunen og kr. for Fortunen Øst. Kommunen er forpligtet til at stille lånegaranti, men det har ikke vist sig nødvendigt i de to berørte afdelinger. Der er i aftalen sat snævre grænser for, hvor meget huslejen må stige. Det maksimale beløb er således 10 kr. pr. lejemål det første år, 20 kr. pr. lejemål det andet år og 30 kr. pr. lejemål det tredje år. Herefter stiger beløbet kun i valsetakt - det vil sige med ¾ af nettoprisindekset. For boligorganisationer med driftsstøtte er den maksimale stigning 3, 4 og 5 kr. kr. pr. lejemål de første 3 år og derefter valsetakt. Differencen mellem låneydelsen og den maksimale huslejestigning skal først dækkes af lån fra dispositionsfonden. Derefter af driftsstøttelån fra Landsbyggefonden. Da s dispositionsfond på nuværende tidspunkt ligger under det fastsatte maksimum, forventes hele differencen dækket af lån fra Landsbyggefonden. KAB har ansøgt Landsbyggefonden om at få driftsstøttelån, så den maksimale stigning bliver på 3, 4 og 5 kr. kr. pr. lejemål de første 3 år. KAB har dog ikke modtaget svar på, om den særlige driftsstøtte imødekommes. Som bilag 8 er vedlagt uddybning i PowerPoint-præsentation samt en skrivelse (bilag 8.1) fra direktøren i Boligselskabernes Landsforening vedrørende frikøb af hjemfaldspligt generelt. Bilag 8: PowerPoint-præsentation Bilag 8.1: Brev til bestyrelserne fra administrerende direktør i BL, Bent Madsen 8/31

9 Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen om frikøb af hjemfaldspligten til efterretning og indstiller til repræsentantskabet at godkende, at tilbagekøbsdeklarationerne for Fortunen og Fortunen Øst frikøbes for henholdsvis kr. og eksklusive låneomkostninger på ovennævnte vilkår. 9. Fortunen - byggeregnskab, varmeanlæg Der er udarbejdet byggeregnskab vedrørende varmeanlægget i Fortunen. Byggeregnskabet vedlægges som bilag 9. Regnskabet balancerer med en anlægssum på kr. Bilag 9: Byggeregnskab - varmeanlæg, Fortunen Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet. 10. Fortunen Øst - Byggeregnskab, halbelysning Der er udarbejdet byggeregnskab vedrørende halbelysning i Fortunen Øst. Byggeregnskabet vedlægges som bilag 10. Regnskabet balancerer med en anlægssum på ,95 kr. Bilag 10: Byggeregnskab - halbelysning, Fortunen Øst Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet. 11. Fortunen Øst - Byggeregnskab, facaderenovering og gavlisolering Der er udarbejdet byggeregnskab vedrørende facaderenovering og gavlisolering i Fortunen Øst. Byggeregnskabet vedlægges som bilag 11. Regnskabet balancerer med en anlægssum på kr. 9/31

10 Bilag 11: Byggeregnskab - facaderenovering og gavlisolering, Fortunen Øst Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet. 12. Carl Lunds Vænge - byggeregnskab, udskiftning af tag Der er udarbejdet byggeregnskab vedrørende udskiftning af tag i Carl Lunds Vænge. Byggeregnskabet vedlægges som bilag 12. Regnskabet balancerer med en anlægssum på ,43 kr. Bilag 12: Byggeregnskab - udskiftning af tag, Carl Lunds Vænge Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender byggeregnskabet. 13. Fortunen - LAR Der er nu udarbejdet projektmateriale, og der er indsendt ansøgning til Lyngby-Taarbæk Kommune om byggetilladelse. Kommunen har i brev dateret den 15. december 2014, orienteret om mulige afvigelser i forhold til den nuværende vejlovgivning, da der på nuværende tidpunkt ikke er mulighed for afledning af vand på private fællesveje. Vejlovgivningen er under revision, og i sommeren 2015 forventes en ny vejlov, der sandsynligvis vil tillade afledning af vand på private fælles veje. Kommunen har dog understreget, at ansøgninger vil blive behandlet ud fra den gældende lovgivning på ansøgningstidspunktet. Kornagervej er klassificeret som privat fællesvej, og der kan derfor blive tale om omprojektering af den del af projektet - dette afventer kommunens sagsbehandling. Projektet hænger sammen med Spildevandsforsyningens projekt med bassin i Ermelundskilen, men behøver ikke afvente dette. Forsyningen har bekræftet, at det afledte vand fra Agervang og Kornagervej vil blive afledt, enten i de eksisterende kloakledninger eller gennem det nye projekt i Ermelundskilen, når det er udført. Dette er også meddelt kommunen. 10/31

