Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 13. februar 2013, kl KAB, Vester Voldgade 17, Mødelokale 3, 3. sal

Transkript

1 Referat Organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 13. februar 2013, kl KAB, Vester Voldgade 17, Mødelokale 3, 3. sal Bestyrelsen: Formand Bjarne Clausen, næstformand Helle Lindebjerg Nielsen, Ida Petersen, Jan Hylleborg, Jørn Madsen, Kurt Meyer og Otto Oustrup Jensen Administration: Kundechef Jonas Mørch Cohen og økonomimedarbejder Louise Rasmussen Revision: Revisionsfirmaet Ernst & Young, statsautoriserede revisorer Afbud: Peer Rasmussen, Dora Arvidsen Referent: Kundechef Jonas M. Cohen 1/25

2 Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af referat Revisionsprotokol Bestyrelsens sammensætning Meddelelser... 4 SAGER TIL BESLUTNING Boligorganisationens og afdelingernes regnskaber 2011/ Selskabets driftsbudget 2013/ Bestyrelsens beretning Forlængelse af den midlertidige særaftale om anvisning af 1-rums boliger Valg til KAB s repræsentantskab , Horsevænget Varmeforsyning LBF-midler til kommende projekter i Seminar Bestyrelsesvederlag Indkøbspolitik og standardleverandørbetingelser for KAB-fællesskabet SAGER TIL ORIENTERING Kommunens godkendelse af årsregnskab 2010/ Nyt fra afdelingerne Afdeling 3301, Horsevænget Isokern Sag anlagt af beboer Afdeling 3301, Horsevænget Skimmelsvamp Sag anlagt af selskabet Afdeling 3304, Schweizervænget Skimmelsvamp fortroligt punkt Styringsdialog status Beboerklagenævnssager Grundkapital nedsat fra 14 til 10 procent Fornyelse af patent Gældsrådgivning ved køkkenbordet nu i alle kommuner Overenskomst for ejendomsfunktionærer Mødekalender Eventuelt Bilag 1: Regnskaber 2011/ Bilag 2: Selskabets driftsbudget 2013/ Bilag 3: Bestyrelsens beretning... 7 Bilag 4: Budget gasfyr og fjernvarme Bilag 5: Oversigt over egen trækningsret Bilag 6: Indkøbspolitik Bilag 7: Standardleverandørbetingelser Bilag 8: Oversigt over beboerklagenævnssager /25

3 1. Godkendelse af referat Referatet fra organisationsbestyrelsesmødet den 8. oktober 2012 er sendt til bestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Bjarne Clausen har følgende ændringer/tilføjelser til referatet under punkt 11. Styringsdialog status: Under '' til 'punkt 11. Styringsdialog' mangler "Bestyrelsen gav formanden bemyndigelse til den videre styringsdialog med RK analog sidste år" rettes til: Bestyrelsen ønsker at drøfte p-pladser i Horsevænget/Krogsbæk samt p-pladser private i Schweizervænget med kommunen. Bestyrelsen gav formanden bemyndigelse til den videre styringsdialog med Rødovre Kommune analog sidste år Det indstilles, at referatet godkendes og underskrives af formanden. Bestyrelsen godkendte referatet med tilføjelser. 2. Revisionsprotokol Der er ikke foretaget indføjelser siden seneste møde. Revisionsprotokol, som manglede ved udsendelse af dagsorden, blev omdelt. Revisor Pia Søndergaard gennemgik revisionsprotokollen. Bestyrelsen tog revisionsprotokollen til efterretning og underskrev denne. 3/25

4 3. Bestyrelsens sammensætning Titel Navn Afdeling På valg Formand Bjarne Clausen Krogsbæk 2013 Næstformand Helle L. Nielsen Ørbyvang 2014 Bestyrelsesmedlem Otto Oustrup Jensen Torbenhuse 2013 Bestyrelsesmedlem Peer Rasmussen Karlsvænge 2013 Bestyrelsesmedlem Ida Petersen Schweizervænget 2014 Bestyrelsesmedlem Kurt Meyer Rødkløveren 2014 Bestyrelsesmedlem Jørn Madsen Horsevænget 2013 Bestyrelsesmedlem Dora Arvidsen Kommunen 2013 Bestyrelsesmedlem Jan Hylleborg Kommunen 2013 Dora Arvidsen og Jan Hylleborg er udpeget af Rødovre Kommune til s organisationsbestyrelse frem til næste ordinære kommunevalg i Meddelelser Ny forretningsfører i Forretningsfører Annemette Lehmann Bøgh har opsagt sin stilling og fratrådte pr. den 31. januar Forvaltningsområde D har annonceret efter en ny forretningsfører i et stillingopslag i Berlingske og Politiken den 13. januar Samtaler blev afholdt i uge 5 og 6, hvorefter den ny forretningsfører forventes at starte pr. den 1. april /25

