DELACOUR Advokatfirma Aarhus * København Tlf Økonomistyring Advokatfirmaer Maj 2015

Transkript

1 DELACOUR Advokatfirma Aarhus * København Tlf Økonomistyring Advokatfirmaer Maj 2015

2 Bestyrelsesarbejde Advokat (H), Civiløkonom HD(R), C.E. SKOVGAARD Sørensen Carl Erik SKOVGAARD Sørensen baggrund: Uddannelse: Cand. Jur. ( Aarhus Universitet) HD (Regnskabsvæsen) (ASB) ADVOKAT Arbejdsområde: * Advokat, Corporate Commercial /M & A Bestyrelsesarbejde * : CEO hos GASA Group a.s.( ifm FUSION) Arbejdstidens fordeling: *ca. 50% Bestyrelsesarbejde (20-22 virksomheder/koncerner) *ca. 50% M & A, Corporate Commercial Særlige fokusområder: Skift i Salgskanaler, Kanalkonflikter Finansielle virksomheder, bestyrelsesuddannelse, evaluering, Strategisk udvikling Digital Natives betydning for udviklingen af samfundet

3 Carl Erik Skovgaard Sørensen Advokat (H), Civiløkonom HD (R) ØKONOMISTYRING hos DELACOUR centrale områder: 1. ORGANISATION klar opdeling i ProduktionsTeams og Shared Service 2. TIMESAGSREGISTRERING for alle i Produktionsteams også SEKRETÆRER 3. KAPACITETSBUDGETTERING antal beskæftigede styrer OMSÆTNINGSKRAVET 4. INDIVIDUELLE BUDGETTER og OPFØLGNING på TID og KRONER 5. TIMEPRISER konsekvente udregningsmetoder og minimumskrav 6. EFTERKALKULATION på ALLE sager ved ALLE afregninger 7. TEKNOLOGI - alle processer skal være digitale alt skal konceptualiseres

4 0. DELACOUR DANIA KØBENHAVN & AARHUS PARTNERE: 26 (ex. Færøerne ) Equity Partnere 20 Ansatte ADVOKATER: 29 ADVOKATFULDMÆGTIGE: 16 heraf 6 på Ind-eller Udslusning (non EQT) JURIDISKE KONSULENTER: 6 77 jurister SAGSBEHANDLERE/SEKRETÆRER: 63 Fee-earners i alt 140 SHARED SERVICES: 25

5 0. INDLEDNING TOPlinien/Omsætningen i Advokatvirksomheder er LANGT VIGTIGERE end en perfekt OMKOSTNINGSSTYRING Det er IKKE nok at styre omkostningerne det giver ikke i sig selv en god BUNDLINIE/OVERSKUD Alle dele hænger sammen ØKONOMISTYRING har fokus på at skabe BÅDE en god OMSÆTNING OG styring af OMKOSTNINGERNE OG har som MÅL at skabe en god BUNDLINIE Man bør have et økonomisk koncept et system og følge dette konsekvent Økonomistyringen SKAL være ADFÆRDSREGULERENDE den skaber et vist PRES på den ENKELTE PERSON Økonomistyring indskrænker den enkeltes comfortzone

6 1. ORGANISATION klar opdeling i ProduktionsTeams og Shared Service Undgår delte funktioner ENTEN er man PRODUKTIV (klienter, sager, mv.) ELLER er man i SERVICE (Økonomi, IT, Marketing, Branding, HR, Bygning mv) ProduktionsTeams: Shared Services Alle jurister, sagsbehandlere (sekretærer) Har ansvaret for OMSÆTNINGEN. Omkostninger: LØNNINGER til jurister/sagsbehandlere Personale events Transport mv. Styrer alle andre omkostninger har ansvaret for at vores OMKOSTNINGSFORBRUG på alt andet end løn til Jurister og Sagsbehandlere/Sekretærer er acceptabel.