11 Der arbejdes på at koordinere projektet med det nye fjernvarmeprojekt, sådan at fjernvarmerør lægges før/samtidig med LAR-projektet, så asfaltbelægning kun skal udføres én gang. Dette kræver dog en tilslutningsaftale med Vestforbrænding, der skal levere fjernvarmen. Budgettet for projektet er blevet forhøjet som følge af projektpræciseringer og forslag til forbedringer. Derudover overvejes det at udskifte de dele af vandledningerne, der endnu ikke er udskiftet (strækning fra forsyningens stophane i jord og hen til bygningen). Projektets totaløkonomi (fratrukket Forsyningens tilskud) er nu på ca. 14 mio. kr. mod de 11,8 mio. kr., som udgjorde det første projekt. Med i dette projekt er nye fortove, små vandhaver ved rækkeenderne og en større opgradering af legepladsen, som vender ned mod det fredede areal, med vandet integreret i legepladsen. Finansieringen er tidligere planlagt som et 25-årigt kreditforeningslån, men med bortfald af hjemfald er der nu mulighed for at optage 30-årigt lån. Følgegruppen har på sit møde den 26. januar indstillet, at der i stedet for et 25-årigt optages et 30-årigt lån. For at alle projektets elementer kan gennemføres, er der brug for et tilskud på ca kr., hvorefter den årlige låneydelse kan holdes på samme niveau som i det tidligere budget ( kr. ). Der planlægges ekstraordinært afdelingsmøde med ovenstående punkter. Følgegruppen er blevet suppleret med to beboere med interesse for projektet, som har deltaget som gæster på det seneste møde. Det drejer sig om Søren Bak og Niels Sørensen. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse, at der kan optages et lån på maksimum 14 mio. kr. til projektet, samt at Lyngby-Taarbæk Kommune søges om godkendelse af den forlængede løbetid. Organisationsbestyrelsen bevilger et tilskud på kr. fra trækningsretten til projektet. Organisationsbestyrelsen udpeger Søren Bak og Niels Sørensen til at supplere følgegruppen. 14. Fortunen & Fortunen Øst - Individuelle moderniseringer På organisationsbestyrelsesmødet den 1. oktober 2014 blev organisationsbestyrelsen orienteret om, at der var indsendt ansøgning til Lyngby-Taarbæk Kommune om kommunal garantistillelse for låneoptagelse på henholdsvis 7 mio. kr. i Fortunen og 5 mio. kr. i Fortunen Øst. Kommunalbestyrelsen behandlede ansøgningerne på deres møde i oktober Ansøgningerne blev ikke imødekommet. De individuelle moderniseringer i Fortunen er derfor sat administrativt i bero i henhold til beslutning på organisationsbestyrelsens møde den 3. marts /31

12 I mellemtiden er der opstået en ny situation med aftalen om frikøb af tilbagekøbsdeklarationer (se punkt 7). Efter frikøbet forventes det, at afdelingerne kan optage lån uden kommunal garantistillelse. Det foreslås derfor at afvente repræsentantskabets beslutning og den efterfølgende sagsbehandling, samt at hjemtage lånene når frikøbene er effektueret. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender, at yderligere individuelle moderniseringer afventer frikøbet af tilbagekøbsdeklarationerne, hvorefter der optages lån på henholdsvis 7 mio. kr. i Fortunen og 5 mio. kr. i Fortunen Øst til fortsættelse af de individuelle moderniseringer. 15. Projekt Vidensby - LUKKET PUNKT KAB har fået oplyst, at Lyngby-Taarbæk kommune agter at give støtte til opførelse af ungdomsboliger på en centralt beliggende grund i Lyngby benævnt Andersen & Martinigrunden. Det er entreprenørfirmaet KPC A/S der har option på grunden og som har stået for at udvikle et projekt med erhverv i stueetagen samt ungdomsboliger ovenpå. Det er muligt at opføre ca m2. (ca stk.) ungdomsboliger i en bygning med en høj erhvervsetage og ovenpå denne yderligere 4 etager med boliger. Det vil sige, at boligetagerne går fra 1. til 4. sal. Der planlægges parkeringskælder under hele komplekset, men ikke noget som boligerne får væsentlig andel i, da der må forventes et meget begrænset parkeringskrav til ungdomsboliger. Det foreliggende materiale er alene en visualisering, det må ikke anses for endeligt projektmateriale. Dertil skal der ske en række tilpasninger og justeringer, særligt i boligernes indretning og orientering, samt i sammenbygningen med hele erhvervsdelen i stueetagen. KAB har haft et indledende møde med KPC som er interesseret i et samarbejde med Lyngby Boligselskab om opførelse af ungdomsboligdelen, hvorimod de selv vil stå for investeringen i og driften af hele erhvervsdelen samt parkeringskælderen. Det er efter KAB s vurdering en meget attraktiv byggemulighed for boligorganisationen. Samarbejdsmodel: Det er KPC A/S der har option på grunden. De vil gerne videresælge byggerettighederne til de ca m2. ungdomsboliger til. Prisen er indikeret til at ligge omkring kr./m2 inkl. moms hvilket umiddelbart forekommer højt. 12/31

