Statsforvaltningens brev til faglig organisation: Henvendelse vedrørende tjenstlig advarsel meddelt af Faaborg- Midtfyn Kommune

Transkript

1 Forvaltningslovens regler om partshøring overholdt Forvaltningslovens regler om partshøring overholdt i forbindelse med tildeling af tjenstlig advarsel Statsforvaltningens brev til faglig organisation: Henvendelse vedrørende tjenstlig advarsel meddelt af Faaborg- Midtfyn Kommune [navn på faglig organisation udeladt] har den 14. marts 2016 rettet henvendelse til Statsforvaltningen, som i medfør af kommunestyrelseslovens 47 fører tilsynet med kommunerne. Henvendelsen vedrører et medlem af [navn på faglig organisation udeladt], der under sin ansættelse på X under Faaborg-Midtfyn Kommune er meddelt en tjenstlig advarsel. [navn på faglig organisation udeladt] har anmodet Statsforvaltningen om at vurdere, om den tjenstlige advarsel er tildelt på et lovligt og fuldt oplyst grundlag. Resumé Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Faaborg-Midtfyn Kommune i forbindelse med afgørelsen om at tildele den ansatte en tjenstlig advarsel har overholdt forvaltningslovens regler om partshøring. Dato: Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv Aabenraa Sagsnummer.: SAGSBEHANDLER: Jeanette Løgstrup-Nielsen Telefon: EAN-Nr skriv til os via borger.dk ÅBNINGS- OG TELEFONTIDER findes på Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. Sagens baggrund Det fremgår af sagen, at medlem af [navn på faglig organisation udeladt] er ansat på X under Faaborg-Midtfyn Kommune på overenskomstmæssige vilkår. Faaborg-Midtfyn Kommune har telefonisk oplyst, at den omhandlede medarbejder ved fremmøde på arbejde den 22. februar 2016 har fået udleveret indkaldelse til tjenstlig samtale den 25. februar

2 Det fremgår af indkaldelsen, at baggrunden for samtalen er, at den ansattes opgavevaretagelse er mangelfuld. Der henvises til et vedlagt notat af 11. februar 2016, der indeholder en beskrivelse af konkrete eksempler på det anførte. Det er videre anført, at det er hensigten at tildele den ansatte en tjenstlig advarsel. Det fremgår endelig af indkaldelsen, at samtalen har karakter af mundtlig partshøring. I det vedlagte notat af 11. februar 2016 er blandt andet beskrevet fire helt konkrete situationer som eksempler på mangelfuld opgavevaretagelse. Af referatet af den tjenstlige samtale fremgår det, at samtalen er afholdt som planlagt den 25. februar 2016 med deltagelse af den ansatte, dennes bisidder, lederen på ansættelsesstedet samt en konsulent fra HR. Referatet er underskrevet af de deltagende parter i samtalen og det fremgår heraf, at den ansatte er enig i at have begået de fejl/forglemmelser, der er beskrevet i det omtalte notat. Det fremgår endvidere af referatet, at den ansatte tildeles en tjenstlig advarsel for mangelfuld opgavevaretag - else. Notatet er ud over det underskrevne referat tilføjet følgende: Bemærkning: [navn udeladt] mener der skal være en skriftlig partshøring i forbindelse med tildeling af en tjenstlig advarsel, idet han ikke mener sagen har været fuldt belyst ved indkaldelsen til samtalen. Dette ud fra at notat vedlagt indkaldelsen var med anonyme kilder. Der blev til samtalen udleveret tre renskrevne notater efter en pause, der navngiver ovenstående kilder. [navn udeladt] og organisationen får i den forbindelse tid til at læse og forholde sig til notaterne, hvilket de ikke ønsker. [navn udeladt] fastholder at når materiale udleveres under mødet er en mundtlig partshøring ikke tilstrækkelig, men fastholder en skriftlig partshøring. [navn udeladt] fastholder at en mundtlig partshøring er tilstrækkelig jf. Forvaltningslovens 19, stk. 1, idet parterne er fuldt oplyst og har fået tid til at forholde sig til sagen. Den tjenstlige advarsel samt begrundelsen herfor er ved skrivelse af 1. marts 2016 meddelt skriftligt. [navn på faglig organisation udeladt] har herefter den 14. marts 2016 rettet henvendelse til Statsforvaltningen. I henvendelsen er det blandt andet anført: I begrundelsen for indkaldelsen skriver [navn på ansættelsessted udeladt], at samtalen vil handle om [navn udeladt] mangelfulde opgavevaretale og der henvises i indkaldelsen til et notat udarbejdet af lederen. I lederens notat af henvises til, at flere kolleger har henvendt til lederen og klaget over. Det fremgår ikke af notatet, hvilke kolleger, der har klaget til lederen. Folketingets Ombudsmand har tilbage i 1996 udtalt, at der i forbindelse med at en arbejdsgiver vil foretage en tjenstlig sanktion, som f.eks. en skriftlig advarsel, må der ikke anvendes anonyme kilder i afgørelsesgrundlaget. 2