7 2. TIMESAGSREGISTRERING for alle i Produktionsteams også SEKRETÆRER Alle Jurister og Sagsbehandlere/Sekretærer fører et fuldstændigt TimeSagsRegnskab Det lille checktegn/flueben har en ENORM betydning Alle TimeSagsRegnskaber efterses hver måned rapport til Teamlederne Alle har PERSONLIGE BUDGETTER på TID og OMSÆTNING Debiterbar Tid HandlingsPlan Tid Udviklings Tid Eksternt Udviklings Tid Internt Andet: Spild, Toilet, Rest

8 3. KAPACITETSBUDGETTERING antal beskæftigede styrer OMSÆTNINGSKRAVET Bruttolønnen styrer: TIMEPRISEN Kravet til ÅRSPRODUKTION UDSALGSPris pr. time set i forhold til BRUTTOÅRSløn, incl firmaets andel af pension og feriepenge m.v Adv.fm.: 3,00-3,500/00 (Promille) af BRUTTOårslønnen Advokater: 2, /00 af BRUTTOårslønnen Sekretærer: 2,25-2,500/00 af BRUTTOårslønnen Team Lederne fastsætter Mængden af DEBITERBARE TID pr. DAG DØGN (5,75 eller 6,25) Faste Normer ÅRSPRODUKTIONEN pr. medarbejdertype Kapacitetsbudgettering Fortæl mig hvor mange og hvilket personale du skal have i dit team i det kommende år så skal jeg fortælle dig hvad dit OMSÆTNINGSBUDGET vil være Det er selvfølgelig mere afgørende at Teamet når deres samlede budget end at alle når deres individuelle budgetter

9 3. KAPACITETSBUDGETTERING antal beskæftigede styrer OMSÆTNINGSKRAVET Mængden af DEBITERBARE TIMER -målt i forhold til den FAKTISKE ARBEJDSTID (Fuld tid er 37 timer/uge.) Den samlede arbejdstid varierer lidt fra år til år, men når der er fratrukket 25 dage til FERIE, 6 dage til FERIE/FRI dage, samt dage hvor der er fri med løn - Grundlovsdag, juleaftensdag og nytårsaftensdag er der ca. 180 mandage til torsdage og ca. 41 fredage tilbage (ca. 221 dage pr. år) og dette svarer til ca1.637 timer eller 44,25 uger. Afrundes ofte til timer Den årlige frihed udgør tilsvarende 285,5 timer eller 7,75 uger. Målet for Mængden af DEBITERBARE TIMER fastsættes for en medarbejder på fuld tid således:

10 3. KAPACITETSBUDGETTERING antal beskæftigede styrer OMSÆTNINGSKRAVET SEKRETÆRER/SAGSBEHANDLERE: Antallet af DEBITERBARE TIMER fastsættes til mellem 62,5% (ca timer pr. år) - absolut minimum -og 80% (ca timer pr. år). Målet er at de fleste sekretærer skal ligge mellem 75% (ca timer pr. år) og 80% (ca timer pr. år). Pr. arbejdsdag betyder dette at målet for DEBITERBARE timer oftest skal fastsættes til: 6,0 timer mandag til torsdag -og evt. 5,5 timer fredag. ADVOKATFULDMÆGTIGE: Antallet af DEBITERBARE TIMER til 1. årsfuldmægtige fastsættes til ca timer pr. år års timer Pr. arbejdsdag betyder dette at målet for DEBITERBARE timer oftest skal fastsættes til: 6,25 timer mandag til torsdag -og evt. 6,0 timer fredag. ADVOKATER: Antallet af DEBITERBARE TIMER for advokater fastsættes oftets til ca timer pr. år Pr. arbejdsdag betyder dette at målet for DEBITERBARE timer oftest skal fastsættes til: 7,00 timer mandag til torsdag -og evt. 6,0 timer fredag. (Mål for Medarbejdere på deltid fastsættes "forholdsmæssigt" - altså hvis der arbejdes 32 timer - så udgør dette 86,5% af fuld tid)

11 3. KAPACITETSBUDGETTERING antal beskæftigede styrer OMSÆTNINGSKRAVET ÅrsOmsætningi forhold til BRUTTOÅRSløninclfirmaets andel af pension og feriepenge m.v Adv.fm.: Advokater 2,25-3,00 Sekretærer 1,60-2,00 1,60-2,50 (altså BRUTTOÅRSløn, inclfirmaets andel af pension og feriepenge m.v*(gange) 1,6 til 2,5)