13 Men der er en række forudsætninger for denne pris, herunder forhold om forureningsoprensning, delvis afdækning af risiko for uforudsete udgifter m.v. hvorfor prisen ikke er så entydig at vurdere på nuværende grundlag. De forudsætter at KPC A/S får overdraget sagen som totalentreprenør uden udbud, mod at de derimod udbyder alle underentrepriser jf. EU s udbudsregler. Begrundelsen for at anvende denne model er, at KPC under alle omstændigheder vil stå som entreprenør på den privatfinansierede erhvervsdel, og at dette nærmest umuliggør, at kommer ind med en anden entreprenør på boligerne der skal opføres ovenpå. Modellen er set anvendt andre steder og med anerkendte advokater som ophavsmænd til kontrakterne. Men modellen vil kræve en godkendelse af den stedlige kommune, da vi er på kanten af den almindelige udbudspraksis. Såfremt selskabet vælger at gå videre med sagen, vil KAB gå aktivt ind i modellen for at udvikle den til selskabets bedste. Økonomi Byggeriet skal kunne bygges indenfor maksimumbeløbet for almene ungdomsboliger som på nuværende tidspunkt udgør kr. pr. m2 inklusive energitillæg og moms. Byggeriet vil på den baggrund ende med et lejeniveau på ca kr. pr m2.når der er fraregnet det såkaldte ungdomsboligbidrag. En bolig på 40 m2 kommer således til at kost ca kr. pr. måned + forbrug, og en bolig på 45 m2. vil komme til at koste ca kr./md. Ligeledes med tillæg af forbrug. Det skal bemærkes, at udgifter til varme og el vil være meget lave, da der er tale om lavenergibyggeri. Den videre proces Sagen er lige nu i en lokalplan-proces. Der forventes et lokalplanforslag til marts/april 2015 og en endelig vedtaget lokalplan i oktober Således kunne processen være som følger: Udvikling af samarbejds- og grundkøbsaftale marts-juni 2015 Tilretning af projekt frem til skema A niveau (dispositionsforslag) juni-oktober 2015 Godkendelse af skema A november/december 2015 Udarbejdelse af projekt til skema B samt prissætning af dette november 2015-marts 2016 Godkendelse af skema B april 2016 Byggeperiode maj 2016-oktober /31

14 Tidsestimaterne skal tages med forbehold. Ovennævnte proces vil givetvis kræve projektudviklingsmidler fra selskabets arbejdskapital. Hvor meget og hvornår den skal benyttes er endnu alt for tidligt at sige. Bilag 15: Foreløbige skitser Lyngby hovedgade, Butik & Boliger fra Arkitema Architects den 21. oktober 2013 Indstilling: Organisationsbestyrelsen indstiller til repræsentantskabet at godkende: - at KAB på selskabets vegne kan indlede realitetsforhandlinger med KPC A/S for at fastlægge økonomiske forudsætninger, samarbejdsmodel, og foreløbigt projektmateriale til boligorganisationens/følgegruppens godkendelse. Organisationsbestyrelsen indstiller endvidere, at følgende gennemføres, under forudsætning af, at der opnås et tilfredsstillende grundlag for at videreføre sagen: - at iværksætte nybyggeri af ungdomsboliger i alt ca m2 på Andersen & Martini grunden i Lyngby i overensstemmelse med ovennævnte foreløbige skitser, - at der etableres en særlig boligafdeling til at varetage opgaven, - at boligorganisationen på den nyetablerede afdelings vegne køber byggeret (grund) af KPC A/S til formålet, - at KAB antages som byggeforretningsfører for boligorganisationen, - at der nedsættes en følgegruppe til at varetage selskabets interesser igennem byggesagen. 16. E.ON - tilbagebetaling af overdækning Som der tidligere er orienteret om, har KAB ved Alex Rytt gennem længere tid arbejdet med at få penge tilbage fra E.ON fordi de gennem årene har kørt med overdækning på de decentrale kraft- varme anlæg. Under vejs er andre boligselskaber og BL gået ind i sagen. Kort fortalt er E.ON nu begyndt at betale overdækning tilbage til afdelingerne. Overdækningen er opgjort for 2013, men relaterer sig tilbage til /31

15 For de enkelte afdelinger i gælder det at: Afdeling Ovedækning fra E. ON Antal boliger Gennemsnit Kr./Bolig 4301 Fortunen ,00 kr. inkl. moms Der er muligvis udbetalt for lidt i overdækning, ifølge E.ON s egne regnskaber KAB forsøger at udrede det, inden der skal ske udbetaling Fortunen Øst ,00 kr. inkl. moms Her gør det sig gældende at E.ON har tilbagebetalt overdækning, også for den del som Lyngby Taarbæk kommune har betalt. Dette forhold skal udredes, inden der kan udbetales noget Skolebakken ,25 kr. inkl. moms Her har KAB endnu ikke fået aktindsigt, og kender derfor ikke fordelingen i de respektive år Baunehøj Her har der været underskud 118 Her har der ikke været nogen overdækning, fordi der er kørt med underskud! Der kommer altså ikke nogen udbetalinger fra E.ON. KAB vurderer at der er to muligheder for tilbagebetaling af pengene: 1. Pengene kan afregnes ved at åbne regnskabet for 2013, 2. Pengene kan udbetales ved at åbne de års regnskaber, hvor der er betalt for meget. De to muligheder er beskrevet i vedlagte notat (bilag 16). Administrationsudgifter E.ON Udover overdækning er der også en sag hvor det for alle afdelinger gælder, at E.ON har opkrævet for meget i administration i årene 2009 og Denne sag er anket af E.ON, og dermed ikke afsluttet. Dette kan give de enkelte afdelinger flere penge, typisk til kr. ifølge notatet fra BL skal disse penge tilbagebetales i varmeregnskaberne 2009 og 2010, og her er der derfor ikke andre muligheder. Sagen forventes afgjort i Energiklagenævnet i december Bilag 16: Notat om E.ON overdækning 15/31

