Referat af bestyrelsesmøde (lægges på hjemmesiden)

Transkript

1 Referat af bestyrelsesmøde (lægges på hjemmesiden) Dato: Torsdag d. 29. oktober 2015 Tid: kl Forretningsudvalgsmøde kl Sted: Deltagere: Fraværende: Referat: Dagsorden Vestervig Kirkemusikskole Henning Toft Bro, Birthe Christiansen, Poul Skjølstrup Larsen, Ole Brinth, Henriette Hoppe, Lone Hvejsel, Bodil Abildgaard, Rune Drejer, Tine Fenger Pedersen, Karen Stranddorf og Winnie Sleiborg Andersen Jette Madsen Winnie Sleiborg Andersen Dagsordenspunkt 0. Formanden har ordet. Velkomst til Tine Fenger Pedersen (TFP) som skolens ny rektor og forslag om at TFP deltager i mødet som observatør Velkomst til provst Lone Hvejsel som nyt medlem af bestyrelsen som repræsentant for Landsforeningen af Menighedsråd. Referat /Beslutning Formanden byder velkommen til Tine Fenger Pedersen, som ny rektor på Vestervig Kirkemusikskole. Både bestyrelse og medarbejdere glæder sig til samarbejdet. Formanden byder velkommen til Lone Hvejsel. Bestyrelsen udtrykker stor glæde over at Landsforeningen igen er repræsenteret i bestyrelsen. 1. Godkendelse af dagsorden Bestyrelsen godkender at Tine Fenger Pedersen deltager som observatør til bestyrelsesmødet. Dagsorden godkendes med følgende rettelser: Der tilføjes et punkt om Rigsrevisionens rapport under punkt 9, Orientering om kirkemusikskolens økonomi. 1

2 Pkt. 14, Ressourcer i administrationen flyttes til punkt 10a. 2. Valg af referent Winnie Sleiborg Andersen bliver valgt som referent. 3. Orientering om ny rektors tiltræden v. formanden Tiltrædelsesdato Formanden orienterer om at Vestervig og Agger Menighedsråd gerne vil byde Tine Fenger Pedersen officielt velkommen søndag d. 3. januar Samme dag kl holdes der reception på Kirkemusikskolen for kirkemusikskolens medarbejdere, samarbejdspartnere og andre interesserede. Formanden håber, at rigtig mange vil deltage trods juleferien og opfordrer også bestyrelsen til at deltage, hvis muligt. 4. Ledelsessituationen frem til v. formanden OB fortsætter som konst. rektor frem til TFP er med på sidelinjen i perioden frem til se bilag 1 5. Bestyrelsens medlemmer v. formanden Konservatoriernes plads Formanden orienterer om, at det er aftalt at Ole Brinth fortsætter som konstitueret rektor frem til og med 31. december 2015 og at Tine Fenger Pedersen følger arbejdet i det omfang det kan lade sig gøre. Ole Brinth har ledelsesansvar og beslutningskompetence frem til 31. december Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Michael Bundgaard som er repræsentant for konservatorierne, har tidligere givet melding om at det er vanskeligt for ham at passe bestyrelsespladsen, og at dette forhold er utilfredsstillende for begge parter. Bestyrelsen finder det vigtigt, at konservatorierne er repræsenteret. Der rettes i første omgang henvendelse til Musikkonservatoriet og Michael Bundgaard med henblik på at finde en anden repræsentant. Skolen sørger for at orientere bestyrelsen pr. mail om tilbagemeldingen fra Michael Bundgaard. 2