5 SAGER TIL BESLUTNING 5. Boligorganisationens og afdelingernes regnskaber 2011/2012 Alle regnskaber er enkeltvis opstillet ligesom tidligere, således at det er muligt at sammenligne med budgettallene for 2011/2012 og 2012/2013. Regnskabsafdelingens noter indgår i regnskabsmaterialet - både for organisationen og afdelingerne. Regnskaberne udviser følgende: 3300, Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til arbejdskapitalen. Status balancerer med kr., og selskabets dispositionsfond udgør inkl. renter kr. Den disponible saldo udgør pr. 30. september kr. svarende til kr. pr. lejemålsenhed efter fradrag af den bundne del i Landsbyggefonden (egen trækningsret). Selskabet har en arbejdskapital på kr., hvilket svarer til kr. pr. lejemålsenhed. Den disponible saldo pr. 30. september 2012 er kr. efter fradrag af den bundne del kr. (Garantikapital i KAB samt Byfornyelsesselskabet Danmark A/S). 3301, Horsevænget Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. 3302, Torbenhuse Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. 3303, Karlsvænge Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. 5/25

6 3304, Schweizervænget Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. 3305, Krogsbæk Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., hvoraf kr. er anvendt til afvikling af underskud fra tidligere år, og er overført til resultatkontoen. Status balancerer med kr. 3307, Ørbyvang Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et underskud på kr., der overføres til resultatkontoen. Status balancerer med kr. 3308, Rødkløveren Resultatopgørelsen balancerer med kr. og slutter med et overskud på kr., hvoraf kr. er anvendt til afvikling af underskud fra tidligere år, og kr. er overført til resultatkontoen. Status balancerer med kr. I henhold til Lov om almene boliger m.v. er regnskaberne fremsendt til godkendelse i afdelingsbestyrelserne og efterfølgende godkendt i alle afdelingsbestyrelser../. Bilag 1: Regnskaber 2011/2012 Det indstilles, at bestyrelsen godkender til forelæggelse på repræsentantskabets møde den 14. februar Bestyrelsen godkendte boligorganisationens og afdelingernes regnskaber for 2011/ /25

7 6. Selskabets driftsbudget 2013/2014 Der er udarbejdet forslag til driftsbudget for tiden 1. oktober 2013 til 30. september 2014 for. Driftsbudgettet er opstillet således, at sammenligning med tallene i de senest godkendte budgetter - og senest forudgående regnskabsperiode - er mulig. Specifikationer til budgettet fremgår af regnskabsafdelingens noter til budgettet. Driftsbudgettet balancerer med kr. og slutter med balance efter en budgetteret reserve på kr. Bruttoadministrationsudgifterne på kr. er afgørende for fastsættelse af administrationsbidragene i de enkelte afdelinger../. Bilag 2: Selskabets driftsbudget 2013/2014 Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet, således at det efterfølgende kan blive fremlagt på selskabets repræsentantskabsmøde den 14. februar Formanden spurgte, hvad AER står for. Kundechef Jonas M. Cohen oplyste, at det er Arbejdsgivernes Elevrefusion, hvorfra der ydes lønrefusion under elevers skoleophold. Bestyrelsen godkendte driftsbudgettet for 2013/ Bestyrelsens beretning Udkast til bestyrelsens beretning er vedlagt. Beretningen vil blive aflagt på repræsentantskabsmødet den 14. februar 2013 og efterfølgende sendt til Rødovre Kommune../. Bilag 3: Bestyrelsens beretning Det indstilles, at bestyrelsen godkender beretningen med eventuelle ændringer. Bestyrelsen godkendte beretningen. 7/25

8 8. Forlængelse af den midlertidige særaftale om anvisning af 1-rums boliger På bestyrelsesmødet i februar 2012 godkendte bestyrelsen en ny anvisningsaftale mellem boligselskaberne og Rødovre Kommune. Den eneste væsentligste ændring var, at selskaber med 1-rumsboliger stiller 50 % af disse til rådighed for Rødovre Kommune i en forsøgsperiode på et år efter ønske fra kommunen. Dette berører ikke. Kommunen ønsker nu en forlængelse på et år af aftalen om anvisning af 1-rumsboliger, da kommunen ikke har fået stillet de 1-rumsboliger til rådighed i det første år, som det var forudsat i aftalen. Forlængelsen er drøftet i Fællesrepræsentationen. Hovedparten af boligselskaber i Rødovre Kommune har godkendt aftalen, og de resterende selskaber har over for kommunen tilkendegivet, at aftalerne godkendes på førstkommende bestyrelsesmøde. Det indstilles, at bestyrelsen godkender forlængelsen af særaftalen om anvisning af 1- rumsboliger til Rødovre Kommune. Bestyrelsen godkendte, at særaftalen om anvisning af 1-rumsboliger til Rødovre Kommune forlænges. 9. Valg til KAB s repræsentantskab har 2 medlemmer i KAB s repræsentantskab. I henhold til KAB s vedtægter vælges medlemmerne til KAB s repræsentantskab enten af den enkelte organisationsbestyrelse eller på selskabets repræsentantskabsmøde. På s repræsentantskabsmøde den 21. april 1997 blev det besluttet, at medlemmerne til KAB s repræsentantskab vælges af organisationsbestyrelsen. På organisationsbestyrelsesmødet den 15. februar 2012 blev Bjarne Clausen og Helle Lindebjerg Nielsen genvalgt til KAB s repræsentantskab med Jan Hylleborg som suppleant for Bjarne Clausen og Dora Arvidsen som suppleant for Helle Lindebjerg Nielsen. Det indstilles, at bestyrelsen vælger 2 medlemmer samt 2 personlige suppleanter til KAB s repræsentantskab. 8/25