16 Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager stilling til, om den ønsker, at overdækning betales tilbage efter model 1 eller model 2, som beskrevet ovenfor samt i bilag 16. Organisationen bedes endvidere tage stilling til, om administrationsudgifterne skal betales af afdelingerne eller af boligorganisationen. 17. Fjernvarme - status Rambøll, som er Vestforbrændings rådgiver på projektet har opsat skurby på tracéet mellem Fortunen Øst og motorvejen. Ifølge Rambølls foreløbige tidsplan vil anlægsarbejderne til afdelingerne Fortunen Øst, Emil Pipers Have og Toftebæksgård begynde i 2. halvår 2015, og anlæggene forventes sat i drift i 1. halvår 2016 for disse afdelinger. Anlægsarbejdet til Fortunen forventes påbegyndt i 1. halvår 2016 med idriftsættelse 2. halvår Rambølls foreløbige tidsplan er med forbehold for eventuelle forsinkelser pga. myndigheder mv. Vestforbrænding og Rambøll har indvilliget i at koordinere med LAR-projektet, således at rørene til fjernvarme i Fortunen, rækkehusene kan lægges sammen med de øvrige arbejder. Dette indebærer dog, at der skal underskrives en tilslutningserklæring for rækkehusene senest 2. marts Der er modtaget tilbud på fjernvarme på samme vilkår som de øvrige. Det er ifølge tilbuddet muligt at tilslutte i 2018, som der tidligere har været ønske om i afdelingen. Der er dog også åbnet mulighed for en tidligere tilslutning, hvilket umiddelbart anbefales, da Vestforbrænding garanterer en pris, som er lavere end gasprisen. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender, under forudsætning af afdelingsmødets godkendelse, at Fortunens rækkehuse tilsluttes fjernvarme ved Vestforbrænding. Organisationsbestyrelsen godkender endvidere, at rækkehusene kan tilsluttes før 2018, hvis afdelingsmødet beslutter dette. 18. Bestyrelseshonorar 2014/15 Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at organisationsbestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, det vil sige fra den 1. september /31

17 Reguleringsindekset for september 2014 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 75,82 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 45,49 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august Reguleringen vil medføre en ændring af det samlede årshonorar fra 48,460 kr. til ca kr. Bestyrelsen har på organisationsbestyrelsesmødet den 30. januar 2014 besluttet, at bestyrelseshonoraret fordeles således, at formanden modtager kr., næstformanden 6,168 kr. og de øvrige medlemmer 6,168 kr. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til organisationsbestyrelsen. Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af organisationsbestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i organisationsbestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. 19. KAB s beboerhøjskoler 2015 De afholdte beboerhøjskoler i sommeren 2014 fik en pæn tilslutning. Det er derfor et enigt Højskoleudvalg, der har besluttet, at beboerhøjskolerne skal tilbydes igen i beboere ønskede i 2014 at deltage på årets beboerhøjskoler. Heraf deltog 65 via Arbejdsmarkedets Feriefond. En beskrivelse af KAB s beboerhøjskoler og ophold i 2014 findes i vedlagte bilag 19. I 2015 ønsker vi at udvide kapaciteten, så i alt 200 beboere kan deltage i beboerhøjskolerne: Seniorhøjskole og Familiehøjskole. KAB forventer igen til næste år at kunne tilbyde en række personer gratis ophold via tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond (AFF). I 2015 vil prisen for deltagelse på Seniorhøjskolen være i alt kr. i egenbetaling. For Seniorhøjskolens vedkommende foregår opholdet ikke på en højskole, da højskolernes standard ikke lever op til de krav KAB har til en seniorhøjskole med hensyn til handicapvenlighed. 17/31

