Håndtering af krænkende adfærd i MTU. En ledervejledning

Transkript

1 Håndtering af krænkende adfærd i MTU En ledervejledning Udarbejdet af Koncern HR, Vejle, Maj 2014

2 Indledning Hvis der er resultater i MTU en, som indikerer, at der foregår krænkende handlinger på arbejdspladsen, har du som leder ansvar for at håndtere udfordringen og tage initiativ til at følge op og forebygge, at der ikke sker krænkende handlinger i fremtiden. Hvor den generelle anbefaling i MTU er at udvælge 1-2 indsatsområder, er krænkende handlinger en del af MTU en (psykisk APV), hvor der altid skal ske en handling. Denne vejledning beskriver, hvordan du som leder konkret kan handle, hvis der i MTU en er resultater, som peger i retning af krænkende adfærd på arbejdspladsen. I MTU sammenhæng spørges der til flg. krænkende handlinger: mobning, vold og trusler om vold. Vejledningen er bygget op omkring: Handlingsanvisninger (tjekliste) Links/litteratur Handlingsanvisninger (tjekliste) Håndtering af krænkende adfærd angivet i MTU følger den generelle vejledning til opfølgning på MTU og strækker sig overordnet over fire faser. I hver af faserne gennemgås særlige opmærksomhedspunkter ift. krænkende adfærd. Under links/litteratur finder du en henvisning til MTU e-læring, som er den overordnede vejledning til MTU i Region Syddanmark. De fire faser er: 1. MTU resultat viser krænkende adfærd 2. Dialog 3. Handlingsplan 4. Opfølgning Fase 1: MTU resultat viser krænkende adfærd Tag det altid alvorligt, når der er tilkendegivelser om krænkende adfærd i MTU en. Tilkendegivelserne om fx mobning kan være udtryk for reel mobning eller anden form for mistrivsel (eks. dårlige samarbejdsformer, uløste konflikter og uklar kommunikation mv.), som kommer til udtryk gennem angivelse af mobning. Se efter andre resultater i MTU en I din gennemgang af rapporten, anbefales det, at du ser efter mønstre i besvarelserne. Når et MTU resultat tyder på mobning i afdelingen, kan svarene på de andre spørgsmål i undersøgelsen angive, hvor alvorlig situationen opleves.

3 Respektér og kommunikér at MTU er anonym Det er et vilkår, at MTU er anonym, og det er ikke muligt at handle individuelt på baggrund af den enkelte besvarelse Hvis MTU en viser, at der eksempelvis forekommer mobning i afdelingen er der behov for en anderledes handling, end hvis spørgeskemaundersøgelsen ikke var anonym. Gør dette tydeligt overfor medarbejderne. Det er vigtigt, at de kontakter en leder, en tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant, hvis de oplever krænkende handlinger, så de kan få hjælp til, at det ikke sker igen. I det fleste tilfælde vil det være nødvendigt at foretage handling på et mere overordnet og kollektivt plan frem for et individuelt plan. Handling er påkrævet uanset hvad. Prioritér altid krænkende adfærd som indsatsområde (handling + handlingsplan) Arbejdsmiljølovgivningen foreskriver, at der skal laves en handlingsplan, hvis den psykiske APV viser, at der er arbejdsmiljøproblemer. APV-handlingsplanen skal beskrive, hvordan afdelingen vil arbejde med at håndtere og forebygge krænkende handlinger på arbejdspladsen. For aktiviteter ift. forebyggelse, se henvisninger til mere litteratur sidst i denne vejledning. Fase 2: Dialog I dialogen med dine medarbejdere, er det særlig vigtigt at: Italesætte resultaterne omkring den krænkende adfærd Være opmærksom på, at en rapport med angivelse af krænkende adfærd kan give uro i afdelingen Melde klart ud, at krænkende adfærd og handlinger er uacceptabel Igangsætte dialog om et arbejdsmiljø, hvor der ikke er krænkende handlinger Dit mål bør altid være at få problemet med den krænkende adfærd løst, så der ikke er medarbejdere, der oplever at blive udsat for krænkende adfærd. Vær handlingsorienteret og søg enkle og praktiske løsninger og vær opmærksom på, at løse problemet på både kort og lang sigt (forebyggelse). Få fx inspiration til forebyggelse af mobning gennem eller gennem andre relevante links sidst i dette afsnit. Samtaler Du har mulighed for at undersøge problemet nærmere gennem f.eks. samtaler eller interviews. Undersøgelsen bør afdække forhold omkring: planlægning og organisering af arbejdet