3 [navn på faglig organisation udeladt] finder det kritisabelt, at ledelsen først under den tjenstlige samtale med [navn udeladt] udarbejder og udleverer ledelsen notater med navne på de kolleger, som har klaget over ham. [navn på ansættelsessted udeladt] mente ved den tjenstlige samtale, at en kort pause i samtalen, hvor [navn udeladt] fik mulighed for at læse og forholde sig til de tre udarbejdede notater, kunne betragtes og sidestilles med en mundtlig partshøring og ikke efterfølgende skulle følges op af en skriftlig partshøring. [navn på faglig organisation udeladt] at der i den konkrete sag skal foretages en skriftlig partshøring, da der ført under samtaler bliver udleveret nye akter i sagen, hvilket gjorde det meget svært for [navn udeladt] at forholde sig til disse notater i en i forvejen meget pressetresset situation. Vi skal i øvrigt henvise til Social- og Indenrigsministeriets udtalelse af , hvor det præciseres, at en kommunes tildeling af en advarsel til en overenskomstansat medarbejder må antages at være en afgørelse i forvaltningslovens forstand, hvilket indebærer en pligt til at foretage partshøring forinden en advarsel tildeles. [navn på faglig organisation udeladt] finder ikke, at [navn udeladt] inden den tjenstlige samtale, har fået udleveret de sagsakter, så hans sag vil kunne betragtes som fuldt belyst, inden han gik til samtalen. Forløbet af den tjenstlige samtale med [navn udeladt] kan heller ikke efter vores opfattelse sidestilles med en mundtlig partshøring. Vi skal på baggrund af ovenstående beskrivelse anmode Statsforvaltningen om at tage stilling til, om [navn på ansættelsessted udeladt] har tildelt [navn udeladt] en skriftlig advarsel på et lovligt og fuldt oplyst grundlag. Faaborg-Midtfyn Kommune har efter anmodning fremsendt en redegørelse af 29. april 2016 for sagen. Det er i redegørelsen anført, at det ved samtalens start blev gentaget, at samtalen tillige udgjorde mundtlig partshøring. Det er endvidere anført, at da ledelsens notat af 11. februar 2016 ikke indeholdt oplysninger om navnene på de kollegaer, der havde klaget over den ansatte, blev der afholdt en kort pause i samtalen og udarbejdet separate notater indeholdende navnene på de pågældende. Det er videre anført, at der i forbindelse med notaternes udlevering blev tilbudt en pause med henblik på, at den ansatte og bisidderen kunne læse og drøfte indholdet. Efter det oplyste blev tilbuddet afslået. Forelagt Faaborg-Midtfyn Kommunes redegørelse til sagen har [navn på faglig organisation udeladt] den 17. maj 2016 fremsendt følgende bemærkninger: [navn på faglig organisation udeladt] har ikke ved den tjenstlige samtale gjort gældende, at vi ikke ville acceptere mundtlige partshøringer. Vi har i den konkrete sag gjort opmærksom på, at vi ikke ville anerkende en mundtlig partshøring, da der først under den tjenstlige samtale blev udarbejdet og udleveret tre notater til [navn udeladt], som skulle indgå i sagen og kommunens afgørelsesgrundlag. 3