18 Prisen for deltagelse på Familiehøjskolen vil i 2015 udgøre i alt kr. i egenbetaling for voksne og kr. i egenbetaling for børn. De oplistede priser for deltagelse i henholdsvis Seniorhøjskolen og Familiehøjskolen dækker over en uges ophold på dobbeltværelse med eget bad og toilet samt alle måltider mv., alt betalt fra afgang til hjemkomst. KAB har for 2015 igen indgået en fast aftale for Familiehøjskolen, der som tidligere vil blive afholdt på Ryslinge Høj- og Efterskole på Fyn. Seniorhøjskolen vil blive afholdt på Skarrildhus, som er tilgængeligt for mennesker med handicap. Tilskud fra boligorganisationen Højskoleudvalget skal på denne baggrund ansøge de boligorganisationer, der ønsker at tilbyde deres beboere deltagelse på højskoleopholdene i 2015 enten via egenbetaling eller gennem tilskud fra Arbejdsmarkedets Feriefond, om at yde et tilskud til deres gennemførelse. Den enkelte boligorganisation skal i lighed med tidligere år gennem tilskud til afvikling af selve opholdene, købe det antal pladser, boligorganisationen vil råde over på de i alt to beboerhøjskoler. Boligorganisationens bidrag/tilskud er med til at finansiere: Bustransport til og fra højskolerne, udflugter og specielle foredrag, nedbringelse af deltagernes egenbetaling for højskoleopholdet, omkostninger ved deltagelse for de deltagende ledere af beboerhøjskolerne m.v. Boligorganisationens pris vil fortsat være kr. pr. plads i I 2014 deltog 1 beboer fra med egenbetaling eller via Arbejdsmarkedets Feriefond. Tilbuddet om deltagelse på beboerhøjskolerne udsendes fra medio februar Endelig besked om beboernes deltagelse gives først efter tilsagn fra organisationsbestyrelserne. Organisationsbestyrelserne bedes behandle og afgive svar på denne manchet senest med udgangen af maj Bilag 19: KAB s beboerhøjskoler 2015 Indstilling: Organisationsbestyrelsen beslutter: at beboerne i skal have Beboerhøjskolerne tilbudt med et tilskud på kr. pr. plads at boligorganisationen beslutter, hvor mange familiepladser og seniorpladser de ønsker at råde over 18/31

19 Sager til orientering: 20. Elektronisk håndtering af syn - E-syn KAB er nu så langt, at vi er klar til at indføre elektronisk fraflytningssyn på alle ejendomskontorer. Det forventes at ske i perioden november 2014 til marts Udgiften til udviklingen af E-syn er indeholdt i administrationsbidraget. E-syn leveres på en tablet, som er let for synsmedarbejderen at håndtere under synet. Hvis der ikke er adgang til en tablet på ejendomskontoret, er der mulighed for at ombytte sin PC til en tablet, der både kan anvendes til E-syn og som daglig it-arbejdsplatform. Indførelsen af E-syn kan dermed ske uden omkostninger for afdelingen. Ved E-syn bliver både forberedelse og efterbehandling automatiseret og giver dermed en tidsbesparelse. Vurderingen er, at ovennævnte tidsmæssige besparelse vil være minutter pr. syn. Endelig vil indførelsen af E-syn medføre en mere ensartet synsprocedure og højere kvalitet i synsrapporterne, hvilket kan betyde færre tabte sager. Oplæring i E-syn vil foregå på de lokale ejendomskontorer som sidemandsoplæring. Hvis ejendomskontoret ønsker at anskaffe en særskilt tablet til E-syn, leveres én tablet i implementeringsfasen til halv pris svarende til kr. inkl. moms. Herefter vil den årlige udgift til vedligeholdelse, forbindelse og support udgøre kr. inkl. moms. KAB arbejder i forlængelse af E-syn for fraflytning på at inkludere indflytningssyn i ordningen. Der er ligeledes taget højde for, at løsningen på sigt kan integrere en prisdatabase. 21. Guidelines for sociale viceværter i KAB For at skabe rammer om de sociale viceværters arbejde er der blevet udarbejdet en række guidelines for sociale viceværter i KAB. Disse guidelines har to formål: At formulere nogle retningslinjer for det arbejde, som sociale viceværter i KAB udfører. De sociale viceværter arbejder meget tæt på beboerne og er ikke myndighedspersoner. 19/31

20 De arbejder i et gråzoneområde og er ofte nødt til selv at vurdere, hvad den bedste løsning er for den beboer, de skal hjælpe. Derfor er det nødvendigt med nogle fælles retningslinjer, som kan danne udgangspunkt for de sociale viceværter i deres arbejde Vejledning for boligafdelinger, der ønsker at ansætte en social vicevært. Det kræver nogle særlige faglige kompetencer og personlige egenskaber at fungere godt som social vicevært. Der er allerede nogle erfaringer på området, som boligafdelinger, der ønsker at ansætte en social vicevært, kan gøre brug af Flere boligafdelinger i KAB-fællesskabet har allerede ansat sociale viceværter i den lokale drift. Deres rolle er både at have direkte kontakt til beboere, der har brug for hjælp for eksempel omkring økonomi, at brobygge til kommuner og andre myndigheder og hjælpe den lokale drift og boligselskab i for eksempel restancesager eller nabokonflikter. De opstillede guidelines er udarbejdet på baggrund af de praktiske erfaringer, de sociale viceværter i KAB-fællesskabet allerede har gjort. Derudover er de blevet kvalificeret af en jurist med særlig indsigt i det socialfaglige område. Bilag 21: Guidelines for sociale viceværter 22. Skabeloner til nye reglementer KAB vil gerne bidrage til bedre trivsel og naboskab i afdelingerne blandt andet ved at gøre det let for beboerne at forstå, hvad det vil sige at være en god nabo. Derfor har KAB i forbindelse med projekt En hånd til alle arbejdet med en skabelon til en ny husorden. Alle afdelinger kan frit benytte og tilpasse skabelonen til de lokale forhold. Skabelonen tager udgangspunkt i nogle simple leveregler for godt naboskab, og er skrevet i et positivt sprog. I en del afdelinger har der gennem årene sneget sig elementer ind i husordenerne, som egentlig hører til enten i råderetskataloget eller vedligeholdelsesreglementet. Det kan derfor være en god idé også at se nærmere på disse reglementer i arbejdet med husordenen, så der ikke er bestemmelser, der forsvinder. Der er ligeledes udarbejdet skabeloner til vedligeholdelsesreglementet, råderetskataloget og installationsretten. 20/31