3 Alternativt må skolen henvende sig til Kirkeministeriet. 6. Resultataftale 2016 v. konst. rektor fremlæggelse af målepunkter - se bilag 2 Ole Brinth præsenterer og beder bestyrelsen godkende resultataftalen for Eksamensgivende uddannelse for organister, kirkesangere og kirkekorledere. Mål: At uddannelserne på et højt fagligt niveau giver alle studerende på afgangslinjerne en afsluttende eksamen. Resultatkrav: At alle studerende på afgangslinjen får en afsluttende eksamen: 17 organister og 10 kirkesangere. Målepunkter og skalering: Målet er opfyldt, hvis mindst 90% får udstedt eksamensbevis. Målet er delvist opfyldt, hvis mindst 70% får udstedt eksamensbevis. Målet er ikke opfyldt, hvis under 50% får udstedt eksamensbevis Dækning af konkrete eksamensfri undervisningsbehov i Folkekirken. Mål: At de studerende gennemfører årets undervisningsforløb og derforuden at undervisning på et højt fagligt niveau tilpasses de studerende individuelt, således at de studerende opnår et fagligt løft. Resultatkrav: At 84 studerende på de eksamensfri linjer gennemfører undervisningsforløbet. Målepunkter og skalering: Målet er opfyldt, hvis 90% gennemfører med mindst 80% fremmøde. Målet er delvist opfyldt, hvis mindst 60% gennemfører med mindst 80% fremmøde. Målet er ikke opfyldt, hvis under 60% gennemfører med mindst 80% fremmøde. 2.3 Specifikke mål for Vestervig Kirkemusikskole Mål: På grund af rektorskifte pr. 1/ ønsker 3

4 skolen at koncentrere kræfterne på de primære ydelser i form af undervisning, de store opgaver, der ligger i de fælles projekter for de tre skoler og i projektledelsen omkring udvikling af nye efteruddannelsestiltag. 2.4 Fælles samarbejdsmål for de tre kirkemusikskoler Studieplaner Mål: Implementering af de reviderede studieplaner i nyt administrationssystem. Resultatkrav: At implementere de reviderede studieplaner i skolernes nye fælles administrative værktøjer, og opsætte afgræsning ift tidligere studieordninger (senest 3. kvt. 2016). Målepunkter og skalering: Målet er opfyldt, hvis punktet er rettidigt gennemført. Målet er ikke opfyldt, hvis punktet ikke er rettidigt gennemført Efteruddannelse Mål: Iværksætte efteruddannelsesprojekt med økonomisk støtte fra Samarbejdssekretariatet. Resultatkrav: At udvikle og udbyde fagpakker inden for rammerne af projektet (2. kvt. 2016). At igangsætte 3 undervisningsforløb under projektet. (4. kvt. 2016) Målepunkter og skalering: Målet er opfyldt, hvis begge punkter er rettidigt gennemført. Målet er delvist opfyldt, hvis kun et punkt er gennemført. Målet er ikke opfyldt, hvis ingen punkter er rettidigt gennemført Administrative værktøjer Mål: At færdigudvikle og implementere nyt fælles administrationssystem og ny fælles hjemmeside. Resultatkrav: At implementere nyt administrationssystem (2. kvt. 2016). Efter 4

5 implementering af nyt administrationssystem at arbejde videre med planer for skemalægningssystem og eksamensplanlægningssystem, der kan gå i dialog med nyt fælles administrationssystem (4. kvt. 2016). At implementere ny fælles hjemmeside (1. kvt. 2016). Målepunkter og skalering: Målet er opfyldt, hvis tre punkter er rettidigt gennemført. Målet er delvist opfyldt, hvis kun to punkter er rettidigt gennemført. Målet er ikke opfyldt, hvis kun et punkt er rettidigt gennemført. Mål og under punkt 2.4 er gentagelser af mål for Det skyldes primært at udviklingsarbejdet omkring de administrative værktøjer er forsinket ift tidligere opstillet tidsplan. Herudover har ledelsessituationen gjort det vanskeligt i tilstrækkeligt og ønskeligt omfang at være målsættende og opfølgende på arbejdet med efteruddannelsesprojektet, hvorfor der er søgt og bevilget forlænget frist for projektet frem til udgangen af Bestyrelsen godkender udkast til resultataftale for Orientering om kirkemusikskolens virksomhed v. konst. rektor -se bilag 3 Ole Brinth orienterer om skolens drift. Undervisning: Fællestimerne i efteråret er aflyst af sparehensyn. Forventer at de oprettes i foråret i det omfang de fastansatte lærere kan undervise. Sygeeksamen: Der har været afholdt sygeeksamen i oktober for to studerende. Synliggørelse/Netværk/Repræsentation/Samarbejde: Hans Christian Hein fra Løgumkloster har overtaget bestyrelsesposten i Folkekirkens Ungdomskor. 5