4 Faaborg/Midtfyn Kommune skriver i sin udtalelse, at [navn udeladt] og bisidder fik tilbud om en pause til at gennemgå de udleverede notater, men [navn på faglig organisation udeladt] betragtede ikke i den konkrete sag, at en pause i den tjenstlige samtale ville give [navn udeladt] rimelig mulighed for at forholde sig til, at nu tre navngivne kolleger havde klaget over ham og han i forvejen sad i en meget presset situation over for sin ledelse. Faaborg/Midtfyn Kommune skriver også i sin udtalelse, at navnene på de kolleger, der har klaget over [navn udeladt], beklagevis ikke fremgår at ledelsens notat af [navn på faglig organisation udeladt] betragter det ikke som en forglemmelse eller fejl, men en bevidst ønske om ikke at udlevere navene på de tre kolleger, da ledelsen på vores anmodning først udarbejder de tre notater, hvor navnene på kollegerne nu fremkommer. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører tilsyn med, at kommunerne overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Statsforvaltningen fører ikke tilsyn med, at kommuner overholder ansættelsesretlige regler. I sager, der vedrører uoverensstemmelser mellem en kommune og dens ansatte, vil Statsforvaltningen kunne tage stilling til kommunens overholdelse af lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder herunder for eksempel forvaltningsloven samt offentligretlige grundsætninger, i det omfang der ikke er tale om særlige ansættelsesretlige regler. Statsforvaltningen kan udtale sig om lovligheden af kommunale dispositioner eller undladelser, jf. kommunestyrelseslovens 50. Statsforvaltningens udtalelse Henvendelsen fra [navn på faglig organisation udeladt], har givet Statsforvaltningen anledning til at undersøge, om Faaborg-Midtfyn Kommune i den konkrete sag har overholdt forvaltningslovens regler om partshøring. Forvaltningslovens 19, stk. 1, har følgende indhold: 19. Kan en part i en sag ikke antages at være bekendt med, at myndigheden er i besiddelse af bestemte oplysninger om en sags faktiske grundlag eller eksterne faglige vurderinger, må der ikke træffes afgørelse, før myndigheden har gjort parten bekendt med oplysningerne eller vurderingerne og givet denne lejlighed til at fremkomme med en udtalelse. Det gælder dog kun, hvis oplysningerne eller vurderingerne er til ugunst for den pågældende part og er af væsentlig betydning for sagens afgørelse. Myndigheden kan fastsætte en frist for afgivelsen af den nævnte udtalelse. Stk. 2 Social- og Indenrigsministeriet har den 10. juli 2015 udtalt, at en advarsel til en overenskomstansat medarbejder er en beslutning omfattet af forvaltningslovens afgørelsesbegreb. Forvaltningslovens sagsbehandlingsregler skal derfor iagttages, og dette indebærer i den konkrete sag, at Faaborg-Midtfyn Kommune, forud for en afgørelse om tildeling af en advarsel, skal sikre, at der foreligger det fornødne grundlag for afgørelsen, og at den ansatte forud for afgørelsen får 4