9 Bjarne Clausen og Helle Lindebjerg Nielsen blev genvalgt til KAB s repræsentantskab med Jan Hylleborg som suppleant for Bjarne Clausen og Dora Arvidsen som suppleant for Helle Lindebjerg Nielsen , Horsevænget Varmeforsyning I midten af 2012 iværksatte afdelingsbestyrelsen undersøgelser ved rådgivende ingeniør DDC, Dansk Drift Center ApS., vedrørende udskiftning af eksisterende gasfyr eller alternativt etablering af fjernvarme i afdelingens rækkehuse og parcelhuse. Gasfyrene trænger generelt til udskiftning. Hvis alternativ I med nye gasfyr vælges, er der 29 gasfyr ud af de i alt 144 gasfyr, der ikke udskiftes, idet de er opsat efter år Hvis alternativ II vælges med etablering af fjernvarme har Rødovre Kommune bekræftet, at fremføring af fjernvarmerør til boligerne kan udføres 3-4 måneder efter beslutning om etablering. Selve fjernvarmeforsyningen vil tidligst kunne starte i august Forslagene forventes fremlagt på ekstraordinært afdelingsmøde den 28. februar Der stiles mod iværksættelse af nyt anlæg enten nye gasfyr eller fjernevarme - inden oktober-december Budgetforslag (Detaljebudget se bilag I ) Udskiftning af gasfyr: (Alternativ I) Håndværkerudgift, 10 % uforudsete udgifter Teknikerhonorar, omkostninger, finansiering Anlægsudgift for udskiftning af gasfyr kr kr kr. Finansieringsforslag for udskiftning af gasfyr (Udskiftning af gasfyr er en vedligeholdelsesaktivitet, hvorved der ikke forudsættes tildeling af Landsbyggefondens trækningsretsmidler) Annuitet 15 år uden restgæld kr. Årlig ydelse i 15 år 9,39 % p.a kr./år Husleje pr. december ,00 kr./m²/år Beregnet huslejestigning 62,38 kr./m²/år Husleje efter udskiftning 861,38 kr./m²/år Lejestigning i % 7,81 % Gennemsnitlig lejestigning 444,00 kr./mdr. 9/25

10 Etablering af fjernvarme: (Alternativ II) Håndværkerudgifter, 10 % uforudsete udgifter Teknikerhonorar, omkostninger, finansiering Anlægsudgift for etablering af fjernvarme kr kr kr. Finansieringsforslag for etablering af fjernvarme (Etablering af fjernvarme med lokale units er en forbedring, hvorved der anmodes om tildeling af LBF-trækningsretsmidler) Annuitet 25 år uden restgæld kr. LBF-trækningsretsmidler Disponibel pr. 4. kvartal 2013 Årlig ydelse i 25 år kr kr./år Husleje pr. december ,00 kr./m²/år Beregnet huslejestigning 65,24 kr./m²/år Husleje efter forbedringen 864,24 kr./m²/år Lejestigning i % 8,16 % Gennemsnitlig lejestigning 464,00 kr./mdr. Etablering af fjernvarme: (Alternativ III) Håndværkerudgifter, 10 % uforudsete udgifter Teknikerhonorar, omkostninger, finansiering Anlægsudgift for etablering af fjernvarme Finansieringsforslag for etablering af fjernvarme: Ingen LBF-trækningsretsmidler Annuitet 25 år uden restgæld Årlig ydelse i 25 år kr kr kr kr kr./år Husleje pr. december ,00 kr./m²/år Beregnet huslejestigning 74,02 kr./m²/år Husleje efter forbedringen 873,02 kr./m²/år Lejestigning i % 9,26 % Gennemsnitlig lejestigning 527,00 kr./mdr. Fordele og ulemper ved henholdsvis gasfyr eller fjernvarme Ved valg af fjernvarmeløsning vil forbrug samt driftsudgifter være billigere end ved nye gasfyr. Det forventes, at der ved fjernvarme vil kunne spares ca. 120 kr./md./bolig. Ydermere kan fjernvarme finansieres med 25 års lån mod 15 år for gasfyr, idet levetiden for fjernvarmeanlæg er længere. 10/25