4 samarbejdet kommunikationen i afdelingen stemningen og tonen tidligere konflikter og uenigheder Hvis du selv gennemfører undersøgelsen er det en god ide, at lave en spørgeguide, så du er sikker på, at du kommer omkring alle forhold i det psykiske arbejdsmiljø. Forhold i det psykiske arbejdsmiljø kan have betydning for, hvordan problemet er opstået, og dermed også hvordan det skal løses. Kontakt din lokale HR eller arbejdsmiljøkonsulent for hjælp til udarbejdelse af en spørgeguide. Du skal altid foretage nærmere undersøgelse, hvis der er medarbejdere, som har tilkendegivet, at være udsat for vold eller trusler om vold fra kolleger/leder eller at være udsat for mobning fra kolleger/leder Du skal altid involvere overordnet ledelse, hvis der er medarbejdere, som har tilkendegivet at være udsat for mobning, vold eller trusler om vold fra leder Hvis du vurderer, at det er nødvendigt, at gennemføre en nærmere undersøgelse af problemet gennem samtaler er det vigtigt, at du er tydelig i din kommunikation og tilkendegiver vigtigheden af, at alle medarbejdere deltager i undersøgelsen. Kontakt din lokale HR/Jura for rådgivning, hvis det er nødvendigt at gennemføre en yderligere undersøgelse af problemerne gennem samtaler. Fase 3: Handlingsplan I dialogen med medarbejderne skal I i fællesskab blive enige om handlinger, der håndterer og forebygger krænkende handlinger på arbejdspladsen. Overvej, hvordan du skal arbejde med handlingsprocessen, fx konfliktløsningsproces dialogmøder med fokus på omgangstone, adfærd og kommunikation afklaring af forventninger og arbejdsområder kurser i kommunikation foredrag og temadage om mobning, chikane og vold ledercoaching omplacering inddragelse af psykisk arbejdsmiljø i MUS samtaler I MTU e-læring gives generelle eksempler på udformning af handlingsplaner. Vær opmærksom på, at der på tværs af enhederne i Region Syddanmark er

5 forskellige regler og systemer for fx indrapportering af handlingsplaner, som skal respekteres. Forhør dig evt. hos den lokale arbejdsmiljøkonsulent, hvis du er i tvivl. Fase 4: Opfølgning Det er vigtigt, at du foretager opfølgning på de løsninger, der er sat i værk for at vurdere, om problemet er løst, eller der er behov for yderligere opfølgning og forebyggelse. Opfølgningen kan ske ved MUS-samtaler afdelingsmøder Viser opfølgningen, at problemet ikke er løst, bør du sætte supplerende tiltag i værk, som eksempelvis ekstern konsulentbistand. Hvis du er i tvivl, om du som leder har gjort nok ift. at løse problemet og forebygge, at der sker krænkende handlinger i fremtiden, kan du kontakte din lokale HR, MTU-projektleder eller arbejdsmiljøkonsulent for hjælp til en konkret vurdering. Links/litteratur Arbejdstilsynets vejledning om mobning og chikane vejledninger-om-arbejdets-udforelse/d4-psykisk-arbejdsmiljo/wit-d42- mobning-og-seksuel-chikane/d42-mobning-og-seksuel-chikane.aspx Arbejdstilsynets vejledning om voldsrisiko i forbindelse med arbejdet Forebyggelse af trusler og vold, komme mobning til livs mm.: Hvis konflikten trapper op - værktøjer til at håndtere konflikter og forebygge konfliktmobning. onflikten_trapper_op/

6 Forebyggelse af mobning på arbejdspladsen en håndbog Eva Gemzøe Mikkelsen og Annie Høgh Det Nationale Forskningscenter for Arbejdsmiljø, trin til håndtering af mobning Eva Gemzøe, erhvervspsykolog, ph.d., CRESEA, og Inger Lise Eriksen Jensen, virksomhedskonsulent, Specular Vold, mobning og chikane Identifikation, forebyggelse og håndtering Danske Regioner +og+trivsel/~/media/publikationer/regionerne%20som%20arbejdsgivere/arb ejdsmilj%c3%b8%20sygefrav%c3%a6r%20og%20trivsel/voldmobningchikan e%20sundhedskartellet.ashx MTU e-læring: Arbejdstilsynets hotline om mobning Ring på telefon Tast 3 for hotlinen. Telefonen er åben: Mandag til fredag kl