6 Vestervig hoster korkonsulenten Doris Kjærgaard for nord. Fint samarbejde, der giver gode input til skolens kurser. Skolen deltager sammen med de to øvrige skoler i møderne i Kirkemusikalsk Kompetencecenter, Esbjerg. På seneste møde har der været tale om et samarbejde omkring: - Rekrutteringstiltag med fokus på børn og unge - Efteruddannelse - Opbygning af en diplomuddannelse/professionsbachelor Strukturen bag Kirkemusikalsk Studiecenter er under ændringer. Skolen har en plads i bestyrelsen. Der er fortsat kontakt mellem Sangcenter Thy og skolen. Kirkemusikskolerne har plads i Advisory Board for Sangens Hus, en plads, der pt. varetages af Sjællands Kirkemusikskole. Der arbejdes på et samarbejde mellem FUV og kirkemusikskolerne om de teologiske uddannelser og det kirkemusikalske. F.eks. kurser om messesang, taskforce omkring gudstjenesten, kirkemusik for dummies mv. Skolernes samarbejde. Kirkemusikskolernes fælles samarbejdsfelter: Ny fælles hjemmeside Nyt fælles administrationssystem Ny fælles kontoplan Fælles annoncering, herunder også kurser Fælles mål i resultataftalerne

7 Ensartethed i årsrapporterne Som noget nyt har skolerne indgået samarbejde med FUV (Folkekirkens Uddannelses- og Videnscenter) om en underskudsgaranti til FMT (Form Musikteologis) årlige mødedag. Pt. varetager Lektor Benedicte Præstholm fra FUV, Århus kirkemusikskolernes og FUVs interesser. Det gør hun frem til 31/8 2017, hvorefter pladsen videregives til en af kirkemusikskolerne. Administration Administrationen er fortsat under pres pga underbemanding, hvilket resulterer i opgaver, der ikke nås. Samarbejdet med AdF (Folkekirkens administrative Fællesskab) opleves fortsat som konstruktivt og fremadrettet. Seneste udvikling er at kirkemusikskolerne har indgået et samarbejde med en revisor om udarbejdelse af ny kontoplan samt budgetlægning og opfølgninger. Samme revisor har samarbejdet med FUV om lignende sag. Da skolerne selv finansierer dette tiltag, kan det vise sig at sætte nye rammer for samarbejdet med AdF. Råd og udvalg AMO (ArbejdsMiljøOrganisationen) er blevet udvidet med en TAP-repræsentant (det teknisk/administrative personale). Derfor består udvalget nu af: - Afdelingsleder for Aalborg, Pia Fog - Afdelingsleder for Aarhus, Karen Stranddorf - Studievejleder Knud Damgaard Andersen - Repræsentant for timelærerne Eva-Marie Kjæhr - Repræsentant for det tekniske/administrative personale Winnie Sleiborg Andersen samt rektor. 7