11 Forsyningssikkerheden for gas kan desuden risikere at blive et politisk spørgsmål i fremtiden, idet man allerede nu visse steder politisk modsætter sig udskiftning til olie- og gasfyr. Forskellen på alternativ II og III med fjernvarme er brug af egen trækningsretsmidler i alternativ II, hvorved huslejekonsekvensen er næsten er den samme som ved udskiftning til nye gasfyr (alternativ I). Det anbefales derfor, at afdelingen vælger en fjernvarmekonvertering, og at organisationsbestyrelsen tildeler egen trækningsretsmidler til sagen../. Bilag 4: Budget gasfyr og fjernvarme Det indstilles, at bestyrelsen tildeler kr. fra Landsbyggefondens trækningsretsmidler til brug for fjernvarmekonvertering (alternativ II), samt godkender låneoptagelse og heraf følgende huslejestigning. Formanden Bjarne Clausen oplyste, at det ikke var optimalt, at bestyrelsen først fik kendskab til sagen, da dagsordenen blev udsendt. Formand for afdelingsbestyrelsen i Horsevænget Jørn Madsen gjorde opmærksom på, at materialet var mangelfuldt. Punktet blev udsat. Efter aftale med formanden indkaldes der snarest muligt til ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde for behandling af sagen, når fyldestgørende materiale foreligger. 11. LBF-midler til kommende projekter i Arbejdsgruppen, bestående af Otto Oustrup, Bjarne Clausen, Peer Rasmussen og Jørn Madsen, har afholdt møde den 11. oktober 2012, og der afrapporteres på mødet../. Bilag 5: Oversigt over egen trækningsret. Det indstilles, at bestyrelsen godkender arbejdsgruppens forslag til kommende projekter i. 11/25

12 Arbejdsgruppen arbejder fortsat med de sidste detaljer til kommende projekter, og vil inden for kort tid fremlægge forslagene for bestyrelsen. Bestyrelsen godkendte, at arbejdsgruppen arbejder videre med forslagene, som herefter fremlægges for bestyrelsen. 12. Seminar 2013 Der er aftalt seminar den marts 2013 på Præstekilde Hotel. Formanden vil på mødet forelægge punktet. Næstformanden Helle Lindebjerg Nielsen præsenterede programmet for seminaret. Ejendomsleder Morten Nyhauge er inviteret til at holde et oplæg om procedure for ind- og udflytning samt beboerdemokrati. Kundechef Jonas M. Cohen er ligeledes inviteret, og vil komme med et oplæg til seminaret om den fremtidssikrede bolig. Der vil endvidere være mulighed for at deltage i aktiviteter om lørdagen. Der er pt. tilmeldt 28 personer til seminaret. 13. Bestyrelsesvederlag Socialministeriets regler om beregning af bestyrelseshonorar betyder, at bestyrelsen skal tage beslutning om regulering af honoraret fra regnskabsårets begyndelse, dvs. fra den 1. oktober Reguleringsindekset for september 2012 er opgjort således, at der for de første 100 lejemålsenheder udbetales 74,08 kr. pr. lejemålsenhed, og for de efterfølgende 44,44 kr. pr. lejemålsenhed. Reguleringen har virkning for det regnskabsår, der påbegyndes efter den 31. august Reguleringen vil medføre en ændring af det samlede årshonorar til kr. Organisationsbestyrelsen har besluttet, at bestyrelsesvederlaget fordeles ligeligt mellem alle organisationsbestyrelsesmedlemmerne. Bestyrelseshonoraret skal også dække godtgørelse af tabt arbejdsfortjeneste i forbindelse med boligorganisationens møder, og der må ikke opkræves beløb til dækning af bestyrelseshonorar, hvis honoraret ikke udbetales til bestyrelsen. 12/25

13 Udbetaling sker med udgangen af maj og november måned. Ved udtræden af bestyrelsen betales honorar til udgangen af det kvartal, hvor udtrædelsen sker. Ved indtræden i bestyrelsen betales der honorar fra førstkommende kvartal. Det indstilles, at bestyrelsen godkender reguleringen fra det nye regnskabsårs begyndelse. Bestyrelsen godkendte reguleringen af bestyrelsesvederlag fra det nye regnskabsårs begyndelse. 14. Indkøbspolitik og standardleverandørbetingelser for KAB-fællesskabet Om indkøbspolitikken KAB s bestyrelse har den 23. oktober 2012 godkendt den indkøbspolitik, som er vedlagt som bilag. Den overordnede indkøbspolitik dækker alle typer af indkøb af varer og tjenesteydelser i KAB-fællesskabet og vil altid blive anvendt ved fremtidige aftaler, der forhandles af KAB s indkøbsafdeling. Politikken gælder dog ikke ved indkøb af bygge- og anlægsydelser. Formålet med den overordnede indkøbspolitik er at sikre de bedst mulige indkøbsaftaler, der opfylder gældende regler m.v. og god indkøbsetik. Der er tale om en frivillig ordning, men det er KAB s vurdering, at det i de fleste tilfælde kan betale sig for boligorganisationen/afdelingen at indgå i et fællesindkøb. Det har erfaringerne fra tidligere indkøb vist. Hvis ejendomskontoret selv køber ind, har boligorganisationen ansvaret for, at annonceringsog udbudsregler overholdes. Benyttes KAB s indkøbsafdeling og -aftaler, vil KAB sørge for, at afdelingen inddrages i indkøbet. Om standardleverandørbetingelserne De mere konkrete forhold ved indkøb af varer og tjenesteydelser er formuleret i KAB s standardleverandørbetingelser. Disse standardleverandørbetingelser dækker fremover alle leverancer af varer og tjenesteydelser indenfor KAB-fællesskabet, som indkøbes via KAB s rekvisitionssystem. Leverandørbetingelserne er en ajourføring af gældende regler og skal sikre, at alle medarbejdere, der arbejder i KAB og lokalt på et ejendomskontor, indkøber efter gældende regler og normer. Betingelserne sikrer blandt andet ensartede indkøbsbetingelser ved indkøb med rekvisitioner at alle regler vedrørende arbejdsmiljø- og ansættelsesforhold overholdes af leverandørerne. 13/25