12 Omkostningsstyring i advokatvirksomheder 3. KAPACITETSBUDGETTERING SHARED SERVICES Omkostninger til SHARED SERVICES ALLE OMKOSTNINGER ( excl. TEAM OMKOSTNINGER som er LØN, Lønafhængige-omkostninger, rejseomkostninger, overarbejdspizzaer mv.) Fordeles beregningsmæssigt efter OMSÆTNING og er pr. medarbejdertype/år: PARTNER: kr ADVOKAT +3: kr Advokat 1-3: kr Fuldmægtig 2-3: kr Fuldmægtig 1: kr Sagsbehandler/ Sekretær: kr Justeres hvert år efter de faktiske omkostninger.

13 4. INDIVIDUELLE BUDGETTER og OPFØLGNING på TID og KRONER Der budgetteres individuelt PERSON for PERSON på følgende: DEBITERBAR TID: TIMEPRISER OMSÆTNING DAG MÅNED -ÅR Den GENNEMSNITLIGE EFFEKTIVITET er ca. 85% på alle Teams Variation fra ca75% til 95% OPFØLGNING: On-line Business Intelligence Econnector Er du med? Måned til Dato - År til dato

14 4. INDIVIDUELLE BUDGETTER og OPFØLGNING på TID og KRONER OPFØLGNING: On-line Business Intelligence Econnector fra IVISION

15 4. INDIVIDUELLE BUDGETTER og OPFØLGNING på TID og KRONER OPFØLGNING: On-line Business Intelligence Econnector fra IVISION

16 Omkostningsstyring i advokatvirksomheder 5. TIMEPRISER konsekvente udregningsmetoder og minimumskrav Alle TIMEPRISER fastsættes som en 0/00 PROMILLESATS af Bruttoårslønnen. Når LØNNEN ÆNDRES ja så ændres TIMEPRISEN også og dermed også kravene til OMSÆTNING:

17 6. EFTERKALKULATION på ALLE sager ved ALLE afregninger

18

19

20 Egne bilag til godkendelse + Godkendelse:

21 Indgående: Her ses alle de fakturaer som er sendt til systemet via en mail Systemet læser kun billedformat/pdf

22

23 Godkender modtager en mail om, at der ligger bilag til godkendelse:

24

25 Retur fra godkendelse: Her overføres/sendes manuelt de fakturaer som har forfald til ERPsystemet. Bilag kan også allerede godkendes/sendes til ERP under Indgående.

26 Find bilag:

27 Lessor Payroll

28

29

30

31

32

33 7. TEKNOLOGI - alle processer skal være digitale alt skal konceptualiseres DYNAMICS NAV Classic (NAVISION): ERP-System OFFICE-pakken 2010: Dokumenthåndtering Docu Bizz: Fakturahåndtering, Fakturagenkendelse (Egne FINANSBILAG Sagsbilag) Econnector Mindkey Automatisk bogføring automatisk betaling Buniness Intelligence HR Personaleforvaltning Lad NATIVE DIGITALS styre udviklingen selvom det (endnu) er jer - NATIVE IMMIGRANTS -der skal betale for investeringerne!!!!

34 Bestyrelsesarbejde Advokat (H), Civiløkonom HD(R), C.E. SKOVGAARD Sørensen

35 Bestyrelsesarbejde Advokat (H), Civiløkonom HD(R), C.E. SKOVGAARD Sørensen

36 Kursus for BESTYRELSESSEKRETÆRER Advokat (H), Civiløkonom HD(R), C.E. SKOVGAARD Sørensen Hvornår blev dette mange deres hvermandseje i DK? fik første hjemmeside!! Fra 1998 begyndte : vi at skrive s Mange får deres første IT // PCèr Julen 96`: 1. kr Blokker.com