5 lejlighed til at fremkomme med bemærkninger om det påtænkte afgørelsesgrundlag i henhold til reglerne om partshøring, ligesom afgørelsen skal være ledsaget af en skriftlig begrundelse. I relation til afgørelsesgrundlaget skal kommunen sikre, at alle relevante forhold i sagen er belyst, samt at oplysningerne er pålidelige. Folketingets Ombudsmand har i beretning for året 1996, side 106, anført, at heraf følger, at oplysninger der alene fremtræder som anonyme, eller oplysninger der af anden grund ikke kan kontrolleres af myndigheden, ikke kan indgå i grundlaget for en indgribende personaleretlig reaktion over for en offentligt ansat. Det samme gælder for vurderinger, hvis faktuelle grundlag ikke lader sig kontrollere. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at der ikke har indgået anonymt baserede oplysninger og vurderinger i sagens afgørelsesgrundlag, idet ledelsen har været bekendt med, hvem der har fremsat klager over den ansattes opgavevaretagelse. I relation til myndighedernes pligt til partshøring i afgørelsessager i medfør af forvaltningslovens 19, stk. 1, er det en forudsætning for en korrekt høring, at det klart fremgår af høringen, at der er tale om en partshøring, herunder at parten har mulighed for at fremkomme med eventuelle bemærkninger, inden der træffes afgørelse i sagen, jf. Forvaltningsloven med kommentarer af Niels Fenger, 1. udgave, 2013, side 562, samt udtalelsen af 10. juli 2015 fra Social- og Indenrigsministeriet, side 24. Der gælder ikke noget formkrav til partshøringen, der kan gennemføres på både mundtligt og et skriftligt grundlag. Partshøringen skal imidlertid altid gennemføres på en måde og under vilkår, der giver parten en rimelig mulighed for at varetage sine interesser under sagen, herunder får en reel mulighed for at komme til orde, jf. Forvaltningsloven med kommentarer af Niels Fenger, 1. udgave, 2013, side 559. Der kan fastsættes en frist for afgivelse af partens udtalelse, jf. forvaltningslovens 19, stk. 1, sidste pkt. Ved fastsættelsen af fristen bør der gives den pågældende part rimelig tid til at sætte sig ind i oplysningerne og overveje en eventuel udtalelses form og indhold, jf. Forvaltningsloven med kommentarer af Niels Fenger, 1. udgave, 2013, side 565, samt FOB og UfR H. Partens eventuelle svar på en partshøring efter forvaltningslovens 19, stk. 1, kan udfærdiges og indleveres af såvel den pågældende selv som af dennes repræsentant og afgives såvel mundtligt som skriftligt jf. FOB Det er Statsforvaltningens opfattelse, at Faaborg-Midtfyn Kommune i forbindelse med afgørelsen om at tildele den ansatte en tjenstlig advarsel har overholdt forvaltningslovens regler om partshøring. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at en partshøring efter reglerne kan gennemføres på et mundtligt grundlag samt at det i det konkrete tilfælde klart fremgår af indkaldelsen til den tjenstlige samtale, at samtalen tillige har karakter af mundtlig partshøring. Der er i forbindelse med den tjenstlige samtale truffet afgørelse om, at meddele den ansatte en advarsel for mangelfuld opgavevaretagelse. Da den ansatte tre dage forinden var gjort bekendt med baggrunden for samtalen og ved notat af 11. februar 2016 var gjort bekendt med ledelsens 5

6 eksempler på mangelfuld opgavevaretagelse i fire helt konkrete situationer, og den ansatte under samtalen medgiver, at have begået de omtalte fejl og forglemmelser i tjenesten, er det endvidere Statsforvaltningens opfattelse, at partshøringen er gennemført på en måde og under vilkår, uanset der kun blev tilbudt en kort udsættelse af sagens behandling under mødet, der har givet den ansatte en rimelig mulighed for at varetage sine interesser under sagen, herunder rimelig tid til at sætte sig ind i oplysningerne og overveje en eventuel udtalelses form og indhold. Det er på den baggrund Statsforvaltningens opfattelse, at den ansatte har haft fyldestgørende grundlag for på mødet at fremsætte sine bemærkninger i overensstemmelse med forvaltningslovens 19. Det fremgår ikke af kommunens redegørelse for sagsforløbet, om bestemmelsen i forvaltningslovens 21, stk. 1, om partens ret til på eget initiativ at afgive en udtalelse har været overvejet. Det fremgår af forvaltningslovens 21, stk. 1, at den der er part i en sag på ethvert tidspunkt af sagens behandling kan forlange, at sagens afgørelse udsættes, indtil parten har afgivet en udtalelse til sagen. Parten behøver ikke at henvise til bestemmelsen i forvaltningsloven, når det i øvrigt af partens henvendelse eller den situation, hvori henvendelsen fremkommer, fremgår, at parten ønsker, at sagens afgørelse skal udsættes, indtil parten har fået lejlighed til at fremkomme med en udtalelse til sagen, jf. nærmere herom samt omtale af praksis i Forvaltningsloven med kommentarer af Niels Fenger, 1. udgave, 2013, side 587 samt UfR Ø. Statsforvaltningen har efter en samlet vurdering ikke på det foreliggende grundlag fundet anledning til at antage, at der foreligger en tilsidesættelse af denne bestemmelse i forvaltningsloven. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at der ikke under sagens behandling er fremsat en begæring om sagens udsættelse efter forvaltningslovens 21, herunder fremsat udtalelser, hvor en sådan begæring må underforstås. Statsforvaltningen foretager på den baggrund ikke videre i sagen. Faaborg-Midtfyn Kommune er ved kopi af dette brev oplyst om Statsforvaltningens udtalelse. Udtalelsen vil blive offentliggjort på i anonymiseret form. Med venlig hilsen Jeanette Løgstrup-Nielsen specialkonsulent 6