14 Der stilles blandt andet krav til salgs- og leveringsbetingelser, fakturering, reklamationsret samt krav om godkendelse af brug af underleverandører, arbejdsmiljø og CSR (Corporate Social Responsibility). Endelig har disse betingelser forrang for leverandørens salgsbetingelser. Standardleverandørbetingelserne kan findes på KAB s hjemmeside. Det er KAB s vurdering, at den nye fælles indkøbspolitik sammen med Standardleverandørbetingelserne styrker vores indsats for høj kvalitet, gode priser m.v. i forbindelse med leverancer. Standardleverandørbetingelserne vedlægges som bilag og kan også læses på KAB s hjemmeside: under: Om KAB/Nyheder og Presse/Annoncering af udbud../../. Bilag 6: Indkøbspolitik Bilag 7: Standardleverandørbetingelser Det indstilles, at bestyrelsen tager KAB s indkøbspolitik og orienteringen om standardleverandørbetingelserne til efterretning, samt beslutter, om bestyrelsen vil tiltræde KAB s indkøbspolitik med den konsekvens at politikken også gælder ved indkøb lokalt. Bestyrelsen tog KAB s indkøbspolitik og orienteringen til efterretning og godkendte, at tiltræder KAB s indkøbspolitik. SAGER TIL ORIENTERING 15. Kommunens godkendelse af årsregnskab 2010/2011 KAB har i mail af den 6. december 2012 modtaget meddelelse fra Rødovre Kommune omhandlende og Boligselskabet AKB, Rødovre: I henhold til almenboliglovens 25, stk. 3 og bekendtgørelse om drift af almene boliger 71 og 113 skal boligorganisationens og afdelingernes regnskaber forelægges kommunalbestyrelsen til dennes kritiske gennemgang. Kommunalbestyrelsen skal i den forbindelse påse, om boligorganisationens og dens afdelingers drift og økonomi er forsvarlig og i øvrigt opfylder de herom gældende regler. Kommunalbestyrelsen har i sit møde den 25. august 2010 delegeret ovennævnte kompetence til forvaltningen. 14/25

15 Som allerede oplyst på styringsdialogmøderne vedrørende de to selskaber har forvaltningens gennemgang af regnskaberne ikke givet anledning til bemærkninger og regnskabet tages således til efterretning. 16. Nyt fra afdelingerne har indgået en aftale med en elev til tiltrædelse efter sommerferien 2013, når grundforløbet er gennemført. Ansættelsen er betinget af gennemførelse af dette grundforløb. Der er afholdt MUS samtaler med alle de ledende medarbejdere. Konklusionen er, at alle generelt er tilfredse med samarbejdet med bestyrelser, beboere og KAB. Der er oven i købet en større tilfredshed end ved MUS samtalerne i Alle ejendomskontorer er gennemgået med henblik på at reducere beholdningen af giftige stoffer, og dem som er nødvendige, er mærket i forhold til anvisningerne. Den nye affaldsordning træder som planlagt i funktion den 29. april Rødovre Kommune har gennemgået alle afdelinger. Kommunen leverer materielet uden beregning, men der er en formodning om at grundgebyret alligevel stiger. Vi har sendt en forespørgsel til kommunen, hvor vi udbeder os en forklaring på denne prisstigning. De har meldt tilbage, at det skyldes nye regler og lovgivning samt en ændret fordeling af udgifterne. De har stillet i udsigt, at man forventer prisen falder igen i Selvom alle afdelinger har forsøgt at forberede sig så godt som muligt og har været i dialog med Rødovre Kommune, kan der nok forventes nogle implementeringsproblemer med deraf følgende gener for beboere. Disse gener må vi forsøge at løse på bedste vis, og det kan betyde, at vi eventuelt efterfølgende må justere på placering/tømning m.m., men heldigvis har vi også den mulighed. 3301, Horsevænget Der arbejdes med et projekt om udskiftning af samtlige gasfyr i afdelingen eller skift til fjernvarme. Den 27. februar 2013 afholdes ekstraordinært afdelingsmøde om emnet. Søren Knudstrup fra KAB er projektleder. 15/25