21 Materialet fremsendes i trykt form til afdelingsbestyrelserne med s logo, og kan desuden ses på KAB s hjemmeside under: Om KAB // Projekt // En hånd til alle // Husorden. Alle skabeloner ligger som KAB-Word skabeloner i GO: Bolig. KAB er behjælpelig med input til, hvordan der sikres et holdbart kvalitetsprodukt tilpasset den enkelte organisation og afdeling samt med konkret udformning af selve reglementerne. Bilag 22: Husorden 23. KAB s målsætningsprogram KAB s repræsentantskab vedtog på sit møde den 20. november 2014, efter indstilling fra KAB s bestyrelse, et nyt målsætningsprogram for KAB for perioden Mens en række boligorganisationer selv har et målsætningsprogram for den enkelte organisation, skal KAB s målsætningsprogram sikre den overordnede ramme for KAB og KAB-fællesskabet de næste fire år. KAB s målsætningsprogram sætter kernedriften og betjeningen af KAB s mange kunder, boligorganisationer, afdelinger, beboere og boligsøgende i centrum, samtidig med at KAB udvikler sig og sammen med boligorganisationer og afdelinger også arbejder med bæredygtighed og trivsel. Målsætningsprogrammet består af 3 temaer og 12 målsætninger samt en række målepunkter, der skal sikre fremdrift for de opsatte mål. De tre temaer er: Professionel og beboernær kernedrift Bæredygtighed med fornuft Trivsel i boligområderne Med temaet Professionel og beboernær kernedrift ønsker bestyrelsen at sætte fokus på beboernes oplevelse af, at ejendomskontorerne og KAB er fleksible, korrekte, rettidige og tilgængelige. Temaet Bæredygtighed med fornuft sætter fokus på KAB s bæredygtighedsprofil. Profilen har til formål at sikre KAB-fællesskabet bæredygtige boliger med en økonomi i balance, og hvor mennesker trives. 21/31

22 Temaet Trivsel i boligområderne handler om, hvordan den enkelte beboer oplever sin egen situation, føler sig tryg, hørt og accepteret i selve boligen og i boligområdet. KAB vil sammen med boligorganisationer og afdelinger arbejde med rammerne for livet i boligområderne. Det handler om at tænke i helheder, både sociale og fysiske. Målsætningsprogrammets 3 temaer og 12 målsætninger har tilknyttet en række indikatorer (målepunkter), som vil gøre det muligt at måle på fremdriften i forhold til de opstillede temaer og målsætninger. De opstillede indikatorer fremgår af målsætningsprogrammet. Over de kommende fire år vil KAB afrapportere på målopfyldelsen over for repræsentantskab og bestyrelse. Bilag 23: KAB s målsætningsprogram Ny Boligaftale Der er indgået en ny boligaftale. Det er overordnet set et godt resultat. Det er en bred politisk aftale (mellem regeringen, Dansk Folkeparti, Socialistisk Folkeparti, Enhedslisten og Det Konservative Folkeparti), der giver ro og klarhed om boligpolitikken de næste år. Med aftalen afsættes en renoveringsramme på: 4,2 mia. kr. i hvert af årene 2015 og ,6 mia. kr. i ,5 mia. kr. i ,3 mia. kr. i hvert af årene 2019 og 2020 Af de årlige rammer skal mindst 400 mio. kr. anvendes til forbedret tilgængelighed. Af den samlede ramme frem til 2020 kan anvendes indtil 350 mio. kr. til gennemførelse af vidtgående projekter til energieffektivisering. Derudover skal der i slutningen af 2016 ske en vurdering af køen til Landsbyggefonden og konjunktursituationen. Der fastsættes en boligsocial ramme på 465 mio. kr. årligt i perioden Af denne ramme kan op til halvdelen bruges til huslejenedsættelser. Følgende tre indsatser vil blive prioriteret: Tryghedsskabende indsatser Indsatser, der bryder den negative sociale arv Indsatser med entydig ledelse 22/31