37 Kursus for BESTYRELSESSEKRETÆRER Advokat (H), Civiløkonom HD(R), C.E. SKOVGAARD Sørensen Hvornår blev dette Grundlagt 2006 hvermandseje i DK? Grundlagt 2005 Head of Social Media Grundlagt ansat i efteråret 2011 Grundlagt : 1 mia /DØGN 2012: 200 mio og MANGE MANGE FLERE OG det er først lige begyndt

38 Kursus for BESTYRELSESSEKRETÆRER Advokat (H), Civiløkonom HD(R), C.E. SKOVGAARD Sørensen Marc Prensky, On the Horizon (NCB University Press, Vol. 9 No. 5, October 2001) + BORN DIGITAL, (UnderstandingThe First Generation og DIGITAL NATIVES) 2008, af John Palfrey& Urs Gasser Digital Immigrants 1978 Digital Natives 35 år * de har IKKE læst mange bøger inden Uni og de læser IKKE aviser * Printer mails ud og gemmer * de har set MEGET video, PC-spil og TV * Nogle kan finde på at ringe * de har haft MOBILTELEFON /smartphone og høre om mailen er nået frem meget tidligt i livet * de er født op med INTERNETTET og Google * selv de bedst INTEGREREDE * de er KONSTANT på de SOCIALE MEDIER har en kraftig ACCENT * de MULTITASKER: arbejder-radiofacebook osv

39 Kursus for BESTYRELSESSEKRETÆRER Advokat (H), Civiløkonom HD(R), C.E. SKOVGAARD Sørensen Digital Immigrants 1978 Digital Natives Herovre siger man: Her siges mere: 1. MAJ MIG FØRST! Der er mange der vil TABE KUNDEKREDSEN i denne meget markante TRANSFORMATION!!

40 Bestyrelsesarbejde Advokat (H), Civiløkonom HD(R), C.E. SKOVGAARD Sørensen

41 Kursus for BESTYRELSESSEKRETÆRER Advokat (H), Civiløkonom HD(R), C.E. SKOVGAARD Sørensen Skift i SALGSKANALER: Siden ca. år 2000 er afsætningen via WEBSHOPS steget kraftigt Danskerne købte for cakr. 55 miapå nettet i En stigning på 19% fra Rejser & kultur 17%, Film & Musik 17%, Tøj & Sko 16%, It, tele & foto 13% osv. INGEN kender udviklingen i de kommende år MEN Webshops markedsandel VIL STIGE KRAFTIGT, afhængigt af produktområde. De ældste DIGITAL NATIVES Webshops`markedsandel fra 1978 er nu 35 år de er ved at blive LEDERE 60 og DIREKTØRER (Beslutningstagere) Så nu kommer det til at går HURTIGT

42 Kursus for BESTYRELSESSEKRETÆRER Advokat (H), Civiløkonom HD(R), C.E. SKOVGAARD Sørensen Den DIGITAL TRANSFORMATION af den finansielle sektor: Nogle få eksempler: Konvergens mellem INTERNETTET og MOBILTELEFONEN CloudComputering(SKYEN) IT bliver som EL tilgængelig overalt. Globale Finansielle IT-infrastrukturer tilgængelige overalt CloudComputering(SKYEN) giver KONKURRENCEMÆSSIGE forskydninger: *Nordea vs. Danske Bank eller en helt tredje vej. *Små/Mellemstore Pengeinstitutter få chancen *Markedet åbnes også for andre udefra Udenlandske Finansielle Virksomheder IT-virksomheder.

43 Selskabsledelse Strategi Digitalisering Adv. (H), HD (R) C.E. Skovgaard Sørensen

44 Selskabsledelse Strategi Digitalisering Adv. (H), HD (R) C.E. Skovgaard Sørensen

45 Bestyrelsesarbejde Advokat (H), Civiløkonom HD(R), C.E. SKOVGAARD Sørensen SPØRGSMÅL?? Jeg holder gerne FORBINDELSEN: Download vores APP fra APP-store Søg på: JURA FAQ eller DELACOUR Eller lyt til vore podcasts Send en contact-anmodning eller en venneanmodningpå Advokat (H), Civiløkonom HD (R) Carl Erik Skovgaard Sørensen Tlf Mobil