16 Bestyrelsen arbejder ligeledes på et forslag om etablering af badeværelser i forbindelse med fraflytninger. Den 23. og 24. februar 2013 tager bestyrelsen på weekendseminar med henblik på en detaljeret gennemgang af langtidsbudget, husorden, råderetskatalog m.m. Bestyrelsen har foretaget en del havevandringer, hvilket har resulteret i en del breve til beboerne omkring vedligeholdelse af deres ydre områder. Bestyrelsen har ligeledes arbejdet med etablering/køb af en sponsorlegeplads. Bestyrelsen har ønsket en nattevandring med Willis denne er ved at blive planlagt. Dialogen med kommunen omkring mulighed for etablering af ekstra parkeringspladser har endnu ikke givet noget resultat. Dialogen fortsættes i Driftslederen i Horsevænget/Krogsbæk har fået udleveret en ipad, som bruges i arbejdsmæssig sammenhæng. Det skal over sommeren vurderes, om de øvrige driftsledere med fordel også skal have en ipad. 3302, Torbenhuse Der er tegnet en ekstra rør- og stikledningsforsikring til afdelingen. Sidste år blev ansat en ekstra medarbejder til trappevask og driftslederassistentopgaver, og til gengæld blev kontrakten med firmaet, som stod for trappevasken, opsagt. Dette fungerer absolut fint. 3303, Karlsvænge Der er igangsat et projekt, som skal kigge på facadeisoleringen i afdelingen. Rambøll er indledningsvis knyttet til sagen, og der kommer en ny projektleder på i februar Enkelte boliger er allerede udvalgt til nærmere undersøgelse. Beboerne er slemme til at stille cykler og lignende genstande på de smalle stier langs husene. Dette har desværre medført nogle klager over skader i forbindelse med fejning og snerydning i afdelingen. 3304, Schweizervænget Den store renoveringssag vedrørende etablering af varme i køkken, etablering af ventilation, renovering af kviste og karnapper, gennemgang af gulve samt eventuel udskiftning af tag, er nu endelig kommet i gang, og der vil snarest blive indkaldt til ekstraordinært afdelingsmøde. Nikolaj Kristensen fra KAB er projektleder. 16/25

17 Der bliver etableret en ny Fakta overfor Schweizervænget. Dette har medført, at den lille købmand stopper, og den overgår til en pizzaforretning. Et enkelt bestyrelsesmedlem er udtrådt af bestyrelsen og en ny er indtrådt. Rødovre Kommune har den 4. januar 2013 givet dispensation til nedlæggelse af skaktene i afdelingen. Derfor etableres hurtigst muligt overjordiske beholdere, og gangbesværede beboere tilbydes afhentning af affald ved hoveddøren. Affaldsordningen tilpasses sidenhen i forbindelse med indførelsen af det nye affaldssystem i april , Krogsbæk I efteråret 2012 var bestyrelsen på weekendseminar, hvor man gennemgik langtidsbudget, husorden m.m. Dialogen med kommunen omkring mulighed for etablering af ekstra parkeringspladser, har endnu ikke givet noget resultat. Dialogen fortsættes i Bestyrelsen har ligeledes arbejdet med etablering/køb af en sponsorlegeplads. Driftslederen i Horsevænget/Krogsbæk har fået udleveret en ipad som bruges i arbejdsmæssig sammenhæng. Det skal over sommeren vurderes, om de øvrige driftsledere med fordel også skal have en ipad. 3307, Ørbyvang Det planlagte udvendige malerarbejde udføres, når temperaturen tillader det i foråret Lyset ved ungdomsboligerne er nu blevet etableret. 3308, Rødkløveren Intet nyt. Der blev orienteret om, at Rødovre Kommune har meddelt, at de ønsker at flytte gadebelysningen ved ungdomsboligerne i Ørbyvang. 17/25

18 17. Afdeling 3301, Horsevænget Isokern Sag anlagt af beboer Beboer Jørgen Jensen har anlagt sag mod. Beboerens påstand er, at afdelingen skal etablere isokern i forbindelse med hans brændeovn, da der er lugtgener fra skorstenen. Afdelingen har afvist at installere isokern, da der er installeret gasfyr i boligen. Den installerede brændeovn betragtes som en forbedring. Udgiften til vedligehold af forbedring og arbejder på bygningen som følge af forbedringen afholdes af beboeren. Sagen har været ført i Beboerklagenævnet. Nævnet har givet afdelingen medhold i, at det ikke afdelingen, der skal bekoste isokern i lejemålet. Baggrunden for afgørelsen er, at da beboeren i 1979 opsatte brændeovnen var råderetsreglerne ikke indført, og den enkelte beboer måtte individuelt aftale med boligorganisationen, hvilke vedligeholdelsesforpligtelser der overtages af boligorganisationen. Nævnet mente det ikke dokumentret, at boligselskabet ved opsætning af brændeovnen, har accepteret vedligeholdelsespligten af skorstenen. Desuden fandt nævnet, at afdelingsmødets beslutning i 2005 om, at overtage drift og vedligehold af varmeinstallationer i afdelingens boliger mod kompensation har medført, at øvrige varmekilder ikke hører under afdelingens vedligeholdelsespligt, med mindre der foreligger aftale om andet. Efterfølgende har beboeren stævnet boligorganisationen med påstand om, at afdelingen skal bekoste vedligeholdelse af skorstenen og i den forbindelse opsætte isokern. Sagen er overbragt til behandling hos Advokat Søren Lund Rasmussen og er berammet til behandling i Boligretten mandag den 17. juni 2013 kl Afdeling 3301, Horsevænget Skimmelsvamp Sag anlagt af selskabet Forinden Jeanette Lykke Mogensens og Finn Mogensens indflytning i lejemålet Horsevænget 51, Rødovre den 1. februar 2008 var lejemålet blevet totalt istandsat for ca kr. grundet skimmelsvamp hos den tidligere beboer. I februar 2009 udarbejder Goritas en ny rapport. Det konstateres, at der igen er skimmelsvamp i lejemålet. Skadeårsagen kan ikke fastlægges med sikkerhed. Herefter genhuses beboerne i en anden bolig. Lejemålet istandsættes herefter efter de forskrifter, der er i rapporten fra februar /25