8 Udvalget har senest arbejdet med færdiggørelse af APV (ArbejdsPladsVurdering) fra 2013 og planlægge UMV (UndervisningsMiljøVurdering) og ny APV for Herudover er medarbejderhåndbogen revideret og udsendt. Der har været (gen)valg til nyt lærerråd, som består af: - Karen Stranddorf (formand) - Rikke M Kursch - Søren Rasmussen og - Vibeke Aarkrogh Der er et fint samarbejde mellem lærerrådet og skolens ledelse og administration. Rune Drejer er fortsat formand for De Studerendes Råd. Bibliotek Hans Henrik Gramstrup Larsen skal sammen med Bodil Hogrefe fra Sjælland på et afsluttende kursus i 2016 om håndtering af det nye bibliotekssystem. Bestyrelsen godkender orienteringen. 8. Budgetopfølgning v. konst. rektor Kirkeministeriet har med de nye og mere udvidede budgetopfølgningsskemaer, bedt Kirkemusikskolerne om fremadrettet at fremlægge budgetopfølgninger for bestyrelsen til godkendelse. 2. kvartal - se bilag 4 Budgetopfølgningerne skal ses som afrapportering vedr. budget og regnskab såvel som en afrapportering af skolens resultater. Ole Brinth gennemgår de regnskabsmæssige udfordringer/resultater for 2. kvartal, der var på dét tidspunkt samt for 3. kvartal: 8

9 3. kvartal - se bilag 5 Indtægter Bemærkninger 2. kvt.: Giver ikke anledning til bemærkninger. Bemærkninger, 3. kvt.: Giver ikke anledning til bemærkninger Undervisning Bemærkninger 2. kvt.: Giver ikke anledning til bemærkninger. Bemærkninger, 3. kvt.: Mindre forbrug. Øvrige midler er under udredning. Løn Bemærkninger 2. kvt.: Udviklingen følges nøje. Bemærkninger, 3. kvt.: Udviklingen følges nøje. Administration Bemærkninger 2. kvt.: Giver ikke anledning til bemærkninger. Bemærkninger, 3. kvt.: Udviklingen følges nøje, men ses ikke for nærværende at give anledning til bemærkninger. Ejendomme Bemærkninger 2. kvt.: Giver ikke anledning til bemærkninger. Bemærkninger, 3. kvt.: Der må ved årets udgang konstateres en begrænset samlet merudgift på ca kr. Andet Bemærkninger 2. kvt.: De øgede udgifter til forbrug kræver opmærksomhed og der vil blive fulgt op på det. 9

10 Bemærkninger, 3. kvt.: De øgede udgifter til forbrug følges nøje. Balancen Bemærkninger 2. kvt.: Udviklingen i Vestervig Kirkemusikskoles balance giver ikke anledning til bemærkninger. Bemærkninger, 3. kvt.: Udviklingen i Vestervig Kirkemusikskoles balance giver ikke anledning til bemærkninger. Årets resultat Bemærkninger 2. kvt.: Det er ledelsens forventning at driftsresultatet kan holdes inden for den bevillingsmæssige ramme og regnskabet vurderes til at være tilfredsstillende. Bemærkninger, 3. kvt.: Det er ledelsens forventning at driftsresultatet kan holdes inden for den bevillingsmæssige ramme og regnskabet vurderes til at være tilfredsstillende Eksamensgivende uddannelse for organister, kirkesangere og kirkekorledere Ledelsens vurdering, 2. kvt.: Overordnet set vurderes skolens pædagogisk-faglige indsats som tilfredsstillende. Ledelsens vurdering, 3. kvt.: Et delvist opfyldt mål Dækning af konkrete eksamensfri undervisningsbehov i Folkekirken Ledelsens vurdering, 2. kvt.: Overordnet set vurderes indsatsen og udviklingen som tilfredsstillende. Ledelsens vurdering, 3. kvt.: Det er realistisk at målet gennemføres inden for tidsfristen Opfølgning på rekrutteringsprojekter 10