23 Desuden omfatter aftalen en række initiativer vedrørende praktik- og lærlingepladser ved renovering og nybyggeri, samarbejde med socialøkonomiske virksomheder, infrastrukturændringer samt mulighed for nedrivning og nybyggeri. Med afsæt i rapporten fra MBBL Den almene boligsektors effektivisering, bliver der nedsat en arbejdsgruppe, der inden sommeren 2015 skal komme med forslag til konkrete og rimelige mål for effektivisering af driften i den almene sektor. 25. Orientering om Udbetaling Danmark Udbetaling Danmark blev etableret i 2010 og drives af ATP i Hillerød. Ideen er at samle offentlige udbetalinger ét sted for at opnå effektiv og ensartet behandling af borgerne. I marts 2013 overtog Udbetaling Danmark ansvaret for fastsættelse og udbetaling af den individuelle boligstøtte (boligsikring og boligydelse). Udbetaling Danmark trækker data om den enkelte almene bolig fra et centralt huslejeregister, kaldet Boligportalen. Den er oprettet i Landbyggefondens regi som en udbygning til det eksisterende register over alle almene boliger - Alle boligorganisationer skal indberette til Boligportalen. KAB leverer data til det nye register og kvalitetstjekker data. Det er vigtigt, da Udbetaling Danmark baserer udbetalingen af boligstøtte på disse data. Da der er tale om tilpasning til ny lovgivning og myndighedskrav, er KAB s udgifter hertil inkluderet i den normale boligadministration. De enkelte boligorganisationer har derfor ikke haft direkte omkostninger i denne forbindelse. For den enkelte beboer betyder det, at henvendelser omkring boligstøtten ikke længere kan rettes til kommunen, men skal rettes til Udbetaling Danmark. Det gælder både ved ny ansøgning om boligstøtte og de løbende udbetalinger. Etableringen af Udbetaling Danmark har gjort det lettere at udbetale boligstøtte direkte til boligorganisationen mod en tilsvarende nedsættelse af lejen for den pågældende lejer. Indbetaling af boligstøtten foregår dermed automatisk, og afdelingerne er altid sikret den del af huslejen, som boligstøtten udgør, også hvis huslejen ikke betales. 23/31

24 26. Fleksibel udlejning - status Lyngby-Taarbæk Kommune har ved brev dateret den 13. januar 2015 meddelt, at den indgåede aftale om fleksibel udlejning er forlænget med et år, det vil sige til den 1. marts Vedlagt som bilag 26 er oversigt over udlejning i i Nedenfor ses oversigt over i hvilket omfang fleksibel udlejning har været anvendt i Lyngby Boligselskab i årene 2011, 2012, 2013 og Udlejning efter de fleksible regler, sker efter at den pågældende bolig har været tilbudt til opnoterede på oprykningsventelisten. Boliger der anvises til den enkelte kommune, går forud for opnoterede på oprykningsventelisten og den almindelige venteliste. Der er i KAB fællesskabet i 2014 udlejet stk. familieboliger heraf 879 stk. efter de fleksible kriterier. Det svarer til i gennemsnit 21,4 % af de udlejede boliger, i de selskaber hvor der er indgået aftale om fleksibel udlejning. I skal 65 % af alle ledige boliger udlejes efter fleksibel udlejning. Aftalen om fleksibel udlejning er indgået i foråret Udlejninger i alt Fleksibel udlejning Fleksibel udlejning % 16,6 27,5 37,9 21,3 Andelen er tilfredsstillende. Følgende kriterier er anvendt: Kode Kriterie forkortet FLG Boligsøgende arbejde i LTK 30 timer FLR Boligsøgende fast tilknytning til arbejdsmarkedet FLS Seniorer over FLB Skilsmisseramte FLU Unge i LTK flytter hjemmefra første gang FLT Personer hvis bolig ikke passer til behovet Bilag 26: Udlejningsstatistisk /31

25 27. Dialogmøde Der er afholdt dialogmøde med Lyngby-Taarbæk Kommune den 2. december For deltog Kaj Eliasen og Hanne Lentz-Nielsen samt Marianne Vittrup fra KAB. Lyngby-Taarbæk Kommune har yderligere inviteret til borgmestermøde den 26. februar Der er inviteret én deltager fra organisationsbestyrelsen. Hanne Lentz-Nielsen har lovet at repræsentere. Referat af dialogmødet er vedlagt som bilag 27. Bilag 27: Referat af dialogmødet 28. Fortunen - Energihandleplan, lokalplan Fortunbyen Energihandleplanen er udarbejdet og diskuteret med kontaktpersonerne i afdelingen. Planen, som er udarbejdet efter ministeriets anvisninger, er dog relativt kompliceret læsning. Det er aftalt mellem energi- og varmekonsulenterne og kontaktpersonerne, at planen viderebearbejdes med henblik på formidling. Forvaltningen i Lyngby-Taarbæk Kommune har igangsat et arbejde om lokalplan for den centrale del af Fortunbyen med de ældre etagehus-bebyggelser. Kaj Eliasen, Rolf Andersson og Marianne Vittrup deltog for på et dialogmøde den 13. januar Der var på mødet enighed om, at bygningernes og områdets arkitektoniske og landskabsmæssige særpræg skal respekteres, samtidig med at det skal være muligt at renovere bygningerne til en højere energistandard end i dag. 25/31