19 I løbet af sommeren 2009 udfærdiges endnu en rapport vedrørende lejemålet. Det bemærkes i rapporten, at skimmelsvampen i lejemålet primært skyldes beboeradfærd særligt fremhæves, at beboerne har ombygget kælderen og anvender denne til beboelse uanset, at det fremgår af lejekontrakten, at denne ikke må anvendes til beboelse. I november 2009 fremsendes erstatningskrav overfor beboerne på kr., hvilket indeholder udgifter til håndværkere, huslejetab og KAB-honorar. I forbindelse med beboernes tilbageflytning til lejemålet konstateres, at der fortsat er lidt skimmelsvamp i lejemålet. Dette udbedres, og herefter flytter beboerne tilbage. Beboerne mener, at de har et modkrav vedrørende effekter, som er ubrugelige grundet skimmelforekomst. I marts 2010 sendes sagen til advokat. I januar 2011 udfærdiges en ny rapport, og der konstateres på ny skimmelsvamp i lejemålet. Det noteres i rapporten, at skimmelsvampen kommer indefra selve boligen og ikke udefra. Beboerne pålægges herefter at fjerne skimmelsvampen i henhold til rapportens anbefalinger. Sagen er nu berammet til hovedforhandling den 11. juni Afdeling 3304, Schweizervænget Skimmelsvamp fortroligt punkt Punktet blev behandlet som et lukket punkt. 19/25

20 Kundechef Jonas M. Cohen oplyste, at der ikke må forekomme personfølsomme oplysninger i dagsordener og referater, da de bliver gjort offentligt tilgængelige. Han vil gerne tage proceduren op omkring åbne og lukkede punkter i dagsordener på et senere bestyrelsesmøde. 20. Styringsdialog status Boligselskabet var i oktober 2012 inviteret til styringsdialog i Rødovre Kommune, hvor boligorganisationen var repræsenteret ved formanden og forretningsføreren. Inden mødet var der udarbejdet og fremsendt styringsrapport til Rødovre Kommune, som var baseret på den lovpligtige skabelon. På mødet var der en god dialog om boligselskabets videre arbejde. Formanden gjorde opmærksom på problemerne med parkering i Horsevænget og Krogsbæk, og spurgte ind til kommunens muligheder for at medvirke til en løsning for boligafdelingerne. Det blev aftalt, at administrationen igen kontakter Teknisk Forvaltning. Samtidig blev parkeringen i Schweizervænget nævnt. Efter mødet har kommunen offentliggjort kortfattet referat på kommunens hjemmeside, som lovgivningen beskriver. Af referatet fremgår, at kommunen ikke havde bemærkninger til det fremsendte materiale. 21. Beboerklagenævnssager Til bestyrelsens orientering vedlægges oversigt over verserende og afsluttede beboerklagenævnssager i for perioden /. Bilag 8: Oversigt over beboerklagenævnssager 20/25

21 22. Grundkapital nedsat fra 14 til 10 procent Folketinget har nu vedtaget en nedsættelse af den kommunale grundkapital fra 14 til 10 procent for almene boliger. Loven træder i kraft pr. den 1. december 2012 og gælder for støttetilsagn til almene boliger, der er givet eller gives i perioden fra den 1. juli 2012 til den 31. december Kommunerne og regeringen indgik aftale i juni 2012, og blev her enige om at understøtte kommunernes muligheder for fortsat at føre en aktiv boligpolitik. Landsbyggefonden forestår udlån af grundkapitallån til offentligt støttet byggeri, hvor almene boligorganisationer er bygherrer. Den lavere grundkapital kan gøre det lettere at bygge i disse år, hvor der er lavkonjunktur, for da er byggeomkostninger og grundpriser lavere. 23. Fornyelse af patent Administrationen har fornyet patentet på s logo (hesten) for de næste 10 år frem til 2023 det beløber sig til kr., som indgår i driften. 21/25