11 Ledelsens vurdering, 2. kvt.: Rekrutteringsindsatsen har et tilfredsstillende forløb inden for rammerne af det fælles projekt mellem de tre kirkemusikskoler, som der er bevilget midler til. Ledelsens vurdering, 3. kvt.: Det er realistisk at målet gennemføres inden for tidsfristen Studieplaner Ledelsens vurdering, 2. kvt.: Overordnet set vurderes indsatsen og udviklingen som tilfredsstillende. Ledelsens vurdering, 3. kvt.: Det må konstateres at udviklingen af de administrative værktøjer er forsinket, hvorfor implementeringen ikke forventes at kunne realiseres i år. Dermed kan målet kun delvist opfyldes Efteruddannelse Ledelsens vurdering, 2. kvt.: Det er tanken, at de forskellige fagpakker udbydes til at begynde inden for en periode af godt 1 år. Planen med trinvis igangsætning af fagpakkerne giver god mening. Ledelsens vurdering, 3. kvt.: Det er realistisk at målet gennemføres inden for tidsfristen Administrative værktøjer Ledelsens vurdering, 2. kvt.: Der har i andet kvartal været afholdt en længere møderække mellem ITkontoret og repræsentanter for skolerne. På den baggrund er der skabt øget viden om og forståelse for administrationssystemets muligheder i skolernes hverdag. Møderne har dermed bidraget positivt til den videre udvikling fra IT-kontorets side. Ledelsens vurdering, 3. kvt.: IT-kontoret er endnu ikke færdig med udviklingen af nyt administrationssystemet, hvorfor implementering ikke kan realiseres. Det forudses, at målet kun kan opfyldes delvist. 11

12 Bestyrelsen godkender budgetopfølgningen for både 2. kvartal og 3. kvartal Orientering om kirkemusikskolens økonomi v. konst. rektor Ole Brinth har ifølge aftale med bestyrelsens forretningsudvalg lavet aftale med en revisor til at gennemgå regnskabet i 2015 (jf. pkt. 7 under Administration) forventet årsresultat forventet økonomisk råderum primo se bilag 6 Afrapportering fra rigsrevisionen - se bilag 6a Nyt bilag 6 blev udleveret. Det skønnes at årsresultatet 2015 bliver et lille underskud på ca kr. og under forudsætning heraf vil der ved årsskiftet være et økonomisk råderum på ca kr. Karen Stranddorf udtrykker bekymring for skolens økonomi. Ole Brinth vurderer at skolen har meget dårlige styringsredskaber til at budgettere og regnskabsføre med og at det har den konsekvens at budgetopfølningerne fra AdF er svære at læse. Der arbejdes på en ny fælles kontoplan, et bedre budgetopfølgningsredskab, så det bliver en nemmere opgave rent teknisk. Herudover har skolen allieret sig med en revisor. Bestyrelsen godkender orienteringen. Ole Brinth uddeler bilag 6a Afrapportering fra rigsrevisionen og opsummerer at samlet set er det Rigsrevisionens vurdering at Vestervig Kirkemusikskoles forretningsgange og interne kontroller på de gennemgåede områder generelt fungerer tilfredsstillende, idet de i alle væsentlige henseender er i overensstemmelse med statens regnskabsregler og understøtter, at Vestervig Kirkemusikskole aflægger et rigtigt regnskab samt overholder bevillinger og disponeringsreglerne. 12

13 Rigsrevisionen henstiller dog til forbedringer på visse områder. Bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 10. Budgetanalysen Arbejdet i styregruppen v. formanden Arbejdet i arbejdsgruppen v. konst. rektor Som nævnt på tidligere møder arbejdes der på fem analysetemaer: Analysetema 1: Den historiske arv og status i dag for kirkemusikeruddannelsen Analysetema 2: En beskrivelse af kirkemusikerne i dag Analysetema 3: Økonomien i kirkemusikeruddannelsen Analysetema 4: Kirkemusikeruddannelsen i relation til musikeruddannelser generelt Analysetema 5: Et fremtidsscenarie for folkekirkens aktiviteter i et kirkemusikalsk perspektiv Arbejdsgruppen har udarbejdet en rapport på de tre første temaer, som viser et ok resultat. Rapporten skal præsenteres for styregruppen d Styregruppen skal på baggrund af arbejdsgruppens rapport give indstilling til kirkeministeren. 11. Skolens lokaler v. konst. rektor Aalborg - Folkekirkens hus Formanden oplyser, at Vestervig Kirkemusikskole kan flytte ind i Folkekirkens Hus i Aalborg d Folkekirkens Hus tilbyder, at skolen kan låne møbler til at starte op med. Der er udarbejdet huslejekontrakt (ca kr. pr. m2), og kirkemusikskolen får nu en række faciliteter, som vi ikke kan finde andre steder. Den indvendige vedligeholdelse påhviler os som lejer. 13