26 29. Carlshøj - tinglysning af adkomsterklæring og skøde Organisationsbestyrelsen blev på organisationsbestyrelsesmødet den 3. marts 2014 orienteret om, at der aldrig var sket en formel overdragelse af Carlshøj børneinstitution fra Fortunen (4301-1) til afdelingen (4302-9). Som der også blev orienteret om, har advokatfirmaet Advodan arbejdet på at få dette berigtiget. Der er i oktober 2014 tinglyst separat skøde på Carlshøj børneinstitution, og sagen er afsluttet. Berigtigelsen har i alt beløbet sig til kr. inklusive tinglysningsafgift og advokathonorar. 30. Fortunen Øst - elevatorprojekt Elevatorprojektet er nået til elevatoren i nr. 27 og der er en god fremdrift. Der har været en uregelmæssighed, hvor elevatoren i nr. 35 gik i stykker, og Schindler sprang fra den aftalte renovering (i nr. 27) og tog den (i nr. 35) der gik i stykker i stedet. Dermed sparedes afdelingen for en reparation kort før en renovering af samme elevator. Der er gives god information til beboerne og varslingerne overholdes. Alt i alt forløber projektet efter planen, og forventes færdigt i begyndelsen af sommeren Skolebakken - tilbagebetaling af ejendomsskat KAB har, som organisationsbestyrelsen er bekendt med, en fast aftale med et advokatfirma, som efter princippet No cure no pay gennemgår afdelingernes ejendomsvurderinger og indklager de vurderinger, hvor de anser det for relevant. Dette har nu medført, at grundværdien for Skolebakken er nedsat fra og med vurderingen 2003, og afdelingen har fået tilbagebetalt den for meget opkrævede grundskyld. Skolebakken har i alt fået tilbagebetalt kr. Herfra opkræves et honorar til advokatbistanden. Rafn og Søn har ikke meldt honoraret ud, men der er reserveret et beløb på kr. i afdelingens regnskab. 26/31

27 32. Hjortholm & Carl Lunds Vænge - private fællesveje I forsommeren 2014 blev der modtaget en skrivelse fra Lyngby-Taarbæk Kommune vedrørende påbudt istandsættelse af Carl Lunds Vænge og Hjortholmsvej. Der var informationsmøde samt en indsigelsesperiode og vi benyttede os af begge. Informationsmødet var nyttigt og indsigelsen blev afvist. Det var i alt 30 veje der fik det påbud og de er nu blevet istandsat. Det blev forsøgt, at få Lyngby-Taarbæk Kommune til at etablere stillevej på Carl Lunds Vænge i forbindelse med den påbudte istandsættelse af vejen. Bestyrelsens daværende formand bad KAB ansøge kommunen om, at de afholdte udgifter til en ændring af vejen, til stillevej. Dette blev afvist. Hvis afdelingen ønsker stillevej bliver det for egen regning. Den nye bestyrelse i Carl Lunds Vænge har bedt om, at vi lader sagen ligge indtil videre. 33. Baunehøj - 5-års eftersyn, status Der er afholdt 5-års eftersyn og der var nogle reklamationer, som nu næsten er færdigaftalt og lukket ned. 34. Baunehøj - affaldsprojektet, status Anlægsarkitekten Vibeke Holscher og projektlederen har sendt tegninger samt forslag til placering til myndighedsgodkendelse. Lyngby-Taarbæk Kommune har fået deres ønske om nedgravet affaldscontainer med på tegningerne, så det bliver et samlet projekt med et ensartet udtryk. 27/31

28 35. Forsikringsstatistik fra Willis Forsikringsskader i boligorganisationen behandles af KAB i samarbejde med forsikringsmæglerfirmaet Willis, der forestår kontakten til forsikringsselskabet. Willis udarbejder hvert år en statistik over boligorganisationens forsikringsskader i relation til bygningsforsikringen. Statistikken giver et overblik over de typer af skader, der har været i den forudgående 4-årige periode og omkostningerne til udbedring af disse. Statistikken kan være et nyttigt redskab i relation til at give et overblik og dermed forebygge nye skader. Statistikken er vedlagt som bilag 35. Bilag 35: Forsikringsstatistik for boligorganisationen Bilag 35.1: Forsikringsstatistik for KAB-fællesskabet samlet Orientering om driftssager Generelt Der er endnu ikke fundet en ny elev endnu. Der har været afholdt én samtalerunde samt to individuelle samtaler. Det er svært at tiltrække elever for tiden og der er kun modtaget i alt 26 ansøgninger. Ole Larsen, som primært var i de små afdelinger, er gået på pension i udgangen af januar Der er fundet en ny servicemedarbejder, som starter den 1. februar Maskiner Ejendomskontoret har planlagt at vente med indkøb af maskiner til slutningen af indeværende regnskabsår, og derved indkøbe en større multimaskine til blade og fejning. Der har været en del afklaringsmøder omkring fjernvarmeprocessen med Rambøll og Vestforbrændingen. Der er en del praktiske ting, der skal på plads, inden projektet kan opstartes. Driften vil til foråret 2015 påbegynde processen med servicerammer i hele Lyngby boligselskab. Det vil være en proces der samler bestyrelser og medarbejdere, og de skal så sammen sætte rammerne og finde det niveau man ønsker i selskabet. 28/31