22 24. Gældsrådgivning ved køkkenbordet nu i alle kommuner Projektet Gældsrådgivning ved køkkenbordet har været i gang i Københavns- og Furesø Kommune siden slutningen af Projektet finansieres af Ministeriet for By, Bolig og Landdistrikter med en bevilling på ca. 4 mio. kr. I efteråret 2012 bevilgede ministeriet yderligere 4,28 mio. kr. til en udvidelse af projektet, så det fra den 1. januar 2013 dækker alle KABadministrerede afdelinger. Formålet med gældsrådgivningen er at forhindre en udsættelse nu og her at skabe en positiv og varig ændring af beboernes økonomiske situation og i nogle tilfælde personlige situation, så en udsættelse kan undgås på længere sigt. Projektet har fra den 1. februar 2013 tre gældsrådgivere tilknyttet, som kontakter beboere, som er i restance, og tilbyder rådgivning og bistand. Det kan for eksempel dreje sig om hjælp til: at få opstillet et budget og oprette PBS aftaler at undersøge om husstanden er berettiget til sociale ydelser, de ikke modtager og ansøge kommunen at kontakte SKAT og/eller kommunen med henblik på nedsættelse af tilbagebetaling på gæld. KAB har et samarbejde med advokatfirmaet LETT og revisionsfirmaet Ernst & Young, som begge stiller gratis timer til rådighed til de mest komplicerede sager. Projektet har i det forløbne år opnået gode resultater. I løbet af det første år, hvor der var én gældsrådgiver ansat, havde rådgiveren kontakt til ca. 380 husstande. Nogle ønskede ikke hjælp, men ca. 180 beboere fik rådgivning. I de allerfleste tilfælde hvor beboerne ønsker hjælp, lykkes det at hjælpe husstanden til en stabil økonomisk situation. Husstandene kontaktes normalt allerede ved rykkerskrivelsen, så gælden ikke når at vokse for meget. Det betyder til gengæld, at det ikke med sikkerhed kan siges hvor mange af restancerne, som ville være endt i en udsættelse. I 22 sager er det dog mere sikkert. Her har været en fogedsag i gang, som er blevet stoppet i forbindelse med rådgivningen. Projektet tager kontakt til alle kommunerne om samarbejde. Enkelte kommuner og boligorganisationer vil blive inviteret med i projektets følgegruppe. Der forventes afholdt en konference i foråret 2013 om projektet. 22/25

23 25. Overenskomst for ejendomsfunktionærer BL og ESL har indgået en overenskomstaftale for ejendomsfunktionærer. Aftalen er 2-årig og dækker perioden Aftalen dækker alle ejendomsfunktionærer i boligorganisationerne. Det samlede overenskomstresultat for perioden giver en samlet lønstigning på 2,9 %, som fordeler sig således: Emne I alt Lønregulering 1,40 % 1,40 % 2,80 % Øvrige forhold - 0,10 % 0,10 % I alt 1,40 % 1,50 % 2,9 % Forklaring til tabellen Øvrige forhold dækker regulering af lærlingelønnen, ændring af alder for indtrædelse i arbejdsmarkedspensionen, regulering af indbetaling til Udviklingsfonden (tidligere FIU) samt et årligt tilskud til de faglige klubber. Bemærk, at der ikke afsættes midler til decentrale lønmidler i overenskomstperioden Mødekalender 2013 Der blev på seneste bestyrelsesmøde aftalt følgende: Torsdag den 14. februar 2013 Kl repræsentantskabsmøde. Mødet afholdes i Schweizervænget. 23/25

24 Tirsdag den 24. september 2013 Kl organisationsbestyrelsesmøde. Mødet afholdes i KAB. Bestyrelsen bedes derudover fastsætte datoer i 2013 for afdelingsmøderne i. Administrationen foreslår følgende datoer: Tirsdag den 7. maj 2013 Schweizervænget kl Onsdag den 15. maj 2013 Horsevænget kl Torsdag den 16. maj 2013 Torbenhuse kl Onsdag den 22. maj 2013 Karlsvænge kl Tirsdag den 28. maj 2013 Krogsbæk kl Onsdag den 29. maj 2013 Rødkløveren kl Onsdag den 29. maj 2013 Ørbyvang kl Det indstilles, at bestyrelsen godkender forårets møderække i 2013 for afdelingsmøder i. Bestyrelsen ønskede ændringer i mødeplanen, og følgende møderække blev godkendt: Onsdag den 15. maj 2013 Torbenhuse kl Torsdag den 16. maj 2013 Horsevænget kl Onsdag den 22. maj 2013 Karlsvænge kl Mandag den 27. maj 2013 Rødkløveren kl Mandag den 27. maj 2013 Ørbyvang kl Torsdag den 30. maj 2013 Krogsbæk kl Mandag den 10. juni 2013 Schweizervænget kl /25

25 27. Eventuelt Otto Oustrup Jensen spurgte, hvor på KAB s hjemmeside man kan finde dagsordener og referater. Kundechef Jonas M. Cohen oplyste, at de ligger under Beboere/Boligorganisationens referater/. Grundet tekniske problemer i forbindelse med oplægning af dokumenter på KAB s hjemmeside er oversigten ikke ajourført de seneste 4-5 måneder. Fejlen forventes udbedret snarest. 25/25