14 Aarhus - ekstra lokale i Stjernen Vestervig - istandsættelse sommeren ansøgning til Anlægsfond Folkekirkens Hus opkræver først husleje fra januar Skolen skal påregne udgifter til bl.a. kopiering. Skolen har indkøbt 4 brugte klaverer. Skolen har lejet ekstra lokale i Stjernen. Ole Brinth minder om at der skal genforhandles husleje til januar Skolen har sendt en ny ansøgning til omprioriteringspuljen mhp udskiftning af døre og vinduer i Plesner (administrationsbygningen). 12. Nyt administrationssystem og ny hjemmeside v.konst. rektor: Seneste møder Status Ole Brinth orienterer om, at administrationen er hårdt spændt op pga de mange samarbejdsprojekter der er på tværs af kirkemusikskolerne. Jakob Rosenkrans Bøgh, IT-afd. oplyser, at de forventer at der er en betamodel i det ny administrationssystem klar i maj Derfor er der udsat et par møder omkring arbejdet med den nye hjemmeside, da der er en del skæringsflader mellem den og det nye administrationssystem (SAS). Vi håber at udviklingsarbejdet falder på plads forhåbentlig i foråret Efteruddannelsesprojekt - v. konst. rektor Ole Brinth orienterer om, at arbejdet med efteruddannelsesprojektet er lidt bagud i.f.t. den oprindelige tidsplan, og at det bl.a. skyldes at det pga af mangel på egen rektor har været svært at afse tid på Vestervig Kirkemusikskole til at varetage projektstyringen. Der er søgt og givet bevilling til at udsætte projektet et halvt år. Se i øvrigt pkt. 7 Synliggørelse/Netværk/ 14

15 Repræsentation/Samarbejde omkring samarbejdet med Kirkemusikalsk Kompetencecenter. 14. Kurser v. konst. rektor - se bilag 8 Ole Brinth orienterer om skolens udbudte kurser i 2015 og tilføjer at de tre kirkemusikskoler arbejder på at planlægningen af kurser skal ligge 18 mdr. før afviklingen. Det er et forsøg på at tilgodese bl.a. menighedsrådene. 15. Samarbejdsprojekt: Børn-Unge-Orgel Ole Brinth orienterer om at Sjællands Kirkemusikskole er projektleder på samarbejdsprojektet Børn-Unge-Orgel, hvor skolerne har fået en bevilling på kr. i tidsrummet På landsplan har kirkemusikskolerne samarbejder i Aalborg, Lemvig, Frederikshavn, Aarhus, Sønderborg, Assens, Enghave, Roskilde, Guldborgsund. Der er ca. 25 pers. i alderen 9 17 år som er med i rekrutteringsprojektet. Projektet skulle gerne munde ud i at musikskolerne ud over projektperioden vil udbyde faget i eget regi. 16. Evt. herunder næste møde(r) - datoforslag for 2016: Torsdag den 7. april (Aalborg) Onsdag den 24. august Tirsdag den 11. oktober Formanden orienterer om forslag til nye mødedatoer (ny dato fra den 27. oktober til den 11. oktober). Karen Stranddorf opfordrer til at der huskes på at tirsdage er undervisningsfrie dage og derfor gerne vil at møderne ligger der. Formanden lover at huske på det fremadrettet. Formanden retter en tak til Ole Brinth for hans store indsats i de to år han har været konstitueret rektor. Både bestyrelse og FU har været trygge ved at have dig ved roret. 15

16 Ole Brinth takker for både bestyrelsens og FUs udviste tillid og samarbejde i øvrigt. Formanden retter også en tak til Winnie S. Andersen ifm håndtering af rektoransættelsen. Henning Toft Bro Formand Ole Brinth konst. rektor 16